Accion correctiva en auditoria de calidad

OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica
será capaz:

Que es una acción correctiva y para
que sirve.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los
siguientes contenidos:

Identificación de acciones
correctivas

Análisis de resultados de
auditoria

Revisión por la
dirección.

Acciones
Correctivas

Identificación de Acciones Correctivas

D Corrección –
acción eliminar una no conformidad detectada.

D Acción correctiva
– acción para elimina la causa de una no conformidad
detectada. (Ref. ISO 9000:2000)

La acción correctiva debe eliminar la causa
raíz de una no conformidad detectada y prevenir su
reaparición. Una acción correctiva normalmente esta
precedida de una corrección, es decir de, la acción
para eliminar la no conformidad detectada, por ejemplo, el
procesamiento. En primer lugar, es responsabilidad del auditado
identificar la acción correctiva necesaria. Sin embargo,
el auditor, siempre que sea posible, ayudara a determinar la
causa raíz del problema. A continuación se muestra
la división de las tareas y responsabilidades respecto a
la acción correctiva.

AUDITADO

El auditor puede ayudar al auditado a
identificar la acción correctiva requerida, así
como los plazos formulando preguntas apropiadas:

D ¿Cuál es el
completo alcance del problema?

D ¿Por qué es
importante esta actividad?

D ¿Cuándo debe
estar solucionado? Acción par evitar su
reaparición/repetición:

D ¿Por qué,
por que, por que?

D ¿Cuánto
tiempo se necesita?

Auditorias de
seguimiento

Esto puede involucrar o no a los auditores
iniciales, dependiendo de lo que requiera el procedimiento de la
auditoria de la empresa. Al margen de quien lo realice, esta
tarea se debe llevar a cabo de una manera sistemática y
controlada.

Un método común es el de
utilizar la Hoja de Monitorización de Acción
Correctiva:

El seguimiento de la acción correctiva es
necesario para asegurarse de lo siguiente:

D Las cosas problemáticas se han
solucionado, es decir, se ha aplicado la
corrección.

Se ha eliminado el problema por completo, es decir, la
causa raíz del problema se ha identificado, y se ha
implantado la acción correctiva adecuada y resulta eficaz
para evitar la reaparición del problema.

Esta tarea se realiza de la siguiente manera:

D Formulando
preguntas

D Revisando
registros

D Observando
actividades

D Comprobando la
documentación (Si han tenido lugar
modificaciones)

Un problema que Ud. Puede encontrar es que
todavía haya evidencias de una deficiencia, cuando vuelva
a evaluar la eficacia de la acción correctora realizada
por el auditado. En tal caso, deberá tener en cuenta lo
siguiente:

¿Se ha identificado la causa de la deficiencia?
– Si no es así, hágalo ahora. Dependiendo de
los requisitos del sistema de la empresa en particular, esto
puede conllevar la emisión de un nuevo informe de
deficiencias y la renegociación de una fecha de
seguimiento apropiada.

¿El auditado ha realizado lo convenido? Si no es
axial, ¿Por qué no? Recuerde que los auditores no
deben ser crédulos, sino que deben juzgar de manera justa
basándose en las evidencias. El dispones de un sistema par
hacer saber a la dirección acerca de los fallos en el
cumplimiento de las acciones correctivas acordadas, resulta
útil para asegurarse de que la auditoria se toma en
serio.

¿Se ha llevado a cabo la acción correctiva
pero se ha comprobado que es ineficaz? Si este es el
caso,

¿Qué otras acciones correctivas se han
planificado? Algunas veces, lo que parece una solución
razonable y practica a un problema, resulta ser lo contrario. Lo
que importa es que la situación este bajo control y que se
hayan planificado otras acciones dentro de unos plazos. En dicha
situación, el auditor deberá investigar que
controles provisionales se han planteado para evitar la
aparición de más no conformidades. Por ejemplo:
inspección/comprobaciones adicionales. Siempre y cuando se
lleve a cabo dicha acción y se prevea otra acción
para tratar la causa raíz, dentro de un periodo de tiempo
definido, el informe de auditoria se puede dejar abierto y
acordar un seguimiento. Si la acción correctiva resulta
ineficaz y no se ha planificado ninguna otra acción, el
auditor debería intensificar, resaltar los hechos
encontrados inicialmente.

Análisis
de resultados de auditoria

A intervalos apropiados, la
dirección e la empresa deberían revisar el sistema
para asegurarse de su continua idoneidad y eficacia.

Algo fundamental al respecto es la
revisión de los resultados del exhaustivo Programa de
Auditoria llevado a cabo. Es importante analizar los informes de
deficiencias emitidos por que, si se informara de las
deficiencias a la empresa, deben establecerse las causas de las
deficiencias de manera que se puedan llevar a cabo
las acciones adecuadas a grane escala.

El análisis podría estar
fundamentado en un número de deficiencias encontradas en
áreas o elementos del sistema.

El análisis de informes, además de ser
fundamental para un revisión por la dirección, es
un instrumento importante en el. Control de la labor del auditor.
Se deberá informar a todos los auditores de los
"análisis de tendencias" que estén
realizando, y tendrán que estar preparados para revisar
sus propio rendimiento al respecto.

En conclusión, si se tiene cuidado a
la hora de establecer un programa de acciones correctivas, las
perspectivas de un sistema de auditoria eficaz en costo se
realzan notablemente. Si el personal sabe apreciar que el papel
que desempeña un auditor incide directamente en la
eficiencia de la empresa, habrá una mejor
predisposición para que se realice la tarea. Asimismo, los
auditados consideran la auditoria como un ejercicio constructivo
y bienvenido, en lugar de evitarlo o aceptarlo de mala
gana.

Revisión
por la Dirección

Tal y como se ha establecido previamente,
la revisión de los resultados de auditoria es una parte
esencial para evaluar la idoneidad y eficacia del sistema –
¿que mas se debe revisar y como?

Se debe analizar y presentar la
información obtenida de las auditorias a la
dirección para su revisión, junto con los otros
datos de la organización.

La dirección utilizara esta
información para identificar decisiones y acciones, y
mejorar así la eficacia del SGC y sus procesos, productor
/ servicios y la necesidad de recursos.

El proceso de revisión por la
dirección y los requisitos del proceso se indican en el
siguiente diagrama:

REQUISITOS DE LA
REVISION POR LA DIRECCION

D Alta
Dirección

D A intervalos
planificados

D Para asegurar el
S.G.C:

–
Idoneidad/Adecuación/Eficacia

D Evolución de
Oportunidades para:

– La Mejora

– La Necesidad de Cambios y
Objetivos

PROCESO DE
REVISION POR LA DIRECCION

Autor:

Rafael Freites Gonzalez