Automatización del sistema de gestión de una distribuidora de aceros

Resumen

El presente trabajo consistió en la elaboración de una automatización del sistema de gestión del departamento de procura y almacén. Este estudio fue realizado basado en una investigación del tipo proyecto factible, el cual surge en respuesta a las necesidades que se presentaban en dichas áreas, permitiendo obtener un mayor aprovechamiento del tiempo y espacio. La recolección de la información se realizó empleando técnicas como la observación directa y entrevistas no estructuradas; con estos datos se identificó la situación actual del espacio físico que utiliza como almacén y se observó cómo trabaja el departamento de procura. Con la finalidad de, proponer un plan de mejoras, se implementó en estos departamentos el Sistema Sparrow, para automatizar las distintas etapas que se llevan en la compra y manejo de materiales de los departamentos de procura y almacén, seguido de esto se elaboran unos manuales para cada departamento donde podrán observar de manera simple el funcionamiento del Sistema de acuerdo a sus necesidades.

Palabras claves: Almacén, Automatización, Procura, Sistema de Gestión, Sistema Sparrow, Manual.

Introducción

La Distribuidora Aceros Max A36 C.A., es una empresa que tiene como finalidad, cubrir satisfactoriamente la demanda exigida por el transporte y traslado de la mercancía.

La empresa posee una flota importante de equipos de carga pesada por su misma naturaleza, elementos de los cuales dependen todas sus operaciones, las necesidades de repuestos e insumos es continua y su flujo también debe serlo para asegurar la operatividad. Sin embargo, en un contexto económico regido por un control cambiario cuyas políticas no establecen a los repuestos como prioridad, el mercado nacional no posee en mucho de los casos los productos necesarios para satisfacer las necesidades de la empresa.

La misión de la empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A. y de todas las unidades que la conforman, impulsa la búsqueda de la excelencia y mejoramiento continuo para garantizar la calidad de sus actividades; la aplicación de diversas metodologías de análisis permiten evaluar y establecer las diversas causas y factores que pueden favorecer u obstaculizar los procesos que se presentan en el Departamento de Procura y en Almacenamiento.

La estructura y gestión de un departamento de procura es parte esencial para su desenvolvimiento eficiente y productivo, de esto va a depender el éxito de las actividades o funciones que se lleven a cabo dentro de este y todas aquellas actividades que dependan o estén asociadas a él.

En este departamento de procura, recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materias primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensables para el buen desempeño del servicio que presta la empresa, donde se genera mucha atención por parte de los compradores para conseguirlos; una vez obtenidos estos son guardados en el almacén y con posterioridad se proporcionan a los departamentos que lo requieran, en este se aplica un inventario cada vez que un comprador suministra un material, pues, para darle entrada al almacén es necesario conocer la cantidad exacta de su existencia física, y con ello es posible mantener un control. Por otra parte, el departamento de procura puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

La automatización es una actividad que tiene por objeto establecer, mejorar la productividad de la empresa, reduciendo los costos de la producción y mejorando la calidad de la misma, con el fin de integrar la gestión y producción. Por tanto, es el proceso físico para desarrollar las actividades de operación y funcionamiento en forma autónoma, es decir, por cuenta propia.

El propósito de automatizar los diversos procedimientos que se ejecutan en el Departamento de Procura y Almacén, pretende cubrir la necesidad de aumentar el nivel de confianza en la gestión, mejorando el desempeño en cuanto a costo, tiempo y satisfacción de los clientes; para ello se efectuará un seguimiento de las actividades concernientes a la gestión de los productos tanto requeridos como almacenados.

Este informe está estructurado de la siguiente manera:

El Problema: Donde se explica la situación actual existente, se formulan los objetivos, se delimita y justifica la investigación.

Generalidades de la Empresa: Presenta una breve descripción de la empresa, misión, visión, valores, ubicación geográfica y las funciones donde se desarrolla la investigación.

Marco Teórico: Contiene los aspectos teóricos utilizados como herramienta y sustento del estudio realizado.

Diseño Metodológico: En este capítulo se describen el tipo y diseño de la investigación así como las técnicas e instrumentos utilizados.

Situación Actual: se presentan los diagramas causa – efecto, realizados para evaluar la situación actual de las actividades realizadas y las matriz foda de cada departamento.

Análisis y Resultados: en el cual se describen los resultados y análisis realizados a través de la investigación.

Situación Propuesta: contiene la idea de sistematizar las funciones de cada departamento.

CAPÍTULO I

El problema

En este apartado se describen los problemas observados en el área de trabajo, en el transcurso de la investigación, así como también, los objetivos que se desean alcanzar.

Planteamiento del Problema En relación al siguiente título establece una problemática presente en el Departamento de Procura y Almacén, en el cual el equipo de procura es el encargado de gestionar que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la productividad de la empresa se ordenen y se encuentren en el almacén; asimismo, son responsables de controlar los costos de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y de desarrollar relaciones con los proveedores; mientras que, el área del almacén se encarga de la custodia de todos los materiales, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se reciben hasta que se necesitan o entregan, aquí se cuenta con unas estanterías no identificadas, en donde se administran y separan los artículos o materiales según sea su tipo. La correcta administración de las compras y del almacenamiento consiste en disponer de la materia prima requerida para la operación al menor costo posible, con la mejor calidad y bajo las mejores condiciones de pago.

Constantemente, se están generando dentro de la empresa requerimientos de materiales y servicios por los departamentos interesados, para poder llevar a cabo sus actividades u operaciones; estos requerimientos tienen un constante aumento con el pasar del tiempo siendo este proporcional al crecimiento de la empresa, así como al proceso de normalización y mejora de los procesos que se van aplicando de acuerdo a las necesidades de cada departamento.

El Departamento de Procura forma parte fundamental del proceso de transporte de la empresa, por lo que es necesario que toda su gestión se lleve de manera eficiente, para poder dar respuesta en el menor tiempo posible a los requerimientos, sin embargo, actualmente este departamento carece de algunos instrumentos de control y seguimiento, tales como: órdenes de compras de materiales en determinadas etapas de mantenimiento a los equipos de carga pesada, tiempos promedios por etapas del proceso de mantenimiento y calendario de posibles fechas de recepción de solicitudes de requerimiento.

Existen otros problemas menores que aunados a los anteriormente mencionados quitan valor al proceso de procura, dentro de los cuales se tienen:

• Poco personal asignado en el proceso de procura, en el cual solo hay tres (03) personas encargadas de dicho proceso, quienes están encargadas de llevar a cabo diez (10) actividades.

• No existe una lista de Proveedores fijos y seguros con los que se puedan contar siempre, generando una constante búsqueda de proveedores.

• Asignación de tareas debidamente equitativas y bien definidas para la ejecución del proceso de procura.

• No existe una persona asignada y encargada para la búsqueda de los materiales solicitados a las tiendas donde se realiza la compra, lo que genera ausencia del personal que labora en el Departamento de Procura y ocasiona retrasos en el proceso de realizar las Órdenes de Compras.

• Carencia de un programa que sistematice el proceso de compra y almacenaje.

Esta situación ha generado pérdida de tiempo durante el proceso de procura, el cual involucra en términos generales, la selección de proveedores, generación de órdenes de compra y la aprobación de la misma, trayendo como consecuencia demoras en la entrega del material, asociado a una lentitud en la resolución de problemas. Además, también se generan no conformidades por parte del departamento que solicita el material, es decir, el solicitante no está contento con las respuestas por parte del departamento de procura, porque retrasa el proceso de mantenimiento de los transportes que la empresa usa para prestar su servicio.

Por otra parte, sabiendo que un almacén consta de procesos tales como, entrada y salida de materiales, almacenamiento de estos y al mismo tiempo un inventario del stock, se puede decir que, la entrada y salida de materiales en el almacén de la empresa se hace de manera manual generando un retraso para mantener un sistema de manejo de inventario actualizado de los artículos existentes ocasionando el desmejoramiento en la ejecución de las actividades correspondientes.

También se observa en el área donde se almacenan los materiales referentes a el mantenimiento de los transportes de carga pesada, liviana y sobredimensionada que la empresa no cuenta con un stock de emergencia que sea capaz de describir el nivel extra de stock que se mantiene en almacén para hacer frente a eventuales roturas de stock.

Al mismo tiempo, se observa una ausencia de estanterías identificadas ocasionando así, una deficiencia en la clasificación de dichos artículos, puesto que, no existe una estructura unificada que permita mantener de manera ordenada y especificada los materiales, ocasionando así un desaprovechamiento de los espacios disponibles. Otro aspecto resaltante, lo constituye la falta de codificación a los materiales que allí se almacenan, la clasificación debe hacerse de tal modo que cada familia de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización en el almacén y permita un buen manejo de historial de los materiales con los que la empresa cuenta.

Lo anteriormente descrito genera una deficiente organización en el manejo de los materiales que allí se encuentran almacenados, por lo tanto, esto acarrea retrasos a la hora de localizar los materiales y controlar la entrada y salida de los mismos.

Se puede inferir que si no se toman medidas preventivas y correctivas a tiempo se generará dificultades y retrasos, además del deterioro y merma de los inventarios y molestia de parte del personal que allí labora, por lo que, se hace indispensable organizar la función de administración de dichos materiales.

De continuar con la problemática planteada, evidentemente la empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A., no podrá tener una organizada y eficiente gestión de procura que garantice una correcta realización de las actividades del departamento que comprende la adquisición de materiales y servicios, manejo de fondo en anticipo para la adquisición de materiales y servicios y la contratación de servicios u obras.

El área de servicio de transporte representa una actividad económica- productiva de gran importancia, y dentro de esta área, una de la más importante es la del transporte de carga pesada, pues es esta la que permite la venta y distribución de todo cuanto se produce en cualquier economía, de no solucionar la problemática, seguirían incrementándose el tiempo de espera por obtener un material solicitado, provocando retrasos en la ejecución de los mantenimientos correspondientes, así como la disminución de la confiabilidad y disponibilidad de las unidades.

En este sentido, para tener mayor cumplimiento de los objetivos que posee la empresa, se pretende llevar a cabo una automatización en el proceso de procura y almacenaje a través de la implementación del Sistema Sparrow, que permita normalizar y optimizar el proceso de gestión de procura de materiales y su almacenamiento, estableciendo métodos y procedimientos que se pueden aplicar para ejecutar el proceso de procura de una forma oportuna y eficiente.

A partir de lo descrito anteriormente, se plantean las siguientes interrogantes: ¿Cuáles son las actividades involucradas de los procesos en el Departamento de Procura? ¿Cómo afecta el proceso de procura en la eficacia y eficiencia en los proyectos? ¿Qué mejoras podría incrementar la eficacia y eficiencia en el Departamento de Procura? ¿Qué funciones corresponden a la Gestión de Inventarios (gestión de existencias) y qué a la Gestión de Almacén? ¿Los beneficios serán percibidos a corto, mediano o largo plazo? Objetivos A continuación se muestran los objetivos que se desean alcanzar con la investigación.

jetivo General Automatizar el sistema de gestión del departamento de procura y almacén de la empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A.

jetivos Específicos

• 1. Diagnosticar la situación actual de los procesos del Departamento de Procura y Almacén.

• 2. Describir los indicadores de gestión establecidos para los diferentes tipos de compras del Departamento de Procura.

• 3. Determinar las causas y efectos que generan el retraso en el sistema de gestión de procura de materiales y servicios.

• 4. Analizar la gestión de los procesos de procura, recepción y despacho de los materiales.

• 5. Identificar las actividades improductivas en el proceso de gestión de procura de materiales y servicios.

• 6. Implementar el Sistema Sparrow como propuesta de mejora en el proceso de procura y almacenaje.

• 7. Diseñar un manual de procedimientos con la implementación del Sistema Sparrow para los departamentos de Procura y Almacén de la empresa.

• 8. Evaluar las bondades, beneficios y fortalezas de la implementación del Sistema Sparrow.

Alcance La realización del estudio se encuentra centrada en el Departamento de Procura y Almacén de la empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A., tomando como centro el proceso de gestión de procura de materiales y servicios presentes en el área, para realizar el seguimiento adecuado en la importancia de los procesos que lo conforman. El equipo de gestión de procura tiene como objetivo principal la creación de la solicitud de pedidos para servicios y bienes, así como la liberación e impresión de la solicitud de pedido, mientras que, el equipo del almacén se encarga de resguardar todos los materiales requeridos.

Delimitación La automatización del sistema de gestión de todos los bienes, servicios e inventario será realizada en la empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A., específicamente en las aéreas del Departamento de Procura y el Almacén, observando sus necesidades y haciendo seguimiento a sus requerimientos para determinar y describir los procesos que se llevan a cabo dentro de los departamentos en un lapso de tiempo establecido de dieciséis (16) semanas.

Justificación El presente estudio tiene justificación en la medida en la cual se dé respuesta a los siguientes puntos: ¿Cuál es realmente la situación actual del seguimiento de las Órdenes de Compra? ¿Cómo es el proceso desde su inicio hasta la entrega final al material requerido? ¿Cuánto tiempo se dedica al seguimiento y control de las órdenes y cuán efectivo es el trabajo?, ¿Cuán confiable es la información? ¿Qué mejoras en la efectividad del Departamento de Procura y disminución de la carga de trabajo podría generar la implementación de un software administrativo? Cuando se crea una requisición de materiales por parte de un departamento, se sobre entiende la necesidad del mismo para su funcionamiento óptimo, por tanto es clave reducir el tiempo que transcurre entre la generación de la requisición y la entrega final a la unidad sobretodo en el caso de las compras que es el caso específico que se estudiará en este trabajo. Lo que se buscará entonces es facilitar y reducir la carga de trabajo para el personal del Departamento de Procura a la vez que se incrementa la eficiencia del mismo y se reducen los costos asociados a los retrasos en la adquisición de productos, obteniendo así, un mejor manejo de inventario en el almacén, creando información precisa, que será útil para que la empresa se aprovisione de productos sin excesos y sin faltantes, ya que conocerán a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias.

CAPÍTULO II

Generalidades de la empresa

Ubicación Geográfica La empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A. está ubicada en la Av. Caracas Vía A Core 8 Ud-335-0000 Zona Industrial Matanza Sur (Entre Tonoro y Remagua). Al Frente de Materiales Gran Sabana. Galpón Inversiones Máster Puerto Ordaz, Estado Bolívar.

Breve Descripción de la Empresa Es una empresa venezolana que presta servicios de logística y transporte de carga pesada, liviana y sobredimensionada que opera en todo el territorio nacional. Se dedican específicamente al transporte y traslado de la mercancía, el principal objetivo es que el cliente este satisfecho con el servicio que le brindan, logrando siempre la seguridad y bienestar de la mercancía.

Tipo de Unidades a la Disposición Una moderna flota de vehículos que va desde NPR, lowboys hasta chutos con bateas extendibles hasta 20 metros, totalmente equipados para las exigencias de seguridad que la mercancía requiera. En este sentido se pueden ofrecer a los clientes:

Transporte de Carga Pesada y Sobredimensionada: sin importar que tan grande o difícil sea la carga la transportan.

Transporte Liviano: la empresa cuenta con equipos en excelentes condiciones para transportar cargas medianas.

Misión La empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A. tiene como misión satisfacer las necesidades diarias de los clientes en materia de servicios, logística y transporte terrestre de carga pesada, liviana y sobredimensionada prestando un servicio de forma puntual, eficaz, oportuno, alcanzando las exigencias de nuestros clientes apegados a las leyes vigentes.

Visión La empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A. tiene como visión ser la principal alternativa en transporte de carga terrestre líder en el mercado regional así como en el nacional brindando una capacidad operativa con altos estándares de calidad, y proyectar hacia una propuesta de alto valor en: Servicios, Atención y Tecnología.

Valores Confiabilidad: Dar a nuestros clientes la seguridad de ser una empresa que brinda servicio de calidad.

Responsabilidad: Cumplir puntual y eficientemente las tareas y las obligaciones que se les asignan, respondiendo por sus acciones y asumiendo las consecuencias de éstas.

Compromiso: Tener la firmeza y convicción para lograr los objetivos y metas organizacionales, contribuyendo con su trabajo y participando activamente en la toma de decisiones.

Lealtad: Amar su trabajo, se identifican con las metas y objetivos de la empresa y procuran también la lealtad recíproca de sus clientes y proveedores, contribuyendo al desarrollo común.

Disponibilidad: Son personas con espíritu de servicio hacia susclientes por ende buscan las mejores opciones de transporte para cada necesidad.

Estructura Organizativa El Organigrama de la empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A., es de tipo funcional ya que enfoca los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, donde se ubican los jefes de cada grupo de trabajadores, y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento. En la Figura N° 1, se muestra el organigrama de la Empresa.

Figura N° 1. Estructura Organizativa. Fuente: Empresa. CAPÍTULO III

Marco teórico

A continuación, se presentan los principales conceptos y teorías necesarias para el desarrollo de la siguiente investigación:

Departamento de Procura Es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado, debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

Importancia del Departamento de Procura Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.

Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

Funciones de Departamento de Procura

• Adquisiciones

Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

Guarda y Almacenaje Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).

Proveer a las demás áreas Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

Sistema de Gestión Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.

Control de Inventario Es la técnica que permite mantener la existencias de los productos a los niveles deseado y poder detectar inconsistencia y / o diferencias entre los registro en el sistema y la existencias física.

Toma Física de Inventario Es la actividad que comúnmente se usa para constatar mediante el conteo, de todo lo materiales existente en el almacén, que las cantidades físicas concuerden con las cantidades asignada en los registro o en sistema y hacer las correcciones necesaria.

Almacén Su etimología proviene de la voz antigua •"ALMAGACE" originada de la palabra árabe AL-MAKHZEN" (tesoro).

Define el recinto o edificación donde se guardan, custodian, a copian, y se preservan los materiales necesario para las operaciones de la empresa o las mercancías y articulo para la venta.

También se puede definir como un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro, los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agente económico (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportista, importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.).

En este sentido el almacenamiento es una función que consiste, en su sentido más general, en una actividad amplia y compleja, desde el punto de vista operativo, el servicio del proceso productivo y de la organización distributiva.

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y característica y estado, esto puede exigir una simple estantería hasta sistemas complicados que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías, el sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

• 1) Espacio disponibles para el almacenamiento de materiales.

• 2) Tipos de materiales que serán almacenados.

• 3) Números de artículos guardados.

• 4) Velocidad de atención necesaria.

Proceso principales del almacén:

• Entrada / recepción

• Almacenaje / preservación

• Solidad / despacho

Movimiento de mercancía externo:

• Recepción de mercancía.

• Salida de mercancía para pedido.

Movimiento de mercancía interno:

• Toma física del inventario.

• Traslado de stocks.

• Traspaso.

Factores clave en el proceso de almacenamiento:

• (1) Cumplimiento de las norma seguridad, higiene y ambiente.

• (2) Personal calificado para las labores.

• (3) Herramientas adecuadas para las maniobras físicas y operaciones de verificación física, acomodo, acarreo, identificación y etiquetado.

• (4) Procesamiento en línea de la transacción de ubicación y almacenamiento en el sistema de información.

• (5) Cumplimiento de procedimiento de almacenaje establecido en la empresa.

Función de los almacenes Los almacenes cumplen con las siguientes funciones:

• 1. Mantienen las materias primas resguardadas de incendios, robos y deterioros.

• 2. Permiten a las personas autorizadas, el acceso a las materias almacenadas.

• 3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre la existencia real de materia prima.

• 4. Llevan en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas).

• 5. Vigilan que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Las pérdidas que se producen en los almacenes pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para encontrar los artículos cuando se les necesita. Estas pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de almacenes eficientes. Normalmente, el almacén se divide en secciones, subsecciones y depósitos. Se mantienen etiquetas de depósitos que indican la cantidad y ubicación de cada artículo en el almacén. La ubicación, grado de control que se ejerce y asignación de espacio a los artículos especificados, dependen de sus características, como por ejemplo, frecuencia de uso, costo, tamaño, etc.

Es obligación del departamento de almacén registrar las entradas de materiales por los materiales que se compren y las salidas por surtir las requisiciones de materiales recibidas, cargando los costos de materiales al contrato respectivo, tomando los datos de la requisición de materiales. Una compra se inicia con el recibo de la requisición de compra, que emite el departamento de compras. Este documento lo prepara una persona que tiene autorización para comprar materiales o suministros. La requisición de compra indica la cantidad de cada artículo deseado, la fecha deseada y sugiere un determinado proveedor.

Principio básico del almacén Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos deben encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

• El personal de cada almacén debe ser asignado a función especializada, hasta sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.

• Debe existir una sola puerta o bien una entrada y otra de salida y ambas bajo control.

• Hay que llevar un registro al día y control interno de entrada y salida del almacén, y programación y control de reducción de la existencia.

• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarlos por el nombre común y conocido de compra, control de inventario y producción.

• La identificación debe estar codificada cuando sea posible.

• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación o identificación en pasillos, estantes, y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando haya de buscarse. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes del registro y control de existencias.

• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno.

• Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido.

• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o el departamento de control o almacén.

• Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten.

• La disposición debe ser lo más flexible posible, es decir debe disponerse de manera que pueda hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional.

• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

El área del almacén Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, deben tener tres áreas en el almacén como base de su planeación:

• Recepción.

• Ubicación

• Despacho.

Área de recepción El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

Una planeación es correcta cuando los cambios de flujos de los materiales y productos se han reducido al mínimo.

El tiempo de permanencia de mercancía en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que esta se pasa del vehículo del proveedor a almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.

Áreas de almacenamiento La planeación del área de almacenamiento por espacio destinado a cada grupo de materiales o mercancía con características similares requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo.

Condición antes del control físico

• Revisar los últimos movimientos del material.

• Establecer los números de los documento relacionados.

• Si su sistema de información lo permite, bloque la posibilidad de efectuar transacciones mientras se efectúa el conteo.

• Omitir la cantidad en existencias en las hojas de control a fin de asegurar que el verificador realice la tarea.

Actores de la toma física

• Los almacenistas ejecutan la toma física considerando generalmente las cantidades para el control de las operaciones del almacén.

• Los administradores definen la necesidad del conteo y delegan actividades para comprobar la disponibilidad y controlar en cantidad y dinero la existencia para producir los estados financieros al cierre fiscal.

• Los usuarios u organizadores generalmente están interesado en conocer las cantidades disponible para convalidar sus programas de trabajo.

Sistema Sparrow Es un sistema que apoya el desarrollo, promoción, integración y comercialización de soluciones basadas en tecnología de software libre. Conformada por un grupo de profesionales altamente calificado con una capacidad de entendimiento, lleno de entusiasmo, profesionalismo y mística de trabajo. Están enfocados en alcanzar la mayor calidad en los servicios y lograr los más altos niveles de satisfacción en sus clientes.

Este ofrece los beneficios de integración de MySQL y las ventajas de la tecnología Cliente/Servidor las cuales son bien conocidas por las grandes empresas, razón por la cual la mayoría de los sistemas enfocados a este mercado hacen uso de esta tecnología de base de datos. El cual proporciona los beneficios tanto de Cliente/Servidor como de software libre, sin necesidad de adquisición de licencia para el uso de la misma, además permite la salida en Internet, ya que es una de las Base de datos más rápidos conocida mundialmente.

3.17.1 Sistema Administrativo En la actualidad es vital para las empresas contar con herramientas para procesar, almacenar y recuperar datos e información en forma ágil, así soportar las operaciones y efectuar la toma de decisiones del negocio.

El Administrativo permite automatizar las operaciones empresariales de forma integral y flexible en las áreas de: Ventas, Producción, Compras, Cuentas Por Pagar, Cuentas Por Cobrar, Bancos, Inventario y Operaciones de Caja. Permitiendo dar una visión global de negocios, lo cual significa disponibilidad de información para la toma de decisiones en el momento oportuno, aumentando la competitividad de su empresa, además permite enlazar con el sistema de Contabilidad todas las operaciones realizando un asiento automático de cada una de las transacciones.

A continuación, se presentan las herramientas que se utilizaran para el análisis y presentación de datos.

• Mapa de Procesos: Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráfico de los procesos de una organización. El mapa de procesos proporciona una perspectiva global-local, obligando a "posicionar" cada proceso respecto a la cadena de valor. Al mismo tiempo, relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan, utilizándose también como herramienta de consenso y aprendizaje.

• Diagrama SIPOC: por sus siglas en inglés Supplier – Inputs- Process- Outputs – Customers, es la representación gráfica de un proceso de gestión. Esta herramienta permite visualizar el proceso de manera sencilla, identificando a las partes implicadas en el mismo:

• Proveedor (supplier): persona que aporta recursos al proceso

• Recursos (inputs): todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso. Se considera recursos a la información, materiales e incluso, personas.

• Proceso (process): conjunto de actividades que transforman las entradas en salidas, dándoles un valor añadido.

• Cliente (customer): la persona que recibe el resultado del proceso. El objetivo es obtener la satisfacción de este cliente.

• Diagrama de Flujo: es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

• iagrama Causa-Efecto: es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto). Es una herramienta efectiva para estudiar procesos y situaciones, y para desarrollar un plan de recolección de datos.

• Matriz FODA: es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio (persona, empresa u organización, etc.) permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

Glosario de Términos Administración: Es el acto de gestionar o dirigir empresas, negocios u organizaciones, personas y recursos, con el fin de alcanzar los objetivos definidos. Se refiere al funcionamiento, a la estructura y al rendimiento de las empresas u organizaciones que están al servicio de otros.

Bienes: En términos generales, son objetos útiles, provechosos o agradables que proporcionan a quienes los consumen un cierto Valor de uso o Utilidad. Los Bienes Económicos, más específicamente, son objetos que se producen para su intercambio en el mercado, es decir, son mercancías.

Compras: Es la acción de adquirir un producto ofrecido por un vendedor, a través de un contrato de compra-venta, a cambio de un precio en dinero, cierto y no simulado. Las operaciones de compra son realizadas por los consumidores finales de los productos.

Estrategias: Una estrategia es un plan que especifica una serie de pasos o de conceptos nucleares que tienen como fin la consecución de un determinado objetivo. La estrategia, en cualquier sentido, es una puesta en práctica de la inteligencia y el raciocinio.

Manual: Es un documento elaborado sistemáticamente, en el cual, se identifican las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente.

Manual de procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una Unidad Administrativa, o de dos o más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Plan: Es una intención o un proyecto. Se trata de un modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción, con el objetivo de dirigirla y encauzarla. En este sentido, un plan también es un escrito que precisa los detalles necesarios para realizar una obra.

Planificación: Es un método que permite ejecutar planes de forma directa, los cuales serán realizados y supervisados en función del planeamiento. Supone trabajar en una misma línea desde el comienzo de un proyecto, ya que se requieren múltiples acciones cuando se organiza cada uno de los proyectos.

Procedimiento: Modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente. Los procedimientos responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar las acciones de la organización.

Proceso: Es el conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Programación: Se refiere a idear y ordenar las acciones que se realizarán en el marco de un proyecto o al anuncio de las partes que componen un acto o espectáculo.

Requerimiento: Es una cosa que se exige o que se le reclama a alguien. También se refiere acto judicial que obliga a realizar o a dejar de realizar algo. También puede tratarse de una notificación que exige a alguien expresarse sobre un asunto.

Servicios: Es el conjunto de actividades que lleva a cabo internamente una empresa. El mismo hace referencia a la acción servir, Los servicios son definidos como heterogéneos ya que los servicios prestados nunca podrán ser idénticos por diversas variables, también como intangibles ya que el usuario no puede tocarlos.

CAPÍTULO IV

Diseño metodológico

Para el desarrollo de esta investigación, se llevó a cabo las herramientas metodológicas utilizadas para detallar con precisión la problemática planteada con respecto al sistema de gestión de procura y almacén presente. Las estrategias metodológicas permitieron obtener la información requerida para recopilar, presentar y analizar los datos, iniciando desde el tipo de investigación, población y muestra, y técnica e instrumentos de recolección de datos.

Tipo de Investigación La investigación se define como el estudio de los métodos, procedimientos y técnicas utilizados para obtener nuevos conocimientos, explicaciones y compresión científica de los problemas y fenómenos planteados y por consiguiente, que puedan llevar a la solución de los mismos.

El diseño de una investigación constituye el plan general del investigador para obtener respuestas a sus interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación. El diseño de investigación desglosa las estrategias básicas que el investigador adopta para generar información exacta e interpretable.

El diseño de investigación estipula la estructura fundamental y especifica la naturaleza global de la intervención.

El estudio que se realizó en el Departamento de Procura y Almacén en la empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A., es de tipo No Experimental, debido a que no existió una manipulación deliberada de variables, sino que se observó y detalló la situación existente en el ambiente de trabajo. Lo que se hace en la investigación no experimental es observar detalladamente fenómenos tal cual y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos "(Hernández, 184)".