Sistema de Informacion para la Planta
Fisica en una Universidad
El Sistema de
Información de Planta Física y Equipos para el
Soporte de la Toma de
Decisiones de la Universidad de Matanzas
- Introducción
- fundamentacion teorica
- diseño teorico
- diseño metodologico
- posibles resultados
- cronograma
- bibliografia
I. INTRODUCCION
Es reconocido por la mayoría de los directivos y
organizaciones
que el auge en la utilización de la información constituye un punto central en
el desarrollo de
la sociedad
contemporánea.
La trascendencia de contar con una información adecuada y oportuna es uno de
los factores que de manera más directa influye y soporta a
la planeación
y gestión
de los procesos
sociales.
Todo ello viene contextualizado en fenómenos que
caracterizan a nuestra época tales como el vertiginoso
avance de la ciencia y
la tecnología, la emisión acelerada de
la información por numerosas instituciones
y entidades, todo ello en el marco social de la
globalización, del predominio de los países
capitalistas más desarrollados sobre los mercados, la vida
política y
cultural, lo que también abarca el campo de la información.
Alrededor de esta característica de la sociedad actual,
hay posiciones que exageran el papel
determinante de la información para la conducción de
los procesos
sociales, al respecto se reconoce que: "Vivimos en el mito de la
información. Se cree que la solución a todos los
problemas
consiste en el acceso de la información" (1), y otros (los
menos) desatienden o minimizan su trascendencia.
De lo que sí no cabe duda es de que en
relación con la planeación
de las instituciones,
incluyendo las de la Educación Superior,
la información constituye un factor estratégico
clave para tomar decisiones que conduzcan al éxito. No
obstante no es conveniente tampoco exagerar su importancia, ya
que no basta con tener a disposición una
información para tomar decisiones correctas. Como se ha
planteado, en ocasiones " se pone más énfasis en el
flujo de la información que en su uso efectivo"
(2).
Por todo lo anterior queda claro que la cuestión
de la información es también un aspecto a atender
por los países subdesarrollados incluyendo a Cuba, para
encaminar y acelerar la dinámica de sus procesos
sociales.
Como cualquier otra esfera de la vida social, la
Educación
Superior, específicamente en nuestro país,
también requiere optimizar las decisiones tanto
académicas como administrativas que en los distintos
campos de la actividad universitaria exige la sociedad para que
la Universidad pueda
desempeñar eficaz y eficientemente su encargo social.
Precisamente con el objetivo de
que las decisiones que se adopten se correspondan cada vez
más con las necesidades, condiciones y posibilidades de la
Universidad y su
entorno, se hace necesario contar con un sistema de
información que fundamente científica y
objetivamente las decisiones a adoptar.
Por tanto en el presente trabajo queremos centrar
nuestra atención en la fundamentación de un
modelo de
Sistema de
Información adecuado para las condiciones
específicas de nuestra institución.
- Swope, John.- Conversación y Tecnología: Uso de Información y
Políticas Educativas. La Habana, 1996,
s/p.
(2) Miranda, Antonio.- Globalización y Sistema de
Información: Nuevos Paradigmas y
Nuevos Desafíos.- La Habana, 1996, s/p.
Es de todos conocido que no siempre a la hora de tomar
una decisión se cuenta con la información oportuna
y de todas aquellas variables que
deben tomarse en consideración no sólo para no
equivocar la decisión, sino también para que
ésta sea la más correcta. Ello reduce las
consecuencias no previstas a corto, mediano y largo plazo y en
general influye sobre la calidad y
excelencia del proceso
formativo en su conjunto.
La importancia y actualidad de este tema, resalta
también a la luz del Proceso de la
Dirección por Objetivos y
del Proceso de
Planificación Estratégica que tiene
lugar en nuestras instituciones
de la Educación Superior, donde junto a las
nuevas tecnologías informáticas de que se dispone,
se hace cada vez más necesario contar con un Sistema de
Información que avale y optimice la toma de
decisiones.
Esta temática no ha sido objeto de suficiente
atención e investigaciones
anteriores en los centros de Enseñanza Superior,
particularmente en nuestra Universidad.
Debido a la amplitud de Subsistemas de Información y
aspectos que se pueden tomar en cuenta en esta posible
temática, hemos decidido limitarnos ha analizar como
referencia la información vinculada a la toma de
decisiones que afecten, dentro del contexto universitario, a
la planta física
y equipos; así como aquellas que se realizan en el nivel
del Consejo de Dirección de la Universidad por
su trascendencia para el resto de la vida
universitaria.
Aspiramos, a que del presente estudio se deriven
recomendaciones metodológicas y prácticas para
poder
delimitar e implantar un modelo de
Sistema de
Información que satisfaga las necesidades
existentes.
II. FUNDAMENTACION TEORICA
Como se sabe la información se considera el IMPUT
de la decisión, quiere ello decir que es difícil
tomar decisiones (al menos acertadas) sin información.
Como algunos opinan, la decisión es el proceso de
transformación de la información en acción.
(3)
De aquí que la información debe ser
suficiente, con calidad,
oportuna, confiable, válida, necesaria y actualizada. Ello
indica que la información es también un recurso con
que cuenta la Universidad que
debe ser correctamente administrado.
Entre otros aspectos, ello supone balancear
adecuadamente los costos de la
información (vinculados a la cantidad de
información necesaria, la accesibilidad a ella, la
velocidad de
obtención, las vías y condiciones de acceso, el
contenido de la información, etc.) con sus beneficios o
valor
(expresados en la reducción de la incertidumbre del
futuro, la afectación efectiva a la decisión, la
modificación sensible de las consecuencias de la
decisión, etc.).
Así, la información nos permite monitorear
los cambios tanto nuestros como del entorno, lo cual se refleja
en los más diversos procesos de la
vida Universitaria, desde el diseño
curricular y las investigaciones
hasta las actividades económicas y
administrativas.
(3) Menguzzato, M; Renau, J.- La Dirección Estratégica de la Empresa.-
1993, pág. 391.
Las necesidades de información pueden ser tanto
cualitativas o cuantitativas, internas como externas; y se deben
precisar en función tanto de los sujetos o usuarios de los
mismos, de sus niveles de dirección o trabajo, fines que se
persiguen, etc., y estarán vinculados a los procesos de
diagnósticos y toma de
decisiones, la puesta en práctica de los mismos y su
control.
No obstante, el significado y manejo de la
información requiere tener presente algunas aletas o
precauciones. Algunas de ellas se refieren al riesgo de
sobreinformación, es decir, pretender acumular un
número excesivo de información, No todas necesarias
o útiles y que conducen al empobrecimiento de la misma, a
la posibilidad de errores y a la elevación de sus costos. Del mismo
modo debe cuidarse la dependencia absoluta de la
información para tomar una decisión, sin querer
encasillar toda la información con antelación pues
la dinámica de los procesos prácticos
requieren de mayor flexibilidad.
Al respecto se ha planteado que "En el proceso de
adopción
de decisiones no se puede pretender que toda la
información necesaria sea predeterminada, formalizada e
informatizada".(4)
De aquí, que sea sumamente importante fundamentar
adecuadamente los procesos de obtención, organización, uso y transmisión de
la información; todo lo cual se plasma en el sistema de
información que se elija y el modelo
específico en el que se instrumente.
El sistema de
información está llamado a ofrecer la
información necesaria, en el momento oportuno y con la
estructura
adecuada. Es por ello que sus funciones
principales consisten en captación y recolección de
datos,
almacenamiento, tratamiento y distribución de la
información.
Es importante elegir adecuadamente el sistema de
información que se corresponda con las necesidades,
condiciones y fines de la institución. Para ello es
preciso tomar en consideración elementos tales como:
definir la cantidad y tipo de información que necesitan
los usuarios, seleccionar aquella información que impacte
en la toma de
decisiones, que se posibilite el acceso directo a los
usuarios, que se diseñe correctamente el modelo de
recolección de datos, que se
difunda adecuadamente la información procesada y que se
actualice periódicamente dicho sistema, entre
otros.
(4). Menguzzato, M; Renau, J.- Ob.Cit.
III. DISEÑO TEORICO
- PROBLEMA CIENTIFICO: El Consejo de
dirección de la Universidad de Matanzas
no cuenta con un sistema de información de plantas
físicas y equipos completo y útil para la toma de
decisiones acertadas. - OBJETIVO GENERAL: Desarrollar un
sistema de información sobre las plantas
físicas y los equipos que brinda el Consejo de
Dirección de la Universidad de Matanzas los elementos
necesarios para la toma de los diferentes tipos de
decisión que se requieran.
- OBJETIVOS ESPECIFICOS:
P
Definir la información que sobre las plantas
físicas y equipos necesitan los directivos del Consejo
de Dirección para la Toma de Decisiones.
P
Determinar los directivos académicos del
Consejo de dirección a los que se les brindará la
información para la Toma de Decisiones.
P Analizar
la tipología de las decisiones que corresponden al
Consejo de Dirección relativas a la planta física y
equipos.
P
Desarrollar los mecanismos vías y formas para la
captación, procesamiento, acceso y uso adecuado de la
información que refleje el sistema por parte de los
directivos del Consejo de Dirección.
- HIPOTESIS: Para que el modelo del
sistema de información referido a las plantas
físicas y equipos, sea completo y útil, el mismo
debe captar, procesar y ofrecer de manera confiable y flexible,
la información que requiere el Consejo de
Dirección de la Universidad de Matanzas para la Toma de
Decisiones, tomando en cuenta los siguientes
parámetros:
- Las plantas
físicas y equipos. - Los sujetos de toma de decisiones del órgano
de dirección al que nos referimos. - Los tipos de toma de decisiones que corresponden al
Consejo de Dirección, en relación con el
subsistema escogido. - Los mecanismos, vías y formas de
captación, procesamiento, acceso y uso de la
información que concreten adecuadamente el
funcionamiento del modelo.
- MARCO CONCEPTUAL:
Sistema de información: Entidad abstracta
que sustenta en mayor o menor medida a todo sistema
organizacional. Es el medio por el cual los datos fluyen de
un departamento o persona hacia
otros.
Plantas físicas: Conjunto de edificaciones
que conforman la vida universitaria, tanto referidas a la
docencia (pre y postgrado), la investigación, Residencia Estudiantil,
actividades culturales y de servicios.
Equipos: Conjunto de medios
(eléctricos o mecánicos) destinados a uso docente,
investigativo y de servicio.
Toma de decisiones: Acción que ejecuta un
sujeto ante una o varias alternativas al resolver un problema,
eligiendo la que considera más conveniente en
función de darle cumplimiento a un objetivo
predeterminado.
Sujeto de toma de decisiones: Persona o
grupo de
personas que ejecutan la acción de elegir una entre varias
alternativas para resolver un problema.
Tipos de toma de decisiones: Diferentes niveles
de decisión que deben ejecutar los sujetos de tomas de
decisiones del Consejo de Dirección
- Nivel estratégico: De gran
trascendencia en cuanto definen objetivos y
líneas de acción. Suelen ser a largo plazo, no
repetitivas, con efectos difícilmente reversibles y los
errores pueden comprometer al desarrollo
y/o la supervivencia de la
organización. Requieren un alto grado de
reflexión. - Nivel táctico: Tratan de asignar
eficientemente los recursos para
alcanzar los objetivos
fijados a nivel estratégico. - Nivel operativo: Son los relacionados
con las actividades corrientes de la
organización. Se traducen a menudo en rutinas y
procedimientos
automáticos, la información necesaria es
fácilmente disponible.
Mecanismos, vías y formas de funcionamiento
del Sistema de Información: Diversidad de medios que
permiten instrumentar la aplicación de los sistemas de
información.
- Variables a Estudiar:
Las mismas corresponden a los diferentes
parámetros que conforman la Hipótesis planteada.
- Planta Física
- Equipos.
- Referidas a las Plantas Físicas y
Equipos.
- Rector
- Vice-Rectores.
- Decanos
- Directores
- Organizaciones
- Referidas a los Sujetos de Toma de Decisiones del
Consejo de Dirección.- Decisiones estratégicas
- Decisiones tácticas.
- Decisiones operativas
- Referidas a los tipos de Toma de Decisiones
- Sobre la captación de la
información. - Sobre el procesamiento de la
información. - Sobre el uso de la información
- Sobre el acceso a la
información.
- Sobre la captación de la
- Referidas a los mecanismos, vías y formas para
la confección e instrumentación del modelo del
Sistema de Información.
IV. DISEÑO
METODOLOGICO
El estudio del modelo de Sistema de Información a
desarrollar, se realizará desde la perspectiva de la
Dirección Estratégica, es decir, centrando la
atención en una visualización integral de la
Universidad de Matanzas, en estrecha relación con el
entorno que garantice la continuidad en el proceso de desarrollo y
el cumplimiento de su misión.
Este enfoque se expresa en el campo específico
del Sistema de Información priorizando que la misma sea
más flexible, se dirija más a la solución
entornal, se efectúa antes de la toma de decisiones, por
lo cual ejercerá más adecuadamente su
función preventiva.
Teniendo en cuenta que nuestros objetos principales de
estudio son la plantas físicas y los equipos, y su
relación directa con todo el proceso docente-educativo,
las principales unidades de estudio para que el sistema
informativo tribute adecuadamente a las decisiones del Consejo de
Dirección:
- MES
- Consejo de Dirección
- Dirección de Economía
- Gobierno Territorial
- Planta Física:
, Capacidad
de docente por tipos (incluye campos deportivos)
, Capacidad
de laboratorios
, Capacidad
de alojamiento para:
3
Estudiantes de pre-grado
3
Postgrado
3
Captación de M.L.C.
,
Capacidades de lectura por
tipo
, Capacidad
de comensales para:
3
Estudiantes de pre-grado
3
Postgrado
3
Captación de M.L.C.
, Capacidad
de almacenaje
, Puestos de
trabajo por tipos
, Capacidad
en áreas de servicio
- Equipos:
, Equipos
por áreas
, Equipos
por laboratorios
3
Docente
3
Investigación
, Equipos de
servicios por
área.
La muestra que se
tomará en cuanto a planta física y equipos,
abarcará a todo lo existente en la Universidad de
Matanzas.
Para la instrumentación del estudio se
empleará como método
fundamental el enfoque en sistema por su incidencia en el alcance
del objetivo final
de elaborar un modelo integral y sistémico de
información.
Los métodos y
técnicas a emplear para el desarrollo de
la investigación son:
Métodos
teóricos:
Métodos
empíricos:
- La entrevista
- El cuestionario.
- El análisis de documentos.
V. POSIBLES RESULTADOS:
- Obtención de un modelo referido a la planta
física y
equipos de características apropiadas que incluya
exigencias, parámetros y procedimientos
para conformar un sistema de información que funcione
como soporte efectivo para la toma de decisiones del Consejo de
Dirección de la Universidad de Matanzas. - Creación del Cuadro de Mando para los
directivos del Consejo de Dirección en lo relativo a
planta física y equipos.
VI. CRONOGRAMA.
ACTIVIDAD | TIEMPO DE EJECUCION |
Seleccionar y crear equipo de trabajo | 15 días |
Búsqueda de hechos | 15 días |
Confección de los modelos de recolección de | 30 días |
Confección del conjunto de | 60 días |
Creación de las bases de datos | 60 días |
Confección de programas | 45 días |
Información de directivos | 45 días |
VII. BIBLIOGRAFIA
- Aguerrondo, Inés.- Desafíos para los
Planificadores de la Región - Almuiñas, J. L. y otros.- La
Modelación Matemática Aplicada al Planeamiento de
las Instituciones Universitarias. - Cubillo, Julio.- La Búsqueda de Nuevos
Liderazgos Organizacionales en Gestión de la Información en
América
Latina y el Caribe.- Conferencia
Regional sobre Políticas y Estrategias para la Transformación de
la Educación Superior en América
Latina y el Caribe.- La Habana, Cuba,
1996.Ciudad Habana, Cuba,
s/a. - Mayor, Mario.- Algunos Conceptos Básicos
para la Confección de Sistemas de
Información - Mayor, Mario.- Algunas Orientaciones Generales a
tener en Cuenta en la fase de Diseño y Aplicación de
Técnicas Informáticas. Ciudad Habana,
Cuba,
s/a - Mayor, Mario.- Guías de
Técnicas. Ciudad Habana, Cuba,
s/a. - Mayor, Mario.- Modelación
Matemático, Toma de Decisiones y su Control en
un Ambiente Planificado.- Su influencia en los
Sistemas de
Información.- Ciudad Habana, Cuba, 1996. - Menguzzato, M., Renau, J.- La Dirección
Estratégica de la Empresa.- 1993. - Miranda, Antonio.- Globalización y Sistema
de información: Nuevos Paradigmas y
Nuevos Desafíos.- Conferencia
Regional sobre Políticas y Estrategias
para la Transformación de la educación Superior en América
Latina y el Caribe.- Documento de Trabajo.- La Habana,
Cuba, 1996. - Swope, John.- Conversación y Tecnología: Usos de Información y
Políticas Educativas.- Conferencia
Regional sobre Políticas y Estrategias
para la Transformación de la Educación superior
en América
Latina y El Caribe.- La Habana, Cuba, 1996 - Técnicas de Planificación Estratégicas.-
Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo.-
Caracas, Venezuela,
1989.