- Resumen
- Desarrollo
- Determinación de las necesidades de
documentación - Diagnóstico de la
situación de la documentación en la
organización - Diseño del sistema
documental - Elaboración de los
documentos - Implantación del sistema
documental - Mantenimiento y mejora del
sistema - Conclusiones
- Bibliografia
RESUMEN
El sistema de gestión
de la calidad tiene su
soporte en el sistema documental, por lo que éste tiene
una importancia vital en el logro de la calidad, que no es
más que la satisfacción de las necesidades de los
clientes.
Existen varias metodologías para la
implementación de sistemas de
gestión de la calidad, y todas coinciden en considerar
como una de sus etapas la elaboración de la documentación, pero no se trata con
profundidad el tema de cómo lograr el funcionamiento
eficaz del sistema documental y qué procesos
implica. Es por ello que se realizó este trabajo, con el
objetivo de
elaborar una metodología para implementar un sistema
documental que cumpla con los requerimientos de las normas ISO
9000:2000 y sirva de referencia a cualquier organización que se encuentre enfrascada en
esta compleja tarea.
Aplicando el enfoque de procesos se logró
caracterizar los procesos de la documentación y proponer
los pasos necesarios para implementar el sistema documental que
sirva de base al sistema de gestión de la calidad en
cualquier tipo de organización.
La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de
hoy, en una necesidad insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello
los sistemas de gestión de la calidad basados en las
normas
ISO 9000, que
reflejan el consenso internacional en este tema, han cobrado una
gran popularidad, y muchas organizaciones se
han decidido a tomar el camino de implantarlo.
Cuba no está ajena a este proceso. La
desaparición de los mercados
tradicionales ha forzado al país a tratar de introducir
sus productos y
servicios en
el mercado internacional, lo que ha convertido en un imperativo
para muchas empresas la
implementación de sistemas de gestión de la
calidad. De hecho, en el 2002, 90 empresas cubanas ya cuentan con
sistemas de gestión de la calidad certificados, con una
tendencia a un aumento de la cifra al avanzar el proceso de
Perfeccionamiento Empresarial.
La documentación es el soporte del sistema de
gestión de la calidad, pues en ella se plasman no
sólo las formas de operar de la
organización sino toda la información que permite el desarrollo de
todos los procesos y la toma de
decisiones.
Existen diversos metodologías para la
implementación de sistemas de gestión de la
calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la
elaboración de la documentación como una etapa
importante, pero existe una tendencia a reducir el enfoque de
esta cuestión a ofrecer algunos consejos para la
elaboración de documentos (
fundamentalmente del Manual de Calidad
y los procedimientos),
cuando no se trata sólo de confeccionarlos sino de
garantizar que el sistema documental funcione como tal y pase a
ser una herramienta eficaz para la
administración de los procesos.
Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer una
metodología para implementar un sistema documental que
cumpla con los requisitos de las normas ISO 9000:2000, y pueda
ser aplicada por los especialistas de calidad de cualquier
organización que se enfrente a la compleja tarea de
establecer un sistema de gestión de la calidad.
La metodología que se propone cuenta con seis
etapas y se describe de manera general en el siguiente
esquema:
Para ver el gráfico seleccione la opción
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ETAPA 1.
Determinación de las necesidades de
documentación.
Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben
existir en la organización para garantizar que los
procesos se lleven a cabo bajo condiciones
controladas.
Tareas:
- Estudiar en las normas ISO 9000 los elementos de la
documentación aplicables a la
organización.
La versión del año 2000 de las normas ISO
9000 dan la posibilidad de aplicar el sentido común y
decidir de acuerdo con las características de la organización
en cuanto a tamaño, tipo de actividad que realiza,
complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del
personal, la
extensión de la documentación del sistema de
gestión de la calidad. No obstante exigen la existencia de
los siguientes documentos:
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