Principales procesos del sistema de gestión de la calidad en la autoridad reguladora nuclear

El Centro Nacional de Seguridad Nuclear (CNSN) en la actualidad es una unidad organizativa de la Oficina de Regulación Ambiental y Seguridad Nuclear (ORASEN), la cual tiene dentro de sus objetivos la implementación de un sistema de gestión que abaca todas las esferas de competencia incluida la seguridad nuclear.

La aplicación de los modelos de gestión, promovidos por la Organización Internacional de Normalización (ISO), si bien se aplican a todas las organizaciones, a los efectos de una autoridad reguladora, coadyuva entre otros, a la transparencia de su actuación y a la aplicación consecuente de sus políticas. Es menester señalar además, que el Organismo Internacional de Energía Atómica (OIEA) promueve la implementación de sistemas efectivos de gestión para las instalaciones y actividades relacionadas con el uso de la energía nuclear, por tanto extiende el alcance a las autoridades reguladoras.

El SGC del CNSN se basa en la norma ISO 9001 del 2008, cuyo elemento fundamental es la gestión de los procesos identificados. Los métodos empleados fueron el diagnóstico de la Organización según el criterio de expertos. Se trabajó bajo las siguientes reglas básicas: "Decir lo que se hace, Hacer lo que se dice y Poder demostrarlo".

En el CNSN se han ido instrumentando los procesos a partir de las funciones asignadas por el estado cubano. Estos procesos no solo se corresponden con tales funciones, sino que además están vinculados al funcionamiento de la organización y al cumplimiento de la norma ISO.

Con el presente trabajo, se exponen los procesos identificados, la experiencia en la implementación de los mismos y las perspectivas de integración con el modelo que propone el OIEA para sistemas de gestión efectivos.

Introducción

No todas las organizaciones que comienzan a implementar su Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) lo hacen por su propia iniciativa, generalmente es recomendado por un tercero o en algunos casos es determinado desde los niveles superiores de subordinación. Por esta razón, no siempre hay comprensión de lo que representa en materia de cambios organizacionales y la resistencia que por ende se hace a los mismos. De lo que se trata es que los individuos sientan la necesidad del mejoramiento y del cambio [1]. La necesidad de desarrollar el SGC debe nacer de la propia organización, de la concientización de su alta dirección y de involucrar a todo el personal. Si bien los SGC por el modelo de la ISO 9000, están muy difundidos entre las pequeñas y medianas empresas e incluso se extienden hasta Partidos Políticos y Organizaciones No Gubernamentales, no podemos afirmar lo mismo de Organismos Reguladores. De éstos aparece muy poco publicado y cabe preguntarse: ¿su misión o encargo social, no se desarrollaría mejor aplicando un modelo de gestión que satisfaga a sus partes interesadas? ¿Es qué acaso la función reguladora no requiere ser medida o evaluada? Este trabajo pretende difundir la experiencia que en este sentido tiene el Centro Nacional de Seguridad Nuclear (CNSN) de la República de Cuba.

El CNSN, creado hace 20 años, se subordina a la Oficina de Regulación Ambiental y de Seguridad Nuclear (ORASEN), del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA); ejecuta a nombre de este la regulación y el control del uso de la energía nuclear y la contabilidad y control de los materiales nucleares en el país de forma tal que se garantice la protección de las personas contra la exposición a la radiación ionizante, la seguridad de las fuentes de radiación que pueden causar esta exposición y el cumplimiento de los compromisos internacionales asumidos por el Estado Cubano en estas materias.

Los antecedentes del sistema de gestión de la calidad actual se remontan al Programa de Mejoras del Sistema de la Supervisión Estatal de la Seguridad de las Instalaciones Nucleares y Radiactivas, en la decada del noventa; época en la que se pensaba desarrollar en Cuba un programa nucleoenergético.

Se puede afirmar, que debido a la identificación desde fechas muy tempranas a su creación, de la necesidad de un sistema de gestión de la calidad, se ha fomentado una cultura organizacional que propicia la implementación del mismo; sin embargo casi más importante que tal cultura, es el papel de la Dirección del CNSN en ello. Esto reafirma el hecho que para lograr la implementación de un sistema de gestión de la calidad se deben cumplir los ocho principios fundamentales; uno de los cuales es el liderazgo y la participación del personal.

Aún cuando se continúa la implementación del modelo de gestión de la calidad por las normas ISO 9000, se revisan los criterios de gestión que actualmente son manejados por el Organismo Internacional de Energía Atómica (OIEA) para su posterior integración en el sistema de gestión del CNSN. Estos criterios están recogidos en la colección de documentos de seguridad, y se aplican tanto para instalaciones nucleares como radiológicas, así como para reguladores y suministradores de servicios e insumos de tales instalaciones [2].

Materiales y métodos

El modelo empleado para diseñar el SGC en el CNSN es el de la norma ISO 9001 del 2008, apoyados en los métodos de diagnóstico de la Organización y del criterio de expertos, tanto externos como internos. Se trabajó bajo las siguientes reglas básicas: "Decir lo que se hace, Hacer lo que se dice y Poder demostrarlo". [3]

Esta norma con un total de 51 requisitos, luego del análisis de los expertos concluyeron que aplican en el SGC del CNSN todos, exceptuando solo los relacionados en el apartado 7.3 Diseño y Desarrollo.

El SGC se apoyó también en los resultados de la misión RASSIA y en el Programa de Cultura de Seguridad del CNSN. La misión, organizada y ejecutada por expertos del OIEA, fue determinante en la preparación del plan de acciones para implementar y desarrollar el sistema de gestión de la calidad del CNSN. El fomento de una política de cultura de seguridad ha favorecido entre otros, el debate sobre el enfoque regulador mas adecuado y el intercambio con algunas de sus principales partes interesadas, exponente de esto último es la Conferencia Anual Regulatoria, las que suman ya diez de intercambio directo con regulados, otros reguladores, suministradores de servcios de protección radiológica, etc.

Resultados

En el desarrollo del SGC se distinguen dos etapas fundamentales: la de diseño y posteriormente la de implementación en la que se incluye la medición y el seguimiento. La etapa de diseño arrancó con la identificación de los requisitos a aplicar e inmediatamente se redactó y puso en vigor la Política y Objetivos de la calidad. Esta etapa se caracterizó también por la identificación de los procesos de la organización, así como los que se requieren contratar externamente, la estructura de la documentación y el plan para la elaboración de los documentos. En esta etapa se identificaron 21 procesos, de los cuales podemos citar como ejemplo: las inspecciones estatales de seguridad radiológica y nuclear, la conseción de autorizaciones, las quejas y apelaciones, las auditorias internas de calidad, como uno de los procesos de medición y seguimiento, entre otros.

La estructura de los documentos adopta un esquema piramidal en cuya cima está ubicado el el Manual de la Calidad, por contener la política y los objetivos de calidad, a continuación en otro nivel se ubican las fichas de los procesos, las instrucciones y los procedimientos, en el próximo nivel se ubican los registros y la base de la pirámide se han ubicado las normas legales y técnicas, que sirven de referencia a los procesos.

La aplicación del modelo de proceso, a todas las actividades que se ejecutan en el CNSN, ha posibilitado una mejor distribución de las funciones estatales encomendas, entre las diferentes unidades organizativas que integran el CNSN y por tanto de sus especialistas. Este aspecto es de los que se pueden catalogar como positivos para la Organización. En cuanto al modelo de proceso aplicado, consta de diferentes elementos, entre ellos: la responsabilidad de la persona a cargo del proceso, las etapas, los participantes, las relaciones con otros procesos, etc. En el anexo 1 se muestra el modelo utilizado, donde quedan recogidos tales elementos.

Un ejemplo de los elementos identificados para el proceso de las Inspecciones Estatales de Seguridad Radiológica y Nuclear del CNSN, fueron como entrada del mismo además de la función asignada a la Organización y el Programa Anual de Inspecciones para el caso que se haya identificado independiente el proceso de planificación; las salidas o productos de este proceso son: la orden o notificación de la inspección, el informe de inspección, el acta de imposición de una medida o contravención, si fuera el caso. Sus principales clientes o partes interesadas son los sujetos inspeccionados y las autoridades políticas y de gobierno que se interesan en las deficiencias y sus planes de soluciones. Se identifican relaciones con los procesos de Planificación, el de Coerción, el de Conseción de Autorizaciones y el de Quejas y Apelaciones. Este proceso tiene indicadores de desempeño que se evaluan con una frecuencia trimestral, atendiendo a las formulas 1 y 2.

A través de (1) se mide el cumplimiento de lo planificado y a través de (2) el volumen total de las inspecciones realizadas en un año. Como criterio de aceptación satisfactorio, se fijó un valor del 90 % para el indicador 1 y en el caso del 2, al menos el 100 %. Se trabaja actualmente en la formulación de otros indicadores, que puedan ilustrar mejor la efectividad de este proceso, como son a través del cumplimiento de medidas de inspección.

La gestión documental incluye un Manual de la Calidad, 21 Fichas descriptivas de los procesos identificados, más de 20 procedimientos, 3 instrucciones de trabajo, alrededor de 30 registros de datos, además de la documentación de referencia, basada en las leyes, regulaciones y normas técnicas relacionadas con la energía nuclear. La redacción de la documentación identificada en el SGC puede dilatarse en el tiempo, si no se toman las debidas provisiones. En el caso del CNSN, los especialistas que debían desempeñarse en las funciones reguladoras tenían a su vez que redactar tales documentos y esta situación conllevó en algunos casos al retraso en la implementación de algunos procesos del SGC. Es de los aspectos negativos que se señalan.

Para dar seguimiento a la implementación del SGC se establece anualmente un programa de auditorías internas que abarca todos los procesos de la organización. En la Tabla Nro. 1 se presenta el total de auditorías realizadas y la cantidad de hallazgos que se han encontrado durante las mismas, así como el estado de las acciones que se han previsto en cada caso, en dos años que fueron tomados como muestra para el trabajo.

Tablas Nro.1 Ejemplo auditorías internas de calidad, realizadas en el CNSN

De la tabla se observa que hay algunas acciones correctivas que aún no se han cerrado, un 66 % del total propuesto si se han logrado. En la actualidad se monitorea si hay repetición de no conformidades, para evaluar la eficacia de las acciones tomadas.

Una evaluación de los hallazgos de estas auditorias se presenta en la figuras 1 del presente trabajo. Como resultado de la evaluación de los mismos, según la clasificación prevista en el procedimiento, podemos concluir que la tendencia inicial de las no conformidades del SGC del CNSN apuntaba hacia incumplimientos de los requisitos del modelo de gestión, sin embargo al establecerse cada uno de los procesos, comienza a partir del año cuarto de implementación del SGC a aparecer hallazgos relacionados con éstos.

La fuente principal de detección de tales hallazgos son las auditorias internas y durante el análisis anual de los indicadores de eficacia de los procesos, para realizar la Revisión del Sistema por la Dirección, que es otro requisito de la gestión.

Para llevar adelante el plan de implementación del SGC fue necesario organizar una serie de talleres y cursos, para todos los niveles de la organización; de forma tal que se fuera capacitando en las temáticas relacionadas con esta actividad. No todos cuando se comienza, tienen el mismo nivel de experiencia y conocimiento, y la apreciación mas difundida es que con los SGC se incrementan los papeles y la burocracia. Si analizamos detenidamente cada paso requerido por los usuarios de las fuentes de radiaciones ionizantes para obtener sus licencias o permisos, podemos llegar rápidamente a la conclusión que la actividad reguladora es burócratica por naturaleza, por lo que implementar un SGC debe coadyuvar a la optimización de tales trámites y a satisfacer a las partes interesadas. Contar con el representante de la dirección para el sistema de gestión si bien es una garantía en el proceso de implementación, no puede sustituir el papel de la alta dirección en llevar adelante tal empeño.

Conclusiones

Con la implementación del SGC en el CNSN, podemos presentar entre otras, una mejor organización del trabajo en general del Centro, fundamentalmente en aquellos procesos asociados a las funciones estatales. Se han eliminado documentos innecesarios los cuales duplicaban los esfuerzos y no tributaban al control o a la trazabilidad de los procesos.

El sistema de indicadores asociados a los procesos reguladores, permite evaluar el cumplimiento efectivo de su encargo social, no solo por la propia organización sino por las partes interesadas. El seguimiento de las no conformidades y la toma oportuna de acciones correctivas, preventivas y de mejora coadyuvan al perfeccionamiento de la actividad reguladora nuclear cubana.

Referencias

[1] Crosby, P., "Reflexiones sobre Calidad: 295 máximas del gurú mundial de calidad", McGraw Hill Interamericana Editores S. A. de C. V., México, 1996.

[2] Colección Normas de Seguridad, OIEA, GS-R-3 "Sistemas de Gestión para instalaciones y actividades", Viena, 2006.

[3] Dr. Ramírez García, J., MSc. Gonzalez Sanchez, M., "El diseño de procesos: Algunas experiencias", Boletín III Centro de Estudios de la Economía Cubana, Universidad de la Habana, 2005.

[4] Colectivo de Autores del CNSN, Informe Anual de la Revisión del SGC del CNSN y Balance Anual de Trabajo, 2009, 2010, 2011.

Anexo

ANEXO 1

INDICADORES DEL PROCESO:

Autor:

Marrero García, M.

Oficina de Regulación Ambiental y Seguridad Nuclear, Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente, Cuba