- Introducción
- Instalación de Microsoft
Project - Introducción de Microsoft
Project - Proceso de planificación de proyectos
- Método de ruta
critica - Diagrama de Gantt
- Actividades claves de la administración de proyectos
- Adición de personal y
equipamiento al proyecto - Asignación de costos a las
tareas y a los recursos - Evaluación y ajuste de la programación
- Impresión e Informes
- Trabajo con presentación
- Seguimiento del progreso del proyecto
- Trabajo con proyectos
múltiples - Personalización de Microsoft
Project - Acerca de la copia y desplazamiento de campos,
filas y columnas - Objetos vinculados e
incrustados - Automatización del
trabajo
INTRODUCCION
La presente monografía
se ha confeccionado en base al Microsoft
Project versión 4.0, una aplicación de Microsoft que
ayuda al usuario a crear planes de proyectos,
comunicarlos a otros usuarios y adaptarse a los cambios a medida
que éstos se van produciendo. Es un sistema de
planificación de proyectos
versátil y fácil de utilizar.
Microsoft Project funciona, en mucho sentidos, en forma
similar a otras aplicaciones de Microsoft. Las barras de
menús, los comandos, las
barras de herramientas,
los menús contextuales y los cuadros de diálogo
tienen mucho en común con Microsoft
Excel, Microsoft Word
y Microsoft PowerPoint, lo
cual facilitará los primeros pasos de su uso.
La versión 3.0 de Microsoft Project es
exclusivamente en ingles. A partir de la versión 4.0
comienzan a editarse también en español. Esta
versión implico varias mejoras respecto a su antecesora,
especialmente en lo que hace a los cuadros de dialogo.
Actividades como la introducción de las tareas del
proyecto y sus
duraciones, la
organización de tareas en estructura
jerárquica y la vinculación de tareas para
diferentes tipos de relaciones están sumamente
simplificadas.
La versión 4.0 apareció para Windows 95 y la
ultima, es la que corre en Windows 98,
aunque también puede hacerlo en Windows 95. Estas
dos ultimas versiones muestran muchas mejorías en la
porción destinada a los recursos: se
advierten cambios en las propiedades otorgadas a la distribución de las cargas horarias. en
versiones anteriores estas eran uniformes. Por ejemplo, si un
operario debía trabajar un total de 20 horas distribuidas
en 5 días, el programa
automáticamente le asignaba 4 horas de trabajo por
día. Ahora, el usuario puede acomodar dicha carga en forma
arbitraria.
En la versión 98, los informes se
pueden obtener mejor logrados, con la posibilidad de
personalizarlos en forma mas que aceptable. También se
incluyen prestaciones
para crear hipervínculos y para aprovechar los servicios de
Internet y paginas web. Su valor de plaza
es de $720 aproximadamente.
Con un procesador
Pentium II de 200
Mhz. y 32 MB de memoria RAM, el
programa se
desenvuelve normalmente.
Este trabajo se encuentra disponible en la siguiente
dirección:
www.monografias.com
INTEGRANTES
CALVO, MAXIMILIANO
DE LA DEHESA, FERNANDO
HOLLMAN, LILIANA
MOSCOLONI,OMAR
TORRES, LUIS
INSTALACION DE MICROSOFT
PROJECT
Procedimiento para instalar e iniciar Microsoft Project
en una PC:
* Instalación de Microsoft Project desde
disquetes:
Si se instala Microsoft Project para Windows en un
entorno de red, deberá
consultarse el archivo en
pantalla INSTALAR.WRI. Es posible abrir e imprimir este archivo con
Microsoft Write, incluido en Windows.
Si se lo instala en un sistema
independiente (no conectado a red), deberá seguirse
el siguiente procedimiento:
1 – Inicie Microsoft Windows.
2 – Inserte el Disco 1 del programa de
instalación en la unidad A: o en la unidad B:.
3 – En el Administrador de
programa de
Windows, elija
EJECUTAR del menú
ARCHIVO.
4 – En el cuadro "Línea de comando", escriba
A: INSTALAR o B: INSTALAR,
según la unidad de disquete que haya
seleccionado.
5 – Elija ACEPTAR.
6 – Siga las instrucciones que aparecen en pantalla. El
programa de
instalación lo conducirá a través del
proceso de
instalación y le pedirá que le suministre información, haga las elecciones
pertinentes e inserte sucesivamente los discos del programa de
instalación.
INTRODUCCION A MICROSOFT
PROJECT
Manos a la obra – Tutorial
Mediante este Tutorial se puede crear una planificación de proyecto
utlizando los pasos correspondientes a cada planificación que sea creada; este Tutorial
trata:
- La introducción de tareas y
duraciones. - La organización de la lista de tareas en una
estructura
de esquema. - La vinculación de tareas y el ajuste de
relaciones entre las mismas. - La introducción y asignación de
recursos. - La comprobación y el formato de la información.
- La impresión de la programación.
Para la programación de un proyecto se
deberá planificar las tareas del mismo, tiempo estimado
de duración de las mismas, las relaciones de tiempo y los
recursos que se
utilizarán para completar el proyecto.
Para crear una nueva programación:
1 – Haga doble clic en el ícono Microsoft
Project.
2 – En el cuadro de diálogo Microsoft Project,
haga clic en el botón "Comenzar un nuevo
proyecto".
3 – "Aceptar".
4 – En el menú "Archivo", elija
"Resumen".
5 – En el cuadro "Fecha de comienzo", escriba la fecha
del comienzo del proyecto.
6 – En el cuadro "Comentarios", escriba comentarios
generales del proyecto.
7 – Seleccione la ficha Documento.
8 – Escriba la información del proyecto en los cuadros de
texto
restantes.
9 – Elija "Aceptar".
Introducción al Diagrama de
Gantt
Al elegir "Nuevo" en el menú "Archivo",
Microsoft Project mostrará el Diagrama de
Gantt, que consta de una tabla de información de las tareas y un diagrama de
barras que muestra la
programación del proyecto. Una barra de
división separa la tabla de Gantt de la izquierda del
Diagrama de
Gantt opuesto.
En la parte superior de la pantalla verá la Barra
de herramientas
Estándar.
Debajo de ésta, la barra de herramientas
Formato. Estas, le ofrecen acceso rápido a los comandos de
Microsoft Project más utilizados.
Introducción de tareas en la
programación
Es conveniente introducir la lista de tareas o hechos
necesarios para que el proyecto avance en el orden supuesto para
su realización.
Para introducir una tarea:
1 – En el campo "Nombre de tarea" (VER – DIAGRAMA DE
GANTT), escriba un nombre de tarea.
2 – Haga clic en el botón de entrada o presione
la tecla ENTRAR.
Para eliminar una tarea:
1 – En la tabla de Gantt (VER – DIAGRAMA DE GANTT),
seleccione la tarea que desee eliminar.
2 – En el menú "Edición", elija ELIMINAR
UNA TAREA.
Especificación de la duración de
tareas
Microsoft Project tiene en cuenta fines de semana y
fiestas para la programación.
Las duraciones de las tareas se introducen mediante un
número seguido de una letra que indica la unidad de
medida: un día (1d.). Las otras duracione sdisponibles
incluyen semanas (s.), horas (h.), y minutos (m.).
Una tarea con una duración cero se llama Hito.
Puede utilizar hitos para identificar hechos significativos de la
programación, así como para medir el avance del
proyecto. Si introduce una duración de cero días
para una tarea, Microsoft Project mostrará un
símbolo de hito en el diagrama de barras de Gantt al
comienzo de ese día. A la derecha del símbolo de
hito aparecerá la fecha de comienzo de la
tarea.
Para introducir una duración:
1 – Seleccione el campo "Duración" (VER –
DIAGRAMA DE GANTT) para la primera tarea.
2.- Escriba un número para la longitud de
duración seguido de una abreviatura de unidad de
duración.
3.- Haga clic en el botón de entrada o presione
ENTRAR
4.- Repita los pasos 1 al 3 para introducir las
duraciones de todas las tareas.
5.- Seleccione la segunda tarea "Inventario e
investigación"
6.- Haga clic en el botón " Ir a tarea
seleccionada" de la barra de herramientas
Estándar para ver las barras de Gantt. O bien, elija Ir
a en el menú Edición y en el cuadro
"Fecha" , escriba la fecha de comienzo para la tarea
seleccionada.
7.- Elija "Aceptar"
Organización del trabajo mediante
esquemas.
El siguiente paso para crear una programación es
organizar las tareas que se hayan introducido. Las tareas de la
estructura
jerárquica que muestran las subtareas, se organizan para
ver de qué manera se incluyen entre grupos más
grandes llamados tareas de resumen.
Las tareas de resumen también son los
títulos que ayudan a organizar las tareas. En la tabla de
Gantt aparecen en negrita. Las subtareas se sangran o se degradan
bajo las tareas de resumen.
Para degradar una tarea:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt y seleccione la tarea que desee degradar.
2.- Haga clic en el botón "Sangría" de la
barra de herramientas
Formato. O elija Niveles de esquema en
Herramientas y , después, Aplicar
sangría.
Para promover una tarea:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt y seleccione la tarea que desee promover.
2.- Haga clic en el botón "Sangría" de la
barra de Herramientas Formato. O bien, elija Niveles de
esquema del menú Herramientas y luego elija
Aplicar sangría
Vinculación de tareas
Con las tareas introducidas y organizadas en esquemas,
deberá vincularlas en secuencia para crear relaciones
entre ellas y calcular la duración del
proyecto.
Como línea general se deben vincular subtareas
con subtareas dentro de un grupo y luego,
vincular las tareas de resumen con otras tareas de resumen. Es
posible eliminar una relación entre tareas en cualquier
momento.
Para crear una relación entre
tareas:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt
2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que
desee vincular.
3.- Haga clic en el botón "Vincular tareas" de la
barra de herramientas Estándar. O bien, elija Vincular
tareas en el menú Edición.
Para eliminar una relación entre
tareas:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt
2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que
desee desvincular.
3.- Haga clic en el botón "Desvincular tareas" de
la barra de herramientas Estándar; o elija Desvincular
tareas del menú Edición
Asignación de personal a las
tareas.
En Microsoft Project, los recursos pueden
ser el personal o el
equipo necesario para completar el proyecto. Si en éste
participa un número considerable de personas
resultará útil asignar el trabajo de
cada tarea a individuos específicos lo cual permite
mantener un seguimiento de quien es el responsable de cada tarea
en cualquier momento.
Para asignar un recurso a una tarea:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt.
2.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que
desee asignar un recurso.
3.- Haga clic en el botón "Asignación de
recursos" de la barra de herramientas Estándar.
O elija Asignación de recursos en el
menú Insertar.
4.- En el campo "Nombre" escriba el nombre del recurso
que desee asignar a la tarea seleccionada.
5.- Elija el botón "Asignar"
Además, será posible agregar detalles
acerca de los recursos del proyecto en el cuadro de
diálogo Información acerca del
recurso.
Para agregar información acerca del
recurso:
1.- Haga doble clic en el nombre del recurso, en el
campo "Nombre"
2.- En el cuadro de diálogo Información
acerca del recurso, escriba la información que desee
acerca del recurso seleccionado.
3.- Elija "Aceptar"
La información acerca del recurso que se halla
introducido será almacenada en la presentación Hoja
de recursos.
4.- Cuando termine de agregar información, elija
"Cancelar"
5.- Para ver la lista de recursos, elija Hoja de
recursos en el menú Ver
6.- Cuando termine de ver la lista de recursos, elija
Diagrama de Gantt en el menú Ver
Verificación de la
programación
Con las tareas y sus duraciones introducidas, las tareas
vinculadas para mostrar sus relaciones y los recursos asignados a
las tareas es el momento de evaluar la
programación.
La primera verificación que puede realizar es
para ver cuando estará terminado el proyecto
(mirar la fecha de fin en el cuadro de diálogo
Resumen )
Para verificar la fecha de fin:
1.- En el menú Archivo, elija
Resumen.
2.- Seleccione la ficha Proyecto.
La fecha de fin del proyecto actual aparecerá en
el cuadro "Fecha de fin"
3.- Elija el botón "Cancelar".
Para ver el proyecto completo:
1.- En el menú Ver elija
Zoom
2.- En Hacer Zoom hasta, seleccione el
botón de opción "Proyecto completo"
3.- Elija "Aceptar"
Dar formato al Diagrama de
Gantt
Con Microsoft Project podrá dar el formato que
desee al Diagrama de Gantt y resaltar tareas.
De esta manera aclarará el contenido de la
programación y mejorará su aspecto.
Para destacar una tarea con cursiva:
1.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que
desee dar formato.
2.- Haga clic en el botón "Cursiva" de la barra
de herramientas Formato. O elija Fuente en el menú
Formato y luego seleccione "Cursiva" en el cuadro "Estilo
de fuente".
3.- Elija "Aceptar"
Para dar formato a una barra de Gantt:
1.- Haga doble clic en la barra de Gantt a la que desee
dar formato.
2.- En "Barra Central" , seleccione una nueva forma, un
diseño
o color para la
barra.
3.- Elija "Aceptar"
Impresión de la
programación
La impresión le permitirá comunicar los
planes a otras empresas,
departamentos y personas que participen en el
proyecto.
Para ver una presentación preliminar o
imprimir el diagrama de Gantt:
1.- En el menú Archivo elija
Imprimir.
2.- Elija el botón "Presentación
preliminar" en el cuadro de diálogo
Imprimir.
3.- Si está conectado a una impresora,
elija el botón "Imprimir". De lo contrario, elija el
botón "Cerrar" para volver al diagrama de
Gantt.
Una vez cumplimentados estos pasos podrá
experimentar con Microsoft Project y crear programaciones para
sus proyectos; obtendrá información adicional, a
medida que la necesite utilizando la Ayuda y las Fichas-Guía.
Guardar el trabajo y
salir de Microsoft Project
Ahora que ha completado la programación,
quizá desee guardarla como archivo en el
disco para volver a utilizarla en el futuro. Si no lo hace, al
cerrar la programación o salir de Microsoft Project
perderá todos los cambios efectuados en la
misma.
Para guardar un nuevo archivo del
proyecto:
1.- En el menú Archivo elija Guardar
como.
2.- Luego seleccione el botón "Guardar sin
línea de base"
3.- Elija "Aceptar"
4.- Escriba el nombre del nuevo archivo. Si no incluye
una extensión, Microsoft Project agregará
automáticamente la extensión .MPP al nombre del
archivo.
5.- En Microsoft Project, elija "Aceptar"
Para salir de Microsoft Project
1.- En Microsoft Project elija Salir en el menú
Archivo. Si decide salir de un archivo del proyecto sin guardar
los cambios se le preguntará si desea
guardarlos.
2.- Para salir guardando los cambios, elija el
botón "Si"
Para salir sin guardar los cambios elija "No"
Para volver sin salir, elija "Cancelar"
EL PROCESO DE
PLANIFICACION DE PROYECTOS.
Administración de un proyecto con Microsoft
Project
La administración de proyectos es simplemente
la planificación, organización y administración de tareas y recursos
necesarios para llevar a cabo un objetivo
definido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Un
plan puede ser
tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas
con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo,
por otro lado, puede constar de miles de tareas y recursos, y de
un presupuesto de
millones. La mayoría de los planes de proyectos comparten
elementos comunes , incluyendo la división del proyecto en
tareas de fácil manejo, la programación de las
tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.
Normalmente, la administración de proyectos está
compuesta por tres fases:
- Planificación del proyecto y
creación de una programación: es la fase
más importante. Incluye la definición de las
tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre
tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de
recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases
posteriores del proyecto se basan directamente en la
información que se les proporciona cuando se planifica
el proyecto. - Adaptación a los cambios: esta fase es
un proceso en
constante desarrollo
que comienza una vez que se halla creado una
planificación, y concluye cuando el proyecto está
terminado. La administración de un proyecto incluye el
seguimiento y ajuste de la programación para que refleje
los cambios que se hallan producido a lo largo del desarrollo
del proyecto. - Comunicación de la información del
proyecto: en esta fase se comunica la información
del proyecto a los clientes, al
personal y a la
administración. Una de las ventajas de usar Microsoft
Project es la posibilidad de crear informes
atractivos. El usuario mantiene un control
absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de
los informes, a
fin de que muestren la información deseada en un formato
conveniente para el usuario
Modelos Tradicionales de Administración de
Proyectos
- METODO DE RUTA CRITICA
(MRC)
El proceso de
informatización de la administración de proyectos
se inició en los años 50. DuPont Corporation y
Remington Rand, en un esfuerzo por mejorar las técnicas de
programación de proyectos, desarrollaron un sistema de
programación llamado Método de
Ruta Crítica: un modelo
matemático que calcula la duración total de un
proyecto basándose en la duración de cada tarea en
particular y en sus dependencias, y que identifica qué
tareas son críticas. Este modelo es el
método de
programación utilizado fundamentalmente en el software para la
administración de proyectos actualmente, incluido
Microsoft Project.
Durante los años 50, la Marina de EE.UU.
desarrolló el proyecto de los misiles Polaris, un sistema de
armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista
principal del proyecto, creó el sistema de
programación PERT ( Programme
evaluation and review technique) que utiliza probabilidades
estadísticas para calcular las duraciones
previstas. Hoy en día, un diagrama PERT
(también llamado diagrama de red) hace referencia a la
representación gráfica de las relaciones entre
tareas.
El método del
camino crítico, llamado también con la sigla
PERT aplica
principios de
la teoría
de los gráficos. Esta teoría
realiza el estudio de procesos,
estructuras y
sistemas mediante
gráficos. Se denomina "gráfico" a un conjunto de
puntos llamados "nodos" y a un conjunto de arcos que vinculan
esos puntos. Los procesos o
proyectos a programar se representan mediante estos
gráficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un
arco. Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el
método
busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada
camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o
proyecto, tenga mayor duración. Este es denominado "camino
crítico" e interesa conocerlo, pues condicionará la
duración total del proceso o proyecto: por ello, las
tareas comprendidas en ese camino ("tareas críticas")
deben ser las más controladas y en caso de desear
acelerarlo, habrá que comenzar por ellas. Este método es
utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o
proyectos que tienen un comienzo y una terminación (es
decir que no son continuos) y que presentan cierta complejidad en
la interrelación de las tareas que los forman.
- DIAGRAMA DE GANTT
En un desarrollo
independiente de sistemas de
administración de proyectos, Henry L. Gantt
desarrolló un modo de representar gráficamente las
actividades a lo largo de una escala de
tiempo.
El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la
programación: asignación de recursos y
determinación de la secuencia y cronología. A pesar
de su sencillez constituye uno de los métodos de
programación más completos y, sin duda, el
más usado. El gráfico se confecciona a dos escalas:
en la horizontal se mide el tiempo (en horas,
días, semanas, etc); en la vertical, se ordenan los
elementos que intervienen en la programación:
máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo,
etc.. El gráfico establece, de tal forma, una
relación cronológica entre cada elemento productor
o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el
gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una
unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo
realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión
simultánea de estos dos últimos aspectos
(generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos
colores o de
diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con
lo realizado, es decir controlar lo programado.
Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft
Project para crear una programación así como hacer
el seguimiento e imprimir informes.
ACTIVIDADES CLAVE DE LA
ADMINISTRACION DE PROYECTOS
1 – Creación y Organización de la
Programación
Consiste en la lista de tareas o actividades que se
deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o duración
que precisará cada tarea. Este programa utiliza las
tareas, duraciones y demás información, como fechas
y límites para construir la programación y
proporcionarle un modelo
realista del proyecto que va a administrar.
Para crear y organizar la programación
deberá:
A – Comenzar una nueva programación:
Consiste en crear un nuevo archivo y designar la fecha de
comienzo o final del proyecto así como el resto de la
información general del mismo.
Es mejor programar desde la fecha de comienzo del
proyecto; de esta manera, Microsoft Project determinará la
fecha de fin del proyecto según el tiempo necesario para
completar el resto de las tareas y demás
información del proyecto.
Para introducir la fecha de comienzo o de fin de
proyecto:
1 – Haga clic en el botón "Nuevo" de la barra de
herramientas Estándar. O elija Nuevo en el menú
Archivo.
2 – Escriba la fecha de comienzo a partir de la que se
programará el proyecto. O, seleccione "Fecha de fin del
proyecto" en el cuadro "Programar a partir de :" Y a
continuación escriba la fecha de fin desde la cual
programar el proyecto.
3 – Si desea introducir más detalles acerca del
proyecto, seleccione la ficha Documento y escriba la
información que desee.
4 – Elija "Aceptar".
Si cambian los planes, puede cambiar la
información del proyecto en cualquier momento mediante el
comando Resumen del menú Archivo.
B – Introducción de tareas: Con esta
información se identifican los trabajos que será
necesario realizar a lo largo del proyecto. Mediante la
introducción de tareas en la tabla de Gantt podrá
crear rápidamente la lista de tareas de la
programación.
* Introducción de tareas repetitivas:
puede establecer que una tarea suceda diaria, semanal, mensual o
anualmente. Asimismo, puede especificar la duración de la
aparición, cuándo sucederá y cuántas
veces se repetirá esa tarea.
1 – En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt.
2 – Seleccione la primera fila de tareas en blanco de la
tabla de Gantt.
3 – En el menú Insertar, elija Insertar
tarea repetitiva.
4 – Escriba el nombre de la tarea en el cuadro
"Nombre:".
5 – En el cuadro "Duración" escriba la
duración de la tarea: minutos, horas, días,
semanas.
6 – En "Esto sucede", seleccione el intervalo de
aparición de la tarea.
7 – En "Diariamente", "Semanalmente", "Mensualmente" o
"Anualmente", especifique la frecuencia de la tarea.
8 – En "Duración", escriba la fecha de comienzo
en el cuadro "Desde:" y la fecha de fin en el cuadro "Hasta:", o
bien el número de veces que se repetirá la tarea en
el cuadro "Para ocurrencias".
9 – Elija "Aceptar".
* Cambios de tareas a hitos.
* Cambios de duración de las
tareas.
* Eliminación de una tarea.
* Degradación y promoción de tareas.
C – Organización del proyecto según un
esquema de tareas para poder mostrar
y trabajar en las distintas fases de programación: Es
posible ordenar y desplazar las tareas para reorganizar la
programación. Cuando ordene una programación
esquematizada, Microsoft Project ordenará por separado las
tareas de cada nivel del esquema, manteniendo las relaciones
entre las subtareas y sus tareas de resumen. Si se desplaza una
tarea de resumen sus correspondientes subtareas se
desplazarán con ella.
Para ordenar un esquema:
1 – En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt.
2 – En el menú Herramientas, elija
Ordenar y a continuación un nombre de
campo.
Mediante la contracción y expansión de un
esquema es posible ocultar o mostrar las subtareas de una tarea
resumen.
Para contraer un esquema:
1 – Elija en el menú Ver, Diagrama de
Gantt.
2 – Seleccione la parte del esquema que desee contraer.
Si selecciona una tarea de resumen no es preciso seleccionar sus
correspondientes subtareas para contraerlas.
3 – Haga clic en el botón "Ocultar subtareas" de
la barra de herramientas Formato.
O, en el menú Herramientas, elija
Niveles de esquema y, luego, elija Ocultar
subtareas.
Es posible contraer o expandir fácilmente una
tarea de resumen haciendo doble clic en la misma.
Para expandir un esquema:
1 – Elija en el menú Ver, Diagrama de
Gantt.
2 – Seleccione la parte del esquema que desee
expandir.
3 – Haga clic en el botón "Mostrar subtareas" de
la barra de herramientas Formato.
O, en el menú Herramientas, elija
Niveles de esquema y, luego, elija Mostrar
subtareas.
Para expandir el esquema completo, haga clic en el
botón "Mostrar todas las tareas" de la barra de
herramientas Formato.
D – Creación de un calendario del proyecto
para que Microsoft Project programe las tareas según los
horarios laborales: El calendario del proyecto define los
días y horas laborables de todo el proyecto. Microsoft
Project solo programará tareas en los días y horas
laborables establecidas en el calendario del proyecto. Cuando
habrá un nuevo proyecto el sistema utilizará un
calendario predeterminado con la siguiente
configuración:
– días laborables: de lunes a viernes
– horas laborables: de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a
17:00
– no hay días no laborables.
Microsoft Project también proporciona un
calendario de recursos para cada recurso.
También es posible cambiar los días y
horas laborables del calendario del proyecto para reflejar
exactamente los días y horas laborables del mismo. Puede
especificar los días y horas no laborables normales, como
fines de semana y tardes así como feriados y
vacaciones.
Para cambiar los días y horas
laborables:
1.- En el menú Herramientas elija
Cambiar Calendario Laboral
2.- Seleccione una fecha en el calendario
3.- En "Hacer días", seleccione un botón
de opción
4.- Si ha seleccionado el botón de opción
"Laborables", en "Horario de Trabajo:" , escriba las horas de
comienzo y fin de la jornada
5.- Elija "Aceptar"
2.- Programación de
Tareas
Mediante las cuatro relaciones entre tareas diferentes
de que dispone Microsoft Project puede vincular tareas
fácilmente en su programación para que reflejen o
modelen la forma en que realmente trabaja el proyecto.
Para crear una programación manejable se
debe:
A.- Vincular tareas para asignar relaciones entre
ellas
Algunas tareas pueden relacionarse con otras de
diferentes maneras. Una tarea que deba comenzar o finalizar antes
de que otra pueda comenzar se denomina predecesora. La
tarea que depende del comienzo o fin de la que la precede se
llama sucesora.
Microsoft Project brinda cuatro tipos diferentes
de relaciones entre tareas:
* Fin a comienzo (FC): la tarea comienza cuando su
predecesora finaliza.
* Comienzo a comienzo (CC): la tarea comienza cuando su
predecesora comienza.
* Fin a fin (FF): La tarea finaliza cuando su
predecesora termina.
* Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza cuando su
predecesora comienza.
B- Superponer o retrasar tareas
relacionadas
A veces las relaciones entre tareas no representan de
manera precisa la forma en que se sucederá el trabajo en
el proyecto. Puede crear este tipo de relaciones entre tareas
mediante el uso del adelanto u la posposición.
Mediante el adelanto, es posible programar la
superposición de dos tareas, para que una de ellas
comience antes de que su predecesora finalice. Si agrega una
posposición, podrá retrasar el comienzo de la tarea
sucesora. Ambos se expresan en unidades o en porcentajes de la
duración de la tarea predecesora.
* "No comenzar antes del " (NCAD)
* "No finalizar después del" (NFDD)
* "No comenzar después del" (NCDD)
* "Debe finalizar el " (DFE)
* "Debe comenzar el" (DCE)
C- Comenzar o finalizar tareas en una fecha
concreta
Microsoft Project puede programar una tarea para que
comience en una fecha concreta, o para que finalice en o antes de
una fecha concreta.
Para definir una delimitación:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt
2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en
el botón "Información" de la barra de herramientas
Estándar. o, seleccione la tarea y elija
Información acerca de la tarea en el menú
Insertar.
3.- Seleccione la ficha Avanzado
4.- En "Delimitar Tarea", seleccione un tipo de
delimitación de la lista.
5.- Si ha seleccionado una delimitación distinta
a "Lo mas tarde posible" o "Lo antes posible",
escriba la fecha de delimitación en el cuadro
"Fecha".
6.- Elija "Aceptar"
Microsoft Project volverá a calcular la
programación.
Para superponer o retrasar tareas:
Con estas propiedades, puede comenzar una tarea sucesora
(con un adelanto) antes de que la predecesora haya terminado; o
definir un período de espera (con una posposición)
entre el fin de la predecesora y el comienzo de la
sucesora.
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt
2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en
el botón "Información" de la barra de herramientas
Estándar. o, seleccione la tarea y elija
Información acerca de la tarea en el menú
Insertar.
3.- Seleccione la ficha Predecesoras.
4.- En el campo "Posposición" escriba el adelanto
o la posposición que desee, en forma de duración o
de porcentaje de la duración de la tarea
predecesora.
Escriba el adelanto como un número negativo o
como porcentaje completo y la posposición como
número positivo.
5.- Elija "Aceptar".
Para delimitar tareas:
Con las delimitaciones de tareas es posible controlar el
comienzo o fin de cualquier tarea para crear una
programación que proporcione información precisa y
cumpla los requisitos.
Microsoft Project proporciona las siguientes
delimitaciones de tareas:
* "Lo antes posible" (LAP)
* "Lo más tarde posible" (LMTP)
* "No finalizar antes del" (NFAD)
ADICION DE PERSONAL Y
EQUIPAMIENTO AL PROYECTO
El personal y el equipamiento son los recursos con los
que trabaja el proyecto. Con Microsoft Project es
posible:
* Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que
la programación contiene el personal y el equipamiento
adecuados.
* Crear programaciones de trabajo para los
recursos.
La asignación de recursos a las tareas puede ser
una parte importante del éxito en la administración
del proyecto. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando
el objetivo
sea:
- Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado
por el personal y el equipamiento asignado a las
tareas. - Asegurar una buena descripción y
comprensión del proyecto; si las responsabilidades
están claras, el riesgo de que
alguna tarea se pase por alto disminuirá. - Aumentar la flexibilidad en la planificación
de cómo y cuándo deben estar terminadas las
tareas. - Observar los recursos con sobreasignación o
infraasignación de trabajo. - Realizar un seguimiento de los costos de los
recursos.
Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de
tiempo que se empleará para finalizar la tarea;
ésto se denomina "Programación en función de
los recursos".
Según las asignaciones de recursos, Microsoft
Project calculará también los costos de los
recursos y las tareas, si introdujo información acerca de
los costos y la
cantidad de trabajo completado.
Creación de la lista de recursos del
proyecto:
Antes de asignar recursos a las tareas, puede crear una
lista de recursos del proyecto con el fin de ahorrar tiempo
posteriormente. La misma contiene:
* El nombre del recurso, que puede ser una persona, un
elemento del equipamiento o alguno de los tipos de recursos
intercambiables.
* El número máximo de unidades de recursos
intercambiables disponible.
1 – En el menú Ver, elija Hoja de
recursos.
2 – En el menú Ver, elija Tabla, y
luego, Entrada.
3 – Escriba el nombre del recurso en un campo
vacío de la columna "Nombre del recurso".
4 – Si desea designar un grupo de
recursos, escriba un nombre en la columna "Grupo".
5 – Si fuera necesario, en la columna "Capacidad
máxima", escriba el número de unidades disponibles
de dicho recurso.
6 – Cambie la información predeterminada que
aparece en los demás campos por la más
adecuada.
7 – Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.
A medida que trabaje con el Diagrama de Gantt u otras
presentaciones de las tareas puede agregar nombres de recursos.
Haga clic en el botón "Asignación de recursos" de
la barra de menú Estándar. Escriba el nombre del
recurso en un campo "Nombre" disponible.
Asignación y eliminación de
recursos:
Es posible asignar un recurso, un recurso a tiempo
parcial, varios recursos o varias unidades del mismo recurso a
una tarea. Microsoft Project mostrará el porcentaje del
tiempo que un recurso es asignado a una tarea y el número
de los mismos, si se asignan varios, a continuación del
nombre del recurso en la barra de tareas del Diagrama de
Gantt.
Para eliminar un recurso de una tarea:
1 – En la Tabla de Gantt, elija una tarea.
2 – Haga clic en el botón "Asignación de
recursos" de la barra de herramientas Estándar. O elija
Asignación de recursos en el menú
Insertar.
3 – Seleccione el recurso que desea eliminar.
4 – Elija el botón "Quitar".
5 – Elija el botón "Cerrar".
Controlar cuándo un recurso comienza a
trabajar en una tarea:
Con este programa es posible indicar dicho momento. Por
ejemplo, puede escalonar los momentos en que varios recursos
empiezan a trabajar en la misma tarea retrasando el momento de
comienzo de uno o más recursos. Cuando retrase el comienzo
de la asignación de un recurso, Microsoft Project
recalculará la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo
del recurso en esa tarea.
1.- En el menú Ver , elija el Diagrama
de Gantt
2.- En el menú Ventana, elija
Dividir
3.- En la tabla de Gantt seleccione la tarea para la que
desee retrasar el trabajo del
recurso.
4.-Seleccione el Formulario de tareas en la
sección inferior
5.- En el menú Formato, elija
Detalles y luego, elija Calendario del
Recurso.
6.- Si no especifica la duración del recurso en
el campo "Trabajo", escriba la duración del trabajo en el
campo y luego, presione, entrar.
7.- En el campo "Retraso del recurso", escriba la
duración deseada para el retraso en el comienzo del
trabajo del recurso
8.- Elija "Aceptar"
9.- En el menú Ventana, elija Anular
división.
Programación del trabajo de
recursos:
Microsoft Project programa las tareas según la
información del calendario del proyecto, el calendario
predeterminado de la programación, que indica las horas
laborables normales y los períodos no laborables
habituales.
Después de crear el calendario base es necesario
asignar el calendario a los recursos que desee
utilizar.
De manera predeterminada, el calendario estandar del
proyecto se aplica a todos los recursos del proyecto,
haciéndolo coincidir . Si este es el único
calendario que se utiliza, no es neceario modificar el calendario
para cada recurso.
Si un recurso individual tiene una programación
diferente, puede modificar el calendario de ese
recurso.
1.- En el menú Herramientas elija
Cambiar el calendario laboral
2.- En el cuadro "Para:" seleccionar el recurso cuyo
calendario desee cambiar.
3.- En el calendario seleccione los días que
desee cambiar.
4.- Seleccione el botón "Laborables, "No
laborables", o "Predeterminados"
5.- Para cambiar las hojas laborables escriba la nueva
hora en el cuadro "De:" o en el cuadro "A:"
6.- Elija "Aceptar"
Cuando cree un calendario base para más de un
recurso, será necesario asignar ese calendario a cada uno
de los recursos para que Microsoft Project utilice dicha
información cuando programe el trabajo de
los recursos.
1.- En el menú Ver elija Hoja de
recursos
2.- Seleccione el recurso al que desee asignar el
calendario
3.- Haga clic en el botón "Información "
de la barra de Herramientas Estándar . O elija
Información acerca del recurso en el menú
Insertar
4.- En el cuadro " Calendario Base:", seleccione el
calendario que desee para ese recurso.
5.- Elija "Aceptar"
ASIGNACION DE COSTOS A LAS TAREAS Y A LOS
RECURSOS
Para muchos administradores de proyectos, el costo es un
aspecto importante de la programación y del control del
proyecto. Por ejemplo, las consideraciones de costos
determinará la rapidez con la que se llevarán a
cabo las tareas y cómo se emplean los recursos
(equipamiento y trabajadores). En algunos casos, el éxito
del proyecto se mide por la desviación entre los costos
finales del proyecto y los costos previstos.
Con Microsoft Project, es posible seguir la evolución de los costos a un nivel
básico o avanzado. Es posible:
* Asignar salarios o tasa a
los recursos.
* Contabilizar el costo de los
materiales.
* Controlar la acumulación de costos.
* Consultar los costos del proyecto.
Mediante la asignación de costos a las tareas y a
los recursos, puede utilizar Microsoft Project para seguir la
evolución del flujo de caja
del proyecto. A medida que vaya creando el proyecto, será
posible desarrollar escenarios de costos del tipo " qué
pasaría si", mediante el ajuste de los recursos y la
posterior revisión del efecto de los cambios en los costos
de la programación.
Es posible determinar cuanto costará completar
una tarea, así como desarrollar un historial de costos
para proyectos futuros.
El costo de
completar cada tarea incluye el costo de todos
los recursos que trabajan en una tarea y de todos los gastos
adicionales, como el costo de los
materiales y
los costos por uso.
Si se asignan costos a los recursos y tareas,
será posible contestar también diversas cuestiones
relativas a los costos en cualquier punto del proyecto, como
pueden ser:
* ¿Cuál es el costo de los recursos de
esta tarea?
* ¿Cuál es el costo de los recursos del
proyecto?
* ¿Cuánto costará completar esta
tarea?
* ¿Cuál es el costo total de esta fase del
proyecto?
* ¿Cuál es el costo planificado del
proyecto?
Asignación de tasas a los
recursos
Puede servirle de ayuda para la exacta
administración de los costos del proyecto. Las tasas de
los recursos podrían ser el costo horario de los
trabajadores o del equipo necesario para completar una tarea , o
el costo fijo por uso de una pieza del equipo. Normalmente, el
costo del recurso incluye tareas las tasas de hora extra o
estándar de los recursos. Cuando un recurso con una tasa
de hora extra o estándar se asigna a una tarea, y
ésta dura más tiempo del planificado, se incrementa
el costo del recurso para esa tarea.
1.- En el menú Ver, elija Hoja de
recursos.
2.- En los campos "Tasa estándar", "Tasa hora
extra", o "Costo por uso" del recurso, escriba la
tasa.
3.- Haga clic en el botón de entrada o presione
la tecla ENTRAR.
Nota: Si varios recursos tienen tasas
estándar o de hora extra, un importe por uso o un
método acumulativo, puede ahorrar tiempo mediante una
entrada válida para todos ellos. En Hoja de
recursos, seleccione los recursos. Para seleccionar recursos
no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace
clic en los nombres de los recursos. Haga clic en el botón
"Información" de la barra de herramientas Estándar
o elija el comando Información acerca del recurso
en el menú Insertar, e introduzca la
información para todos los recursos seleccionados al mismo
tiempo.
Asignación de un costo fijo a una
tarea
Si sabe el importe exacto de los materiales de
una tarea y no está asignando recursos a la tarea,
introduzca el costo fijo. El costo fijo podría ser el
costo de los suministros para los que ya se ha negociado un
precio de
compra. También podría consistir en una oferta
aceptada de un contratista externo o en la tarifa plana que se
paga por un trabajo.
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt.
2.- En el menú Ver, elija Tabla y a
continuación elija Costo.
3.- En el campo "Costo Fijo" de la tarea , escriba el
costo.
4.- Haga clic en el botón de entrada o presione
la tecla ENTRAR
Control de la acumulación de
costos
Con Microsoft Project, es posible acumular los costos de
la tarea cuando ésta comience o finalice, o prorratear el
costo. Por ejemplo es posible:
* Acumular el costo total de una tarea al comienzo si
paga el total de la cantidad antes de comenzar el
trabajo.
* Acumular el costo de una tarea al final si retiene el
pago hasta que el trabajo finalice.
* Prorratear el costo de una tarea si necesita seguir el
costo según el grado de cumplimiento de una
tarea.
Nota: Solamente puede prorratear los costos
estándar y de horas esta de los recursos. Un recurso de
costo único se acumula sólo al comienzo o al final
de la tarea, y los costos fijos siempre se acumulan al
final.
Para controlar la acumulación de
costos
1.- En el menú Ver, elija Hoja de
Recursos
2.- Seleccione el recurso.
3.- Haga clic en el botón "Información" de
la barra de herramientas Estándar. O elija
Información acerca del recurso en el menú
Insertar.
4.- En el cuadro "Acumular" y en "Costos", seleccione un
método de acumulación.
Para Seleccione
Acumular el costo al comienzo de una tarea
Comienzo
Acumular el costo cuando la tarea esté
terminada Fin
Acumular el costo según el porcentaje
de finalización de la tarea
Prorrateado
5.- Elija "Aceptar"
Acerca de la presentación de los costos del
proyecto
Con Microsoft Project, hay distintas formas de ver los
costos del proyecto. Puede ver los costos de las tareas cuando
desee consultar el costo total de todos los recursos asignados y
del costo total de una tarea. Puede ver los costos de los
recursos cuando desee consultar cuánto dinero ha
gastado en horas extra.
Asimismo, puede consultar los costos totales del
proyecto para comprobar si el proyecto permanece dentro de
los valores
generales presupuestados.
Observando los costos puede:
– Administrar estrictamente el proyecto mediante el
seguimiento de los costos de cada tarea.
– Generar informes de costos de tareas individuales,
así como el costo global del proyecto.
– Presentar los costos de los recursos individuales y
por grupos.
Presentación del costo por
tarea
Si considera inaceptable el costo total del proyecto,
necesitará consultar el costo de cada tarea. El costo de
las tareas incluye el costo total de todos los recursos y los
costos fijos. Si el costo de una tarea individual es demasiado
elevado, quizás sea posible reducir la magnitud del
trabajo, hacer el trabajo en menos tiempo o asignar un recurso
más barato para llevar a cabo el trabajo.
Para presentar el costo por tarea
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de
Gantt
2.- En el menú Ver, elija Tabla y a
continuación, elija Costo
3.- Desplace la tabla de Gantt hacia la derecha hasta
que aparezca el campo "Costo Total"
O arrastre la barra de división hacia la derecha
para mostrar el campo "Costo Total"
Nota: Existen varias formas de consultar
el costo por recurso.
1.- Use la Hoja de recursos con la Tabla de costos
aplicada para mostrar el costo total de cada recurso.
2.- Use la presentación Uso de recursos para
mostrar los costos o el acumulado de las horas extras de cada
recurso. Puede copiar los costos de esta presentación y
pegarlos en otra aplicación, Como Microsoft
Excel.
3.- Use el Gráfico de recursos para ver una
representación gráfica de los costos o acumulados
de las horas extra de los recursos.
4.- Use el Formulario de recursos que muestra los
campos de costos para presentar los costos de los recursos de
cada tarea a la que haya asignado el recurso.
EVALUACIÓN Y AJUSTE DE LA
PROGRAMACIÓN
Una vez creada la programación mediante la
introducción de tareas, la asignación de recursos y
la introducción de la información acerca de los
costos, estará preparado para evaluarla y ajustarla. Al
evaluar la programación, probablemente encontrará
problemas u
omisiones que deban ser ajustados. Lo más práctico
es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del
proceso de planificación y, mejor todavía, antes de
poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez iniciado el
proyecto también podrá comprobar la
planificación y ajustarla, cuando sea necesario, para
adecuarla a sus objetivos y
necesidades.
Los aspectos de la programación que vayan a
evaluarse dependerán de la información contenida en
la programación y del nivel de detalle en que se
esté administrando el proyecto. Por consiguiente,
debería considerar la evaluación
de:
La fecha de fin de la
programación.
La manera en que se han asignado los
recursos.
El costo de la programación.
Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como
base la duración de las tareas en la ruta crítica:
la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de
fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que el
proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de
la ruta crítica provocará que el proyecto finalice
más tarde de lo planificado. Para ajustar la fecha de fin
de la programación, concéntrese en la
modificación de las tareas críticas.
Una vez evaluada la programación, podrá
utilizar diversas estrategias para
reducir su longitud, buscar y resolver recursos sobreasignados y
reducir el costo del proyecto.
Acerca de la evaluación
de la programación
Para determinar si la programación tiene o no
áreas problemáticas que requieran ajustes, en
primer lugar deberá analizar la programación y
evaluar la utilización del tiempo, de los recursos y de
los costos. La evaluación
de la programación de varias maneras le ayudará a
identificar:
La relación entre tareas y la ruta
crítica
El tiempo de demora en la programación
Las delimitaciones en las tareas
Los recursos sobreasignados
El costo de las tareas
En una programación de Microsoft Project las
tareas pueden relacionarse entre sí de diversas formas.
Utilizando de manera eficaz estas relaciones será posible
modificar la ruta crítica y reducir la
programación.
Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta
crítica de la programación, será posible
ajustar la relación entre tareas y las asignaciones de
recursos de las tareas no críticas para utilizar la demora
en la programación. El tiempo de demora es la cantidad de
tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la fecha de
fin de la programación. Si una tarea que tiene demora
finaliza más tarde, no afectará al resto de la
programación. La mayoría de las programaciones
tienen siempre algunas tareas no críticas con
demora.
Las delimitaciones en las tareas también
servirán de ayuda para controlar las fechas de comienzo o
de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las
tareas en distintas fases del proyecto, en especial en las tareas
críticas, para cerciorarse de que sean absolutamente
necesarias, ya que las delimitaciones pueden reducir la
flexibilidad de la programación.
Al evaluar la programación, asegúrese de
haber asignado los recursos de manera eficaz. Se dice que un
recurso está sobreasignado cuando se le ha asignado
más trabajo del que puede realizar en las horas de trabajo
programadas. Se dice que un recurso está infraasignado
cuando no está plenamente asignado. Para asegurarse de que
los recursos estén sobreasignados o infraasignados en la
menor cantidad de casos posible, se podrán reprogramar las
tareas dentro de su tiempo de demora.
Si se están introduciendo costos en la
programación, será necesario verificar el costo
total del proyecto para comprobar que se mantiene dentro del
presupuesto. Si
el costo total es demasiado elevado, se podrá reducir el
costo de tareas y recursos individuales para disminuir los costos
del proyecto.
Una vez identificados los problemas en
las áreas mencionadas se podrá ajustar la
programación para optimizar el tiempo, los recursos y
el dinero
disponibles.
Verificación de la relación entre
tareas
En la programación de un proyecto las tareas
pueden relacionarse entre sí de diversas maneras. Una
tarea que deba comenzar o terminar antes de otra pueda comenzar
se denomina tarea predecesora. Una tarea que depende del comienzo
o del fin de una tarea precedente se denomina tarea sucesora.
Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que
pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una
programación. Utilizando de manera eficaz estas relaciones
será posible modificar la ruta crítica y reducir la
programación del proyecto.
identificación de la ruta
crítica
Microsoft Project calcula la fecha de fin de una
programación en función a las duraciones de tareas
en la ruta crítica: la secuencia de tareas desde la fecha
de comienzo y la fecha de fin del
zproyecto que deben finalizar a tiempo para que el
proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de
la ruta crítica provocará que el proyecto finalice
más tarde de lo planificado. La ruta crítica se
identifica por la serie de tareas críticas consecutivas
incluidas en la programación. Para ajustar la fecha de fin
de la programación deberá centrarse en modificar
las tareas críticas.
Para llamar la atención hacia la ruta
crítica es posible modificar una presentación.
Microsoft Project guardará los cambios junto con el
archivo de proyecto.
Nota Si da formato al texto en
Microsoft Project, el formato directo reemplazará todo
formato definido para una categoría de texto, por
ejemplo para todas las tareas críticas.
Búsqueda de márgenes de demora en la
programación
Al analizar las tareas de la programación es
posible buscar demoras permisibles; es decir, el tiempo que una
tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra. También
es posible ver la cantidad de tiempo que puede retrasarse una
tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, lo cual se
denomina margen de demora total.
Es importante saber dónde existen márgenes
de demora dentro de la programación, ya que ello
permitirá ajustar las fechas de comienzo y de fin de las
tareas cuando determinadas fases de la programación no
tienen margen de demora y otras tienen demasiado. La
mayoría de las programaciones tienen algunas tareas
críticas con margen de demora. Esto permite que estas
tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a la
programación, lo que compensaría las tareas que han
tardado más tiempo que el planificado.
Examen de las delimitaciones de las
tareas
Mediante el uso de las delimitaciones, es posible
controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes.
Al introducir una tarea, Microsoft Project le asignará
automáticamente la delimitación "Lo antes posible".
Sólo cuando sea necesario, deberán definirse otras
delimitaciones, como en el caso en que un cliente o un
contrato
requieran que determinada tarea comience o finalice en una fecha
específica.
Las delimitaciones de las tareas son útiles para
crear una programación más precisa empleando
información detallada. Sin embargo, las delimitaciones
también pueden restringir la flexibilidad de la
programación. Si se produce un conflicto de
programación entre una delimitación y una
relación entre tareas, Microsoft Project programará
la tarea de acuerdo con la delimitación.
En diversas fases del proyecto será útil
verificar las delimitaciones en las tareas de la
programación, en especial las tareas en la ruta
crítica, para cerciorarse de que efectivamente son
necesarias. Toda delimitación que requiera la
introducción de una fecha debe utilizarse con sumo
cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project
vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de
cambiar la programación y, además, restringen la
posibilidad de redistribuir los recursos
sobreasignados.
Búsqueda de los recursos sobreasignados y
sus asignaciones de tareas
Al evaluar la programación deberá
cerciorarse de haber asignado los recursos de una manera eficaz.
A cada tarea debe asignársele un número de recursos
adecuado en el momento justo de realizar el trabajo. Y a cada
recurso deberá asignársele trabajo suficiente, de
forma que pueda elaborarse una programación completa con
la menor cantidad posible de casos de sobreasignación e
infraasignación de recursos. (En ocasiones serán
inevitables algunas sobreasignaciones e
infraasignaciones.)
Antes de dedicarse a resolver problemas de
sobreasignación de recursos deberá determinarse
cuáles son los recursos sobreasignados, en qué
momentos están sobreasignados y qué tareas tienen
asignadas en dichos momentos. Para resolver la
sobreasignación de recursos
deberá asignarlos de manera diferente, o bien
será necesario volver a asignarlos para el momento en que
el recurso esté disponible.
Búsqueda del costo de una
tarea
Una vez evaluada la programación, es necesario
evaluar el costo total de la misma para asegurarse de que se
mantiene dentro de los límites del presupuesto. Si
el costo total es superior al presupuesto,
observe el costo de las tareas individuales y las tasas de los
recursos para ver si es posible reducir los costos.
El costo total de una tarea es la suma de las tasas del
recurso y todos los costos fijos atribuidos a la tarea. Un costo
fijo es una cantidad específica definida por el usuario
que es independiente del tiempo o el trabajo que insumen
completar una tarea.
Para ver el costo total de la programación en sus
diversas fases, elija Resumen en el menú Archivo. Elija el
botón "Estadísticas". Observe en la columna
"Costo" las cantidades totales de los costos actuales, previstos,
reales y restantes.
Reducción de la programación
cambiando la ruta crítica
La manera más evidente de reducir la
duración de la programación consiste en reducir la
ruta crítica mediante la eliminación o
combinación de tareas. Este método puede ser
también el más difícil, ya que es necesario
identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias para
completar el proyecto. Si no es posible eliminar o combinar
tareas, se puede considerar la posibilidad de cambiar algunas
tareas para que dejen de estar en la ruta
crítica.
Observe cada tarea en la ruta crítica para ver si
puede dividirse en subtareas. Para que el trabajo avance,
quizá no sea necesario que algunas de las subtareas se
completen de manera secuencial, por lo que se podrá
reducir la ruta crítica convirtiendo algunas de las
subtareas en subcríticas.
Reducción de la programación
agregando tiempo de adelanto o tiempo de posposición a las
tareas
Un método para reducir la ruta crítica de
la programación consiste en analizar todas las tareas con
relaciones de fin a comienzo para ver si es posible
superponerlas, de manera que las tareas puedan llevarse a cabo
simultáneamente en la medida de lo posible. Con Microsoft
Project es posible utilizar el tiempo de adelanto para hacer que
una tarea comience antes del fin de su predecesora. Asimismo,
puede utilizarse el tiempo de posposición para retrasar el
comienzo de una tarea sucesora.
Reducción de la programación
disminuyendo el trabajo de un recurso en una
tarea
Una vez analizada la programación y
después de determinar lo que debe reducirse, se
podrá disminuir la duración de algunas tareas para
reducir la programación.
Microsoft Project está predeterminado para
calcular la duración de las tareas basándose en la
cantidad de trabajo necesario para completarla, en el
número de unidades de recurso que se le han asignado y en
los horarios y el trabajo asignados a dichos recursos. Esto se
denomina programación en función de los recursos.
Es posible disminuir la duración de una tarea disminuyendo
la cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos
esenciales. La disminución del trabajo necesario para las
tareas en la ruta crítica posibilitará el adelanto
del fin de la programación.
Reducción de la programación
mediante la ampliación de la programación laboral de un
recurso
Después de analizar la programación y de
haber determinado que necesita ser reducida, será posible
reducir la duración de algunas de las tareas de la
programación.
Microsoft Project está predeterminado para
calcular la duración de una tarea basándose en la
cantidad de trabajo necesario para completar la tarea y en el
número de unidades de recursos asignadas a la misma. Esto
es lo que se denomina programación en función de
los recursos. La reducción de la duración de las
tareas en la ruta crítica permitirá adelantar el
fin de la programación.
Si no es posible asignar más recursos a una
tarea, quizá sea conveniente ajustar los calendarios
laborales de los recursos esenciales asignados a la tarea, de
manera que trabajen mayor cantidad de horas.
Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso
sobreasignado
El método más directo para resolver un
problema de sobreasignación de recursos consiste en
cambiar las asignaciones de tarea del recurso sobreasignado. Esto
se efectúa quitando un recurso de una tarea que tenga
lugar en un momento de sobreasignación. Otra manera es
reprogramar la tarea para que tenga lugar cuando el recurso
esté disponible.
Reasignación de un recurso para que trabaje
a tiempo parcial en una tarea
Si un recurso está sobreasignado y no se desea
reprogramar ninguna de las tareas a las que ha sido asignado el
recurso ni quitar el recurso de ninguna de las tareas asignadas,
existe otra opción. Se puede asignar el recurso para que
trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se
efectúen durante el período de
sobreasignación.
Nota Si el recurso que se está asignando para que
trabaje a tiempo parcial en la tarea es un recurso esencial, este
método incrementará la duración de la tarea.
La reasignación de un recurso para que trabaje a tiempo
parcial también puede tener el efecto de convertirlo en un
recurso esencial, aumentando así la duración de la
tarea.
Disminución de la cantidad de trabajo
asignada a un recurso
Si un recurso está sobreasignado y no se desea
reprogramar ninguna de las tareas ni quitar el recurso, no
existiendo tampoco la posibilidad de incrementar la
duración de la tarea, existe otra opción. Se puede
disminuir la duración de la tarea a la cual se ha asignado
el recurso sobreasignado durante el período de
sobreasignación y reducir la cantidad de tiempo requerido
al recurso sobreasignado.
Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las
tareas a las que estén asignados. Este método
disminuye la duración de la tarea en el caso de que el
recurso al que se desee disminuir la cantidad de trabajo sea el
único recurso esencial.
Cambio de la programación laboral de un
recurso
Todos los recursos pueden tener sus propios calendarios
de recursos, en los cuales es posible introducir la
información individual de la programación, por
ejemplo vacaciones o tiempo necesario para el mantenimiento
de los equipos. En el caso de que en determinados puntos de la
programación un recurso esté sobreasignado, una
posible solución podría ser cambiar el calendario
de recursos. Por ejemplo, si la programación está
basada en una semana laboral de
5
días y un recurso a tiempo parcial trabaja
sólo 3 días de la semana, la extensión del
calendario de recursos a una semana laboral de 4
ó 5 días podría aliviar en parte la
sobreasignación del recurso.
Resolución automática de las
sobreasignaciones de recursos
En Microsoft Project, es posible resolver
automáticamente las sobreasignaciones de recursos mediante
la redistribución. La redistribución, sencillamente
retrasa determinadas tareas de la programación hasta que
los recursos asignados a ellas dejan de estar
sobreasignados.
Cuando Microsoft Project redistribuye la
programación, verifica las relaciones entre predecesoras,
el tiempo del margen de demora, las fechas, las prioridades y las
delimitaciones de tareas para determinar qué tareas
retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar
cuáles deberán retrasarse en primer lugar o
cuáles no deben retrasarse de ninguna manera.
También se puede decidir si se redistribuirán todos
los recursos o solamente algunos seleccionados. Y, por
último, se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha
de fin de la programación.
Resolución manual de las
sobreasignaciones de recursos
Otra manera de redistribuir la programación
consiste en resolver manualmente las sobreasignaciones de
recursos. Esto puede ser de utilidad cuando
la redistribución automática no produzca el ajuste
de programación deseado. Microsoft Project dispone de una
presentación en la que pueden verse cuáles son los
recursos sobreasignados y sus tareas asignadas. Se puede ir a
cada sobreasignación y resolver el conflicto de
la manera más adecuada a sus necesidades.
Retraso de una tarea con un recurso
sobreasignado
La manera más sencilla para resolver una
sobreasignación de recursos consiste en retrasar la tarea
asignada al recurso hasta que éste disponga de tiempo para
trabajar en ella. Es posible agregar retraso a una tarea,
verificar el efecto sobre la asignación del recurso y, a
continuación, ajustar aún más el retraso, si
ello fuera necesario.
El retraso de una tarea retrasará asimismo las
fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de
fin de la programación. Para evitarlo, retrase primero las
tareas con margen de demora permisible y agregue un retraso
sólo de una duración sólo equivalente al
margen de demora de cada tarea. También resultará
de utilidad retrasar
las tareas no críticas antes que las tareas en la ruta
crítica. Pruebe a agregar retrasos a diferentes tareas
para ver los efectos sobre la programación.
Reducción de costos mediante el reemplazo
de un recurso
Existe la posibilidad de reducir costos mediante el
reemplazo de recursos por otros menos costosos. Sin embargo,
antes de realizar este cambio
será necesario tomar en consideración el hecho de
que a un recurso menos cualificado le llevará más
tiempo cumplir una tarea que a un trabajador más
cualificado y más caro.
Reducción de los costos por uso mediante la
reprogramación del trabajo
Algunos de los recursos del proyecto pueden cobrar una
tasa o tarifa por cada vez que se los utiliza, además de
su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la
consolidación de tareas que tengan tarifas por
uso.
Por ejemplo, si varias tareas programadas para horarios
diferentes incluyen tarifas o tasas por uso en el caso de un
recurso que trabaja en ambas tareas, es posible eliminar una
tarifa por uso disponiendo que el recurso trabaje
simultáneamente en las tareas. También existe la
opción de dividir la tarifa entre las dos
tareas.
Reducción de costos mediante la
eliminación de tareas
Otra estrategia para
reducir costos consiste en reducir la extensión del
proyecto. En otras palabras, será posible reducir el costo
de un proyecto eliminando tareas de baja prioridad.
También se puede reducir la extensión
mediante la reasignación de recursos o la reducción
del trabajo en tareas individuales.
Administración de los flujos de caja
mediante el cambio del
método de acumulación de costos
Con Microsoft Project es posible administrar los flujos
de caja del proyecto mediante el prorrateo del costo de una tarea
basándose en su porcentaje de conclusión y de los
recursos asignados a la misma. Otra opción consiste en
acumular los costos cuando la tarea comienza o queda
concluida.
Por ejemplo, quizá se desee negociar con un
proveedor la retención de un pago hasta que el trabajo
haya sido terminado. Este cambio puede
reflejarse en la programación mediante la
acumulación del costo de esta tarea en el momento en que
haya quedado concluida.
Nota Sólo es posible prorratear los costos por
trabajo estándar y de horas extra del recurso. El costo
por cada uso de un recurso sólo puede prorratearse al
comienzo o al final de la tarea, y los costos fijos siempre se
acumulan al final.
IMPRESIÓN E INFORMES
Para administrar un proyecto de una manera eficaz, es
necesario comunicar la información acerca del mismo a
varias personas. Con Microsoft Project es posible imprimir
información específica del proyecto según
las necesidades de
- Información general, como resúmenes del
proyecto. - Información acerca de las tareas, como los
diagramas de
Gantt. - Información acerca del recurso, como la
programación de cada recurso. - Información acerca de los costos, como el
costo de los recursos con presupuestos
sobrepasados. - Información acerca del seguimiento, como una
lista de tareas que lleven retraso con respecto a la
programación.
Si la presentación del proyecto que aparezca en
pantalla satisface las necesidades de comunicación, es posible imprimirla. Existe
también la opción de imprimir información
variada en alguno de los formatos de informe
predefinidos de Microsoft Project. Microsoft Project dispone de
más de veinte presentaciones e informes
predefinidos.
Las tareas clave que es necesario realizar antes de
imprimir una presentación o un informe
son:
- Seleccionar la presentación o el informe que
mejor se adapte a sus necesidades de comunicación. - Ajustar los márgenes, agregar bordes y cambiar
otras partes del diseño de la página para adaptarlo
a sus necesidades. - Seleccionar y configurar la impresora o
el trazador que se vaya a utilizar con Microsoft
Project. - Personalizar la presentación o el informe para
comunicar la información de la manera más eficaz
posible.
Qué se puede imprimir
Con Microsoft Project es posible imprimir la
información acerca de las tareas, los recursos, los costos
y el progreso del proyecto mediante la impresión de la
presentación o del informe que mejor
se adapte a sus necesidades.
Las tablas siguientes presentan información de
utilidad que
se puede imprimir utilizando combinaciones de presentaciones,
tablas, filtros y opciones del menú Formato de Microsoft
Project, o bien los informes, tablas filtros y opciones de
informes de Microsoft Project. Por lo tanto, es posible
imprimir:
¿Imprimo una presentación o un
informe?
Para comunicar de manera eficaz la información
acerca del proyecto a los administradores, miembros del equipo y
clientes, es
necesario imprimir esta información en un formato que
satisfaga las necesidades de cada persona o
grupo.
Microsoft Project permite imprimir la información
utilizando una amplia variedad de presentaciones o
informes.
Las presentaciones e informes contienen
información de diferente índole y la presentan de
manera distinta:
- Empleando una presentación es posible examinar
la información en la ventana del proyecto o en la
ventana de presentación preliminar. Un informe
sólo puede examinarse en la ventana de
presentación preliminar. - En una presentación es posible editar
información específica. En un informe no es
posible editar información
específica. - En las presentaciones es posible cambiar el formato
aplicado a cada categoría de texto, como
por ejemplo las tareas retrasadas o un texto
específico. En los informes sólo es posible
cambiar el formato de una categoría de
texto.
Antes de imprimir una presentación o un informe
es posible presentar las páginas en la ventana de
presentación preliminar para ver cuál será
su aspecto una vez impresas. Por ejemplo, será posible
verificar los márgenes, ver la posición y el texto
de los encabezados y pies de página, y comprobar la
orientación de la página (vertical u
horizontal).
Antes de poder imprimir
desde Microsoft Project es necesario configurar la impresora o el
trazador, si es que todavía no lo ha hecho. Podrá
imprimir en cualquier impresora o
trazador aceptado por el software del sistema que se
esté utilizando.
Ajuste proporcional de una presentación
para imprimirla
Puede resultar más conveniente condensar una
presentación impresa de manera que quepa en menos
páginas, a lo largo o a lo ancho. Por ejemplo, es posible
condensar una presentación impresa de cuatro
páginas de largo en dos páginas.
Con Microsoft Project es posible especificar el
número de páginas en que se desee imprimir en una
presentación. Las presentaciones mayores de una
página de largo constan de filas y columnas de
páginas que encajan entre sí como las piezas de un
rompecabezas. Al especificarse un número de páginas
a lo ancho o a lo largo para la presentación impresa,
durante la impresión Microsoft Project reducirá (o
ajustará proporcionalmente) el texto en
consecuencia.
Adición de un encabezado, un pie de
página o una leyenda
Agregar la fecha, el número de página, el
nombre de la empresa y otro
tipo de información a cada página de un informe o
presentación impreso realzará el aspecto
profesional del documento, además de su inherente utilidad. Con
Microsoft Project es posible agregar información en forma
de encabezado (texto que aparece impreso en la parte superior de
cada página), de pie de página (texto que aparece
impreso en la parte inferior de cada página) o de leyenda
(una lista explicativa de los símbolos utilizados en un
diagrama).
En un encabezado pueden escribirse tres líneas,
otras tantas en una leyenda, y solamente una en un pie de
página.
Nota En los diagramas de
Gantt y PERT sólo
se pueden imprimir leyendas.
Insertar y anular un salto de
página
En ocasiones, al imprimir puede resultar útil
mantener junta en la misma página información como
una tarea de resumen y sus respectivas subtareas.
Es posible insertar saltos de página en los
diagramas de
Gantt, en las hoja de recursos, en las presentaciones Uso de
recursos y en las hojas de tareas. Los saltos de página
insertados quedan marcados con un diseño
de cuadrícula específico que facilita su
identificación.
Cuando filtre u ordene la información en una
presentación o en un informe, cada salto de página
se mantendrá con la tarea o el recurso seleccionado al
insertar el salto de página. Por ejemplo, si al aplicar un
filtro no aparece una tarea, el salto de página asociado a
dicha tarea no aparecerá en la presentación o en el
informe.
Impresión de columnas en una
presentación de hoja
Al imprimir una presentación o un informe que
contenga columnas de información, como es el caso de los
diagramas de
Gantt, la presentación Uso de recursos, la Hoja de tareas
o la Hoja de recursos, será posible imprimir o repetir
determinada información. Con Microsoft Project
podrá:
Imprimir todas las columnas de los diagramas de
Gantt y de la presentación Uso de recursos, incluso
aquéllas que no sean visibles en la pantalla.
Imprimir en cada página de una
presentación de hoja un determinado número de
columnas.
Configuración de una impresora o un
trazador en Microsoft Windows
En Microsoft Windows es
suficiente con configurar las impresoras una
sola vez para utilizarlas con todas las aplicaciones.
También es posible cambiar a otra impresora instalada o
cambiar la configuración de impresora para trabajar en
Microsoft Project.
Nota Para obtener información detallada acerca
del uso de una impresora o un trazador con Microsoft Project para
Windows, consulte la documentación del sistema.
Impresión de una programación
personalizada como diagrama de barras (Diagrama de
Gantt)
Si desea ver de qué manera un cambio en la
duración de una tarea afecta a las fechas de comienzo y de
fin de otras tareas y a la fecha de fin del proyecto, imprima el
Diagrama de Gantt.
Un Diagrama de Gantt consta de dos partes: una tabla de
Gantt y un diagrama de barras de Gantt que presenta las
duraciones de tareas y las fechas de comienzo y de fin a lo largo
de una escala temporal.
Las posiciones de las barras de tareas en el diagrama de barras
de Gantt muestra de
qué manera se relacionan las tareas entre sí en el
transcurso del tiempo.
Es posible personalizar un diagrama de Gantt mediante la
inclusión de información diferente y el cambio de su
aspecto.
Impresión de una programación de
calendario personalizada (Presentación
Calendario)
Si desea ver un panorama general de las tareas
programadas durante una semana o un mes en particular, imprima la
presentación Calendario. Las barras de tareas, que son
similares a las barras de un diagrama de Gantt, cubren los
días en los que están programadas las
tareas.
Es posible personalizar la presentación
Calendario mediante la inclusión de información
diferente y el cambio de su aspecto.
Impresión de un diagrama de red personalizado que
muestre las relaciones entre tareas (Diagrama PERT)
Si desea ver de qué manera afectan unas tareas a
otras y a la fecha de fin del proyecto, imprima el Diagrama PERT.
Un diagrama PERT se asemeja a un diagrama de
flujo: un recuadro representa cada tarea y una línea
que conecta a dos recuadros representa la relación entre
dos tareas.
Es posible personalizar los diagramas PERT incluyendo
información diferente y cambiando su aspecto.
Impresión de información acerca de
las tareas como hoja de
cálculo personalizada (Hoja de
tareas)
Si desea que la información acerca de las tareas
aparezca en formato en hoja de
cálculo y no necesita una representación
gráfica de las relaciones entre tareas, imprima una Hoja
de tareas.
Es posible personalizar la hoja de tareas mediante la
inclusión de información diferente y el cambio de
su aspecto.
Impresión de información detallada
acerca de las tareas (informe de tareas)
Si desea información detallada acerca de las
tareas, como por ejemplo el tiempo de trabajo total o los
recursos asignados a cada tarea, podrá imprimir el informe
de tareas. Con este informe también podrá imprimir
información acerca de las tareas y texto u objetos
gráficos creados en Microsoft Project o en otra
aplicación.
Es posible personalizar el informe de tareas mediante la
inclusión de información diferente y el cambio de
su aspecto.
Impresión de información acerca de
las tareas y los recursos (informe Referencias
cruzadas)
Si lo que desea es una sencilla lista de los recursos
con columnas de información acerca de los mismos (como los
salarios por
hora, el costo y el tiempo total de trabajo), imprima la hoja de
recursos.
Es posible personalizar la hoja de recursos mediante la
inclusión de información diferente y el cambio de
su aspecto.
Impresión de información acerca de los
recursos como gráfico personalizado (Gráfico de
recursos)
Para obtener un panorama claro de con cuánta
eficacia se
está utilizando el personal y otros recursos, se puede
imprimir la presentación Gráfico de recursos.
Gráfico de recursos reúne información acerca
de los recursos, por ejemplo el grado máximo de
utilización, el trabajo, la sobreasignación, el
porcentaje del tiempo asignado, los costos superiores a lo
presupuestado y el costo total, todo ello en un formato
gráfico.
Es posible personalizar la presentación
Gráfico de recursos mediante la inclusión de
información diferente y el cambio de su
aspecto.
TRABAJO CON PRESENTACIONES
En Project se utilizan se utilizan las presentaciones
para introducir, cambiar, y mostrar la información acerca
de las tareas y recursos del proyecto. Utilizando diversas
presentaciones, podra ver la información del proyecto de
maneras distintas mientras se organiza el proyecto, las tareas de
la programación y los recursos, y el seguimiento del
progreso.
Incluye formatos utilizados por los profesionales de la
administración de proyectos, como los diagramas de Gantt y
diagramas PERT, así como formatos de para la entrada de
datos y su
visualización.
Tipos de presentación
Podrá utilizar tres tipos de presentaciones para
mostrar la información del proyecto:
- Una presentación de hoja se parece a una hoja
de calculo o una tabla de información. - Una presentación de gráfico o de
diagrama muestran la información de manera
gráfica. - Una presentación de formulario facilita la
introducción de acerca de tareas y recursos
específicos.
Una presentación que ocupe toda la ventana
Project es una presentación de sección
única. Puede combinar dos presentaciones de sección
única para crear una presentación combinada, en la
que dos presentaciones comparten la ventana Project. La
presentación Entrada de tarea, que consta del diagrama de
Gantt por encima del formulario de tareas, es un ejemplo de una
presentación combinada. En una presentación
combinada, la información de la sección inferior
sólo está relacionada con la tarea o recurso
seleccionados en la sección superior.
Acerca de las Presentaciones
Por cada presentación de hoja, diagrama y
gráfico, excepto el diagrama PERT , hay un filtro que
determina que tareas o recursos resalta Project. Un filtro
contiene instrucciones llamados criterios que especifican las
condiciones bajo las cuales aparecerá una tarea o recurso.
Podrá cambiar el filtro aplicado a una presentación
cuando desee ver una información diferente en el formato
actual.
Una presentación de hoja, que contiene una lista
de tareas y recursos, queda mas definida por una tabla. Una tabla
es un grupo de
información relacionadas.
Acerca de mostrar una
Presentación
Si desea crear una programación, podrá
utilizar el diagrama de Gantt. Si desea crear introducir o editar
información detallada acerca de un recurso determinado,
podra utilizar el formulario de recursos.
Para mostrar una presentación:
- En el menú Ver, elija Mas
presentaciones. - Seleccione la presentación que desee
mostrar. - Elija el botón Aplicar.
Presentaciones Disponibles
Podrá mostrar información del proyecto en
presentación de tareas o en presentación de
recursos.
Presentación de tareas
Descripción
Diagrama de Gantt Muestran tareas y duraciones en el
tiempo.
Utilícelas para introducir y planificar una
lista de tareas.
Diagrama Pert Un diagrama de red que muestra todas
las tareas y sus relaciones.
Calendario Muestra las
tareas y sus duraciones.
Se utiliza para mostrar las tareas programadas para
una semana o semanas.
Hoja de tareas Una lista de tareas e
información relacionada.
Introducir y programar tareas en un formato de tipo
hoja Calculo.
Formulario de tareas Se utiliza para introducir y
editar la información acerca de una tarea
determinada.
Formulario de detalles de tareas Se utiliza para
revisar y editar el seguimiento detallado Y la
programación de la información de una tarea
determinada.
Formulario nombre de tarea Se utiliza para
introducir y editar el nombre de la tarea y otra
información acerca de la misma.
Diagrama Pert de tareas Muestra las predecesoras y
las sucesoras de una tarea.
Gantt de retrasos Muestran el retraso
añadido a las tareas durante la
Redistribución.
Gantt detallado Una lista de tareas e
información relacionada y un diagrama de barras que
muestran las barras de lo
Planificado y lo programado para cada
tarea.
Entrada de tarea Presentación combinada con
el diagrama de Gantt encima y el formulario de tareas
abajo.
Presentación de
recursos Descripción
Gráfico de recursos Muestra la
asignación de recursos, los costos o las
Horas extras.
Hoja de recursos Una lista de recursos e
información relacionada.
Uso de recursos Muestran la asignación,
costo, información del trabajo de cada recurso de
trabajo en el tiempo.
Formulario de recursos Se utiliza para introducir y
editar la acerca de un recurso determinado.
Formulario Nombre de recurso Un formulario
simplificado que se utiliza para introducir Y editar el
nombre del los recursos.
Asignación de recursos Una
presentación combinada que se utiliza para resolver
las sobreasignaciones de recursos.
SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL
PROYECTO
Crear la programación es solo el primer paso,
con Project también se puede seguir el progreso del
proyecto.
Realizando un seguimiento se puede:
- Identificar y resolver los problemas
que se produzcan. - Generar informes de estado para
la administración y los participantes en el
proyecto. - Conservar datos
históricos que le ayuden a planificar proyectos futuros
de una forma mas precisa.
Se puede seguir la información con diferentes
niveles de detalle. El seguimiento del proceso es de tres
pasos:
- Crear una planificación prevista basada en la
programación preliminar. - Actualizar periódicamente la
programación para reflejar el progreso del
proyecto. - Comparar la información actualizada de la
programación con la planificación prevista para
determinar hasta - que punto se ajusta el progreso del proyecto a lo
planificado.
¿Por qué configurar una
planificación prevista?
La planificación prevista proporciona una base de
para la comparación de costos, trabajo y fechas
programadas que permiten seguir el progreso del
proyecto.
Mediante la comparación entre el plan previsto y
la información actual, puede seguir el progreso del
proyecto para asegurarse de que las tareas cumplen la
programación, los recursos realizan el trabajo en tiempo
asignado y los costos no exceden el presupuesto.
Después de crear un plan previsto,
puede modificarlo para ajustar los cambios del proyecto como la
combinación, adición o borrado de tareas.
Además del plan previsto
puede guardar hasta cinco planes previsionales para compara las
fechas programadas.
Configuración de un plan
previsto
Una vez preparado el proceso inicial de creación
de la programación estará preparado para configurar
el plan previsto. Mediante la comparación de la
información del plan previsto con la programación
hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver
discrepancias y planificar de forma mas precisa proyectos
futuros.
Para guardar la programación como plan
previsto:
- En el menú Herramientas, elija Seguimiento y a
continuación elija Guardar línea de
base. - Elija Proyecto completo.
- Elija Aceptar.
¿Qué información
debería actualizar?
Después de crear una programación y
establecer un plan previsional, podrá actualizar la
programación tan frecuentemente como desee para seguir el
proceso. Para actualizar la programación, evalúe
el estado de
cada tarea y actualice la información pertinente de la
programación. Puede seguir toda la información
incluida en el plan previsional, mínimamente o en
detalle.
Indicación de las fechas reales de comienzo
y de fin de una tarea
Es importante saber si las tareas se realizan a tiempo o
no. Las tareas que comienzan o terminan tarde pueden desorganizar
la programación al retrasar las tareas de comienzo o de
fin de las tareas relacionadas.
- Para introducir las fechas reales de comienzo y de
fin de tarea: - En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desea
actualizar. - En el menú Herramientas, elija Seguimiento y a
continuación elija Actualizar tarea. - En Estado Real
escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin.
Indicación del progreso de una tarea en
forma de porcentaje
Es posible indicar cuanto se ha progresado en una tarea
mediante la introducción del porcentaje que ha sido
completado con respecto a la duración total de la
tarea.
En aquellas tareas con una duración relativamente
corta, el seguimiento no puede ser detallado, aunque en las
tareas de duración mas extensa la indicación del
porcentaje de una tarea es una ayuda para seguir el grado de
progreso real frente al plan previsto.
Para indicar el progreso de la tarea en forma de
porcentaje:
- En la tabla de Gantt seleccione la tarea en la que
desee actualizar el grado de progreso. - Cliquee el botón Información de la
barra de herramientas Estándar. - En el cuadro Porcentaje Completado escriba un numero
entero comprendido entre 0 y 100. - Elija Aceptar.
¿Se esta realizando un seguimiento seguido
del proyecto?
Cuando se configura un plan previsto y después se
actualiza la programación, es posible comparar el plan
previsto con el grado de progreso real para identificar las
variaciones. Las variaciones provienen acerca de aquellas
áreas del proyecto que no se comportan como estaba
planeado.
Algunas variaciones que deben buscarse son:
- Las tareas que no comienzan o acaban en su debido
momento. - Las tareas que no progresan al ritmo
esperado. - Las tareas que precisan mas o menos tiempo del
programado. - Las tareas que están por debajo o por encima
del presupuesto.
Mediante el uso de un plan previsto, también es
posible identificar variaciones comparando los
costos previstos con los costos programados a medida
que el proyecto avanza. Los costos
programados reflejan la imagen del
costo ultimo a medida que el proyecto progresa.
TRABAJO CON PROYECTOS
MULTIPLES
Existen varias formas de trabajar con proyectos
múltiples eficazmente. Si necesita revisar u
obtener informes
De un cierto números de proyectos individuales,
puede consolidar varios proyectos en una
sola ventana.
Cuando los proyectos comparten los mismos recursos, es
posible consolidar los proyectos para crear un fondo de recursos
común, de manera que se eviten los conflictos
entre recursos.
Proyecto principal y
subproyectos
Puede organizar su proyecto en componentes mas
pequeños denominados subproyectos. Este es un grupo de
tareas que tiene su propio archivo de proyecto pero que es
representado por una sola tarea denominado proyecto
principal.
Use los subproyectos para:
- Mantener los detalles de un proyecto separados del
proyecto principal. - Reutilizar en varios proyectos las tareas
relacionadas. - Dejar ciertas partes de un gran proyecto a otros
administradores de proyectos.
Acerca de la compartición de recursos entre
proyectos
Cada proyecto que cree puede tener su propio fondo de
recursos o compartir el fondo de recursos de otros proyectos.
Cuando administre los recursos que trabajen en mas de un proyecto
al mismo tiempo o administra proyectos que comparten recursos,
puede agrupar esos en un fondo de recursos comunes,
Mediante la compartición de recursos entre
proyectos puede:
- Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto
rápidamente. - Revisar el uso de los recursos y los costos a lo
largo de los proyectos. - Identificar los recursos sobreasignados.
- Imprimir los informes de recursos que proporcionan
información acerca dl uso de recurso a lo largo de los
proyectos.
consolidación de proyectos para crear un
fondo de recursos
Project sigue los recursos de todos los proyectos
consolidados en un fondo de recursos de forma que pueda mantener
la información precisa acerca del uso de los recursos
mientras permanezcan como proyectos independientes.
Para consolidar proyectos con el fin de crear un fondo
de recursos:
- En el menú Herramientas elija Proyectos
Múltiples y a continuación elija Consolidar
Proyectos. - En la columna Nombre de Archivo escriba la ruta de
acceso y el nombre de archivo de cada archivo de proyecto que
desee combinar. - En Opciones seleccione Combinar Fondos de
Recursos. - Elija Aceptar
Acerca del uso de una plantilla
Una plantilla es una copia de un conjunto típico
de tareas y otras informaciones.
Una plantilla es como cualquier otro proyecto, a
excepción de que se usa como punto de partida para crear
un nuevo proyecto. Puede usar plantillas para reducir el tiempo
que se tarda en crear un nuevo proyecto mejorar la
precisión y la coherencia.
Usar una plantilla con varios proyectos:
- Usa una estructura
similar de tareas. - Solicita requisitos de calendarios
similares. - Usa un conjunto de recursos similares.
Creación de una
plantilla
Para crear una plantilla:
- En el menú archivo elija Guardar
como - En el cuadro Nombre de Archivo escriba el nombra para
la plantilla. - En el cuadro Guardar archivo como seleccione
Plantilla. - Elija Aceptar.
PERSONALIZACION DE MICROSOFT
PROJET
Es posible personalizar diversas configuraciones para
que reflejen mejor la forma en la que trabaja el
usuario:
- Crear y personalizar los botones y las barras de
herramientas. - Crear y personalizar los comandos, los
menúes y las barras de menúes. - Crear nuevos formularios
para introducir y presentar la información acerca de los
recursos y las tareas.
Presentación y ocultación de la
barra de herramientas
Para mostrar una barra de herramientas:
- En le menú Ver elija Barra de
Herramientas. - Seleccione el nombre de la barra de herramientas que
desee mostrar. - Elija el botón Mostrar.
Para ocultar la barra de herramientas:
- En el menú Ver elija Barra de
Herramientas. - Seleccione el nombre de la barra de herramientas que
desee ocultar. - Elija el botón Ocultar.
Creación de una barra de herramientas
personalizada
Par crear una nueva barra de herramientas:
En el menú Ver elija Barra de
Herramientas.
- Elija el botón Nueva.
- Escriba el nombre de la nueva Barra de
Herramientas. - Elija Aceptar.
Acerca de los menúes y comandos
personalizados
Es posible construir una estructura de
menúes personalizada:
- Agregar nuevos comandos a
cualquier menú. - Modificar un comando.
- Agregar nuevos menúes a cualquier barra de
menúes. - Crear barras de menúes
adicionales.
Acerca de los formularios
personalizados.
Es un cuadro de dialogo que se
usa para introducir información acerca de las tareas y los
recursos de la programación.
Con los formularios
podrá:
- Mostrar los formularios que
contengan la información especializada acerca de las
tareas o los recursos que desee introducir seguir y ver en el
proyecto. - Crear nuevos formularios
personalizados que contengan información especializada
acerca de las tareas o recursos para reflejar su forma de
seguir los proyectos. - Editar los formularios personalizados
existentes. - Organizar, desplazar o ajustar el tamaño de
los elementos de sus formularios personalizados, de manera que
adquieran el aspecto que desee.
Project proporciona los siguientes
formularios.
- Seguimiento de costos.
- Valor acumulado.
- Entrada.
- Seguimiento de la programación.
- Relaciones entre tareas .
- Seguimiento de trabajo.
ACERCA DE LA COPIA Y EL DESPLAZAMIENTO DE CAMPOS,
FILAS Y COLUMNAS
Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o
columnas de información de recursos o tareas. La
información seleccionada puede copiarse o desplazarse
dentro de la presentación de hoja o entre presentaciones
de hoja en un archivo del proyecto. También es posible
mover o copiar información entre diferentes archivos del
proyecto.
Si pega campos o columnas en una nueva posición,
la información se situará en el área
seleccionada, reemplazando cualquier información
existente. Si pega una fila entera, ésta se
insertará entre las filas existentes.
Es posible desplazar o copiar múltiples campos,
filas o columnas adyacentes, en grupo. También es posible
copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en un
cierto número de campos bajo él.
Es posible utilizar el mouse para
arrastrar la información en los campos, filas o columnas
de una posición a otra. Arrastrar proporciona el mismo
resultado que copiar o desplazar, y pegar con los
comandos.
Copia de la información de un campo a
múltiples campos
1. Seleccione el campo o el rango de campos (incluso la
fila entera) que desee copiar, y todos los campos por debajo de
él que desee rellenar con la misma
información.
El campo que desee copiar debe estar en la fila superior
de la selección.
En Microsoft Project, es posible seleccionar campos no
adyacentes manteniendo presionada la tecla CTRL mientras los
selecciona.
2. En el menú Edición, elija Llenar hacia
abajo.
Nota Es posible eliminar la información
con la que se ha rellenado inmediatamente después de
hacerlo, eligiendo el comando Deshacer Llenar hacia abajo del
menú Edición.
Copia o desplazamiento de una
fila
1.Si copia o desplaza filas a otro archivo del proyecto,
organice las ventanas de forma que tanto la posición de
origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles
en la pantalla.
2.Seleccione las filas adyacentes que desee copiar o
desplazar presionando Mayúsculas y haga clic en el Nº
de tarea o en el Nº de recurso de las filas.
3.Señale el Nº de tarea o el Nº de
recurso, o el borde de selección hasta que el puntero se
convierta en una flecha.
4.Arrastre la selección hasta la primera fila en
la que desee situarla.
Si arrastra más allá de lo que muestran
las filas en el mismo archivo del proyecto, la
presentación se desplazará.
Si arrastra entre dos ventanas, la selección se
copiará automáticamente.
Si desea copiar (en lugar de desplazar), una
selección dentro del mismo archivo del proyecto de
Microsoft Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras
arrastra.
Copia o desplazamiento del contenido de una
columna
1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar
la información de la columna, elija Insertar columna en el
menú Insertar.
2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione un campo
que sea compatible con el tipo de información que vaya a
pegar, que puede ser de texto, de fecha, de número,
etcétera. A continuación, elija
"Aceptar".
3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del
proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la
posición de origen como la de destino sean, al menos
parcialmente, visibles en la pantalla.
4.Haga clic en el título de la columna para
seleccionar la columna que desee copiar.
5.Señale al borde de selección hasta que
el puntero se convierta en una flecha.
6.Arrastre la selección hasta la columna de
destino dentro de la misma presentación de hoja o a un
archivo del proyecto separado. Si arrastra más allá
de las columnas mostradas en el archivo del proyecto, la
presentación se desplazará.
Si desea copiar la selección en el mismo archivo
del proyecto, en lugar de desplazarlo en Microsoft Project,
mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.
Copia de información tipo texto de otra
aplicación
1.Abra la aplicación de origen y determine el
tamaño y el tipo de la información que desee copiar
en Microsoft Project.
2.Seleccione y copie la información al
Portapapeles usando el equivalente en esa aplicación del
comando Copiar.
3.Abra Microsoft Project, el proyecto y la
presentación de hoja en la que desee pegar dicha
información.
4.Si fuera necesario, aplíquela en una tabla con
columnas que coincidan con el orden y el tipo de la
información copiada.
5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando
el número de filas que va a insertar y, a
continuación, en el menú Insertar, elija Insertar
tarea o Insertar recurso.
Las filas pegadas reemplazarán a las filas
existentes.
6.Para copiar información en nuevos campos o
filas, seleccione el primer campo o la primera fila vacía.
O seleccione el primer campo de la primera fila vacía tras
la última tarea o recurso.
O bien, para reemplazar la información existente,
seleccione el primer campo en el que desee copiar las filas con
la nueva información.
7.Haga clic en el botón "Pegar" de la barra de
herramientas Estándar.
O elija Pegar en el menú
Edición.
Copia o desplazamiento del contenido de una
columna
1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar
la información de la columna, elija Insertar columna en el
menú Insertar.
2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione un campo
que sea compatible con el tipo de información que vaya a
pegar, que puede ser de texto, de fecha, de número,
etcétera. A continuación, elija
"Aceptar".
3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del
proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la
posición de origen como la de destino sean, al menos
parcialmente, visibles en la pantalla.
4.Haga clic en el título de la columna para
seleccionar la columna que desee copiar.
5.Señale al borde de selección hasta que
el puntero se convierta en una flecha.
6.Arrastre la selección hasta la columna de
destino dentro de la misma presentación de hoja o a un
archivo del proyecto separado. Si arrastra más allá
de las columnas mostradas en el archivo del proyecto, la
presentación se desplazará.
Si desea copiar la selección en el mismo archivo
del proyecto, en lugar de desplazarlo en Microsoft Project,
mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.
Copia de información tipo texto de otra
aplicación
1.Abra la aplicación de origen y determine el
tamaño y el tipo de la información que desee copiar
en Microsoft Project.
2.Seleccione y copie la información al
Portapapeles usando el equivalente en esa aplicación del
comando Copiar.
3.Para Microsoft Project, el proyecto y la
presentación de hoja en la que desee pegar dicha
información.
4.Si fuera necesario, aplíquela en una tabla con
columnas que coincidan con el orden y el tipo de la
información copiada.
5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando
el número de filas que va a insertar y, a
continuación, en el menú Insertar, elija Insertar
tarea o Insertar recurso.
6.Para copiar información en nuevos campos o
filas, seleccione el primer campo o la primera fila vacía.
O seleccione el primer campo de la primera fila vacía tras
la última tarea o recurso.
O bien, para reemplazar la información existente,
seleccione el primer campo en el que desee copiar las filas con
la nueva información.
7. Haga clic en el botón "Pegar" de la barra de
herramientas Estándar.
O elija Pegar en el menú
Edición.
Copia de una imagen de otra
aplicación
1.Abra la aplicación de origen y seleccione la
información que desee copiar en una área
gráfica de la programación.
2. Copie la información en el Portapapeles usando
el equivalente en aquella aplicación del comando
Copiar.
3.Abra Microsoft Project y el archivo del proyecto en el
que desee pegar la información.
4.Muestre la área gráfica en la que desee
pegar la imagen.
Nota Para pegar la imagen en el
diagrama de barras de Gantt, elija Diagrama de Gantt en el
menú Ver.
Para mostrar el cuadro "Objetos", seleccione una
presentación de tareas o recursos. En el menú
Ventana, elija Dividir. Haga clic en la presentación de
formulario de la sección inferior. En el menú
Formato, elija Detalles y, a continuación elija
Objetos.
5.Haga clic en el botón "Pegar" de la barra de
herramientas Estándar.
O elija Pegar en el menú
Edición.
Si el diagrama de Gantt está activo, la imagen se
pegará en el área superior izquierda visible del
diagrama de barras de Gantt. Si hay activo un cuadro "Objetos",
el objeto se pegará en la parte superior izquierda del
mismo.
Copia de texto de Microsoft Project en otra
aplicación
1.En Microsoft Project, muestre la presentación y
aplique la tabla que contiene la información que desee
copiar en la otra aplicación.
2.Seleccione los campos que desee copiar.
3.Haga clic en el botón "Copiar" de la barra de
herramientas Estándar.
O elija Copiar en el menú
Edición.
4.Abra el documento de destino en el que desee pegar la
información de Microsoft Project.
5.Seleccione la área en la que desee insertar los
campos.
Pegue la información usando el equivalente en
la aplicación del comando Pegar.
Copia de una imagen de Microsoft Project en otra
aplicación
1.En Microsoft Project, seleccione la información
que desee copiar.
2.Haga clic en el botón "Copiar imagen" de la
barra de herramientas Estándar.
3.Si desea copiar la información seleccionada tal
y como será impresa, seleccione el botón de
opción "Para impresora" y, a continuación, elija
"Aceptar".
La manera predeterminada es copiar la información
para que aparezca en pantalla.
4.Cambie al documento de destino en el que desee pegar
la información de Microsoft Project.
5.Pegue la información usando el equivalente del
comando Pegar en la aplicación destino.
Acerca de la vinculación e
incrustación de objetos desde Microsoft
Project
Es posible incluir información creada en
Microsoft Project dentro de otra aplicación,
copiándola en forma de objeto vinculado o incrustado desde
el archivo del proyecto al documento contenedor. Utilizando
objetos será posible:
Copiar información seleccionada de Microsoft
Project, o incluso una presentación entera, y pegarla en
forma de objeto en el documento contenedor.
Vincular información entre archivos del
proyecto o entre diferentes áreas dentro de un archivo del
proyecto.
Arrastrar información de Microsoft Project en
forma de objeto hasta la aplicación
contenedora.
OBJETOS VINCULADOS E
INCRUSTADOS
Existen diversos métodos
para intercambiar información entre Microsoft Project y
diferentes aplicaciones y documentos.
Podrá, por ejemplo:
Vincular o incrustar información en forma de
objeto desde otra aplicación en Microsoft Project, o bien
desde Microsoft Project a otra aplicación.
Editar la información vinculada o incrustada,
cambiando su contenido.
Manipular el objeto vinculado o incrustado de diversas
maneras, por ejemplo incluyendo el objeto en un informe impreso;
desplazando o copiando el objeto; convirtiendo el objeto en un
objeto de tipo diferente.
Es posible vincular información con cualquier
información que acepte vinculación e
incrustación de objetos (OLE) o intercambio
dinámico de datos
(DDE).
Un objeto es un conjunto de información que suele
estar generado por otra aplicación, denominada
aplicación servidora, que se presenta en la
aplicación contenedora. El objeto puede aparecer
representado en la pantalla en forma de texto, de gráfico
o de icono.
Al vincular un objeto, la información que aparece
en el documento contenedor reside en realidad en el documento
servidor
separado. Cada vez que la información en el documento
servidor
cambia, la información vinculada en el documento
contenedor refleja dichos cambios de acuerdo con las opciones de
actualización que se hayan seleccionado.
Por el otra parte, al incrustar un objeto la
información del objeto existe sólo en el documento
contenedor de Microsoft Project; es decir, no es un documento
separado al que pueda accederse de manera independiente. Este
objeto sólo puede activarse y editarse abriendo la
aplicación servidora desde dentro del archivo de Microsoft
Project en el que dicho objeto existe.
Ejemplo: Uso de objetos incrustados y
vinculados
Los cambios que se efectúan en un objeto
incrustado no cambian en ningún documento servidor original
del cual pueda haberse copiado el objeto. De la misma manera, los
cambios efectuados en el documento servidor no se
reflejan en el objeto incrustado, ya que no existe ningún
vínculo entre ellos.
Aspecto de los objetos vinculados e incrustados en
la programación
Es posible incluir objetos vinculados o incrustados casi
en cualquier lugar de la programación. La
presentación resultante del objeto dependerá
de:
El tipo de información y la aplicación
servidora.
La manera en que el objeto haya sido copiado o generado
en la aplicación servidora.
La manera en que el objeto haya sido pegado en Microsoft
Project.
En qué presentación de Microsoft Project
ha sido incluido el objeto.
Ejemplo: El aspecto de un objeto dependerá del
lugar en que sea insertado
En Microsoft Project, un objeto puede representarse
gráficamente (teniendo el aspecto de una imagen de la
aplicación servidora) en el caso de ser insertado en
cualquiera de las siguientes presentaciones:
Un diagrama de barras de Gantt
El cuadro "Objetos" en el formulario de
tareas
El cuadro "Objetos" en el formulario de
recursos
Al vincularlo a una presentación de hoja, un
objeto puede representarse textualmente; es decir, con el mismo
aspecto y comportamiento
que si el propio usuario hubiera escrito la información en
la programación.
Acerca de la vinculación e
incrustación de objetos en Microsoft
Project
Es posible trasladar a Microsoft Project
información creada en otras aplicaciones
incluyéndola como un objeto vinculado o incrustado en el
archivo del proyecto, el documento contenedor. Podrá
entonces:
Copiar y vincular, o incrustar, un objeto de otra
aplicación en un área gráfica de Microsoft
Project.
Copiar y vincular un objeto desde otra aplicación
a una presentación de hoja de Microsoft
Project.
Insertar un documento entero creado en otra
aplicación en un archivo de Microsoft, en forma de objeto
vinculado o incrustado.
Crear un nuevo objeto e incrustarlo en un archivo de
Microsoft Project.
Algunos campos son calculados por Microsoft Project y,
así como no podrá escribir información
dentro de los mismos, tampoco podrá copiar ningún
objeto en ellos. Si la selección en la que esté
copiando incluye campos calculados, en esos campos no
podrá copiarse ninguna información.
El tipo de información que se vincule a un
archivo de proyecto deberá corresponder al tipo de
información de la presentación que acepte al
objeto. Por consiguiente, prepare primero la programación
para que coincida con la información vinculada y, a
continuación, copie y vincule la
información.
Un objeto puede estar representado en forma de imagen si
se lo incluye en un área gráfica de Microsoft
Project:
Un diagrama de barras de Gantt
El cuadro "Objetos" en el formulario de
tareas
El cuadro "Objetos" en el formulario de
recursos
Un objeto puede estar representado en forma de texto si
se lo incluye en una presentación de hoja de Microsoft
Project:
Una tabla de Gantt
Una hoja de tareas
Una hoja de recursos
Una presentación Uso de recursos
Es posible vincular información de texto con otra
aplicación si ésta acepta la vinculación e
incrustación de objetos (OLE) o el intercambio
dinámico de datos
(DDE).
Acerca de la vinculación e
incrustación de objetos desde Microsoft
Project
Es posible incluir información creada en
Microsoft Project dentro de otra aplicación,
copiándola en forma de objeto vinculado
o incrustado desde el archivo del proyecto al documento
contenedor. Utilizando objetos será posible:
Copiar información seleccionada de Microsoft
Project, o incluso una presentación entera, y pegarla en
forma de objeto en el documento contenedor.
Vincular información entre archivos del
proyecto o entre diferentes áreas dentro de un archivo del
proyecto.
Arrastrar información de Microsoft Project en
forma de objeto hasta la aplicación
contenedora.
Acerca de la manipulación de
objetos
Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de
proyecto, será posible manipularlo de diversos modos.
Podrá, por ejemplo:
Imprimir un informe que incluya un objeto de un cuadro
"Objetos".
Buscar un objeto en un área
gráfica.
Copiar y desplazar un objeto dentro del archivo de
proyecto.
Convertir el tipo de objeto.
Cancelar el vínculo entre un objeto vinculado y
su documento servidor.
Acerca de la edición de
objetos
Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de
proyecto, tendrá posibilidad de:
Editar el contenido del objeto.
Actualizar un objeto vinculado.
Eliminar el objeto.
La edición de objetos incrustados no tiene efecto
alguno sobre el documento servidor original desde el que fue
copiado. De igual modo, los cambios efectuados en el documento
servidor original no se reflejarán en el objeto incrustado
en Microsoft Project.
Por otra parte, si se edita un objeto vinculado en un
área gráfica se cambiará el documento
servidor original, así como el objeto vinculado en la
aplicación contenedora.
Si desea editar un objeto vinculado en una
presentación de hoja, deberá editar la
información desde la aplicación servidora, o bien
cancelar el vínculo y, a continuación, editar la
información en el archivo del proyecto.
Para mantener el vínculo, edite la
información desde dentro de la aplicación
servidora. De esta manera, la aplicación contenedora
aceptará las actualizaciones en la información
vinculada según las opciones de actualización
correspondientes.
Al cancelar el vínculo se eliminará la
relación servidor-contenedor, aunque la información
se mantendrá intacta. A partir de ese momento podrá
efectuar cualquier tipo de cambios en el contenido.
AUTOMATIZACIÓN DEL
TRABAJO
Trabajando con Microsoft Project, observará que
es posible realizar determinadas tareas de manera rutinaria. Por
ejemplo, con frecuencia podrá dar formato a las
programaciones de acuerdo con directrices de estilo
específicas, o bien imprimir varios informes predefinidos,
repitiendo tareas que requieren la ejecución de una serie
de acciones.
Podrá ahorrar tiempo y esfuerzo automatizando las tareas
repetitivas con una macro.
Para comenzar a trabajar con macros es
necesario aprender a:
Crear y ejecutar una macro para automatizar una
secuencia de tareas y agilizar el trabajo.
Integrar una macro con Microsoft Project para que
funcione como un comando incorporado.
Acerca del trabajo con macros
Automatizando las tareas comunes con macros
podrá mejorar la eficacia general
del trabajo. Toda tarea que se repita periódicamente es
una buena candidata para una macro. Algunas de las tareas
cotidianas que pueden automatizarse con macros
son:
Apertura de un proyecto.
Edición de un campo.
Dar formato a una programación.
Impresión de un informe.
Para crear una macro, es necesario grabar una serie de
acciones de
Microsoft Project. El proceso de grabar acciones en
Microsoft Project es similar a grabar sonidos con un
magnetófono. Así como este aparato graba sonidos en
una cinta, Microsoft Project graba las acciones en
una macro.
Más tarde podrá ejecutar la macro, dando
instrucciones a Microsoft Project para que reproduzca las
acciones que
fueran grabadas.
La información que Microsoft Project almacena en
una macro es un código de Visual Basic. Si
está familiarizado con la programación de computadoras
quizá desee perfeccionar este código con Visual Basic para
aplicaciones. También se puede crear directamente una
macro utilizando Visual Basic para
aplicaciones.
Creación y eliminación de una
macro
1.Haga clic en el botón "Grabar macro" de la
barra de herramientas de Visual
Basic.
O bien, elija Grabar macro en el menú
Herramientas.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", escriba un nombre
para la macro.
El nombre de una macro puede contener letras,
números y subrayados. Debe comenzar con una letra o un
subrayado, pero no puede contener espacios ni signos de
puntuación.
3.En el cuadro "Descripción:", escriba la
descripción de la macro.
Nota Si tiene previsto grabar acciones que impliquen la
selección de campos en una hoja de tareas o de recursos,
quizá desee configurar referencias predeterminadas para la
macro. Elija el botón "Opciones" y, a continuación,
seleccione las opciones de referencias absolutas y relativas de
su preferencia en "Referencias de fila" y "Referencias de
columna".
4.Elija "Aceptar".
5.Ejecute las acciones que desee grabar.
Las acciones pueden incluir elegir comandos y
seleccionar texto.
6.Al terminar de grabar acciones, haga clic en el
botón "Finalizar grabación" de la barra de
herramientas de Visual
Basic.
O bien, elija Finalizar grabación en el
menú Herramientas.
Ejecución e interrupción de una
macro
1.Haga clic en el botón "Ejecutar macro" de la
barra de herramientas de Visual
Basic.
O bien, elija Macros en el
menú Herramientas.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro
que desee ejecutar.
3.Elija el botón "Ejecutar".
Cambio de la descripción de una
macro
1.En el menú Herramientas, elija Macros.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione el nombre
de la macro cuya descripción desee cambiar.
3.Elija el botón "Opciones".
4.En el cuadro "Descripción:", escriba la nueva
descripción de la macro.
5.Elija "Aceptar".
Asignación o anulación de una macro
como nuevo comando del menú
Herramientas
1.En el menú Herramientas, elija
Macros.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro
que desee asignar al menú.
3.Elija el botón "Opciones".
4.En el cuadro "Mostrar en la lista del menú de
macros", escriba el nombre del comando tal y como desee que
aparezca en el menú Herramientas.
El nombre del nuevo comando puede contener letras,
números, espacios y signos de puntuación. En
Microsoft Project, el carácter siguiente al último
signo de unión (&) aislado aparecerá subrayado,
de manera que podrá presionarlo en el teclado para
elegir el comando en el menú. Para incluir un signo de
unión en el nombre del comando, escriba dos caracteres de
unión consecutivos (&&).
5. Elija "Aceptar".
Asignación y anulación de teclas de
método abreviado de una macro
1.En el menú Herramientas, elija
Macros.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro a
la que desee asignar teclas de método abreviado de la
lista.
3.Elija el botón "Opciones".
4.Seleccione una letra para el método
abreviado.
Escriba una letra en el cuadro "Ctrl+".
5.Elija "Aceptar".
Nota Algunos comandos de Microsoft Project
para Windows utilizan teclas de método abreviado
incorporadas. Por ejemplo, para crear un nuevo proyecto
podrá presionar CTRL+U. Por consiguiente, no es posible
asignar estas teclas de método abreviado a una
macro.
Autor:
Omar A. Moscoloni