Indice
1.
Introducción
2. La
Organización
3. Desarrollo del
tema
4. U.E.P.S
Monetario
5. Control Interno Sobre
Inventarios
6.
Conclusión
7.
Bibliografía
1. Introducción
Inventarios son bienes
tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para
su posterior comercialización. Los inventarios
comprenden, además de las materias primas, productos en
proceso y
productos
terminados o mercancías para la venta, los
materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la
venta o en la prestación de servicios;
empaques y envases y los
inventarios en
tránsito.
La base de toda empresa comercial
es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la
importancia del manejo del inventario por
parte de la misma. Este manejo contable permitirá a
la empresa
mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final
del período contable un estado
confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario
constituye las partidas del activo corriente que están
listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que
posee una empresa en el
almacén
valorada al costo de
adquisición, para la venta o actividades productivas.
Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos
conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios
en una empresa,
métodos,
sistema y
control.
THE CYBER SHOP es una empresa destinada
a procurarle al cliente y a su
familia la
mejor navegación asistida en Internet, en la cual
tendrán el mayor número de alternativas para que
puedan aprovechar al máximo el tiempo durante el
cual estén en nuestro local.
Tendremos presentes ante esta compañía las
siguientes metas o fines:
1-. Excelencia y eficacia a nivel
de servicios
2-. Precios
competitivos.
3-. Instruir al público visitante.
4-. Brindar soluciones a
sus inquietudes (clientes) a nivel
de computación e informática.
5-. Abrir las puertas del mundo de las comunicaciones
(Internet) a
nuestros clientes.
Misión.-
Planes Principales-. Estos se refieren a aquellos planes que se
pondrán en marcha desde el establecimiento de la
compañía. Entre estos tenemos:
1-. Prestar servicio de
navegación en Internet (por hora).
2-. Utilización de recursos para la
realización de trabajos personales y entretenimiento.
3-. Venta de accesorios y consumibles de acuerdo a las
necesidades del cliente.
4-. Prestar servicios de digitalización, copiado,
impresión, etc…
5-. Venta de refrigerios y comida con el fin de que el cliente se
sienta cómodo y a gusto en nuestro local.
6-.Ofrecimiento de cursos de
computación a nivel de principiantes,
avanzado y experto.
7-.Ya que nuestro fuerte es Internet, brindar:
a) Publicidad a
páginas
Web.
b) Creación de páginas Web por medio de
diseñadores gráficos a contratar, logos,
papelería, etc…
8-. Venta de programas
(software),
revistas, textos relacionados a la computación e informática.
Al no conseguir nuestros propósitos
(manutención independiente de la empresa) por medio de
estos planes se pondrán en marcha los siguiente Planes
Alternativos:
1-. Encartes, volanteo: con la entrega del volante el cliente
tendrá una hora gratis.
2-.Promociones. Happy hours: horario a convenir, en las horas
donde hay poca clientela el cual se maneja de la siguiente
forma:
- Si el cliente llega en las horas comprendidas del
happy hour se le dará algún descuento
especial. - En caso de lluvia tendrá un 2 x 1, es decir,
paga 2 horas y le regalamos una.
Visión.-
Nuestra visión como empresa la podemos resumir
en:
- Crear salas de navegación en Internet con un
estilo diferente y muy por encima de los ya conocidos Cyber
cafés. - Llevar este al desarrollo
máximo, hasta el punto de convertirlo en una nueva
manera de disfrutar la Web tanto para
el entretenimiento, como para el estudio y/o
trabajo. - Expandir el proyecto hacia
la franquicia,
de esta manera no estaremos solos en el demostramiento de la
diferencia de estilo. - Prestar servicios de venta de consumibles para
aquellos que disfrutan de nuestros principales servicios
(Internet) en su casa o trabajo.
¿Qué son los inventarios?
La contabilidad
para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad
de mercancías, porque la venta del inventario es el
corazón
del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en
sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de
resultados.
Las empresas
dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser
ésta su principal función y
la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de
cuentas
principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres
estas cuentas podemos
nombrar las siguientes:
- Inventario (inicial)
- Compras
- Devoluciones en compra
- Gastos de compras
- Ventas
- Devoluciones en ventas
- Mercancías en tránsito
- Mercancías en
consignación - Inventario (final)
El Inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancías en la fecha que comenzó
el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control
de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
método
especulativo, y no vuelve a tener movimiento
hasta finalizar el período contable cuando se
cerrará con cargo a costo de ventas o bien
por Ganancias y Perdidas directamente.
En la cuenta Compras se
incluyen las mercancías compradas durante el
período contable con el objeto de volver a venderlas con
fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue
creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de
Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc.
Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance
general de la empresa, y se cierra por Ganancias y
Pérdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con
el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la
empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta
disminuirá la compra de mercancías no se
abonará a la cuenta compras.
Los gastos
ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse
a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un
saldo deudor y no entra en el Balance
General.
Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de
mercancías realizadas por la Empresa y que fueron
compradas con éste fin. Por otro lado también
tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para
reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la
empresa.
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza
compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado
ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o
giros) por mercancías que la empresa compró pero
que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun
no han sido recibidas en el almacén.
Para contabilizar este tipo de operaciones se
debe utilizar la cuenta: Mercancías en
Tránsito.
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en
Consignación, que no es más que la cuenta que
reflejará las mercancías que han sido adquiridas
por la empresa en "consignación", sobre la cual no se
tiene ningún derecho de propiedad, por
lo tanto, la empresa no está en la obligación de
cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el
período contable y corresponde al inventario físico
de la mercancía de la empresa y su correspondiente
valoración. Al relacionar este inventario con el inicial,
con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las
Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese
período.
El control
interno de los inventarios se inicia con el establecimiento
de un departamento de compras, que deberá gestionar las
compras de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
Funciones De Los Inventarios
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una
parte del inventario de manufactura en
proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento
del inventario, parte de él estará en las máquinas
otra parte estará en la fase de traslado de una
máquina a otra, o en tránsito del almacén de
materias primas a la línea de producción o de
ésta, al almacén de artículos terminados. Si
vamos a tener producción es inevitable tener inventarios
en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este
inventario mediante una mejor programación de la producción, o
bien mediante una organización más eficiente de la
línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la
línea de producción. Como una alternativa,
podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal
manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera
para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario
en proceso para evitar problemas
relacionados con la programación y planeación
de la producción. Si se trata de una política bien
pensada, esta bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un
camino fácil para obviar una tarea difícil.
El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias
primas, artículos en proceso y artículos terminados
simplemente se mantiene por una razón básica.
Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar
las funciones de
compras, producción y ventas a distintos
niveles.
Planificación De Las Políticas
De Inventario
En la mayoría de los negocios, los
inventarios representan una inversión relativamente alta y producen
efectos importantes sobre todas las funciones
principales de la empresa. Cada función
tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo
incongruente:
Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con
rapidez a las exigencias del mercado.
Producción.- se necesitan elevados inventarios de materias
primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de
fabricación; y un colchón permisiblemente grande de
inventarios de productos terminados facilita niveles de
producción estables.
Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad
y los gastos de compras en general.
Financiación.- los inventarios reducidos minimizan las
necesidades de inversión (corriente de efectivo) y
disminuyen los costos de
mantener inventarios (almacenamiento,
antigüedad, riesgos,
etc.).
Los propósitos de las políticas
de inventarios deben ser:
1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en
inventarios.
2.- A través de control, mantener los niveles
óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos
extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación,
riesgos e
inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene
como resultado la imposibilidad de hacer frente
rápidamente a las demandas de ventas y
producción
(Alto costo por falta de existencia).
Las Funciones Que Efectúa El Inventario
¿Que funciones cumple el Inventario?
En cualquier organización, los inventarios añaden
una flexibilidad de operación que de otra manera no
existiría. En fabricación, los inventarios de
producto en
proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte
individual se lleve de maquina a maquina y que estas se preparen
para producir una sola parte.
Funciones:
- Eliminación de irregularidades en la oferta
- Compra o producción en lotes o
tandas - Permitir a la
organización manejar materiales
perecederos - Almacenamiento de mano de obra
Decisiones sobre inventario:
Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes
deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de
inventario recién revisadas. Estas dos decisiones se hacen
para cada artículo en el inventario:
1.- Que cantidad de un artículo ordenar cuando el
inventario de ese ítem se va a reabastecer.
2.- Cuando reabastecer el inventario de ese
artículo.
Tipos De Inventario
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con
las existencias en el almacén, por medio de un registro
detallado que puede servir también como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las
cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el
inventario de las diferentes secciones del almacén y se
ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es
necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros
perpetuos son útiles para preparar los estados
financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El
negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo
de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin
tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo
ofrece un alto grado de control, porque los registros de
inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los
negocios
utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los
inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los
automóviles; hoy día con este método los
administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las
cantidades a comprar, los precios a
pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente
y los términos de venta a ofrecer. El
conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el
inventario.
Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa
varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas,
no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable
permanente, al que se trata de suplir en parte.
Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre
del ejercicio económico, generalmente al finalizar un
periodo, y sirve para determinar una nueva situación
patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas
las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las
operaciones.
Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar
o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de
bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la
fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se
realiza como una lista detallada y valorada de las
existencias.
Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de
conteo, del peso o a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock
realmente poseído. La realización de este
inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que
los registros del inventario representan fielmente el valor del
activo principal. La preparación de la realización
del inventario físico consta de cuatro fases, a
saber:
- Manejo de inventarios (preparativos)
- Identificación
- Instrucción
- Adiestramiento
Inventario Mixto: Inventario de una clase de
mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden
identificarse con un lote en particular.
Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías
que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.
Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las
operaciones para abastecer los conductos que ligan a la
compañía con sus proveedores y
sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de
moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra
en camino, no puede tener una función útil para las
plantas o los
clientes, existe exclusivamente por el tiempo de
transporte.
Inventario de Materia Prima:
Representan existencias de los insumos básicos de
materiales que abran de incorporarse al proceso de
fabricación de una compañía.
Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que
se añade mano de obra, otros materiales y demás
costos indirectos a la materia prima
bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o
componente de un producto
terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación,
ha de ser inventario en proceso.
Inventario en Consignación: Es aquella mercadería
que se entrega para ser vendida pero él título de
propiedad lo
conserva el vendedor.
Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas
empleado, existe el riesgo que el
nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos
artículos. Por lo tanto se establece un nivel de
inventario máximo. Se mide en meses de demanda
pronosticada, y la variación del excedente es: X
>Imax.
Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima
de inventario a ser mantenidas en el almacén.
Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para
la producción o venta.
Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser
procesado en la línea de producción.
Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las
existencias de un único artículo representa un alto
costo, para minimizar el impacto del costo en la
administración del inventario, los artículos se
agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de
materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.
Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un
periodo de almacenamiento
antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo,
generalmente comestibles u otros.
Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir
una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el
respecto a los de seguridad, en que
los de previsión se tienen a la luz de una
necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto,
involucra un menor riesgo.
Inventario de Seguridad: Son
aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como
resultado de incertidumbre en la demanda u
oferta de
unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad
concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre
de la actuación de proveedores
debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o
unidades que al ser de mala calidad no
podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes
debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que
se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento
determinado.
Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la
cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no
pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda
y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de
seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando
el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos
inventarios pueden incluirse en un plan de
producción de manera que los niveles de producción
no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias
de la demanda.
Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con
anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de
promoción comercial o aun periodo de cierre
de planta. Básicamente los inventarios de
anticipación almacenan horas-trabajo y
horas-máquina para futuras necesidades y limitan los
cambios en las tasas de producción.
Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son
inventarios que se piden en tamaño de lote porque es
más económico hacerlo así que pedirlo cuando
sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser
más económico llevar cierta cantidad de inventario
que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de
alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los
artículos adquiridos.
Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con
este fin se diseñan para cumplir mas económicamente
la demanda estacional variando los niveles de producción
para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se
utilizan para suavizar el nivel de producción de las
operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse
o despedirse frecuentemente.
Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto
tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.
Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento
de algunas cuentas, en general representativas de existencias,
cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de
los stocks.
Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para
apoyar la decisión de operar según tamaños
de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o
transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir
trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a
acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
Método De Valuación De Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de
los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables
solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de
aplicación general.
Entre las cuestiones relativas a la valuación de los
inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La
información contable debe ser obtenida
mediante la aplicación de los mismos principios
durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos
contables de manera que resulte factible comparar los Estados
Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica;
así como también comparar con Estados Financieros
de otras entidades económicas.
Las Principales bases de valuación para los inventarios
son las siguientes:
- Costo
- Costo o Mercado,
al mas bajo - Precio de Venta
Base de Costo para la valuación de los
inventarios:
El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar
los artículos en los anaqueles. Los costos incidentales
comprenden el derecho de importación, fletes u otros gastos de
transporte,
almacenamiento, y seguros, mientras
los artículos y/o materias primas son transportados o
están en almacén, y los gastos ocasionales por
cualquier periodo de añejamiento.
Base de Costo o Mercado, el más bajo:
El precio de
mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes
bases, según sea el tipo de inventario de que se
trate:
- Base de compra o reposición: esta base se
aplica a las mercancías o materiales
comprados. - Base de Costo de reposición: se aplica a los
artículos en proceso, se determina con base a los
precios del mercado para los materiales, en los costos
prevalecientes de salarios y
en los gastos de fabricación corrientes. - Base de realización: para ciertas partidas de
Inventario, tales como las mercancías o materias primas
desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser
determinable un valor de compra o reposición en el
mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado
de mercado el probable precio de
venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese
para reacondicionar las mercancías o materia
prima y venderlas con un margen de utilidad
razonable.
Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos
decir que los principales métodos de
valuación de Inventarios son los siguientes:
- Costo Identificado
- Costo Promedio
- Primero en Entrar, Primero en Salir o
"PEPS" - Ultimo en entrar, Primero en Salir o
"UEPS" - Método Detallista.
Método Costo Identificado:
Este método puede arrojar los importes más exactos
debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse
como pertenecientes a determinadas adquisiciones.
Costo Promedio:
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre
la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones
aplicables entre el número de artículos adquiridos
o producidos.
El costo de los artículos disponibles para la venta se
divide entre el total de las unidades disponibles también
para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para
valorizar el inventario final.
Los costos determinados por el método de promedio
ponderados son afectados por las compras, al principio del
periodo; así como al final del mismo; por lo tanto, en un
mercado que tiende al alza, el costo unitario será menor
que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que
tiende a la baja, dicho costo unitario excederá al costo
corriente.
Método Primero en Entrar, Primero en Salir:
Este método identificado también como "PEPS", se
basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o
materias primas en entrar al almacén o a la
producción son los primeros en salir de él.
Se ha considerado conveniente este método porque da lugar
a una valuación del inventario concordante con la
tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario
esta integrado por las compras mas recientes y esta valorizado a
los costos también mas recientes, la valorización
sigue entonces la tendencia del mercado.
Método Último en Entrar, Primero en Salir
o "UEPS":
Este método parte de la suposición de que las
ultimas entradas en el almacén o al proceso de
producción, son los primeros artículos o materias
primas en salir.
El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios
bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de
último son las primeras en utilizarse o venderse, por lo
tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a
los últimos precios de compra con que fueron adquiridos
los artículos; y de forma contraria, el inventario final
es valorado a los precios de compra de cada articulo en el
momento que se dio la misma.
Entre los benéficos que ofrece este método para
efectos fiscales podemos citar los siguientes.
- El reconocimiento de los costos más recientes
de los artículos vendidos. Estos implica que cuando se
valúa el costo de la mercadería vendida se
aplicarán los últimos precios de compra, y en
economías como la nuestra, se a demostrado que los
precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor
que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las
utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de
impuestos
sobre la renta será menor. - La valuación del inventario final de cada
periodo genera un monto menor al que resultaría de
aplicar cualquier otro método de valuación, pues
se utilizan los precios más viejos de compra
según el extracto a que se refiere
Dificultades de la metodología del U.E.P.S a la hora de su
aplicación:
- Laboriosidad del mismo pues exige un control
minucioso para cada línea de producto. - La reducción de significativa en cantidad de
algunas partida del inventario mientras que otras similares
aumentan no compensan su valoración sino por el
contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S - El efecto de la venta en cantidad de una partida da
por resultado la liquidación parcial o total de su base
U.E.P.S y su reposición al costo actual, pero se pasa
por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una
partida similar.
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