Indice
1.
Definición y división de la
contabilidad
2. Principios de contabilidad
generalmente aceptados
3. Los inventarios.
1. Definición y
división de la contabilidad
La contabilidad
debe ser considerada tanto una actividad de servicio como
un sistema de
información y una disciplina
descriptiva y analítica. Cualquiera de las acepciones o
descripciones que se adopte de la contabilidad
debe contener las cuatro bases que la definen: 1) la naturaleza
económica de la información 2) medida y comunicada
referente a 3) entidades económicas de cualquier nivel
organizativo, presentada a 4) personas interesadas en formular
juicios basados en la información y tomar decisiones
sirviéndose de dicha información.
De acuerdo a los destinatarios, habitualmente la contabilidad se
divide en contabilidad
financiera y contabilidad
administrativa o gerencial. La primera es definida como la
rama de la contabilidad centrada en la preparación y
presentación de un juego de
estados contables con el propósito de suministrar
información que es útil en la toma de
decisiones de naturaleza
económica por parte de la mayoría de los usuarios,
especialmente los externos (propietarios, proveedores,
instituciones
financieras, inversionistas, gobierno y
entidades gubernamentales, trabajadores y público en
general).
La segunda se refiere de manera más directa a una
información preparada y presentada para ser utilizada por
las personas que internamente en la entidad, día a
día, deben tomar decisiones respecto a la
administración de ésta (directores, gerentes,
administradores, funcionarios, etc.). Los principios de
contabilidad generalmente aceptados (PCGA) tratados en este
boletín no se refieren a esta segunda rama de la
contabilidad.
Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMPC): "La
contabilidad
financiera es una técnica que se utiliza para producir
sistemática y estructuradamente información
cuantitativa expresada en unidades monetarias de las
transacciones que realiza una entidad económica y de
ciertos eventos
económicos identificables que la afectan, con el objeto de
facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en
relación con dicha entidad económica."
Asociación (Norte) Americana de Contabilidad (American
Accouting Association AAA): "La contabilidad es un proceso de
identificación. medición y comunicación de información
económica que permite formular juicios basados en la
información y la toma de
decisiones por aquellos que se sirven de dicha
información".
Instituto (Norte) Americano de Contadores Públicos (AICPA)
"El propósito básico de la contabilidad financiera
y de los estados
financieros es proveer información financiera acerca
de las empresas
individuales, útil para la toma de decisiones
económicas
2. Principios de
contabilidad generalmente aceptados
Los principios de
contabilidad de aceptación general son un cuerno de
doctrinas asociadas con la contabilidad, que sirven de
explicación de las actividades corrientes o actuales y
como guía en la selección
de convencionalismos o procedimientos
aplicados por los profesionales de la Contaduría
Pública en el ejercicio de las actividades que le son
propias, en forma independiente de las entidades analizadas y que
han sido aceptados en forma general y aprobados por la
Federación de Colegios de Contadores Públicos de
Venezuela
auscultados a través de su Comité Permanente de
Principios de
Contabilidad.
Es abundante la cantidad de términos en la literatura contable para
denominar los conceptos y las clases de los mismos que integran
dichos principios, por lo cual la expresión principios de
contabilidad generalmente aceptados comprende lo que en forma
más precisa se ha definido como:
Postulados o principios básicos que constituyen el
fundamento para la formulación de los principios
generales;
Principios generales, elaborados con base a los postulados, los
cuales tienden a que la información de la contabilidad
financiera logre el objetivo de
ser útil para la toma de decisiones económicas,
y
Principios aplicables a los estados
financieros y a partidas o conceptos específicos, es
decir la especificación individual y concreta de los
estados financieros y de las partidas específicas que los
integran.
Los postulados o principios básicos son equidad y
pertinencia.
La equidad está vinculada con el objetivo final
de los estados contables. Los interesados en los estados
financieros son muchos y muy variados y en ocasiones sus
intereses son encontrados. La información debe ser lo
más justa posible y los intereses de todas las partes
tomarse en cuenta en el apropiado equilibrio.
Por consiguiente, los estados financieros deben estar libres de
influencia o sesgo indebido y no deben prepararse para satisfacer
a persona o
grupo
determinado alguno con detrimento de otros.
La pertinencia exige que la información contable tenga que
referirse o estar útilmente asociada a las decisiones que
tiene como propósito facilitar o a los resultados que
desea producir. En consecuencia es necesario concretar el tipo
específico de información requerido en los procesos de
toma de decisiones por parte de los usuarios de los estados
financieros, en función a
los intereses específicos de dichos usuarios y a la
actividad económica de la entidad (comercial, industrial,
de servicios,
financiera, aseguradora, sin fines de lucro, etc.).
Los principios generales comprenden, en sustancia, tres
categorías distintas:
Supuestos derivados del ambiente
económico: entidad, énfasis en el aspecto
económico, cuantificación y unidad de medida.
Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la
entidad y los eventos
económicos que la afectan: valor
histórico original, dualidad económica, negocio en
marcha, realización contable y período
contable.
Principios generales que debe reunir la información:
objetividad, importancia relativa, comparabilidad,
revelación suficiente y prudencia.
Entidad. Es una unidad identificable que realiza actividades
económicas, constituida por combinaciones de recursos
humanos, recursos
naturales y capital,
coordinados por una autoridad que
toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines
para los cuales fue creada. La entidad puede ser una persona natural o
una persona jurídica, o una parte o combinación de
ellas. No está limitada a la constitución legal de las unidades que la
componen.
Énfasis. En el aspecto económico. – La contabilidad
financiera enfatiza el aspecto económico de las
transacciones y eventos, aún cuando la forma legal pueda
discrepar y sugerir tratamiento diferente. En consecuencia, las
transacciones y eventos deben ser considerados, registrados y
revelados en concordancia con su realidad y sentido financiero y
no meramente en su forma legal.
Cuantificación. – Los datos
cuantificados proporcionan una fuerte ayuda para comunicar
información económica y para tomar decisiones
racionales.
Unidad de medida. – El dinero es
el común denominador de la actividad económica y la
unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el análisis. En consecuencia, sin prescindir
de otras unidades de medida, la moneda es el medio más
efectivo para expresar, ante las partes, los intercambios de
bienes y
servicios y
los efectos económicos de los eventos que afectan a la
entidad.
Valor
histórico original – Las transacciones y eventos
económicos que la contabilidad cuantifica se registran
según las cantidades de efectivo que se afecten o su
equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga
al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas
cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir
eventos posteriores que las hagan perder su significado,
aplicando los métodos de
ajustes aceptados por los principios de contabilidad que en forma
sistemática preserven la equidad y la objetividad de la
información contable. Si se ajustan las cifras por cambios
en el nivel general de precios
(método
NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados
financieros, susceptibles de ser modificados, se
considerará que no ha habido violación de este
principio; si se ajustan las cifras de acuerdo con el método que
combina los cambios en el nivel general de precios con
los cambios en el nivel específico de precios
(método mixto), los resultados netos del período
deben coincidir con los del método NGP y sólo en
este caso se considerará que no ha habido violación
al principio del valor histórico original.
Independientemente de la aplicación de uno u otro
método, la situación debe quedar debidamente
aclarada en la información que se produzca.
Dualidad económica. – Para una adecuada comprensión
de la estructura de
la entidad y de sus relaciones con otras entidades, es
fundamental la presentación contable de:
Los recursos
económicos de los cuales dispone para la
realización de sus fines y
Las fuentes de
dichos recursos.
Negocio en marcha o continuidad. – La entidad normalmente es
considerada como un negocio en marcha, es decir, como una
operación que continuará en el futuro previsible.
Se supone que la entidad no tiene intención ni necesidad
de liquidarse o de reducir sustancialmente la escala de sus
operaciones.
Sí existiesen fundados indicios que hagan presumir
razonablemente dicha intención o necesidad, tal
situación deberá ser revelada.
Realización contable. – La contabilidad cuantifica,
preferentemente en términos monetarios, las operaciones
que una entidad efectúa con otros participantes en la
actividad económica y ciertos eventos económicos
que la afectan. Dichas operaciones y eventos económicos
deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y
registrarse en la contabilidad. A tal efecto se consideran
realizados para fines contables: a) las transacciones de la
entidad con otros entes económicos, las transformaciones
internas que modifiquen la estructura de
los recursos o de fuentes o, Los
eventos económicos externos a la entidad o derivados de
las operaciones de ésta, cuyo efecto puede cuantificarse
razonablemente en términos monetarios.
Periodo contable. – La necesidad de tomar decisiones en
relación con una entidad considerada en marcha o de
existencia continua, obliga a dividir su vida en períodos
convencionales. La contabilidad financiera presenta
información acerca de la actividad económica de una
entidad en esos períodos convencionales. Las operaciones y
eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de
ser cuantificados, se identifican con el Período en que
ocurren: por lo tanto, cualquiera información contable
debe indicar claramente cl período al cual se refiere.
Objetividad. – Las partidas o elementos incorporados en los
estados financieros deben poseer un costo o valor que
pueda ser medido con confiabilidad. En muchos casos el costo o valor
deberá ser estimado; el uso de estimaciones razonables es
una parte esencial en la preparación y presentación
de estados financieros y no determina su confiabilidad. Sin
embargo, cuando una estimación no pueda realizarse sobre
las bases razonables. tal partida no debe reconocerse en la
contabilidad y por ende
en los estados financieros.
Importancia relativa. – La información financiera
únicamente concierne a la que es, en atención a su monto o naturaleza,
suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones
y decisiones económicas. Una partida tiene importancia
relativa cuando un cambio en
ella, en su presentación, valuación, descripción o cualquiera de sus elementos,
pudiera modificar la decisión de algunos de los usuarios
de los estados financieros.
Comparabilidad. – Las decisiones económicas basadas en la
información financiera requieren en la mayoría de
los casos, la posibilidad de comparar la situación
financiera y resultados en operación de una entidad en
períodos diferentes de su vida y con otras entidades, por
consiguiente. es necesario que las políticas
contables sean aplicadas consistente y uniformemente. La
necesidad de comparabilidad no debe convertirse en un impedimento
para la introducción de mejores políticas
contables, consecuentemente cuando existan opciones más
relevantes y confiables, la entidad debe cambiar la política usada y
advertirlo claramente en la información que se presenta,
indicando, debidamente cuantificado, el efecto que dicho cambio produce
en la información financiera. Lo mismo se aplica a la
agrupación y presentación de la
información.
Revelación suficiente. – La información contable
presentada en los estados financieros debe contener en forma
clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados
de operación y la situación financiera de la
entidad; por lo mismo, es importante que la información
suministrada contenga suficientes elementos de juicio y material
básico para que las decisiones de los interesados
estén suficientemente fundadas.
Prudencia. – Las incertidumbres inevitablemente circundan muchas
de las transacciones y eventos económicos, lo cual obliga
a reconocerlos mediante el ejercicio de la prudencia en la
preparación de los estados financieros. Cuando se vaya a
aplicar el juicio profesional para decidir en aquellos casos en
que no haya bases para elegir entre alternativas propuestas,
deberá optarse por la que menos optimismo refleje; pero
observando en todo momento que la decisión sea equitativa
para los usuarios de la información contable. Sin embargo,
el ejercicio de la prudencia no justifica la creación dc
reservas secretas u ocultas o
provisiones en exceso, ni realizar deliberadamente,
subvaluación de activos o
ingresos o
sobreestimación de pasivos o gastos.
Los 14 principios de contabilidad generalmente aceptados
(P.C.G.A.) aprobados por la VII Conferencia
Interamericana de Contabilidad y la VII Asamblea nacional de
graduados en ciencias
económicas efectuada en Mar del Plata en 1965, se enuncian
de la siguiente forma:
- Equidad
La equidad entre intereses opuestos debe ser una
preocupación constante en la contabilidad, dado que los
que se sirven o
utilizan los datos contables
pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses
particulares se hallen en conflicto. De
esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de
tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en
juego en una
hacienda o empresa
dada.
- Ente
Los estados financieros se refieren siempre a un ente
donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como
tercero. El concepto de
"ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona
puede producir estados financieros de varios "entes" de su
propiedad.
- Bienes Económicos
Los estados financieros se refieren siempre a bienes
económicos, es decir bienes materiales e
inmateriales que posean valor económico y por ende
susceptibles de ser valuados en términos
monetarios.
- Moneda de Cuenta
Los estados financieros reflejan el patrimonio
mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus
componentes heterogéneos a una expresión que
permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso
consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos
patrimoniales aplicando un "precio"a cada
unidad.
Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que
tiene curso legal en el país dentro del cual funciona el
"ente" y en este caso el "precio" esta
dado en unidades de dinero de
curso legal.
En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un
patrón estable de valor, en razón de las
fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del
principio que se sustenta, por cuanto es factible la
corrección mediante la aplicación de mecanismos
apropiados de ajuste.
- Empresa en Marcha
Salvo indicación expresa en contrario se entiende
que los estados financiero pertenecen a una "empresa en
marcha", considerándose que el concepto que
informa la mencionada expresión, se refiere a todo
organismo económico cuya existencia personal tiene
plena vigencia y proyección futura.
- Valuación al Costo
El valor de costo –adquisición o producción– constituye el criterio
principal y básico de la valuación, que condiciona
la formulación de los estados financieros llamados "de
situación", en correspondencia también con el
concepto de "empresa en marcha", razón por la cual esta
norma adquiere el carácter
de principio.
Esta afirmación no significa desconocer la existencia y
procedencia de otras reglas y criterios aplicables en
determinadas circunstancias, sino que, por el contrario,
significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia
especial que justifique la aplicación de otro criterio,
debe prevalecer el de "costo" como concepto básico de
valuación.
Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda
de cuenta, con su secuela de correctivos que inciden o modifican
las cifras monetarias de los costos de
determinados bienes, no constituyen, asimismo, alteraciones al
principio expresado, sino que, en sustancia, constituyen meros
ajustes a la expresión numeraria de los respectivos
costos.
- Ejercicio
En las empresas en
marcha es necesario medir el resultado de la gestión
de tiempo en
tiempo, ya sea
para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para
cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condición
que los ejercicios sean de igual duración, para que los
resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre
sí.
- Devengado
Las variaciones patrimoniales que deben considerarse
para establecer el resultado económico son las que
competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado
o pagado.
- Objetividad
Los cambios en los activos, pasivos
y en la expresión contable del patrimonio
neto, deben reconocerse formalmente en los registros
contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y
expresar esa medida en moneda de cuenta.
- Realización
Los resultados económicos solo deben computarse
cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los
origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la
legislación o prácticas comerciales aplicables y se
hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos
inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter
general que el concepto "realizado" participa del concepto
devengado.
- Prudencia
Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un
elemento del activo, normalmente se debe optar por el mas bajo, o
bien que una operación se contabilice de tal modo que la
alícuota del propietario sea menor. Este principio general
se puede expresar también diciendo: "contabilizar todas
las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente
cuando se hayan realizado".
La exageración en la aplicación de este principio
no es conveniente si resulta en detrimento de la
presentación razonable de la situación financiera y
el resultado de las operaciones
- Uniformidad
Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las
normas
particulares utilizadas para preparar los estados financieros de
un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un
ejercicio al otro. Debe señalarce por medio de una nota
aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier
cambio de importancia en la aplicación de los principios
generales y de las normas
particulares.
Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a
mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere
aplicable, o normas particulares que las circunstancias aconsejen
sean modificadas.
- Materialidad (significación o importancia
relativa)
Al ponderar la correcta aplicación de los
principios generales y de las normas particulares debe
necesariamente actuarse con sentido práctico.
Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro
de aquéllos y, que, sin embargo, no presentan problemas
porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro
general.
Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los
limites de lo que es y no es significativo y debe aplicarse el
mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de
acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales
como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el
patrimonio o en el resultado de las operaciones.
El principio de equidad se lo puede catalogar como fundamental o
básico, dado que marca como una
conducta general
a tener en cuenta en el momento de poner en práctica la
contabilidad. En su enunciación refleja una especie de
regla ética para
los contadores.
Los principios que se agrupan como los de fondo o de
valuación son tres. Corresponden a todo lo que se ajuste a
los compromisos de pago, cobro, resultado del ejercicio y costos.
El de "Valuación al costo" se incluye en esta
clasificación por su referencia a la valuación al
costo de adquisición o fabricación de un bien.
"Devengado" forma parte de esta clasificación, puesto que
con su cumplimiento apunta a reflejar los resultados de un
ejercicio independientemente de que el hecho este concluido o no.
El principio de "Realización" se parece mucho al anterior
ya que es un mecanismo para reflejar correctamente los resultados
de un ejercicio.
Los principios que hacen a las cualidades de la
información se clasifican basándose en la
obtención, demostración y realización de la
información. El principio de objetividad representa un
punto importantísimo en esta clasificación, puesto
que enuncia que la información que la contabilidad
suministra no se debe distorsionar por ninguna razón, debe
representar lo sucedido. El principio referido a la "uniformidad"
marca la
importancia de un sistema
heterogéneo para manejar los datos y así poder comparar
los ejercicios. "Prudencia", al igual que "materialidad" marcan
formas de registración para que la información sea
verdadera y tratada correctamente. El principio de "exposición" es similar a los anteriores y
marca la base de todo trabajo contable. La información
debe ser clara y concisa para que sea de fácil acceso y no
confusa.
Por último los Principios dados por el medio
socioeconómico abarcan a los que tengan que ver con
la empresa, el
medio y la sociedad. "Ente"
se incluye en esta clasificación por el simple hecho de
que es la empresa.
"Bienes económicos" es un principio que hace referencia a
los bienes materiales e
inmateriales que poseen un valor económico para la empresa
o ente. "Moneda de cuenta" se incluye en esta
clasificación porque marca la elección de una
unidad monetaria dependiendo del medio donde se ubique. "Empresa
en marcha" marca la continuidad de la empresa, se refiere a esta
y a su futuro. "Ejercicio" por que marca una pauta para poder analizar
los progresos, o no, de la empresa dividiendo en periodos para
luego compararlos.
- La relación que existe entre los principios de
valuación al costo y la de realización es que
ambos establecen el valor que puede tener un bien de cambio. El
primero, como su nombre lo indica, determina el valor de costo;
el punto de realización determinara el valor de venta de un
bien, ya que para su cuantificación el evento
económico se ha considerado ya terminado. - La relación existente entre los principios de
realización y devengado es que ambos se aplican cuando
el acto económico se a llevado a cabo. Esto es de vital
importancia ya que de esta forma los actos económicos
realizados se verán reflejados en los resultados del
período al que realmente corresponde y así se
podrá también cumplir con el principio de
ejercicio. - La relación que existe entre los principios de
materialidad y uniformidad es que el primero es el que
alterará al segundo. La uniformidad de un ejercicio se
vera afectada cuando surja un cambio significativo (de
importancia relativa), Un ejemplo seria un cambio de
presentación, en su valuación, en su descripción o en cualquier elemento que
pudiera significar algún cambio en las
decisiones.
Los inventarios
constituyen las partidas del activo corriente que están
listas para la venta.
Mercancía que posee una empresa en el
almacén
valorada al costo de adquisición, para la venta o
actividades productivas.
El control
interno de los inventarios se inicia con el establecimiento
de un departamento de compras, que
deberá gestionar las compras de los
inventarios siguiendo el proceso de
compras.
Existen varios métodos
para llevar el manejo y control de
inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario
perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de
inventario,
las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la
primera mercancía que se compra es la primera en venderse
o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que
las últimas mercancías que se comprar son las que
primero se venden o salen.
Entre las medidas de control
interno tenemos:
- Hacer conteos físicos
periódicamente. - Confrontar los inventarios físicos con los
registros
contables . - Proteger los inventarios en un almacén
techado y con puertas de manera que se eviten los robos
. - Realizar entrega de mercancías
únicamente con requisiciones autorizadas. - Proteger los inventarios con una póliza de
seguro. - Hacer verificaciones al azar para comparar con los
libro
contables.
Los ingresos: son
partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales
y del estado de
resultado.
Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por
ejemplo:
Ventas,
honorarios, intereses, comisiones, etc.
Autor:
Tania Raquel Rosas Montes de
Oca