- Concepto
- Origen de Organización y
Métodos - Funciones
- Características de los
análisis de Organización y
Métodos - Ubicación dentro de la
empresa - Personal de
Organización y Métodos - Obstáculos y
limitaciones de Organización y
Métodos - Conclusión
- Bibliografía
El trabajo que se verá a continuación se
hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes
conceptos de un sistema de
Organización y
Métodos, para comparar las funciones que
realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las
características que debe contener los
análisis del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablará un
poco de la creación y de los antecedentes de este sistema
de mejoramiento en el campo laboral
administrativo.
Se profundizará en las funciones que cumple la
unidad de O y M, para poder destacar
la mejor ubicación del mismo en una empresa u
organismo, basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho
órgano.
El avance incesante de la complejidad en la
Administración y todos los evidentes defectos que ella
acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los
cuales han buscado los medios
necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su
administración.
Y es así como hoy en día, en la
mayoría de las empresas han sido creadas Centrales de
Organización y Métodos
para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo;
Organización y Métodos es uno de los
términos que integran la labor general de la
racionalización.
Sobre la Teoría
de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una
forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como
dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer
procedimientos
y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la
mayor economía de esfuerzo y con el máximo
de eficacia en los
resultados". Y por extensión, se llama
unidad, equipo o servicio de
Organización y Métodos al conjunto de funcionarios
especializados en la aplicación de la técnica del
mencionado servicio.
Organización y métodos estudia los
problemas de
estructura y
funcionamiento de la Administración, cumpliendo como
función
el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la
organización y métodos empleados por los
servicios que
dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y
Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el
financiamiento
de la máquina administrativa, y mediante la
aplicación adecuada de métodos científicos
de organización; conseguir economías en el costo de la
producción y en la utilización de
mano de obra, pero como regla general a Organización y
Métodos no se le concede autoridad
sobre otras unidades en administración.
Se suele preguntar ¿Por qué es necesario
emplear un servicio especializado, si el deber de los
administradores es asegurar que las actividades sean bien
organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la
respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este
servicio, los administradores adquieren los conocimientos
necesarios de Organización y Métodos, y sea capaz
de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose
totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador
tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los
negocios sea
conducido eficientemente y cuando tiene un papel
directivo, debe trazar la forma de la organización y crear
los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo
la función.
La ventaja principal que Organización y
Métodos tiene sobre un administrador es, que su
responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que
puede tomarse el tiempo para
pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras
responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene
la mayoría de su información a través de personas
encargadas de la actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de
las Facultades Críticas, es decir, pensar en
términos de propósitos en vez de medios, a
interrogar sobre lo que se hace y el por qué de
ello.
Un buen servicio del departamento de Organización
y Métodos se caracteriza por:
- Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las
soluciones
sin ninguna presión. - Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo
tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones
objetivas. - Adiestramiento en técnicas
especializadas que son complementadas con la experiencia de sus
funcionarios. - Liberación de estrecheses departamentales y
enfocar los problemas desde el punto de vista de las
necesidades de la
empresa.
Tomando en cuenta que todas las propuestas de
Organización y métodos no serán aceptadas,
es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en
cuenta.
"El término de Organización y
Métodos se utiliza para designar el conjunto de
técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el
funcionamiento de la administración
pública"
De esta manera, el término de O y M
consiste, por una parte, en conceptuar la organización
como la función que se sustenta en buscar los medios
prácticos para distribuir las funciones en las distintas
unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo:
determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad,
así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio,
y por otra parte, en conceptuar al método
como el proceso de
reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el
problema de la organización.
Además, se aplica en administración
pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de los
recursos
destinados a la prestación de servicios.
La esencia de la relación entre
Organización y métodos es que los métodos
deben ser acordes con la organización y ésta con
los métodos aplicados. Una variación en la
organización ocasiona una variación en los
métodos y, a la inversa, un cambio en los
métodos provoca cambios en la estructura orgánica.
El método permite descubrir cuáles son las estructuras y
procedimientos ideales que deben aplicarse a la
organización para hacerla eficiente y eficaz.
La introducción de esta concepción al
sector
público se ha realizado conforme han surgido los
problemas en la prestación de los servicios
públicos. Se inició la aplicación de este
concepto en
las empresas públicas para las cuales el criterio de
rentabilidad y productividad es
importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El
concepto de O y M se utiliza bajo un enfoque
político y social. Y en el sector privado bajo un enfoque
más financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo
tiempo presta servicios determinados y particulares.
Las unidades de organización y métodos se
crean en cada dependencia y obedecen a dos objetivos
fundamentales:
- Servir de vinculación entre el órgano
central de modernización administrativa y las
dependencias en la ejecución de las prioridades del
mejoramiento administrativo. - Analizar los problemas originados en la estructura de
la organización y los problemas derivados del flujo o
proceso
administrativo; así como los problemas del cambio de
actitud y
comportamiento, en el marco de la
modernización administrativa.
1.2 Origen de
Organización y Métodos
La creación de las unidades de
Organización y Métodos se vincula, por una parte, a
los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes
a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes
que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado
Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento
del proceso de modernización administrativa que se inicia
en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir
en dos fases importantes: una referente a su origen y
formación y otra referente a su
consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a
1964, que se inicia con la creación de los departamentos
administrativos y termina con la instalación de las
unidades de Organización y Métodos en toda la
administración. Este período se caracteriza por la
confusión y el parcialismo, porque se ligó la
función de Organización y Métodos a las
funciones de contabilidad y
auditoría con funciones de mejoramiento
administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar
el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se
dedican a modernizar la administración e introducen las
técnicas administrativas experimentadas en el sector
privado y consolidan su acción de revisión
permanente tanto de la estructura como del
funcionamiento.
Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por
medio de varios acuerdos:
- "Acuerdo por el que se establecen las bases para la
promoción y coordinación de las
reformas administrativas" - "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de
cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de
reforma administrativa de su dependencia" - "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que
corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas
periódicas de evaluación en materia de
reforma administrativa y los diagnósticos
necesarios"
"En los últimos años,
Organización y Métodos, no sólo se ha
consolidado mediante el apoyo político y legal que se
les otorga, sino también por su funcionamiento en la
práctica"
El funcionamiento del sistema de
Organización y Métodos varía de acuerdo con
el desarrollo de la organización, dentro de la que se
ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para
el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño
organizacional.
"Las funciones consisten en una orientación
general en el conjunto de la administración" y se pueden
destacar de la siguiente manera:
- Estudiar y analizar de manera permanente la
estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera
función implica que efectúen varias actividades
como la realización de un diagnóstico general de
la estructura y procedimientos de la organización, la
proposición de modificaciones para la adaptación
de sistemas y
procedimientos, su diseño y la formulación de
manuales
administrativos. - Adecuar la organización y las funciones en la
dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben
desarrollarse actividades de investigación y
clasificación de acuerdo a las bases jurídicas
que le otorgan legitimidad a la administración de la
dependencia. - Asesorar a las unidades o departamentos de la
dependencia que lo solicitan en la interpretación y
aplicación de técnicas administrativas;
coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos
y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal. - Hacer actividades de promoción,
investigación y divulgación. Para promover la
coordinación de los recursos e investigar las nuevas
técnicas de administración que se puedan aplicar,
de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para
que sean aplicadas. - Hacer un estudio de todo el trabajo
realizado en la organización, donde se verifiquen todas
las actividades realizadas como un análisis integral de
finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a
fin de considerar posibles mejoramientos en los
métodos. - Dictamen, asesoramiento e información de los
trabajos que deba realizar la organización en cada una
de sus divisiones. - Conocimiento de las técnicas concernientes al
mejoramiento de métodos y a los principios
generales para resolución de problemas que se plantean
en la organización de la cual dependen. - Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de
organización y métodos. - Estudiar, proponer e implantar sistemas y
procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y
productividad las actividades de los funcionarios y
empleados.
"Respecto con las funciones que deben desempeñar
los sistemas de Organización y Métodos, se pueden
distinguir tres fases de desarrollo administrativo"
1ª Fase de (inicial) | 2ª Fase de (intermedia) | 3ª Fase de (consolidación) |
Análisis de estructuras y | Teoría de | Teoría |
Cuadros de distribución del trabajo | Desarrollo | Ingeniería de |
Elaboración de | Administración por | Informática |
Elaboración de diagramas de flujo | Administración | Modelos de |
Análisis y descripción de puestos |
Se dividen en estas fases ya que va
desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento,
el comportamiento del personal y los sistemas de la
organización
Pueden utilizarse criterios y técnicas
administrativas aportadas por la teoría de la
organización clásica, para el estudio de la
estructura y los procesos
de trabajo de la empresa;
elaborando organogramas como cuadros de distribución
del trabajo, departamentalización y
delegación de tareas.- Fase de Desarrollo (Inicio):
En este nivel de actividad recurren las
técnicas más avanzadas y complicadas para el
desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de
la organización, así como los sistemas y los
proyectos. - Fase de Desarrollo (Intermedia):
- Fase de Desarrollo
(Consolidación):
Es la fase donde se hace más avanzado el
desarrollo, recurriendo a teorías
cuantitativas con la utilización de recursos
matemáticos, operaciones,
simulacros y procedimientos electrónicos de
datos.
3.
Características de los análisis de
Organización y Métodos
La información sobre la actividad
administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la
que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el
cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las
medidas de mejoramiento administrativo más viables de
acuerdo con la estimación de costos y presupuestos
de los recursos
humanos, financieros y materiales.
Para poder realizar dichos análisis se deben seguir
diversos pasos:
- Conocer el hecho o la situación que se
analiza. - Describir tal hecho o situación.
- Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y
aspectos. - Examinarlo críticamente y comprender cada
elemento o componente del hecho específico en
estudio. - Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de
clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando
analogías. - Definir las relaciones que operan entre cada
elemento, tomando en cuenta los fenómenos
administrativos y el departamento donde se trabaja. - Clasificar la información por áreas:
objetivos,
estructura, normas y
políticas administrativas, funciones y
operaciones, equipo y ambiente
laboral.
Es importante saber las características que
distinguen a los análisis de un sistema de
Organización y métodos, las cuales se denotan
así:
- Eliminación: Es la supresión de
un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos
o de pasos dentro de un proceso. - Adición: Introducir nuevos sistemas o
programas. - Combinación: Combinar el orden de las
operaciones de un procedimiento
que considere los factores. - Modificación: Cambios en los
procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas,
registros e
informes. - Simplificación: Introducción de
mejoras en los métodos de trabajo mediante el
análisis de las operaciones de un
procedimiento. - Series de Tiempo: Interpretación de las
variaciones en los volúmenes de hechos, costos,
producción, etc., en períodos iguales y
subdivididos en unidades homogéneas de
tiempo. - Correlación: Determinar el grado de
influencia entre dos o más variables.
Una variable puede ser estimada si el valor de
otra variable es conocido. - Muestreo: A través del uso de varios
diseños, el muestreo hace
posible las inferencias acerca de las características
del personal. - PERT (Técnica para la Revisión y
Evaluación de Programas): La planeación y control de
un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones.
Incluyen: la cadena de eventos y
actividades, asignación de recursos, etc. - Programación lineal: Para asignar los
recursos incluyendo una función objetiva, a
través de la elección entre varias alternativas y
sistemas cuyos elementos tienen valores para
adquisición, durabilidad, utilización en diversas
etapas. - Simulación: Usada para imitar una
operación antes de su ejecución real, para
así proporcionar datos aproximados que permiten tomar
decisiones, haciendo grupos
complejos de variables. - Teorías: Existen, en los
análisis de Organización y Métodos,
diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a
las etapas por las que está desarrollándose,
éstas se dividen así:
- Línea de espera: Es para determinar
el número óptimo de estaciones de servicio, y
la mayoría de los modelos
suponen una distribución específica de las
llegadas y el tiempo. - Decisiones: Seleccionar el mejor curso de
acción cuando la información se da en forma
probable para el desarrollo sistemático del
análisis. - Juegos: Es para determinar la estrategia
óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de
productividad haciéndose responsables pero conociendo
las reglas.
4. Ubicación
dentro de la empresa:
Ya está definido que la función
única de Organización y Métodos corresponde
a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un
fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de
autoridad, dando como resultado que la unidad de
Organización y Métodos pueda situarse en diferentes
lugares en la estructura administrativa de una
empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos
y finanzas, de
personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer
estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón de
la administración como un instrumento efectivo para su
mejoramiento.
"La ubicación de Organización y
Métodos en los organismos de la administración es
muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que
se le asignen y del tipo de organismo implicado". Los documentos
oficiales recomiendan que el sistema de organización y
métodos dependan de la misma autoridad del organismo al
cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes
formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la
empresa u organismo.
a) Ubicación según la función
de asesoría:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el
máximo nivel jerárquico o máximo nivel de
decisión, pero pueden situarse en otro nivel
jerárquico. Existen dos casos
- En una secretaría, donde dependa
directamente del secretario, del subsecretario y de un
gerente.
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gráfico seleccione la opción "Descargar"
- En una administración descentralizada, donde
puede depender directamente del director o gerente general y
del subdirector o subgerente general.
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gráfico seleccione la opción "Descargar"
La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge,
cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que
dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y
evolución de las actividades administrativas. Al no poder
detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide
aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica
asesora.
Realizándose mediante la recolección de
una serie de datos que le permiten conocer la situación
como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para
una mejoría del sistema de actuación administrativa
como una fase de diseño.
b) Ubicación según la
función de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los órganos
administrativos cumplir con sus acciones
sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos,
información, administración de recursos humanos y
materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organización y
Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano de
línea pero con autoridad funcional sobre las unidades
orgánicas de la dependencia para el caso específico
y especial del apoyo administrativo en Organización y
Métodos.
Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con
funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas
unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las
áreas que dada su importancia o dimensión las
requiera.
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c) Ubicación
según la función de los
proyectos:
La organización por programas o proyectos es la
más resultante del desarrollo de las relaciones
horizontales dentro las organizaciones.
La organización por proyectos se caracteriza
porque constituye una organización orgánico –
ajustable y flexible, identificándose como una estructura
horizontal – diagonal. Es una combinación de la
relación de coordinación y del mando especializado,
pero también puede considerarse como una
vinculación entre la estructura programática,
cuando se aplica el presupuesto por
programas, cuya base son los proyectos y la
organización.
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gráfico seleccione la opción "Descargar"
"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de
Organización y Métodos"
El primero se refiere a que el administrador del
proyecto sea
asesor directo, lo que ubica al más alto nivel con una
relación de asesoría en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del
proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del
proyecto hasta su término y los funcionarios de
línea conserven su autoridad lineal original.
"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo
vertical de autoridad que emana de los distintos administradores
funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al
proyecto"
4.1 Personal de
Organización y Métodos
El personal que labora en Organización y
Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga
de recopilar y analizar información con el fin de
presentar soluciones alternativas a problemas, así como
asesorar en la implantación de las modificaciones que
proponga. El analista puede ser un técnico o profesional
que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos
tipos:
- Conocimientos Teóricos: Como
conocimientos de teoría de la administración y de
la organización, de sistemas y metodología de la
investigación. - Conocimientos Técnicos: Principalmente
que le permitan realizar diagnósticos administrativos y
el diseño organizacional, análisis y
elaboración de organogramas, diagramas de
flujo y distribución de espacio.
El analista debe tener la capacidad de análisis,
expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser
observadores y poder trabajar en equipo.
4.2
Obstáculos y limitaciones de Organización y
Métodos
Los obstáculos y limitaciones de un
sistema de Organización y Métodos se resumen en
tres aspectos:
- La carencia de un programa general de
Organización y Métodos en las dependencias
públicas. - La escasez de personal calificado.
- La resistencia al
cambio.
Para concluir podemos decir que un sistema de
Organización y Métodos es vital para cualquier
empresa ya que en la ubicación donde se presente o
departamento en el que se localice, ayudará de manera
directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se
planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones
en las cuales se basa la organización.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la
estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las
ideas de los proyectos para trabajar de una manera más
rápida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente
pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o
el máximo nivel jerárquico de la
empresa.
- INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA: Organización y métodos, un
instrumento de la Reforma administrativa. San José de
Costa Rica.
Mayo de 1969. Págs. 90 - PETROGLIA, Luis A: Organización y
métodos en la América
Latina. Ediciones Machi Córdova 2015. Buenos Aires,
Argentina.
1966. Págs. 162 - QUIROGA, Gustavo: Organización y
Métodos en la Administración Pública.
Editorial Trillas. México 1999. Págs.
405.
Páginas Web:
- www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg
- www.monografias.com/trabajos6/napro/napro
- www.monografias.com/trabajos11/moconta/moconta
Integrantes:
Bastidas, Javier
Concepción, David
Peña, Mirian
Solórzano, Jonathan
Sulbarán, Alba