Indice
1.
Introducción
2. Fundamentación
Teórica
3. Caracterización del objeto de
estudio
4. Análisis de la situación
actual
5. Análisis de los
resultados
6. Soluciones
7.
Valoración Económica
8.
Conclusiones
9.
Bibliografía
Los cambios en el entorno mundial que se producen a
partir de la década de los 70 configuran un mundo
empresarial necesitado de nuevas formas de funcionamiento. Las
empresas
cambian o deben cambiar sus sistemas
organizativos, adaptándose en las nuevas situaciones que
provoca el entorno actual.
Esta realidad necesita de respuestas empresariales adecuadas que
posibiliten la supervivencia en competencia de
las empresas, y la logística trata de responder a las
necesidades de este nuevo entorno.
Esta realidad llega a la sociedad
empresarial cubana ligada en tiempo a un mundo
globalizado y dominado por potencias económicas las cuales
imponen sus estrategias en
detrimento de los países más pobre.
Es así, en estas circunstancias, donde el empresariado
cubano está obligado a la búsqueda de una eficiencia
superior y un aumento de la productividad del
trabajo que nos permitan avanzar de forma acelerada a la vez que
nos acercamos al desarrollo
económico y social que el pueblo merece y
necesita.
Para estos fines, el
conocimiento, implantación, ejecución y
adecuación de todos los recursos y las
técnicas que ha desarrollado la
logística durante los últimos tiempos pudiera ser,
a priori, una opción "mágica" a la cual recurrir.
Sin embargo, en muchos casos de nuestra realidad resulta poco
práctico debido fundamentalmente a:
- El alto costo
asociado a la implantación de estas
técnicas. - El alto nivel de informatización necesario en
los cuales están basados y desarrollados estas novedosas
técnicas. - El alto grado organizativo que exigen de la
empresa.
Una alternativa eficaz para esta disyuntiva pudiera ser
combinar estas novedosas técnicas con recursos
desarrollados por el estudio del trabajo desde principio del
siglo pasado que nos permiten determinar de forma eficiente y a
un bajo costo las reservas de método y
gasto de tiempo de trabajo con que cuenta la empresa.
El presente trabajo, desarrollado en el Centro de Histoterapia.
Planta que se encuentra ubicado en calle 173 y Autopista y Novia
del Mediodía, en el cual se producen varios medicamentos
tales como Melagenina Plus, Coriodermina, Loción
Piloactiva utilizados para la cura de Vitíligo, Psoriasis
y Alopecia respectivamente pretende, utilizando técnicas
de mediciones del trabajo, analizar la actividad o el puesto de
trabajo de compra en plaza, del cual depende los
aprovisionamiento del centro.
Por tanto, los objetivos del
presente trabajo son:
1.- Determinar las causas que afectan la duración
del tiempo de compra en plaza
2.- Proponer soluciones
encaminas en disminuir el ciclo total de compra.
Para esto ha sido desarrollado en el Capítulo II
las técnicas de mediciones instantáneas o muestreo del
trabajo lo cual nos permitirá determinar el
aprovechamiento de la jornada laboral del
personal que
labora en el puesto de trabajo escogido para tales efectos,
así mismo, mediante el software SIMAN se
podrá simular el sistema de compra
en plaza implantado en el Centro. Con las técnicas
estadísticas de análisis de Regresión Lineal
múltiple se podrá determinar la combinación
de variables que
ofrecen juntas el mayor aporte a la variable respuesta.
El Capítulo I esta destinado a caracterizar, el centro
donde se realiza este estudio y el puesto de trabajo en el
proceso de
compra en plaza.
El Capítulo III esta destinado al análisis de los
resultados obtenidos en el Capitulo II, así como la
determinación de las causas que lo provocaron.
La Jornada Laboral1
Es el tiempo que de
acuerdo con la legislación vigente debe permanecer todo
trabajador en su centro de trabajo; entiéndase por centro
de trabajo a estos efectos, las áreas laborales que
componen la empresa o unidad administrativa a cuya plantilla
pertenece el trabajador; u otras áreas a las cuales sea
remitido en función
del trabajo. 1
Tiempo de trabajo relacionado con la tarea
(TTR)1
Es aquel que en el trabajador emplea en la
preparación, cumpliendo directo y aseguramiento necesario
de la tarea de producción o servicio, que
debe se ejecutada en el puesto de trabajo que el ocupa, de
acuerdo con las Caracteristicas del proceso de trabajo y su
clasificación (tal y como establece el calificador de
cargo).
Tiene tres componentes fundamentales, que son:
- Tiempo preparativo conclusivo (TPC)
- Tiempo Operativo (TO)
- Tiempo de servicio (TS)
Tiempo de Trabajo no relacionado con la tarea
(TTNR)1
Es el tiempo que el trabajador invierte en
tareas no previstas en su contenido de trabajo, ya sea,
provocadas por necesidades fortuitas de la producción,
deficiencias en la
organización del trabajo o violación de la
disciplina
tecnológica.
Este gasto de trabajo para una operación dada solo cuando
las condiciones técnico-organizativas son las
optimas.
Tiempo de interrupciones reglamentarias (TIR)
1
Es el tiempo que el trabajador no labora por
razones previstas o inherentes al propio proceso de trabajo.
Tiene dos componentes fundamentales que son:
- Tiempo de interrupciones reglamentarias debido a la
tecnología y la organización del trabajo establecida
(TIRTO) - Tiempo de descanso y necesidades personales
(TDNP)
Tiempo de interrupciones no reglamentarias (TINR)
1
Es el tiempo que el trabajador no labora por
alteración del proceso normal de trabajo. Tiene cuatro
componentes que son:
- Tiempo de interrupciones por deficiencias
técnico-organizativas del proceso (TITO) - Tiempo de interrupciones por violación de la
disciplina laboral (TIDO) - Tiempo de interrupciones por problemas
casuales (TIC) - Tiempo de interrupciones por otras causas
organizativas (TIOC)
Técnicas de las observaciones instantáneas
o del muestreo del trabajo1
Es conocido que el
análisis y estudio de un determinado conjunto de cosas, es
posible mediante la observación de una parte de sus elementos,
determinando las características que buscamos en nuestro
estudio en todo el conjunto.
Para el análisis del aprovechamiento de la jornada de
trabajo se realiza un muestreo probabilístico, ya que las
características de este método son óptimas
para aplicarlas a dicho objetivo,
lográndose así conocer los resultados con un cierto
grado de confiabilidad y precisión.
En general el método consiste en calcular mediante ciertas
expresiones, la cantidad de observaciones a realizar,
después se toman aleatoriamente ciertas horas para
comenzar unos recorridos de observación en los que se
anotará si los equipos observados o los obreros se hallan
inactivos o activos.
Si el tamaño de muestra es grande
digamos > 100 observaciones y el valor de p es
un valor intermedio que no ocupe los extremos de la distribución 55 < p < 95 % podemos
aproximar la binomial a la distribución normal. Y ambas
condiciones se den en nuestro caso.
La desviación típica y tamaño de la muestra
de dicha distribución vendrá dada por:
El nivel de confianza es la probabilidad que
se tiene de estar registrando elementos que pertenecen a la
distribución que estamos estudiando.
La precisión es el error relativo que debemos
permitirnos en nuestro trabajo, o sea, es la discrepancia
relativa entre la p1
S =
Procedimiento del método de observaciones
instantáneas
- Determinación del objetivo del
estudio. - Ambientación.
- Diseño del muestreo.
- Fijar los valores
del nivel de confianza y precisión. - Cálculo de las cantidad de
observaciones. - Obtención de los instantes
aleatorios. - Realización de las observaciones.
- Recálculo de N.
- Gráfico de control
diario. - Gráfico acumulativo de control.
- Cálculo de precisión final.
- Análisis de resultados.
Definición de servicio
Servicio: es algo que se produce y se consume en forma
simultanea. Un servicio, por tanto, nunca existe, solamente se
puede observar el resultado después del hecho.El servicio
esta formado por actos e interacciones que son contactos
sociales. El servicio es algo más que la producción
de algo intangible, es interacción social entre el
productor y el cliente1
3.
Caracterización del objeto de estudio
Datos Principales sobre el Centro
Nombre del Centro: Centro de Histoterapia Placentaria.
Ubicación del Centro: Calle 173 y Autopista Novia del
Mediodía, Valle Grande La Lisa
Esq. 43 calle 18 Playa
Código
de la División Política-Administrativa: 300.0.7310
Extensión aproximada: 25 000 m
Cantidad de trabajadores: 175
Misión
Social:
El Centro de Histoterapia Placentaria, de Ciudad de la
Habana, Cuba es una
institución dedicada a la búsqueda de nuevos
medicamentos y cosméticos a partir de la placenta humana.
Fue creada el 25 de abril de 1986.
En la actualidad el centro está constituido por dos
áreas que dedican a las siguientes actividades:
Investigación y Servicios
Clínicos:
- Servicios clínicos para pacientes cubanos y
extranjeros afectados por Vitiligo, Psoriasis y
Alopecia. - Búsqueda de nuevos medicamentos y
cosméticos en la placenta humana. - Optimización de los tratamiento actualmente
establecidos para el Vitiligo, Psoriasis y
Alopecia. - Docencia médica Post-grado.
Gestión Empresarial y
Producción:
- Comercialización de los productos
derivados de la placenta humana - Producción de medicamentos, cosméticos,
nutrientes y diagnosticadores extraídos de la placenta
humana, - Escalado tecnológico de los nuevos
productos.
Valores que crea el Centro anualmente:
MN: 1079.84 MMP MLC: 1042.8 MMUSD
Planta Clínica
Producción de medicamentos: Producción de
medicamentos:
MN 940.6 MP MN: 139.24 MP
MLC 414.2 MUSD MLC: 440.6 MUSD
Consultas: 93.2 MUSD
Tratamientos: 94.8 MUSD
Descripción del proceso de compra en plaza del
área de ATM de la Sub-Dirección Comercial
Procedimiento:
- Al recibirse por una solicitud de compra en plaza, se
asigna su correspondiente número de orden de compra en
plaza (OCP).Se Registran los detalles de la solicitud de compra
en el registro COC-02
"Control de solicitud de compra en plaza".
2- El técnico de ATM confecciona el registro
COC-04 "Solicitud de ofertas plaza" original y copia
entregándoselo al técnico de ATM responsable de la
compra para la tramitación de o las ofertas
correspondientes
- se abre el expediente de compra con su
correspondiente registro COC-11 "Hoja de incidencias" y se
recepciona una copia de cada documento según
proceda. - Una vez recibida la o las ofertas, se confecciona y
adjunta el registro COC-07 "EVALUACIÓN TÉCNICA DE OFERTAS",
entréguelos al solicitante para su revisión y
devolución del mismo dentro de 7 días
hábiles, se registra este paso en el registro COC-12
"Control de documentos de
compra". - Si la decisión del solicitante con respecto a
la evaluación de la oferta es
comprar, se procede a confeccionar el registro COC-13 "
Autorizo de compra o Cancelación de compra en plaza"
original y copia. - Se entrega en la Sub-Dirección
económica para su aprobación, el mismo
también será aprobado por la Dirección
para la confección del cheque. - Se procede a realizar la compra.
- Si la decisión con respecto a la
evaluación de la oferta es cancelar, se guarda en el
expediente de compra para cualquier consulta y/o
revisión. - Si la decisión con respecto a la
evaluación de la oferta es modificar o agregar, se
procede a solicitar al proveedor la aclaración
pertinente mediante el registro COC-07 y se repiten los pasos a
partir del punto 6. - Si la decisión después de realizadas
las evaluaciones técnicas es CANCELAR la solicitud de
compra se confecciona el registro COC-13 " Autorizo de compra o
Cancelación de compra en plaza" y guárdelo en el
expediente de compra para cualquier consulta y/o
revisión.
4. Análisis de la
situación actual
Definición del Problema
La situación actual en el área de compra en plaza
del Centro de Histoterapia Placentaria presenta ciclos de compra
extensos.
Demostrándose ello en las quejas que se reciben de otras
áreas de la planta, las cuales se nutren del trabajo del
comprador por cuanto dependen de los aprovisionamientos e
insumos, en general.
Para determinar las causas que influyen en el Tiempo de Compra,
se trabajó fundamentalmente en determinar dónde
están las mayores reservas o qué parte del proceso
es la que más afecta a este tiempo. Para tomar decisiones
para disminuirlo.
Determinación del modelo
matemático
Si estamos hablando del tiempo total de compras es por
que este tiempo es la suma de otros tiempos, así pues se
procuró la determinación de un modelo
matemático por el cual se pueda estimar el tiempo total de
compras. Por tanto si se toma el tiempo de cada parte del proceso
como una variable(independiente) y se toma el tiempo total de
compra como variable dependiente podríamos estimar esta
como una combinación lineal de las otras.
Para ello se utilizo la técnica de regresión lineal
múltiple y dentro de ella el método paso a
paso(stepwise), el cual nos da la posibilidad de ir entrando y
sacando variables al modelo hasta obtener la combinación
de variables que realizan un aporte significativo, una en
presencia de las otras, es decir, este modelo nos dice que partes
del proceso son las determinantes en el ciclo total de compras en
las cuales debemos continuar con el análisis y profundizar
en las causas que provocan estos tiempos y trabajar para
reducirlos.
Para realizar el experimento se definieron 4 variables:
Tt : Tiempo total del ciclo de compras.
Ts : Tiempo de solicitud de cheque, tiempo que media entre que se
recibe una solicitud de compra y se hace la solicitud de cheque
al área económica.
Te: tiempo en el área económica, tiempo entre que
el área económica recibe la solicitud de cheque y
devuelve el cheque al área comercial.
Tc: Tiempo de compra, es el tiempo entre que se recibe el cheque
del área económica y se realiza la compra del
producto.
De estas variables se tomaron 35 juegos de
valores de la
base de datos
con que cuenta el departamento comercial (desarrollada por los
propios especialistas) y se procesaron en el MINITAB (ver anexo
1). La unidad de medición en todas los casos fueron
días.
De procesar los datos por el
MINITAB se obtuvo el siguiente resultado (ver anexo 2)
Tt = 16,92 + 4,71 Ts
Este es el modelo lineal por el cual se estima el tiempo
total de compras, donde se observa que el mismo depende del
tiempo en que solicita el cheque (ts).
Las otras dos variables en presencia del Ts no dan un aporte
significativo al tiempo total de compra.
Determinación del aprovechamiento de la jornada
laboral
Una vez conocida la parte del proceso dónde trabajar, la
primera interrogante ahora es determinar las causas que pudieran
influir negativamente en el tiempo de solicitud de cheque
(ts).
Para ello se decidió determinar el aprovechamiento de la
jornada laboral de los compañeros que laboran en el
área de compras. Para este experimento se utilizó
la técnicas de observaciones instantánea o muestreo
del trabajo, además de determinar el aprovechamiento de la
jornada de trabajo nos dará una idea de que tipo de
tiempos dentro de la jornada laboral se pierde la mayor cantidad
de tiempo (VR).
Primeramente se fijo un NC 95 % y una exactitud del 10 %,
posteriormente se diseño
un modelo(ver anexo 3) que nos permita registrar las
observaciones de una forma eficaz. El modelo cuenta con una
primeramente parte (resumen del modelo) donde aparece el nombre
del trabajador que se muestrea, el número de día a
que pertenece el modelo, la cantidad de observaciones realizadas,
la cantidad de éxitos P y la probabilidad para ese trabajador y ese
día.
La segunda parte del modelo aparece la hora en que se toma la
medición, la actividad que se está realizando en
este momento y se clasifica la actividad en trabaja o no trabaja,
en esta parte se pone la clasificación dada a la actividad
según la nomenclatura
dentro de la jornada laboral, además en el cuadro de
observaciones se puede agregar cualquier anotación
adicional que se requiera.
Para establecer la hora en que se toman las mediciones se
partió de una tabla de números
aleatorios(1) en la cual las dos primeros cifras
representan las horas y las otras dos representan los
minutos.
A partir de aquí se tomo 100 observaciones preliminares el
primer día para determinar el número de muestra
inicial (ver tabla siguiente)
DIAS | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
P | 40 | 28 | 55 | 44 | 35 | 41 | |
Q | 60 | 72 | 45 | 56 | 65 | 59 | |
N | 100 | 100 | 100 | 100 | 100 | 100 | |
p | 0.4 | 0.28 | 0.55 | 0.44 | 0.35 | 0.41 | |
pad | 0.4 | 0.34 | 0.41 | 0.4175 | 0.404 | 0.405 |
Calculo de la Ni
Ni = 400Ni = 600
Para comenzar se necesitan 600 observaciones, por tanto,
se tomaron 100 observaciones por 5 días más y se
recalculo la N necesario.
Nd = 400
Nd = 588
Como la N necesaria es menor que la N, se puede
continuar con el proceso y tomaremos 600
observaciones.
Calculo de los limite de control
LC = Pf 3
0.049
LSC = 0.41+3(0.049) = 0.552
LIC = 0.41 – 3(0.049) = 0.258
Como se muestra en el calculo de los LSC y LIC todos los
datos de los días están dentro de los limites de
control, lo que permite pasar al próximo paso.
Cálculo de la exactitud final
S =
S =
S = 0.098
Como se cumple el requisito de exactitud del intervalo
podemos concluir que el aprovechamiento de la jornada laboral es
de 59% con un nivel de confianza del 95 % y 10% de
exactitud.
Análisis de los resultados
El aprovechamiento de la jornada laboral es de un 59%
Como resultado del muestreo instantáneo realizado, se pudo
apreciar que el mayor porciento de tiempos en que el obrero no
trabaja corresponde a TTNR. Ejemplo de estos tiempos tenemos:
Tramitando cheques por
segunda vez, Conciliando con el área de producción
las cantidades de determinado producto, buscando facturas en el
almacén, etc
Simulación del Proceso
Para conocer como influyen los resultados del Aprovechamiento de
la Jornada laboral se decidió simular el proceso completo
de compras para obtener más información en cuanto a los factores que
determinan el tiempo total de compras. Para esto se
utilizó el software de simulación
SIMAN IV, tomándose de la base de datos los valores igual
que para la regresión lineal además de los tiempos
en que se crean las solicitudes y las cantidad de solicitudes que
se crean en un día, estos datos fueron procesados en el
MINITAB en el cual se determinó si respondían a una
distribución normal, así como calculándose
con un nivel de confianza del 95%, la media y la
desviación típica (ver anexo 4) que son los datos
que exige el SIMAN. Con este se procedió a formular el
programa (ver
anexo 5) y se obtuvieron los siguientes resultados:
- El 20 % de las solicitudes de compras antes de
solicitarse definitivamente el cheque necesitan ser
reprocesadas, es decir, necesitan buscar otra oferta, cambios
de proveedores,
aclaraciones en las presentaciones, en las cantidades, etc.
Esto provoca que a medida que pase el tiempo las solicitudes en
proceso aumenten considerablemente debido a que se suman a las
nuevas solicitudes. Esto corrobora el resultado del
aprovechamiento de la Jornada Laboral donde el mayor tiempo de
las interrupciones son de tiempo de trabajo no relacionado con
la tarea. - El 7 % de las solicitudes que llegan al área
económica regresan al área comercial para ser
reprocesadas, en esto influye principalmente el desacuerdo de
los precios por
el área económica y la no aprobación de la
compra por la dirección del centro, la opinión
sobre la necesidad del producto, etc. Se puede decir que esto
pasa por no contar con un filtro donde se establezcan
prioridades y/o la aprobación de la compra del producto
antes de gestionarlo, es decir que se tramita todo lo que se
pide al área comercial y después es se aprueba o
no perdiéndose gran cantidad de tiempo y recursos en las
que al final no se aprueban tanto por el importe o por el
producto en si mismo. - Cuando el producto va a ser comprado el 6 % de las
solicitudes regresan a economía,
determinados fundamentalmente por cambios en los precios,
errores en la confección de los cheques,
etc. - El 10 % regresan al área comercial para hacer
una nueva solicitud de cheque por otro importe, por cambios en
las cantidades o las presentaciones, o buscar nuevas ofertas
por no ser estas las que cumplen con las especificaciones del
pedido o por falta de existencia del producto, etc. - En el 9 % de las veces hay que ir más de una
vez a buscar las mercancías debido fundamentalmente a
que no se va a buscar el día indicado o no hay
existencia en ese momento, etc. Esto esta determinado
principalmente por no contar, el área de comercial, con
un transporte
del cual pueda disponer según sus necesidades y/o
intereses teniendo que solicitar este, al área de
transporte.
Como hemos visto hasta aquí los reprocesos de las
solicitudes en todas las fases es la causa principal que incide
en el tiempo total de compra. Estos reprocesos provocan una
acumulación que impiden un desempeño eficaz de los especialistas a
cargo del servicio, debido a que en ocasiones la cantidad de
solicitudes que se junta al mismo tiempo es casi imposible
seguirlas a todas , es decir, que algunas no se pueden atender
mientras que se tramitan otras.
Análisis de las causas que provocan reprocesos
- Forma de realizar las solicitudes. En un 99 % se
realizan de forma verbal y sin especificar requisitos de
calidad,
proveedor, cantidades y presentación lo que provoca que
estos datos se tengan que solicitar en el transcurso del
proceso. - No existe un orden de prioridad. Esto permite que se
gasten recursos y tiempo en solicitudes que al final del
proceso son canceladas por economía o por la
dirección o hasta por el mismo solicitante dado que en
muchos casos se piden productos sin un análisis de
alternativas que cuando se encuentran el producto pedido se
hace innecesario. El establecimiento de prioridades
conduciría a utilizar de forma más racional los
recursos, por cuanto se saldría a buscar
específicamente lo que se necesita. - No se puede contar con el transporte en la forma que
se necesita. El transporte esta centralizado para toda la
Planta, se realiza una solicitud del mismo semanalmente lo cual
resulta poco práctico para la actividad de compra,
debido a lo dinámico que resulta esta actividad, es
imposible planificar a principio de semana todo el transporte,
además los responsables de asignar el mismo a veces
están ajeno a las prioridades y/o necesidades de los
productos que se van a comprar o a tramitar y en muchas
ocasiones no se puede contar con el transporte, de forma
general la asignación del transporte se realiza
atendiendo a las disponibilidades de combustible, de pedidos,
etc…
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