- Organización.
- Ejecución.
- Control.-
- Interrelación entre las
funciones - Definición e importancia
de los objetivos - Principales tipos de
planeacion administrativa.
Los partidarios de la escuela del
proceso
administrativo consideran la
administración como una actividad compuesta de ciertas
sub-actividades que constituyen el proceso
administrativo único. Este proceso administrativo formado
por 4 funciones
fundamentales, planeación, organización, ejecución y control.
Constituyen el proceso de la administración. Una expresión
sumaria de estas funciones fundamentales de la admón..
es:
- LA PLANEACION para determinar los
objetivos en
los cursos de
acción que van a seguirse. - LA ORGANIZACIÓN para distribuir
el trabajo
entre los miembros del grupo y para
establecer y reconocer las relaciones necesarias. - LA EJECUCIÓN por los miembros
del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con
voluntad y entusiasmo. - EL CONTROL de las actividades para que
se conformen con los planes.
para un gerente y para
un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado
con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita
hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales
serán los necesarios componentes del trabajo, las
contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un
plan o un
patrón integrando predeterminando de las futuras
actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar,
del propósito de ver hacia delante.
ACTIVIDADES
IMPORTANTES DE PLANEACION
- Aclarar, amplificar y determinar los
objetivos. - Pronosticar.
- Establecer las condiciones y suposiciones bajo las
cuales se hará el trabajo. - Seleccionar y declarar las tareas para lograr los
objetivos. - Establecer un plan general de logros enfatizando la
creatividad
para encontrar medios
nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. - Establecer políticas, procedimientos
y métodos
de desempeño. - Anticipar los posibles problemas
futuros. - Modificar los planes a la luz de los
resultados del control.
Después de que la dirección y formato de las acciones
futuras ya hallan sido determinadas, el paso siguiente para
cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar
las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del
grupo e indicar la participación de cada miembro del
grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la
consideración de cosas tales como la naturaleza de las
actividades componentes, las personas del grupo y las
instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y
asignadas de manera que un mínimo de gastos o un
máximo de satisfacción de los empleados se logre o
que se alcance algún objetivo
similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o
en la calidad de los
miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno
de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta
a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros
grupos de
la
empresa.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE
ORGANIZACIÓN.
- Subdividir el trabajo en unidades operativas
(deptos) - Agrupar las obligaciones
operativas en puestos (puestos reg. X depto.) - Reunir los puestos operativos en unidades manejables
y relacionadas. - Aclarar los requisitos del puesto.
- Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto
adecuado. - Utilizar y acordar la autoridad
adecuada para cada miembro de la admón.. - Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
- Ajustar la
organización a la luz de los resultados del
control.
– Para llevar a cabo físicamente las actividades
que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que los
miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes
utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción
están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir,
ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo
mediante su propia creatividad y la compensación a esto se
le llama ejecución.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA
EJECUCIÓN.
- Poner en practica la filosofía de
participación por todos los afectados por la
decisión. - Conducir y retar a otros para que hagan su mejor
esfuerzo. - Motivar a los miembros.
- Comunicar con efectividad.
- Desarrollar a los miembros para que realicen todo su
potencial. - Recompensar con reconocimiento y buena paga por un
trabajo bien hecho. - Satisfacer las necesidades de los empleados a
través de esfuerzos en el trabajo. - Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz
de los resultados del control.
Los gerentes siempre han encontrado conveniente
comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar
que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria
hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan,
distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y
la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la
empresa
será un éxito.
Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y
obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados
con rapidez al gerente para que se emprenda una acción
correctiva.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE
CONTROL
- Comparar los resultados con los planes
generales. - Evaluar los resultados contra los estándares
de desempeño. - Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
- Comunicar cuales son los medios de medición.
- Transferir datos
detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones. - Sugerir las acciones correctivas cuando sean
necesarias. - Informar a los miembros responsables de las
interpretaciones. - Ajustar el control a la luz de los resultados del
control.
INTERRELACIÓN ENTRE LAS
FUNCIONES
En la practica real, las 4 funciones fundamentales de la
administración están de modo entrelazadas e
interrelacionadas, el desempeño de una función no
cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y
por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino
como parezca exigirlo la situación. Al establecer una
nueva empresa el orden de las funciones será quizás
como se indica en el proceso pero en una empresa en
marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento
dado y a continuación de esto ejecutar y luego
planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo especifico.
Típicamente el gerente se haya involucrado en muchos
objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para
el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o
falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvez esta
actuando con todo propósito y fuerza. A la
larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas
funciones mas que en otras, dependiendo de la situación
individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y
ejecutarse antes que otras puedan ponerse en
acción.
La ejecución efectiva requiere que se hayan
asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas
de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera
el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo
que controlar.
En realidad, la planeación esta involucrad en el
trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los
elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y
controlar con efectividad. Cada función fundamental de la
admón.. afecta a las otras y todas están
relacionadas para formar el proceso admvo.
PLANEACION.- Un común denominador
de todos los individuos y organizaciones de
éxito es que establecen metas identificables, realista
pero retadoras y luego formulan planes para
alcanzarlas.
La esencia de la admón. Es alcanzar una meta
declarada. Si no se busca un propósito o resultado final,
no hay justificación para la planeación
administrativa. Siglos atrás el filosofo romano
Séneca expreso "Si un hombre no sabe
a que puerto se dirige ningún viento le es
favorable".
Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que
esta tratando de alcanzar. Por supuesto, pero desde el punto de
vista practico, los objetivos tienden a perderse en el trafico de
la actividad admva. Sus identidades se obscurecen, la actividad
se confunde con el logro y el énfasis sobre que hacer
obscurece por completo lo que tiene que lograrse. Un buen gerente
siempre debe estar haciendo la pregunta Que estoy tratando de
lograr? Porque?
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LOS
OBJETIVOS
Un objetivo administrativo es la meta que se
persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la
dirección a los esfuerzos de planeación de un
gerente. Esta definición incluye 4 conceptos, desde el
punto de vista del gerente son:
- META es la mira que va a perseguirse y deber ser
identificada en términos claros y precisos. No se
habrá de confundir una meta con el área general
de actividades deseadas, el hacerlo así pone en
énfasis en los medios, no en la mira. - AMBITO de la meta que se persigue esta incluida en la
declaración de los limites o restricciones presitos que
deberán observarse. - Así mismo un objetivo connota un carácter
definitivo. Los propósitos declarados en términos
vagos o de doble significado tienen poco o ningún
valor
administrativo porque están sujetos a varias
interpretaciones y con frecuencia el resultado es
confusión y disturbio. - La dirección esta indicada por el objetivo.
Muestra los
resultados que deben buscarse y aparta esos resultados de los
muchos objetivos posibles que de otra forma podrían
buscarse. Esta dirección proporciona los cimientos para
los planes estratégicos apropiados que deben formularse
para alcanzar los objetivos.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar
el éxito de la administración y sofocar las
operaciones en cualquier organización. Una sugerencia
provechosa para todo gerente es concentrarse
periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego
determinar si la acción que en la actualidad se sigue esta
en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal practica
ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de
la admón.. y sus subordinados para saber cuales son sus
objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos como
para sus asociados, poniéndolos al día y
usándolos con eficiencia en su
trabajo administrativo.
TIPOS Y CLASIFICACION DE
OBJETIVOS
En toda organización hay muchos objetivos pero
algunos objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los
que siguen:
- Proporcionar varios productos y
servicios. - Estar delante de la competencia.
- Crecer.
- Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y
disminuyendo los cotos. - Proporcionar bienestar y desarrollo a
los empleados. - Mantener operaciones y estructura
organizacional satisfactoria. - Ser un ciudadano empresarial socialmente
responsable. - Desarrollar el comercio
internacional.
Estas categorías, a su vez pueden sugerir
áreas claves especificas para las cuales son capaces de
derivarse sub ojetivos, evaluando el grado de su
realización. Por ejemplo los gerentes de la
compañía General Electric identifican 8
áreas, que son vitales en el mantenimiento
y progreso de liderazgo,
fuerza y habilidad competitiva de su compañía.
Estas áreas clave de resultado son:
- Rentabilidad (grado de utilidad)
- Posición en el mercado
- Productividad
- Liderazgo del producto
- Desarrollo del personal
- Actividades de los empleados
- Responsabilidad publica
- Equilibrio entre los planes a corto y largo
plazo
Establecer metas para cada una de estas áreas,
llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados son partes
importantes de los esfuerzos administrativos de la
compañía.
CLASIFICACION DE OBJETIVOS SEGÚN EL
TIEMPO
- Objetivos a corto plazo: por lo general se extienden
a un año o menos. Por ejemplo el objetivo de la
compañía es alcanzar 3 millones de ventas brutas
para el año 2003 y un objetivo personal de
vender 3 nuevos contratos en el
mes de marzo. - Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren
periodos de 1 a 5 años por ejemplo crecer a 8 oficinas
regionales del 2003 al 2008. - Objetivos a largo plazo: se extienden mas allá
de 5 años. Por ejemplo buscar establecerse en 10
países extranjeros para el año 2016.
Esta división de las metas es una de las
más antiguas clasificaciones y la mas ampliamente
aceptada.
CLASIFICACION DE LOS OBJETIVOS
- Objetivos primarios: por lo general
están relacionados con una compañía no con
un individuo. Por ejemplo: proporcionar bienes y
servicios para el mercado
realizando una utilidad al proveer tales bienes y servicios, se
les ofrece a los consumidores lo que desean y se pueden dar
recompensas a los miembros participantes de la
compañía. - Objetivos secundarios: Ayudan a
realizar los objetivos primarios e identifican las miras para
los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economía en el
desempeño del trabajo de los miembros
organizacionales. - Objetivos individuales: Como lo implica
su nombre, son los objetivos personales de los miembros
individuales de una organización sobre una base diaria,
semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de vista que se
tome se alcanzan siendo subordinados a los objetivos primarios
o secundarios de la organización o haciendo que tales
objetivos apoyen en forma realista la realización de los
objetivos individuales. Las necesidades que un individuo
intenta satisfacer trabajando en una organización en las
relaciones entre el incentivo de una organización y las
contribuciones individuales son interdependientes. - Objetivos Sociales: se refieren a las
metas de una organización para la sociedad, se
incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de
requerimientos establecidos por la comunidad y
varias dependencias gubernamentales que se refieren a la
salud, seguridad,
practicas laborales, reglamentación de precios y
contaminación ambiental. Además se
incluyen los objetivos orientados a aplicar el mejoramiento
social, físico y cultural de la comunidad.
OBJETIVOS EFECTIVOS POR
ESCRITO.
La redacción de un objetivo efectivo puede ser
más difícil que el solo escribir unas cuantas
palabras que deban ser entendidas por todos. Considérese
el siguiente objetivo de una universidad.
"El objetivo básico de la universidad es
proporcionar oportunidades en la educación
superior en los campos de las artes liberales y aplicadas,
enseñanza, comercio y
estudio profesional"
y el siguiente para un fabricante:
"El objetivo de esta empresa comercial es producir,
mediante los métodos de la producción en masa, acondicionadores de
aire en unidades
de bajo costo en
áreas selectas a precio de
menudeo en gran manera competitivos con el fin de que la
compañía realice un rendimiento razonable sobre la
inversión"
A primera vista ambos enunciados parecen sé
objetivos razonablemente buenos. Pero un estudio mas de cerca
ofrece algunas dudas respecto a su calidad y conveniencia para
los propósitos administrativos.
- proporcionar oportunidades, estudio
profesional - Producir, métodos de la producción,
áreas selectas, rendimiento razonable.
Todo esto quiere decir que todo objetivo admvo. Esta
sujeto a cierta interpretación la prueba de la claridad y
comprensión es lo que entienda el receptor del enunciado
del objetivo. En consecuencia, los objetivos deben ser redactados
tan cuantitativamente como sea posible sin detallar en exceso de
manera que el receptor sea incapaz de usar su creatividad e
iniciativa personal en la realización del
objetivo.
MEDICION DE OBJETIVOS
Una expresión tal como " haga tanto como pueda" o
" haga lo mejor que pueda" tiene un valor admvo. Mínimo
porque su significado difiere para distintas personas es
preferible usar una expresión que se pueda medir como
"haga 200 unidades para las 5:00 p.m. de hoy". Esto es definitivo
y facilita el entendimiento mutuo de los objetivos en todos los
niveles de la organización. La determinación de lo
que deba medirse y como debe medirse presenta dificultades en
especial en las áreas en donde los objetivos son un tanto
abstractos como la lealtad a los empleados, desarrollo del
empleado o la responsabilidad
social, sin embargo tales áreas pueden hacerse
aproximaciones y obtenerse resultados razonablemente
satisfactorios. Hablando en términos generales los
gerentes comerciales están mejor capacitados para medir
sus metas que los gerentes de organizaciones no comerciales,
tales como hospitales, agencias gubernamentales y universidades.
Por ejemplo los comerciales cuentan con muchas fuentes de
información que miden logros en varios factores en
toda la organización. Típicas son las medidas de
los medios físicos y financieros para adquirir y manejar
recursos suficientes como las razones de tazas de rendimientos,
de rotación o las relaciones pasivo capital.
Las medidas de la producción que incluye la
utilización de maquinas y la productividad
laboral son
comunes lo mismo que las medidas de mercadotecnia
que se refieren a la penetración de las ventas y la
efectividad de la publicidad.
En contraste el administrador de
un hospital tiene dificultad para medir lo que proporciona el
hospital (cuidado satisfactorio para el cliente) sin
embargo los factores que contribuyen a la atención hospitalaria son medibles como el
costo de la habitación por día, numero de visitas
de servicio y
días paciente por tipo de enfermedad, aunque no tan
exactas como es de desear, el enfoque puede utilizarse para dar
medidas útiles para los objetivos de la atención
hospitalaria.
JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Para toda empresa existe una jerarquía de
objetivos. Esta puede abarcar los objetivos que se refieren a las
empresas en
general como las que se relacionan con los deseos de los clientes al igual
que con él publico y la sociedad en general.
Sin embargo la jerarquía contiene mas
comúnmente solo los objetivos dentro de la empresa. En el
nivel superior de la organización y proporcionando el
objetivo para todos los esfuerzos organizacionales se encuentran
el objetivo u objetivos principales – subordinados, pero
definitivamente relacionados con los objetivos principales se
encuentran los objetivos derivados incluyendo los objetivos
departamentales que fijan la recta de segmentos particulares de
las unidades organizacionales de la empresa. Estos objetivos
departamentales a su vez tienen objetivos de grupo subordinados
que en subsecuencia se dividen en objetivos de la unidad y por
ultimo en objetivos individuales. La fig. 63 muestra los
diferentes niveles de los objetivos en forma
diagramatica.
La realización de cada objetivo subsidiario debe
contribuir a la realización de su respectivo objetivo
inmediato superior, proporcionando así un patrón de
objetivos totalmente integrado y armonioso para todos los
miembros de la empresa. Para una máxima efectividad un
objetivo debe ser significativo y oportuno para el
individuo.
GUIAS PARA LOS OBJETIVOS
Los objetivos admvos. Deben instituirse con gran
cuidado, tienen una mejor oportunidad de ser realizados cuando se
toman en cuenta las siguientes orientaciones:
- Los objetivos deben ser el resultado de la
participación de los responsables de su
realización. Los que están cerca de la
situación probablemente conocen mejor lo que puede
realizarse. Las personas que ayudan a formular los objetivos
tienen un fuerte compromiso por alcanzarlos. Además
ganan la sensación de pertenecer y de importancia.
Cuando los objetivos son impuestos por
la alta gerencia
cuando se enfrenta una crisis
seria, habrá de explicarse la razón para esto y
el subordinado debe tener oportunidad de ayudar a determinar el
objetivo expresado. - Todos los objetivos en una empresa deben apoyar los
objetivos generales de la empresa. Dicho de otra manera los
objetivos han de ser mutuamente congruentes en una
organización. Por ejemplo, el departamento de ventas no
habrá de tener una variedad de productos como su
objetivo en tanto que el departamento de producción
posee dos o tres productos como su objetivo. La congruencia de
los objetivos ayuda a lograr la unidad de
esfuerzos. - Los objetivos deben tener cierto alcance. La
mayoría de las personas se sientes mas satisfechas y
trabajan mucho mejor cuando existe un reto razonable. La gente
desea esforzarse y disfrutar de una sensación de logro.
Los objetivos adecuados pueden ayudar en estos
esfuerzos. - Los objetivos deben ser realistas. El objetivo no
solo necesita ser razonable para la persona
responsable de su realización sino también
realista a la vista tanto de las restricciones del entorno
interno como del externo en un caso dado. Conviene tener
cuidado respecto a tratar de lograr demasiado en un tiempo muy
corto. Por lo general un objetivo sencillamente expresado puede
recordarse, mientras que una descripción larga y detallada pronto se
olvida. - Los objetivos deben ser contemporáneos al
igual que innovadores. El gerente de éxito mantiene los
objetivos al día, los revisa periódicamente y
hace revisiones cuando se cree que es ventajoso hacerlo. En
varios casos, la decisión será continuar con el
mismo objetivo, sin embargo en estos tiempos de cambios
rápidos el no ponernos al día o la falta de
innovación al establecer los objetivos
quizás sea una posible señal de peligro par la
admón.. - Él numero de objetivos establecidos para cada
miembro de la admón. debe ser limitada. Muchos causan
confusión y negligencia y muy pocos permiten desperdicio
y deficiencia. Cuatro o cinco objetivos para cada miembro de la
admón.. es el máximo. Si existen mas objetivos,
habrán de consolidarse en alguna forma. Demasiados
objetivos disminuyen la importancia de los que son en realidad
importantes y enfatizan indebidamente los de menos
condición. - Los objetivos deben ser jerarquizados de acuerdo con
su importancia relativa. Esto coloca el énfasis
necesario en los principales objetivos y dando a todo miembro
de la admón.. un valor para cada objetivo que le
interese ayudar a distribuir con efectividad los esfuerzos. En
esta forma se mejora todo el esfuerzo admvo. Esta en la
naturaleza humana mejorar el trabajo sobre los objetivos
más difíciles y de sentir satisfacción
realizando los menores pero fijando prioridades en los
objetivos y revisándolos periódicamente se puede
combatir esta tendencia. - Los objetivos deben estar en equilibrio
con una empresa dada, los varios objetivos no habrán de
apuntar en conjunto al exceso de cualquier
condición.
PRINCIPALES
TIPOS DE PLANEACION ADMINISTRATIVA.
Los gerentes tratan diariamente con muchos diferentes
tipos de planes; algunos se refieren a una sola actividad o
individuo en tanto que otros pertenecen a todo un depto. O a toda
la compañía. Estudiaremos 6 tipos de planes comunes
encontrados por los gerentes con regularidad.
- Política
- Procedimientos
- Método
- Estándar
- Presupuesto
- Programa
Política. Las políticas revelan las
intenciones del gerente para los periodos futuros y se
determinan antes de la necesidad de tales intenciones. Estas
son guías generales en su uso. La política define el
área en los cuales se van a tomar decisiones, pero no
indica la decisión. Las políticas señalan
la dirección general sancionada que se debe seguir y las
áreas. Manteniéndose dentro de esos limites
predeterminados, pero con libertad
para decidir dentro de las áreas estipuladas, el trabajo
del gerente se ejecuta de acuerdo con la planeación
general de la empresa. Y se define de la siguiente manera. "Una
política es una guía general verbal o escrita que
establecen los limites que proporcionan la dirección y
los limites generales dentro de los cuales tendrá lugar
la acción administrativa."
ROSA AGUILAR