Indice
1.
Introducción
2. Correspondencia
Oficial
3. El Memorándum
4. Clasificación de las cartas
comerciales
5. Conclusiones
Con el desarrollo de
la civilización y de las lenguas escritas surgió
también la necesidad de comunicarse a distancia de forma
regular, con el fin de facilitar el comercio entre
las diferentes naciones e imperios.
En este trabajo daremos a continuación una serie de
descripciones de los diferentes tipos de correspondencias usadas
para tratar asuntos relacionados con el Estado,
cumplir algún requisito para gestionar la
realización de un negocio, recomendar, solicitar, cobrar,
obtener un cargo solicitado, incentivar la creatividad… que nos permitirán
comunicarnos con los demás de manera adecuada y
apropiada.
Cartas Oficiales
Son las que tienen por finalidad tratar asuntos relacionados con
el Estado. Pueden
remitirse ya sea dentro del mismo país (entre oficinas
públicas y éstas con los particulares) o fuera del
país (entre gobiernos). Este tipo de carta recibe el
nombre de oficio.
Características
- El papel por lo
general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó
33 de altura. Su calidad ha de
ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el
blanco, quedando las de colores para
copias y comunicaciones internas. - El color de la tinta se prefiere negra o azul
negro. - Debajo del membrete se coloca el número de
oficio. - Lleva impreso el sello de la dependencia que
envía la
comunicación. - El estilo de redacción es en forma sobria, clara,
concisa, seria, veraz, natural y cortés. - Trata un solo asunto.
- Se escribe siempre a máquina.
- Se extiende en original y duplicado.
Partes de la Carta
Oficial
Al igual que los otros tipos de cartas, el oficio
también consta de: encabezamiento, cuerpo y otros
elementos. Sin embargo, es de hacer notar que este tipo de
comunicación tiene algunas variantes en
cuanto a estas partes. Las mismas son:
- Encabezamiento:
- Membrete: contiene nombre de la dependencia que
envía la comunicación y escudo nacional o de la
entidad federal. - Número: se coloca debajo del membrete, con el
fin de ordenar y facilitar el establecimiento de referencia con
el oficio en un momento determinado. Esta numeración se
comienza ininterrumpidamente desde el 1 de enero hasta el 31 de
diciembre de cada año. - Sello: es lo que da autenticidad al oficio. Estos
pueden ser de dos formas: - Elípticos: son hechos en metal y se
imprimen en seco, ya sea a la izquierda de la firma de los
funcionarios públicos o en el centro de la parte
superior de la primera hoja. - Circulares: son elaborados en caucho; se
humedecen en una almohadilla entintada y son estampados en
el centro en la parte superior de la primera
hoja.
- Elípticos: son hechos en metal y se
- Dirección: el tratamiento usado en este tipo
de comunicación, es únicamente la palabra
ciudadano. En la correspondencia diplomática (de
gobierno a
gobierno), se usan otras expresiones como: Excelentísimo
Señor (presidente), Excelencia (Rey), Honorable
Señor (presidente, ministro, gobernante). - Señas: los demás datos de la
dirección (nombre y apellido del
destinatario, señas y lugar de destino) se escriben como
en la carta comercial, en forma de bloque. - Saludo: éste no se usa en la carta
oficial
- Cuerpo:
- Introducción: ésta conduce
directamente al asunto, ya que en este tipo de
comunicación no se utilizan consideraciones personales
o particulares. - Ideas fundamentales: deben tratar un solo asunto en
forma sencilla, concreta, breve y oportuna. - Despedida: carece de expresiones recargados de
cortesía; las más usadas: Dios y
Federación, y Atentamente. - Antefirma: se utiliza cuando la persona que
suscribe el oficio, lo hace a nombre de otro; por tanto, debe
señalarse la palabra "por" seguida del nombre del
cargo de la persona por quien se firma.
- Otros elementos:
Son comunes a los de la carta comercial, a
excepción de que en el oficio se escribe la fecha
abreviada en que se firma, debajo de las iniciales
identificadotas; otra variación con respecto a otros
elementos, es que no admiten posdata.
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos
de una empresa, con
el propósito de dar a conocer alguna recomendación,
indicación, instrucción, disposición, etc.
Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes:
el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del
remitente, la fecha, el asunto, el texto y la
firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y
precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se
acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe
utilizar para darle un toque personal y
cortés al mensaje.
Hay empresas que
mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo
con sus necesidades, con un encabezamiento especial organizado
generalmente de la siguiente forma:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx |
En esta clase de comunicación no se usa sobre
para hacerlo llegar a la persona interesada, ya que el movimiento es
interno, excepto si su contenido es confidencial. Pero cuando ese
memorándum se va a enviar a otra persona que radica fuera
de la ciudad o de la empresa, pero
que pertenece a ella, se hará llegar en un sobre con todos
los datos, o bien incluyéndolo en la demás
correspondencia que se le enviará.
4. Clasificación de las
cartas comerciales
Cartas de Trámite
Son aquellas que tienen por finalidad transmitir informaciones o
cumplir con algún requisito para gestionar la
realización de un negocio. Éstas se utilizan en los
siguientes casos:
- Para solicitar mercancías:
La redacción de este tipo de cartas requiere de
mayor precisión y claridad. En ellas se deben especificar
todas las características y detalles del producto
solicitado (modelo,
referencia, etc.), la cantidad, empaque, precio
unitario y total, forma de pago, dirección, forma de
envío, fecha en que se espera recibir la mercancía,
etc.
- Para solicitar créditos:
En la carta de solicitud se debe especificar el monto
del crédito, el plan de inversión, información sobre las
características y solvencia de la empresa
solicitante, referencias de operaciones
anteriores, etc.
- Para otorgar créditos:
En la carta de otorgamiento de créditos, se debe
determinar sobre qué bases y sujeto a qué
consideraciones y cumplimientos se otorga. Así mismo se
debe resaltar la importancia de los pagos en la fecha prevista.
Todo esto utilizando un tono cordial.
- Para comunicar envíos de
mercancías:
En ellas se especifica lo que se está enviando,
la cantidad y la forma de transporte.
Esto con la finalidad de dejar constancia de las condiciones
relacionadas con la remesa.
- Para hacer participaciones:
A través de ellas se comunican informaciones de
tipo general tales como las relacionadas con las negociaciones
normales de la empresa.
- Para relaciones
públicas:
Son aquellas que se envían con motivo de alguna
ocasión especial. Pueden referirse a: felicitaciones,
agradecimientos, pésames, invitaciones, etc.
Cartas De Argumento O Esfuerzo Argumentativo
La finalidad de este tipo de cartas es lograr en el destinatario
una determinación a favor del remitente. Los casos en los
que se utilizan cartas de argumento o esfuerzo argumentativo
son:
- Para ventas u
ofertas: El mensaje de este tipo de cartas debe despertar el
interés, el deseo, el convencimiento del
lector y, finalmente, estimularlo para que actúe
inmediatamente. En la redacción de este tipo de cartas
se debe tener presente lo siguiente: - Qué se pretende vender
- Quiénes son los posibles
interesados - Cómo se fomentará el interés
por lo que se ofrece.
Cuando se trata de vender mercancías, se debe
describir detalladamente la apariencia física, es decir, el
tamaño, la forma, el color, la textura o el gusto del
objeto ofrecido en venta.
- Para cobros: Las cartas de cobro tienen como
propósito cobrar una cuenta vencida, tratando de
mantener la simpatía, amistad y buena
voluntad del cliente o
deudor. La preparación de este tipo de cartas requiere
especial atención y cuidado, por lo cual
deberá utilizarse un tono cortés pero conducente
a que el deudor cancele la deuda. Las cartas de cobro pueden
ser: - Aisladas: las cuales se redactan en una forma
sencilla, breve y precisa, que lleve a la solución
satisfactoria del asunto planteado. - En series: éstas se componen de un
programa
de cobranzas sistemáticas, debidamente coordinadas,
donde se insiste en el cobro de la cantidad que se
adeuda.
- Aisladas: las cuales se redactan en una forma
Regularmente esta serie de cartas se inicia con una
notificación del tiempo de
vencimiento de la cuenta; seguidamente se habrá de
preguntar por qué no hubo respuesta a la carta previa, y
finalmente el tono del mensaje será algo más
insistente y deberá informársele al deudor que el
asunto pasará a manos del Departamento Legal de la empresa
para que proceda por la vía judicial.
- Para reclamos: Una carta de reclamo se origina por
los siguientes hechos: - Demora o mala intención en la
prestación de un servicio. - Defectos o baja calidad del producto y errores o
equivocaciones.
- Demora o mala intención en la
Independientemente de la causa que origina el reclamo,
se debe mantener un tono que mantenga la armonía en las
relaciones comerciales. En la redacción de este tipo de
cartas se deben tener en cuenta los siguientes
elementos:
- Diplomacia.
- Detalles específicos sobre la
situación que originó el reclamo - Sugerencias que conduzcan al arreglo de la
situación, de modo que el cliente se
tranquilice.
- Para solicitar empleo: Este
tipo de cartas tiene como objetivo
fundamental la obtención de un cargo solicitado. Para
ello es necesario lograr interesar al lector en los servicios
que ofrecen. Las solicitudes de empleo se clasifican en
requeridas y referidas. Las requeridas se escriben en
respuestas a avisos que aparecen en los diarios, y las
referidas se redactan cuando el solicitante obtiene referencia
sobre una vacante en determinada empresa. Los elementos que se
deben tener presentes en la elaboración de este tipo de
cartas son: interés en la vacante y solicitud; descripción cronológica de
estudios cursados; experiencia en cargos anteriores, si la
hubiera; referencias personales y sugerencia respetuosa para
entrevistas. - Para recomendaciones: Este tipo de cartas se utilizan
para ofrecer referencias acerca de las cualidades y condiciones
personales, para ser utilizadas para fines determinados, ya
sean sociales, comerciales o simplemente particulares. Los
requisitos que deben reunir las cartas de recomendación
son: - Se debe poseer un conocimiento cabal de la persona que se
está recomendando. - Prevalecer la verdad
- Exponer el motivo de la
recomendación - Evitar las exageraciones
- Entregarlas siempre abiertas para que el
recomendado se entere de lo que en ella se dice - Expresar frases de agradecimiento por las
atenciones que se ofrezcan al recomendado.
- Se debe poseer un conocimiento cabal de la persona que se
Cartas De Inspiración O Esfuerzo Inspirativo
Tienen como finalidad incentivar la creatividad de los empleados
de una empresa o estimular a los clientes.
A lo largo de la historia, los medios de
comunicación han ido avanzando en paralelo con la
creciente capacidad de los pueblos para configurar su mundo
físico y con su creciente grado de interdependencia. La
revolución
de las telecomunicaciones y de la transmisión de
datos ha empujado al mundo hacia el concepto de
"aldea global". Los efectos de estos nuevos medios de
comunicación sobre la sociedad han sido
muy estudiados. Hay quienes sostienen que los medios de
comunicación tienden a reforzar los puntos de vista
personales más que a modificarlos, y otros creen que,
según quién los controle, pueden modificar
decisivamente la opinión política de la
audiencia. En cualquier caso, ha quedado demostrado que los
medios de comunicación influyen a largo plazo, de forma
sutil pero decisiva, sobre los puntos de vista y el criterio de
la audiencia.
En todo caso, existen diferentes formas de realizar una carta
según la necesidad que se tenga, todas ellas, por
supuesto, deben cumplir con una serie de características
básicas, necesarias para la mejor presentación
tanto del texto como de la idea que se tenga o para qué se
tenga.
Autor:
Carlos Ortega
Héctor Ortega