El enfoque antiguo fue débil, ya que 1)
trató con pocas de las variables
significantes de la situación total y 2) muchas veces se
ha sustentado con variables impropias.
El concepto de
sistemas no es una tecnología en
sí, pero es la resultante de ella. El análisis de las organizaciones
vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las
propiedades generales de las especies que son capaces de
adaptarse y sobrevivir en un ambiente
típico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones,
son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un
continuo intercambio de materia/energía/información con el ambiente. La TS permite
reconceptuar los fenómenos dentro de un enfoque global,
para integrar asuntos que son, en la mayoría de las veces
de naturaleza
completamente diferente.
- Un conjunto de elementos
- Dinámicamente relacionados
- Formando una actividad
- Para alcanzar un objetivo
- Operando sobre datos/energía/materia
- Para proveer información/energía/materia
Características
de los sistemas
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o
combinación de cosas o partes que forman un todo complejo
o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de
interacción o interdependencia. Los límites o
fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta
arbitrariedad.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de
unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se
deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo
(o totalidad).
- Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o
algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como
también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de
alcanzar un objetivo. - Globalismo o totalidad: un cambio en
una de las unidades del sistema, con probabilidad
producirá cambios en las otras. El efecto total se
presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una
relación de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se
derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia. - Entropía: es la tendencia de los sistemas a
desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los
estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del
tiempo. Si
aumenta la información, disminuye la entropía,
pues la información es la base de la
configuración y del orden. De aquí nace la
negentropía, o sea, la información como medio o
instrumento de ordenación del sistema. - Homeostasia: es el equilibrio
dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas
tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un
equilibrio
interno frente a los cambios externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida
como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del
enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los
componentes y relaciones necesarios para la realización de
un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los
sistemas pueden operar, tanto en serio como en
paralelo.
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o
abstractos:
- Sistemas físicos o concretos: compuestos por
equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. - Sistemas abstractos: compuestos por conceptos,
planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo
existen en el pensamiento
de las personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza,
pueden cerrados o abiertos:
- Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el
medio
ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier
influencia ambiental. No reciben ningún recursos
externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor,
no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema
cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y
programado y que opera con muy pequeño intercambio de
energía y materia con el ambiente. Se aplica el
término a los sistemas completamente estructurados,
donde los elementos y relaciones se combinan de una manera
peculiar y rígida produciendo una salida invariable,
como las máquinas. - Sistemas abiertos: presentan intercambio con el
ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian
energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para
sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto
de elementos del sistema se organiza, aproximándose a
una operación adaptativa. La adaptabilidad es un
continuo proceso de
aprendizaje
y de auto-organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los
sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la
termodinámica que dice que "una cierta
cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al
máximo".
Existe una tendencia general de los eventos en la
naturaleza física en dirección a un estado de
máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento
de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de
creciente orden y organización (entropía negativa).
Los sistemas abiertos restauran sus propia energía y
reparan pérdidas en su propia organización. El
concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles
de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de
la
organización y de la sociedad.
Entradas | Salidas | |||||||
Ambiente | à | Información Energía Recursos Materiales | à | Transformación o procesamiento | à | Información Energía Recursos Materiales | à | Ambiente |
Modelo genérico de sistema
abierto
El sistema se caracteriza por ciertos parámetros.
Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan,
por sus propiedades, el valor y la
descripción dimensional de un sistema
específico o de un componente del sistema.
Los parámetros de los sistemas son:
- Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de
arranque del sistema, que provee el material o la
energía para la operación del
sistema. - Salida o producto o
resultado (output): es la finalidad para la cual se reunieron
elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un
proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el
objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son
finales, mientras que los resultados de los subsistemas con
intermedios. - Procesamiento o procesador o
transformador (throughput): es el fenómeno que produce
cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas
en salidas o resultados. Generalmente es representado como la
caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas
diferentes, que son los productos. - Retroacción o retroalimentación o
retroinformación (feedback): es la función
de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un
criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro
de aquel estándar o criterio. - Ambiente: es el medio que envuelve externamente el
sistema. Está en constante interacción con el
sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y
efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende
de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las
exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente
puede ser un recurso para el sistema, también puede ser
una amenaza.
El sistema abierto como organismo, es influenciado por
el medio ambiente
e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinámico en
ese sentido.
La categoría más importante de los
sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias
entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos
y sociales, a saber, células,
plantas, el hombre, la
organización, la sociedad) y los
sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas,
el reloj, el termóstato):
- El sistema abierto interactúa constantemente
con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es
influenciado. El sistema cerrado no
interactúa. - El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse
al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones
ambientes. El sistema cerrado no. - Es propio del sistema abierto competir con otros
sistemas, no así el sistema cerrado.
Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen
seis funciones
primarias, estrechamente relacionadas entre sí:
- Ingestión: las empresas hacen
o compras
materiales
para ser procesados. Adquieren dinero,
máquinas y personas del ambiente para asistir otras
funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos,
agua y
aire para
suplir sus necesidades. - Procesamiento: los animales
ingieren y procesan alimentos para
ser transformados en energía y en células
orgánicas. En la empresa, la producción es equivalente a este ciclo.
Se procesan materiales y
se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre
las entradas y salidas. - Reacción al ambiente: el animal reacciona a su
entorno, adaptándose para sobrevivir, debe huir o si no
atacar. La empresa reacciona también, cambiando sus
materiales, consumidores, empleados y recursos
financieros. Se puede alterar el producto, el
proceso o la estructura. - Provisión de las partes: partes de un
organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la
sangre abastece
al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser
reemplazados, no son de sus funciones sino también por
datos de
compras,
producción, ventas o
contabilidad
y se les recompensa bajo la forma de salarios y
beneficios. El dinero es
muchas veces considerado la sangre de la
empresa. - Regeneración de partes: las partes de un
organismo pierden eficiencia, se
enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para
sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa
envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las
máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como
máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de
ahí la función
de personal y de
mantenimiento. - Organización: de las funciones, es la requiere
un sistema de comunicaciones para el control y
toma de
decisiones. En el caso de los animales, que
exigen cuidados en la adaptación. En la empresa, se
necesita un sistema nervioso
central, donde las funciones de producción, compras,
comercialización, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un
ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento,
la investigación y el desarrollo
son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer
ajustes.
El sistema abierto es un conjunto de partes en
interacción constituyendo un todo sinérgico,
orientado hacia determinados propósitos y en permanente
relación de interdependencia con el ambiente
externo.
LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA
ABIERTO
Herbert Spencer afirmaba a principios del
siglo XX:
"Un organismo social se asemeja a un organismo
individual en los siguientes rasgos esenciales:
- En el crecimiento.
- En el hecho de volverse más complejo a medida
que crece. - En el hecho de que haciéndose más
complejo, sus partes exigen una creciente
interdependencia. - Porque su vida tiene inmensa extensión
comparada con la vida de sus unidades componentes. - Porque en ambos casos existe creciente
integración acompañada por creciente
heterogeneidad".
Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y
Weber usaron
el modelo
racional, enfocando las organanizaciones como un sistema cerrado.
Los sistemas son cerrados cuando están aislados de
variables externas y cuando son determinísticos en lugar
de probabilísticos. Un sistemas determinístico es
aquel en que un cambio específico en una de sus variables
producirá un resultado particular con certeza. Así,
el sistema require que todas sus variables sean conocidas y
controlables o previsibles. Según Fayol la
eficiencia
organizacional siempre prevalecerá si las variables
organizacionales son controladas dentro de ciertos límites
conocidos.
Características de las organizaciones como
sistemas abiertos
Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos.
Algunas características básicas de las
organizaciones son:
- Comportamiento probabilístico y
no-determinístico de las organizaciones: la
organización se afectada por el ambiente y dicho
ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables
desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas
sociales son probabilísticas y
no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es
totalmente previsible, ya que las personas son complejas,
respondiendo a diferentes variables. Por esto, la
administración no puede esperar que consumidores,
proveedores,
agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento
previsible. - Las organizaciones como partes de una sociedad mayor
y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas
como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos
de elementos colocados en interacción, produciendo un
todo que no puede ser comprendido tomando las partes
independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la
visión global, la integración, destacando que
desde el punto de vista de organización, esta era un
parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el
tratamiento de la organización como un sistema social,
siguiente el siguiente enfoque:
- La organización se debe enfocar como un
sistema que se caracteriza por todas las propiedades
esenciales a cualquier sistema social. - La organización debe ser abordada como un
sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social
mayor. - La organización debe ser analizada como un
tipo especial de sistema social, organizada en torno de
la primacía de interes por la consecución de
determinado tipo de meta sistemática. - Las características de la
organización deben ser definidas por la especie de
situación en que necesita operar, consistente en la
relación entre ella y los otros subsistemas,
componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si
fuera un sociedad.
- Interdependencia de las partes: un cambio en una de
las partes del sistema, afectará a las demás. Las
interacciones internas y externas del sistema reflejan
diferentes escalones de control y de
autonomía. - Homeostasis o estado firme: la organización
puede alcanzar el estado
firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la
unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad
significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los
mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El
progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que
está dentro de los límites definidos como
tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la
condición propuesta con menor esfuerzo, mayor
precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo
condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el
progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y
compromiso. - Fronteras o límites: es la línea que
demarca lo que está dentro y fuera del sistema.
Podría no ser física. Una
frontera consiste en una línea cerrada alrededor de
variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor
intercambio (de energía, información) con el
sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de
permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de
apertura del sistema en relación al
ambiente. - Morfogénesis: el sistema organizacional,
diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los
sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus
maneras estructurales básicas, es identificada por
Buckley como su principal característica
identificadora.
Schein propone una relación de aspectos que una
teoría de sistemas debería considerar en la
definición de organización:
- La organización debe ser considerada como un
sistema abierto. - La organización debe ser concebida como un
sistema con objetivos o
funciones múltiples. - La organización debe ser visualizada como
constituida de muchos subsistemas que están en
interacción dinámica unos con otros. - Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un
cambio en uno de ellos, afectará a los
demás. - La organización existe en un ambiente
dinámico que comprende otros sistemas. - Los múltiples eslabones entre la
organización y su medio ambiente hacen difícil
definir las fronteras de cualquier
organización.
Desarrollaron un modelo de
organización más amplio y complejo a través
de la aplicación de la TS y la teoría de las
organizaciones. Según su modelo, la organización
presenta las siguientes características:
La organización
como un sistema abierto
Para Katz y Kahn, la organización como sistema
abierto presenta las siguientes
características:
- Importación (entrada): la organización
recibe insumos del ambiente y necesita provisiones
energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna
estructura social es autosuficiente. - Transformación (procesamiento): los sistemas
abiertos transforman la energía disponible. La
organización procesa y transforma insumos en productos
acabados, mano de obra, servicios,
etc. - Exportación (salidas): los sistemas abiertos
exportan ciertos productos hacia el medio ambiente. - Los sistemas como ciclos que se repiten: el
funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos
repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación son transacciones que
envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente
inmediato, la transformación o procesamiento es un
proceso contenido dentro del propio sistema. - Entropía negativa: los sistemas abiertos
necesitan moverse para detener el proceso entrópico y
reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su
estructura
organizacional. A dicho proceso se le llama entropía
negativa o negentropía. - Información como insumo,
retroalimentación negativa y proceso de
codificación: los sistemas vivos reciben como insumos,
materiales conteniendo energía que se transforman por
el trabajo
hecho. También reciben información,
proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de
información más simple es la
retroalimentación negativa (negative feedback), que
permite al sistema corregir sus desvíos de la
línea correcta. Las partes del sistema envían
información de cómo operan a un mecanismo central
y mantiene así la dirección correcta. Si dicha
retroalimentación negativa es interrumpida, el estado
firme del sistema desaparece. El proceso de codificación
permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las
señales de información para las cuales
esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del
cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos
a su estructura. - Estado firme y homeostasis
dinámica: los sistemas abiertos se
caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo
continuo de energía del exterior y una
exportación continua de los productos del sistema. La
tendencia más simple del estado firme es la homeostasis,
pero su principio básico es la preservación del
carácter
del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los
sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del
crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía
en la naturaleza de sus estructuras.
La homeostasis es un mecanismo regulador. - Diferenciación: la organización, como
todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea,
a la multiplicación y elaboración de funciones,
lo que le trae también multiplicación de papeles
y diferenciación interna. - Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan
por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede
alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final,
partiendo de diferentes condiciones iniciales. - Límites o fronteras: como sistema abierto, la
organización presenta límites o fronteras, esto
es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo
de acción del sistema, así como su grado de
apertura.
Las organizaciones como
clase de sistemas sociales
Las organizaciones son una clase de sistemas sociales,
los cuales a sus vez son sistemas abiertos. Las organizaciones
comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la
entropía negativa, retroinformación, homeostasis,
diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos
tienden a la elaboración y a la diferenciación,
debido a su propia dinámica.
Los sistemas sociales, consisten en actividades
estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son
repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y
tiempo. La
estabilidad o recurrencia de actividades existe en
relación con la entrada de energía en el sistema,
en relación con la transformación de
energías dentro del sistema y en relación con el
producto resultante o salida de energía. Mantener dicha
actividad, requiere renovación constante de
energía. Es lo conocido como
negentropía.
Características
de primer orden
Para Katz y Kahn, las características de las
organizaciones como sistemas sociales son las
siguientes:
- Los sistemas sociales, al contrario de las
demás estructuras
básicas, no tienen limitación de amplitud. Las
organizaciones sociales están vinculadas a un mundo
concreto de
seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros
artefactos, aunque estos no estén interactuando. El
sistema social, es independiente de cualquier parte
física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla.
El sistema social es la estructuración de eventos o
acontecimientos y no la estructuración de partes
físicas. - Los sistemas sociales necesitan entradas de
producción y de mantenimiento. Las entradas de
mantenimiento son las importaciones
de energía que sustentan al sistema; las entradas de
producción son las importaciones
de energía, procesadas para proporcionar un resultado
productivo. - Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada,
esto es, son sistemas esencialmente inventados, creados por
el hombre e
imperfectos. - Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad
que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales
necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e
inestabilidad de las acciones
humanas. - Las funciones, normas y
valores como
los principales componentes del sistema social: las funciones
describen formas específicas de comportamiento asociado
a determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de
los requisitos de la tarea. Las normas son
expectativas con carácter
de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne el
desempeño de una función, en un
sistema o subsistema. Los valores
son las justificaciones y aspiraciones ideológicas
más generalizadas. - Las organizaciones sociales constituyen un sistema
formalizado de funciones. - El concepto de inclusión parcial: la
organización usa sólo los conocimientos y
habilidades de las personas que le son importantes. - La organización en relación con su
medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser
estudiado en relación con las transacciones continuas
con el medio ambiente que lo envuelve.
Cultura y clima
organizacional
Toda organización crea su propia cultura o
clima, con sus
propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del
sistema refleja tanto las normas y valores del
sistema formal como su reinterpretación en el sistema
informal, así como las disputas internas y externas de los
tipos de personas que la organización atrae, de sus
procesos de
trabajo y distribución física, de las
modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad
dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos,
se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
Para mantenerse, las organizaciones recurren a la
multiplicación de mecanismos, ya que les falta la
estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean
estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al
sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control.
Mientras que en la TS se habla de homeostasia dinámica (o
mantenimiento del equilibrio por ajuste constante y
anticipación), se usa el término dinámica de
sistema en las organizaciones sociales: el sistema principal y
los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada vez
más aquello que básicamente es. Para sobrevivir (y
evitar la entropía), la organización social debe
asegurarse de una provisión continua de materiales y
hombres (entropía negativa).
Concepto de
eficacia
organizacional
La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una
organización surge como producto y cuanto es absorbido por
el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de
supervivencia de la organización. La eficacia
organizacional se relaciona con la extensión en que todas
las formas de rendimiento para la organización se hacen
máximas. La eficiencia busca incrementos a través
de soluciones
técnicas y económicas, mientras que
la eficacia busca la maximización del rendimiento para la
organización, por medios
técnicos y económicos (eficiencia) y por medios
políticos (no económicos).
Organización
como un sistema de papeles
Papel es el
conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una
determinada posición en una organización. La
organización se constituye por papeles o conjunto de
actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de
papeles o de grupos que se
superponen. La organización es una estructura de
papeles.
Modelo
sociotécnico de Tavistock
Fue propuesto por sociólogos y sicólogos
del Instituto de Relaciones
Humanas de Tavistock, con base en investigaciones
realizadas en minas de carbón inglesas y empresas textiles
hindúes.
Concibe la organización como un sistema
sociotécnico estructurado sobre dos
subsistemas:
- El subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es
el responsable de la eficiencia potencial de la
organización. - El subsistema social: comprende los individuos, las
relaciones sociales y las exigencias de la organización
tanto formal como informal. Transforma la eficiencia potencial
en eficiencia real.
Estos dos subsistemas presentan una íntima
interrelación, son interdependientes y se influyen
mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a la
organización como una combinación de
tecnología y a la vez un subsistema social. El modelo de
sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico,
importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a ciertos
procesos de
conversión, convierte en productos, servicios, etc., para
exportar. La tarea primaria de la organización es algo que
le permita sobrevivir dentro de ese proceso de:
- Importación: adquisición de materias
primas. - Conversión: transformación de las
importaciones en exportaciones. - Exportación: colocación de los
resultados de la importación y de la
conversión.
El fundamento de este enfoque es que cualquier sistema
de producción requiere tanto una organización
tecnológica como una organización de trabajo. La
tecnología limita la especie de organización de
trabajo posible, aunque la organización presenta
propiedades sociales y sicológicas propias pero
independientes de la tecnología.
Las organizaciones tienen una doble función:
técnica (relacionada con la coordinación del trabajo e
identificación de la autoridad) y
social (referente a los medios de relacionar las personas, para
lograr que ellas trabajen juntas).
El subsistema técnico es determinado por los
requisitos típicos de las tareas que son ejecutadas por la
organización. La tecnología determina el tipo de
entrada humana necesaria a la organización. También
es el factor determinante de la estructura
organizacional y de las relaciones entre los servicios. Pero
este subsistema no puede ser visualizarse aisladamente, ya que es
el responsable por la eficiencia potencial de la
organización. Los subsistemas técnico y social
coexisten, si uno se altera, el otro tendrá
repercusiones.
APRECIACIÓN CRÍTICA DE LA
TEORÍA DE SISTEMAS
De todas las teorías, la TS es la menos
criticada, ya que aún no ha transcurrido suficiente tiempo
para su análisis más profundo. Sin embargo,
una apreciación crítica de la TS, lleva a los
siguientes aspectos:
Confrontación
entre teorías de sistema abierto y de sistema
cerrado
Hay varias implicaciones críticas entre
distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el punto de
vista administrativo, están las siguientes del sistema
abierto:
- La naturaleza dinámica del ambiente
está en conflicto
con la tendencia estática
de la organización. Está constituida para
autoperpetuarse en lugar de cambiar de acuerdo a las
transformaciones del ambiente. - Un sistema organizacional rígido no
podrá sobrevivir si no responde adaptándose al
entorno. - Un sistema abierto necesita garantizar la
absorción de sus productos por el ambiente. Para
garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos
por el necesitados o crearle necesidad de tales
productos. - El sistema necesita, de constante y depurada
información del ambiente. Para el sistema es
indispensable una retroalimentación constante, depurada
y rápida.
Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de
sistema cerrado indica las siguientes distorsiones:
- Conduce el estudio y la práctica
administrativa a una concentración en reglas de
funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de
la viabilidad organizacional y por ende, énfasis en
procedimientos
y no en programas. - La perspectiva de organización como sistema
cerrado, se da por insensibilidad de la administración tradicional a las
diferencias entre ambientes organizacionales y por la
desatención a la dependencia entre la
organización y su ambiente. Soluciones, instrumentos y
técnicas son intertransferibles, ya que el ambiente no
hace la diferencia. - La perspectiva de la organización como sistema
cerrado, lleva a la insensibilidad hacia la necesidad de
cambios y adaptación continua y urgente de las
respuestas de la organización al ambiente. En un
ambiente de rápido cambio, las organizaciones
desaparecerán si no se adaptan al cambio.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL
ANÁLISIS SISTEMÁTICO
Las principales características de la moderna
teoría de la administración basada en el
análisis sistemático son las siguientes:
- Punto de vista sistemático: la moderna
teoría visualiza a la organización como un
sistema constituido por cinco partes básicas: entrada,
salida, proceso, retroalimentación y
ambiente. - Enfoque dinámico: el énfasis de la
teoría moderna es sobre el proceso dinámico de
interacción que ocurre dentro de la estructura de una
organización. - Multidimensional y multinivelado: se considera a la
organización desde un punto de vista micro y
macroscópico. Es micro cuando es considerada dentro de
su ambiente (sociedad, comunidad,
país); es macro cuando se analizan sus unidades
internas. - Multimotivacional: un acto puede ser motivado por
muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus
participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a
través de ellas. - Probabilístico: la teoría moderna
tiende a ser probabilística. Con expresiones como "en
general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en
términos predictivos y no con certeza. - Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas
de muchos campos de estudio. La teoría moderna presenta
una síntesis
integradora de partes relevantes de todos los
campos. - Descriptivo: buscar describir las
características de las organizaciones y de la
administración. Se conforma con buscar y comprender los
fenómenos organizacionales y dejar la escogencia de
objetivos y métodos
al individuo. - Multivariable: tiende a asumir que un evento puede
ser causado por numerosos factores interrelacionados e
interdependientes. Los factores causales podrían ser
generados por la retroalimentación. - Adaptativa: un sistema es adaptativo. La
organización debe adaptarse a los cambios del ambiente
para sobrevivir. Se genera como consecuencia una
focalización en los resultados en lugar del
énfasis sobre el proceso o las actividades de la
organización.
Carácter
integrativo y abstracto de la teoría de
sistemas
La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por
lo tanto, de difícil aplicación a situaciones
gerenciales prácticas. Auque tiene gran aplicabilidad, su
enfoque sistemático es básicamente una
teoría general comprensible, que cubre todos los
fenómenos organizacionales. Es una teoría general
de las organizaciones y de la administración, una síntesis
integradora.
El efecto
sinérgico de las organizaciones como sistemas
abiertos
Una fuerte causa para la existencia de organizaciones,
es su efecto sinérgico, es decir, en el resultado de una
organización pueden diferir en cantidad o en calidad la suma
de los insumos. La palabra sinergia viene
del griego (syn = con y ergos = trabajo) y significa trabajo en
conjunto. Cada participante de la organización espera que
los beneficios personales de su participación, sean
mayores que sus costos personales
de participación. Existe sinergia
cuando dos o más causas producen, actuando conjuntamente,
un efecto mayor que la suma de efectos que producirían
actuando individualmente.
La TS se basa en la teoría del hombre funcional.
El individuo desempeña un papel dentro
de la organización, interrelacionándose con los
demás individuos, como un sistema abierto. En sus acciones
basadas en roles, mantiene expectativas respecto al rol de los
demás y envía a los demás sus expectativas.
Esa interacción altera o refuerza el papel. Las
organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los
individuos actúan como transmisores de roles y
organizadores.
Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de
la Administración. 3ra. Edición. Edit. McGraw-Hill.
1992.
von Bertalanffy, Ludwig. Teoría General
de Sistemas. Petrópolis, Vozes. 1976.
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