Como elaborar un proyecto: guía para diseñar proyectos sociales y culturales

¿Qué es planificar?

Planificar es la acción consistente en utilizar un conjunto de
procedimientos mediante los cuales se introduce una mayor rzacionalidad
y organización en un conjunto de actividades y acciones
articuladas entre si que, previstas anticipadamente, tienen el propósito
de alcanzar determinadas metas y objetivos mediante el uso eficiente
de medios y recursos escasos o limitados.

Uno de los procedimientos para planificar, y el que mejor sé adapta
al trabajo social y la animación, es el método do
elaboración de proyectos que presentamos en esta guía.

COMENZAR POR ORGANIZAR LA MENTE

Decíamos que planificar es usar procedimientos para introducir organización y racionalidad en la acción, con el propósito de alcanzar determinados objetivos. De alguna manera, en la vida cotidiana y aún en las acciones más individuales, se suele intentar organizar las actividades con una cierta racionalidad. Esto, desde el punto de vista operativo, ya sea a nivel individual como a nivel institucional, comporta dar respuesta a diez cuestiones básicas. Hélas aquí: Ser capaces de dar respuestas adecuadas a estas preguntas no significa que "sepamos planificar", y mucho menos "elaborar un proyecto". Aquí lo planteamos como un modo para irorganizándonos mentalmente de cara a la realización de determinadas actividades. Estas diez preguntas ,hasta podríamos considerarlas, simplemente, como una forma de sistematización del sentido común.

Frente a cualquier "qué hacer" que tengamos que realizar,
las respuestas a estas diez cuestiones, proporcionan las condiciones
mínimas para establecer anticipadamente una serie de decisiones que permitan
introducir organización, racionalidad, compatibilidad y coherencia a
la acción. Por otra parte, no es necesario elaborar un proyecto completo
para …terminar dándonos cuenta de que no es viable su realización.
Estas preguntas nos peden ayudar a considerar y descartar propuestas, con el
fin de hacer diseños que, al menos de forma preliminar, tengan algunas
posibilidades de realización y no sean "castillos en el aire".

QUE ………………………………se quiere hacer………………….Naturaleza del proyecto

POR QUE ………………………se quiere hacer………………….origen y fundamentación

PARA QUE……………………..se quiere hacer………………….objetivos, propósitos

CUANTO………………………..se quiere hacer…………………..metas

DONDE………………………….se quiere hacer…………………..localización
física (ubicación en el espacio)

COMO……………………………se va hacer………………………..Actividades y tareas.

Metodología

CUANDO………………………..se va hacer……………………….candelarización o cronograma

(ubicación en el espacio)

A QUIENES…………………….va dirigido…………………………destinatario o beneficiarios

QUIENES………………………..lo van hacer ……………………. recursos humanos

CON QUE……………………….se va hacer………………………. recursos materiales

……………………….se va a costear…………………. recursos financieros

Elaboración y diseño de proyectos

De los diferentes procedimientos elaborados o propuestos para la realización
de las tareas de planificación/programación, parece
evidente que el más utilizado y utilizable en el trabajo social y
la animación socio-cultural, es la técnica de elaboración
de proyectos.

Si ésto es así, la primera y más urgente preocupación
de todo trabajador social (entendido en sentido amplio del término)
en lo due concierne al manejo de las técnicas de planificación,
ha de ser la de aprender a elaborar proyectos. Para ello no existe una normativa
rígida, sino una serie de pautas que sirven para organizar las ideas,
precisar los objetivos, establecer los cursos de acción y concretar una
serie de actividades específicas. Por consiguiente, la guía que
ofrecemos, no es un recetario de "cómo hacer proyectos", sino
tal como se dice expresamente, es simplemente una "guía". En
ella se establecen unas pautas y lineamientos generales que se han de utilizar
para:

• concretar y precisar lo que se quiere realizar

• hacer efectivas las decisiones tomadas

• seguir cursos de acción que conduzcan a la obtención de determinados resultados.

Hay, pues, buenas razones para preocuparse por salir de las formas difusas
de la fraseología barata y estereotipada, o de los grandes
propósitos que se expresan en muchas propuestas de tipo
social y cultural, pero que no sirven mucho más que para ser archivados.
No sabemos si existe algún medio eficaz y real para evitar tantas vaguedades;
nos consta que un mínimo de organización mental e
instrumental para elaborar proyectos (que es el propósito expreso de
esta guía) constituye un pequeño aporte, para descender del "declaracionismo"
y la "sloganitis". La verificación de lo anterior en la práctica
social, tiene un corolario obvio: la necesidad de saber hacer proyectos. Y la
elaboración de proyectos no puede ser un amontonamiento arbitrario de
ideas y propuestas sin ninguna pauta de organización sistemática.

Definición de proyecto

Como marco previo que nos servirá para todo el desarrollo posterior,
conviene que comencemos por precisar qué se entiende por
proyecto en el lenguaje de la planificación.

Digamos ante todo que en el uso corriente, la palabra proyecto se utiliza
para designar el propósito de hacer algo. En sentido técnico,
el alcance del término es similar: se trata de una ordenación
de actividades y rececursos que se realizan con el fin de producir "algo",
ya sea bienes o servicios capaces de satisficer necesidades o de resolver "
problemas".

Cabría una definición más precisa y comprensiva
de lo que es un proyecto. El ILPES ha propuesto la siguiente: "proyecto
es una unidad de actividad de cualquier naturaleza, que requiere para su realización
del uso o consumo inmediato o a corto plazo de algunos recursos escasos o al
menos limitados (ahorros, divisas, talento especializado, mano
de obra calificada, etc.), aún sacrificando beneficios actuales y asegurados,
en la esperanza de obtener, en un período de tiempo mayor, beneficios
superiores a los que se obtienen con el empleo actual de dichosrecursos, sean
estos nuevos beneficios financieros, económicos o sociales"1 Por
nuestra parte, utilizarnos el término, proyecto, para designar el conjunto
de actividades que se proponen realizar de una manera articulada entre sí,
con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer
necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto
y de un período de tiempo dados.

Requisitos para la buena formulación de un proyecto

A la vista de cuanto se lleva dicho, resulta evidente que no basta con
elaborar proyectos; hay que saber hacer una buena formulación
y diseño de proyectos. Para ello, es preciso atenerse a una serie de
requisitos.

Como se explica en un documento elaborado por la FAO, "un buen diseño
de proyecto debe especificar los elementos esenciales que se requieren
para crear un sistema de seguimiento para la ejecución del proyecto y
la evaluación consecutiva de los efectos e impactos del mismo"2.
0 dicho de una manera más detallada, para que un proyecto esté
bien diseñado y formulado debe, explicar, lo siguiente:

• razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentación)

• a qué fin contribuirá el logro de los objetivos del proyecto (finalidad)

• qué se espera obtener del proyecto en caso de que tenga éxito (objetivos)

• a quién va dirigido el proyecto (beneficiarios directos e indirectos)

• qué debe producir el proyecto para crear las condiciones básicas que permita la

• consecución del objetivo (productos)

• con qué acciones se generarán los productos (actividades)

• qué recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo propuesto (insumos)

• quién, ejecutará el proyecto (responsables y estructura administrativa)

• cómo se ejecutará el proyecto (modalidades de operación)

• en cuánto tiempo se obtendrán los productos y se lograrán los objetivos previstos (calendario)

• cuáles son los factores externos que deben existir para asegurar el éxito del proyecto (pre-requisitos)

Clasificación de los proyectos

Existen diferentes clasificaciones de proyectos; una muy conocida y muy
simple es la que distingue entre:

• proyectos de tipo económico

• proyectos de tipo social

• proyectos de tipo cultural

Los primeros (los económicos) se relacionan directamente con la
producción; los otros (los sociales y culturales), comprenden principalmente
proyectos que se han estado denominando (con una expresión nada feliz),
como indirectamente productivos. Denominación que surge, como es obvio,
de la lógica productivista que subyace en estas afirmaciones. Dentro
de los proyectos de tipo social se incluye educación, vivienda, salud,
seguridad social, familia, minoridad, atención a grupos
especiales, etc….

Una clasificación más amplia es la que distingue categorías,
subcategorías y clases de proyectos. Y es la que presentamos
a continuación:

Categoría Subgrupos Clases

Producción de bienes: Extracción: Agricultura. Ganadería.

Pesquero.

Forestal.

Minero.

Transformación: Bienes de consumo.

Bienes intermedios.

Bienes de capital.

Prestación de servicios: Institucionales Transportes.

Comunicaciones.

Comercialización.

Banca y Seguros.

Servicios Públicos.

Información.

Turismo y esparcimiento.

Profesionales: De tipo personal.

De tipo material.

De tipo técnico.

Infraestructura y Comunicaciones.

equipamiento: Trabajos hidráulicos.

Transportes

Energía.

Utilización del suelo.

Riesgo y drenaje.

Mejoramiento de Educación y cultura.

los niveles y de le Salud.

calidad de la vida: Desarrollo urbano y vivienda.

Nutrición y alimentación.

Seguridad social.

Familia

Minoridad.

Deporte y recreación.

Defensa social.

Guía para el diseño y la elaboración de proyectos

La guía que presentamos en este parágrafo, sirve fundamentalmente
para el diseño de proyectos, o mejor dicho, para elaborar
el documento que contenga un proyecto.

Este esquema debe utilizarse y aplicarse con flexibilidad y creatividad,
adaptándolo a las exigencias de cada caso concreto. Lo que
aquí proporcionamos, es una serie de pautas básicas que pueden
guiar la elaboración y diseño de los proyectos, habida cuenta
de los requisitos que deben cumplir para que estén bien formulados.

1) Denominación del proyecto

Esto se hace, indicando, de una manera sintética y mediante un
título, aquello que se quiere hacer (creación de
un centro social, de un servicio de ayuda a domicilio, de un taller de artesa
nía etc.). Su objeto es identificar el proyecto e indicar el marco institucional
desde el cual se realizará, de forma muy breve.

Además, en la denominación se ha de hacer referencia a
la institución, agencia u organismo responsable de la ejecución
del proyecto. Y en aquellos casos en los que el que ejecuta no es el mismo que
el que patrocina, habría que indicar también el organismo patrocinante.

Si formara parte de un programa más amplio (conjunto de proyectos
integrados), será necesario hacer referencia a éste.

Digamos que el objetivo principal de la denominación es el de
caracterizar, en pocas palabras, lo que quiere hacerse en el proyecto
e indicar el organismo ejecutor y patrocinante del mismo.

No hay que confundir el título del proyecto, con el enunciado dé un problema (por ejemplo: "Falta de participación de los jóvenes"), ni considerar el título como equivalente a la solución del problema (por ejemplo: "Proyecto de desarrollo integral de los jóvenes"). Estos son errores bastante frecuentes y que es necesario evitar para poder seguir desarrollando adecuadamente el diseno del proyecto. Una mala denominación nos puede conducir a una formulación imprecisa o muy amplia de objetivos, falta de concreción de-las actividades, etc.

2) Naturaleza del proyecto

Para explicar la naturaleza de un proyecto —conjunto de datos que
hacen a la esencia del mismo- es necesario desarrollar una serie
de cuestiones que sirvan para describir y justificar el proyecto. Las que indicamos
a continuación, pueden ayudar a esta tarea:

a. Descripción del proyecto (qué se quiere hacer)

La denominación identifica al proyecto, pero esto, obiamente es insuficiente para tener una idea completa acerca de qué se trata el proyecto. En este punto, hay que realizar una descripción más amplia del proyecto, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar. En bastantes casos, esta caracterización o descripción hay que hacerla, contextualizando el proyecto dentro del programa del que forma parte.

De lo que se trata es de ampliar en sus aspectos esenciales la información
que Proporciona la denominación. Ahora bien, la descripción no
conviene que sea excesivamente extensa, ya que a lo largo del proyecto se irá
ofreciendo información complementaria de todos sus aspectos.
Lo que se pretende es que la persona que desea conocer el proyecto, pueda tener,
de entrada, una idea exacta acerca de lo fundamental del mismo: tipo, clase,
ámbito que abarca, contexto en el que se ubica desde el punto de vista
de la organización, etc.

b. Fundamentación o justificación (por qué se hace, razón de ser y origen del proyecto)

En la fundamentación del proyecto hay que presentar los criterios
(argumentación lógica) y/o las razones que justifican
la realización del mismo.

Es muy importante destacar para tenerlo en cuenta a la hora de elaborar
esta parte del proyecto, que en la fundamentación deben
cumplirse dos requisitos para que sea completa y correcta:

?hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución;

?hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la
propuesta de solución más adecuada o viable para
resolver ese problema.

De ordinario, estos dos aspectos complementarios pero distintos, suelen
confundirse. Muchas veces se justifica el proyecto pero no se fundamenta
adecuadamente en base a un diagnóstico de situación.
Otras veces se aportan datos acerca del problema que se pretende resolver, con
el proyecto, pero se olvida incluir una evaluación que justifique
por qué el proyecto es lo mejor que se puede hacer en esa situación.

Para evitar estos y otros problemas, puede ayudar tener, como referencia
los siguientes puntos o cuestiones a explicitar en la fundamentación
del proyecto:

cuál es la naturaleza y urgencia del problema que se pretende resolver:

Las razones que pueden dar lugar a un proyecto suelen ser muy variadas:
hay una necesidad y no existe un servicio para satisfacerla, el
servicio existente es insuficiente, se quiere mejorar la calidad de la prestación,
etc. En definitiva, se trata de identificar y analizar el problema que se pretende
solucionar. Lo sustancial en esta parte de la fundamentación es explicitar
el por qué se hace, destacando los principales aspectos críticos
y los problemas que piensan ser atacados, aliviados. o resueltos con la realización
del proyecto. En muchos casos, se han de indicar, asimismo, los efectos de la
no intervencion.

qué prioridad se concede a la solución de ese problema.

En esta parte de la fundamentación hay que considerar, no sólo las razones técnicas, también existen (y hasta pueden predominar) las razones políticas. De ahí que haya que tener en claro, que toda fundamentación se apoya en dos tipos de razones y justificaciones directamente relacionadas con los criterios para el establecimiento de prioridades:

• razones políticas, cuando el proyecto concreta o realiza las orientaciones políticas de un plan general o de un programa político. En este apartado con viene hacer referencia a declaraciones de política, planes existentes, programas ya aprobados, etc.

• razones técnicas, en las que se expresan las razones objetivas (necesidades y problemas y magnitud de los mismos) que dan lugar, a la realización del proyecto.

En este punto también es conveniente hacer referencia a las necesidades
de ejecución del proyecto e indicar si éste forma
parte de un programa más amplio previamente formulado, etc.
naturaleza de la estrategia para la acción, (si es que la hubiere).

En este punto hay que indicar la trayectoria seleccionada, para llevar a cabo las acciones consideradas necesarias y suficientes de cara al logro de los objetivos propuestos. recursos internos y externos asignados para la, solución del problema. Esta tarea, que corresponde a la fase de diagnóstico, debe quedar claramente reflejada en la fundamentación del proyecto, pues permite desde otro enfoque visualizar cuales son las prioridades de la institución o de otras entidades, respecto de la solución del problema.

Además, la existencia o no de recursos para resolver un problema, condiciona en gran medida las posibilidades de ejecución y la viabilidad de un proyecto.

justificación del proyecto en sí. En esta parte hay que presentar los resultados que haya arrojado la evaluación previa del proyecto, acerca de su viabilidad, analisis costo-beneficio o costo-oportunidad, productos, efectos e impacto, etc. Esta evaluación que permite seleccionar, evaluar y priorizar proyectos, se hace después de la formulación y diseño de los mismos, pero los resultados deben quedar reflejados en esta parte del documento que contiene el proyecto (ver anexo 5).

A tenor de todo lo dicho, en este punto hay que incluir una síntesis de los datos del diagnóstico o estudios previos que justifiquen el proyecto, así como algunas previsiones sobre la transformación de la situación-problema que se pretende resolver con la realización del proyecto.

c. Marco institucional (organización responsable de la ejecución)

Cuando se trate de un proyecto que se elabora dentro de una institución
para ser presentado en el seno de la misma, este punto se puede
obviar o reducir bastante, ya que la información pertinente sería
conocida por todos. Sin embargo, cuando el proyecto se formula en una organización
o institución que será responsable total o parcialmente de la
ejecución, pero éste será presentado para su eventual aprobación
por otra entidad ajena a la que formula el proyecto,conviene dedicar especial
atención a este punto.

Será necesario indicar la naturaleza de la organización,
su mandato, situación jurídica y administrativa,
instalaciones y servicios, estructura orgánica y procedimientos administrativos,
personal, etc. También es conveniente en este punto incluir aspectos
directamente relacionados con el proyecto, como por ejemplo: políticas
y prioridades de la organización, relaciones con otras instituciones,
etc.

En los casos de proyectos que se presentan a otras instituciones o agencias
exteriores para su financiación, puede ser más práctico
adjuntar toda esta información (que suele ser amplia) en un dossier aparte
del proyecto. Todo ello, con el fin de no abultar innecesariamente el documento
que contenga el proyecto.

En definitiva, lo que se persigue en este punto es informar clara y profundamente
acerca de la institución, organización o agencia
que será la responsable fundamental de la planificación y ejecución
del proyecto. Haciendo referencia particular al departamento y/o programa del
que pudiera llegar a formar parte el proyecto específico.

d. Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr)

Conviene aclarar antes de explicar este punto que no en todos los proyectos
es necesario explicitar finalidades últimas. Muchas veces
los proyectos son tan pequeños y concretos que no es necesario formular
este tipo de fines. Sin embargo, cuando se trata de proyectos que se insertan
dentro de programas o planes más amplios y tendientes a lograr el desarrollo
de algunas áreas o sectores generales, conviene aclarar
cuáles son esos fines últimos que justifican laexistencia del
proyecto.

Esta finalidad del proyecto presupone que la realización de los
objetivos es un factor que contribuye al fin último, pero
no necesariamente es el único. Existe a veces la tendencia a exagerar
la finalidad de un proyecto, o bien a expresarla en términos vagos y
abstractos. Por otra parte, los objetivos de un sólo proyecto, aunque
éste sea realizado con éxito, no pueden contribuir de manera exclusiva
al logro de las finalidades, que suelen depender de un gran número de
factores y proyectos.

Por todo ello, y para evitar este tipo de problemas, debemos considerar
que, para formular finalidades de un proyecto, es necesario que
éstas.

• justifiquen debidamente el proyecto y sus objetivos

• sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha

• constituya preferiblemente un único fin o vaya acompañado de otros fines compatibles.3

Pero insistimos, de ordinario no suele ser necesario formular finalidades
a nivel de proyectos, ya que éstas suelen ser expresadas
a nivel de programa o planes más generales.

e. Objetibos (para qué se hace, qué se espera obtener)

Explicitar los objetivos es responder a la pregunta para qué se
hace. Es decir, se trata de indicar el destino del proyecto o los
efectos que se pretenden alcanzar con su realización.

Conforman el elemento fundamental, ya que expresan los logros definidos que se busca alcanzar.

Antes de seguir avanzando en este punto, quizá convenga realizar
una distinción entre lo que es la finalidad del proyecto
(impacto) y lo que es el objetivo o los objetivos del proyecto (efectos). Un
ejemplo nos puede ayudar: si decimos "disminuir el analfabetismo en la
región X" estamos indicando una finalidad, o dicho
en otros términos, precisando el impacto que puede tener el proyecto.
Si formulamos en cambio "reforzar el servicio de educación de adultos
en la región X" estamos señalando un objetivo. En este ejemplo
concreto, se puede reforzar un servicio de educación de
adultos, lo que contribuirá a disminuir el analfabetismo en la región,
si se dan determinadas condiciones o supuestos. Pero que disminuya el analfabetismo
en la región, no depende exclusivamente del reforzamiento del servicio
(sino de éste y otros efectos más, que pueden ser
ajenos al proyecto). Por ello es importante distinguir lo que serán efectos
del proyecto (objetivos que se espera alcanzar) y lo que será
el posible impacto del mismo (es decir, a qué fin contribuirá
el proyecto si se desarrolla con éxito).

Ningún proyecto adquiere su significado pleno, si no se produce
una clara definición y explicitación de los objetivos
a alcanzar. La buena formulación del objetivo principal y de los objetivos
específicos (si ello fuere necesario), es garantía (no absoluta,
por supuesto) de elaborar un buen proyecto, ya que en torno a los
objetivos, se da coherencia al conjunto de actividades que componen el proyecto,
costos, estrategias, tiempos, etc.

Como ya se ha mencionado, a veces conviene hacer una distinción
entre el objetivo principal o general, y los objetivos específicos
o complementarios:

• El objetivo principal, llamado también, objetivo general, es el propósito central del proyecto. A veces viené dado por los objetivos generales de un programa.

• Los objetivos específicos, inmediatos o complementarios, son ulteriores especificaciones o pasos (en determinadas circunstancias de carácter intermedio) que hay que dar para alcanzar o consolidar de objetivos general. En algunos casos puede tratarse de objetivos que se derivan del hecho del alcanzar el objetivo principal. De cualquier modo, hay qué tener siempre presente que no es necesario formular objetivos de este tipo en todos los proyectos. La necesidad de su formulación vendrá dada por el grado de generalidad o abstracción que tenga el objetivo general.

No hay que confundir —como ocurre con alguna frecuencia —
los objetivos (que hacen referencia al fin deseado) y los medios
para alcanzarlos. Así por ejemplo cuando se dice, "promover",
"coordinar", "realizar una investigación", etc. se
está haciendo referencia a medios, consecuentemente no deben utilizarse
para definir objetivos.

f. Metas (cuánto se quiere hacer, servicios que se prestarán y/o necesidades que se cubrirán) Como lo acabamos de indicar, los objetivos expresan en términos simples, generales y vagos, los propósitos que se desean alcanzar. Si todo quedase en eso, no se podría ir más allá de los deseos piadosos, las buenas intenciones y los meros slogans. No debemos olvidar nunca que es mucho más fácil formular objetivos ideales, abstractos y maravillosos y encontrar gracias a ello seguidores entusiastas, que establecer pasos precisos para resolver problemas concretos. Para que los objetivos adquieran un carácter operativo, hay que traducirlos en logros específicos, es decir, hay que indicar cuánto se quiere lograr con la realización del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un ámbito o espacio también determinado.

Conforme a lo indicado, las metas operacionalizan los sobjetivos, estableciendo cuánto, cuándo y dónde se realizarán éstos, de modo que las actividades y acciones correspondientes puedan ser claramente establecidas, permitiendo determinar el nivel y composición de los insumos, las actividades que es preciso emprender y la modalidad de las operaciones para realizar dichas actividades.

g Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quién va dirigido)

Se trata de identificar quiénes serán los beneficiarios
inmediatos (los directamente favorecidos por la realización
del proyecto) y quiénes serán los beneficiarios finales o indirectos,
o sea, aquellos a quienes favorecerán los impactos del proyecto.

Generalmente, se trata de dos tipos de destinatarios bastante diferenciados.
Por ejemplo, si el objetivo es "reforzar un servicio de educación
de adultos", los beneficiarios directos serán aquellos que constituyen
el personal de dicho servicio y que con el proyecto se verá aumentado
o reciclado. En cambio, los beneficiarios finales serán las personas
analfabetas a quienes beneficiará la mejora del servicio en términos
de impacto y no de efectos, como sería el primer, caso.

Por lo que se refiere a los beneficiarios finales, el uso de términos
generales y vagos tales como "grupos carenciados", "sectores
desfavorecidos", "campesinos pobres", etc. no ayuda al diseño
del proyecto y resulta a todas luces insuficiente, si bien este tipo de
formulaciones pueden ser válidas a nivel de declaración política.
Para el buen diseño de un proyecto, es necesario identificar con precisión
los destinatarios. Para ello, puede ser útil delimitar este "grupo-meta"
como a veces suele denominarse, investigando e indicando, por ejemplo:

• situación general (descrita mediante indicadores de ingresos, de nutrición, o lo que fuese necesario )

• ocupación (también haciendo uso de indicadores concretos , por ejemplo: propietarios de menos de "x" hectáreas, trabajadores sin tierra, asalariados temporales, familias con ingresos por debajo del salario mínimo y ocupación autónoma, etc.)

• acceso a los servicios (familias en inquilinatos precario, agricultores sin acceso a créditos, viviendas sin agua potable o electricidad, trabajadores sin seguridad social, etc.)

h. Productos (resultados de las actividades)

En el documento de la FAO al que hicimos referencia, se definen los productos
como "los resultados específicos de las actividades
realizadas a través del uso de insumos planificados"4.
Dicho en otras palabras, los productos son el primer nivel de resultados a los
que se llega por el hecho de haber realizado con éxito las actividades.
Y, además, son la condición previa para el logro de los objetivos
y metas (efectos). Si se obtienen los productos programados y se dan las condiciones
o supuestos establecidos, entonces deberá lograrse el objetivo y la meta.

Otro error bastante frecuente en el diseño de proyectos, es la
confusión entre los objetivos y/o las metas y los productos.
La generación de los productos (su obtención) depende casi exclusivamente
de la realización de las actividades, y en esta fase del proceso no intervienen
demasiados factores externos. Por ello, la obtención de los productos
se centra en la gerencia del proyecto que tiene un control directo sobre ellos.

Los productos que pueden obtenerse en proyectos de tipo social o cultural
pueden ser de dos clases:

• resultados materiales (por ejemplo: número de cooperativas creadas, número de viviendas construídas o mejoradas, escuelas construidas, instalaciones, etc.)

• servicios prestados (por ejemplo: personas capacitadas, servicios proporcionados, créditos otorgados, etc.)

También hay que considerar que una actividad puede generar un
producto intermedio, es decir, el resultado de una actividad puede
ser un recurso o insumo necesario para poder realizar otra actividad
posterior.

Lo importante, repetimos, es distinguir claramente los productos (resultados
de actividades) de los efectos (resultados de la utilización
de los productos para lograr el objetivo propuesto).

En el ejemplo que estamos utilizando para ilustrar esta guía,
los efectos u objetivos del proyecto podrían ser "reforzar el servicio
de educación de adultos". La meta. "reforzar el servicio de
educación de adultos de la región X, en el año 1993, ampliando
en un 50% la capacidad del personal responsable de las tareas de
educación". El producto podría ser: "capacitar a 400
maestros en educación de adultos hasta 1992, en cuatro cursos de un año
de duración cada uno (1989-1992)"

Por último, señalar que para un buen diseño del
proyecto, es necesario que los productos que se mencionan cumplan
algunos requisitos5:

• que su realización pueda comprobarse, tanto en lo que se refiere a la cantidad como al tiempo de consecución,

• que estén ordenados según una secuencia temporal lógica,

• que su realización sea esencial para conseguir el objetivo propuesto,

• que sean realizables con los recursos disponibles.

i Localización física y cobertura espacia l (dónde se hará, qué abarcará)

Localizar un proyecto consiste en determinar el emplazamiento o el área
en donde se ubicará . Esta localización puede hacerse
a un doble nivel:

• macro-localización, esto es, la ubicación geográfica del proyecto dentro del área: región, comarca, conjunto rural, etc.

• micro-localización, identificando dentro de un conjunto menor, como puede ser un barrio o manzana, el lugar o zona en donde se desarrollará el proyecto.

En uno y otro nivel, la localización suele presentarse en el documento
a través de mapas y otros complementos gráficos.

Por su parte, la cobertura espacial indica el espacio físico o
zona que cubrirá el proyecto en cuanto prestación
de servicios o área de influencia.

Así, por ejemplo, si se trata de crear un "centro de salud",
la localización física consistirá en indicar
el lugar en el que estará emplazado el edificio que albergará
el centro de salud (calle, número, terreno, etc.). En cambio la cobertura
espacial consiste en determinar el área a la que prestará servicios
el centro de salud: comarca X, o barrios Y, Z y Q, etc. La cobertura espacial,
en el caso de proyectos de prestación de servicios, suele indicarse no
sólo en términos geográficos, sino también en términos
poblacionales (señalar área y número de habitantes que
se verán beneficiados en dicho ámbito).

Siguiendo con el ejemplo que presentamos en esta guía, la localización física del proyecto de mejora del servicio de educación de adultos será el lugar en que está emplazado dicho servicio o servicios (oficina central, escuelas, etc.). La cobertura espacial será la población analfabeta y semi-analfabeta (o de otro tipo) en la región que tiene el servicio de educación de adultos.

En definitiva, de lo que se trata en este punto es de indicar el lugar
en que se realizará el proyecto y la zona de influencia
del mismo.

3) Especificación operacional de las actividades y tareas a
realizar. (con qué acciones se generarán los
productos, actividades necesarias)

La ejecución de cualquier proyecto, presupone la concreción
de una serie de actividades e implica la realización de
un conjunto de tareas concretas. En otras palabras, ningún
proyecto puede realizarse sin una sucesión de quehaceres y aconteceres
que tienen el propósito de transformar ciertos insumos en los resultados
previstos (productos) dentro de un período de tiempo determinado.

En efecto, lo que materializa la realización de un proyecto es
la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades.
Esto implica que en el diseño del proyecto se ha de indicar, de manera
concreta y precisa, cuáles son las actividades que hay que ejecutar para
alcanzar las metas y objetivos propuestos. Para ello debe explicarsela forma
en que se organiza, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas,
de modo tal que el encadenamiento de las mismas: no sufra desajustes graves
que influyan negativamente en la realización del proyecto.

La organización, ordenamiento y coordinación en el tiempo
y en el espacio de todas las tareas que hay que realizar para el
logro de los productos, metas y objetivos del proyecto comporta los siguientes
aspectos:

• especificación e inventario de las actividades a realizar

• distribución de las unidades periódicas de tiempo insertas en una secuencia operativa, donde se señala la fecha de inicio y de terminación de cada actividad (ver punto 5: calendarización del proyecto)

• lo anterior sólo sirve para indicar una relación de diferentes actividades, pero ello no basta (sería un simple listado de actividades yuxtapuestas en el tiempo); es menester, además, una ordenación y sincronización de las mismas, puesto que algunas son previas, paralelas o posteriores a otras dentro del proceso de realización del proyecto.

• indicación de la cantidad y calidad de los insumos necesarios (recursos humanos, servicios, equipo, dinero, bienes, etc.) involucrados en cada operación, con referencia a la asignación de recursos por actividad (ver punto 6, lo relativo a calendario financiero).

De lo que se trata es de no limitarse a un simple listado de actividades
y tareas, sino de establecer un curso o trayectoria que permita
fijar la dinámica del proyecto en función del volumen
y ritmo de operaciones.

4) Métodos y técnicas a utilizar (modalidades de operación)

Se trata de otra forma o aspecto de explicitar cómo se hace.

En este apartado hay que especificar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para realizar las diferentes actividades.

Cuando existe un único procedimiento para llevar a cabo una actividad,
lo importante es usar esa técnica de la manera más
eficaz posible. Si éste fuera el caso, en el diseño del proyecto
se podría hacer alguna sugerencia al respecto. Pero cuando existe una
gama de técnicas alternativas, el problema que se plantea es el de seleccionar
una de ellas. Ahora bien, en este caso, lo que debemos tener bien claro son
los criterios de selección. En estos influyen a su vez criterios
ideológico-políticos y criterios técnicos. En la
mayoría de los casos, lo óptimo es lograr una combinación
de tecnologías apropiadas y tecnologías no obsoletas y de alto
rendimiento. El problema suele ser que no siempre el uso de estos criterios
simultáneamente es complementario, muchas veces son alternativos y en
estos casos hay que ponderar cada uno de ellos para seleccionar la alternativa
que mejor se adapte a los fines del proyecto, y la situación contextual.

En el caso de proyectos de trabajo social o de animación, un criterio
básico y central en la selección de métodos
y técnicas, es el de dar preferencia a aquellos que facilitan, promueven
o posibilitan la participación de la gente en el desarrollo del proyecto.

En estas circunstancias, desde el punto de vista metodológico, hay que establecer los mecanismos de inserción e implicación de los beneficiarios, en la realización del proyecto.

5 Determinación de los plazos o calendario de actividades (cuándo ocurrirá)

Uno de los aspectos esenciales en la elaboración de un proyecto es la

Determinación de la duración de cada una de las actividades. Este ítem o aspecto es lo que se denomina "calendarización del proyecto".

Esto, además, permite juzgar la factibilidad del proyecto, esto
es, establecer si existe una distribución uniforme del trabajo
, si los plazos son realistas, si se considera el tiempo suficiente para obtener
los productos básicos que se necesitan corno insumos para otras actividades
, si los límites de tiempo asignados a cada actividad (máxima
o mínima) son proporcionados entre sí o hay desajustes graves,
etc.

Para realizar esta calendarización del proyecto, existen diferentes
técnicas gráficas de apoyo a la programación que permiten
distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captación
rápida y global de la secuencia operativa. El más simple y conocido
es el diagrama de avance, cronograma o diagrama Gantt. De fácil comprensión
y de gran utilidad para programar el conjunto de actividades (ver
anexo 3). Sin embargo, el diagrama Gantt, por su misma sencillez, implica una
serie de limitaciones, de ahí que algunos utilicen la "red de pasos"
o "red de actividades" PERT o CPM, que es de más compleja confección
. Para tratar de resolver las limitaciones del diagrama Gantt, pero evitar en
cierto modo las excesivas complicaciones del PERT o CPM, puede ser útil

emplear el método ABC (Analysis Bar Charting), en el anexo 3 presentamos
una síntesis sobre el proceso que comporta su utilización

Por último, queremos indicar que el calendario definitivo del
proyecto debe elaborarse una vez realizado el calendario financiero que explicamos
en el punto siguiente. Ello es importante para asegurarse que el suministro
de insumos en cada momento o fase del proyecto es el adecuado en función
de las actividades que comprende cada fase. Es decir, hay que asegurar que el
calendario de actividades es el óptimo en cuando a interdependencia de
unas actividades con otras y en cuando al flujo de recursos que es necesario
establecer en términos de tiempo para dichas actividades se puedan realizar
en el momento previsto.

6 Determinación de los recursos necesarios (quiénes y con que se realizará el proyecto, insumos).

Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.) para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato. Cuando se elabora un proyecta suelen distinguirse cuatro tipos de recursos: humanos, materiales, técnicos y financieros, que constituyen los insumos necesarios para su realización.

Humanos: para ejecutar cualquier tipo de proyecto, hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas. Esto supone especificar la cantidad de personal, las cualificaciones requeridas a real i zar, indicando quién es responsable de qué y cómo está distribuido el trabajo (ver sobre esta cuestión lo relativo a la administración y gestión del proyecto, punto 8). Cuando la índole del proyecto así lo requiera, hay que indicar la necesidad de capacitar los recursos humanos que exige la realización del proyecto. En este caso hay que establecer cuándo y con qué cualificación se ha de tener el personal que se necesita (esto puede ser objeto de un proyecto separado).

Materiales: es decir las herramientas, equipos, instrumentos,
infraestructura física, etc., necesarios para llevar a cabo
el proyecto.

Técnicos: se establecen, además, las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar.