¨Un salto cualitativo en el
control a
través de la Auditoría de Gestión
La Auditoría de Gestión
pasa a ser hoy por hoy un elemento vital para la gerencia,
permitiéndole conocer a los ejecutivos qué tan bien
resuelven los problemas
económicos, sociales y ecológicos que a este nivel
se presentan generando en la empresa un
saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas
propuestas.
Esta auditoría está muy relacionada con
las características estructurales y funcionales
del objeto de estudio, por lo que su ejecución requiere de
una guía que se adapte a las condiciones existentes y que,
sin limitar la independencia
y creatividad
del auditor, le permita lograr una sistematicidad y orden que le
haga obtener los mejores resultados en el período
más breve posible.
Dentro de la Economía Cubana, el
sector agrícola y turístico están llamados a
jugar un papel
fundamental y de ahí que se les exija lograr sus objetivos con
un uso racional de los recursos. Es
objetivo de
esta trabajo determinar las barreras a que se enfrenta la
auditoría de gestión y diseñar en función de
estas una guía en sectores priorizados. Para su mejor
desenvolvimiento se diseña un sitio Web de muy
fácil acceso.
Todo lo anteriormente expuesto conduce a presentar en
este trabajo un resumen de las investigaciones
efectuadas y que muestra la
opinión de la autora, tras larga investigación de las barreras a las que hoy
se enfrenta la auditoría de gestión Se ha
distinguido fundamentalmente instalaciones hoteleras, de transporte
para el turismo y la
agricultura
del territorio donde se propone una guía ya aplicada, para
ejecutar la auditoría de gestión en estos lugares,
partiendo de las características de la gestión en
cada entidad. Se describe áreas a auditar, herramientas a
emplear, papeles de trabajo a desarrollar.
La evaluación
integral es un nuevo enfoque dentro de la cultura
administrativa moderna que consiste en implantar, utilizar y
desarrollar métodos y
técnicas que refleje en forma objetiva el
nivel real de la
administración y la situación de la empresa. Muchos
trabajos, métodos, técnicas y procedimientos se
pueden encontrar en libros y
manuales para
la realización del diagnóstico de los problemas y sus causas.
No ajena a este desarrollo y
derivado de una integración horizontal y vertical ha
surgido en el campo de la auditoría la Auditoría
de Gestión, aún poco aplicada
prácticamente en las condiciones cubanas.
El trabajo que se presenta reúne elementos
vitales para la economía del país: Turismo,
Agricultura y Auditoría de Gestión. La industria
turística en estos últimos años ha
presentado un desarrollo vertiginoso. La agricultura por su
parte, reclama un fuerte desarrollo que permita satisfacer las
necesidades de nuestra población. Se impone a la par de lo
anteriormente expresado un salto cualitativo en el control, que
permita lograr las metas deseadas con la calidad
requerida. Los análisis realizados dan pie para aseverar
que esta nueva cualidad aún no se ha logrado en su
estadío deseado; es evidente que se está ante un
problema:
Insuficiente control integral de los ejecutivos sobre el
objeto de dirección.
Se efectuó por tanto una investigación
sobre el sistema actual de
control empleado lo que constituye el objeto de estudio de este
trabajo. Investigaciones ejecutadas en los últimos 6
años en entidades del sector turístico y
agrícola permiten señalar como una de las causas
principales, la ausencia de la Auditoría de Gestión
como elemento de autocontrol que permita un diagnóstico
certero , oportuno y sistemático de la entidad en su
conjunto.
Es evidente caracterizar las barreras a que se enfrenta
hoy esta actividad y aplicar una guía para la
Auditoría de Gestión en actividades vinculadas al
turismo y la agricultura por su alta incidencia en el
país. Es este el objetivo de este trabajo que tiene como
campo de acción la Auditoría de Gestión como
elemento integrador de autocontrol y diagnóstico
continuo.
Se parte de la hipótesis de que diseñar y aplicar
una gruía de auditoría de gestión en las
actividades ya mencionadas permitirá:
- Elevar integralmente el control de los recursos
humanos, financieros, materiales
en un desarrollo
sostenible. - Promover el avance hacia las metas de estos sectores
vitales en el desarrollo de la población. - Propiciar que la alta gerencia dedique su tiempo a
funciones
que por su naturaleza son
indelegables. - Promover el desarrollo de las auditoría de
gestión en nuestra sociedad.
Para llevar a cabo el cumplimiento de esta
hipótesis se
efectuaron diferentes tareas entre ellas las principales fueron:
Evaluación de la situación actual de este tipo de
auditoría en el territorio. Recopilación de
información ,análisis y síntesis.
De esta forma hasta se buscaron las vías mas
objetivas de aplicar la auditoría en los sectores ya
señalados, para posteriormente diseñar las
guías y aplicarlas en cuatro hoteles, Empresa Agrícolas de
Cítricos , de Tabaco y de
Papa.
Se define este tipo de Auditoría como:
" El examen que se realiza en una entidad para
establecer el grado de economía, eficiencia y en
la planificación, control y uso de sus
recursos y comprobar la observancia de las disposiciones
pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización
más racional de los recursos y mejorar las actividades
primarias examinadas"
Se está en presencia de una auditoría que
evalúa objetivos económicos, sociales y
ecológicos y por tanto su diseño
corresponde a una actividad específica, generalmente no
puede ser utilizada en su totalidad en otra entidad
diferente.
De aquí se desprende la contradicción
fundamental: Se da de lo general establecido por los Lineamientos
del Ministerio de Finanzas y
Precios y
actualmente el Ministerio de Auditoría y Control sobre la
Auditoría de Gestión y lo particular dado en las
características de una actividad
específica.
Es necesario, por tanto, el diseño de una
guía metodológica que responda a las
características estructurales y funcionales de las
entidades objeto de investigación. De esta forma se
contará
con una herramienta esencial para incrementar los
niveles de economía, eficiencia y eficacia en las
entidades ya señaladas en un desarrollo sostenible. Se
evaluará la gestión que se realiza a en la
planificación, control y uso de los recursos y comprobar
la observancia de las disposiciones pertinentes para verificar su
racional utilización y contribuir a mejorar las
actividades y materias examinadas. Lograr, a través de
ella que los ejecutivos evalúen la efectividad de los
procedimientos seguidos y si estos están dirigidos a
cumplir los objetivos fijados.
Todo lo anteriormente explicado se sintetiza en el
diseño de una guía metodológica para
efectuar este tipo de Auditoría adaptada a las
especificidades de la actividad hotelera, transporte y
agricultura. En el caso de la agricultura se analiza por
cultivos, mostrándose para el caso de cultivos
estacionarios como es la papa y el tabaco y de cultivos
permanentes como es el cítrico.
En Cuba la
Auditoría de Gestión comienza a tener auge a
principios de
los años 90 como resultado del desarrollo
social, el avance tecnológico y la práctica
productiva a lo que contribuye la apertura de nuestras relaciones
hacia un mundo hasta ese momento poco explorado en el país
y en el que se ha hecho necesario actuar, se han promovido de
entonces a acá talleres y otras vías de
divulgación e impulsar esta labor.
Todo esto apoya una actividad tomando, como es
lógico, un carácter
general, pero en esta auditoría se da una
contradicción que es esencial: lo general que se establece
por los organismos competentes, para poder
desenvolverse en este campo y lo particular que deben tener estas
auditorias a
partir de las características estructurales y funcionales
de cada objeto de investigación.
A partir de lo anteriormente expuesto, aún son
insuficientes las Auditorías de Gestión que se
ejecutan. Los directivos de las empresas no
reconocen en esta auditoría una aliada en el logro de los
objetivos económicos, sociales y ambientales que ellos
deben cumplir. Los auditores se ven y son vistos como los
"buscadores de
fraudes y errores" de viejos paradigmas. Es
evidente que existe un desfasaje en el tiempo entre los cambios
económicos – sociales que se promueven y el desarrollo de
la Auditoría de Gestión. Durante seis años
investigando en el territorio de Cienfuegos y analizando
diferentes sectores de la economía territorial, la autora
de este trabajo considera como las causas
fundamentales:
Desconocimiento de los ejecutivos sobre esta
auditoría y sus ventajas.
Los estilos de dirección más modernos, en
los cuales Cuba está inmersa, buscan la menor distancia
posible entre la alta gerencia y la base. Esto implica un gran
nivel de desagregación y es aquí donde la
Auditoría de Gestión auxilia a los ejecutivos,
velando por el cumplimiento de los objetivos económicos,
sociales y ecológicos para que la administración dedique su tiempo a tareas
indelegables. Sin embargo, existen un divorcio entre
esos estilos de dirección y la Auditoría de
Gestión. Se toma lo primero y se desecha lo segundo.
Resultado, los ejecutivos está sobrecargados de trabajo,
lo que impide lograr los resultados que se esperan.
Escaso sustento metodológico.
Si bien la Auditoría de Gestión es
dinámica necesita de un marco conceptual en
que el auditor pueda trabajar. Es insuficiente aún la
información o lineamientos que le permita al auditor,
partiendo de ellos, ejecutar su labor de forma creativa pero
sistemática y ordenada. En nuestra investigación y
considerando la importancia que tienen determinados organismos en
el territorio, ya sea por su incidencia en los ingresos en
divisas, el turismo, o en la población, la agricultura se
han elaborado guías de trabajo que propicien la
transferencia de estas tecnologías novedosas que permitan
promover el cambio que
modifique la situación actual y contribuya al mejor
entendimiento de esta auditoría tanto por auditores como
por todo el personal que se
beneficia de ella.
Insuficiencia de los auditores para romper sus
paradigmas.
De todos es sabido que el conocimiento
científico constituye el soporte de alto nivel de todo
desarrollo impetuoso. Es muy difícil que este pueda ser
llevado a cabo por personas que no dominen sus
características y sus propiedades y que a su vez aporten
perfeccionamientos y mejoras. Los recursos humanos son un factor
clave en el desarrollo tecnológico. Los auditores no
están totalmente preparados para el cambio, los agobia la
rutina de la auditoría tradicional.
4. Incapacidad del trabajo en equipo
para lograr una alta productividad
científica.
En la Auditoría de Gestión, como ya se ha
explicado, se necesita de varias disciplinas para obtener una
descripción y comprensión del objeto
a estudiar.
La interdisciplinariedad descansa en la unidad material
del mundo y responde a una necesidad de la actividad
científica vinculada a la práctica social, en el
caso de este tipo de auditoría se convierte en un
requisito esencial donde tiene que lograrse una
cooperación orgánica entre los miembros del equipo.
En muchas de las auditorías efectuadas en el territorio
esto no se logra, y el auditor se limita, en ocasiones, a
consultar con otros especialistas.
A partir de esta situación es que elabora la
guía metodológica que reúna los aspectos
esenciales a considerar en la Auditoría de Gestión
a algunas actividades vinculadas al turismo y la agricultura Se
proponen cuestionarios, encuestas,
índices, entrevistas y
papeles de trabajo. Además como ayuda a los auditores se
elabora una simulación
tomando como base un hotel para que el interesado ejecute la
auditoría, se da una respuesta a criterio de a autora con
los correspondientes papeles de trabajo.
La guía está estructurada de la siguiente
forma:
Familiarización. II Planeación
de la Auditoría. III. Ejecución de la
Auditoría: Administración general. Contabilidad y
Finanzas. Sistemas
Informativos. Recursos Humanos. Mercadotecnia.
Medio
Ambiente. Mantenimiento.
Almacenamiento y
Distribución. Servicios (
Hoteles,Transporte). Producción ( Cultivos estacionarios y
Cultivos Permanentes. II Informe.
A continuación se explica brevemente el
contenido de cada componente de la guía a partir de los
objetivos que se proponen.
I- FAMILIARIZACION. OBJETIVO:
Familiarizarse con la operación u operaciones que
revisará dentro del contexto de la empresa que está
auditando a través del estudio de los problemas inherentes
a la rama de la actividad económica en que se desenvuelve
la empresa y que incide en la administración de la
operación que se revisa; la infraestructura
específica establecida para hacer frente a la
administración de la operación, los antecedentes
respecto a deficiencias detectadas a través de cartas de
sugerencias u otros informes
emitidos en el pasado por auditores internos, externos o
consultores.
Aquí se proponen los elementos necesarios para el
estudio ambiental , así como la revisión del
control
interno contable y administrativo además de dar los
indicadores
necesarios para los cálculos del análisis de la
rentabilidad
económica y financiera de la entidad.
II- PLANEACION DE LA AUDITORIA.
OBJETIVOS:
Establecer los pasos a seguir, objetivos y presupuesto de
gasto para la auditoría
III- EJECUCION DE LA AUDITORIA.
ADMINISTRACION GENERAL. OBJETIVO:
La auditoría a esta área va encaminada a
evaluar los objetivos, políticas
y metas que proponga la administración para proyectar un
futuro deseado y los medios que
utilizan para lograrlo así como el nivel de
orientación e información que poseen los
subordinados.
CONTABILIDAD Y FINANZAS. OBJETIVO:
Verificar la existencia de coordinación y control que permita una
operación contable eficiente de la empresa, además
de interpretar, medir y describir la gestión sobre la
actividad económica de la entidad, teniendo en cuenta las
decisiones financieras que se llevan a cabo.
SISTEMAS INFORMATIVOS E INFORMATICOS.
OBJETIVO:
Verificar que el sistema de
información tanto operacional como gerencial con que
cuenta la entidad, proporciona los elementos necesarios para
apoyar la toma de
decisiones, así como, evaluar la exactitud y
confiabilidad, en la elaboración de los informes, lo
oportunos que puedan ser y el enfoque y la presentación
.
RECURSOS HUMANOS. OBJETIVO:
Evaluar cómo se lleva a cabo la
remuneración de los servicios prestados, el reclutamiento,
selección y contratación del
personal que laborara en la entidad, así como el nivel de
capacitación y el ambiente
laboral.
COMERCIALIZACION. OBJETIVO:
Evaluar que la gestión de mercado en la
entidad este encaminada a satisfacer necesidades y deseos humanos
con el objetivo de generar ingresos.
MEDIO AMBIENTE. OBJETIVO:
Evaluar la gestión de la administración
enmarcada en la conservación del entorno como objetivo
principal, además verificar que el crecimiento
económico no se vea independiente de los recursos
naturales así como evaluar que se mantenga o se mejore
la base natural sobre la que se asienta la producción
económica.
Se propone entrevista de
Gestión Medio Ambiental, encuestas ,valorar la Gestión
Ambiental de la entidad en cuanto a la relación
Criterio Económico – Criterio ambiental.
Revisión de documentos
relacionados con es temática tales como planes,
divulgación
MANTENIMIENTO. OBJETIVO:
Verificar la gestión encaminada a mantener
el estado
óptimo de las instalaciones y medios existentes,
además de evaluar la existencia, calidad y cumplimiento de
los planes y objetivos de esta área, así como, la
calidad de los servicios que presta dentro y fuera de la
instalación.
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION.
OBJETIVO:
Verificar que se realice una adecuada
distribución en el tiempo y lugar adecuado, con la debida
seguridad, que
exista un buen almacenamiento con la calidad y seguridad
requerida para dicha función, además de comprobar
el sistema de valuación, los niveles de inventario, los
proveedores y
la salida de mercancía. En el caso de los cultivos se
anexa en la sección de producción especificaciones
que tienen que ver con sus almacenamientos.
SERVICIOS. OBJETIVO:
Evaluar los principales indicadores económicos y
de eficiencia específicos de cada entidad a
auditar.
PRODUCCION.
Cultivos permanentes. Cítricos. Se analiza
por actividades culturales y cosecha.
Cultivos estacionarios. Tabaco. A través
demás de 10 páginas se hace una evaluación
de todas las actividades . Preparación,
conservación y mejoramiento del suelo.
Producción de posturas. Plantación. Labores de
cultivos. Control fitosanitario. Recolección.
Curación y fermentación.
Cultivos estacionarios. Papa. Se
evalúa la calidad y cumplimiento de la
producción planificada y la calidad obtenida así
como el desarrollo de las fases de su
ejecución.
Para dar mayor facilidad en el manejo de la guía
se elaboró un sitio web, registrado con el nombre de WEB
GESTIÓN .El sitio elaborado permite organizar un
voluminoso material físico lográndose un
rápido y fácil acceso.
WebGestion es un sitio que resume referente a la
Auditoría de Gestión. Se ha dado la facilidad de
que sea portable en tan solo un disquete una vez compactado, o
acceder al mismo a través de su ubicación en la
red de la
Universidad de
Cienfuegos.
Consta de una barra de menú en la esquina
superior derecha de la misma que brinda las opciones siguientes
:
Portada, Ayuda y Acerca de WebGestión. Esta barra
de menú permanece activa durante todo el tiempo de vida
del sitio permitiéndole acceder a su información en
el momento en que se desee. En la misma ventana de inicio
encontrará una barra de menú que consta del
siguiente grupo de
opciones : Desarrollo, Elementos, Semejanzas y
Diferencias, Ventajas para la dirección,
Etapas de la Metodología,
Metodología, Ejercicios.
El proceso de
perfeccionamiento empresarial que se desarrolla en nuestro
País, logra, sin duda, el despegue que en el campo
económico es imprescindible. En la Resolución
económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, se
expone la decisión de ampliar este perfeccionamiento a
todas las entidades de forma integral, ordenada y programada,
siempre teniendo como punto de partida las características
de cada actividad.
Un elemento esencial en este escenario, lo constituye un
acertado control que tiene su mejor expresión en la
Auditoría de Gestión como asesora de la alta
dirección para asegurar la conducción oportuna
hacia las metas propuestas en un entorno cambiante
Esta guía constituye, un camino, una herramienta
que conduce al auditor por un camino sistemático y
ordenado, sin limitar su creatividad , en la ejecución de
la Auditoría de Gestión en las entidades hoteleras
, de transporte y en el caso de los cultivos de la papa, tabaco y
cítricos, a partir de sus características
estructurales y funcionales.
El vertiginoso desarrollo científico permite el
uso de las computadoras,
que en este caso se emplea para lograr que directivos, auditores
y estudiosos en general de esta temática indaguen y
profundicen en ella . Este trabajo cumple varios
propósitos: Orientar a la alta gerencia en las ventajas y
uso de la Auditoría de Gestión. Mostrar a los
auditores como ejecutarla a través de la metodología y el ejemplo demostrativo.
Entregar a estudiantes de pre y posgrado los conocimientos que le
permitan avanzar en este camino. Extender , con esta guía,
la Auditoría de Gestión a entidades similares a las
aquí estudiadas.
Todo esto permitirá contribuir a impulsar el
desarrollo de la empresa socialista cubana, logrando que la
gestión del sistema empresarial sea productivo, comercial
y con economía, con la agilidad necesaria para adaptarse
rápidamente a las condiciones de mercado. Este trabajo ha
sido aplicado en varias instalaciones, demostrando su
flexibilidad y descubriendo ineficiencias.
1. Administración de Recursos
Humanos.–/s/.:s.n,s.a/.—578 p.
2. Auditoría Operacional.—México:Editorial de la Universidad de
Carabobo, 1990.—490 p.
3. Calero Vinero, Arístides. Estadística I / Arístides Calero
Vinelo.—La Habana: Editorial Pueblo y Educación,
1997.—248 p.
4. Cuba Ministerio de Ciencia
Tecnología
y Medio Ambiente, Ley
81/97:Artículos de la Ley No. 81 del Medio
Ambiente.—La Habana, 197.
5. Cuba, Ministerio de Finanzas y Precios. Guía
metodológica para la realización de
Auditorías de Gestión, 1995.—86 p.
6. Cuba, Ministerio de la Industria Básica.
Gestión Ambiental. 1997.—33 p.
7. Fisher de la Vega, Laura. Mercadotecnia / Laura
Fisher de la Vega.—México: Editorial McGraw Hill.
1995.—458 p.
8. Fleitman, Jack: Evaluación Integral "Manual para el
diagnóstico solución de problemas de
productividad"/ Jack Fleitman.—México: Editorial Mac
Graw Hill, 1994.—211 p.
9. Gómez Cejas, Guillermo. Planeación y
organización de empresas / Guillermo
Gómez Cejas.–La Habana: Facultad de Contaduría y
Administración, 1994.
10. Hevia, Eduardo. Manual de auditoría
interna: enfoque operativo de gestión / Eduardo
Hevia.—ed. Única.—Caracas(s.n.),
1995.—200 p.
11. Mesures per a una Gestión Hotelera respetuosa
amb el Medi Ambient. – – Catalucha: Agencia Catalana de
Tecnología Turística, 1994. – -23p.
12. Metodología para la auditoría de
gestión.—(S.L.:s.n, s.a).– p.1-44.
13. México. Comité Internacional de
Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de
Contadores Públicas A.C, Normas
Internacionales de Auditoría.—2.
Ed.—México: Federación de Colegios de
Profesionistas, 1994.—484 p.
14. México. Instituto Mexicano de Contadores
Públicos. Fundación Fondo. Auditoría
Operacional.—ed. Única.—México:
Editorial Mexicana, 1996.—169 p.
Martha Rosa López Toledo.