El proceso de la auditoría integral en las cooperativas (página 4)
| CRITERIOS DE EVALUACIÓN | SI | NO | N/A | OBS | ||||||||
1. | CAJA |
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1.1 | PROTECCIÓN |
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1.1.1 | La dependencia de caja es un área |
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1.1.2 | Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y |
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1.1.3 | Es conocida la clave por personal deferente al |
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1.1.4 | Se conservan en la caja fuerte los ingresos del |
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1.1.5 | Se encuentran con pólizas de manejo el |
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1.1.6 | Se ha responsabilizado a una sola persona el |
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1.1.7 | Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos |
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1.1.8 | Son adecuados los custodios para salvaguardar |
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1.2 | Recaudo |
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1.2.1 | Los valores recaudados diariamente son ingresados |
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1.2.2 | Son registrados en respectivo libro. |
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1.2.3 | Se expiden los respectivos recibos de |
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1.2.4 | Están debidamente clasificados de acuerdo a |
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1.2.5 | Están debidamente registrados los recaudos |
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1.2.4 | Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser |
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1.2.5 | Son adecuados los controles para asegurar que se |
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1.2.6 | Se depositan intactos los ingresos, es decir se |
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1.2.7 | Se listan los cheques y otros valores recibidos |
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1.3 | Recibos de caja |
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1.3.1 | Se expiden los recibos de caja al momento de |
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1.3.2 | Existe numeración consecutiva y pre |
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1.3.3 | Los recibos anulados son conservados en forma |
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1.3.4 | Los recibos en blanco son guardados en la caja |
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1.3.5 | Se confrontan los valores estipulados en |
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1.3.6 | Se confrontan los originales con las copias |
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1.4 | Caja menor |
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1.4.1 | Existe un fondo fijo para caja menor. |
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1.4.2 | Están separadas las funciones de custodia y |
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1.4.3 | Los gastos respectivos son autorizados por |
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1.4.4 | En las entregas de efectivo, existe |
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1.4.5 | Existen formatos específicos para |
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1.4.6 | Son archivados y sellados de manera adecuada los |
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1.4.7 | Se codifican los comprobantes de egreso y se |
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1.4.8 | Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el |
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1.4.9 | Se cancelan los comprobantes con sello de pagado |
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1.4.10 | El procedimiento de reembolso de caja menor es |
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1.4.11 | Está prohibido que los fondos de caja menor |
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1.4.12 | Se expiden cheques de reembolso a favor de la |
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1.4.13 | Existen topes máximos para ser destinados |
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1.4.14 | Si se presentan anticipos para gastos que se |
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1.5 | Arqueos |
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1.5.1 | Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos |
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1.5.2 | Existen formatos apropiados para realizar los |
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1.5.3 | Existen medidas correctivas cuando se presentan |
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2 | BANCOS |
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2.1 | Apertura de cuentas |
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2.1.1 | Son autorizadas por la junta directiva cada una de |
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2.1.2 | Están registradas a nombre de la entidad |
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2.1.3 | Son estudiados los servicios prestados por cada |
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2.1.4 | Las firmas giradoras están debidamente |
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2.1.5 | Las cuentas corrientes tienen destinación |
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2.2 | Protección |
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2.2.1 | Es verificado el número de cheques, al |
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2.2.2 | Son guardadas en caja de seguridad las chequeras |
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2.2.3 | Se encuentran debidamente protegidos los cheques |
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2.2.4 | Se encuentran debidamente custodiados los diversos |
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2.2.5 | Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas |
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2.2.6 | Se mantienen permanentemente actualizados, en el |
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2.2.7 | Se encuentran archivados en orden secuencial los |
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2.3 | Giro de cheques |
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2.3.1 | Están pre numerados todos los |
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2.3.2 | Se giran en orden secuencial |
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2.3.3 | Se giran para toda clase de pagos excepto los de |
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2.3.4 | Se lleva su registro en libros auxiliares de |
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2.3.5 | Existe verificación de soportes antes del |
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2.3.6 | Se realiza verificación de cifras y |
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2.3.7 | Se utiliza sello restrictivo para pago para el |
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2.3.8 | Existe más de una firma en el giro de pagos |
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2.3.9 | Se expiden cheques con firmas |
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2.3.10 | Se realiza confirmación telefónica |
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2.3.11 | Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a |
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2.3.12 | Son entregados los cheques previa |
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2.3.13 | Existen horarios y días especiales para la |
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2.3.14 | Se utiliza sello protector de cheques. |
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2.3.15 | Existe alguna clase de política que |
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2.4 | Conciliaciones |
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2.4.1 | Se realizan conciliaciones de manera |
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2.4.2 | Se descuentan oportunamente las notas |
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2.4.3 | Son archivadas en orden secuencial las |
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2.4.4 | El funcionario que realiza el pago y el que |
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2.4.5 | Se realizan los ajustes necesarios luego de |
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2.5 | Boletines diarios |
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2.5.1 | Se elaboran diariamente los boletines de caja y |
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2.5.2 | Llevan una numeración estrictamente |
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2.5.3 | Se determinan claramente los conceptos por |
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2.5.4 | Existe soporte documental sobre todo ingreso o |
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2.5.6 | Se elaboran informes y programas de flujo de |
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2.5.7 | Se archivan con los documentos justificativos para |
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3 | GENERALES A CAJA Y BANCOS |
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3.1 | Están separadas adecuadamente las |
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3.2 | Se procura tener niveles adecuados a las |
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3.3 | Las monedas extranjeras propiedad de la entidad, |
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Programa de
auditoría: cuentas por cobrar de la
cooperativa
ENTIDAD: COOPERATIVA ZZZ
PERIODO DEL EXAMEN: AÑO 2013
OBJETIVOS:
1. Comprobar si las cuentas por cobrar son
auténticas y si tienen origen en operaciones de
ventas.2. Comprobar si los valores registrados son
realizables en forma efectiva (cobrables en
pesos).3. Comprobar si estos valores corresponden a
transacciones y si no existen devoluciones descuentos o
cualquier otro elemento que deba considerarse.4. Comprobar si hay una valuación
permanente –respecto de intereses y reajustes- del
monto de las cuentas por cobrar para efectos del
balance.5. Verificar la existencia de deudores
incobrables y su método de cálculo
contable.
PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR
COBRAR:
RESPECTO AL CONTROL INTERNO. | REF. P/T. | HECHO POR | FECHA TERMINO | |||||||||||
El análisis de crédito se | ||||||||||||||
1. Verificar la existencia y | ||||||||||||||
2. Determinar la eficiencia de la | ||||||||||||||
3. Verificar que los soportes de las cuentas | ||||||||||||||
4. Observar si los movimientos en las | ||||||||||||||
5. Revisar que exista un completo sistema de | ||||||||||||||
6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas | ||||||||||||||
8. Verificar que las cuentas por cobrar | ||||||||||||||
9. Comprobar que las cuentas por cobrar | ||||||||||||||
10. Verificar la existencia de un manual de | ||||||||||||||
11. Controlar el efectivo recibido de | ||||||||||||||
12. Efectuar compensaciones de cuentas a 13. Controlar Notas de débito y de | ||||||||||||||
14. Mantener cheques anulados con orden de | ||||||||||||||
Procedimientos: | ||||||||||||||
1. Verificar físicamente junto con la | ||||||||||||||
2. Comprobar físicamente la | ||||||||||||||
3. Comprobar físicamente la existencia de | ||||||||||||||
4. Comparar el resultado de la | ||||||||||||||
5. Verificar con los estados financieros de | ||||||||||||||
6. Verificar que los datos de los deudores | ||||||||||||||
7. Comprobar la validez de los documentos, | ||||||||||||||
8. Verificar datos de los avales en caso que | ||||||||||||||
9. Verificar que los avales, en caso que | ||||||||||||||
10. Verificar el historial de todos los documentos | ||||||||||||||
11. Verificar qué cuentas por cobrar | ||||||||||||||
12. Examinar las autorizaciones para la | ||||||||||||||
13. Examinar la boleta de venta que | ||||||||||||||
14. Examinar las facturas de clientes, | ||||||||||||||
15. Seleccionar un número de | ||||||||||||||
16. Analizar esta partida y conciliar su | ||||||||||||||
17. Chequear que existan los registros de | ||||||||||||||
18. Verificar que exista factura o boleta a | ||||||||||||||
19. Verificar que los montos cobrados por | ||||||||||||||
20. En caso de existir arriendos por cobrar, | ||||||||||||||
21. En el caso que existan reclamaciones por | ||||||||||||||
23. Verificar las notas de créditos | ||||||||||||||
24. Verificar si existen depósitos en | ||||||||||||||
25. Chequear que el monto reembolsado corresponda | ||||||||||||||
26. Revisar si existen cuentas por cobrar a | ||||||||||||||
27. Verificar si existen anticipos a | ||||||||||||||
28. Chequear que el monto recepcionado a | ||||||||||||||
Respecto a los Deudores | ||||||||||||||
1. Verificar la ubicación | ||||||||||||||
2. Revisar los documentos o antecedentes de | ||||||||||||||
3. Verificar que se ha usado el | ||||||||||||||
5. Revisar en el Mayor la cuenta | ||||||||||||||
6. Verificar que los ajustes a la cuenta | ||||||||||||||
7. Verificar si ha habido deudores | ||||||||||||||
8. Comprobar que esta situación |
MEMORANDO DE PLANEAMIENTO PARA LA
AUDITORIA INTEGRAL DE LA COOPERATIVA XXX
1. OBJETIVOS:
a) Efectuar la auditoria a la Cooperativa XXX,
para determinar si los estados financieros al 31 de diciembre
del 20YY presentan razonablemente la situación
financiera, los resultados de operaciones y los flujos de
efectivo, de conformidad con principios de contabilidad
generalmente aceptados.b) Evaluar el funcionamiento de los sistemas y
controles internos a efectos de determinar la naturaleza,
alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria,
así como formular recomendaciones para
fortalecerlos.
2. ALCANCE DEL EXAMEN
La auditoria comprende el periodo del 1ero de enero al
31 de diciembre del 20YY y se marcara dentro del alance de las
normas de auditoria generalmente aceptados y normas
internacionales de auditoria, por lo que comprende el examen de
los estados financieros en su conjunto y la comprobación
selectiva de evidencias que sustentan dichos estados financieros,
con el fin de obtener seguridad razonable que no contengan
errores importantes.
3. ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD
Normas:
Ley General de Cooperativas
Estatuto
Reglamentos
Descripción de principales
actividades:
Siembra, cosecha y venta de café
Organización
La organización es la siguiente:
– Consejo de administración
– Consejo de vigilancia
– Gerencia General
– Gerencia de Producción
– Gerencia de Comercialización
– Gerencia de Administración y
Finanzas
– Gerencia de Auditoria Interna
4. PUNTOS DE ATENCIÓN SOBRE
CARACTERÍSTICAS Y SITUACIONES DEL NEGOCIO
Ambiente de Control
a) Los informes de Auditoria Interna no son
vistos por el Consejo de Administración, se remite a
la Gerencia Generalb) No se dispone las acciones correctivas
inmediatas por la alta dirección para superar las
deficiencias reveladas en informes de auditoria interna y
externac) No se efectúa seguimiento de la
implementación de recomendaciones de auditoria (80% de
las recomendaciones no superadas)d) Los auditores internos las áreas
productivase) Estructura orgánica desactualizada y
se carece de manual de organización y funciones
(dificultades en la delegación de auditoria y
responsabilidad)f) No se da preferencia al logro de objetivos y
metas de las áreas
Sistema Contable, Tesorería y de
Información
El sistema de contabilidad es manual
Área de Producción
a) El 80% de la materia prima e insumos es
nacionalb) El sistema de costos es por lotes y no es
computarizadoc) No se ha implementado costos estándar
para medir la eficiencia de la materia prima y mano de obra
utilizada en la producción.
Área de Comercialización
a) El 70% de las ventas son al crédito,
cuyos pagos oscilan de 30 a 40 díasb) En el 20YY no se ha ejecutado
provisión por cobranzas morosas por falta de
análisis de la antigüedadc) El 60% de las ventas se realizan al exterior
y el 40% en el país.d) Existe diversidad de Normas Internas sobre
ventas, no se integra en una política de
ventas
Principales clientes
Según relación anexa
Principales proveedores:
Según relación anexa
5. IDENTIFICACIÓN DE COMPONENTES Y
ÁREAS CRÍTICAS
Como consecuencia de la comprensión de las
operaciones de la empresa, evaluación preliminar de la
estructura del control interno, revisión analítica
y evaluación de materialidad y de riesgos inherentes y de
control., se determina como componente o área de mayor
riesgo las siguientes:
a) Ventas y Cuentas por Cobrar
Riesgo inherente: Medio
Riesgo de Control: Alto
Las ventas se incrementaron en 25% en el año 20YY
respecto al año anterior; sin embargo el costo de ventas
aumento en un porcentaje mayor, alcanzando al 29% debido al alza
del costo de los materiales lo que disminuyo el margen bruto de
9% en el año 20XX a 5% en el año 20YY.
El 70% de las ventas son al crédito y el 30% al
contado las cuentas por cobrar comerciales se incrementaron en el
año 20YY en 36% en relación al año anterior
y en la estructura del activo representa el 28.68% en el
año 20ZZ se ha otorgado mayores descuentos especiales y
ampliando los plazos de los créditos. Al fin del
año 20YY, no se ha efectuado provisión para
cobranzas morosas. Los ratios nos indican que la rotación
ha empeorado en 20YY con un plazo promedio de 6.12 veces frente
al año anterior que fue de 6.65 veces asimismo la
periodicidad de cobro ha empeorado en el año 20YY,
significando que la empresa tarda 59 días para
efectivizarse su cobro por lo que teniendo en
consideración que la Política de ventas al
crédito es máximo de 40 días se observa un
retraso de 19 días promedio al 31.12.YY
No es posible comparar la tendencia de las cobranzas
morosas por cuanto en el año 20YY no se ha efectuado
provisión.
B) Existencias y Costos
Riesgo inherente: Alto
Riesgo de Control: Medio
a) El rubro de existencias se ha incrementado
en el 38% en relación al año anterior debido al
sobreestoquiamiento de la materia prima en los primeros meses
del año las partidas mas significativas es la de
materias primas con el 35% productos terminados con el 30% y
productos en proceso con el 20%b) El 80% de la materia prima y en el
año 2003 el gobierno ha incrementado en 10% el
impuesto a las importaciones de madera generándose un
alza en los costos de producciónc) Existen problemas en el control de los
costos y los inventarios de fin de año ya que
presentan muchas diferencias frente a los registros
contablesd) Al 3.12.YY no se ha efectuado
provisión por desvalorización de existencias el
índice de rotación de inventarios ha empeorado
en el año 20YY alcanzando una rotación del 2.96
veces respecto al año anterior que fue 3.16 lo cual
indica que la velocidad con que se renuevan los inventarios
es mas lenta
C) Gastos pagados por anticipado
Calificación: Riesgo
Inherente: bajo
Control: alto
El saldo de este rubro se ha incrementado en 455% en el
año 20YY, en relación con el año anterior al
31.12.XX existe entregas por rendir cuentas de gerentes y
administradores de provincias por la suma de S/. 59,009.00
aproximadamente, los cuales al no afectarse a costos ni gasto
distorsiona la situación financiera y resultados de
operaciones del ejercicio
D) Inmuebles, maquinaria y equipo
a) Los bienes de activos a nivel global han
disminuido en 13% n el año 20YY en relación al
año anterior debido a bienes obsoletos dado de bajas
existen problemas de conciliación entre los
inventarios físicos y registros contable.b) Se ha efectuado varios ajustes
contables.c) El grado de obsolescencia de la maquinaria y
equipo es significativa La depreciación a nivel global
de la cuenta alcanza al 68%
E) Compras y cuentas por pagar
Inherente: bajo
Control: alto
a) Las cuentas por pagar comerciales se han
incrementado en 106% respecto al año anterior debido
principalmente a las mayores compras de materia prima en el
mercado nacional e plazos de 60 días en los
últimos meses del añob) Existen problemas en las conciliaciones de
los listados de cuentas por pagar con el mayor
genérenla que se realizan trimestralmente
generándose constantes diferencias muchos de las
cuales o son investigadas oportunamente se han efectuado
varios ajustes contables
F) Gastos de Remuneraciones
Inherente: Medio
Control: Alto
a) En el año 20YY, se ha incrementado la
contratación de personal eventual por contratos por el
área de producción y en menor proporción
para el área de ventasb) Existen problemas de complejidad en la
atribución de los costos de la mano de obra al costo
de producciónc) No se ha implementado una política
laboral integral para contrarrestar el malestar de la
mayoría de trabajadores que labora por
contrato
G) Área de Producción
Esta área presenta problemas de alza de costos de
insumos
Asimismo la determinación de los costos de la
mano de obra para su inclusión en el costo de
producción es compleja el control de costos se lleva en
forma manual excepto la preparación de planillas que se
lleva en forma computarizada la maquinaria y equipo que utiliza
se muestran obsoletos.
H) Arrea de Ventas
Esta área para sus actividades tiene una
diversidad de normas internas que no se ha integrado en una
política de ventas
El 70% de las ventas son al crédito no se lleva
un control adecuado de la antigüedad de saldos de los
clientes para gestión de cobranzas y provisión de
las cuentas morosas.
7. INFORMES A EMITIR Y PLAZO
Según anexo.
8. PRINCIPALES DIRECTIVOS DE LA ENTIDAD
La relación de funcionarios consta en anexo
adjunto
9. EQUIPO DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE
EJECUCIÓN
Según anexo
10. PARTICIPACIÓN DE OTROS
PROFESIONALES
Según anexo
Hallazgo de
auditoría integral
CASO1:
Sumilla: Falta de evaluación de ofertas de
proveedores locales
Condición: La Oficina de abastecimientos
ha adquirido bienes durante el período 20XX, sin realizar
una efectiva evaluación de ofertas de proveedores
locales.
Criterio: La Oficina de abastecimientos tiene la
responsabilidad de realizar el proceso de compra de bienes que
requieren los órganos de línea de la entidad, para
lo cual debe seleccionar a proveedores representativos, a fin de
obtener la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, al
menor costo y en la oportunidad debida.
Causa: La entidad no dispone de un Reglamento de
Adquisiciones que regule, entre otros aspectos, el proceso de
compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y
economía en su ejecución.
Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes
de capital a precios mayores a los ofertados por otros
proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en
S/.525,000
CASO2:
Sumilla: Errores en la aplicación de
descuentos en las remuneraciones
Condición: Se ha detectado en los meses de
enero, junio y setiembre de 20XX, errores en la aplicación
de descuentos en las remuneraciones del personal de la
entidad.
Criterio: Según las normas internas de la
entidad, los especialistas que tienen bajo su responsabilidad el
desarrollo de las actividades en el Área de Personal,
deben reunir los conocimientos y experiencia acreditada para el
cumplimiento de las funciones encomendadas.
Causa: El personal que reemplaza a los empleados
que elaboran la planilla de remuneraciones cuando éstos
salen de vacaciones, no tiene suficiente conocimiento ni
experiencia en la aplicación de los procedimientos
administrativos establecidos en el Área de
Personal.
Efecto: Se efectuaron descuentos no justificados
en las remuneraciones de los empleados por un monto total
ascendente a S/. 50,080
DICTAMEN DE LOS AUDITORES
INDEPENDIENTES
A los socios y directivos de la Cooperativa
XYZ
1. Hemos auditado los estados financieros individuales
adjuntos de la Cooperativa XYZ, que comprenden el balance general
al 31 de diciembre de 20YY y 20XX, y los estados de ganancias y
pérdidas, de cambios en el patrimonio neto y de flujos de
efectivo por los años terminados en esas fechas,
así como el resumen de políticas contables
significativas y otras notas explicativas.
Responsabilidad de la Gerencia sobre los Estados
Financieros
2. La Gerencia es responsable de la preparación y
presentación razonable de estos estados financieros de
acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en
Perú. Esta responsabilidad incluye: diseñar,
implementar y mantener el control interno que sea relevante en la
preparación y presentación razonable de los estados
financieros para que estén libres de errores materiales,
ya sea como resultado de fraude o error; seleccionar y aplicar
las políticas contables apropiadas; y realizar las
estimaciones contables razonables de acuerdo con las
circunstancias.
Responsabilidad del Auditor
3. Nuestra responsabilidad consiste en expresar
una opinión sobre estos estados financieros basada en
nuestras auditorías. Nuestras auditorías fueron
realizadas de acuerdo con normas de auditoría generalmente
aceptadas en Perú. Tales normas requieren que cumplamos
con requerimientos éticos y que planifiquemos y realicemos
la auditoría para obtener una seguridad razonable de que
los estados financieros están libres de errores
materiales.
4. Una auditoría comprende la ejecución de
procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre
los saldos y revelaciones en los estados financieros. Los
procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, que
incluye la evaluación del riesgo de que los estados
financieros contengan errores materiales, ya sea como resultado
de fraude o error. Al efectuar esta evaluación de riesgo,
el auditor toma en consideración el control interno de la
compañía que es relevante para la
preparación y presentación razonable de los estados
financieros, a fin de diseñar procedimientos de
auditoría de acuerdo con las circunstancias, pero no con
el propósito de expresar una opinión sobre la
efectividad del control interno de la compañía. Una
auditoría también comprende evaluar si los
principios de contabilidad aplicados son apropiados, y si las
estimaciones contables realizadas por la Gerencia son razonables,
así como una evaluación de la presentación
general de los estados financieros.
5. Consideramos que la evidencia de
auditoría que hemos obtenido es suficiente y apropiada
para proporcionarnos una base para sustentar nuestra
opinión de auditoría.
Opinión
6. En nuestra opinión, los estados financieros
antes indicados, preparados para los fines expuestos en el
párrafo precedente, presentan razonablemente en todos sus
aspectos significativos, la situación financiera de la
Cooperativa XYZ al 31 de diciembre de 20YY y 20XX, los resultados
de sus operaciones y sus flujos de efectivo por los años
terminados en esas fechas, de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados en Perú.
Refrendado por:
————————— (Socio)
Nombre
CPC Matricula No. 27062
HH de FFFFF de 20XX
Teorías de la
mejora continua institucional
MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL
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