Indice
1.
Introducción
2. La Independencia.
3. La Elaboración de
Información.
4. Los Indicadores.
5. Conclusión.
¿Qué pasaría si el auto que usted
conduce diariamente no tuviera en el tablero indicadores
como el de gasolina, el nivel de aceite, la velocidad, las
revoluciones, el kilometraje o la temperatura?
Es altamente probable que su auto, de pronto no arranque, se
apague, no avance, sufra una avería de
consideración o simplemente no funcione más. Toda
la inversión que usted hizo en ese auto se
perdería, o en el mejor de los casos, tendría que
pagar por su reparación a un técnico automotriz
para tratar o lograr salvarlo. Si nadie en su sano juicio
compraría y/o conduciría un auto sin indicadores de
control,
¿por qué la mayoría de las micro y
pequeñas empresas se
"conducen" sin indicadores
financieros de control?
Sabemos que solo 2 de cada 10 empresarios de negocios micro
o pequeños se han capacitado formalmente para administrar
su propia empresa, de estos
8, no son la mayoría los que saben si su negocio es
negocio o no lo es. La gran mayoría de estos empresarios
no tienen independencia
entre sus finanzas y las
del negocio, no conocen los métodos de
elaboración y control de la información financiera y no saben
cuáles son los indicadores más útiles para
conocer el desempeño del negocio. El resultado:
negocios a la
deriva donde el empresario, a pesar de trabajar todo los
días dentro de su empresa, no tiene
certeza sobre la información económica que
ésta presenta.
Es muy común toparse en la práctica con el
empresario que "asalta" a la empresa cada
vez que personalmente necesita dinero, le
retira tanto dinero como
él cree que le puede sacar, y la hace seguir funcionando,
o peor aún, hace planes personales con el dinero que
aún no entra, pero que espera entre a la empresa.
Las empresas,
formales o informales, personas físicas o morales, tienen
su propia identidad, son
entes económicos por sí mismos que generan su
ingresos y sus
gastos, tienen su
patrimonio y
sus propias deudas (obligaciones),
requieren de capital o
prestamos y gozan de personalidad
comercial ante sus clientes y
proveedores.
Más aún, si la empresa fue constituida ante Notario
Público, tiene personalidad,
no solo económica, sino jurídica independiente de
sus propietarios, como que tiene su propio nombre,
cumpleaños (fecha de nacimiento), acta de nacimiento (acta
constitutiva) donde se registran también sus papás
(socios) y hasta el tutor (representante legal) quién
velará por sus intereses, tomará decisiones por
ella y firmará por ella.
No solo eso, el propietario de una micro o
pequeña empresa, no solo tiene una personalidad
independiente, sino que llega a correr hasta tres roles dentro de
su propia empresa. El primero es el de "dueño o socio", en
el que debe recibir por su inversión de capital (en
especie o en dinero) una cantidad de dinero llamada dividendo o
ganancia, lo cual se genera a través de las operaciones del
individuo llamado empresa. El segundo rol es el de "empleado",
(en el caso de que labore dentro de la empresa) por el que tiene
que recibir una remuneración económica llamada
salario, la que
debe ser similar a la que pagaría la empresa a cualquier
empleado que se contratara para realizar las funciones que
él desempeña. El tercer rol es el de "arrendador",
por el que tiene que recibir una cantidad llamada renta por el
uso de los bienes muebles
e inmuebles que son de su propiedad y
que la empresa esta utilizando para su operación, esto en
el caso de que existan bienes que no
sean considerados como parte del patrimonio de
la empresa y ésta los este utilizando para sus operaciones.
La retribuciones que obtiene el empresario de su negocio
comúnmente no son calculadas con base en este principio de
personalidad independiente (llamado también de "Identidad"),
por lo que los incipientes cálculos de ganancias que el
empresario elabora o conoce, están lejos de ser realmente
utilidades.
3. La Elaboración
de Información.
La experiencia nos dice que la razón principal
por la que las empresas son descapitalizadas, no es por las
contingencias económicas, sino por el proceder de sus
propios dueños, quienes por desconocimiento sobre administración financiera, las llevan a
perder tanto flujo que un buen día ya no es posible
sostenerla sin una inyección nueva de capital o un
préstamo.
Existe tal nivel de ignorancia sobre administración
financiera, que los cálculos más comunes para
evaluar los resultados de los de micro y pequeñas empresas
por sus propietarios es el famoso "dinero que sobra",
después de pagar "a quien se le debe". Es así como
se crea la expectativa de que en la medida en que la empresa
tenga dinero, el empresario se hará más
rico.
Dado lo anterior, los expertos ubican el primer gran
riesgo de las
empresas sobre el control del dinero, específicamente
sobre el movimiento de
éste. La dinámica de entradas y salidas de dinero y
su control, es uno de los "cocos" de todo empresario. De
aquí que de pronto y un día antes de los
compromisos: "No hay para la nómina"
o "Ya me rebotó un cheque!".
La sorpresa en las cantidades de dinero necesario o excedente
puede ser controlables y administrados con una hoja de
cálculo llamada "Flujo de
Efectivo". Esta hoja, más que cualquier cálculo de
ganancias, es la herramienta más sencilla de llevar, la
más útil para controlar la empresa y la menos
utilizada en la práctica por los empresarios de micro y
pequeñas empresas. Los expertos la llamamos el "volante"
de la empresa. Comúnmente llamada hoja de "Programación y Presupuestos",
la hoja de "Flujo de
Efectivo" tiene columnas que representan períodos, los
que comúnmente son semanas, quincenas o meses
(según se presenten los movimientos de dinero) y consta de
un renglón llamado "Saldo Inicial", un apartado de
"Entradas" y otro de "Salidas", finalmente un reglón
llamado "Saldo Final". Con esta herramienta elaborada
periódicamente y proyectada a períodos futuros, no
se necesita tener una "bola mágica" para predecir el
futuro cercano, y mejor aún, para tomar decisiones con
anticipación y no caer en incumplimiento de compromisos
vitales como la nómina,
rentas o pagos de proveedores, o
peor aún, en una descapitalización de la empresa
tal, que le impida seguir operando.
Existe también en la práctica la
confusión entre el cálculo de
las utilidades y las "ganancias". Comúnmente, el
cálculo de la ganancia es entendido como la diferencia
superior entre las Ventas y todos
los Costos y Gastos. Ya sea
llamada Ganancia o Utilidad, lo
complicado no es hacer una resta correcta, lo interesante es
utilizar los conceptos correctos de Ventas,
Costos y Gastos
en dicho cálculo.
En principio de cuentas, las
"Entradas" regularmente son confundidas con las Ventas, claro que
tal vez lo sean, sin embargo, ¿qué pasa si la
Entrada de efectivo fue motivada por una Venta realizada
en el pasado, o en el futuro?. Los períodos de la Ventas
no son siempre los mismos que los de las Entradas del Efectivo,
por lo que es común confundir por el empresario una
época de altas Ventas con una época de
recuperación de créditos otorgados con anterioridad. La
Venta es
considerada como tal, desde el punto de vista financiero, en el
momento en que se crea el compromiso de las partes, ya sea
vía la generación de una factura, la
entrega del producto o
servicio, la
firma de un contrato o
pagaré,
o bien, el pago en efectivo o cheque.
Ahora bien, si la Venta debe ser considerada dentro de
los cálculos financiero en el período en la que se
realizó, también debe ser enfrentada contra los
Costos y Gastos que contribuyeron a generarla en ese mismo
período, con base en la misma naturaleza de las
Ventas, para poder
determinar con certidumbre la utilidad del
período. Los períodos de Costos y Gastos tampoco
son siempre los mismos que los de las Salidas del Efectivo. Cabe
aclarar que el error más recurrente en este sentido es la
omisión de los conceptos de Sueldos del Administrador
(que por lo general también es el dueño -ver
apartado de independencia-), rentas no pagadas (De activos
regularmente prestados a la empresa por sus dueños,
familiares o conocidos y utilizados en las operaciones), las
depreciaciones de los activos propiedad de
la empresa (asignación del valor de los
activos en el tiempo de vida
útil a los gastos, para su acertada reposición.
Concepto del
que pretendo hacer un artículo completo) y los diversos
impuestos
generados (ISR, IVA, IA, Imp.
sobre Nóminas,
PTU, etc).
Es hasta después de integrar todo los datos anteriores,
aislados por períodos, cuando se tiene un cálculo
real y certero de las utilidades de la empresa en ese
período, un cálculo que refleja el desempeño financiero de la empresa y
soporta la asertiva toma de
decisiones.
Si yo lo invito a que se asocie conmigo en un negocio,
¿Cuál negocio preferiría usted?:
Negocio "A": Ventas del Año anterior = $1,000,000.00
Negocio "B": Ventas del Año anterior = $100,000.00
Negocio "C": Utilidades libres de Impuestos del
Año anterior = $1,000,000.00
Negocio "D": Utilidades libres de Impuestos del Año
anterior = $100,000.00
No continúe la lectura si
no tiene una respuesta. 0.
¿Qué respondió usted? Normalmente usted
eligió el negocio "D", sin embargo, también pudo
haber contestado "me falta información", lo cual quiere
decir que usted tiene buenas nociones de administración financiera. Si no fue
así, y usted eligió alguna de las cuatro opciones,
ponga mucha atención.
Comúnmente se cree que tener utilidades es lo importante
en un negocio, sí claro, nadie esperaría crear
una empresa y
generar eternamente pérdidas. Sin embargo, la utilidad,
entendida como una diferencia superior entre las ventas y todos
los costos y gastos, es tan relevante para la empresa como lo es
el kilometraje de mi auto (32,350 km) para usted. La utilidad
realmente toma significado cuando es comparada contra la
inversión que ayudó a generarla, este concepto es
llamado "rendimiento o rentabilidad"
y es algo similar a lo que se recibe por intereses cuando se hace
una inversión en el banco o alguna
otra institución financiera, una tasa porcentual (%). Ya
calculando esta tasa de rentabilidad,
cómo saber si es buena o no?
Hay mucha gente que utiliza un parámetro
demasiado simple para darle un valor bueno o
malo a la tasa de rentabilidad. Algunos analistas
comúnmente recomiendan comparar la tasa de rendimiento de
la empresa con la tasa de
interés que otorga el banco sobre un
monto de inversión similar. Sin embargo, la tasa de
rendimiento de las empresas NO son comparables con las tasas de
intereses de los bancos.
Adivinará usted por qué. En efecto, si pensó
que invertir en el banco es mucho más seguro que tener
éxito
en una empresa
nueva, esta en lo correcto. Y no nada más eso, al invertir
en un banco se puede retirar el efectivo cuando uno disponga, o
bien, al vencimiento del plazo, en una empresa no se puede
convertir en efectivo los bienes y propiedades de la empresa tan
fácilmente. Más aún, no es lo mismo acudir a
una institución financiera (Banco, Casa de Bolsa, Sociedad de
Inversión, etc) para invertir una cantidad de dinero, que
trabajar arduamente para establecer desde sus raíces y
poner a operar una empresa. Entonces?
Si debemos de determinar una tasa de rendimiento
mínima aceptada (TREMA) para nuestra empresa (punto de
referencia que nos diría cuantitativamente, el
desempeño de la empresa) cuál sería?
Reflexione por un momento. ¿Qué opción
financiera tiene un riesgo, una
liquidez y un dificultad de creación más parecida a
una micro o pequeña empresa? No se usted, pero para muchos
analistas especializados en proyectos de
micro y pequeñas empresas, la TREMA debe ser similar a la
tasa de interés
que cobran las diversas instituciones
financieras de préstamos pequeños. Piénselo
así, ¿cuál es el riesgo que toman estas
instituciones
al prestar pequeñas cantidades de dinero sin
garantías? Alto, no cree? ¿Qué tan
fácil sería para estas instituciones recuperaran en
efectivo, de pronto, toda la colocación de dinero que
tienen con sus clientes?
Difícil, no cree? Qué tan fácil es crear y
administrar un institución de esta naturaleza?
Complicado, no cree? Así pues, y dadas las similitudes
anteriores, es que se determina una tasa (costo del dinero)
similar a ellas, la que actualmente es de aproximadamente del 35%
anual. No se asuste, que no tomamos en cuenta el precio del
dinero que tiene un prestamista similar, pero informal,
coloquialmente llamado "agiotista".
Cuando usted elabore este tipo de análisis periódicamente en su
empresa, y ésta presente una rentabilidad mayor a la
aceptada de forma sostenida, es entonces cuando podrá
aseverar que es usted un empresario exitoso por tener una (o
varias) empresa(s) realmente rentable(s).
La falta de conocimiento
en administración financiera (como en muchos otros temas)
en los emprendedores y dueños de empresas, es una
situación común, que no por ser común es
sana. La identidad de la empresa es mezclada con la del
empresario, la que genera un perjuicio oculto en contra de la
empresa, los cálculos de aquellos que sí encuentran
relevancia en la información financiera, se tornan
inciertos e incompletos, y los indicadores de desempeño
son con frecuencia limitados y no valorados para la toma de
decisiones. Esta situación lamentablemente mantiene a
los dueños de empresas en un analfabetismo
empresarial puesto que las finanzas son
el idioma de los negocios, útil para la
comunicación con toda institución bancaria,
gubernamental, de consultoría, de evaluación
de proyectos de inversión, accionistas, proveedores, y
más que nada, para la toma de decisiones acertadas.
Como muchos sabemos, en nuestro país existe un rezago en
el nivel educativo, por lo que no es de sorprender que el oficio
de ser empresario tenga igualmente un nivel de empirismo
alto. Sin embargo, la preocupación no es la educación en
sí misma, sino que la falta de ésta provoca una
incompetencia para crear y administrar negocios con la suficiente
competitividad
como para crear fuentes de
empleo bien
remuneradas y sostenidas, contribuir al gasto gubernamental y
cooperar a la derrama económica de nuestras comunidades
(temas de otro artículo).
Un profesional no se hace con un título académico.
Un profesional ejerce su oficio con el nivel más alto de
seriedad, compromiso y calidad. El
profesional de empresas, llamado también "Empresario" es
un título en sí mismo que muchos ostentan y pocos
ejercen. Cuando usted conozca y aplique periódicamente en
su empresa análisis
financiero con información real y certera, es entonces
cuando podrá ostentar con orgullo y justa
proporción, el título de "Empresario
Profesional".
Autor:
Lic. Norberto C. González Mireles
Licenciado en Contaduría Pública y Finanzas
(ITESM)
Maestría en Economía Industrial
(UANL)
Consultor e Instructor para el Desarrollo de
Empresas Pequeñas
Presidente del Consejo para la Formación Empresarial de
México,
A.C.
Director de Synergia Consultores, S.C.
(81) 83.98.58.75