Indice
1.
Introducción.
2. Conceptos de
administración.
3. Funciones de la administración
(proceso administrativo)
4. Toma de decisiones.
5. Análisis
FODA.
6. Conclusión.
7.
Bibliografía.
1. Introducción.
La administración comprende diversos elementos
para su ejecución es necesario establecer procedimientos
mediante los cuales se puedan generar soluciones
claras a problemas
determinados, dentro de todo proceso los
patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles
que permiten regular sus acciones.
Dentro de una organización son muchos los pasos que se
deben seguir para lograr la excelencia, dentro de los cuales esta
la integración corporativa, la estructura,
los recursos
físicos y humanos y todas aquellas características que permiten que la empresa se
pueda desarrollar dentro de la sociedad.
Las empresas
están estructuradas bajo parámetros organizativos
en donde se conjugan el recurso humano y la ejecución de
las actividades por parte de las partes que la integran es
necesario que dentro de una organización se deben
establecer planes de acción estratégicos
caracterizados por el manejo de políticas
adecuadas para el control y la
toma de
decisiones dentro de una organización.
2. Conceptos de
administración.
Según Melinkoff, Ramon.
El significado de la
administración ha sido objetivo de
múltiples controversias, se ha expresado de diversas
formas. Cuando se trata de definir o conceptuar la
administración se ha incurrido en riesgos de exceso
o de defecto. Por tal motivo trata de ser minucioso en el momento
de su definición para el autor es:
"La
organización y dirección de recursos
humanos y materiales
para lograr los fines propuestos, tanto del sector publico como
del privado, mediante la utilización de un conjunto de
procesos".
Según Wilburg Jiménez Castro:
La administración "es una ciencia social
compuesta de principios,
técnicas y practicas cuya aplicación
a conjuntos
humanos permite establecer sistemas
racionales de esfuerzo cooperativo, a trabes de los cuales se
pueden alcanzar propósitos comunes, que individualmente no
es factible logra".
Para George R. Terry la define como:
Administrar es lograr un objetivo predeterminado mediante el
esfuerzo humano y la utilización de un conjunto de
procesos".
Tal y como se observa en las definiciones anteriores cada autor
expresa su punto de vista de diversas maneras, destacando
medianamente los principios administrativos. En la primera el
autor habla de la Organización y dirección de uno
de los factores más importantes de la empresa como lo
es el recurso humano y por otra parte también habla de los
materiales para lograr los fines propuestos, en esta
definición podemos detectar o concluir que en ella se
señalan no solo los fines, sino también los
medios para
obtenerlos. Para Wilburg la administración es una ciencia
que conjuga diversos elementos para las consecuciones de los
objetivos
empresariales. En el concepto de
George se observa que solo se explican los elementos humanos que
desarrollan el desarrollo de
la organización.
Todos estos conceptos no hacen mención a uno de los
elementos más importantes como lo es que la
administración es de carácter
productiva ya que elimina uno de los elementos constitutivos de
los medios de producción dentro de las fuerzas
organizativas, como lo son los medios de trabajo y en especial
los instrumentos de trabajo, los cuales deben estar representados
en las definiciones por los elementos materiales, los que son
utilizados por la fuerza del
trabajo y así transformar la naturaleza en
beneficio de la sociedad, mediante la obtención del
producto como
un efecto natural del proceso productivo.
3. Funciones de la
administración (proceso
administrativo)
Las funciones
administrativas consideradas como un todo, conforman el
proceso administrativo, dentro de estos se encuentran la planeación, organización,
dirección y control estas son las funciones
administrativas cuando se consideran en su enfoque global para
alcanzar objetivos, forman el proceso administrativo, el cual
esta determinado por el conjunto de las funciones
administrativas.
Planeacion.
Las empresas no pueden trabajar en base a la
improvisación, por tal motivo tienen que planear todo con
anticipación. La planeación figura como la primera
función
administrativa, por ser la base para las demás funciones.
La planeación es la función administrativa que
determina anticipadamente cuales son los objetivos que deben
alcanzarse y que debe hacerse para alcanzarlos. Se trata entonces
de un modelo
teórico para la acción futura, esta empieza por la
determinación de objetivos y detalla los planes necesarios
para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear es definir
los objetivos y escoger anticipadamente el mejor curso de
acción para alcanzarlo, esta define a donde se pretende
llegar, lo que debe hacerse, cuando y en que
secuencia.
Tipos De Planes
La planeación produce un resultado inmediato: el plan, un plan es
el producto de la planeación y constituye el evento
intermedio entre el proceso de planeación. Todos los
planes tiene un propósito común: la
previsión, la programación y la coordinación de la secuencia lógica
de eventos, los
cuales si se aplican con éxito,
deberán conducir al alcance de los objetivos que los
orienta. Un plan es un curso predeterminado de acción
sobre un periodo especifico que representa una respuesta y una
anticipación al tiempo, con el
fin de alcanzar un objetivo formulado.
Existen cuatro tipos de planes:
- Planes relacionados con métodos,
denominados procedimientos: Son los planes relacionados con
métodos para la ejecución del trabajo, son
denominados también operacionales. - Planes relacionados con dinero,
denominado presupuesto:
Son delimitados por los ingresos o
gastos dentro
de un determinado periodo de tiempo. Según sus
dimensiones y efectos los presupuestos
se consideran planes estratégicos cuando cobijan la
empresa como una totalidad y abarca un largo periodo, como es
el caso de la planeación financiera
estratégica. - Planes relacionados con el tiempo, denominado
programas o
programaciones: Van desde programas simples (se planifica solo
por un calendario), y los complejos (exige técnicas
matemáticas avanzadas para procesamiento de
datos). - Planes relacionados con comportamiento, denominados normas o
reglamentos: Refleja el comportamiento solicitado a las
personas, especifican como deben comportarse en determinadas
situaciones.
Organización.
Es una unidad o entidad social, en el cual las personas
interactúan entre sí para alcanzar objetivos
específicos. Significa cualquier cometido humano moldeado
intencionalmente para alcanzar los objetivos. La empresa
constituye ejemplos de organización social.
La organización como parte del proceso administrativo
depende de la planeación, de la dirección y del
control para formar el proceso administrativo. Para que los
objetivos puedan alcanzarse, los planes ejecutarse y las personas
puedan trabajar eficientemente, las actividades deben agruparse
adecuadamente de manera lógica y la autoridad debe
distribuirse de tal manera que evite conflictos y
confusiones. La organización consiste en:
- Determinar las actividades especificas necesarias
para el alcance de los objetivos planeados
(especialización). - Agrupar las actividades en una estructura
lógica (departamentalizacion). - Asignar las actividades a posiciones y personas
especificas (cargos y tareas).
Dirección (recurso humano).
Esta relacionada con la acción, como la puesta en marcha y
esta muy vinculada a las personas, esta directamente vinculada
con la actuación del Recurso Humano de la empresa.
Las personas necesitan aplicarse en sus cargos y funciones,
entrenarse, guiarse y motivarse para alcanzar los resultados que
se esperan en ellas. La función de la dirección se
realiza directamente con la manera por la cual el objetivo o los
objetivos deben alcanzarse por medio de la actividad de las
personas que componen la organización. Es la
función administrativa que se refiere a las relaciones
interpersonales de los administradores en todos los niveles
de la organización y de la
motivación.
La dirección constituye una de la más complejas
funciones administrativas por el hecho de implicar
orientación, asistencia para la ejecución, comunicación, motivación, y todos los procesos por medio
de los cuales los administradores procuran influenciar a sus
subordinados para que se comporten según loas expectativas
y consigan así alcanzar los objetivos de la
organización.
Control
La finalidad del control es asegurar que los resultados de
aquello que se planteo, organizo y dirigió se ajusten
tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos.
La esencia del control reside en la verificación de si la
actividad controlada esta alcanzando o no los objetivos y los
resultados planteados. Consiste fundamentalmente en el proceso
que guía toda actividad hacia un fin
determinado.
Después de fijar los objetivos de la empresa, la
tarea de planeación consiste en establecer las acciones
racionales necesarias para el logro satisfactorio de tales
objetivos. La racionalidad se refiere a la selección
de los medios adecuados para alcanzar los objetivos.
Aunque la planeación es un proceso de toma de decisiones,
toda toma de decisiones no es un proceso de planeación,
este debe considerar un aspecto particular de la toma de
decisiones, que implica algunas características especiales
tales como:
- Toma de decisiones anticipadas: La planeación
se refiere a la decisión de que hacer, como hacerlo,
antes de ejecutar la acción requerida. La
planeación incluye un proceso formal que precede a la
acción, en tanto que la toma de decisiones puede ser
informal. - Interconexión de las decisiones: Busca
conjugar las diversas decisiones tomadas en los diversos
niveles y áreas de la organización así
como incluir una decisión o un conjunto de decisiones
como subsecuentes, lo cual dificulta saber donde comienza o
termina la planeación. - Creación de un estilo futuro deseable: Busca
alcanzar una situación futura deseada por la
organización, que puede referirse a objetivos
organizacionales globales o a objetivos departamentales
sectoriales.
La toma de decisión es el núcleo de
responsabilidad administrativa. El administrador
debe escoger constantemente que se debe hacer, quien debe
hacerlo, cuando, y donde, muchas veces como hacerlo. En cualquier
actividad, bien sea en la función de establecer objetivos
o asignar recursos, el administrador debe ponderar el efecto de
la decisión de hoy en las oportunidades de mañana.
Después de establecer los objetivos el administrador
evalúa las alternativas futuras en función de esos
objetivos.
El proceso de decisión requiere que la información sea organizada de manera
racional y este libre de influencia.
La toma de decisiones es uno de los más importantes para
la gerencia y
dirección, es tal su valor que casi
se identifica la dirección como la facultad para tomar
decisiones, quien no sabe decidir no sabe dirigir, esta es una
verdadera incontrovertible.
Las decisiones son variadas con sentido y características
diferentes, tenemos desde las decisiones imperceptibles que son
aquellas que no percatamos cuando la tomamos, hasta las
decisiones estratégicas, pasando por decisiones rutinarias
y tácticas.
Tipos de decisiones.
Están determinadas por los objetivos, el conocerla y
diferenciarlas tiene un gran valor porque nos facilita la
utilización del instrumento mas adecuado para asumir ante
las decisiones la actitud
más conveniente.
Los tipos más comunes son:
Estratégicas y tácticas: Las estratégicas
son vitales para la empresa ya que son decisiones de grandes
proyecciones que implican además averiguar cual es la
situación actual, sus posibilidades, los recursos
disponibles etc. Las tácticas son menos importantes debido
a que llegan a adquirir un carácter rutinario, son
decisiones simples, que se repiten con cierta frecuencia que
facilitan su ejecutoria.
En relación al grado de incertidumbre: Las de mayor
incertidumbre son de tipo estratégica.
Individuales y colectivas: Todas las relacionadas con las
funciones especificas de una empresa,
producción, ventas,
finanzas.
Seguridad,
personal y
control.
Bases para tomar decisiones:
- La intuición.
- Los hechos.
- La experiencia.
- La autoridad.
Fases del proceso de decisiones.
- Definición del problema: Es buscar el problema
y definirlo, en algunos casos se hace de manera evidente y
objetiva. - Análisis del problema: Para conocer sus
verdaderas causas, y especificar su entorno y
origen. - Búsqueda de soluciones alternativas: Se deben
preparar varias alternativas al problema dependiendo de su
naturaleza. - La decisión dentro de la mejor alternativa: La
decisión debe presentar la mejor alternativa para
obtener la mejor solución. - Convertir la decisión en acción
efectiva: Le da contenido y valor a las decisiones demostrando
su efectividad o incongruencia.
Planificación.
La planificación se realiza mediante la
ejecución de un conjunto de procesos, coherentes y
relacionados.
Dichos procesos son
- Formulación: Comprende la preparación
del plan, que es inicia con el diagnostico y el pronostico. En
la formulación de los planes se deben utilizar
técnicas diversas adecuadas. - Discusión y Aprobación: En esta etapa
deben participar las unidades de dirección superior,
medias y auxiliares, las propias del asesoramiento así
como algunos sectores externos que de una u otra manera
están ligados a los intereses de la
organización. - Ejecución: Una vez que se aprueba el plan
corresponde a las unidades ejecutivas o líneas de mando
la ejecución de los programas y sus
subprogramas. - Control y valorización: Estos procesos
serán vistos posteriormente en detalles, tales procesos
no solo necesitan actividades planificadas de una empresa sino
también en todas las actividades que se
realiza.
La etapa comparativa del marco analítico de
formulación de estrategias
incluye las matrices DOFA,
PEEA, GCB, IE y de gran estrategia. Estas
herramientas
se fundamentan en información de entrada proveniente de
las matrices de evaluación
de factor interno, externo y en la de perfil competitivo. La
cotejación de las debilidades y fortalezas internas con
las amenazas y oportunidades externas originan estrategias o
alternativas factibles.
La matriz DOFA es
una importante herramienta de formulación de estrategias
que conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias: FO, DO,
FA y DA. Las letras D. O. F. A. Significan debilidad,
oportunidad, fortaleza y amenazas, las estrategias FO se basan en
el uso de las fortalezas internas de una firma con el objeto de
aprovechar las oportunidades externas.
Para una empresa seria ideal poder utilizar
sus fortalezas y así mismo explotar sus oportunidades
externas. Ella podría partir de sus fortalezas y mediante
el uso de sus recursos aprovecharse del mercado para sus
productos y
servicios.
Generalmente las organizaciones
utilizan estrategias DO. FA. o DA, para llegar a una
situación en la cual puedan aplicar una estrategia FO,
cuando una empresa afronta debilidades importantes, tratara de
vencerlas y convertirlas en fortalezas, cuando se ve enfrentado a
una amenaza grave luchara por evitarla y concentrarse más
en oportunidades.
Las estrategias DO tienen por objetivo la mejora de las
debilidades internas valiéndose de las externas. A veces
una empresa disfruta de oportunidades externas decisivas, pero
presenta debilidades internas que le impiden explotar dichas
oportunidades. La FA se basa en la utilización de las
fortalezas de una empresa para evitar o reducir el impacto de las
amenazas externas, este objetivo consiste en aprovechar las
fortalezas de la empresa reduciendo al mínimo las amenazas
externas; esto no significa que una empresa grande deba siempre
afrontar las amenazas del ambiente en
forma frontal. La estrategia DA tiene como objetivo derrotar
debilidades internas y eludir las amenazas ambientales, se
intenta minimizar debilidades y amenazas mediante estrategias de
carácter defensivo, pues un gran número de amenazas
externas y debilidades internas pueden llevar a la empresa a una
posición muy inestable, enfrentada a una situación
como la descrita tendrá que luchar por su supervivencia,
fusionándose con otras, liquidando o declarándose
en quiebra.
Pasos para construir una matriz
DOFA:
- Hacer una lista de fortalezas internas
claves. - Hacer una lista de las debilidades internas
decisivas. - Hacer una lista de las oportunidades externas
importantes. - Hacer una lista de las amenazas externas
claves. - Comparar las fortalezas internas con las
oportunidades externas y registrar las estrategias FO
resultantes en una casilla apropiada. - Cotejar las debilidades internas con las
oportunidades externas y registrar las estrategias DO
resultantes. - Comparar las fortalezas internas con las amenazas
externas y registrar las estrategias DA
resultantes.
La parte más complicada en el desarrollo de una
matriz DOFA es la comparación de los factores internos y
externos claves, dicho proceso requiere de un buen juicio y
criterio para su realización.
Al desarrollar la matriz es imperativo adaptarla a las
necesidades especificas de la organización para obtener un
resultado adaptable a la empresa.
Diferencias entre planes estratégicos y
operacionales.
OPERACIONALES | |
Son creados para una ejecución a largo, | Son inmediatos, y rutinarios. |
Necesitan de la aprobación de los altos | Son decisiones de acción rápida en |
Requieren de mayor preparación y | Su estructura es menos rígida y más |
Todos estos factores determinan el funcionamiento de la
empresa los cuales se integran y se conjugan para mejorar el
desenvolvimiento de las actividades organizacionales de la
organización en la cual los factores trabajan y se
conjugan de manera estructural para establecer condiciones de
funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una
empresa.
Uno de los factores más importantes es el proceso de
planeación en el cual cada empresa debe planificar sus
acciones para garantizar una mejor participación por parte
de los trabajadores y de los altos ejecutivos de la
organización.
La toma de decisiones también es un aspecto importante
debido a que es a través de ella que se puede diferenciar
los diversos problemas que se presentan y de esta manera plantear
la solución más idónea para mejorar la
problemática planteada y planificar una toma de
decisión adecuada y sectorizada por prioridades.
Es importante destacar que todos estos elementos se conjugan e
interrelacionan para logra que la administración de
gerencia sea más efectiva y programada que al azar e
involuntaria.
7. Bibliografía.
- Chiavenato, Idalberto. Introducción a la
teoría general de la
administración. Editorial Mc Graw Hill. Colombia
1.998. - Fred, David. La Gerencia
Estratégica. Fondo editorial Legis. Colombia
1.989. - Hellriegel. Slocum y otros. Comportamiento
Organizacional. Editores Thonsom. México 1.998.
Autor:
Francisco Veracoechea
Sección: N – 717