Planificacion de una auditoria de calidad

OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica
será capaz:

Planificar una auditoria.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los
siguientes contenidos:

Determinación del ámbito de
auditoría

Estudio de documentación
relevante

Acordar un itinerario relevante

Preparación de la
documentación de trabajo

Contenido de las listas de
comprobación

Procesos de auditoría

Seis etapas del proceso de
auditoría

Planificacion de
la Auditoria

La preparación de una
auditoría es la máxima importancia para que resulte
satisfactoria y eficaz. La preparación de
auditorías se puede dividir en cuatro
elementos:

Determinación del ámbito de
auditoría

El auditor debe asegurarse de qué procesos o
área(s) debe examinar. Ésta es una
información que será proporcionada por el Programa
de Auditoría y/o el personal responsable de la
programación de la auditoría. Esto se puede saber
por sentido común pero es muy importante que se comprenda
claramente la magnitud de la auditoría, de lo contrario la
naturaleza global del Programa de Auditoría se verá
comprometida.

Sin embargo, esto no sólo lo deben comprender el
auditor y quien programa la auditoría, porque existe una
parte importante en ella que desempeña un papel clave en
el proceso de auditoría, es decir, el auditado. Si ellos
no están involucrados en esta etapa tan temprana de la
auditoría, existe el riesgo de malentendidos y problemas
durante la misma. Si se plantea este tema por primera vez en la
reunión de apertura, será demasiado tarde. Mientras
se acuerda el ámbito en la etapa de preparación, se
puede también concretar el itinerario de auditoría
– véase más adelante en esta
sección.

Estudio de
documentación relevante

Una vez, establecido el ámbito de
auditoría, se desarrollará un estudio inicial que,
consistirá en una revision general de:

0 El manual de calidad y los
procedimientos de aplicación (si están
disponibles), al área auditada.

0 Reglamentación,
especificaciones técnicas, etc., que típicamente se
aplican al área auditada.

0 Los resultados de la
última auditoría del área, además de
los (documentos de trabajo disponibles (ej., listas de
comprobación) relacionados con esa área.

0 Informes de
análisis de acción correctora relativos al
área.

En esta etapa la revisión no se realizará
en profundidad, y el auditor debe tener en cuenta:

0 Que el ámbito de
auditoría sea adecuado.

0 Tiempo necesario para
preparar las listas de control (Compatible con el tiempo
asignado).

0 Tiempo necesario para
realizar la auditoría (Compatible con el tiempo
asignado).

0 ¿Tengo experiencia
y conocimientos para hacer esto?

En dicha etapa, también resulta útil que
el auditor revise su propio Procedimiento de Auditoría
para asegurarse de que lo ha comprendido, y teniendo en cuenta
especialmente los cambios desde que se vio involucrado en el
proceso de auditoría.

Durante la preparación de una auditoría en
particular, puede que no existan procedimientos formales para el
proceso que se va a auditar. En este caso, tendremos que preparar
muchas preguntas que formularemos durante la auditoría y
comprender los siguientes aspectos del proceso:

0 Objetivos/ metas/ puntos
de mira

0 Entradas

0 Etapas del
proceso

0 Salidas

0 Controles

0 Mecanismos

0 Medidas

0 Resultados

Acordar un
itinerario de auditoría

Establecer un diálogo entre el auditor y el
responsable del área que se va a auditar, antes de la
fecha de auditoría, facilita el desarrollo de la misma.
Sin embargo, el auditor deberá cumplir con su propio
procedimiento y lo hará de manera formal, ej,
memorándum, notificación formal, visita,
etc.

Sin tener en cuenta la manera en que se hace esto, el
auditor deberá establecer lo siguiente:

0 Duración total de
la auditoría.

0 Ubicación y hora de
inicio.

0 Ámbito y
áreas que se van visitar.

0 Agenda, detallando el
progreso de la auditoría, siempre y cuando sea de
aplicación, ej. si hay que visitar varios
departamentos.

0 Planificar la
reunión final para aprobar los resultados de la
auditoría y debatir los requisitos de la acción
correctora.

0 Personal responsable que
deberá estar relacionado con la auditoría, en cada
etapa de la misma.

Tal y como se ha establecido previamente, si esto no se
comprende claramente durante la preparación de esta etapa,
aumentará el grado de incomprensión. El
diálogo en esta etapa establece el "tono" de la
auditoría, y puede afectar al compromiso y nivel de
cooperación que se muestra en el área durante
ésta y posteriores auditorías.

Preparación de la documentación
de trabajo

El formato y la cantidad de documentos de trabajo
utilizados durante la auditoría, depende de los requisitos
de procedimiento de la empresa y/o de la preferencia de los
auditores en particular. Normalmente incluirán listas de
comprobación y formatos estándar utilizados para
informar de las no conformidades u observaciones.

El formato de las listas de comprobación
varía de forma considerable de una empresa a otra, pero un
requisito fundamental es que el auditor se sienta cómodo
utilizándolo. Sólo se podrá utilizar como
recordatorio, en cuyo caso se puede cambiar a un formato para uso
personal o puede formar parte de los informes de auditoría
y detallar el ámbito y el desarrollo de la
auditoría.

Se recomienda que, a efectos de las auditorías
internas se desarrollen listas de comprobación, aunque
sean limitadas.

Se deben evitar las listas de comprobación de
tipo estándar preparados por otro personal. Este tipo de
lista de comprobación resultará en una
restricción innecesaria y anulará la iniciativa del
auditor.

Aunque los auditores siempre deben actuar dentro del
ámbito de la auditoría, los documentos de trabajo
no deberán ser definidos de manera fija, porque
restringirían actividades o investigaciones adicionales
que resultan necesarias para la información que se obtiene
de la auditoría.

Un tema de debate es si se debe utilizar una lista de
comprobación ya utilizada, o una nueva. Aunque es
preferible una lista nueva, puede que no resulte práctica
en cuanto a los recursos disponibles. Se podrían utilizar
listas de comprobación disponibles, pero se deben revisar
comparándolas con la documentación relevante, y
establecer así su aplicación continua.

Contenido de las
listas de comprobación

Cuando se audite un Procedimiento o área, se
deben tener en cuenta ciertos aspectos generales. Cuando se
prepare una lista de comprobación se considerará
cada uno de estos puntos:

CONTENIDOS DE LA LISTA DE
COMPROBACIÓN

0 Cuestiones para comprender
mejor lo siguiente:

o Proceso

o Etapas del proceso

o Controles del proceso

0 Métodos para
verificar la conformidad y eficacia:

o Preguntas o Registros o Informes

o Actividades

0 Detalles de rutas de
auditoría

Se utilizan diferentes formatos para la
elaboración de listas de control:

0 Tabuladas con campos
para:

o Puntos que se deben incluir o
verificar

o Método que se va a
utilizar

o Referencia del sistema

o Notas del auditor

0 Diagramas de
flujo

0 Mapas Mentales

0 Anotaciones del propio
procedimiento

El auditor probará formatos diferentes y
utilizará el que prefiera.

Sea cual fuere el formato que se utilice, el auditor se
asegurará que las cuestiones y tópicos siguen una
secuencia lógica. Los auditores establecerán
mentalmente un esquema de la secuencia de acontecimientos
propuestos en la auditoría y se reflejará en la
lista de comprobación.

Procesos de
auditoría

Cuando realícennos una auditoría,
verificaremos procesos dentro del sistema ele gestión. La
estructura del Sistema de Gestión se puede representar en
dos procesos diferentes:

1. Vertical – relacionado con lo propuesto
por la Política de Calidad, Objetivos de Calidad y
Planificación de Calidad.

2. Horizontal – relacionado con el proceso
de realización del producto (El proceso ¨cliente a
cliente¨).

También es importante comprender la
definición de auditoría a un proceso que
es:

¨Comprobar la capacidad de un proceso
para cumplir con objetivos/ metas / requisitos¨. Como
auditores, debemos finalizar el proceso de auditoría y
verificar el vertical y el horizontal.

Por lo tanto, en las listas de control
debemos anotar cómo vamos a hacer la
verificación:

0 Proceso
vertical

o Objetivos relevantes: De
organización Localizados

0 Proceso
horizontal

o Proceso / procesos específicos:
Entradas

Salidas Controles Mecanismos Medidas
Resultados

Sin embargo, debemos tener presente, que:

0 No podernos esperar a ver
un procedimiento documentado para el proceso vertical.

0 Es mejor comenzar a
comprender las implicaciones / requisitos del proceso vertical,
porque ayudará al auditado a centrarse en los temas clave
del proceso y dar prioridad a lo necesario.

0 Los auditores no pueden
esperar a ver los objetivos en cada función, departamento
o nivel de proceso.

0 Puede que no haya
procedimientos documentados disponibles para algunos de los
procesos horizontales.

0 Por lo tanto, el auditor
tendrá que concentrarse en aspectos como:

o Entradas

o Salidas

o Controles

o Mecanismos

o Resultados

Seis etapas del
proceso de auditoría

El "Proceso de Seis Etapas" es como se denomina a la
estructura útil para llevar a cabo una
auditoría.

Si este proceso es adaptado, formará un marco
para la lista de comprobación y si se sigue,
asegurará la realización de todas las actividades
necesarias de la auditoría. El propósito de cada
etapa es el siguiente:

1. Situar la escena:

0 Introducción y
explicaciones informales para:.

o Relajar al auditado

o Informar al auditado de¡ proceso de
auditoría.

2. Confirmar aspectos básicos:

0 Para determinar

o Estructura de
organización.

o Asignación de
responsabilidades.

o Estado del sistema
documentado.

o Competencia y formación de
personal.

3. Establecer el proceso:

0 Para comprender el proceso
que se va a auditar;.

o Identificar las etapas del
proceso

o Identificar lo que sucede en cada etapa
del proceso.

o Es vital, si la documentación es
limitada

0 Para establecer
cómo se controla el proceso

4. Buscar evidencias objetivas:

0 Recopilación de
evidencias que demuestren la conformidad y eficacia del
sistema:

o Formulando preguntas al
personal.

o Revisando informes.

o Observando las actividades.

5. Volver a comprobarlo:

0 Confirmar la conformidad
con los planes acordados.

0 Establecer rutas de
auditoría.

0 Seguimiento de rutas
previamente establecidas.

0 Confirmando que todos los
aspectos de la auditoría se han cubierto.

6. Cierre.

0 Agradezca la
cooperación.

0 Resuma las conclusiones
hasta el momento.

0 Informe al auditado de lo
que va a ocurrir a continuación.

Es normal que los auditores dividan el proceso en
pequeñas partes para facilitar el trabajo. Esto significa
que las etapas 3,4 y 5 pueden repetirse varias veces en un mismo
proceso, ej. En lugar de examinar todo un proceso de
inspección final dentro de una empresa. Se puede dividir
en:

0 Ensayo del producto
final

0 Salida del producto de
áreas de despacho

0 Producto en área de
envío

Este ciclo también se puede repetir
a un pequeño nivel en cada paso del proceso. Este sistema
puede resultar especialmente útil para las situaciones
siguientes:

0 El auditor posee un
conocimiento limitado del proceso que se va a auditar.

0 No existe un procedimiento
documentado del proceso que se va a auditar.

Finalmente, las listas de comprobación
estructuradas y recopiladas de manera apropiada, aseguran que la
auditoría está estructurada de manera que evita la
evaluación limitada y superficial de un
proceso.

Autor:

Rafael Freites Gonzalez