Indice
1.
Introducción
2. La productividad
3. Costo de oportunidad
Como siempre, es muy difícil ya encontrar un
lugar donde podamos ahorrar 100.000 $ al mes, por que el movimiento
total de la empresa es
inferior a ese monto y porque todas las variables
sencillas de la empresa se
encuentran ajustadas, por ser obvias.
Ya no se duplican las gerencias, ni se tienen dos
vehículos para funciones
semejantes en el mismo sitio, ni se gasta en café
desproporcionadamente…
Ahora le llegó el turno a los procesos
Nosotros tenemos definidos cada proceso,
tenemos índices de referencia que se deben estudiar
periódicamente para generar un ejercicio de
eliminación de gastos en el
proceso en sí, tanto en los errores con incumplimiento,
inexistencia o falta de control de los
requisitos de entrada y salida así como mirando el
método
de trabajo de todos los días, el cual no sangra por una
arteria sino por un capilar, pero que es mas invisible y
pernicioso que el otro al que cualquiera puede poner un
torniquete.
La productividad es
un arte amplio como
lo es la calidad, la
caliproductividad es la palabra que resume rentabilidad y
repetición de los negocios, no
puede aprenderse en un rato, y requiera mas que sabiduría
… constancia de propósito en mejorar continuamente y por
siempre.
Cualquier persona puede
aplicar productividad en la empresa solo hace falta tener la
capacidad de preguntarse como un niño y evaluar las
respuestas como un adulto.
De aquello que no tengamos una buena razón para hacerlo,
simplemente no lo hagamos, no es necesario tener una empresa como
son todas las empresas para
tener éxito.
El éxito es mayor si tenemos una empresa eficiente para
nosotros.
El presente apunte es solo una somera y mediocre introducción al tema que tiene por objetivo ser
de disparador de ideas para mis amigos, no pretende mas que
esto.
Acá el especialista es el dueño del proceso, que
debe dejar el amor propio
de lado y el orgullo de lado, por que estos métodos
los diseño
el mismo; para comenzar a desarrollar una mente
productivista.
Respuestas típicas del anti – productivista:
- Ya lo hicimos…
- Cuando lleguemos al 100% de productividad donde
iremos?… - Siempre lo hice así…
- Nunca lo hicimos así, y cambiar
ahora… - Hasta cuando tendremos que demostrar que somos
inocentes?… - Cambiar en un problema …
- Eso ya fue pensado y quedo como
esta… - Y cuanto podemos ahorrar con esto?…vale la
pena…? - Por dos mangos tanto lío?
- El cliente lo quiere
así. - Es difícil…
- Eso ya fue pensado y quedo como
Y podría seguir….
Lo importante es que debemos saber que el método perfecto
aun no fue inventado, que todo es susceptible de mejora, KAIZEN es el
perpetuo perfeccionamiento y el fundamento de la norma ISO 9004 Del
2000, donde ya no basta tener papeles y registros para
demostrar que aseguro la calidad, lo que debo demostrar es que
estoy mejorando.
Todos los días un cambio, sin
parar un solo día.
Veamos como calculamos nuestras mejoras:
Este es un ejemplo de formula, podemos usar otra, lo importante
es tener un único criterio para tener conceptos comunes,
no olvidemos que estamos aprendiendo a usar el método y es
mas fácil un método malo que oficie de andador por
unos meses que ningún método.
Supongamos que una fotocopiadora se encuentre al final de una
sala donde trabajan muchas personas, que justamente esta mas
cerca de las personas que menos la utilizan, bien podemos hacer
algún cambio allí, pero cuanto es el valor de esta
mejora?
Total de empleados involucrados en la mejora: X
Total de tiempo reducido
en la mejora: Y
Frecuencia que se repite la actividad por día: D
Días del mes que se consideran: 20 sin sábados
meses de 4 semanas
Meses del ano que se consideran: 10 considerando 2 meses que no
se produce
Para Evitar criterios optimistas en los cálculos quedan 80
no incluidos por anualidad .
Costo de la Hora
hombre
promedio: 4 $ ( 2 + varios)
Total del ahorro
directo: X*Y*D*20*10*4* = X*Y*D*800= AD
4 x costo hora hombre :
Todos sabemos que el costo de oportunidad es muy variable y que
este es un valor bajo, pero es para evitar en todo momento
visiones optimistas, así como tampoco se recomienda la
visión optimista de la frecuencia sino colocar una
media.
Ahorro total: x*y*d*800 + 4*4*x*y*10*20:
AT = X*Y*D*800 + 3.200*+X*Y*D
De lo que se desprende que el costo de oportunidad siempre es muy
mayor que el costo del ahorro directo, es mas lo que se deja de
ganar que lo que se pierde, por lo que al no contabilizarse
nunca, esto es un costo que permanece oculto para la empresa.
AHORRO TOTAL: X*Y*D*( 800 + 3.200) :
X*Y*D*4.000 : AHORRO TOTAL EN PESOS ANUALES
Esta formula puede modificarse y de hecho que con el tiempo se
ajustaran los valores,
que se han considerado arbitrariamente.
Quedando elemento constantes, quedando otros variables, todo esto
implica que es muy importante poder instalar
un sistema de
medición, para no equivocarse en los
valores de
ahorro, frecuencia y numero de empleados involucrados.
Pero en todo momento no debemos distraernos de la importancia que
tiene:
El hecho de que una persona ahorre una hora por
día.veamos:
Total DE empleados involucrados en la mejora : X =1
Tiempo reducido por mejora: Y= 1 hora ( si es en minutos se lo
puede colocar a minutos/ 60)
Frecuencia que se repite la actividad por día: estimo que
la frecuencia máxima en un día febril es de 3
veces, en un día calmo es de 0 , en un día normal
es de 2 entonces tomo el valor de 1,5, es una estimación,
que incide grandemente, pero no siempre es conveniente perder
mucho tiempo en cálculos. ( otra forma puede ser la
ponderación de valores y trabajar con la esperanzas
matemáticas cuando el ejercicio lo
amerite).
D: 1,5
Formula x*y*d*4000: 1*1*1,5*4000 = 6.000$ / anuales perdidos.
Si bien es cierto que si este retrabajo no se hubiera hecho el
costo del mismo será cero y la utilidad que
hubiese dado seria únicamente el costo de oportunidad.
Nosotros tomamos este valor de perdida para que tengamos una
visión mas impresionante de la productividad.
Cuanta plata podemos mejorar?
Recuerdo que algunos ejercicios de productividad con personal de
Papelera del Palta hace 10 anos, dieron ahorros por 4.500.000 en
actividades y mejoras propuestos por los gerentes y 500.000
dólares en las propuestas por los mandos medios.
Lo cual nos enseña que cuanto mas alto sea el rengo de un
individuo mas acceso tiene a los grandes números y mas
fácil le es mejorar, lo que nos ubica aquí en una
circunstancia de privilegio.
Como empezamos:
Buscar la Oportunidad de mejora:
Nosotros tenemos funciones y estas compuestas por procesos, y los
procesos se componen de operaciones y las
operaciones de movimientos:
La mejora en los movimientos le corresponden a los especialistas
en productividad, pues ellos miran el micro movimiento y el
movimiento para reducir aquellos segundos que suman millones de
dólares.
El estudio de las funciones fue realizado cuando se estudio la
reducción de costos.
Ahora es el turno a los procesos y operaciones, ejemplo, escribir
una carta, llegar a
un sitio en camioneta, hacer una cotización.
Todos cometemos algún error todos los días, por que
no realizamos alguna de las actividades de que señala la
productividad:
Buscar la lapicera en el escritorio por no tener el habito de
dejarla en el mismo sitio, buscar un archivo en
la computadora
por no recordar como se guardo, esperar en el teléfono haciendo nada mientras
esperamos.
Hacer un presupuesto
varias veces por no preguntar que quiere decir un factor,
precisar la facturación por no confiar en los datos de obra,
llevar un doble control de obra por no confiar en el sistema,
hablar con el personal por separado para trasmitir una misma
orden, buscar los anteojos por haberlos dejado en otro
escritorio, no aprovechar los tiempos de espera del colectivo o
del medico por no tener una lista de pendientes, no aprovechar
los viajes en taxi
cuando no se maneja para realizar o pensar en alguna actividad
importante.
Buscar por no preposicionar las cosas donde tienen que estar
mañana.
Mandar un operario mas durante todo un día en la
cuadrilla.
Seria interminable nombrar cuantos y cuantas consideramos que son
perdidas, lo que mejor resultado da es que cada uno piense en
como ve al otro perder el tiempo y Dios proveerá a alguien
que piense en mi.
Por que es verdad que el ojo puede verlo todo menos a si mismo, y
la verdad que tengo el don mágico de la palabra y
transformo una perdida improductiva en productiva por cosas que
digo, explicaciones o excusas, la verdad ninguna hará que
los 6.000 $ anuales vuelvan a las arcas.
Primer actitud:
La fe en el sistema que estoy llevando adelante me trajo hasta
acá, entonces, declarémonos en libertad y
rompamos toda relación con la divinización de los
sistemas
antiguos, todo esta bajo la duda, todo el tiempo dudamos que esta
sea la mejor manera de vender, comprar, producir, por que si fue
buena también hace cinco anos, seguramente hoy ya no
sirve, y estamos aferrados al poste de un barco que de todos
modos también se hundirá con el barco.
Hay que largarse a la creatividad,
la flexibilidad, la innovación, el probar, el hacer una
experiencia piloto a ver que pasa, ahora la mejora ya no esta en
los libros, la
norma me dio una manera de pensar, el jugo mayor o menor que le
puedo sacar a esta manera de pensar dependerá del
ejercicio ISO, depende de todos y cada uno de nosotros.
Tener un bisturí no me transforma en cirujano, es
necesario ejercer el poder, pues el poder no ejercido es como
tener algo en potencia, y tener
algo en potencia y no tener nada es lo mismo.
La primera actitud es la de descreer que los sistemas que hoy
tenemos por buenos sigan siéndoles.
La primer actitud es la flexibilidad es la confianza que si pude
hacer este y sirvió, con la experiencia adquirida puedo
hacerlo mejor y servir también.
Romper con las reglas y leyes y repensar
la empresa desde el valor agregado para arriba.
Si estamos listos en no ser palos en la rueda, resistencias
al cambio ridículas, obstáculos emocionales al
mañana, seguramente estamos en la misma
sintonía.
Segunda actitud:
Roma no se
construyo en un día.
No es posible que esperemos que un sistema que lleve mas de 10
anos funcionando pueda ser totalmente remodelado con creatividad
e innovación por los mismos viejos carcamanes que lo
hicimos, que de dimos el alimento para crecer y hacerse
eficientes. En un día.
No será en un día, pero la seguridad y la
libertad son opuestas, no hay seguridad sin anquilosamiento, ni
libertad sin riesgo, sin
errores.
Si la empresa se mueve, se equívoca mas que si esta
muerta, los muertos no tropiezan con las cosas.
El sitio mas seguro es el
baile al ritmo de la música del cliente.
Aquí las fallas estarán financiadas. Pero " No
fallar" es no esperable si queremos crecer, duele, pero si no
avanzamos, duele mucho mas. Hoy no puede decirse mas… lo
tenemos en los costos, ya no hay tanto lugar para la chantada, la
competencia afila
sus armas de noche,
con la piedra de mis debilidades.
La segunda actitud tiene que ver con ser creativo tener una
actitud abierta al cambio, poniendo en duda la realidad o
buscando una nueva realidad, o preguntándose cinco veces
por que o preguntándose que otro que, que otro quien, que
otro como, que otro donde, y demás… pueden dar origen a
la apertura de mi mente.
Por que administración y finanzas no
dependen de la Gerencia de
Obras?
Por que Las Obras no dependen de Ventas?
Por que ventas no es Gerente de
Aseguramiento de la Calidad?
Por que la gerencia general no atiende las quejas de los clientes?
Por que la secretaria de la gerencia no esta trabajando en
administración?
Por que el deposito funciona en otro edificio
Por que no hay un control de planificación por encima de los gerentes de
obra?
Por que no es establece un gobierno de la
empresa en la que los directores no intervengan?
Por que no hay una filiar en los países donde nuestro
trabajo esta en auge?
Por que no fusionarnos con otra empresa del rubro ( no
certificada)para hacer sinergia?
Por que no unirnos a una empresa grande internacional?
Que otra cosa, puede hacerse, que otro que… el limite no esta
en las preguntas tontas sino en la falta de respuestas
mensuradas, no hay que tomar decisiones sin datos, pero hay que
hacer todas las preguntas posibles, siempre podemos encontrar la
mejora, o la encontraremos cuando el agua llegue
a la cabeza o la encontramos ahora mientras podemos, esto es
curarse en salud y
allá estamos yendo.
La segunda actitud tiene que ver con el hecho que nadie, nunca y
menos ahora con la velocidad que
tienen los cambios en el mundo, podrá ser el dueño
de la salvación de nada, todos debemos saber que solos no
podemos, que no hay forma de ser lideres estrellas de cambio como
lo fue san martín, eso no existe, hoy todo es un grupo nadie en
el grupo dará nunca una idea genial, varios darán
ideas, estas serán desechadas, o fragmentadas, integradas
a otros fragmentos y así sucesivamente, por ello es que
debemos juntarnos para delirar, sin miedo al ridículo, sin
temor al fracaso, sin apegos por las estructuras
del pasado que ya están muertas, esta actitud tiene que
ver con que toda idea es potencialmente útil, sin
estudiarla nadie sabrá nunca si fue útil o no, el
reloj de cuarzo que fundió los fabricantes de relojes de
Suiza, fue una idea Suiza.
Las mejores ideas siempre están alrededor de nosotros,
puesto que la necesidad viene provista siempre, y la necesidad,
decía Pitágoras , es el padre y la madre de todas
las cosas.
Esta segunda actitud tiene que ver con el respeto al
prójimo, a las ideas del otro, a los pensamientos mas
íntimos del otro, aunque a mi me parezcan ridículas
o inaplicables, esto no es garantía de que en verdad lo
sean.
La segunda actitud tiene que ver con la actitud critica frente al
mundo, y erguirse como cocreador, al lugar que Dios mismo le dio
al Hombre en el génesis, y modificar el señorear el
mundo. Muchas veces creemos que las estructuras que muchos hemos
creado son realidades inmodificables, la verdad es que son mera
ilusión, sino las torres gemelas aun estarían en
pie, solo eran una mantaña de durlock, hierros y
fantasía. Tal vez nuestra principal lección es que
aquellos principios y
dogmas que nos hacían tan cómodos vivir con ellos,
por que todos creían en ellos en realidad eran
mentiras.
Como me pueden explicar la línea recta apoyando la regla
sobre un planeta curvo?
Como puede ser que el plano tengo tres dimensiones, la recta don
y el punto ninguna si cero mas cero es cero?
Como puede el cero representar la nada si simboliza el
infinito.
Como Dios pudo crearse en siete días si lleva millones de
anos hacer un sol?
Pero atacar el tótem es tabú ( atacar el poder
constituido es terrorismo).Y
existe mucho miedo a la hora de salirse de la geometría
de la cuna, la geometría de la habitación, del
cubismo
mental, cuando nada en la naturaleza es
recto sino que es sabio. En el lecho del río visto de un
avión la naturalezas nos enseña que el camino mas
corto entre dos punto no es la línea recta sino el camino
de la menor resistencia.
Hombres de valor hacen falta para dudar, pero la duda es la base
de toda ciencia, y la
verdad imperturbable, no será movida por una simple duda,
pero las fantasías, las quimeras, los prejuicios, ellos
serán fácilmente removidas esta es la segunda
actitud.
La duda propia, y el respeto de la duda ajena.
La idea propia y el respeto por la idea ajena.
La productividad propia y el respeto por la productividad
ajena.
Tercer Actitud:
Siempre buscar el hecho mas repetitivo o el mas valioso.
Aquel en el que aplicando una leve mejora podemos economizar mas
por su valor ( el tallado de diamantes) o por su repetitividad (
reducir 0.01$ el costo de la cobranza unitaria del IVA).
Cuarta actitud:
Todo es mejorable:
Los especialistas en métodos sostienen que hay una
relación entre acción con valor agregado realizada
y conjunto de acciones para
la misma tarea, esa relación es abrumadora. 20% realmente
es trabajo productivo con valor agregado, el resto de cada
célula de
trabajo, y de toda la empresa es trabajo no productivo que genera
valor agregado!!!
Trabajar… si todos trabajamos desde el mimo momento en que
pisamos la oficina, pero
quien agrega valor y cuanto?
Del trabajo de ocho horas, solo dos horas se agrega valor, el
resto se corre atrás de las urgencias inventadas por otros
o re realizan una y otra vez, planillas Excel
inútiles o se acomodan los archivos una y
otra vez.
Lo que un ojo experto encuentra no lo encontraremos nosotros,
pero aun podemos echar un vistazo atrás y ver cuanto hemos
caminado en el camino de la productividad, hay muchos tabú
que la empresa fue destruyendo y seguramente en el mañana
habrá mas aun, por que estamos bien, pero podemos estar
mucho mejor.
Podemos mejorar la coordinación, el control de los procesos,
las posibilidades de delegación de tareas y
simplificación de las mismas, disminución de
material en curso, optimización de las horas hombre
trabajando, optimización del tiempo maquina trabajando,
optimización de vehículos, mejor servicio al
cliente, cumplimientos contractuales y plazos,
eliminación de tiempos muertos por mala
planificación, por ordenes y contraórdenes, por la
imprevisión de las urgencias, por falta del concepto del
valor del tiempo, por hablar mucho mientras se trabaja, por comer
en el lugar de trabajo y hacer todo a medias, por el desobedecer
de las ordenes, o por interpretarlas equívocamente y
demás…
En muchas ocasiones sabemos que las cosas están mal, pero
el dicho popular afirma la posición del error cuando dice
– mal , pero acostumbrado- es increíble las cosas
que podemos hacer para seguir haciendo mal una tarea con la que
nos hemos encariñado, y el corazón y
la inteligencia
funcionan separadamente…
Hay cosas para mejorar, pero un viejo consultor solía
decir – "No hay nada peor que hacer bien lo que no se debe
hacer"-
Muchas cosas pueden dejar de hacerse por un tiempo, una
experiencia piloto, y luego analizar el resultado.
Mientras tanto muchas preguntas deben contestarse en la mente del
Gerente Productivista:
- Esta el vehículo en buen estado de
funcionamiento? - El material es del tamaño
adecuado? - Todos conocen como transportarlo?
- Están los cargos de traslado
contemplados? - Tiene que estar rebuscando las herramientas?
- Estaba kla tarea lista para trabajar en
ella? - Se tomo el aprendizaje
de cada error? - Se escribieron y trataron las no
conformidades? - Estaba el productor debidamente
informado? - Tenia las especificaciones correctas?
- Se inspecciono?
- Se verifico?
- Conocía las tolerancias?
- Estaba el equipo identificado?
- Estaba calibrado y verificado?
- Fue alterado el método sin aviso?
- Se conocían de antemano los
tiempos? - Sabemos si somos rápidos o lentos?
- Se eliminaron las operaciones
innecesarias? - Esta la persona correcta perfectamente
informada? - Esta el operario calificado trabajando a su ritmo
normal? - El trabajo requerido es el mismo que se ha
especificado en el contrato? - Se hacen adicionales sin informar?
- Se conoce que son condiciones anormales de trabajo y
que hacer cuando se produzcan? - Se toma como normal alguna demora?
- el medio de comunicación de novedades se respeta
(fax
email,trancking) - Cuando se hace un trabajo mal hecho, se hace la no
conformidad? - Las herramientas están ordenadas en los
vehículos por frecuencia de uso? - Lo mas voluminoso y lo mas pesado esta cerca de la
entrada? - Se planifican las obras con algún
método científico? - Se hacen auditorias
de herramientas y vehículos frecuentemente? - Se han eliminado todos los traslados
innecesarios? - Se han eliminado todas las inspecciones
innecesarias? - Se han cargado los tiempos de traslado e
inspección a tiempos de operaciones? - Se han eliminado todas las demoras
innecesarias? - Se han eliminado todo los almacenajes
innecesarios? - Se ha planificado el lay out de manera tal que se
reduzcan al mínimo los traslados del mayor numero de
personas? - Se han colocado los servicios
comunes al alcance del que mas frecuentemente los
utiliza? - Los usos de elementos mas frecuentes entran en la
biblioteca
en el espacio entre la mano caída y la mano levantada
del cuerpo? - Todos los archivos se encuentran
identificados? - Se han eliminado todos los conceptos quietistas en la
empresa? - Se conoce cual es el proceso critico de la
empresa? - Se conoce cual es la operación critica de cada
proceso critico? - Se toman recaudos sobre ellos para minimizar fallas
sobre los mismos.
Sin duda estas preguntas podrían llegar a ser
disparadores de algunas sugerencias , no se pierda la oportunidad
relea las preguntas y anote las sugerencias, considere
sugerencias que eliminarían el problema totalmente.
Tampoco pierda la oportunidad de redactar una no conformidad.
X: EMPLEADOS Y: TIEMPO EN HORAS D FRECUENCIA AL DÍA
IG: INDICE DE GRAVEDAD
item | problema | sugerencia | X | Y | D | *4000 | ACUMULADO |
1 | REBUZCA HERRAMIENTAS | COLOCAR UN LISTADO DE HERRAMIENTAS , CON | 5 | 0.3 | 2 | 12.000 | 12.000 |
2 | FALTA COMUNICACIÓN CON | MUDANZA DE OFICINA | 2 | 1 | 1 | 8.000 | 20.000 |
Evidentemente la formula es aplicable mayormente a
tareas repetitivas y de valor, pero si se trata de un problema de
incomunicación de gerentes, ya la perdida no se mide con
un costo de oportunidad de 4 respecto del jornal, habrá
que afectarlo por un índice de gravedad aun mayor que el
evaluador considere:
IG asunto leve: la incomunicación es doble temas menores
de obra. Valor 1
IG asunto medio: la no conformidad involucra la
utilización recurrente de recursos mal
administrados. Valor 2
IG asunto grave: la incomunicación afecta directamente la
calidad del servicio
percibible por el cliente. Valor 3
Entonces la formula definitiva podría tener el
siguiente esquema:
X*Y*D*IG*4000= COSTO DE LA FALLA ANUAL
ítem | problema | sugerencia | X | Y | D | IG | *4000 | ACUMULADO |
1 | REBUZCA HERRAMIENTAS | COLOCAR UN LISTADO DE HERRAMIENTAS , CON | 5 | 0.3 | 2 | 1 | 12.000 | 12.000 |
2 | FALTA COMUNICACIÓN CON | MUDANZA DE OFICINA | 2 | 1 | 1 | 3 | 24.000 | 36.000 |
Utilice este modelo de
planilla para practicar con algunos ejemplos que le vengan a la
mente por favor.
No se olvide de sacar el total.
Quinta actitud: frente a los procesos
Cual es la misión de
la empresa? : instalación y montaje de centrales de
telecomunicaciones?, Entonces que hacemos
controlando la facturación, cobrando, armando sistemas,
presupuestando ascensores?
O esto no es la función de
la empresa o bien hacemos cosas que no son la función de
la empresa, sobre esto habrá que pensar en su momento.
Veamos ahora los procesos:
- Puede eliminarse los procesos?
- Puede combinarse con otra
operación. - Puede eliminarse loa función?
- Puede distribuirse entre otras funciones?
- El puesto hace tareas A,B,C?
- Puede ser ejecutada durante el periodo de inactividad
de otra operación? - La sucesión de operaciones previene del
reflujo? - Debería esta operación realizarse en
otro departamento? - Podría realizarse en un lugar donde el costo
de la mano de obra sea menor? - Hay tiempos muertos de espera entre operaciones donde
se puede agregar alguna actividad? - Hay cuellos de botella en el circuito , donde
están, cuales son, cuanto demoran las cosas, son cosas
importante de índice de gravedad 3? - Puede conseguirse mejor el propósito de la
operación de otro modo? - Los insumos que se utilizan son los mas
económicos en obra? - Se conocen los requisitos de satisfacción de
los procesos? - Los requisitos pueden estas sub. dimensionados a
algunos casos y sobre dimensionados en otros? - Existen registros que duplican información que pueden
unificarse? - Existen procedimientos
que pueden integrarse?
El presente trabajo de naturaleza introductoria pretende
acercar a la gerencia a las cinco actitudes
básicas para generar productividad, espero que la
reunión próxima cada uno tenga su planilla Excel
con ahorros de por lo menos 1.000 $ anuales, que podamos
implementar con ideas sin costo.
Pronto recibirán nuevo apunte para profundizar los temas
que se han tratado de forma genérica en este.
Autor:
Francisco Maidana