Administración en una página (página 2)

3. Administración en una
pagina.

Establecer el sistema de filtro
que sacará del mar de información, solo la buena
información que la persona necesita
y desechará el resto. La sugerencia hecha es que dicho
sistema le diera a cada persona tres informes de
una pagina que contuvieran solo lo que ella necesita, la
información correcta y necesaria.
Aspectos específicos de los tres informes de una
pagina.
1. Informe de
Enfoque:
Factores claves de éxito
que encajan en el informe de una página.
El Exito Del
Negocio Definido Para Brian Scott
Area de éxito: reestructuración financiera de
XCORP

Area de éxito 2: reestructuración del
mercado de
XCORP

Area de éxito 3: viabilidad financiera a largo
plazo

Area de éxito 4:viabilidad del mercado a largo
plazo

En este cuadro se observa el status de sus factores
claves de éxito y la distancia a que se encuentran de sus
metas.
El primer nivel de meta es el límite mínimo, el
segundo es el objetivo
satisfactorio y el tercero es el objetivo
sobresaliente.

• Nivel mínimo: Es el límite entre lo
  satisfactorio y lo inaceptable. Es importante que la gente sepa
  cuando se considera que su status es inaceptable. Podemos
  considerar el 82 al 85% el nivel mínimo.
• Nivel de meta satisfactorio: Considerándolo
  hasta el 92%. Es un nivel satisfactorio porque produce una
  tranquilidad de lograr casi el total de las metas sin ser
  aún idealmente el mejor.
• Nivel de meta sobresaliente: Es el objetivo viable
  pero desafiante que en la mayoría de los casos se logra
  en un periodo de tiempo
  prolongado, consideramos el 98% un nivel de meta sobresaliente.
  Por regla general se logra mediante un nivel de pasos
  satisfactorios. Las metas difíciles se pueden lograr
  gradualmente, esta es la razón por la cual se
  recomiendan los tres niveles de meta.

El nivel de meta sobresaliente es la máxima meta
viable, el de meta satisfactoria es el siguiente a la meta viable,
si no la logra significa que no la ha definido como para que sea
suficientemente desafiante. El nivel mínimo de desempeño ,es el desempeño
dudoso.
Primer Informe De Una Pagina Para Brian Scott
Area De Exito 1: Reestructuración Financiera De
Xcorp

Area de éxito 2: reestructuración del
mercado de XCORP

Area de éxito 3: viabilidad financiera a largo
plazo

Area de éxito 4:viiabilidad del mercado a largo
plazo

Todo buen rendimiento comienza con metas claras. La
fijación de metas es un factor importante para darle un
rumbo fijo a sus ideales, es decir encaminarlos
correctamente.

Tendencia en los datos:
En el camino al éxito es necesario saber si uno va en la
dirección correcta. Esta información
se puede transferir al informe de enfoque anotando una B para
buena tendencia y una M parra mala tendencia o desempeño
decreciente, con una columna a continuación de cada factor
clave de éxito.
Area de éxito 1: reestructuración financiera de
XCORP

Area de éxito 2: reestructuración del
mercado de XCORP

Area De Exito 3: Viabilidad Financiera A Largo
Plazo

Area De Exito 4:Viiabilidad Del Mercado A Largo
Plazo

Los factores claves de éxito irán en la
primera columna y deben cubrir todas las áreas de responsabilidad y para cada persona serán
únicas y aplicables para si misma.
La segunda columna tendrá el status de los factores claves
de éxito con la buena información sacada del mar de
información.
La tercera, cuarta y quinta columna, ubicará sus metas
propias y
La sexta columna contiene la tendencia, basada en gráficas históricas de ese factor
clave de éxito.
Hacer las cosas que
se deben hacer
es mas importante que
hacer las cosas bien.
Consideremos los beneficios de la
administración en una pagina desde el punto de vista
de la información de la administración.
Los factores claves de éxito en los informes de cada
persona deben referirse únicamente a esa persona y el
informe del jefe no debe ser una simple repetición de los
informes de sus colaboradores. Aunque quien lleve la batuta es
quien manda, usted y cada quien es libre de pensar y
autónomo, claro esta en relación con el grupo.
Sus factores claves de éxito deben reflejar el
éxito en los esfuerzos y ejecución de proyectos. Se
necesita mucha creatividad
para determinar los factores personales; deben estar relacionados
con la productividad y
la eficacia en un
plan global y
general a un nivel empresarial.
Necesita un método o
plan para continuar mejorando, por loo cual debe elegir niveles
de meta que sobrepasen su status actual y sean factibles a corto
plazo y otra característica es que su nivel de meta
sobresaliente sea difícil, debe serlo para que garantice
normas de
excelencia altas y que conduzcan al rediseño de sus
procesos
principales.
Si está superando sus metas, debe elegir unas mas altas,
si no puede definir factores claves de éxito únicos
para su propio cargo, entonces su cargo no es
necesario.

Informe de enfoque para Tom Brown
Categoría 1 — calidad y
servicio

Categoria 2 — Costo De
Produccion

Categoria 3 — Niveles De Inventario

Categoría 4 — Capacidad De Los
Colaboradores

Las personas de niveles inferiores deben manejar con
eficiencia,
eficacia y rectitud las operaciones
actuales, los factores de éxito de estas están
relacionadas con esas operaciones y de ellas depende
también el éxito de la compañía; a
medida que se hacienda en las organizaciones
debe orientarse hacia el futuro de la compañía. En
los niveles altos el tiempo que gasta en las operaciones debe
disminuir, mientras que aumentan los esfuerzos para sentar las
bases para el futuro y lograr ser cada día
mejor.

El informe de retroalimentación.
Este informe contestara muchas dudas pues permite ver si los
empleados siguen el proceso
propuesto y cumplen globalmente los objetivos.
Este informe le ayuda a vigilar el proceso de progreso hacia el
éxito.
Vigilando El Progreso Hacia El Exito Para Tom Brown
Semana que termina el 24 de febrero
Usted Logro Su Meta Felicitaciones

Tiene Problemas —
Piense En Soluciones
Creativas

Considerando un aspecto importante dos fichas que le
demuestren información de la trayectoria de
desempeño. Debe saber durante cuantos periodos
consecutivos a sido positivo su desempeño y necesita
información correcta con relación al factor de
éxito. Es importante entender que el camino hacia el
éxito debe tener información precisa, concisa y
completa acerca de su desempeño.
Un punto positivo es que todos y cada uno de los empleados se
fije factores claves de éxito y metas significativas en
sus informes de enfoque. Una ves que los factores de éxito
y las metas estén bien definidas, tendrá todos los
elementos necesarios para concatenarlos generara el tercer
informe de unas pagina.

Existen metodologías para definirlos
correctamente.
Enfoque de arriba hacia abajo: En este usted define los factores
claves de éxito para su gente, usando elementos muy
generales, globalizando todas las dependencias de su
compañía.
Proceso enfocado a cada uno, es personal y sus
empleados definen sus propios factores de éxito
según sus necesidades. Recomendaría que los mas
correcto es una combinación de los dos enfoques.
Un factor muy importante de éxito es la fijación de
metas claras que tengan un medio de resolver problemas en un
tiempo muy prolongado y que cumplan sus expectativas; el otro
factor es la trayectoria de desempeño.

4. La concatenacion de los
informes de una pagina

SCOTT se empezaba a dar cuenta de que la eficacia de la
Administración en una pagina radicaba en la manera en que
el informe de Retroalimentación les ayudaba a los
ejecutivos a darse cuenta de lo que merecía llamar la
atención y el efecto que estos informes
ejercían en el personal .
Scott declaro al informan los beneficios que obtenían con
los informes de una página además de la experiencia
que había tenido con su personal mediante esta, pues este
informe había cambiado la vida de Lucy Lake quien era
subalterna de Brown, empleada de verificación de calidad y
jefa corriente del departamento, no resolvía problemas
graves de calidad en la planta. Pero ahora su planta se clasifica
en primer lugar tomándose como referencia el volumen de
productos que
devuelven los clientes.
Administración en una pagina le ayudo a ejercer control en su
trabajo mediante el segundo informe, mantenía fija la
atención de resultados positivos y negativos, ideaba
maneras de resolver problemas en ese informe, con planes eficaces
y feliz de encontrar un factor positivo. Mejoro su vida personal,
ya que, la administración en una pagina le permitió
ejercer control en el rendimiento de su trabajo lo que
también podría ayudarle con sus metas personales.
Definió su informe de enfoque personal donde
incluía factores clave de éxito (salud, dieta, ejercicio y
asuntos financieros) registro en una
agenda la información de cada factor. Elaboro semanalmente
los dos primeros informes y en tres meses alcanzo el nivel de
meta satisfactoria en todas las áreas sin tener negativos.
Ajusto sus metas y continuo mejorando Brown la ascendió a
directora de planta.
Esta es una introducción natural para el siguiente tema
que quería discutir el infoman; donde SCOTT se habia
enterado de la historia de Lucy en una
reunion revisando el programa de
administración en una pagina Brown menciono su nombre.
El infoman comento que con el tercer informe tendría
conocimiento
directo constante del personal que se destaque por su eficiencia.
En que forma? CONCATENANDO LOS INFORMES DE UNA PAGINA. De los
ejecutivos, ya que, los dos primeros informes tienen
información de los factores clave de éxito, mas no
el de los niveles inferiores al suyo y si se reciben copias del
primero y segundo informe de los colaboradores inmediatos se
acaba con sobrecarga de información.
El tercer informe le proporciona las buenas y malas noticias de
rendimiento personal de los niveles inferiores y problemas que
reclamen su atención sin que nada se quede en el tintero,
ya que, en esa hoja de papel se
encuentra solo lo que se interesa esto sucede al concatenar los
informes de retroalimentación por medio del tercer informe
de una pagina "INFORME DE ADMINISTRACIÓN" en este
están las personas que depende de usted directamente, en
las excepciones positivas y negativas que aparezca en los
informes de retroalimentación son exactamente la
información que usted vería al LADO DERECHO del
tercer informe; POSITIVAS parte superior de la pagina y NEGATIVAS
en la inferior. En el lado izquierdo va la característica
mas exclusiva y emocionante de la administración en una
pagina, se destacan las personas seccionales, ya que, si una
persona de un nivel superior realiza un excelente quien se
descuenta y a quien le dan crédito
es al jefe de ella, eso es lo que estimula a los directores a
demorar el ascenso de sus trabajadores de cualidades
sobresalientes y cuando este llega ya están demasiado
viejos o cansados. Todo esto se le puede llamar seguridad de
puesto por parte del director es lo que sucede en muchas
compañías. El cambio de esto
es lo mas estimulante y original de la administración en
una pagina.
El sistema hace que el desempeño sea transparente a
niveles superiores sucesivos, permite que cada individuo reciba
el crédito de su excelente labor y el jefe lo reciba por
su labor de administración. Para esto es necesario darse
cuenta de las personas que están en los distintos niveles
al de usted. Lo mismo es aplicable a los negativos, sin que los
niveles directivos se involucren en un problema que debe manejar
el jefe inmediato ya que, es el director general o presidente
quien decide el momento en que quiere que se conozca los
problemas a niveles superiores sucesivos concediéndole al
empleado y a su jefe tiempo para resolverlos. En consecuencia lo
que aparezca en la parte superior izquierda es lo que ha sido
negativo o positivo durante un tiempo suficiente para exigir la
atención de usted. Al concatenar los informes el informe
de retroalimentación gana una nueva columna donde le dice
a la persona a quien va dirigida cuales son las buenas o malas
noticias comunicadas a los niveles superiores. Así el
personal se sentirá motivado si sabe que el director esta
enterado de sus factores positivos.

Estructura del informe de administración
Este informe es perfecto si se satisfacen dos
condiciones:

1. Cada uno de los ejecutivos define con
   precisión todos sus factores clave de
   éxito.
2. Fijar las metas de cada uno
   correctamente.

Este informe identifica toda condición que este
"fuera del alcance" negativos o positivos, que reclamen la
atención de usted en niveles inferiores.
Si se cumplen las dos condiciones podrá estar seguro de que no
a quedado nada en el tintero esto es lo esencial para continuar
teniendo éxito.
El contenido de este informe les permite a los ejecutivos ejercer
un liderazgo
más eficaz al mejorar las comunicaciones
con sus subalternos. Fortalece el concepto de
"administración ambulante" al proporcionarles a los
ejecutivos algo mas y especifico de que hablar en el contrato
personal.
Este informe derriba barreras que impiden la
comunicación y ayuda a darle al personal el trato que
merece. SCOTT sabia que su personal merecía que lo
trataran bien, y la clave era la información, pero
también tendrá que dotar a sus ejecutivos de las
habilidades humanas necesarias para tratar bien el personal.
Cuando se produzcan los tres informes de una pagina el trabajo de
preparación termina y es cuando empieza el reto
administrativo. Había que capacitar a los ejecutivos para
que se interesen en el éxito de sus colaboradores, se
comuniquen, resuelvan problemas y sorprendan al personal haciendo
bien las cosas cuando todos pongan en practica estas habilidades,
descubrirán que sus informes de una pagina son magnificas
herramientas
de administración.
Para preparar el tercer informe en una compañía
grande como Xcorp, se debe utilizar el computador ya
que puede conectarlo a todas las fuentes de
informe en forma manual o
automatizada, este canaliza los datos y adapta los informes
específicamente para sus ejecutivos. Puede agregarle
capacidad al programa del computador y permitir que los
ejecutivos pidan información que no sea parte del
contenido de sus informes de una pagina.
Cuando sus ejecutivos confíen en los informes de una
pagina dependerán cada vez menos de esa sobrecarga de
información.
También puede dejar de producir muchos informes que nadie
utiliza, pedir a dos ejecutivos que discutan en reuniones de
equipo buenas y malas noticias de segundos primeros informes.
Reunión de un doctor con sus colaboradores inmediatos,
cada director asiste a dos reuniones semanales una coordinación del líder
del equipo y otra como miembro de el así se convierten en
un vehículo de comunicación eficaz. La meta principal de
Scott es darle un vuelco a Xcorp "creo que puede hacerlo" dijo
él informan y marchó.

5. El poder de la
administración en una pagina

Se convirtió en el estilo de vida de Xcorp, donde
los ejecutivos aplicaban en su trabajo y otros en su vida
personal. Sus éxitos fortalecerán el deseo de
seguir mejorando Xcorp computarizo la administración en
una pagina, lo que permitió que la compañía
reestructurara el flujo de información personal. Para
suplementar los tres informes de una pagina, los ejecutivos tenia
acceso a bibliotecas de
información donde se guardaban todos los informes de
Xcorp. El tiempo que les ahorraba el computador le dedicaban a
actividades orientadas hacia el futuro, incluyendo
capitación, prevención de problemas y planeación.
Seis meses después de que los informes de una pagina se
convirtieran en un estilo de vida en Xcorp, Scott recibió
su informe de administración, Pág. 130, donde se
dio de cuenta mas tarde de su rendimiento y había
utilizado sus principios para
ayudar a Xcorp con ahorros sustanciales mediante la
reducción de desperdicios.
Los esfuerzos de Turner estaban comenzando a fructificar, se
centra imponiendo al saber que el Dr. General lo había
llamado. Se daba cuenta que su constancia valía la pena.
Se había convertido en un funcionario excelente al hecho
de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e
involucrar a la gente en solución de problemas.
Discutieron muchos problemas los dos de la carrera.

Autor:

Alexander Cifuentes R.