Cómo hacer más efectivas las reuniones, despachos, visitas

Introducción

La acción de dirigir, de guiar, de conducir, de impartir directivas para la actuación a las personas, para la materialización de los objetivos y propósitos que tiene una organización, adquiere cada vez más mayor complejidad sobre todo por las realidades del mundo actual y las características de las sociedades modernas donde el número de hombres y mujeres, con un alto nivel educacional y cultural es cada vez más amplio.

Por lo anterior en las condiciones actuales los que dirigen tienen que utilizar cada vez más formas, vías, medios, técnicas y procedimientos que les permitan alcanzar el máximo de resultados con el mínimo de tiempo y recursos empleados, y por otra parte que se logre una activa y consciente participación de los involucrados, con la máxima motivación y compromiso.

Junto a lo anterior hay que tener presente que un elemento clave en la actividad de dirección es lograr el adecuado enfoque político en el tratamiento de los temas o problemas objetos de análisis, pues en nuestra realidad socialista hay que tener siempre presente el predominio de los intereses sociales por encima de los intereses empresariales, ramales, territoriales o individuales, y esto se logra cuando las actividades de dirección tienen en cuenta los objetivos y concepciones de nuestro Partido y Revolución

En correspondencia con lo anteriormente expuesto se ha tratado que las concepciones e ideas de este texto no aparezcan como un dogma o esquema rígido, sino que sirvan de guía para una acción más efectiva y eficaz de cada organismo u organización.

Como todos sabemos en la actividad de dirección los Organismos, organizaciones y los cuadros utilizan diferentes tipos de acciones para alcanzar los objetivos y materializar las tareas que se le asignan, las que podemos clasificar como las más comunes son las reuniones, los despachos, las visitas, los contactos operativos, la elaboración o lectura de documentos, actas, orientaciones o informes.

A continuación vamos a tratar algunas de las Formas en que se materializa la acción de dirección y sobre todo vamos a exponer las ideas básicas de que hay que hacer en la preparación(antes), en la realización o ejecución (durante) y posteriormente (después) para lograr mejores resultados y por tanto más eficacia y efectividad en la labor que realizamos.

Las Reuniones

Las reuniones que pueden definirse como el encuentro de un grupo de personas convocadas para tratar objetivos prederminados, establecidos por una o varias personas, que generalmente tienen un nivel superior a los convocados, y su propósito es puede diferente: coordinar, cooperar, integrar, decidir, informar, orientar, intercambiar, conocer, controlar, o valorar cuestiones de interés común.

Ante todo hay que definir si hace falta dar una reunión o lo que vamos a tratar puede verse por otra vía (llamar por teléfono, enviar un correo lecetrónico,etc)

Para que las reuniones se realicen de la mejor forma deben tenerse en cuenta las siguientes ideas:

Preparación de las Reuniones.

La preparación de las reuniones constituye uno de los elementos fundamentales para alcanzar los resultados esperados en estas, pues puede afirmarse que una reunión bien preparada alcanzara mucho más adecuadamente los objetivos que se propuso y lo hará en menos tiempo.

Antes de la reunión (Preparación)

Los que convocaran la reunión, en un encuentro o reunión de preparación deben definir:

• Qué objetivos se proponen alcanzar con la reunión.

• Cual será el Orden del Día (que responda a los objetivos)

• La duración estimada de la reunión.

• Los que deben participar porque determinan o influyen en los objetivos previstos. Si es necesario quienes deben estar en toda y quienes solo en parte.

• A quienes debe invitarse.

• Cuál es el mejor día y hora para que los participantes tengan posibilidades de asistir.

• Cuál es el local más apropiado teniendo en cuenta la cantidad, de participantes, su composición y objetivos de la reunión.

• Que medios necesita el local para realizar la reunión(amplificación, computadoras, retro proyector, etc.)

• Que información previa deben tener los que convocan la reunión y cual los que participaran o sea si hay que circular un informe o documento.

• Quien se encargara de convocar la reunión e informar a los participantes el orden del día, el local, la hora y si es necesario traer alguna información.

• Que materiales, documentos, informes u otros elementos necesitan prepararse , quien lo elaborará , cuando se entregará, quien lo circulará, etc.

• Cuáles son los acuerdos que se proyecta adoptar, medidas a tomar, actividades a realizar, etc.

Desarrollo, Ejecución (Durante la Reunión.)

Para que la reunión alcance los objetivos previstos en su preparación los que la dirigen deben:

* Iniciarla a la hora en que fue convocada. No debe hacerse esperar a los citados.

* Debe comprobarse la asistencia y la causa de las ausencias.

* Debe empezarse defiendo los objetivos y establecer su alcance y significado de forma breve.

* Deben explicarse todos los temas que se abordaran

* Debe iniciarse por un tema y concentrar toda la atención en este hasta que se agote. Para lograr resultados superiores debe promoverse la reflexión y el debate, buscar diferentes puntos de vistas y criterios

* Debe darse la palabra primero a los participantes de menor nivel de dirección y después a los de más nivel.

* Cuando alguien se salga del tema de forma adecuada, llamarle la atención.

* Debe estimularse a pensar, a buscar variantes o alternativas nuevas para solucionar los problemas y enfrentar las tareas.

* Deben utilizarse preguntas que propicien pensar, argumentar, fundamentar los diferentes puntos de vista.

* Debe promoverse la concreción, el ajuste al tema, combatir las reiteraciones.

* Debe propiciarse mantener activo el debate, evitar que solo hablen unos pocos.

* Debe resumirse cada tema tratado y exponer la concepción o criterio, a que se arriba. Valore cómo es recibido por los participantes

* Deben evitarse las tensiones, el agotamiento, tratar que si la reunión dura más de una hora se dé un receso. Utilizar este descanso para conversar, escuchar, valorar cómo se desarrolla la actividad.

* Debe concluirse la reunión exponiendo de forma concreta cómo se alcanzaron los objetivos previstos, qué acuerdos se adoptaron, quiénes y cuándo deben cumplirlos. Debe evitarse divagar, hablar de todo, debe concretarse el tema o los temas tratados.

Después de la reunión.

* El o los que convocaron la reunión deben realizar una valoración crítica de su desarrollo en que tengan presente si fueron alcanzados los objetivos previstos, si la participación y profundidad de la discusión o debate fue la necesaria y si los argumentos y fundamentación convencieron de la justeza de lo acordado. Para hacer esta valoración puede definir primero los aspectos positivos y después los negativos.

* Deben revisarse los acuerdos adoptados.

* Deben valorarse las experiencias y tenerlas presente en las próximas reuniones.

Los contactos o reuniones operativas

La presión constante que tienen hoy los cuadros por la diversidad de tareas que enfrentan y la prioridad que algunos de estas tienen, pues están estrechamente ligadas al esfuerzo de nuestro Partido y Revolución por crear una sociedad más justa y humana con igualdad de oportunidades, hace que los contactos o reuniones operativas se incremente como forma que utiliza el dirigente para desarrollar su trabajo.

El contacto o reunión operativa es una forma de dirigir que se utiliza para evaluar, sin previa agenda, como marcha o se materializa una tarea, cómo se trabaja para solucionar un problema, cómo actuar ante determinada situación, como instrumentar determinada orientación.

El contacto es un intercambio generalmente verbal, en que el dirigente verifica cómo el subordinado, o un dirigente de otro organismo u organización cumple las orientaciones dadas o ejecuta las tareas a su cargo.

Es una vía para el control, pero también puede utilizarse para orientar, para evaluar o con otros fines.

Aunque los contactos operativos se realizan generalmente sin previa agenda y se concentran en uno o en pocos aspectos, por la complejidad que pueden adquirir es conveniente que el dirigente tenga en cuenta:

* Al concluir cada semana deben valorarse todas las actividades previstas para la siguiente y determinar el tiempo que se dispone cada día, además de los elementos planificados para contactar con sus subordinados o con dirigentes de otros organismos u organizaciones.

* Debe priorizarse la realización de los contactos operativos con los cuadros que tienen un papel decisivo en la ejecución y materialización de las tareas o problemas más importantes o urgentes.

* Deben tratarse de realizar con los cuadros directamente subordinados y si es necesario con estos y los que ellos dirigen.

* Deben valorarse las cuestiones o aspectos a tratar y con qué propósito u objetivo. No debe improvisarse, debe pensarse lo que se propone antes de hacerlo.

* Debe utilizarse el contacto para profundizar, conocer, valorar.

Debe propiciarse la argumentación, la Fundamentación. escuchar primero, reflexionar, valorar y después emitir criterios.

* Debe antes de adoptar una decisión valorase que otras soluciones existen, buscar las causas y valorarlas.

* No debe convertirse el contacto en un despacho, debe concentrarse en el problema o tareas que va a tratar. Si surgen otros y no es imprescindible verlos en ese momento, debe definirse cuando se tratara.

* Después del contacto, en la oficina o en la libreta de bolsillo deben anotarse las cosas que debe recordarse: acuerdos u orientaciones a controlar, aspectos a tratar con otros compañeros, responsabilidades que se asumieron, etc.

Los despachos o entrevistas

Los despachos, como formas organizativas del trabajo de dirección, se utilizan generalmente para el intercambio directo entre dos dirigentes, uno subordinado del otro, para evaluar, profundizar, analizar, decidir, resolver, aclarar, determinar e informar, aspectos relacionados con el trabajo. Por lo anterior, la naturaleza del despacho, su contenido y periodicidad dependen del nivel de dirección y del lugar que ocupa cada dirigente en la estructura.

El despacho o entrevista constituye una de las vías principales que pueden utilizar los cuadros para orientar y controlar el trabajo y las actividades que le corresponden y con ello evitar reuniones en las que generalmente todos los asistentes no tienen interés o no estén relacionados con las cuestiones que se tratan; controlar o conocer que se ha hecho y que falta por hacer.

Para que el despacho se realice de forma que contribuya a desarrollar mejor el trabajo debe tener presente el siguiente proceso:

Antes del despacho.

• Deben valorarse los contenidos, funciones y atribuciones del subordinado.

• Debe revisarse las notas del último despacho y definir cuáles son los aspectos o tareas que deben tratarse.

• * Deben definirse los aspectos a tratar en el despacho, el día, hora y lugar que se realizará, ponerlo en el plan e informárselo al compañero.

• * Debe pedirse al subordinado que proponga las cuestiones que quiere tratar y que envié los documentos con informes, valoraciones, proposiciones, criterios, ideas

• Estudie y hágase un criterio sobre cada aspecto o tema. Si es necesario debe consultarse o intercambiar con otros cuadros o buscar la información necesaria sobre estos temas.

• Debe determinarse el tiempo del despacho y dejar un pequeño margen, antes y después, como reserva.

Durante el Despacho.

• Si se han realizado sistemáticamente debe mantenerse a forma en que se realiza, y trata de introducir algunas de las ideas que a continuación se exponen:

• El despacho debe iniciarse valorando si hay un tema o aspecto previsto que no se debe tratar por faltar información, haber cambiado la situación u otra causa. De hecho se trate de lograr que de forma conjunta se estudie la agenda de trabajo y se defina qué cambio es necesario hacer.

• Debe propiciarse que con quien despacha exponga sus puntos de vista y argumentos, no lo corte, ni piense por él.

• Debe tratarse de propiciar que en cada tema o aspecto se profundice al máximo y que se reciban todos los argumentos y elementos. Debe promoverse esto a través de preguntas.

• Debe evitarse adoptar decisiones sin profundizar al máximo en conocer los distintos factores o causas que provocan un problema. Si no se tienen en el despacho debe posponerse el tema para buscar más información

• Ante un problema planteado por el subordinado debe propiciarse que sea este el que proponga las posibles soluciones o variantes de decisión utilizar. Debe valorarse con él la mejor variante.

• Debe propicie el compromiso y el interés del subordinado por el trabajo que realiza. Tratar que exponga sugerencias, recomendaciones, ideas, medidas.

• Debe utilizarse el despacho para conocer más a su subordinado, no piense en él solo como trabajador, interésese por cómo vive, los problemas que tiene, su familia, sus gustos, sus intereses, padecimientos, etc. Recuerde que el hombre no es solo un trabajador, sino que es un ser social por lo que tiene diversas actividades en su vida.

• Debe propicie la autoconfianza, delegar responsabilidades en el subordinado para que decida en problemas o tareas que son de su competencia. Evitar la delegación inversa o sea que le traiga todo los problemas para que usted decida. Por ejemplo si recibió una orientación y pretende que la ejecute su subordinado, désela pero dele tiempo para que la analice y le proponga como procederá, no le diga que hacer y cómo hacerlo o en el mismo momento hacerlo.

• Deben valorarse las decisiones que adopta el subordinado, no sea implacable, deben pedir las razones de por qué se adoptó una decisión y no otra. Debe estimularse al subordinado reconociendo la justeza de las medidas adoptadas o los avances logrados. Tratar de llevarlo a comprender los errores.

• Debe evaluar al cuadro, valorar cómo evoluciona, comparar cómo se ha desarrollado, si ha resuelto las dificultades o limitaciones anteriores.

• Debe tomarse nota de los acuerdos o decisiones que adopte, de los aspectos en que hay que profundizar, de las cuestiones que quedan pendientes, de la información más importante.

Después del Despacho.

• Deben revisarse las notas, completarlas y si es necesario organizarlas.

• Deben Valorarse si están definidas todas las medidas para que se cumplan los acuerdos.

• Deben señalarse los aspectos que tiene que ver con otros y los que deben controlarse antes del próximo despacho.

• Nunca deben anotarse apreciaciones evaluativas sobre el subordinado en la agenda.

Las Visitas

Una de las formas organizativas que más emplean los cuadros en la dirección, en los organismo intermedios, son las visitas, pues estas permiten "tocar los problemas con la mano", o sea, conocer de forma directa y sin intermediarios cómo se materializan en la práctica las tareas, los acuerdos, las orientaciones y problemas surgen en su ejecución práctica.

Las visitas son una de las vías fundamentales que tiene el cuadro para contactar con los dirigentes de base, con los trabajadores y el pueblo y de hecho influir en la materialización de las tareas.

Para lograr que las visitas contribuyan a mejorar el trabajo, a elevar la eficiencia y a fortalecer el vínculo con las masas es conveniente tener en cuenta un grupo de factores.

Antes de la Visita (PREPARACIÓN).

* Debe valorarse bien a dónde ir y a qué, o sea, realizar la visita no para ir al lugar, sino para alcanzar objetivos previamente definidos.

* Debe valorarse si además de los objetivos fundamentales pueden alcanzarse otros.

* Deben determinarse a quiénes se va a contactar y qué cuestiones van a tratar con cada compañero.

* Debe revisarse, si es necesario, la información previa y si lo requiere solicitar otra verbal o escrita.

* Deber definirse si debe realizar la visita sólo o lo debe acompañar otra persona.

* Debe propiciarse que los vinculados directamente con la tarea o el problema participen.

* Debe valorarse la hora y el día más conveniente para realizar la visita.

* Debe tenerse en cuenta el tiempo de que se dispone para la visita.

* Debe evitarse interferir con la visita el desarrollo del trabajo de otros. Al escoger el momento debe tenerse tenga en cuenta el trabajo de los demás y si es posible valorar variantes con los que van a ser afectados.

* Debe informarse a los afectados de la visita y sus objetivos aunque no todas las visitas tienen que informarse anticipadamente.

Durante la visita.

* Si se informó a los afectados, debe cumplirse con el día y la hora previstos.

* Debe promoverse un clima que propicie que él o los interlocutores puedan expresar de forma franca sus opiniones.

* No deben aplicarse esquemas. Además de lo previsto pude hablar con otros dirigentes o trabajadores.

* Debe retomar los objetivos definidos, y actuar para alcanzarlos.

* Pueden hacerse recomendaciones y sugerencias, pero antes pregunte y profundice en lo que se ha hecho y por qué se ha hecho.

* Debe evitarse adoptar decisiones sin toda la argumentación o información. Debe preguntarse, indagar, buscar el máximo de información y si es necesario sugerir que valoren el problema y propongan como solucionarlo.

Después de la Visita.

* Deben anote las cuestiones pendientes.

* Definir los aspectos a profundizar.

* Valorar como se cumplieron los objetivos.

* Debe Informarse a quien corresponda de las orientaciones, recomendaciones o sugerencias que se hicieron.

Recuerde:

La práctica actual de tener prioridades en la dirección impone a los cuadros un uso más eficaz del tiempo.

Aplique y valore las experiencias para lograr resultados superiores

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Autor:

MSc. Bruno Hurtado Marrero