(EDI)
Definiciones:
Es un Conjunto coherente de datos,
estructurados conforme a normas de
mensajes acordadas, para la transmisión por medios
electrónicos, preparados en un formato capaz de ser
leído por el ordenador y de ser procesado
automáticamente y sin ambigüedad.
Es aquella parte de un sistema de
información capaz de cooperar con otros sistemas de
información mediante el intercambio de mensajes
EDI.
¿Qué funcionalidad ofrece el
EDI?
Intercambio electrónico de datos es el
intercambio entre sistemas de
información, por medios
electrónicos, de datos
estructurados de acuerdo con normas de
mensajes acordadas. A través del EDI, las partes
involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y
predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a
cabo mediante la transmisión de datos
electrónicos estructurados.
En el EDI, las interacciones entre las partes tienen
lugar por medio de aplicaciones informáticas que
actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden
intercambiar información comercial estructurada. El EDI
establece cómo se estructuran, para su posterior
transmisión, los datos de los documentos
electrónicos y define el significado comercial de cada
elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de
transporte
adicional (por ejemplo, un sistema de
tratamiento de mensajes o de transferencia de
ficheros).
Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía
de las partes involucradas,
no impone restricción alguna en el procesamiento
interno de la información intercambiada o en los
mecanismos de transmisión.
Principales campos de
Aplicación
Los típicos campos de aplicación del EDI
son el intercambio de información industrial, comercial,
financiera, médica, administrativa, fabril o cualquier
otro tipo similar de información estructurada. Esta
información, con independencia
de su tipo concreto, se
estructura en
unos formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones
informáticas. Ejemplos de datos EDI son las facturas,
órdenes de compra, declaraciones de aduanas,
etc.
La automatización de las interacciones por
medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la
intervención humana, reduciéndose las tareas
relativas a la reintroducción de datos, impresión,
envío de documentos
vía correo o vía fax. A
través del EDI, las Administraciones Públicas
pueden incrementar la eficiencia de las
operaciones
diarias y mejorar las relaciones con agentes externos como
empresas,
instituciones
económicas y financieras, y otras Administraciones
Públicas.
El universo de
clientes
potenciales del servicio EDI
es muy amplio, debido a que ésta dirigido a empresas que se
relacionan comercialmente, en forma independiente de su
tamaño.
Como ejemplo de grupos de
potenciales clientes, podemos
mencionar:
* Sector de la Distribución (Supermercados y Proveedores)
* Sector de las Automotrices (Terminales, Proveedores y
Concesionarios)
* Sector Farmacéutico (Farmacias y
Laboratorios)
* Sector de la Administración Pública
* Sector del Transporte y
Turismo
Normas de
sintaxis
Básicamente, las normas EDI
proporcionan las reglas de sintaxis que definen los documentos
electrónicos estructurados (llamados mensajes EDI) y un
número cada vez mayor de mensajes EDI acordados
internacionalmente.
El módulo ephos sobre EDI se basa en las normas y documentos
desarrollados por las Naciones Unidas y
recogidos en "ISO 9735 –
Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, Comercio y
Transporte
(EDIFACT) – Reglas de aplicación de la sintaxis" (en
29735). Si bien por razones históricas, en diferentes
dominios regionales o sectoriales se utilizan otras reglas de
sintaxis (no normalizadas), EDIFACT es la única sintaxis
normalizada.
Planificación de Sistemas De
Información en la
Empresa.
El Intercambio Electrónico De Datos
Hoy en día, el sistema
informativo contable de cualquier empresa, por
pequeña que sea, se encuentra informatizado, de forma que
habitualmente se logran unos elevados niveles de automatización de las tareas
administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que se
encuentren integrados los programas de
contabilidad
con los que gestionan la tesorería o la nómina
y que estos datos se procesen muy rápidamente.
Pero suele suceder que dos empresas que
mantienen una intensa relación comercial cliente-proveedor
y que disponen de sendos sistemas
informativos contables avanzados, realicen sus transacciones
económicas introduciendo las órdenes de compra, las
facturas y el resto de documentos en
sobres, que posteriormente son enviados por correo. Hoy en
día, también es habitual enviar estos documentos a
través del fax, con lo
que se agiliza la gestión. Si la empresa
utiliza un fax-modem
conectado al ordenador y gestionado por un programa
informático, se evita tener que imprimir los documentos,
enviándolos directamente desde su ordenador hasta el
fax de la otra
empresa.
Otra solución más sofisticada, pero menos
frecuente, consiste en enviar dichos documentos a través
del correo
electrónico. El correo
electrónico permite enviar mensajes entre diferentes
ordenadores que estén conectados a redes de ordenadores como
por ejemplo Internet o Compuserve. Sin
embargo, este procedimiento no
está exento de inconvenientes, debido a que el correo
electrónico no está normalizado y, salvo que el
cliente y el
proveedor acuerden previamente componer de alguna forma sus
mensajes, exige que el receptor traduzca los documentos
recibidos. Además, el uso de mero correo
electrónico no es un medio seguro para
realizar las transmisiones comerciales ni garantiza su
confidencialidad.
La solución que desde hace varios años
están adoptando muchas empresas se
denomina EDI o Intercambio Electrónico de Datos. El EDI
básicamente consiste en transmitir electrónicamente
documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones
informáticas, en un formato normalizado. En este trabajo
describimos qué es el EDI, qué diferentes normas EDI
existen, por dónde viajan los datos, cual es la estructura de
un mensaje EDI, los beneficios y los costes que para una empresa puede
suponer el implantar este sistema y el
impacto que puede tener sobre la Contabilidad.
El EDI, ¿Revolución conceptual o
tecnológica?
Así como en los años ochenta y noventa el
ordenador ha sido la herramienta
de trabajo básica del profesional de la Contabilidad,
desde hace varios años asistimos a una verdadera revolución
en la transmisión electrónica de información, de forma
que se intuye que en los umbrales del siglo XXI las herramientas
que utilizará este profesional estarán ligadas a
las telecomunicaciones. En palabras de René
Ricol (1995), presidente de la orden de expertos contables de
Francia, "de
todos los progresos que acompañarán a la
profesión contable, el EDI es ciertamente el más
inminente". En este apartado analizamos las novedades
organizativas que implica la utilización del EDI en
la empresa,
revisamos los principales intentos de normalización y la situación actual
de los diferentes estándares EDI.
El EDI consiste en transmitir electrónicamente
documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones
informáticas en un formato normalizado, de forma que la
información entre las empresas pueda
ser procesada sin intervención manual. Las
empresas que desean utilizar el EDI se suelen poner en contacto
con compañías ligadas al sector de las telecomunicaciones que ofrecen servicios EDI.
Un servicio EDI,
es el conjunto de prácticas asociadas a la
explotación de un sistema
telemático particular de EDI que cubren todos los aspectos
funcionales del servicio
(técnicos, organizativos, de formación, de soporte
y mantenimiento,
comerciales y administrativos), dando así forma a una
aplicación EDI concreta para un segmento industrial
particular.
Transmisión de documentos entre
empresas.
El sistema
tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos
entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel,
presenta dos inconvenientes. En primer lugar, la lentitud.
Documentos que se generan en ordenadores que procesan la
información a gran velocidad,
posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse
de forma manual en las
empresas de correos. Por este motivo, muchas empresas han
sustituído el correo como medio para enviar sus documentos
por el fax, lo que ha
agilizado en buena medida la gestión. Sin embargo, se mantiene otro
problema: la diversidad de modelos de
facturas, pedidos, hojas de precios, etc.
Esta falta de normalización es causa de muchos errores
administrativos y, de nuevo, de lentitud. La figura 1, adaptada
de Heath (1991) muestra el
procedimiento
convencional simplificado de transmisión de documentos
administrativos entre las empresas.
Fig 1: Procedimiento
convencional de transmisión de documentos entre las
empresas.
En donde :
La primera empresa extrae la
información necesaria de la base de datos del
sistema informático contable e imprime los documentos
necesarios. Estos documentos se envían por correo a la
otra empresa, quien
debe introducir de nuevo los datos en su sistema
informático. Por lo tanto, en el procedimiento
tradicional frecuentemente se producen redundancias ya que los
documentos que se imprimen en una empresa son introducidos
manualmente por sus empleados en el sistema informático de
la otra.
La figura 2 muestra, grosso
modo, los cambios que supone implantar un sistema EDI. Como se
aprecia en la nueva figura, el EDI no supone una verdadera
revolución
desde el punto de vista conceptual.
Lo cual consiste simplemente en incorporar un procedimiento
electrónico de transmisión de información al
documento administrativo-contable. De la simple observación de la figura podemos apreciar
cómo la empresa puede
obtener ahorro de
varias formas tras implantar un sistema electrónico de
intercambio de datos. En primer lugar, aparece un ahorro de
tiempo, ya que
la información viaja por redes de comunicación. En segundo lugar, se producen
menos errores, ya que el proceso
está completamente automatizado y los ordenadores se
equivocan menos. Además puede haber un importante ahorro en
dinero,
dependiendo de lo que cueste enviar estos
documentos.
SERVICIOS
EDI
Como ya mencionamos anteriormente EDI es el intercambio
electrónico de documentos estandarizados, a través
de redes de telecomunicaciones, entre aplicaciones
informáticas de empresas relacionadas comercialmente. El
EDI sustituye el soporte papel de los
relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los
documentos comerciales más habituales (órdenes de
compra, remito, factura, lista
de precios, etc.)
por transacciones electrónicas con formato normalizados y
acordados previamente entre los usuarios del servicio.
Este servicio, a diferencia del correo
electrónico, relaciona aplicaciones
informáticas que residen en las computadoras
de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de
información se realiza entre aplicaciones
informáticas y no entre personas.
Principales
Beneficios
EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades
de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se
destacan :
* Agilización de procesos
comerciales
* Importante disminución de errores en los
documentos
* Disminución de stocks, debido a la facilidad de
aplicación de técnicas "Just-in-Time"
* Ahorro de
costos de
administración
* Mejora de la competitividad
de la empresa que lo
adopta
Componentes de
EDI
EDI cuenta con algunos componentes que a
continuación se describen uno a uno.
CENTRO DE
COMPENSACIÓN
La función básica del Centro de
Compensación es la de recibir, almacenar y
reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales
que los usuarios del servicios
intercambian. Así, se asegura la integridad y
confidencialidad de la información. En él cada
empresa tiene asignado un buzón electrónico, a
través del cual el usuario recibe y recupera la
información que sus interlocutores comerciales le
envían. La plataforma hardware del Centro es
"Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del
servicio: 24 horas por día, 365 días del
año.
Los aspectos de seguridad tales
como: control de
acceso, suministro de energía
eléctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con
el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y
confidencialidad de su información.
Los clientes
sólo necesitan realizar una conexión física para
intercambiar documentos con todos sus interlocutores,
circunstancia que facilita el uso diario del Servicio.
Además de esta simplificación introducida por el
centro Servidor, existe
otra serie de ventajas, como las siguientes:
* Una sola conexión sirve para enviar a TODOS los
destinatarios y
recibir de TODOS los remitentes
* Alta disponibilidad – Confidencialidad
absoluta
* Integridad de datos implícita en los protocolos
utilizados
* Mantiene y facilita control de
documentos
RED DE TELECOMUNICACIONES
Las empresas usuarias del servicio tiene acceso al
Centro de Compensación a través de la red Terrestre y/o Satelital
de STARTEL. El ingreso a la misma podrá ser por medio de
acceso directos (X.25, X.28) o por la red telefónica
conmutada al centro más cercano (acceso RAC X.28). La
elección del vínculo se determina en función
del tráfico que las empresas necesitan cursar.
Los accesos a la red terrestre con que cuenta
el Centro de Compensación
tiene la facilidad de cobro revertido. Es decir, los
clientes que se
comunican con el Centro no abonan el tráfico generado en
la Red.
El protocolo
utilizado es el OFTP (Odette File Transfer Protocol), el cual fue
diseñado especialmente para intercambios EDI y es en la
actualidad el de mayor difusión.
ESTACIÓN DE
USUARIO
La estación de trabajo es la herramienta software que permite
realizar la conexión del sistema informático de
cada Cliente con el
Centro de Compensación. La misma cubre la siguientes
funciones:
* Comunicaciones
* Traducción de mensajes al formato
estandarizado
* Interfase con las aplicaciones del sistema
informático del Cliente
* Entrada manual de datos e
impresión de documentos recibidos
El equipo necesario para soportar la Estación de
Trabajo, en su configuración básica, es una
computadora
AT, un modem
compatible Hayes y una conexión
telefónica.
¿Cuándo usar el
EDI?
Generalmente, se utiliza el EDI cuando:
* Las partes involucradas en el intercambio son
autónomas y comparten un
entendimiento predefinido, claro y común sobre
los negocios
y
servicios a
utilizar;
* La información a intercambiar puede mapearse
sobre mensajes
normalizados.
Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes
normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la
utilización del EDI. En la Sección se proporcionan
directrices o guías para el diseño
de nuevos mensajes EDI.
Un uso típico del EDI es la automatización de los intercambios entre un
departamento y una organización externa (por ejemplo, una
compañía suministradora) o entre dos grandes
departamentos de la misma Administración, cada uno de ellos dotado
con su propio sistema de
información y diferentes formas de representar la
misma información. No obstante, dentro de un mismo
departamento pueden existir unidades que tienen sus propios
dominios de aplicación implementados sobre diferentes
sistemas
informáticos, y necesitan automatizar el intercambio de
datos mediante el EDI.
La existencia de conjuntos de
mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para
la automatización de los procedimientos
administrativos o comerciales. Como se indicará
posteriormente en el Escenario 4, el número actual de
mensajes normalizados o en fase de borrador, abarca una extensa
área de aplicaciones relevantes para las Administraciones
Públicas.
La introducción del EDI debería decidirse
teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
* el volumen de
documentos comerciales/administrativos intercambiados;
* el actual porcentaje de error en el tratamiento de
documentos sobre
papel;
* el coste del tratamiento y mantenimiento
de documentos sobre papel;
* el factor tiempo (si es
crítico o no);
* el valor
estratégico asignado al EDI en términos de
beneficios a largo
plazo.
Este análisis debería compararse con la
evaluación del coste necesario
para
implementar una solución basada en el EDI. A los
costes de contratación previstos deberían
añadirse los costes derivados de procedimientos
internos (por ejemplo, preparación del personal).
A continuación se describe la utilización
del EDI en los escenarios de
contratación :
Escenario 1
–
Nuevo Sistema Ofimático para un Gran Departamento
con Compras
Centralizadas. La utilización del EDI en el Escenario 1 es
apropiada para la automatización de los intercambios entre la
unidad de compras y los
suministradores externos. La figura I-1 muestra los
procesos
comerciales que es capaz de soportar el EDI en el Escenario
1.
Figura I-1 El EDI en el Escenario 1
En la solución adoptada, la unidad de compras, en
nombre del Departamento, intercambia mensajes EDI normalizados
con dos suministradores habituales para solicitar ofertas sobre
ciertas mercancías o servicios. Los
proveedores
potenciales envían las ofertas solicitadas, la unidad de
compras
envía una orden de compra al proveedor seleccionado, el
cual, a su vez, enviará el aviso de expedición
(notificación de entrega) y la correspondiente factura.
Para el intercambio interno de información es
preferible utilizar los mensajes EDI normalizados. Sin embargo,
en el ejemplo anterior, se han utilizado formatos de mensajes
locales.
En resumen, el EDI permite que el contratista
reúna algunos de los requisitos de los Nuevos Sistemas
Ofimáticos:
* automatización de los complejos procedimientos de
compras;
* intercambio de documentos electrónicos con los
proveedores
habituales
y el banco;
* reducción del tiempo de
entrega;
* reducción del esfuerzo asociado a la gestión
de los procedimientos
de
compras.
Escenario 2
–
Nuevo Sistema Ofimático Pequeño para una
Unidad Administrativa
El Escenario 2 hace referencia al intercambio de
memorias o
documentos de trabajo dentro de una unidad administrativa
pequeña. Dado que no está previsto el intercambio
de documentos comerciales con agentes externos, no se ha
identificado ninguna necesidad de utilizar el EDI en dicho
escenario.
Escenario 3
–
Sistema Integrado de Voz y Datos para un Gran
Departamento
El Escenario 3 hace referencia a la integración de los sistemas de voz y
datos, sin requisitos específicos para el intercambio de
mensajes EDI. No obstante, en el futuro podría utilizarse
la red troncal de
comunicaciones
y los servicios de
directorio para soportar el EDI.
Escenario 4
–
Descentralización en una Gran Administración Pública
Distribuida
En el Escenario 4 un uso más extenso de los
mensajes EDI permite la automatización de los diversos
procedimientos
comerciales y administrativos que tienen lugar entre el
Departamento y otros agentes, como proveedores,
bancos, otras
administraciones, etc.
La Figura I-2 muestra
esquemáticamente las actividades relevantes para
la
Administración Pública que la tecnología EDI es
capaz de soportar hoy en día. 
Figura I-2 Actividades de la Administración Pública soportadas
por el EDI
Se dispone de mensajes EDI para soportar ciclos
comerciales/administrativos
con diferentes agentes externos, en áreas comunes
a muchas Administraciones Públicas:
* pedido/facturación a/de proveedores;
* estadísticas, con propósitos
informativos;
* operaciones de
seguros;
* pre-oferta y
oferta;
* control
post-oferta;
* pagos a través de bancos.
El EDI también puede soportar otros procesos de la
Administración Pública
en dominios específicos como:
* aduanas;
* administración social;
* transporte;
* sanidad;
* municipios;
* policía;
* servicios judiciales.
Un posible requisito de todos los escenarios EDI es la
necesidad de reconocer, mediante un acuse de recibo, los mensajes
enviados. El EDI es capaz de cumplir este requisito a
través del intercambio de un mensaje de servicio dedicado
específicamente a este propósito.
Un requisito importante del nuevo sistema es la
necesidad de contemplar ciertas características de seguridad. Los
requisitos típicos de seguridad son:
autentificación del origen del mensaje, no-repudio del
origen, no repudio de la recepción, integridad del
contenido, confidencialidad del contenido. Aunque no se disponga
todavía de normas EDI en este área, el sistema EDI
puede ofrecer dichas funcionalidades.
¿Cómo elegir la
solución correcta?
Las soluciones
relativas a los Escenarios 1 y 4 se describen en términos
de los requisitos comerciales y servicios funcionales necesarios
para soportar estos negocios
particulares.
Por razones legales, es conveniente documentar y
especificar ambos escenarios mediante un acuerdo de intercambio y
su correspondiente anexo técnico, con arreglo al marco
definido en el modelo europeo
de acuerdo a EDI.
En general, existen diferentes soluciones
para integrar las funcionalidades EDI dentro del entorno de las
Tecnologías de la Información del contratista.
Estas soluciones
abarcan, desde servicios EDI separados de las aplicaciones ya
existentes, hasta la modificación de los programas (o
aplicaciones de usuario) para integrar en ellos las
funcionalidades EDI.
Adicionalmente, y a pesar de que los Escenarios 1 y 4
están relacionados con la contratación de nuevos
sistemas (componentes específicos para el EDI), estas
soluciones no
implican, en general, la adquisición de un nuevo sistema
dedicado.
Visión del Servicio
Funcional
La arquitectura
funcional que soporta la visión, es decir, que en esta
solución las órdenes de compra son generadas por el
personal del
Departamento y enviadas posteriormente al servidor
departamental en el cual se ejecutan las aplicaciones de compras
y facturación.
Son necesarios los siguientes servicios EDI:
* comunicación externa;
* traductor para codificar/decodificar la
información local en mensajes
normalizados EDIfact;
* comunicación interna: el sistema
departamental proporciona las
capacidades necesarias para importar/exportar datos
entre el traductor
y la base de datos
local;
* servicios de seguridad para
garantizar la autenticidad e integridad en
las transacciones de órdenes de compra y
facturas
* servicios de gestión: histórico de los mensajes
enviados/recibidos,
informes de
error e informes de
estado del
sistema.
La pasarela EDI puede también residir en otro
sistema, por ejemplo, una
estación de trabajo EDI dedicada.
Visión
Comercial
El escenario mostrado en la Figura I-2 abarca negocios
multilaterales y multisectoriales en los que la
Administración Pública juega diferentes papeles:
contratista de un proceso
cliente/servidor, fuente
de información estadística, etc. Además, se
requieren distintos acuerdos de intercambio para cubrir los
diferentes escenarios EDI entre socios
comerciales.
Algunos requisitos destacados que tiene que reunir esta
solución son:
* algunas transacciones, como las órdenes de
pago, tienen que ser seguras;
* para el almacenamiento y
administración de los datos más relevantes de las
organizaciones
comerciales (nombre y dirección) y sus perfiles de
cooperación, puede utilizarse un directorio
distribuido;
* para soportar de forma segura (fiable) las
transacciones de órdenes de pago un notario
electrónico debe actuar como proveedor de un servicio de
certificación o registro
notarial;
* los mensajes recibidos tienen que ser reconocidos
(mediante el acuse de recibo).
Integración y
Migración
Existen dos soluciones
básicas para integrar un paquete de software EDI
dentro del entorno tecnológico :
* Solución de Procesador
Front-End -frontal de comunicaciones- (FEP):los servicios EDI se
mantienen tan separados como sea posible de las aplicaciones
existentes;
* Solución Integrada: las aplicaciones existentes
se modifican para integrar en ellas la funcionalidad
EDI.
La Solución 1 puede
implementarse de dos formas:
* El paquete de software EDI reside en una
máquina separada (frecuentemente un PC) que se conecta con
el sistema de
información del contratista por medio de un paquete
simple de comunicaciones
.
* El paquete de software EDI está
corresidente con las aplicaciones del sistema de
información de la Administración
Pública.
Frecuentemente, la solución FEP sobre
máquina separada es la opción favorita para
introducir el EDI en grandes organizaciones
durante proyectos
pilotos/de prueba. En general es barato, permite una puesta en
marcha rápida y no enlaza directamente el sistema de
información del contratista con el mundo exterior.
Esta solución tiene algunas desventajas: la conectividad
entre el FEP y el sistema de información puede resultar
difícil; si el FEP es un PC, debe tenerse en cuenta la
dimensión de los recursos hardware; podrían ser
necesarios servicios de seguridad que
garanticen el enlace entre el FEP y las aplicaciones del
usuario.
Sin embargo, está claro que en el futuro la
funcionalidad EDI se integrará
en el sistema de información .
La Solución 2
Y que sólo por medio de esta solución
será posible maximizar los beneficios derivados de la
introducción del EDI.
Identificados los mensajes EDIfact adecuados para el
negocio, y antes de iniciar la fase de contratación, las
Administraciones Públicas deben analizar cuidadosamente
sus sistemas internos.
El objetivo del
citado análisis es evaluar los impactos y cambios
necesarios para introducir el EDI dentro del entorno de
Tecnologías de la Información existente.
Debería realizarse un análisis de las comunicaciones
internas, a fin de resaltar los puntos principales o secundarios
relativos a:
* disponibilidad de datos: ¿están los
datos internos almacenados en diferentes ordenadores?,
¿existen dificultades para acceder a ellos?, ¿y
para obtenerlos? ¿están disponibles los datos
obligatorios en un intercambio o, por ejemplo, se teclean o se
imprimen manualmente antes de que los documentos salgan de la
oficina? La
existencia de problemas de
esta índole puede conducir al abandono de la
utilización del EDI o el rechazo de los mensajes unsm, o
subconjuntos unsm, aprobados;
* contenido de los campos: ¿están los
datos internos almacenados en los campos apropiados? Si en la
base de datos
interna hay demasiada información almacenada en "forma de
texto libre"
(por ejemplo, como comentarios), en lugar de en un formato bien
estructurado, puede resultar muy difícil realizar el mapeo
de la información interna sobre los elementos de datos
EDIfact;
* longitudes de campos: ¿son compatibles las
longitudes? Los datos internos tienen que poder
introducirse en los elementos de datos EDIfact;
* formato del contenido: ¿son compatibles con
EDIfact los formatos de los datos internos? ¿se utilizan
de forma consistente los decimales? Si los datos se almacenan,
por ejemplo, en formato carácter en lugar del formato
numérico requerido por EDIfact, será necesario
disponer de facilidades de conversión.
Los problemas de
integración adicionales que pudieran
surgir, deberían ser resueltos por los productos EDI
adquiridos. Por ejemplo, los problemas
derivados de las diferencias entre los códigos utilizados
en la base de datos
interna y los exigidos por EDIfact pueden resolverse por medio de
paquetes de software EDIfact que
soporten capacidades de mapeo entre códigos internos y
códigos EDIfact. El vendedor tiene que proporcionar o
soportar la capacidad de actualizar las tablas de
mapeo.
Antes de la fase de integración, las Administraciones
Públicas deberían también considerar la
reorganización de los procedimientos internos del sistema
de información con objeto de maximizar los beneficios del
EDI.
Estaciones de trabajo
EDI
Una estación de trabajo EDI es la solución
más flexible desde el punto de vista de la integración con el entorno de
tecnologías de la información existente. En
realidad, se trata de una pasarela EDI dotada de capacidades para
la entrada local de datos y la gestión
de los mensajes de la base de datos.
Utilizando una estación de trabajo, el usuario puede
procesar mensajes manualmente y con mayor facilidad que con las
soluciones FEP o integrada. Una estación de trabajo no
está necesariamente integrada con las aplicaciones
internas y puede utilizarse de forma autónoma. No se
recomienda esta solución, ya que, como consecuencia de la
intervención humana, los beneficios derivados de la
utilización del EDI se ven reducidos.