Cuando se desee tener una reunión, lo correcto
será que el que tenga la iniciativa vaya, o llame, al
escritorio de su igual. No deberemos llamarlo a nuestra oficina a no ser
que nos esté visitando alguien cuyo aporte sea de interés
para el tema común. Si esta reunión fuera formal,
un hombre
deberá ponerse de pie cuando entre su colega, lo
saludará y presentará a los visitantes,
indicándole un asiento antes de sentarse nuevamente. Una
mujer
actuará de la misma manera, pero permanecerá
sentada. De esta manera el visitante notará que quien
acaba de ingresar tiene, por lo menos, la misma jerarquía
de quién preside la reunión.
Al llegarnos al escritorio de una persona, sin haber
solicitado previamente una audiencia, si la encontramos ocupada
en el teléfono o con algún tipo de
documentación, deberemos esperar a que
termine lo que está haciendo antes de comenzar con el tema
que nos llevó a visitarla. Como contrapartida no es
correcto recibir a una persona y hacerla esperar frente a
nosotros mientras hablamos por teléfono, acortaremos la
conversación y pediremos que no nos pasen llamadas a fin
de concentrarnos en nuestro visitante.
En general los subordinados deben aceptar y seguir lo
que indiquen y decidan los superiores. Si hay alguna discrepancia
o bien alguna idea que pueda mejorar la ejecución de la
tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en
privado. Igual tratamiento se dará para el caso de que se
sobrecargue de tareas a un dependiente.
Ante la existencia de subordinados, siempre
deberán ser tratados con
corrección, amabilidad y respeto, siendo conscientes de
sus horarios de salida, evitando organizar reuniones o juntas
sobre esas horas.
La decisión de pasar del tratamiento de utilizar
el apellido de una persona a usar su nombre de pila
dependerá de quién tenga mayor jerarquía. En
el primer contacto comercial con otra persona será
incorrecto usar el nombre de pila. Lo correcto es dar el mismo
tratamiento recíprocamente, las excepciones están
dadas por : a) cuando exista gran diferencia de edad; b) cuando
el dependiente pida que lo llamen por su nombre de pila y c)
cuando la relación entre jefe y subordinado sea informal;
sin embargo delante de terceros se volverá al tratamiento
formal clásico, que hace a la imagen
corporativa.
Institucionalmente la telefonista siempre al atender un
llamado deberá presenta a la empresa que representa y
seguidamente deberá presentarse asimisma.
Un error muy común en las secretarias es, al
explicar que su jefe no puede no puede atender a quien le llama
por teléfono porque el mismo se encuentra en una
reunión, solicitar que reiteren el llamado.
Lo correcto es tomar el número telefónico
de quién llama, nombre y eventual mensaje, respondiendo
que en cuando se termine la reunión se devolverá el
llamado; a fin de no incomodar a la persona que desea obtener
la
comunicación.
Los ejecutivos acostumbran comenzar muchas reuniones de
trabajo con un desayuno. De esta manera se logra un mejor
clima entre
los asistentes, ya sean representantes de distintas areas,
sucursales y/o invitados.
Es fundamental que los alimentos a
servir no sean ni muy elaborados ni tenga que prepararse en la
mesa, dado que de lo contrario se creará un clima adverso
al deseado. Los alimentos con los que contaremos serán un
panecillos y/o budines, croissants, medias lunas y para beber
café,
leche y
agua
mineral.
En el sitio se dispondrá en el ángulo
superior derecho la taza con su plato y cuchara seguida de la
copa de agua; a la izquierda del mismo se dispondrá la
servilleta. Los panecillos se distribuirán a lo largo del
centro de la mesa, lo cual permitirá que cada persona se
sirva y mantener el ritmo de la reunión.
A continuación veremos un diagrama de
sitio de desayuno:
8. Departamento de
Relaciones Públicas
Importantísima función
dentro de la empresa le cabe al departamento de relaciones
públicas, éste es el que prepara al
público para que absorva lo que la empresa
produce.
Dicho departamento es el que maneja las relaciones
humanas dentro de la empresa y las públicas fuera de
la misma; en el primer aspecto capacita al personal, asiste
a reuniones de directorio y demás reuniones ejecutivas. En
el ámbito público organiza, diagrama y supervisa la
imagen
corporativa de la institución a través de la
publicidad y
marketing,
organizando eventos,
investiga el mercado y la
opinión
pública; diagrama y produce la papelería de la
empresa, tanto de las distintas áreas como la especial
para presidencia.
Para poder
desarrollar semejante actividad con un espectro tan amplio, lo
más importante es una gran organización, para tener todo bajo control y cumplir
así los objetivos
fijados en el plan
propuesto.
Considero que la observación por parte de una empresa del
ceremonial empresarial contribuye a desarrollar una imagen
corporativa seria y a su vez dinámica.
Cumplir las normas del
ceremonial implica cuidar el detalle en las relaciones humanas,
este cuidado minucioso se irradia hacia todos los ámbitos
de la empresa jerarquizando la tarea, así como los
productos o
servicios que
la empresa comercializa.
Es importante destacar que es fácil visualizar el
cumplimiento de estas normas protocolares en instituciones de
primera línea, sobre todo en aquellas donde se hace
hincapié en la excelencia de sus productos.
También es importante focalizar que la
observación de estas normas otorga seguridad en el
fluido de la comunicación interpersonal de la empresa,
ya que propone un camino fácil de seguir para quienes las
observan garantizando a los empleados el correcto planteo de sus
inquietudes, lo cual nos dice que aunque esencialmente la
inquietud sea incorrecta, estará bien
planteada.
En el plano individual considero que la
observación de las normas protocolares nos permite
dirigirnos hacia el resto de la empresa con respeto y
corrección, generando una corriente de reciprocidad hacia
nuestra persona que indudablemente nos ayuda a conseguir los
objetivos que nos planteamos.
- "Formación Ética y
Ciudadana". Alicia B. Casullo, Lucas Rubunich y Otros.
Editorial Santillana S.A. 1ra edición 1997 Bs. As.
Imprenta Sub América Bs. As.- - "Ciencias
Sociales". Rodolfo Bartocello y Marcela Musa. Editorial
Santillana S.A. 1ra edición 1997 Bs. As. Impreso en
Kalifon Impresiones S.A. Bs. As. - "Enciclopedia BARSA"
- "Ceremonial". Blanco Villalta J.G. Ediciones
Argentinas, 1985. - "Protocolo y Ceremonial". María Berisso.
Editorial Espasa. 1999.
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