Indice
1.
Consideraciones Generales
2. Objetivo e importancia del
tema
3. Desarrollo del
tema
4. Conclusiones
Abastecimiento o aprovisionamiento, como se le conoce es
la función
logística, mediante el cual se realiza el
proceso para
proveer a una empresa, de
todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es
sinónimo de provisión o suministro.
Incluye las actividades siguientes:
- Cálculo de necesidades, es una actividad
propia del planeamiento
logístico. Las necesidades de abastecimiento, involucran
todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en
cantidades específicas para un determinado
período de tiempo, para
una fecha señalada, o para completar un determinado
proyecto. El cálculo de las necesidades se
materializa con los pedidos o requisición.
Las necesidades de abastecimiento para una empresa
determinada pueden ser por consumo,
reemplazo reserva o seguridad,
necesidades iniciales y necesidades para proyecto.
Dentro de estas actividad se debe considerar al factor
tiempo.- Compra o Adquisición, tiene por objetivo
realizar las adquisiciones de materiales
en las cantidades necesarias y económicas en la calidad
adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno
y al precio total
más conveniente.
Los principales objetivos
específicos de esta actividad son:
- Mantener la continuidad del
abastecimiento. - Pagar precios
justos pero razonablemente bajos por los productos de
calidad
adecuada. - Mantener existencias económicas compatibles
con la seguridad y
sin prejuicios para la
empresa. - Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc;
buscando calidad adecuada. - Buscar fuentes de
suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales. - Mantener costos bajos en
el departamento, sin desmejorar la
actuación.
7. Estudiar e investigar nuevos
procedimeintos.
8. Preocuparse por la permanente capacitación del personal.
- Mantener informado al gerente de
logística o gerente general, sobre la
marcha del departamento.
c) Obtención, esta actividad se inicia con el
pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las
actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.
d) Almacenamiento,
implica la ubicación o disposición así como
la custodia de todos los artículos del almacén,
que es la actividad de guardar artículos o materiales
desde que se produce o recibe hasta que se necesita o
entregan.
Los principales aspectos de esta actividad son:
1. Control de la
exactitud de sus existencias.
2. Mantenimiento
de la seguridad.
3. Conservación de los materiales.
4. Reposición oportuna.
e) Despacho o distribución, consiste en atender los
requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la
mercadería solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con
prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para
asegurarnos que las cantidades y calidades de los
artículos o materiales sean correctas. Es igualmente
importante en esta función
asegurar el control de la
exactitud de los artículos que se despachan así
como la rapidez de su ejecución para cumplir con los
plazos solicitados.
f) Control de Stocks, como objetivo
asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y
tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de
instalación de abastecimiento. Con un control preciso y
exacto se garantiza un control efectivo de todos los
artículos de abastecimiento.
g) Utilización de desperdicios u obsoletos, para tomar las
medidas más ventajosas para la empresa.
2. Objetivo e
importancia del tema
La función de aprovisionamiento existe a partir
del momento en que un objeto o servicio deben
ser buscados fuera de la empresa.
Dentro de los objetivos del
aprovisionamiento tenemos los siguientes:
1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales
suministros y servicios
necesarios para el funcionamiento de la
organización.
2.Mantener las inversiones en
existencias y reducir las pérdidas de éstos a un
nivel mínimo.
3. Mantener unas normas de calidad
adecuadas.
4. Buscar y mantener proveedores
competentes.
5. Normalizar los elementos que se adquieren.
6. Comprar los elementos y los servicios
necesarios al precio
más bajo posible.
7. Mantener la posición competitiva de la organización.
8. Conseguir unas relaciones de trabajo productivas y armoniosas
con otros departamentos de la
organización.
9. Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que
los costos
administrativos sean los más bajos posibles.
Organizar las empresas para
conseguir estos objetivos es díficil porque no sólo
hay que tener en cuenta las necesidades internas sino
también las del mundo exterior. Tanto el departamento de
aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un
contacto directo en el mercado y han de
responder a su solución.
La tarea fundamental del gerente de Abastecimiento consiste en
localizar fuentes
confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su
cooperación e interés.
El aprovisionamiento considera dos puntos
importantes:
– las previsiones en un plan general
y,
– los plazos en los casos particulares; ambos se reducen a un
sólo factor el tiempo.
En la mayor parte de las organizaciones,
los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y
50% de los ingresos totales
de la compañía en mercadería y servicios.
Cuando una organización gasta cantidades tan grande de
sus ingresos en una
sóla área es importante que se reciba una buena
compensación por los fondos compensados. El efecto de
apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras,
actúa como un poderoso estímulo para racionalizar
el abastecimiento.
3. Desarrollo del
tema
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir
un jefe o gerente de abastecimiento (o compras).
El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el
desarrollo de
estrategias,
dirigidas hacia las compras el desarrollo de los proveedores y
de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la
organización, tanto a corto plazo como a largo plazo.
En el área de los aprovisionamientos el gerente debe ser
responsable de la planificación y del control de los
materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la
programación de las compras, del
tráfico de entrada y salida de los almacenes, y de
la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los
residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la
empresa, de acuerdo a los objetivos trazados.
También se encarga de orientar, ejecutar y controlar las
operaciones o
actividades propias de abastecimiento, mediante planes, normas y
directivas adecuadas.
La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar
la máxima utilización y conservación de los
abastecimientos. Se obtiene mediante el entrenamiento y
la práctica continuada de una serie de normas hasta la
conservación, el mantenimiento,
la recuperación y la correcta distribución y
empleo de
todos los artículos utilizados por la empresa.
En lo que se refiere al cálculo de
necesidades el gerente de abastecimiento debe considerar la
política
de la empresa para definir sobre los siguientes
puntos:
- Emplear en la producción materiales extranjeros o
acionales.
b. Tener o no almacenado la materia
prima a emplearse o los artículos que se
produzcan.
c. Aplicar un sistema de compra
exclusivamente al contado o crédito.
También debe considerar la capacidad
económica o financiera de la empresa, para determinar
mayor o menor niveles de abastecimiento de consumo o
reserva; la capacidad instalada de la empresa y el nivel de
utilización de la misma, la mano de obra disponible y el
nivel de instalación.
Para determinar el cálculo de las necesidades, el gerente
de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido
principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras
dependencias de la empresa.
Con el Gerente de Producción, a fin de poder
determinar:
a. Los productos que se van a requerir para las
operaciones
de producción en el volumen
previsto.
b. Periodicidad con que se requieren estos productos,
a fin de poder
determinar el momento de colocar los pedidos.
El Gerente de Logística para determinar:
a. Cantidad de artículos que se encuentran con mucho
stock.
b. Capacidad de almacenaje total y disponible para cada
artículo.
c. Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los
productos.
d. Equipo y material necesario para el mantenimiento.
e. Capacidad de equipo y material para el transporte.
Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
Con el Jefe de Compras para definir:
a. Forma de mantener la continuidad de
abastecimiento.
b. La calidad adecuada de los artículos a
adquirirse.
c. Localización de nuevos productos, materiales
y fuentes de suministros.
Con el Gerente de Ventas o
Comercialización para:
a. Proporcionar datos sobre
planificación de los artículos
terminados.
b. Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad
con el propósito de conocer:
a. Los registros de
inventarios
que se realiza, para determinar los activos de la
empresa.
b. La conciliación que se efectúa en los
inventarios.
c. Las facilidades que necesite cada vez que se
realicen inventarios.
El Gerente de Abastecimiento debe de determinar la
responsabilidad que le compete al elemento
comprador, así como la forma de llevar a cabo las
adquisiciones en lo que se refiere
- La fabricación durante un determinado
período. - El cumplimiento de un determinado programa de
adquisición de materiales. - Una orden de compra específica.
- La adquisición de determinado material que
debe de tenerse en existencia. - Determinado volumen de
dinero a
gastar en una sola compra.
Al delegar las tareas o funciones, otorga
la autoridad
necesaria para su cumplimiento, debiendo ser esta autoridad
proporcional a la responsabilidad y a la capacidad que para
afrontarla tiene el comprador.
El Gerente de Abastecimiento debe ser un coordinador que
represente los intereses de su empresa, que respete las
responsabilidades, opiniones e ideas de otras funciones.
A menudo tiene que obtener el máximo valor en los
bienes
comprados al mismo costo y al mismo
tiempo, conserva bajo los inventarios a fin de mantener o lograr
rotación pero teniendo siempre el material listo para uso
de producción.
4. Conclusiones
1)Cualquier organización depende en mayor o menor
grado de los materiales y de los servicios suministrados por
otras organizaciones.
Ninguna organización es autosuficiente, por lo tanto los
aprovisionamientos constituyen una de las funciones comunes
básicas de cualquier organización.
2) La relación entre compras y el abastecimiento es
íntima, razón por la cual se considera a las
compras como una de las actividades propias en la función
logística de abastecimiento.
3) Cada elemento que se compra ha de desempeñar una
función y servir para la realización de unas tareas
determinadas, conocer la utilidad del
artículo es indispensable para una compra adecuada.
4) La selección
de los proveedores es la responsabilidad más importante
del departamento de abastecimiento.
5) Una dirección eficaz de los aprovisionamiento
contribuye de forma significativa al éxito
de la gestión
empresarial. La adquisición de materiales,
suministros, servicios y equipos centra la atención de muchos directivos de todos los
sectores.
Los rápidos cambios en los aprovisionamientos con ciclos
de abundancia y escasez, variabilidad de precios y
disponibilidades, proporcionan un reto permanente a las
organizaciones que desean conseguir la máxima
contribución mediante una gestión
racional de compras.
6) El éxito
de una empresa,
creada para ofrecer productos en el mercado, depende
en gran medida de que pueda lograr una combinación
razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el
costo de los
bienes o
servicios que produce.
7) Como el proceso de
abastecimiento está internamente conectado con casi todas
las funciones que cumple la organización, ello requiere la
puesta a punto de sistema de
información completos. Por ésta razón,
la informatización de los procesos de
datos ha
tenido un impacto crucial en el proceso de abastecimiento y en la
dirección del mismo, puesto que facilita el
análisis de las alternativas, la
realización, el seguimiento y la activación de los
pedidos, así como la recepción, la
inspección y el registro de los
ítems y el mantenimiento al día de los registros
correspondientes al área de abastecimiento.
La experiencia está demostrando la conveniencia de contar
con un único proveedor y la existencia de una intensa
comunicación entre el comprador y
proveedor.
Autor:
Salas Schwarz Jorge Alfredo