Procedimiento para gestión de cambio organizacional mediante el enfoque de procesos (página 2)

El Archivo Histórico Provincial de Holguín
es una institución pública de carácter y
jurisdicción territoriales, adscrito al Ministerio de
Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente y depositario de la
documentación generada por las asambleas locales del Poder
Popular y sus consejos de la Administración, sus
dependencias, así como por otras instituciones y por las
personalidades destacadas del territorio. Fue fundado el 3 de
enero de 1983 y se encuentra situado en la calle Maceo No. 191
esquina a Ángel Guerra, siendo su horario laboral de 8:00
a.m.- 5:30 p.m., de lunes a jueves, y de 8:00 a.m. –4:30
p.m., los viernes.

Esta institución está integrada
oficialmente a la Red de Archivos Históricos del
País, desde el propio año de su fundación y
al Sistema Nacional de Archivos, constituido desde la
aprobación del Decreto Ley 221 de 2001 De los Archivos de
la República de Cuba y adscrita metodológicamente
al Archivo Nacional de la República de Cuba,
institución perteneciente al Ministerio de Ciencia,
Tecnología y Medio Ambiente.

La Resolución No. 526/2009 del Ministerio de
Economía y Planificación establece en el Resuelvo
Primero, inciso 20, las actividades que le corresponde realizar
al Archivo Histórico Provincial de Holguín, las
cuales se mencionan a continuación.

a) Atesorar, organizar, custodiar, conservar y difundir
la documentación de valor histórico o permanente
correspondiente al territorio.

b) Coordinar y controlar el funcionamiento del sistema
de archivos de la provincia.

c) Coordinar la formación y desarrollo de los
recursos humanos del sistema de archivos en su
territorio.

d) Poner la información de sus fondos y
colecciones al servicio del público, previa solicitud por
escrito del interesado y autorización del director del
Archivo.

e) Prestar servicios de referencia especializada y
diseminación selectiva de la información a personas
naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y
extranjeras en pesos convertibles.

f) Ofrecer servicios de asesoría,
consultoría y de organización, tanto en materia de
archivos como de preservación del patrimonio documental a
organismos, instituciones u organizaciones cubanas en pesos
cubanos y extranjeras en pesos convertibles.

g) Ofrecer servicios especializados de acceso a la
información disponible en los fondos documentales y
colecciones de archivos y monitoreo de información a
personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y
extranjeras en pesos convertibles.

h) Brindar servicios de restauración documental a
personas jurídicas en pesos cubanos y pesos convertibles
al costo.

i) Ofrecer servicios de reprografía de documentos
a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos
y extranjeras en pesos convertibles.

j) Ofrecer servicios de expedición de copias
certificadas de documentos existentes en sus fondos documentales
a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos
y extranjeras en pesos convertibles.

k) Prestar servicios de capacitación
técnica, superación profesional sobre
archivística y preservación documental a personas
naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y
extranjeras en pesos convertibles.

l) Realizar eventos, según plan aprobado por el
Ministerio de Economía y Planificación, talleres y
exposiciones con fines científico-técnicos en las
temáticas de su competencia a personas naturales y
jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras en pesos
convertibles.

m) Producir y comercializar de forma mayorista
publicaciones científico técnicas especializadas en
temáticas de su actividad en pesos cubanos y a personas
jurídicas extranjeras en pesos convertibles, según
nomenclatura aprobada por el Ministerio del Comercio
Interior.

n) Producir y comercializar de forma minorista
publicaciones científico técnicas especializadas en
temáticas de su actividad, en sus instalaciones, en pesos
cubanos y a extranjeros en pesos convertibles, según
nomenclatura aprobada por el Ministerio del Comercio
Interior.

o) Brindar servicios de transcripciones literales de
documentos paleográficos a personas naturales y
jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras en pesos
convertibles.

Para cumplir su objeto social, el Archivo cuenta con los
siguientes grupos de trabajo: Dirección, Atención a
la Actividad Estatal y Completamiento de Fondos, Servicios de
Información y Automatización, Procesos
Técnicos, Conservación y Restauración,
Departamento de Servicios, Contabilidad y Recursos
Humanos.

La Dirección planifica, organiza y controla la
ejecución del trabajo. Establece las políticas, la
estrategia a seguir y gestiona los recursos necesarios para el
cumplimiento de los objetivos.

El grupo de Atención a la Actividad Estatal y
Completamiento de Fondos tiene la responsabilidad de coordinar
las transferencias documentales para el completamiento de los
fondos y colecciones del Archivo, realiza las visitas de censo
guía a los Organismos de la Administración Central
del Estado para controlar el funcionamiento del Sistema
Institucional de Archivos establecido en la Nación,
asegura la formación de los recursos humanos sobre la
actividad archivística y de conservación y
restauración de los fondos documentales en el territorio,
realiza diagnósticos y pronósticos del desarrollo
de la actividad de archivos en la provincia, rinde
información a la dirección del Archivo Provincial y
a los organismos superiores sobre las actividades descritas
anteriormente.

El grupo de Servicios de Información y
Automatización tiene la responsabilidad de difundir la
información contenida en los fondos documentales a
través de conversatorios, conferencias a estudiantes y
profesionales, de artículos enviados al Portal
Holguín y los medios de comunicación masiva,
asegura un adecuado nivel de eficiencia y efectividad en los
servicios y productos informativos, realiza préstamos
internos a usuarios internos y externos, ofrece referencias,
realiza búsquedas, transcribe y reproduce documentos.
Emite certificos y escrituras. Elabora instrumentos de
búsqueda, realiza visitas guiadas dentro del archivo.
Elabora y ejecuta proyectos de colaboración nacional e
internacional. Se imbrican en actividades de proyectos
comunitarios y montan exposiciones de documentos. Los
especialistas de nivel superior atienden a adiestrados, imparten
cursos y asesorías en materia de gestión
documental, ofrecen conferencias e imparten clases a estudiantes
de la universidad y de los técnicos medios en áreas
de las Ciencias Sociales.

El grupo de Procesos Técnicos realiza la
investigación científica metodológica de los
fondos documentales para su posterior procesamiento y puesta a
disposición del público, ejecuta el procesamiento
científico técnico y creación de
instrumentos de búsqueda de los fondos y colecciones
documentales, participa en proyectos de colaboración
nacional e internacional, colabora y asesora en la
formación y elevación de la calificación
técnica de los trabajadores de la institución y
participa en la preparación de publicaciones
informativas.

El grupo de Conservación dirige y controla las
políticas y metodologías de conservación
diseñadas por el organismo superior, así como
asesora a la alta dirección en la toma de decisiones para
planificar los recursos, mitigar los daños y garantizar la
preservación de los fondos y colecciones documentales;
ejecuta la conservación y restauración de
documentos, tales como: mapas, fotos, publicaciones, legajos y
otras en soporte papel; realiza diagnósticos a los
documentos de los fondos presentes en la institución y de
los archivos parroquiales; participa en investigaciones y eventos
científicos, chequea el comportamiento
climatológico de los depósitos, gestiona las
fumigaciones de los locales de la organización, desarrolla
cursos y conferencias especializadas relacionadas con la
conservación y restauración de los fondos y
colecciones documentales.

El Departamento de Servicios se encarga de comprar los
recursos necesarios para el funcionamiento de los procesos de la
institución, garantiza los servicios de seguridad y
protección y de limpieza de los locales de trabajo.
Gestiona el mantenimiento de muebles e inmuebles y la
alimentación de los trabajadores.

El Grupo de Contabilidad y Recursos Humanos es el
responsable de registrar, controlar y procesar los hechos
económicos ocurridos en la entidad; controlar la
ejecución del presupuesto asignado a la institución
para su funcionamiento, así como rendir información
a la dirección del Archivo y al organismo superior sobre
estas actividades. Además establece las políticas
sobre gestión de recursos humanos considerando las
indicaciones del organismo superior, asesora y participa en los
estudios sobre organización del trabajo, empleo,
capacitación, seguridad y salud que se realizan en la
organización. Cumple y hace cumplir la legislación
laboral vigente, evalúa la utilización del fondo de
tiempo, la estructura de la fuerza de trabajo, su movimiento y
fluctuación.

Al Archivo Histórico Provincial de Holguín
se le subordina el Archivo Histórico Municipal de Banes
que cumple las mismas funciones que el Archivo de Holguín
pero en su jurisdicción y en el municipio de Antilla. No
está prestando servicios porque el inmueble se encuentra
en reparación capital. Los fondos documentales que atesora
se encuentran depositados en instalaciones del gobierno del
municipio con las condiciones adecuadas de conservación.
Los trabajadores del grupo de seguridad y protección
cuidan el inmueble y los técnicos y especialistas laboran
en tareas de fiscalización al Sistema Institucional de
Archivos, según lo establecido en el Decreto ley No. 265
Del Sistema Nacional de Archivos de la República de
Cuba.

Tarea 2: Identificar los procesos presentes en la
organización.

Para desarrollar esta tarea se hizo necesario varias
sesiones de trabajo en grupo para explicar cómo
identificar los procesos presentes en la organización,
teniendo en cuenta el desconocimiento generalizado entre los
miembros del equipo sobre conceptos tan esenciales como procesos
y enfoques de procesos.

Luego del referido análisis, el equipo gestor
identificó los siguientes procesos:

Procesos estratégicos: Dirección,
gestión de recursos humanos y difusión.

Procesos de realización del servicio: Ingreso de
documentos, conservación, tratamiento archivístico,
servicios de información.

Procesos de apoyo: Gestión financiera, compras,
mantenimiento.

Tarea 3: Elaborar el mapa de procesos de la
organización.

La figura 3.1 muestra el mapa de procesos.

Figura 3.1 Mapa de procesos de la
organización. Fuente: Elaboración
propia.

Para dar cumplimiento a esta tarea el equipo
realizó varios talleres con la participación de los
especialistas de servicios archivístivos y otros
técnicos de la organización.

Etapa III: Diagnóstico de la organización
y de cada uno de sus procesos.

Tarea 1: Diagnóstico del entorno que rodea la
organización.

Características culturales de la
región.

El Archivo Histórico Provincial de Holguín
está ubicado en el municipio de Holguín, cabecera
de la provincia de igual nombre, la cual está situada en
la región oriental del país.

El municipio de Holguín tiene su origen,
según la tradición, en que un 4 de Abril se
asentó como privilegio obtenido por su
participación en la conquista de México, el
capitán español García Holguín, en
ese día la Iglesia celebra la festividad de San Isidoro
Arzobispo y Doctor de la Iglesia, pero todos los investigadores
coinciden en que dicha fiesta patronal se vincula a la
fundación de la ciudad, más que a la
celebración conmemorativa religiosa del
Arzobispo.

Además de la ya mencionada fiesta existen otras
de tradiciones hispánicas como: la fiesta patronal de San
Andrés que se celebra el 30 de noviembre; la de San Juan
el 24 de Junio; la fiesta de La Cruz celebrada el 3 de Mayo, esta
última tiene su origen en la costumbre española de
colocar en las elevaciones, próximo a los caseríos
y poblados, a modo de detente, una cruz para evitar las
catástrofes naturales y epidemias, costumbre que se
materializó cuando el 3 de Mayo de 1870 se colocó
en la cima de la elevación que marca el norte
geográfico de la ciudad una cruz, así se
inició la celebración de la romería. Con el
decursar de los años este signo se integró
definitivamente al paisaje geográfico y social de los
holguineros. Hoy la "Loma de la Cruz" constituye un
símbolo de la ciudad.

Algo muy relevante en estas fiestas es que en el altar
construido, no se ofrendaban frutas, bebidas, viandas, animales;
elementos comunes en los altares de santería; lo que unido
al predominio de la raza blanca y a un lenguaje refinado que se
diferencia del resto de las provincias orientales, fundamentan la
creencia de que en esta región las raíces hispanas
predominan por encima de las africanas.

Al caracterizar la ciudad no se puede pasar por alto la
arquitectura original y moderna del centro urbano, integrado
fundamentalmente por diversos parques, lo que da lugar a que
Holguín sea reconocida como "la ciudad de los parques",
destacándose por su belleza el "Calixto García",
lugar que por costumbre es visitado por todos los jóvenes
como parte de su recreación.

El holguinero como todo cubano se caracteriza por su
alegría, la comunicación con un lenguaje lleno de
chistes y de dicharachos populares, es solidario, es bailador. El
holguinero, cubano al fin, es amigo de decir como somos los
cubanos.

El holguinero es muy sensual, todo pasa primero por sus
órganos sensoriales; es muy musical debido a sus
raíces hispanas y africanas, se caracteriza por ser
jaranero, propenso al choteo. Es muy común en él
llevar las cosas más serias al chiste. La diversidad
étnica que lo caracteriza ejerció gran influencia
en el holguinero, aportando, determinadas raíces,
determinadas influencias y esos diversos troncos culturales
llevaron a la formación de un individuo
heterogéneo.

Se deben destacar las supervivencias religiosas y
mágicas de las culturas africanas en la provincia, sobre
todo, un complejo conjunto de religiones y magias africanas
mezcla entre sí y con los ritos, leyendas
geográficas y supersticiosas de los católicos.El
sentido crítico se adentra en el holguinero por doquier
con el advenimiento de una juventud enfrentada a una mayor
experiencia colectiva. El holguinero es críticamente
alegre, disciplinadamente audaz y conscientemente
irrespetuoso.

Macro entorno en el que se desenvuelve la
organización.

Variables económicas.

La economía cubana al igual que el resto de las
economías del mundo atraviesa por una profunda crisis que
se agudizó a partir de los sucesos del 11 de Septiembre.
La falta de financiamiento prevalece como el problema
fundamental, aumentando las limitaciones, lo cual hace más
complejo el desempeño de las organizaciones.

La economía holguinera se sustenta en cuatro
pilares básicos: el turismo internacional, la
producción de níquel, la producción
agropecuaria y la producción azucarera. A pesar del
férreo bloqueo del gobierno estadounidense, los
trabajadores holguineros se esfuerzan por incrementar los valores
de producción de los principales renglones
económicos y continuar desarrollando la provincia. Se
implementan estrategias para mejorar el transporte, la
comercialización de productos en moneda nacional y los
indicadores de salud y educación. Se destaca el trabajo
por cuenta propia siendo Holguín una de las provincias que
más ciudadanos tiene realizando labores de esta
naturaleza.

Dentro de este entorno económico es donde se
desarrolla la organización objeto de estudio.

Variables Políticas.

Por cuanto los archivos garantizan la gestión
administrativa del país y son evidencia de la
actuación de sus personas jurídicas y naturales,
siendo imprescindible su existencia para la protección de
los derechos, tanto de la administración, como de la
población en general, 4el 10 de abril de 2009 el Estado
cubano dictó el Decreto ley No. 265 del Sistema Nacional
de Archivos de la República de Cuba que establece las
disposiciones generales para la protección del Patrimonio
Documental de la Nación, así como las normas y
principios que rigen la gestión documental en el
territorio nacional.

La aplicación de la referida normativa garantiza
la protección de los documentos que constituyen la Memoria
Histórica Cubana a través del fortalecimiento del
Sistema Nacional de Archivos, el cual constituye el mecanismo de
integración y promoción de la cultura de la
gestión documental, que tiene como finalidad lograr el
desarrollo armónico de las instituciones o dependencias
que lo conforman, para una mayor eficacia en su gestión y
en la preservación del Patrimonio Documental de la
Nación Cubana, a partir de la aplicación de
principios, normas y métodos comunes.

El Sistema Nacional de Archivos está integrado
por el Archivo Nacional de la República de Cuba y los
restantes archivos históricos (provinciales y
municipales), los centrales, los de gestión, los
especializados, los universitarios, así como por los
particulares y personales cuyos titulares así lo
decidan.

El referido Decreto Ley establece los principios que
deben cumplir dichas instituciones y elementos de la
gestión documental referidos a: fuentes de completamiento
de los fondos y colecciones documentales, conservación,
valoración y depuración de documentos.

Es una seria deficiencia que hasta la fecha no se halla
aprobado el Reglamento del Decreto Ley No. 265, por cuanto el
Sistema Nacional de Archivos está trabajando con el
reglamento del Decreto Ley que fue derogado, según se
establece en la Disposición Séptima del Decreto Ley
No. 265

Variables Tecnológicas

Ante los retos de la sociedad del conocimiento, la
introducción de nuevas tecnologías en los procesos
productivos, la actualización de nuevos conocimientos y la
transferencia tecnológica; la investigación
científica y las nuevas tecnologías de la
información y las comunicaciones, se han convertido en
elementos clave para elevar el nivel y calidad de vida de la
población.

En la organización objeto de estudio se
comprobaron las limitaciones para adquirir nuevas
tecnologías, sobre todo para el servicio de
reprografía. No existen condiciones tecnológicas
para la realización de este servicio, aún
así se hacen gestiones con otras entidades del territorio
cuando la necesidad del cliente obedece a una
investigación local de importancia histórica. No
existen posibilidades para digitalizar los fondos documentales,
por tal motivo los clientes satisfacen sus necesidades
informativas usando los documentos originales provocando su
deterioro.

Variables Sociales.

La población de la Provincia Holguín es de
aproximadamente 1 036 000 con una tasa de crecimiento anual (por
mil habitantes) de (1.6), así como una tasa anual de
natalidad (por mil habitantes) de (12.4). Se aprecia una
tendencia al decrecimiento de la tasa anual de natalidad lo que
unido al aumento contenido de la esperanza de vida conlleva a la
tendencia del envejecimiento de la población.

A pesar de que la tasa promedio de crecimiento
demográfico está disminuyendo en el territorio
holguinero, los asentamientos poblacionales, tanto urbano como
rurales, seguirán creciendo. Ello requiere del desarrollo
comunitario sostenible o sustentable que de respuesta a toda la
población, lo que debe garantizar la elevación del
nivel y calidad de vida de la comunidad y la salud
ambiental.

El desarrollo comunitario sustentable requiere de la
solución de problemas, tales como: fuente de empleo de la
fuerza laboral; adecuada alimentación de la
población; garantía de la vivienda; infraestructura
de servicios básicos.

La gestión de los Gobiernos Locales y el grado de
participación de la población en la solución
de los problemas son factores determinantes para usar
adecuadamente los recursos naturales y humanos y preservar las
cualidades ambientales en ciudades y asentamientos
poblacionales.

Toda la documentación que se genera en base a
estas acciones gubernamentales con valor patrimonial,
histórico o social, será transferida para los
archivos centrales de los organismos y los archivos
históricos. Será la historia del trabajo humano,
escrito en documentos.

Micro entorno en el que se desarrolla la
organización.

Los clientes de la organización son:

– Investigadores.

– Estudiantes universitarios.

– Estudiantes del técnico de nivel medio en la
especialidad Gestión Documental

– Personas necesitadas de reprografías de
documentos, certificos.

– Personas que se interesan por parientes de origen
español

– Público general.

Los proveedores son:

SERVICITMA: Empresa del CITMA que abastece la
alimentación de los trabajadores, mantenimiento y
reparación del inmueble y de los equipos acondicionadores
de aire, y materiales de oficina.

DESOF: Ofrece servicios de capacitación sobre las
ciencias informáticas.

COPEXTEL: Servicios de mantenimiento de equipos de
cómputo y compra de accesorios.

La organización no tiene competidores puesto que
los fondos y colecciones documentales que atesora son
únicos en la provincia.

Otras partes interesadas en la gestión de la
organización:

– Gobierno en la provincia

– Organizaciones políticas

– Delegación Territorial del CITMA

– Archivo Nacional de la República de
Cuba.

El resultado del diagnóstico a través del
uso de técnicas tales como entrevistas y revisión
de documentos, indica que para el Organismo CITMA la actividad de
archivo no es una de sus prioridades, como lo son por ejemplo los
procesos de ciencia e innovación tecnológica. Esta
situación se refleja en los bajos niveles de presupuesto
asignados a la organización para su eficaz y eficiente
funcionamiento. Los recursos asignados no dan respuesta al
desarrollo de la actividad, en correspondencia con la
preparación técnica de sus trabajadores. El proceso
más afectado es: Conservación.

En la organización se pudo constatar la actitud
pasiva que reflejan sus miembros hacia el entorno,
limitándose a cumplir indicaciones de los organismos
superiores de dirección. Existen reservas para revertir
este problema pero no se utilizan.

Tarea 2: Diagnosticar los procesos actuales de la
organización.

Diagnóstico de los procesos estratégicos
de la organización.

Proceso: Dirección.

La organización se subordina administrativamente
a la Delegación Territorial del CITMA y
metodológicamente al Archivo Nacional de la
República de Cuba. Esto trae como consecuencia que la
organización debe satisfacer la demanda de gestión
de ambos organismos.

La Delegación Territorial del CITMA establece
objetivos que recogen el trabajo de gestión de la
organización; el Archivo Nacional establece objetivos que
precisan el quehacer de la actividad archivística de la
organización.

La dirección del Archivo armoniza ambos intereses
que, en conclusión, se complementan y despliega los
objetivos hacia las áreas funcionales de la
organización.

La planificación del trabajo se realiza en
correspondencia con la legislación vigente en el
país, desde la planificación anual, hasta la
planificación operativa por meses. A esta actividad se le
presta especial atención por parte del organismo superior
que realiza chequeos de manera periódica en función
de evaluar el cumplimiento de los objetivos trazados para cada
área de trabajo de la organización.

La dirección de la organización, por su
parte, controla el cumplimiento de los objetivos en las
áreas de trabajo a través de los consejos de
dirección, despachos y otros métodos organizativos
para el control del trabajo asignado y el uso racional de los
recursos.

Luego de este análisis el equipo gestor del
cambio desplegó los objetivos por procesos y
despachó el resultado con la dirección, aclarando
que el proceso de cambio es gradual y que deben coexistir tanto
la gestión funcional como la gestión de
procesos.

Para este proceso se aplicó una encuesta de
satisfacción laboral a los trabajadores de la
institución reflejándose los siguientes resultados.
Ver anexo 1.

El Archivo de Holguín tiene una plantilla ocupada
de 34 trabajadores.

De ellos: 2 trabajadores están de certificado
médico.

1 Trabajadora está de licencia de
maternidad.

1 Trabajadora está fuera de la
provincia.

Se aplicaron 30 encuestas, para el 88.2 % de los
trabajadores.

1. Sólo el 23.3 % de los trabajadores tiene
disposición a escoger un trabajo diferente al que
hacen.

2. El 12.5 % de los trabajadores nunca o casi nunca se
sienten satisfechos con el trabajo que realizan.

3. El 97% de los trabajadores se sienten satisfechos de
pertenecer a la organización.

4. Todos los trabajadores manifestaron haber recibido
estímulos materiales o morales en algún momento de
su vida laboral en la institución. El 70 %
Manifestó haber recibido ambos estímulos y el 30 %
estímulos morales.

5. El 86.7 % de los trabajadores manifestaron que no
poseen la cantidad de medios de trabajo necesarios para
desempeñar su labor.

6. El 86.7 % de los trabajadores considera que sus
superiores tienen en cuenta sus necesidades de
superación.

7. El 70 % de los trabajadores le gustaría en un
futuro seguir trabajando en la institución.

8. El 93.3 % de los trabajadores considera que su jefe
inmediato superior atiende a los trabajadores cuando ellos tienen
alguna dificultad.

9. El 100 % de los trabajadores consideran que la
alimentación es regular o mala.

El 66.7 % de los trabajadores considera que el espacio
de trabajo es regular.

El 70 % considera que la organización del trabajo
es buena.

El 66.7 % considera que la ventilación es
buena.

El 100 % de los trabajadores considera que la
iluminación en las áreas de trabajo es buena o
regular.

El 86.6 % considera que el transporte es
malo.

10. El 70 % no considera que el hecho de pertenecer a
esta entidad le da oportunidad de solucionar algunos problemas
del hogar.

11. El 57 % de los trabajadores considera que el Archivo
Histórico será dentro de 5 años uno de los
mejores en el país.

12. El 76.6 % de los trabajadores manifestó que
le piden opinión sobre cómo hacer el
trabajo.

Conclusiones de la aplicación de la
encuesta:

Elementos positivos:

1. Los trabajadores muestran alto sentido de pertenencia
aún cuando no se satisfacen sus necesidades materiales
para la existencia.

2. El sistema de estimulación es efectivo y los
trabajadores muestran satisfacción por ello.

3. Los trabajadores están satisfechos con la
política de capacitación de la entidad.

4. Los trabajadores se sienten atendidos por sus
superiores en sus necesidades.

5. Los trabajadores en sentido general consideran buenas
las condiciones de trabajo relativas a: ventilación,
iluminación y organización.

6. Los trabajadores muestran optimismo en cuanto a la
posición de la entidad dentro del Sistema Nacional de
Archivos. Muestra del trabajo del consejo de
dirección.

7. Es una fortaleza que los trabajadores consideren que
le piden opinión para la realización del
trabajo.

Elementos negativos:

1. Los trabajadores manifestaron no poseer los medios de
trabajo necesarios para realizar su labor.

2. El ciento por ciento de los trabajadores manifestaron
que la alimentación es de regular a mala.

3. Los trabajadores evalúan de malo el transporte
porque la organización no tiene transporte para realizar
sus funciones. Los técnicos y especialistas que deben
viajar a los municipios por razones de trabajo lo hacen por su
cuenta, se le paga una dieta, no así el transporte,
excepto en los casos que viajen en transporte del estado que le
dan un documento para justificar en Contabilidad el dinero de la
dieta.

4. La mayoría de los trabajadores considera que
el salario es mínimo para resolver sus necesidades
básicas. La entidad no tiene aprobado sistema de pago por
resultados.

5. El 66.7 % de los trabajadores considera que el
espacio de trabajo es reducido.

Otros resultados de la aplicación de la
encuesta:

Las motivaciones que tienen los trabajadores para
mantenerse en su puesto de trabajo son:

1. Cercanía al hogar.

2. Realización profesional.

3. Tiempo de jubilación.

4. Mejora de salario con respecto al trabajo
anterior.

5. Adquirir mayores conocimientos por
reorientación profesional.

6. Por tener posibilidades de
superación.

7. Es un centro pequeño, sin complicaciones para
realizar con éxito el trabajo.

8. Su ubicación geográfica es favorable
para llegar hasta él.

9. Porque es un centro de información que se
corresponde con el perfil profesional de varios
trabajadores.

10. Manifiestan sentirse a gusto con la profesión
de archiveros.

Las situaciones que causan molestias a los trabajadores
en su actividad diaria son:

1. La insuficiencia de tecnología de punta para
los servicios que brinda la institución y para la
realización del trabajo administrativo. Necesidad de
computadoras, scaner, fotocopiadoras.

2. Los problemas de ventilación se manifiestan en
la Sala de Investigadores donde el Sol calienta de frente por la
tarde. Los trabajadores de Sala y los clientes se aglomeran en un
espacio reducido con mucho calor.

3. Existe hacinamiento de documentos en los
depósitos y en las áreas de trabajo por tener
espacio reducido.

4. Es enorme la cantidad de informes que hay que
elaborar durante la jornada laboral, repitiendo datos, así
como la cantidad de reuniones que ocupan tiempo que se puede
dedicar a otras tareas.

5. El mobiliario de la Sala de Investigadores no es el
adecuado, así como el mobiliario de la Recepción y
del local de la Dirección.

6. Necesidad de un transporte para realizar
eficientemente las funciones de la
organización.

Las tareas que acometerían los trabajadores
encuestados en el caso de que tuvieran la responsabilidad de
dirigir el Archivo son:

1. Reordenar los protocolos notariales alfabética
y cronológicamente.

2. Adoptar medidas para incrementar los depósitos
documentales.

3. Realizar una limpieza general a los fondos y
colecciones documentales.

Proceso: Difusión.

En el estudio realizado se comprobó que la
dirección de la organización estableció un
objetivo de trabajo para este proceso, así como los
indicadores para medirlo, pero no se realiza de forma eficaz,
hace falta gestionar con mayor audacia en los medios de
comunicación masiva, espacios para la difusión de
los servicios que brinda la organización, con el fin de
atraer mayor cantidad de clientes con necesidades
informativas.

En ocasiones, la difusión se realiza en
instituciones y organismos dedicados a la enseñanza y la
investigación, pero no es suficiente. Su deficiencia
radica en que no se planifican las acciones de difusión,
se realizan porque es solicitada por determinada escuela
interesada en la historia local, esto quiere decir que no es la
institución quien toma la iniciativa para difundir sus
servicios, por lo que se desaprovechan las potencialidades
culturales que puede ofrecer la institución y no se
diseñan nuevos servicios.

No se realizan días de puertas abiertas, para
atraer a los estudiantes de noveno grado que son la cantera del
técnico medio en Gestión Documental y lograr con
ello una mejor calidad en la selección de los futuros
estudiantes y profesionales de la actividad.

No se organizan visitas dirigidas a la
organización para difundir los servicios que se brindan en
la Sala de Investigadores, tales como: reprografía de
documentos, expedición de copias certificadas de
documentos existentes en los fondos documentales a personas
naturales y jurídicas, servicios de referencia
especializada y diseminación selectiva de la
información a personas naturales y jurídicas, entre
otros.

Se utilizan otras vías para la difusión:
las publicaciones digitales en el Portal Holguín, en la
revista Ciencias Holguín y en el Boletín Entre
Líneas. Pero estas posibilidades no son aprovechadas por
la mayoría de los ciudadanos por no tener acceso a estas
tecnologías.

Deficiencias detectadas en el proceso:

• 1. No se registra la limpieza de los fondos
  antes de comenzar el tratamiento
  archivístico.

• 2. No están escritas las indicaciones
  metodológicas para ejecutar la limpieza de los fondos
  documentales.

• 3. No existe documento normalizativo para la
  identificación y estudio del sujeto
  productor.

• 4. Se utiliza file de material ácido
  para conformar los expedientes de los fondos
  documentales.

• 5. Falta de material de oficina para la
  descripción de los expedientes de los fondos y la
  normalización de la descripción.

• 6. Limitación de espacio para ubicar los
  fondos procesados.

Etapa IV: Proyección de las posibles
soluciones.

Tarea 1: Listar las deficiencias y definir las posibles
soluciones.

Recomendaciones para la dirección de la
organización:

4. Reordenar los protocolos notariales alfabética
y cronológicamente.

5. Realizar una limpieza general a los fondos y
colecciones documentales.

6. Diseñar el sistema de gestión de la
calidad de la organización basado en la Norma Cubana ISO
9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad.

Tarea 2: Elaborar, debatir y aprobar el informe del
diagnóstico.

Partiendo de los resultados obtenidos en la tarea
anterior se elaboró el informe de diagnóstico y se
presentó a la dirección de la organización,
la cual aprobó el Plan de Acción del
diagnóstico.

Conclusiones

La investigación permitió arribar a las
siguientes conclusiones:

Es posible gestionar el cambio organizacional
considerando el enfoque de procesos.

El procedimiento propuesto permite encaminar las
acciones de cambio organizacional, considerando las variables que
distinguen los distintos procesos que se identifican en la
organización.

Recomendaciones

A partir de los resultados obtenidos en este trabajo y
las conclusiones arribadas en el mismo se recomienda:

• 1. Aplicar el procedimiento propuesto y el plan
  de medidas resultantes del diagnóstico a los
  principales procesos.

• 2. Garantizar la mayor capacitación
  profesional que sea posible a fin de incrementar
  gestión organizacional.

• 3. Proceder al diseño de un Sistema de
  Gestión de la Calidad enfocado en los procesos
  principales de la organización.

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Breve Currículum Vitae de los
autores

Ing. Froilán Alexander Parra Suárez.
MSc

Ingeniero Industrial (Universidad de Holguín
Oscar Lucero Moya, República de Cuba, 2002). Profesor
auxiliar de la Universidad de Holguín Oscar Lucero Moya
(UHo), desde 2006 hasta la actualidad. Cursó diplomado de
Formación de Auditores en 2003 y Perfeccionamiento
Empresarial en 2005 y posgrados de Gestión de la Calidad,
Marketing empresarial, Comunicación y gestión. Ha
publicado como autor / coautor en revistas científicas y
ha participado como ponente en eventos científicos
internacionales, nacionales y territoriales. Ha tutorado trabajos
de diploma de aspirantes al título de Ingeniero Industrial
y de Máster en Comunicación Social. Ha recibido
diversos reconocimientos por su labor profesional,
académica y social.

Ing. María Teresa Borjas
Ochoa

Ingeniera Industrial (Universidad de Holguín
Oscar Lucero Moya, República de Cuba, 1999). Profesora
Instructora de la Universidad de Holguín "Oscar Lucero
Moya" (UHo) desde 2005 hasta la actualidad. Cursó
Diplomados de Gestión de Empresas en 2003;
Perfeccionamiento Empresarial en el 2004 y posgrados de
Gestión de la Calidad, Dirección y Marketing. Ha
publicado artículos como autor / coautor en revistas
cubanas así como ha sido expositor en eventos
científicos nacionales. Ha tutorado trabajos de diploma
para titulación de Ingenieros Industriales. Ha recibido
reconocimientos por su labor profesional, académica y
social durante su vida laboral.

Autor:

Ing. Froilán Alexander Parra Suárez.
MSc

Ing. María Teresa Borjas Ochoa