Indice
1.
Planeación
2. Misión
3. Objetivos O Metas
4. Políticas
5. Procedimientos
6. Presupuesto
7. Organización
8.
Departamentalizacion
9. Dirección
10. Autoridad
11. Liderazgo
12. Motivación
13.
Comunicación
14. Control
15. Sistemas de
control
La planeación
es una función de
todos los administradores aunque su carácter y
alcance varían desacuerdo con la autoridad de
cada uno y con la naturaleza de las
políticas y los planes establecidos por la
alta dirección. Si a los administradores no se
les concede un cierto grado de discreción y responsabilidad para planear no serán
verdaderos ejecutivos.
Si se reconoce la generalización de la planeación
es más fácil comprender porque algunas personas
distinguen entre la elaboración de políticas (el
establecimiento de normas para la
toma de
decisiones) y la
administración, o entre el administrador o
supervisor. Debido a su autoridad u oposición en la
organización, un administrador puede realizar mas
planeación o una planeación más importante
que otros, o la planeación de uno puede ser más
básica que la de otro y aplicable a una porción
más grande de la empresa. Sin
embargo, todos los administradores(desde los presidentes hasta
los supervisores de primer nivel)hacen planes. Incluso el jefe de
una cuadrilla dedicada a la reparación de carreteras o un
grupo de
obreros de una fabrica hacen planes en una área limitada y
bajo reglas y procedimientos
bastante estrictos. Es interesante observar que en los estudios
sobre la satisfacción en el trabajo, un
factor principal para el éxito
de los supervisores en el nivel inferior de la organización es su grado de capacidad para
hacer planes.
La eficiencia de un
plan se
relaciona con el grado hasta el que logre el propósito y
los objetivos que
se persiguen. Por otra parte la eficiencia de un plan se mide por
su contribución al propósito y los objetivos, menos
los costos y otros
factores necesarios para formularlo y operarlo. Un plan puede
facilitar la consecución de los objetivos, pero a un
costo
innecesariamente alto. Los planes son eficientes si logran su
propósito a un costo razonable, cuando este se mide no
solo en términos de tiempo, dinero o
producción sino también por el grado
de satisfacción grupera o individual.
La misión o
el propósito (con frecuencia estos términos se usan
indistintamente identifica la función atarea básica
de una empresa o
agencia de cualquier parte de ella) Cualquier clase de empresa
organizada tiene(o al menos debe tener para ser significativa) un
propósito o misión. En todo sistema social,
las empresas tienen
una función o tarea básica que las ociedad les
asigna. Por lo general, el propósito de ellas es la
producción y distribución de bienes y
servicios. El
de un departamento de carreteras estatales es el diseño,
constructivo y operación de un sistema vial terrestre. El
de los tribunales es la interpretación de las leyes y su
aplicación. El de una universidad es la
enseñanza y la investigación. Y así
sucesivamente.
Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige
una actividad. Representan no solo en objetivo final
de la planeación sino también el fin hacia el que
se encaminan la organización, la integración, la integración de
personal, la
dirección y el control. Aunque
los objetivos de la empresa constituyen su plan básico,
los departamentos también pueden tener sus objetivos
propios. Naturalmente que sus metas contribuyen al logro de los
objetivos de la empresa, pero los dos grupos de
objetivos pueden ser por completo diferentes.
Por ejemplo, el objetivo de un negocio quizá sea obtener
una cierta utilidad al
producir una determinada línea de equipos para
entretenimiento en el hogar, mientras que la meta del
departamento de producción podría ser fabricar
cierto numero de aparatos de televisión
con un diseño calidad
determinados, a un costo especifico. Estos objetivos son
congruentes pero difieren en que el departamento de
producción por si solo no puede asegurar el logro del
objetivo de la compañía
Las políticas también son planes en el
sentido de que constituyen declaraciones o interpretaciones
generales que guían o encausan el pensamiento
para la toma de decisiones. No todas las políticas son
"expresas", ya que son frecuencia tan solo se deducen de las
acciones de
los administradores. Por ejemplo el presidente de una
compañía puede seguir estrictamente la practica de
ascensos internos (tal ves por conveniencia que por política) y por ello
quizá la platica interprete como política y los
subordinados la sigan cuidadosamente de hecho uno de los problemas de
los administradores es asegurarse de que los subordinados no
interpreten como política las decisiones administrativas
de poco importancia cuyo fin no es servir de patrones a
seguir.
Las políticas definen una arrea dentro de la cual se debe
tomar una disección y aseguran que esta sea congruente con
un objetivo y contribuya a alcantarillo. Las políticas
ayudan a decidir cuestiones antes de que se conviertan en
problemas hacen innecesario analizar la misma situación
cada ves que se presenta y unifican otros planes con lo cual
permite a los administradores delegar autoridad y a pesar de ello
mantener el control sobre lo que hacen sus subordinados.
Puesto que las políticas son guías para la toma de
decisiones, de ello se desprende que necesitan tener cierta
flexibilidad. De lo contrario serian reglas. Con demasiada
frecuencia, las políticas sin interpretadas como una
especie de "diez mandamientos" que dejan poca iniciativa al
individuo. Aunque en algunos casos la libertad es
bastante amplia, en otros puede ser excesivamente
limitada.
Los procedimientos son planes que establecen un método
obligatorio para realizar las actividades futuras son series
cronológicas de acciones requeridas. Son pautas de
acción, mas que de pensamiento, que detallan la forma
exacta en que se devén realizar determinadas
actividades.
Con frecuencia, los procedimientos violan las jurisdicciones
departamentales
Unos pocos ejemplos ilustran la relación entre los
procedimientos y las políticas. Los procedimientos
establecidos para poner en practica las políticas
permitirán programar las vacaciones para evitar
interrupciones del trabajo fijar métodos y
tasas de pago para las primas vacacionales, llevar registros para
asegurar que cada empleado disfruta sus vacaciones y describir
con claridad los medios para
solicitarlas.
En una compañía grande se necesitan procedimientos
cuidadosos para asegurar que los pedidos de manejen en una forma
especifica.
Un presupuesto es
una declaración de los resultados esperados expresados en
términos numéricos. S e puede considerar como un
programa
(expresado en números). De hecho, al presupuesto
financiero de operaciones a
menudo se le denomina "Plan de utilidades". El presupuesto se
puede expresar en términos financieros; en términos
de horas-hombre,
unidades de producto,
horas maquina o en cualquier otro termino numéricamente
mensurable. Se puede relacionar con operaciones como es el caso
de presupuesto de gastos; puede
reflejar desembolsos de capital, como
lo hace el presupuesto de gastos de capital o mostrar el flujo de
efectivo, como el presupuesto de efectivo.
Puesto que los presupuestos
también constituyen medios de control. Sin embargo es
evidente que preparar un presupuesto implica planeación.
En muchas compañías constituye el instrumento
fundamental para esta. El presupuesto obliga ala
compañía a preparar por adelantado(ya sea para una
semana o para 5 años)una recopilación
numérica del flujo de efectivo esperado gastos e ingresos,
desembolsos de capital, o la utilización de horas- hombre
o de horas. El presupuesto es necesario para el control, pero no
se puede usar como un estándar exacto de control a menos
que refleje los planes.
Desde siempre el ser humano ah estado
consciente de que la obtención de eficiencia solo es
posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que
forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la
etapa del proceso
administrativo denominada organización.
Una vez que se ah establecido "lo que se quiere hacer" dicho de
otra manera. Los objetivos a alcanzar durante la etapa de
planeación será necesario determinar "como
hacerlo", que medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto
solo es posible a traves de la organización.
La palabra organización es a la empresa lo que la estructura a
un edificio en construcción, ya que la organización
establece la disposición y correlación de tareas
que el grupo social debe llevar acabo para lograr sus objetivos,
proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente
los recursos.
Principios
Existen nueve principios que
proporcionan la pauta para establecer una organización
racional, se encuentran íntimamente relacionados, y
son:
1. -Del Objetivo. Todas y cada una de las actividades
establecidas en la organización devén relacionarse
con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir la
existencia de un puesto solo es justificable si sirve para
alcanzar realmente los objetivos. Este principio a primera vista
parece obvio, sin embargo la realidad muestra que
muchas veces se crean puestos con la consecuente
implicación de costos y esfuerzos inútiles que nada
contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario, solo
coaccionan gastos innecesarios. No hay que confundir a los
sistemas
organizacionales con sistemas burocráticos o de papeleo
excesivo; al organizar e necesario tener presente que la
finalidad primordial de la organización es promover la
eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.
2. -Especializacion. Este principio fue establecido por Adam
Estima hace 200 años afirma que el trabajo de una persona debe
limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una
sola actividad el trabajo se realiza mas fácilmente si se
subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas.
Mientras mas especifico y menor sea el campo de acción de
un individuo, mayor será se eficiencia y destreza.
3. -Jerarquía Es necesario establecer centros de autoridad
de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes en los
cuales la autoridad y responsabilidad fluyan en una línea
clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el
nivel mas bajo. Este principio establece que la
organización es una jerarquía.
4. -Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de
responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad no tiene
objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si
no se le otorga la autoridad necesaria para poder
realizarlo. De la misma manera que resulta absurdo conceder
autoridad para realizar una función, a un empleado si no
se le hace responsable por los resultados.
5.-Unidad De Mando. Este principio establece que al determinar un
centro de autoridad para cada función debe asignarse un
solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a
mas de un superior pues el hecho de que un empleado reciba
ordenes de dos o mas jefes solo coaccionara ineficiencia.
6. -Difusión. Para maximizar las ventajas de la
organización las obligaciones
de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad,
devén publicarse y ponerse por escrito, a
disposición de todos aquellos miembros de la empresa que
tengan relación con las misma. Por otra parte la descripción de labores no devén
hacerse con demasiado detalle
7. -Amplitud. Hay un limite en cuanto al numero de subordinados
que devén reportar a un ejecutivo, de tal manera que este
puede realizar todas sus funciones
eficientemente. Lyndall Urwick dice que un gerente no
debe ejercer autoridad directa a mas de 5 o 6 subordinados a fin
de asegurar que no este sobrecargado y que este en la posibilidad
de atender otras funcione mas importante.
8.-De la coordinación. Las unidades de una
organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Un
ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar con
departamentos de mercadotecnia
y finanzas muy
eficientes, si la transportación es tan mala que la
compañía difícilmente desplaza sus mecanices
en otras palabras, el administrador debe buscar el equilibrio
adecuado en todas las funciones de la empresa.
9. -Continuidad. Una ves que se ha establecido la estructura
organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a
las condiciones del medio
ambiente. La organización que es apropiada para la
empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente, por lo
mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar
la estructura organizaciones y
sugerir los ajustes y modificaciones
necesarios.
8. Departamentalizacion
A la división y en agrupamiento de las funciones
y actividades en unidades especificas, con base en su similitud
se le conoce con el nombre departamentalizacion
Manuales
Son documentos
detallados que contienen en forma ordenada y sistemática,
información a cerca de la
organización de la empresa. Los manuales, de
acuerdo con su contenido, pueden ser:
a) De políticas
b) Departamentales
c) Bienvenida
d) De organización
e) De procedimientos
f) De contenido múltiple
g) De técnicas
h) De puesto.
- Son de gran utilidad ya que
- Uniforman y controlan el cumplimiento de las
funciones de la empresa. - Delimitan actividades responsabilidades y
funciones. - Aumentan la eficiencia de los empleados ya que indica
lo que se debe hacer y como se debe hacer. - Son una fuente de información, pues muestran
la organización de la empresa. - Ayudan a la coordinación y evitan la
duplicidad y las fugas de responsabilidad. - Son una base para el mejoramiento de
sistemas. - Reducen costos al incrementar la
eficiencia.
Esta etapa del proceso
administrativo, llamada también ejecución comando o
liderazgo, es
una función de tal trascendencia, que algunos autores
consideran que la administración y la dirección son
una misma cosa. Esto es en gran parte, debido a que al dirigir es
cuando se ejercen mas representativamente las funciones
administrativas de manera que todos los dirigentes pueden
considerarse administradores.
Como se recordara, existen muchos criterios acerca de las etapas
del proceso administrativo pero en ninguno de ellos se excluye un
elemento común:
La dirección; porque la dirección es la
escénica misma de la administración siendo una de
sus características que no puede contemplarse
como una etapa aislada ya que es al dirigir donde la unidad
temporal se manifiesta en plano.
Principios:
1. – De la armonía del objetivo o coordinación de
intereses. La dirección será eficiente en tanto se
encamine hacia el logro de los objetivos generales de la
empresa.
Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzares si los
subordinados se interesan en ello lo que les facilitara si sus
objetivos individuales o interese personales son satisfechos al
conseguir las metas de la organización y si estas no se
contraponen a su autorealizacion.
2.- Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su
ejercicio(el mando),surgen como una necesidad de la
organización para obtener ciertos resultados; por esto,
tanto los subordinados como los jefes devén estar
conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge
como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su
voluntad personal o arbitreo.
Puntualiza la importancia de impersonalizar las ordenes y de no
involucrar situaciones personales ni abusar de la autoridad, ya
que l0o anterior ocasiona conflictos y
baja moral.
3. – De la supervisión directa. Se refriere al apoyo o
comunicación que debe brindar el dirigente
a sus subordinados durante la ejecución de los planes de
tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
4. – De la vía jerárquica. Postula la importancia
de respetar los canales de comunicación establecidos por
la organización formal de tal manera que al emitirse una
orden sea transmitida a través de los niveles
jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos,
fugas de responsabilidad, debilitamiento a la autoridad de los
supervisores inmediatos, así como perdidas de tiempos
5. – De la resolución del conflicto.
Indica los problemas que surjan durante la gestión
administrativa a través de los niveles jerárquicos
correspondientes.
6. – Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u
obstáculo que se antepone al logro de las metas de la
organización pero que han de obligar al administrador a
pensar en soluciones
para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas
estrategias y
diversas alternativas. Los conflictos no son mas que
pequeños focos rojos que surgen en la vida normal de
cualquier empresa pueden proporcionar indicios de que algo esta
funcionando mal.
La autoridad es la facultad de que esta investidura
persona dentro de una organización, para dar ordenes y
exigir que sean cumplidas por sus subordinados para la
realización de aquellas acciones que quien las dicta
considera apropiadas para el logro de los objetivos del
grupo.
Tipos de autoridad
1. -Formal Cuando es conferida por la organización e decir
la que emana de un superior para ser ejercida por otras
personas
2. -Técnica
Nace de los conocimientos especializados de quien la posee.
3.-Personal.
Se origina en la
personalidad del individuo.
Este termino se aplica por lo general a niveles
jerárquicos inferiores aunque todo administrador de mayor
o menor grado lleva acabo esta función.
El liderazgo o supervisión es de gran importancia para las
empresas ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos
humanos para que logren sus objetivos.
El liderazgo esta ligado con la superación y, de acuerdo
con los diversos estilos del liderazgo que existan en la empresa,
variara el grado de eficiencia y productividad
dentro de la misma.
Significa "mover conducir impulsar a la acción ".
La
motivación es la labor mas importante de la
dirección a la ves que la mas compleja pues a
través de ella se logra la ejecución del trabajo
tendiente a la obtención de los objetivos de acuerdo con
los estándares o patrones esperados.
La comunicación es un aspecto clave en el proceso
de dirección.
La comunicación puede ser definida como el proceso a
través del cual se transmite y recibe información
de un grupo social
La comunicación en una empresa comprende múltiples
interacciones que abarcan desde las conversaciones
telefónicas informarles hasta los sistemas de
información mas complicados. Su importancia es tal que
algunos autores sostienen que es casi imposible determinar todos
los canales que transmiten y reciben información en una
organización
La comunicación consta de tres elementos
básicos:
Emisores donde se origina la información
Transmisor A través del cual fluye la
comunicación
Receptor que recibe y debe entender la información
14. Control
El control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada
y una dirección eficiente el ejecutivo no podrá
ejecutar cual es la situación real de la
organización si no existe un mecanismo que se cerciore o
informe si los
hechos van de acuerdo con los objetivos
Principios
La aplicación racional del control deben fundamentarse en
los siguientes principios:
Equilibrio:
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse
el grado de control correspondiente. De la misma manera que la
autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar
autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad.
De los objetivos
Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos, es decir, el control no es un fin sino un medio para
alcanzar los objetivos preestablecidos.
De la oportunidad
El control, para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir,
debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipación. Un control cuando no es oportuno, carece de
validez y, obviamente reduce la consecución de los
objetivos al mínimo
De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas
que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para
evitarlas en el futuro es. Es inútil detectar desviaciones
si no se hace el análisis de las mismas y si no se
establecen medidas preventivas y correctivas.
De Excepción
El control debe aplicarse, preferentemente a las actividades
excepcionales o reprecentativas, a fin de reducir costos y tiempo
delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas
requieren de control este principio se auxilia de métodos
probabilisticos, estadísticos o aleatorios
De La Función Controlada
La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que pierde
efectividad el control. Este principio es básico, ya que
señala que la persona o la función que realiza el
control no debe estar involucrada con la actividad a
controlar.
Un sistema de control deberá ajustarse a las
necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee
controlar. Así una pequeña empresa necesita de un
sistema de control distinto al de una empresa grande; los
controles que se implanten en el departamento de ventas
serán diferentes a los controles del departamento de
producción. Lo buenos controles deben relacionarse con la
estructura organizativa y reflejar su eficacia; como ya
se dijo la función del control no puede suplir una
organización precaria.
Establecimiento De Estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida
que sirve como modelo,
guía o patrón con base en la cual se efectúa
el control.
Los estándares representan el estado de
ejecución deseado de hecho, no son mas que los objetivos
definidos de la organización.
1.-Rendimiento de beneficios
2.-Pocision en el mercado.
3.-Productividad
4.-Calidad del producto.
5.- Desarrollo del
personal.
6.- Evaluación
de la actuación.
Medición De Resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante
la aplicación de unidades de medida, que deben ser
definidas de acuerdo con los estándares. El establecer
dichas unidades es uno de los problemas mas difíciles
sobre todo en área con aspectos eminentemente
cualitativos.
Para llevar acabo su función esta etapa se vale
primordialmente de los sistemas de información; por tanto
la efectividad del proceso de control dependerá
directamente de la información recibida, misma que debe
ser oportuna(a tiempo), confiable(exacta), valida.
Corrección
La utilidad concreta y tangible del control esta en la
acción colectiva para integrar las desviaciones en
relación con los estándares. El tomarse
acción correctiva es función de carácter
netamente ejecutivo; no obstante antes de iniciarla es de vital
importancia reconocer si la desviación es un
síntoma o una causa. Un ejemplo frecuente sucede cuando
existe una baja en las ventas lo que indica que algo no se ha
ejecutado de acuerdo con lo planea, pero antes de incrementar
vendedores o entrenarlos es conveniente analizar si esta bajo no
es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy
pobre.
Retroalimentacion
Es básica en el proceso de control, ya que a través
de la retroalimnetacion, la información obtenida se ajuste
al sistema administrativo al correr del tiempo.
Autor:
Fco. Ivan Patino Resendiz