Generalidades del presupuesto

¿Qué es un
presupuesto?

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta
prevista, expresada en valores y términos financieros que,
debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización.

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

• La principal función de los presupuestos se
  relaciona con el Control financiero de la
  organización.

• El control presupuestario es el proceso de descubrir
  qué es lo que se está haciendo, comparando los
  resultados con sus datos presupuestados correspondientes para
  verificar los logros o remediar las diferencias.

• Los presupuestos pueden desempeñar tanto
  roles preventivos como correctivos dentro de la
  organización.

FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS

• Planear los resultados de la organización en
  dinero y volúmenes.

• Controlar el manejo de ingresos y egresos de la
  empresa.

• Coordinar y relacionar las actividades de la
  organización.

• Lograr los resultados de las operaciones
  periódicas.

CLASIFICACIÓN DE LOS
PRESUPUESTOS

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos
puntos de vista a saber:

• 1. Según la flexibilidad.

• 2. Según el periodo de tiempo que
  cubren.

• 3. Según el campo de aplicabilidad de la
  empresa.

• 4. Según el sector en el cual se
  utilicen.

Principios de la
presupuestación

• 1. Principios de Previsión

• Determinación cuantitativa.

• Predictibilidad.

• Objetivo.

• 2. Principios de Planeación

• Costeabilidad.

• Previsión.

• Flexibilidad.

• Unidad.

• Participación.

• Confianza

• Contabilidad por áreas de
  responsabilidad.

• Oportunidad.

• 3. Principios de Organización

• Comunicación.

• Orden.

• 4. Principios de Dirección

• Autoridad.

• Coordinación.

• 5. Principios de Control

• Conciencia de Costos.

• Reconocimiento.

• Normas.

• Excepción.

MOTIVOS DEL FRACASO DE LA
PRESUPUESTACIÓN

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si
quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de
operación sólidas y contar con los elementos de
apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad
tiene para el logro de las metas fijadas por la alta
dirección y a la vez precisar los recursos que deben
asignarse a las distintas dependencias que directa o
indirectamente ayudan al plan de operaciones.

CALENDARIO PRESUPUESTAL

Es la agenda en la cual se definen a través del
tiempo la ejecución y el control (evaluación) del
presupuesto. Depende del tipo de organización y puede ser
diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o
anual.

Organización del
presupuesto

Toda organización al formular sus planes,
deberá delimitar específicamente las atribuciones y
responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe
actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las
demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra
a la gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la
marcha.

EL PRESUPUESTO DENTRO DEL PLAN
ESTRATÉGICO

Se entiende por planificación al acto de prever y
decidir las acciones que nos puedan llevar hasta un futuro
deseado, ahora bien al hablar de un plan estratégico nos
referimos al proceso de establecer todos los futuros posibles y
deseados (que queremos ser) a partir de un diagnostico interno
(fortaleza y debilidades) y un diagnostico externo (amenazas y
oportunidades), es decir un análisis estratégico de
un entorno cada vez más cambiante así como los
puntos altos y críticos de la empresa para a partir de
ahí establecer los medios más adecuados (como
hacerlo) para conseguir nuestras metas, todo esto con la
finalidad de establecer una posición más ventajosa
con respecto a nuestros competidores.

Ciclo
presupuestario

Dentro del ciclo presupuestario se van a dar una serie
de etapas sucesivas, interrelacionadas entre sí que van a
estar amoldadas de acuerdo al tipo de negocio, estilo de
dirección e influenciados de acuerdo al entorno nacional e
internacional que terminaron plasmándose en la
adopción de una cultura organizacional. Estas fases o
etapas se dan a partir de:

El marco establecido por la alta dirección hacia
los centros de dirección para la elaboración de sus
planes de acción, programas y presupuestos.

Los centros de responsabilidades establecidos por cada
unidad de operación y para lo cual se programan las
actividades presupuestarios dentro del plazo establecido por la
alta dirección.

La coordinación y negociación de los
miembros de las áreas de cada actividad para su
ejecución de acuerdo a la experiencia adquirida en
anteriores procesos presupuestarios, así como a los
contingencias que puedan plantearse.

La aprobación por parte de la alta
dirección, luego de los ajustes necesarios al finalizar el
proceso de elaboración presupuestal de las unidades
operativas, siguiendo la estructura formal por las personas
encargadas de establecer la conexión entre los centros de
responsabilidad y los altos montos.

El seguimiento necesario para establecer el grado de
precisión entre lo proyectado dentro del presupuesto y lo
real que permitirá corregir en el futuro las fallas o
equivocaciones que pudieron haberse cometido.

PRESUPUESTO MAESTRO

Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un
ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a
un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el
programa coordinado para lograrlo.

Consiste además en pronosticar sobre un futuro
incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o
pronóstico, mejor se presentara el proceso de
planeación, fijado por la alta dirección de la
Empresa.

PRESUPUESTO DE OPERACIÓN

Son estimados que en forma directa en proceso tiene que
ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la
producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el
producto o servicio.

El presupuesto de operaciones se elabora considerando el
corto plazo, es decir, para ser ejecutado en el lapso de un
año: si bien puede prolongarse hasta dos o tres
años, el grado de detalle que en estos programas se maneja
dificulta tal proyección. Este presupuesto por lo general
es fijo (estático), y permite la comparación con la
situación real al cabo del periodo que abarque (usualmente
un año), pues en caso de ser flexible, requerirla un
cambio en todos los programas.

PRESUPUESTO FINANCIERO

Consiste en fijar los estimados de inversión de
venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja
que mida el estado económico y real de la
empresa.

El responsable de elaborar estos presupuestos es la
función Contabilidad o Finanzas. Cabe destacar
también que la importancia de dichos presupuestos no
sólo está en la previsión de resultados
(ANTES), sino que permiten un posterior control de los resultados
reales al ser comparados y medir sus variaciones, buscando la
causa de esa diferencia (DESPUÉS). Asimismo, se puede
aplicar un análisis financiero (ratios).

PRESUPUESTOS DE INVERSIONES

El presupuesto de inversiones considera aquellos
movimientos contables y financieros de corto y largo plazo, que
se producirán en la empresa como resultado de un programa
de inversiones. Se enfocan principalmente en la compra e activos
fijos.

El efecto de estas inversiones en los programas de la
empresa se reflejan en el Balance General (aumento de activo no
corriente), en el presupuesto operativo (cambio en los costos de
mantenimiento, de depresión; mayor capacidad de venta), en
el presupuesto de gastos financieros (si la inversión se
financia, debe considerarse intereses a pagar) y principalmente
en el presupuesto de flujo de caja (desembolsos de
dinero).

PRESUPUESTO DE VENTAS

Son estimados que tienen como prioridad determinar el
nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar
limite de tiempo.

PRESUPUESTO DE GASTO DE VENTAS (PGV)

Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los
gastos que ocasiona y su influencia en el gasto
Financiero.

Se le considera como estimados proyectados que se
origina durante todo el proceso de comercialización para
asegurar la colocación y adquisición del mismo en
los mercados de consumo.

PRESUPUESTO DE INVENTARIOS

Una vez predeterminadas las ventas cuyos presupuestos es
un elemento indispensable en la formulación del programa
de trabajo de casi todas las funciones de las empresas, es
necesario proyectar la producción. Para formular el
presupuesto de producción es indispensable predeterminar
la existencia necesaria para cubrir eficientemente las ventas
precalculadas.

PRESUPUESTO DE PRODUCCION

Son estimados que se hallan estrechamente relacionados
con el presupuesto de venta y los niveles de inventario
deseado.

PRESUPUESTO DE COSTO DE
PRODUCCIÓN

Son estimados que de manera especifica intervienen en
todo el proceso de fabricación unitaria de un producto,
quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de
materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de
línea producida la misma que debe concordar con el
presupuesto de producción.

PRESUPUESTO DE PUBLICIDAD

Es el conjunto de medios necesarios para despertar el
interés de los consumidores en potencia y crear
hábitos de compra a través de mensajes, de igual
forma el impacto que produzca la presentación del producto
beneficios que ofrezca el mismo , la calidad, etc.

PRESUPUESTO DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES
(PRM)

Son estimados de compras preparado bajo condiciones
normales de producción, mientras no se produzca una
carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda
fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de
producto así como la cantidad presupuestada por cada
línea, debe responder a los requerimiento de
producción, el departamento de compras debe preparar el
programa que concuerde con el presupuesto de producción,
si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la
flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación
oportuna y así cubrir los requerimiento de
producción.

PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS Y PARTES
COMPONENTES

Para asegurar que se tengan disponibles las cantidades
adecuadas de materias primas y partes componentes, en el momento
en que hayan de necesitarse, así como para planificar los
costos di tales insumos.

PRESUPUESTO DE CAPITAL

Dentro de esta herramienta, encontramos que, son los
procesos de la planeación de los gastos correspondientes a
aquellos activos de la empresa, cuyos beneficios, se esperan que
se extiendan en plazos mayores a un año fiscal.

La clasificación de los proyectos en los cuales
se basa esta técnica es variada, las tenemos desde los
proyectos de reemplazo; como son; mantenimiento del negocio
consistente en la continuación de elaboración de
productos mediante los procesos actuales de producción.
También en los proyectos de reducción de costos
tales como la mano de obra, materias primas, etc. que den como
beneficio un menor costo de producción.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO

El presupuesto de efectivo es una herramienta altamente
significativa en los procesos de control y planeación
financiera de empresas de negocios. Es una proyección de
las entradas y salidas futuras de efectivo a lo largo de un
intervalo de tiempo. Esto proporciona al administrador financiero
un marco de referencia para revisar y controlar las entradas y
las salidas futuras de efectivo en el futuro.

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA (PMO)

Es el diagnóstico requerido para contar con una
diversidad de factor humano capaz de satisfacer los
requerimientos de producción planeada. La mano de obra
indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de
fabricación, es fundamental que la persona encargada del
personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del
proceso de producción para permitir un uso del 100% de la
capacidad de cada trabajador.

PRESUPUESTO DE GASTO DE
FABRICACIÓN

Son estimados que de manera directa o indirecta
intervienen en toda la etapa del proceso producción, son
gastos que se deben cargar al costo del producto.

EL PRESUPUESTO DE CAJA

El presupuesto de caja les ofrece a los encargados de la
dependencia financiera de la empresa, una perspectiva muy amplia
sobre la ocurrencia de entradas y salidas de efectivo en un
período determinado, permitiéndole tomar las
decisiones adecuadas sobre su utilización y
manejo.

PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS
(PGA)

En este presupuesto se incluyen aquellos gastos que se
deriven directamente de las funciones de dirección y
control de las diversas actividades d la empresa, ya que su
contenido es tan amplio y que la determinación de su
naturaleza, dependerá de la organización interna y
del medio en que se desarrolle en particular.

Control
presupuestario

Etapa del proceso presupuestario que
consiste en el registro de operaciones realizadas durante el
ejercicio presupuestario, a fin de verificar y valorar las
acciones emprendidas y apreciar el cumplimiento de los
propósitos y políticas fijadas previamente, a fin
de identificar desviaciones y determinar acciones correctivas. Es
un sistema compuesto por un conjunto de procedimientos
administrativos mediante los cuales se vigila la
autorización, tramitación y aplicación de
recursos humanos, materiales y financieros integrantes del gasto
del Sector Público Federal en el desempeño de sus
funciones.

SISTEMAS DE CONTROL

Proceso para asegurar que las actividades reales se
ajusten a las actividades planificadas. También, permite
mantener a la organización o sistema en buen
camino.

FACTORES DEL CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados al
aplicar el proceso de control.

• Tiempo

• Cantidad

• Calidad

• Costo

PRINCIPIOS DEL CONTROL PRESUPUESTARIO

Principios de previsión

De predictibilidad: Es posible predecir algo que ha de
suceder o que queremos que suceda.

De determinación cuantitativa: Se debe determinar
el dinero de cada uno de los planes de la empresa para el
período presupuestal.

De objetivo: Se puede prever algo siempre y cuando se
trate de lograr un objetivo.

Principios de planeación

De precisión. Los presupuestos son planes de
acción y como tales deben expresarse en forma precisa y
concreta.

De costeabilidad: El beneficio de instalación del
sistema de control presupuestal ha de superar el costo mismo de
instalación y funcionamiento del sistema.

De flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los
cambios que surjan en razón de la parte totalmente
imprevisible y de las circunstancias que hayan variado
después de la previsión.

De unidad: Debe existir un solo presupuesto para cada
función y todos los que se aplican a la empresa deben
estar debidamente coordinados.

De confianza: El decidido apoyo y fe en todos los
principios y en la eficiencia del control presupuestal por parte
de todo el grupo directivo de la empresa es factor
importantísimo para su buena marcha.

De participación: Es esencial que en la
planeación y control de los negocios intervengan desde el
primero hasta el último de los empleados con el objeto de
que se tenga el beneficio que se deriva de la experiencia de cada
uno de ellos en su área de operación.

De oportunidad: Los planes deben estar concluidos antes
de que se inicie el periodo presupuestal para tener tiempo de
tomar las medidas conducentes a los fines
establecidos.

De contabilidad por áreas de responsabilidad: La
contabilidad debe modificarse en tal forma que además de
cumplir los postulados de la contabilidad general, sirve para los
fines de control presupuestal.

Principios de organización

Del orden: La planeación y control presupuestal
de los negocios deben descansar en una sana organización,
esta organización debe estar claramente trazada en los
organigramas preparados por los jefes de departamento; las
líneas de autoridad y responsabilidad deben ser tan
precisas que no quede duda a nadie sobre el área en que
actúa.

De la comunicación: La comunicación debe
ser oportuna y concisa y siempre que sea posible, debe ser
escrita para evitar que la información se
tergiverse.

Principios de dirección

De la autoridad: Este principio dispone que la
delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta
como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad
final que le cabe de las actividades bajo su
jurisdicción.

De la coordinación: El interés general
debe prevalecer sobre el interés particular; el control
presupuestal actúa como coordinador de todos los intereses
al establecer un programa balanceado que lleve a la empresa a su
objetivo central.

Principios de control

De reconocimiento: Debe reconocerse al individuo por sus
éxitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y
omisiones.

De las excepciones: Los ejecutivos deben dedicar su
tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los
asuntos que marchan de acuerdo con los planes.

De las normas: El establecimiento de normas claras y
precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a
las utilidades y producir además otros
beneficios.

De la conciencia de costos: Si un ejecutivo tiene
conciencia de costos, sus subordinados tenderán a seguir
su ejemplo; comprender los costos y su influencia en la utilidad,
precio de venta y posición de la empresa en
relación con la competencia, es esencial para el
éxito de los negocios.

SISTEMA DE CONTROL DEL RENDIMIENTO SOBRE LA
INVERSIÓN (ROI)

Sistema du pont

Es un proceso que conjunta las razones de actividad y
margen de utilidad sobre las ventas, y muestra la forma en que
estas razones interactúan y determinan la rentabilidad de
los activos.

Cuando este sistema se utiliza para el control de
divisiones, el proceso se denomina Control del rendimiento sobre
la Inversión (ROI). El rendimiento se mide mediante las
utilidades en operación (el ingreso ante intereses e
impuestos). Algunas veces la cifra de utilidades se calcula antes
de la depreciación, y los activos brutos se miden antes de
la deducción de la reserva para
depreciación.

AJUSTES FINANCIEROS

Los ajustes no solamente se aplican a los balance de la
empresa sino también a los estados de pérdidas y
ganancias en todos sus rubros, a los estados de costos y a los
estados presupuéstales, de tal manera que los resultantes
financieros permanezcan actualizados y uniformes ; sin
embargo el proceso de presentar los datos con ajuste no
está institucionalizado y ahora tímidamente las
empresas apenas comienzan a utilizar esta herramienta
internamente para efectos de desarrollo institucional o
gerencial.

Proceso de
programación – presupuestación

Etapas interrelacionadas que forman parte del proceso de
control administrativo en las que se definen objetivos y metas,
así como los recursos que se requieren para alcanzarlos.
Constituye la estrategia de acción a corto plazo que la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público
utiliza para definir competencias, responsabilidades y
actividades a realizar tanto por las entidades globalizadoras
como por las coordinadoras de sector y las entidades coordinadas
sectorialmente en la formulación del proyecto de
Presupuesto de Egresos de la Federación. Las etapas que lo
integran son formulación, ejecución, control y
evaluación.

EJEMPLO

Presupuesto de Capital:

Sean dos proyectos "A" y "B"

Flujo de efectivo para los proyecto "A" y "B"

Flujo neto de efectivo para el proyecto "A"

Período de recuperación = 2.33
años.

Flujo neto de efectivo para el proyecto "B"

Período de recuperación = 3.33
años.

El período de recuperación para que los
ingresos recuperen el costo de la inversión
será:

pr"A" = 2+(100/300) = 2.33 años.

pr"B" = 3+(200/600) = 3.33 años.

Como nota, recordemos que un proyecto mutuamente
excluyente será aquel conjunto de proyectos en que solo se
pueden aceptar a uno de ellos. Y los proyectos independientes
cuyos flujos de efectivo no se ven afectados por la
aceptación o no de otros proyectos.

Ahora bien, el período de recuperación
descontado será el plazo en que se requiere, para que los
flujos de efectivo descontados sean capaces de recuperar el costo
de la inversión. (Los flujos se descuentan a través
del costo de capital del proyecto)

Costo de capital = 10%. (Este dato se determina mediante
el análisis ponderado de los elementos del capital
contable, para efectos de este ejercicio solo se presenta como
dato supuesto).

 PROYECTO "A"

flujo neto de efectivo descontado = 2.67
años.

 PROYECTO "B"

Flujo neto de efectivo descontado 3.50
años.

FORMULA: fned = p + (-vp / pp), de donde:

p = último período negativo
acumulado

vp = valor de p acumulado.

pp = valor del periodo posterior descontado.

De ahí que los resultados de cada proyecto
sean:

proyecto "A" = 2.67 y

proyecto "B" = 3.50

Estos cálculos nos dan información de
acerca del plazo en el cual los fondos permanecen comprometidos
en un proyecto. El tiempo más corto proporciona mayor
liquidez, además, el grado de riesgo se comporta menor ya
que a mayor tiempo, mayor riesgo del proyecto.

Cabe mencionar que los riesgos de cada proyecto
varían según el comportamiento de los factores
exógenos del proyecto. Tal como el comportamiento de las
tasas de mercado, movimientos devaluatorios de la moneda,
factores políticos, inflación, etc. Es por eso que
estos proyectos deberán de ser seguidos y revisados en
forma constante para así establecer premisas sobre la base
de los comportamientos exógenos. En cuanto a los
endógenos es similar la actitud de supervisión y
control, aunque estos factores de riesgos suelen ser mayormente
controlables por los directivos de la empresa.

Podemos realizar un análisis mediante la
aplicación del valor presente neto (VPN), el cual como
técnica de flujo de efectivo descontado, iguala a cero los
flujos en base al costo de capital a través del tiempo,
dándole un valor al dinero. Es una técnica que da
un valor a los activos de la empresa al igual que la tasa interna
de rendimiento (TIR), esta última se presenta en % y el
VPN en términos absolutos.

Ilustración 1

Cuadro Comparativo:

Como conclusión final tendríamos que
inclinarnos por el proyecto "A", tiene menor período de
recuperación (riesgo), su valor presente neto mejora
sustancialmente que en le proyecto " B ", y aunque los dos
proyectos están por encima de la tasa de descuento o sea
la tasa del costo de capital, el proyecto " A ", siempre presenta
mejores resultados. Algunos ejecutivos podrían establecer
que el proyecto " B " sería el idóneo si tuvieran
bien controladas las variables externas, dejando un
pequeño margen para cualquier salvedad, o sea,
sería la posición más cómoda para no
tener complicaciones por si algo resultase mal en la
planeación y ejecución del proyecto.

Autor:

Rivera Dolianna

Serrao Rosa C.

Profesor: Ing. Andrés E. Blanco

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICERRECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CÁTEDRA: INGENIERIA FINANCIERA

PUERTO ORDAZ, JUNIO DE 2006