La importancia del presupuesto empresarial

Definición e importancia de presupuesto

El presupuesto se puede definir de las siguientes maneras: Es la estimación programada, de manera sistemática de las operaciones de una organización (llamada empresa) para un periodo determinado para lograr unos objetivos previamente establecidos.

Desde el punto de vista técnico la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa, dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que reside en nuestro idioma la denominación de presupuesto. El presupuesto es un indicador de la política a seguir en cuanto a la obtención de ingresos, y la relación estimada de los costos, gastos y egresos, así como un instrumento de planificación que permite definir los costos, y poder alcanzar ciertos objetivos en un plazo determinado de tiempo.

Es un método sistemático y formalizado para lograr la responsabilidad directa de planificación, coordinación, dirección, ejecución y control de las actividades a desarrollar.

Para lograrlos se deben analizar los siguientes aspectos:

• Establecer los objetivos empresariales a corto, mediano y largo plazo.

• Especificación de las metas de la empresa.

• Desarrollo de un plan de trabajo.

• Delegación de responsabilidades.

• Determinación de los procedimientos de trabajo.

• Ejecución y control de las actividades ramificada.

Visión: Es un sentido intuitivo de hacia dónde queremos ir. La clase de organización que queremos ser. La forma cómo vamos a operar, el tipo de resultados que queremos aprehender o lograr. Es crear una mira, para escoger una dirección, en una imagen mental posible y deseable para la organización.

Misión: El cómo lo vamos a lograr, poder o facultad para desempeñar o lograr un objetivo.

Como lo refieren algunos textos la obra presupuestaria no deberá ser estática, pues evoluciona sin cesar, y se puede decir que el desarrollo del presupuesto no se detiene nunca, sino que se transforma en un perfeccionamiento continuo. De esta forma la obra presupuestaria nunca finaliza. En este sentido, toda modificación de la estructura organizacional impone la modificación de la estructura presupuestaria, siempre asociada a la definición de las funciones y de las responsabilidades dentro de una organización.

El presupuesto está basado en la separación de las funciones y de las responsabilidades, y por ello responde a los principios de toda organización. El presupuesto no se concibe más que cuando las cosas y las personas están en su lugar. De tal manera que el presupuesto trae consigo el orden en el sentido más elevado el orden en las cosas y el orden en las funciones, un orden lógico, que establece las mutuas dependencias y facilita grandemente la dirección de la empresa. El presupuesto es la seguridad mediante la previsión y el control permanente, la sorpresa quedan reducidas al mínimo, al mismo tiempo que procura la tranquilidad a los dirigentes, quienes pueden dedicarse a la solución de nuevos problemas. En fin, el presupuesto es la unidad de todos los puntos de vista de la empresa, la unidad de acción para los programas donde se encadenan y concuerdan, unión de las voluntades al servicio del interés general.

Importancia Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden mantenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa. El presupuesto está ligado a la vida de la empresa, cuya organización no es inmutable, y deberá adaptarse a la orientación económica que se dé al negocio, así como a los hombres, a fin de lograr la mejor utilización de las posibilidades de cada uno.

El presupuesto es un indicador de la política a seguir en cuanto a la obtención de ingresos y la realización de gastos, así como un instrumento de planificación que permite definir los costos, y poder alcanzar algunos objetivos en un plazo de tiempo determinado.

Objetivos específicos de un presupuesto

La planificación del presupuesto para maximizar las utilidades y el camino que debe recorrer la gerencia de una organización para encarar las siguientes responsabilidades:

• Obtener tasas de rendimiento sobre capital que interpreten las expectativas de los inversionistas.

• Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, ventas, etcétera) en busca del objetivo mediante la delegación de funciones.

• Fijar políticas y examinar su cumplimiento.

Etapas de la Planificación

• Planeación:          Conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización.

• Organización: Estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad.

• Coordinación: Buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa.

• Dirección: Guiar las acciones de los subordinados según los planes estipulados.

• Ejecución: En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la puesta en marcha de los planes y el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados.

• Control: Medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y buscar correctivos en las variaciones.

Clasificación de los Presupuestos Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé, depende de las necesidades del usuario.

Según la flexibilidad:

• Rígidos o Estáticos: Se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permite los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utiliza el sector público.

• Flexibles o Variables: Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento en el mercado, De esta manera la empresa puede acoplarse de una manera sencilla y sin traumas a las exigencias y demandas del mercado dentro del cual se desarrolla.

Según el período que cubran:

• Corto plazo: se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

• Mediano plazo: se planifica para un periodo mayor de un año pero menor de cinco años.

• Largo plazo: en este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas..

Según el campo de aplicabilidad de la empresa:

• De operación: Incluyen la formulación de presupuestos para todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectadas (presupuesto de ventas, producción, compras, materiales, mano de obra, gastos operacionales).

• Financieros o Presupuesto de tesorería o Presupuestos de caja de efectivo: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. Se formula por períodos cortos (meses, trimestres o años). Es importante porque mediante el se programan las necesidades de fondos líquidos de la empresa. Cuando las disponibilidades monetarias no cubran las exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudirá a créditos o a los aportes de los accionistas de la empresa. En caso contrario, será conveniente evaluar la destinación externa de los recursos sobrantes y evitar su ociosidad.

Según el sector en el cual se utilicen:

• Presupuesto público: los presupuestos de sector público cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

• Presupuesto privado: los utilizan las empresas particulares como base de planificación de la actividad empresarial.

Diferencia con el Presupuesto Público Presupuesto Público El presupuesto de una nación llamado generalmente presupuesto fiscal o presupuesto público. Es una estimación de los ingresos del estado durante un periodo (casi siempre de un año) y de los egresos o gastos que efectuará el sector público para satisfacer las necesidades de la sociedad. Es un documento que ofrece, junto a las cifras consolidadas de todas las actividades del sector público, una relación detallada de los ingresos y egresos de cada uno de los entes dependientes del estado (ministerios, institutos autónomos, corporaciones, etcétera). Cada uno de los entes prepara su presupuesto y luego se integra. En ellos se especifica: La inversión El gasto corriente. El servicio de deuda. La compras de bienes y servicios. Es esencialmente una autorización de gastos y una estimación de ingresos para un periodo determinado que se denomina ejercicio fiscal. El presupuesto público es fundamentalmente una ley que cada año aprueba la Asamblea Nacional, sobre este punto se presentan algunas divergencias que pretenden definir el presupuesto en tres formas:

Como una ley. Como una ley que es a la vez una operación administrativa, según se refiera a los ingresos y a los gastos. Como un acto administrativo, nunca una ley, trátese de ingresos o gastos de la Nación. En las empresas el presupuesto se planifican para buscar el equilibrio en cambio el presupuesto público puede prever un déficit fiscal que el gobierno compensará mediante la colocación de bonos de la deuda y otro tipo de valores, o préstamos del exterior. Para todo presupuesto público deficitario se tiene que establecer el destino preciso del endeudamiento que se va a contraer e igualmente si hay excedentes el destino que se le dará a esos excedentes. Los posibles déficit presupuestarios que se puedan presentar en un ejercicio fiscal en la ejecución de un presupuesto público, pueden ser subsanados mediante la aprobación de créditos adicionales, las operaciones de crédito público, la utilización de reservas del tesoro, el aumento en los impuestos, la creación de nuevos impuestos y, en fin, todos los mecanismos fiscal que el estado pueda utilizar.

El caso venezolano, el presupuesto de rentas y gastos, es una ley, y en lo que se refiera a los principios y normas básicas que rigen el proceso presupuestario de los organismos del sector público, es la ley del régimen presupuestario la que lo establece. Los presupuestos públicos en Venezuela, son partes e instrumentos de la planificación nacional, y en su formulación, aprobación y ejecución de deberán seguir las orientaciones del plan operativo anual, y por otra parte, los presupuestos públicos incluyen el conjunto de programas y proyectos que el ejecutivo nacional aspira cumplir durante un ejercicio fiscal, así como también, los recursos que se pretenden captar durante ese mismo período para satisfacer las necesidades colectivas.

El presupuesto empresarial

El instrumento más eficaz de la dirección de la empresa en método presupuestario, pues mediante el mismo puede saberse como se han cumplido las tareas necesarias para su desenvolvimiento.

La previsión presupuestaria se basa en los hechos pasados, debidamente analizados mediante el control presupuestario, y sus diferentes medios descansan sobre estudios que dejan la parte menor a la estimación: estudios de coyuntura, estudio de los mercados, cálculos teóricos, previsiones de empleo, planning, estudios de gastos de ventas y de fabricación, cada previsión es la consecuencia de un racionamiento que parte de ciertos hechos para llegar a otros. En el sector privado, los déficit conducen inevitablemente a la quiebra de las empresas, pues sus mecanismos para equilibrar sus presupuestos son simples, o se aumentan los ingresos, o se disminuyen los gastos, sin embargo, en la práctica ambas cosas resultan generalmente complicadas.

El Presupuesto Base Cero Es el proceso de realizar un presupuesto basado únicamente en las expectativas para el año siguiente, sin referencias de años anteriores, sin base de datos históricos. También en nuevas operaciones que sean diferentes a las habituales de la empresa. Cuando las empresas están gastando más de lo necesarios o desmesuradamente se elabora el Presupuesto en base cero, para reorientar los recursos con mayor efectividad.

El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado completo y en detalle. Cada gerente debe preparar un paquete de decisión de cada actividad u operación el cual debe incluir un análisis de costos, propósitos, alternativas, evaluación de resultados.

El proceso base cero proporciona información detallada a la alta gerencia sobre el dinero que se necesita para lograr los resultados deseados enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior.

El presupuesto base cero proporciona un medio para poder identificar y evaluar eficazmente las actividades y los problemas correspondientes a éstas para que la gerencia pueda tomar decisiones y las medidas para resolver los problemas y asignar y aprovechar los recursos de la organización en forma eficaz.

Presupuesto de Venta Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización. El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificación. Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.

Presupuesto gasto de venta Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.

Características:   · Comprende todo el Marketing. · Es base para calcular el Margen de Utilidad. · Es permanente y costoso. · Asegura la colocación de un producto. · Amplia mercado de consumidores. · Se realiza a todo costo.

Presupuesto de producción Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.

Presupuesto de compras Este presupuesto especifica las cantidades r queridas de cada material y parte y las fechas aproximadas en que se necesitan; por lo tanto, debe desarrollarse un plan de compras. El presupuesto de compras de materiales y partes especifica las cantidades que habrán de comprarse de estos insumos, el costo estimado y las fechas requeridas de entrega.

Presupuesto mano de obra Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada.   La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.   Componentes: · Personal diverso · Cantidad horas requeridas · Cantidad horas trimestrales · Valor por hora unitaria.

Presupuesto gasto de fabricación Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto. Son estimados que de manera específica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de producción.

Presupuesto de gastos de administración Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.

  Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

Características· Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación. · Son gastos indirectos. · Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. · Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.

Presupuesto de capital Comprende todo el cuadro de renovación de máquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados. Comprende: · Compra activo tangible. · Compra activo intangible.

Presupuesto de efectivo Este presupuesto tiene como finalidad obtener información oportuna del comportamiento de los flujos de dinero, de tal forma que te permita una administración óptima de liquidez.

La liquidez de una empresa es su capacidad para convertir activos en efectivo y, en general, de contar con los medios adecuados de pago para cumplir oportunamente con los compromisos contraídos.

Presupuesto de inversión El presupuesto de inversiones es un plan para la adquisición de diferentes propiedades tales como edificios, maquinaria, equipo y otro tipo de inversiones a largo plazo. Es necesario que tomes en cuenta estos planes para contar con el efectivo necesario para su adquisición, o para el pago mensual que habrías de hacer, si los adquieres a plazos.

Bibliografía

LAWRENCE J, Gitman. Fundamentos de Administración Financiera. Editorial Mc Graw Hill. 7ma Edición. 1994. 1077 Págs.

WESTON, J Fred. Finanzas en Administración. Volumen II. Editorial Mc Graw Hill. 9na Edición. 1359 Pág.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA.

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE".

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ.

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL.

INGENIERÍA FINANCIERA.

SECCIÓN: T1.

PUERTO ORDAZ, JULIO DE 2010.

Profesor: Ing. Andrés Blanco.

Autor:

Centeno, Hender.

Doffourt, Gineska.

Silva, Antonio.