Resumen
En la Universidad de las Ciencias Informáticas
actualmente existe una gran demanda de información
científica y tecnológica, debida fundamentalmente
al crecimiento continuo de la cantidad de proyectos de desarrollo
y de las temáticas de investigación que se generan
de las siete facultades, sus 13 centros productivos y otras
direcciones que la componen. En este contexto, los procesos de
Vigilancia Tecnológica, Gestión de
Información, Inteligencia Empresarial y Gestión del
Conocimiento cobran una vital importancia, por lo que se ha
diseñado y se está implementando el Sistema de
Vigilancia Tecnológica de la Universidad, para cubrir
dicha demanda de información. Una de las fases
fundamentales es la determinación de las necesidades de
vigilancia del sistema, para lo cuál se determinó
aplicar la metodología AMIGA. En el presente trabajo se
describe el desarrollo de dicho proceso en los núcleos de
vigilancia tecnológica creados y se exponen los resultados
obtenidos hasta el momento.
PALABRAS CLAVE: Universidad de las Ciencias
Informáticas, sistema de vigilancia tecnológica,
vigilancia tecnológica, necesidades, metodología
AMIGA.
Introducción
En la Universidad de las Ciencias Informáticas
(UCI) actualmente existe una gran demanda de información
científica y tecnológica, debida fundamentalmente
al crecimiento continuo de la cantidad de proyectos de desarrollo
y de las temáticas de investigación que se generan
de las siete facultades, sus 13 centros productivos y otras
direcciones que la componen.
El Grupo de Vigilancia Tecnológica del Centro de
Información Científico Técnico, hace
alrededor de 7 años que practica la Vigilancia
Tecnológica (V.T.) e Inteligencia Empresarial (I.E.), que
además se trabajaba de forma aislada en otras áreas
de la UCI. Debido a la situación existente y a que este
grupo está integrado solamente por dos especialistas, se
ha hecho necesario implementar un sistema que tenga como objetivo
organizar e integrar esta actividad en la Universidad.
La V.T. se define como: "el esfuerzo sistemático
y organizado por la empresa de observación,
captación, análisis, difusión precisa y
recuperación de información sobre los hechos del
entorno económico, tecnológico, social o comercial,
relevantes para la misma por poder implicar una oportunidad o
amenaza para ésta con objeto de poder tomar decisiones con
menor riesgo y poder anticiparse a los cambios" (Vicente y Palop,
1999). Este concepto es uno de los más acertados sobre el
tema, pues tiene en cuenta los 4 ejes de la vigilancia, posee un
enfoque sistémico y a su vez sirve de basamento para la
normalización de la vigilancia
tecnológica.
Según la norma española UNE 166006 EX
(2006), "la vigilancia tecnológica es la que de manera
sistemática detecta, analiza, difunde, comunica y explota
las informaciones técnicas útiles para la
organización, alerta sobre las innovaciones
científicas y técnicas susceptibles de crear
oportunidades y amenazas para la misma, investiga los hallazgos
realizados para el desarrollo de productos, servicios y procesos,
y en algunos casos, buscas soluciones tecnológicas a
problemas concretos de la organización".
Los Sistemas de Vigilancia Tecnológica (S.V.T.)
son principalmente sistemas de gestión de
información, el conjunto de procesos que tienen como fin
hacer la V.T. (Rodríguez, 2006). Un sistema de V.T. es
además, una herramienta de carácter colaborativo,
donde se hace necesario el acceso de todos los miembros a una
determinada plataforma para introducir información de
interés organizacional, así como para consulta de
documentos.
El Ministerio de la Informática y las
Comunicaciones (MIC) emitió en 2010 la Resolución
No. 152/2010, en la que planteó la creación de su
sistema de V.T. y por ende, el de cada una de las entidades que
lo conforman, entre las que se encontraba en aquel momento la
UCI. Por esta razón la alta dirección de la
Universidad designó al Grupo Vigilancia Tecnológica
del Centro de Información Científico Técnico
para diseñar e implementar el S.V.T., del cuál es
el grupo coordinador encargado de brindar asesoría
metodológica a los núcleos que lo conforman. Dicho
sistema tiene creado un núcleo en cada centro de
desarrollo (13), compuesto por: un coordinador, un grupo de
especialistas y otro de expertos.
El proceso de V.T. que se lleva a cabo en el SVT-UCI,
incluye las siguientes etapas: Identificación,
Planificación, Búsqueda de Información,
Procesamiento y Análisis de Información y
Difusión de la Información (según la Norma
Española UNE 166006:2011). La etapa de
Identificación se inicia con la detección de los
temas a vigilar, que son el resultado del levantamiento de
información llevado a cabo por el Grupo Coordinador en
conjunto con los coordinadores de núcleos por todos los
centros productivos y direcciones de la Universidad. La base del
procedimiento que se aplica para hacer el levantamiento es la
Metodología AMIGA (Aproximación Metodológica
para Introducir la Gestión del Aprendizaje)
(Núñez, 2002). Este modelo está compuesto
por un sistema de procesos que debe integrarse con los existentes
en la organización o comunidad para garantizar la
comunicación con su entorno y la comunicación
interna.
El objetivo general de este trabajo es: describir el
proceso de levantamiento de necesidades de vigilancia en los
núcleos creados y exponer los resultados obtenidos hasta
el momento.
Desarrollo
El levantamiento de información es la entrada
fundamental a esta primera etapa del proceso
(Identificación). Constituyen otras entradas, las
solicitudes y nuevas necesidades identificadas por los
componentes del sistema en cualquier etapa. Posteriormente se
establecen las prioridades y se realiza la coordinación y
programación para el desarrollo de cada uno de los temas a
investigar, definiendo: tipo de estudio, responsables,
ejecutores, tiempos de respuestas, propuesta de palabras clave
para elaborar estrategias de búsquedas,
identificación de las fuentes de información con
que trabajará cada núcleo.
Como se explicó anteriormente, el modelo que se
aplica es la metodología AMIGA, que está compuesto
por los siguientes procesos:
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2. Identificación y Registro de los | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3. Determinación de Segmentos y Grupos de características de sus Necesidades o | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4. Determinación de las Prioridades entre | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
5. Definición de la Política | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
6. Determinación de Necesidades (y | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
7. Diseño de las Ofertas (productos / | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
8. Sistematización de la Tecnología | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
9. Evaluación de la Calidad y de la |
El alcance de la aplicación de esta
metodología en los núcleos del SVT-UCI comprende
hasta la determinación de las necesidades, por lo que de
los nueve procesos que establece, solo se realizarán los
primeros seis. Con ello se logrará además, definir
los productos y servicios de información a brindar, y las
fuentes para satisfacer las necesidades identificadas en los
usuarios.
Para el desarrollo del levantamiento de necesidades de
vigilancia se definieron algunas acciones a seguir por el Grupo
Coordinador, las cuales se explican a
continuación:
1. Diagnóstico inicial de la
situación específica de cada núcleo. En
este paso se pudo constatar que de 14 núcleos, 8
estaban en condiciones de comenzar el levantamiento, debido a
que contaban con el recurso humano preparado. Ellos son:
CIDI, CENIA, CEIGE, FORTES, CEDIN, CDAE, DATEC Y CESIM. Los 6
restantes, se encontraban en fase de organización,
aunque actualmente poseen un coordinador que ya está
desarrollando el trabajo.2. Capacitación a los integrantes de los
núcleos sobre la metodología AMIGA mediante una
conferencia del propio autor, en la que explicó la
importancia de dicha metodología, comúnmente
aplicada a la Gestión del Conocimiento, en el proceso
de VT.3. Talleres y reuniones para el asesoramiento
metodológico de los coordinadores de cada
núcleo. Se han realizaron 4 talleres con estos fines:
dos de ellos específicamente para la
explicación de los pasos de la metodología y
dos, en los que se expusieron los primeros resultados de los
núcleos que tenían un trabajo más
organizado y que servían de referencia para el resto.
Por ejemplo:
Núcleo CESIM: Se realizó una tesis de
maestría que diseñó el Sistema de
Información de Mercadotecnia del centro. Para ello se
identificaron las necesidades de información mediante
la aplicación de AMIGA. El coordinador presentó
detalladamente en el taller cómo se realizó
este proceso y los resultados que se obtuvieron.
Núcleo FORTES: Este centro consta de un grupo
de Gestión de Información y el Conocimiento,
cuya coordinadora es graduada de Bibliotecología y
Ciencias de la Información, lo que ha hecho posible
que su trabajo sea destacado con respecto al resto de los
núcleos. En el taller presentó la encuesta a
aplicar y la muestra seleccionada.
4. Elaboración de una plantilla para la
conformación del documento, que sirve para unificar y
guiar el trabajo con los núcleos, lo cual fue un
acuerdo de uno de los talleres anteriormente mencionados. A
continuación se muestra el ejemplo:
Presentación del Centro y de su Núcleo de
Vigilancia Tecnológica.
Nombre del Centro:
Misión del Centro:
Visión del Centro:
Estructura Organizacional u Organigrama del
Centro:
Objetivos Estratégicos del Centro:
Miembros del Núcleo de Vigilancia
Tecnológica del Centro
Coordinador:
Especialistas:
Expertos: (organizados por temáticas)
AMIGA
En este acápite se hace una breve
explicación de la metodología y sus procesos y se
define el alcance de su aplicación en los núcleos
en el SVT-UCI.
Proceso 1: Diagnóstico del centro y su
relación con el entorno
Ideas rectoras
En este punto se debe diagnosticar el conocimiento de
los trabajadores con respecto a la misión, visión,
objetivos estratégicos, clima y cultura organizacional.
Para ello se propone la aplicación de una entrevista
guiada (ver Anexo 1), que se debe incluir en este informe.
Además se deben mencionar: el tamaño de la muestra
seleccionada, los resultados obtenidos y las conclusiones
parciales que se deriven de este proceso.
Sistema de información y comunicación con
el entorno
En este punto se deben determinar los públicos
externos (colaboradores, competidores, reguladores,
suministradores y distribuidores del centro), los medios y
canales de comunicación, las fuentes y accesos a la
información.
Sistema de información y comunicación
interna de la organización.
En este acápite se debe presentar la estructura
administrativa y funcional, explicar el flujo de datos e
información, canales y vías de comunicación
interna, el contenido de la comunicación interna y la
infraestructura tecnológica.
Otros recursos
En este punto se debe precisar la cantidad y
características cualitativas de las personas o grupos,
productos y servicios del centro.
Proceso 2: Identificación y registro de los
usuarios/clientes potenciales internos y externos.
Es importante la identificación de los usuarios
internos y externos, para detectar sus necesidades de
información en particular o grupal a satisfacer a
través del sistema, y de esta forma contribuir a su
desempeño exitoso en pos del cumplimiento de los objetivos
estratégicos de la organización.
Los usuarios o clientes potenciales, son aquellos cuya
actividad se vincula, directa o indirectamente, con el
cumplimiento de la misión y de los objetivos
estratégicos de la organización y se distribuyen
entre las entidades del propio centro (presentes en la estructura
administrativa y en la funcional) y otras organizaciones y grupos
externos (que han sido identificados como colaboradores,
competidores, suministradores, distribuidores, reguladores y
clientes).
Para el registro de los usuarios/clientes identificados
se proponen las siguientes tablas (se pueden agregar otros
campos, si se considera):
Proceso 3: Segmentos o grupos de Usuarios
Potenciales
En este punto se deben identificar los grupos o
segmentos de usuarios con necesidades de información
comunes. Para ello se deben definir varios criterios de
segmentación. Se proponen los siguientes:
1er criterio: Subordinación administrativa. De
esta segmentación se derivarán dos grupos: usuarios
internos y usuarios externos.
2do criterio: Tipo de actividad. Se le aplicaría
al grupo de usuarios internos (definido en el 1er criterio),
según las funciones que realizan en el centro. Por
ejemplo:
3er criterio: Tipo de actividad dentro de alguno de los
grupos definidos en el 2do criterio. Por ejemplo: se aplica el
criterio "Tipo de actividad" dentro del grupo "Actividad
Comercial".
Proceso 4: Prioridades entre los grupos para la
Vigilancia Tecnológica
Para satisfacer las necesidades de información de
los usuarios se realiza una priorización de los segmentos
o grupos teniendo en cuenta las condiciones reales que presenta
el centro y motivos estratégicos.
En este punto se deben organizar los segmentos definidos
en el proceso anterior por niveles de prioridad. En cada nivel se
puede incluir más de un segmento.
Proceso 5: Definición de la Política
Diferencial de la Oferta
El nivel de prioridad adjudicado en el proceso anterior
cobra significado en la Política Diferencial de la Oferta,
que consiste en la diferenciación de las variables o
características metodológicas que adoptarán,
de una parte, el estudio de las necesidades para cada usuario
individual o grupo, según las prioridades establecidas y
las características de los mismos, según la
información acopiada y procesada hasta el momento, y de
otra, las variables o características del proceso de
vigilancia que se pretende desarrollar con (los) segmentos que se
encuentra(n) ubicado(s) en cada nivel de prioridad.
Entre uno y otro nivel de prioridad, varía la
profundidad (cantidad y complejidad de las variables) del estudio
de necesidades y disponibilidades y del ajuste de la oferta a la
medida de estas. Por otra parte se supone que a menor nivel de
prioridad, se emplearán menos variables y de menor
complejidad de medición.
El proceso de selección de las variables es
decisivo para la calidad de la aplicación de AMIGA,
aunque no debe temerse a los errores posibles ya que en cualquier
momento o proceso pueden agregarse, modificarse o eliminarse
variables o características, lo cual es normal en la
investigación-acción. Por lo tanto se debe hacer
una diferenciación (incluir diferentes variables) en las
entrevistas a aplicar en el levantamiento de necesidades de
vigilancia, según los niveles de prioridad
establecidos.
En el Anexo 2 se propone una lista de variables que
puede constituir una guía para la entrevista a los
trabajadores para la definición de las necesidades de
información. Estas pueden variar en dependencia de las
particularidades de cada centro.
Se deben entrevistar especialistas de todas las
funciones y actividades presentes en el centro. En los casos que
sean más de uno, se debe entrevistar a más del 50
%.
Proceso 6: Determinación de necesidades de
vigilancia
Las necesidades de información de forma general
responden a la actividad que realizan los usuarios, sus
temáticas, su incidencia en la toma de decisiones y en el
cumplimiento de las metas de la organización.
En este punto se incluirán las necesidades
identificadas a partir de la aplicación de las entrevistas
referidas en el proceso anterior.
A continuación se citan ejemplos de los
resultados obtenidos en algunos de los núcleos
después de culminar dicho proceso.
CENIA: Se identificaron las temáticas
priorizadas, los clientes, la información más
susceptible, la cobertura, los canales de entrega y
distribución y el formato de la información,
además de los problemas generales del centro en cuanto al
tratamiento de la información. Arribaron a las siguientes
conclusiones:
1. No hay una adecuada cultura organizacional
en el centro.2. No existe buen dominio de las
técnicas de investigación en la actividad
productiva.3. Se hace necesario el uso de las
técnicas y productos de la VT para cubrir todas estas
necesidades de información del centro y por ende ganar
en una mayor calidad en nuestros productos de
software.
FORTES: Se realizaron entrevistas por
áreas y departamentos del centro. Se identificaron los
temas de interés para las esferas de Producción e
Investigación, se indagó acerca del conocimiento
sobre las fuentes para la búsqueda de información y
se recogieron sugerencias para el trabajo del núcleo de
VT, las cuáles se muestran el la siguiente
figura.
Figura 1. Sugerencias emitidas por los
encuestados en FORTES
Además arribaron a las siguientes
conclusiones:
1. Existe desconocimiento por parte de los
usuarios de los departamentos de DME, DIST y el Consejo de
Dirección de las fuentes de información que
pueden utilizar para la búsqueda y recuperación
de información en correspondencia con los temas de
investigación que desarrollan. Los profesores del
departamento de DHE si muestran dominio de estas fuentes de
información.2. El estudio realizado permitió
determinar atender por orden de prioridad en la esfera
productiva como primer indicador al relacionado con las
fuentes de información para mantenerse actualizado
sobre el tema de interés. En segundo y tercer lugar,
últimos desarrollos de software que se han realizado,
y empresas competidoras respectivamente.3. En la esfera investigativa por los
resultados obtenidos se atenderán en este orden los
siguientes indicadores:
Revistas para la búsqueda y
publicación de resultados investigativosÚltimas publicaciones científicas
sobre el tema de interésPrincipales autores y países que publican
sobre su tema de investigación
CEDIN: Se realizó el diagnóstico
inicial del centro, se identificaron, segmentaron y priorizaron
los usuarios/clientes. Se propuso la política diferencial
de la oferta y luego se identificaron las necesidades de
vigilancia. Además se definieron los expertos del
núcleo por líneas de investigación y algunos
productos y servicios a brindar por el núcleo de VT. Entre
estos resultados se pueden mencionar, por ejemplo: en el grupo de
Visualización y Realidad Virtual se identificaron 7
subtemáticas (Procesamiento de sonido,
identificación de patrones y sus aplicaciones
prácticas; Human Iteractions: El uso del hardware
para mejorar la comunicación hombre máquina.
Aplicación en la RV., entre otras). Se definieron, para
cada una de ellas:
las formas de presentación de la
información (informes, resúmenes, tablas,
gráficos, etc.)las fuentes de información a consultar (bases
de datos especializadas, revistas científicas, sitios
de noticias, etc.)la frecuencia de entrega (quincenal para este
nivel)los canales de comunicación (correo
electrónico, sitio web de la facultad, sitio de VT
UCI, Boletín Informativo del centro, entre
otros)
CESIM: El levantamiento de necesidades en este
núcleo está recogido en la tesis de maestría
que diseñó el Sistema de Información de
Mercadotecnia del centro. (Osés, 2012).
5. Evaluación del trabajo
realizado
La revisión del trabajo se realiza de forma
continua y personalizada, teniendo en cuenta las
características particulares de cada núcleo.
Durante este proceso se fueron detectando y corrigiendo algunos
errores en la aplicación de la metodología, como
por ejemplo: en la definición de la muestra, la
elaboración y procesamiento de las encuestas y en la
confección del informe final, fundamentalmente. Este
proceso permite la retroalimentación entre los
núcleos y el grupo coordinador, para garantizar la calidad
del levantamiento de necesidades de vigilancia en cada
centro.
Conclusiones
1. La Metodología AMIGA sirvió
para el levantamiento de necesidades de cada núcleo de
V.T en la UCI.2. Se concluyó el levantamiento de
necesidades en 4 de los núcleos de la Universidad
(CESIM, CENIA, FORTES y CEDIN) y se identificaron las
prioridades de vigilancia para cada núcleo.3. Se detectó que existe poca cultura
informacional en los centros de desarrollo de la
UCI.4. Existe desconocimiento de las herramientas
para la actividad de Vigilancia
Tecnológica.5. Se demostró la importancia de la
Vigilancia Tecnológica para lograr una mayor calidad
en el desarrollo de software en la Universidad.
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2011] Disponible en:
http://www.edutec.rediris.es/Revelec2/…/pdf/Edutec-e_n35_Vigoa_Aparicio.pdf
Anexo
ANEXO 1
GUÍA PARA LA ENTREVISTA A LOS TRABAJADORES PARA
DETERMINAR SU CONOCIMIENTO DE LAS IDEAS RECTORAS Y
PARTICIPACIÓN EN LA DEFINICIÓN DE LAS
MISMAS.
• ¿Cuál es la misión del
centro? En caso de no recordarla, ¿podría definir
dónde hallarla rápidamente?
• ¿Cuál es la visión del
centro? En caso de no recordarla, ¿podría definir
dónde hallarla rápidamente?
• Exponga los objetivos estratégicos del
centro. En caso de no recordarlos, ¿podría definir
dónde hallarlos rápidamente?
¿Qué normas, regulaciones o
reglamentos regulan el trabajo del centro? En caso de no
recordarlos, ¿podría definir dónde
hallarlos rápidamente?
• ¿Tuvo usted algún tipo de
participación en la elaboración de las ideas
rectoras? ¿Con cuál de ellas siente mayor
compromiso?
• Como parte de su trabajo en el centro,
¿cuáles son los aspectos más positivos para
usted y cuáles le preocupan?
• ¿Qué elementos usted considera que
caracterizan al centro y sus trabajadores?
• ¿Puede mencionar las líneas de
investigación y las temáticas en sentido general
que se trabajan en el centro? ¿Conoce usted cuáles
son priorizadas? En caso de no recordarlas, ¿podría
definir dónde hallarlas rápidamente?
ANEXO 2
GUÍA PARA LA ENTREVISTA A LOS
TRABAJADORES Y LA OBSERVACION DIRECTA Y PARTICIPANTE
Temas centrales y subtemas relacionados con las
actividades de la organización.Líneas de investigación desarrolladas
a partir de las temáticas de
interés.Origen o fuentes de los datos.
Nivel de actualidad que se requieren para el uso de
la informaciónAlcance de la información (exhaustiva,
selecta, sólo reciente, limitada a un período
de tiempo determinada).Tipos de información que utiliza
(teórica, gráfica, contradictoria,
multifacético, diversa, cruzada, no demostrada,
progresiva, heurística, etc.).Comportamiento de las temáticas y la
información por período de tiempo. Actualidad u
obsolescencia de las temáticas.Términos usados en las
temáticas.Publicaciones u orígenes más
frecuentes de la información, por temática y
por períodos de tiempo.Idiomas más frecuentes de la
información.Métodos, procedimientos, técnicas, que
usa en los diferentes pasos.Documentación (internos y externos) que se
requieren en los diferentes momentos de la actividad que
realizan.Forma de presentación de la
información que requieren las acciones.Formas de comunicación que implica la
actividad (individual, en equipo de trabajo, en
reunión, directa, indirecta, etc.).Canales de comunicación que requiere la
actividad (teléfono, fax, correo electrónico,
página web, intranet, participación directa,
etc.).Canales de comunicación disponibles
(existencia y funcionamiento).Conocimientos sobre las temáticas de la
actividad que realiza (estudios cursados u ofrecidos,
investigaciones, asesorías o consultorías
realizadas, resultados obtenidos, etc.).Experiencia (conocimientos y habilidades en el tipo
de actividad (años realizando la actividad,
publicaciones, trabajos presentados en eventos nacionales e
internacionales u otros resultados o reconocimientos
recibidos por ellos).Dominio y fluidez en el uso y aprendizaje de la
tecnología de información y comunicación
disponible.Dominio y fluidez en el uso y aprendizaje de la
tecnología disponible relacionada con su
actividad.Idiomas en que puede leer, escribir y
hablar.Dominio sobre el marco legal-regulatorio por el que
se rige la entidad. Mención de las principales
resoluciones.
Autor:
MSc. Alinoet Suárez Jorge
MSc. Yamilé Palmer
Fernández
CIUDAD: La Habana
PAÍS: Cuba
INSTITUCIÓN: Universidad de las Ciencias
Informáticas (UCI)