El ABC de la gestión del tiempo

¡Aproveche
su tiempo!

-1ª Parte-

"Pocos son los que tienen tiempo
suficiente y, sin embargo, cualquiera tiene casi todo el tiempo
que hay".

(Paradoja del tiempo)

El tiempo es el bien más valioso que tenemos. Es
el sustantivo más utilizado en muchos idiomas. Es
más valioso que el dinero. El capital que representa
nuestro tiempo hay que invertirlo cuidadosamente. Podemos
describir nuestra vida como el tiempo que se nos ha asignado
aquí en la tierra. Nuestra más importante tarea en
la vida es sacarle el mayor provecho posible a este
tiempo.

El tiempo es un capital valioso:

* porque es muy escaso

* porque no se puede comprar

* porque no se puede ni escatimar ni
almacenar

* porque no puede multiplicarse

* porque pasa lenta pero inexorablemente

* porque es VIDA.

¡ El tiempo pasa lenta… pero
inexorablemente!

¿Qué valor le da usted a una hora de su
vida?

¿Anda usted con su tiempo tan cuidadosamente como
con su dinero?

Nuestro limitado capital – tiempo sólo lo podemos
estimar: Incluso en el caso de una esperanza de vida elevada, se
dispone como máximo de unas 200.000 horas de tiempo
planificable.

¡Hoy es el primer día del resto de tu
vida!

¡Aproveche su
tiempo!

El grado de aprovechamiento del potencial de trabajo
humano en la economía se calcula que es como mucho de un
30-40%. La mayor parte del tiempo y de la energía se
malgastan porque faltan objetivos, planificación,
prioridades, y visiones de conjunto.

Únicamente "manejando" a sabiendas, continuada y
consecuentemente el tiempo, logrará usted un mejor o
incluso óptimo aprovechamiento de su valioso y escaso
tiempo.

«Gestionar» el tiempo significa dominar
nuestro propio tiempo y trabajo en lugar de ser dominado por
ellos.

Todos los verdaderos "triunfadores" tienen una cosa en
común: En algún momento de su vida se han sentado a
pensar a fondo sobre cómo emplear y aprovechar su personal
capital-tiempo.

Para que la vida sea un éxito deberá
existir un concepto bien pensado del tiempo y de la vida: El
tiempo de que disponemos tiene que ser utilizado, a sabiendas,
para alcanzar metas u objetivos profesionales y personales.
Sólo de esta manera se puede establecer una
relación directa entre dominio de las tareas y actividades
diarias por una parte, y satisfacción personal y propio
progreso por otra.

¡Lo que importa no es cómo sople el viento,
sino la colocación de las velas! Una perfecta
"gestión", del tiempo le abrirá nuevos caminos
para:

* obtener una mejor panorámica de las actividades
y prioridades que tiene ante usted.

* tener más tiempo libre para la
creatividad (acción en lugar de
reacción)

* dominar, reducir, y evitar, a sabiendas, el
stress.

* tener más tiempo libre para la familia, los
amigos, y uno mismo.

* alcanzar consecuente y
sistemáticamente los objetivos que se ha propuesto, y
así lograr que su vida tenga sentido.

¡Detenga a
los ladrones del tiempo!

-2ª Parte-

"Nuestro tiempo en parte nos lo roban.
en parte nos lo quitan. y el que nos queda lo perdemos sin darnos
cuenta". (Séneca)

Cuando las cosas no discurren como hemos pensado o era
de esperar. a menudo se debe a que, por h o por b. se presentan
interrupciones o impedimentos que trastocan nuestros planes. De
algunos de estos obstáculos tenemos nosotros mismos la
culpa, pero de otros el responsable es el ambiente que nos
rodea.

¡Comience usted auto-estudiando su
trabajo!

¿Qué o quién nos roba el tiempo?
¿Cuáles son los ladrones de tiempo que
conocemos?

Las preguntas pueden ayudarle a examinar su
situación personal laboral y a identificar los factores
perturbadores de su tiempo.

¡Defina sus
metas y objetivos!

-3ª Parte-

"Cuando hemos perdido de vista definitivamente
nuestro objetivo es entonces cuando redoblamos nuestro esfuerzo".
(Mark Twain)

Una dirección de empresa eficaz sólo puede
funcionar con éxito cuando se trazan unos objetivos claros
y bien definidos y se controla la consecución de los
mismos. Los objetivos constituyen un reto para todas las personas
en ellos interesados y desencadenan acciones: se sabe a
dónde se quiere ir y qué meta alcanzar. Las metas
son al mismo tiempo el parámetro para enjuiciar y valorar
un esfuerzo. Dirigir por objetivos (management by objectives) es
un método tanto eficaz como cooperativo para dirigir de
forma moderna una empresa y sus colaboradores.

Las personalidades afortunadas también se trazan
objetivos concretos. Si nuestra vida, como un todo queremos que
sea satisfactoria, entonces detrás de todo ello tiene que
haber una razón de ser de la misma, es decir, claros
objetivos, tanto profesionales como privados, que hay que
conseguir y tareas de hoy y el (éxito y la
satisfacción del mañana.

Sólo aquel que también se ha marcado sus
objetivos es capaz de mantener durante el curso de todo un
día, con la agitación que ello supone, una
visión panorámica sobre todos los problemas, de
establecer correctamente las prioridades. de utilizar de una
forma óptima sus aptitudes. y lograr así, de una
forma rápida y segura, lo deseado. Esto es válido
tanto en el caso de la profesión como en los del tiempo
libre y familia.

Quien a sabiendas se ha marcado unas metas concretas y
las persigue. orienta las fuerzas da su
subconsciente en la dirección correcta para
conseguirlas (auto-motivación y auto-disciplina). Los
objetivos sirven para concentrar las fuerzas sobre el verdadero
punto de gravedad. No importa lo que usted haga, sino para que lo
hace. Establecer metas es una premisa inalienable y la clave de
un buen aprovechamiento del tiempo.

¿Por dónde comenzar? Muchas personas pasan
la mayor parte de su tiempo dedicadas a muchos problemas.
relativamente secundarios. en lugar de concentrarse en pocas
actividades. pero de vital importancia. A menudo, ya el 20% del
tiempo y la energía correctamente utilizados, desde un
punto de vista estratégico nos proporciona el 80% del
resultado:

– 20% del cliente o género nos da el 80% de la
venta

– 20% de fanos de producción origina el 80% de
los desperfectos

– 20% del periódico contiene el 80% de las
noticias

– 20% del tiempo de la entrevista proporciona el 80% de
las conclusiones

– 20% del trabajo de mesa posibilita el 80% del
éxito en el trabajo

Las conexiones de la regla 80:20 fueron descritas por
primera vez en el siglo XIX por el economista italiano Vilfredo
Pareto. Realizando investigaciones estadísticas
llegó Pareto a la conclusión de que el
20% de la población poseía el 80% de la
fortuna del pueblo. Este estado de cosas, conocido también
como principio de Parato, demostró también su
realidad en otros muchos aspectos de la vida.

Definir los objetivos y planificar las medidas y
actividades para conseguirlos significa lograr el 20:80%
del Éxito en la vida, tanto profesional como
privada. proponiéndoselo como máxima
prioridad.

¡Planifique
por escrito!

-4ª Parte-

"Quien no siembra no recoge".
(Refrán)

Cuanto mejor distribuyamos (= planifiquemos) nuestro
tiempo tanto mejor podremos aprovecharlo para el logro de
nuestros objetivos personales y profesionales.
Planificación significa prepararse para hacer realidad los
objetivos. Cuando usted planifica su trabajo, hace lo mejor que
puede hacer, ya que:

Planificación significa ganar
tiempo

La experiencia nos enseña que cuanto
más tiempo se invierte en planificar tanto menos tiempo se
gasta en realizar los objetivos marcados, ahorrando tiempo al
final:

Quien dedica 8 minutos a la
preparación de su trabajo diario y lo hace de una manera
consecuente, puede ganar a diario una hora de tiempo para lo
esencial.

¿Qué ventajas le reporta a usted la
planificación de su tiempo?

* Lograr los objetivos personales y profesionales de una
forma mejor y más rápida.

* Ahorrar y ganar tiempo para las tareas y
objetivos realmente importantes (tareas de dirección,
colaboradores, creatividad, familia, tiempo libre).

* Tener una visión panorámica sobre todos
los proyectos. tareas y actividades.

* Menos agitación y stress, más
previsión en el curso del día.

El más importante principio de la
planificación es la escritura:

– Los planes del tiempo que sólo se
tienen "en la cabeza" pierden en panorámica ("desaparecen
de la vista y de la cabeza") y se desechan más
fácilmente.

– Los planes de trabajo escritos significan una descarga
de trabajo para la memoria.

– Un plan fijado por escrito tiene el efecto
psicológico de una auto-motivación para el trabajo.
Sus actividades para dominar y vencer las tareas diarias
serán más orientadas hacia el objetivo marcado y
tenderán a la consecución precisa de las
mismas.

Ello hará que se distraiga menos
(concentración), solucionando de esta forma antes las
tareas propuestas, que sin una línea directriz fija
como la que representa un dietario.

– Controlando los resultados del día
no olvida usted lo que aún le queda por solucionar
(pasarlo a otro día).

– Aparte de todo esto, usted puede aumentar
sus éxitos. ya que con la planificación diaria
puede calcular mejor el tiempo perdido y, por ejemplo, planificar
de una forma más realista el tiempo para
imprevistos.

– Los dietarios escritos, coleccionados en un ordenador
especial, representan automáticamente una
documentación sobre el trabajo por usted realizado y puede
servirle en determinados casos como demostración y
protocolo de sus actividades o no actividades.

¡Utilice
planes diarios!

-5ª Parte –

"Cuanto más se planifique, menos
intervendrá la casualidad" (Proverbio del
manager)

El primer y más importante paso que se recomienda
dar al comenzar a trabajar con DIETARIOS es la
PLANIFICACIÓN de cada uno de los
DÍAS:

* El día es la UNIDAD MAS
PEQUEÑA Y ABARCABLE DE UN VISTAZO de una
planificación sistemática del tiempo.

* Cada día se puede COMENZAR DE NUEVO cuando no
ha transcurrido como se hubiera deseado.

* Quien con planificación no es capaz de dominar
el curso de un día, tampoco podrá dominar el curso
de PERIODOS DE TIEMPO MAS LARGOS como planes
mensuales o anuales.

Un PLAN DIARIO REALISTA sólo debería
contener, por principio, aquello que realmente se quiera, tenga,
y también, pueda RESOLVER EN DICHO DÍA. Puesto que
cuanto más se tengan por alcanzables los objetivos
fijados, tanto más se concentrarán y se
movilizarán las fuerzas necesarias para
lograrlos.

El MÉTODO ALPEN siguiente es relativamente
sencillo y sólo requiere ocho minutos diarios por
término medio de tiempo para la planificación y
así ganar MAS TIEMPO PARA LO ESENCIAL:

Escribir tareas, actividades y
fechas

Anote usted en la hoja correspondiente de su dietario y
en el apartado adecuado todo aquello que usted quiera o tenga que
resolver en dicho día:

– Trabajos necesarios anotados en su LISTADO DE
ACTIVIDADES para esa semana o mes.

– Asuntos o trabajos PENDIENTES del día
anterior.

– Trabajos IMPREVISTOS a realizar en el
día

– LLAMADAS TELEFÓNICAS y CORRESPONDENCIA que hay
que realizar y sacar.

– ASUNTOS QUE PERIÓDICAMENTE SE REPITEN, por
ejemplo: 13-14 horas, Reunión de la
Sección.

Calcular la duración de las
actividades

Anote usted al lado de cada actividad el tiempo que
usted cree que tendrá que dedicarle.

El tiempo es escaso. Ocho horas son y serán ocho
horas. Como muestra la experiencia, frecuentemente se SOBRESTIMA
EL TIEMPO TOTAL NECESARIO y se planifica más de lo que en
realidad se puede llevar a cabo.

Esto sólo conduce a una FRUSTRACIÓN
innecesaria y aversión a los dietarios.

– Calcule usted por tanto. aproximadamente. el TIEMPO
que tendrá que dedicar a las actividades que ha
planificado realizar. ¡El tiempo es oro! Cuando usted GASTA
SU DINERO, calcula aproximadamente. sino con exactitud,
cuánto va a costarle o a cuánto va a vender tal o
cual producto; ¿por qué no hacer lo mismo cuando
del capital "tiempo" se trata?

– Otra regla establecida por la experiencia nos dice que
para un trabajo a menudo se necesita tanto tiempo como
aquél del que se dispone. Cuando tenga que establecer el
TIEMPO QUE EN PRINCIPIO QUIERE DEDICAR A SUS TAREAS, procure
usted también, como en el caso de gastar su dinero, poner
y mantener un límite.

– Trabajará considerablemente MAS CONCENTRADO y
soslayará tanto más consecuentemente los

ESTORBOS, cuanto mejor calcule el tiempo a dedicar a una
determinada tarea.

Reservar tiempo muerto

"Una cosa es lo pensado y otra lo sucedido". Planifique
usted únicamente una determinada parte de su tiempo
laboral, según la experiencia, un 60% aproximadamente del
mismo (REGLA BÁSICA DE LA PLANIFICACIÓN DEL
TIEMPO). Acontecimientos imprevistos, interferencias,
«ladrones del tiempo», necesidades personales, etc.
no requieren una planificación exhaustiva, pero sí
una previsión.

La distribución de su tiempo debería
constar, por tanto, de tres bloques:

* 60% aproximadamente para actividades PLANEADAS
(dietario)

* 20% aproximadamente para actividades INESPERADAS
(perturbaciones, ladrones de tiempo)

* 20% aproximadamente para actividades ESPONTANEAS y
SOCIALES (tiempo para la creatividad)

Según el PRINCIPIO COMERCIAL DE CAUTELA parece
incluso indicado planificar únicamente el 60%
del tiempo laboral y reservar el otro 40% como TIEMPO MUERTO O DE
RESERVA.

Tomar decisiones sobre prioridades.
sintetizar y posibilidades de delegación

Dado que a la vista de la regla básica de la
planificación del tiempo se propende a planificar
más del 50-60% del tiempo laboral disponible,
tendrá que reducir usted de una manera rigurosa su listado
de actividades a una MEDIDA REALISTA.

– estableciendo prioridades,

– resumiendo o acortando aquello que se
pueda,

– y delegando.

El RESTO habrá que posponerlo, suprimirlo o
hacerlo en horas extraordinarias.

Control a posteriori – Dejar para otro
día lo pendiente

Cuando REPETIDAS VECES HA DEJADO PARA OTRA
OCASIÓN UNA ACTIVIDAD, la terminará viendo molesta
y entonces hay dos posibilidades:

– o "coge el toro por los cuernos" y SOLUCIONA de una
vez el asunto,

– o se olvida del problema porque es una cosa que se
SOLUCIONA por sí misma.

¡Establezca
prioridades!

-6ª Parte-

"Es mejor hacer el verdadero trabajo (=
efectividad) que hacerlo verdaderamente (=
eficiencia)"

(Peter Drucker)

Uno de los problemas principales de los estamentos
directivos es el continuo INTENTO DE HACER DEMASIADAS COSAS A LA
VEZ corriendo el peligro de PERDERSE entre los distintos
cometidos.

Al final de un duro día de trabajo se llega a
menudo a la conclusión de que si bien se ha trabajado
mucho, sin embargo. EN OCASIONES se han DEJADO POR HACER, o no se
han terminado, COSAS IMPORTANTES.

Los buenos «manager» se caracterizan entre
otras cosas por ser capaces de hacer tanto muchas cosas como muy
diversas actividades dedicando un determinado tiempo ÚNICA
Y EXCLUSIVAMENTE A UNA SOLA TAREA. Resuelven, por tanto, siempre
sólo una cosa, y de una vez, pero de una forma consecuente
y premeditada. Premisa imprescindible para ello es establecer
PRIORIDADES CLARAS, mantenerlas y llevarlas a cabo.

ESTABLECER PRIORIDADES significa decidir qué
tareas son las de PRIMER ORDEN. cuáles las de segundo. y
cuáles son las que hay que realizar a continuación.
Las tareas de MÁXIMA PRIORIDAD son las que HAY QUE HACER o
RESOLVER EN PRIMER LUGAR.

Ventajas de establecer
prioridades

Al establecer un orden de prioridades en la
ejecución de sus tareas se asegura usted:

– el trabajar primeramente sólo en las tareas
IMPORTANTES o necesarias

– el realizar las tareas también en caso dado
según la URGENCIA de las mismas

– el CONCENTRARSE cada vez sólo en una
tarea

– el solucionar de una forma más efectiva las
tareas en el tiempo prefijado

– el LOGRAR las METAS fijadas de la mejor manera posible
en tales circunstancias

– el DESLIGARSE de todas aquellas tareas que puedan ser
realizadas por otras personas DELEGANDO en ellas su
realización

– el haber resuelto AL FINAL DE UN PERIODO DE
PLANIFICACIÓN (una jornada de trabajo, por ejemplo) al
menos las cosas más importantes

– el no dejar SIN CONCLUIR las tareas por las que usted
y su CAPACIDAD DE TRABAJO serán evaluados.

Las repercusiones positivas: ¿QUE
QUIERE USTED LOGRAR? Mantener y cumplir citas y plazos

Hacer más satisfactorios el curso y los
resultados del trabajo

Contentar más a colaboradores, colegas y
superiores

Evitar conflictos

Estar más contento consigo mismo y evitar el
stress innecesario

Análisis ABC

Un ANÁLISIS DEL VALOR DE LA UTILIZACIÓN
DEL TIEMPO muestra que el tiempo dedicado a la realización
de las tareas MUY IMPORTANTES (A), IMPORTANTES (B) y MENOS
IMPORTANTES(C) o se corresponde necesariamente con el valor que
dichas tareas representan para el cumplimiento de una determinada
función (jefe de personal, por ejemplo).

A menudo se pasa uno la mayor parte del tiempo ocupado
con problemas secundarios (C) quedándonos poco,
generalmente demasiado poco, para las tareas de importancia vital
(A). La clave para una exitosa DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO
radica únicamente en establecer una clara PRIORIDAD de las
actividades planificadas CLASIFICÁNDOLAS en A-B-C
según su importancia: Prioridades ABC:

* Las TAREAS A son los MAS IMPORTANTES COMETIDOS DE UN
DIRECTIVO. Únicamente pueden ser llevadas a cabo por la
persona en cuestión, bien ella sola o en
colaboración con un equipo responsable (NO DELEGABLES), y
son del máximo valor para el cumplimiento de la
función encomendada.

* Las TAREAS B son, por lo general, tareas importantes y
también delegables.

* Las TAREAS C son las de menor valor para el
cumplimiento de una función. si bien son las que consumen
la mayor parte del tiempo que dedicamos a nuestro trabajo
(trabajos rutinarios, papeleo, lecturas, teléfono, actas,
correspondencia, otros trabajos administrativos,
etc.).

Naturalmente, un ANÁLISIS ABC no significa
preocuparse solamente de las tareas A y renunciar total y
absolutamente a las C, sino más bien ORDENAR todas ellas
en una RELACIÓN equilibrada según su IMPORTANCIA,
ESTABLECIENDO LAS PRIORIDADES de dichas actividades.

La mejor manera de que funcione bien en la
práctica el ANÁLISIS ABC es si usted:

– planifica sólo 1 ó 2 TAREAS A por
día (3 horas aproximadamente)

– prevé otras 2 ó 3 TAREAS B (1 hora
aproximadamente)

– Reserva el resto del tiempo (45 minutos
aproximadamente) para TAREAS C

De esta manera DIRIGE USTED DE UNA FORMA ACTIVA EL CURSO
DE SU TRABAJO, se concentrará siempre en las COSAS
ESENCIALES y evitará conflictos y stress innecesario.
Muchos manager prefieren. sin embargo, hacer las cosas de verdad
(ORIENTACIÓN HACIA LA ACTIVIDAD) que hacer las verdaderas
cosas (ORIENTACIÓN HACIA EL OBJETIVO).

Si así logra usted sus objetivos del día y
a pesar de interferencias e imprevistos aún dispone usted
de tiempo, entonces podrá decidir cómo y en
qué quiere emplearlo.

Comience su
día positivamente

-7ª Parte-

"Un corazón feliz es la mejor medicina; un
ánimo decaído repercute negativamente en su estado
físico"

(Antiguo Testamento)

Generalmente se trata siempre del mismo problema: falta
de sueño, prisas, un desayuno incompleto tomado de
cualquier manera en la oficina; semejante comienzo puede
fácilmente malograr el día! Concédase tiempo
por la mañana para:

– un agradable despertar

– un agradable desayuno en familia

– unos cuidados e higiene personal
beneficiosos

– un viaje a la oficina relajante y sin
prisas.

Debería tratar de conseguir algo positivo cada
nuevo día, ya que nuestra actitud básica frente a
nuestro entorno y con ella también nuestra actitud frente
al modo de acometer nuestras obligaciones, tienen una importante
participación en nuestro éxito o nuestro fracaso.
Todas las corrientes que intentan enseñar cómo
vivir y los autores que explican cómo conseguir el
éxito están de acuerdo en que el éxito
depende, de forma importante, del planteamiento personal,
pensamiento, sensaciones y estado de ánimo y puede ser
influido por una forma positiva de pensar y actuar.

Para mantener una actitud positiva frente al nuevo
día. debería seguir tres reglas:

* cada día realizar una tarea que le
satisfaga

* cada día realizar una tarea que le acerque a
sus metas personales.

* cada día realizar una actividad diferente a su
trabajo habitual (deporte, familia, hobby, etc.).

Antes de lanzarse a su trabajo debería plantearse
el día con tranquilidad:

* repasar una vez más el plan del
día (programado la noche anterior) en relación a la
importancia y dificultad de las obligaciones y metas fijadas para
ese día

* conseguir la preparación adecuada y establecer
las bases para las tareas difíciles obligaciones tipo
A)

Antes de salir del despacho. debería
finalizar el día tranquilamente y plantearse
íntimamente la vuelta a casa, la noche y el tiempo
libre:

* comparar los deberes del día en relación
a las metas alcanzadas

* examinar qué trabajos no pudieron realizarse.
los cuales deberán solucionarse al día
siguiente

* planificar el día siguiente. De esta manera. se
ahorrará durante la noche (antes de irse a dormir) una
sensación de intranquilidad, lo cual le repercutirá
nuevamente mañana en el sentido de concienciarse de una
actitud positiva ante la vida. planteándose qué
calidad y qué valor tuvo el día para
usted

* pensar cómo le gustaría
pasar la noche. Muchos llegan a casa por la noche, después
del trabajo, sin haber pensado cómo aumentar su
satisfacción y conseguir una base para una buena
noche.

Tenga en cuenta
la curva de rendimiento

-8ª Parte-

"Al que madruga, Dios le ayuda"
(Refrán)

El rendimiento de toda persona está sujeto a
ciertas oscilaciones durante el día. que aparecerán
según un ritmo natural. En la siguiente gráfica se
representan la capacidad de rendimiento y sus oscilaciones (curva
normal):

Desde luego, existen gran cantidad de variaciones
individuales, influidas por los hábitos alimentarios y
otras características personales. Sin embargo,
fundamentalmente se puede asegurar lo siguiente:

* El nivel más ato de rendimiento se alcanza por
la mañana. Este nivel no se volverá a alcanzar
más durante el día.

* Por la tarde (después de comer) aparece el
conocido «bajón» de media tarde, que
será combatido por algunas personas a base del consumo de
café cargado con lo cual sólo se logrará
alargarlo.

* Tras una nueva subida media a últimas horas de
la tarde. la curva de rendimiento cae de forma continua, para
alcanzar el punto más bajo unas horas después de
medianoche.

Cada uno de nosotros debe vivir con estos
«bajones» de nuestra capacidad de rendimiento. Es
importante que usted conozca cuál es su ritmo diario, para
que pueda planear la solución de las tareas más
complicadas y difíciles (obligaciones tipo A) por la
mañana, durante su período de máximo
rendimiento. Durante su conocido periodo de rendimiento
mínimo (por la tarde) no debería usted trabajar en
contra de su ritmo biológico sino intentar distraerse y
dedicar esta fase a los contactos sociales y ocupaciones
rutinarias (obligaciones tipo C). Durante el alza de la curva de
rendimiento en las últimas horas de la tarde se puede
dedicar nuevamente a actividades importantes (obligaciones tipo
B).

Si mediante una organización del día. en
base a la curva de rendimiento, utiliza las leyes naturales de su
organismo, aumentará de forma importante su productividad,
sin tomar grandes medidas o hacer grandes variaciones.

La realización de una tarea complicada y
difícil, que precisa de mucha concentración.
resulta mucho más fácil por la mañana que
durante el período de rendimiento mínimo. cuando
uno debe esforzarse dos y hasta tres veces más.

Sin lugar a dudas, trabajar largo tiempo e intensamente
es contraproducente, ya que disminuye la concentración y
la capacidad de rendimiento, produciéndose errores. Haga
pausas. no considerándolas como una pérdida de
tiempo, sino como una recarga de energía:

Investigaciones médicas relativas a este tema
dieron como resultado que el mejor valor de recuperación
se alcanza tras una hora de trabajo. La pausa sólo
debería durar 10 minutos, ya que el efecto óptimo
se consigue durante los 10 primeros minutos y después
aparece una tendencia a la disminución:

* Por lo tanto, debería incluir pausas regulares
pero cortas en su plan del día.

* El efecto regenerador de la pausa puede ser aumentado
considerablemente si usted se preocupa de moverse y respirar aire
fresco.

Resérvese
un "rato tranquilo"

-9ª Parte-

"Los grandes acontecimientos no corresponden a
nuestros momentos bulliciosos, sino a nuestros momentos
de tranquilidad"

(Nietzsche)

Muchos ejecutivos solucionan su propio trabajo
sólo tras finalizar el tiempo oficial de trabajo. Durante
el día no encuentran el momento, ya que existen demasiadas
interrupciones: compañeros de trabajo, clientes, visitas
no deseadas, conflictos. teléfono, reuniones, etc. Una
puerta permanentemente abierta es apreciada por todos, pero para
el interesado supone un esfuerzo sobrehumano.

Si alguien es molestado o interrumpido continuamente
durante su trabajo aparece el conocido efecto de "cuchilla", si
se le distrae de su trabajo aunque sólo sea un instante.
para reemprenderlo donde lo había dejado se necesita un
tiempo adicional de arranque y entrada. Si se suman estas
pérdidas de rendimiento se puede llegar a perder. por esta
causa, hasta un 28% de nuestro tiempo.

Para la solución de tareas muy importantes
obligaciones tipo A) es de suma importancia trabajar, a ser
posible, sin interrupciones.

¡Lo que se puede Llegar a hacer trabajando tan
sólo una hora tranquilamente, sin interrupciones!
Pero.

¿Cómo conseguirlo?

En la práctica. se ha intentado introducir una
hora diaria da tranquilidad o de tiempo «para uno
mismo». durante el cual no se quiere ser molestado por
nadie.

Si somos francos, no necesitamos estar disponibles en
persona las 24 horas del día para contestar al
teléfono. El negocio seguirá funcionando
normalmente aunque usted se desentienda de su entorno durante una
hora (¡o más!). Aunque tenga una cita con otra
persona o deba tomar parte en una entrevista, no tiene porque
saltarse esta regla. Tómese este tiempo de
"desconexión" personal como si fuese una cita importante.
posiblemente la más importante:

¡Una cita consigo mismo! (hora
tranquila)

En cuanto a organización. sólo debe tomar
esta HORA DE TRANQUILIDAD como cualquier otra "cita importante"
durante la cual usted no está para nadie:

– En su plan del día tómese la HORA DE
TRANQUILIDAD como una entrevista o la visita a un
cliente.

– Refúgiese para esta HORA DE TRANQUILIDAD
(indicándola así a su secretaria) o cierre la
puerta; cierre el despacho y diga antes que no
está para nadie.

Las continuas llamadas telefónicas, consultas de
compañeros o similares puede contestarlas la secretaria y
convenir llamadas posteriores. Esto parecerá incorrecto,
pero sus obligaciones importantes deben recibir su absoluta
atención por lo menos una vez al día.

Para la planificación de nuestros momentos de
tranquilidad podemos tener en cuenta los espacios de tiempo con
menos y mayor número de interrupciones.

En base a esto, intente esto:

– planifique su HORA DE TRANQUILIDAD durante los
espacios de tiempo con menor número de interrupciones
(mañana) y solucione en este tiempo sus obligaciones
más importantes (obligaciones del tipo A).

– durante las horas de frecuentes interrupciones, cuente
con ellas y solucione los trabajos menos importantes
(obligaciones del tipo C).

Delegue
usted

-10ª Parte-

"Cuando eres tú mismo el que trabaja pierdes
la visión de conjunto"

(Refrán Croata)

Delegación es la actividad clave de todo
profesional y de todo directivo. Sus ventajas directas e
indirectas son considerables.

¿Con qué argumentos a propósito de
las ventajas de la delegación está usted de
acuerdo?

* La delegación ayuda al directivo a
descargar, ser y ganar tiempo para tareas más importantes
(para, por ejemplo, dedicarse a la verdadera función de
dirección.

* La delegación ayuda a aprovechar
mejor los conocimientos y experiencias técnicas del
colaborador en cuestión.

* La delegación ayuda a fomentar y
desarrollar la capacidad, iniciativa, independencia y competencia
del colaborador.

* La delegación actúa con
frecuencia de forma positiva sobre la capacidad de
motivación y satisfacción por el trabajo del
colaborador.

La delegación es ventajosa por igual tanto para
el directivo como para el colaborador y significa:

* autodescarga y tiempo para tareas A. y

* Oportunidad de desarrollarse para el colaborador
(motivación).

La mayor parte de los colaboradores
reaccionan positivamente cuando la delegación es correcta
y adecuada, es decir, traspaso de tareas y competencias pero con
responsabilidades también.

Una delegación exitosa requiere dos
cosas:

– la disposición a delegar (querer)

– la capacidad para delegar (poder).

Quien no delega efectivamente no controla efectivamente
el tiempo. El querer – esto es su personal decisión. El
poder – a continuación ofrecemos un compendio de las
reglas más importantes para que el encargo de delegar
resulte un Éxito:

Checklist "Reglas de la delegación"
(análisis rápido)

-¿Qué es lo que se delega?
(contenido)

– ¿En quién se delega?
(persona)

– ¿Por qué debe ser él?
(motivación, objetivo)

– ¿Cómo debe hacerlo? (extensión,
detalles)

– ¿Cuándo debe tenerlo terminado?
(fechas)

"Practique usted más la dirección por
delegación"

– Decida usted objetivo por objetivo:
¿Tengo necesariamente que Llevar a cabo yo mismo esta
tarea o es que no la puede realizar tan bien (o mejor) que yo un
colaborador?

– Delegue y también controle tareas
a medio y largo plazo de su incumbencia que puedan motivar y
fomentar técnicamente al colaborador

– Delegue a diario tantas veces como pueda
y todo lo que pueda siempre y cuando lo admita el trabajo y
capacidad del colaborador

– Delegue no sólo en sus colaboradores sino
también en otras Secciones. tanto internas como
externas (Servicios).

Una delegación eficaz precisa una buena
organización del trabajo: Planifique también su
delegación de tareas y controle las tareas delegadas y las
fechas con un ayudante – "lista de chequeo de actividades control
de tareas".

Una ayuda sencilla y práctica para delegar la
constituye el "plan de acción" atribuido al general de los
EE.UU. Dwight Eisenhower, recomendable especialmente cuando hay
que tomar decisiones rápidas y que consisten en dar
preferencia a determinadas tareas.

Las prioridades se establecerán según los
criterios de

Urgencia

Importancia

Según la urgencia o la importancia
de una tarea se distinguen cuatro posibilidades para valorar y
solucionar las tareas. En la práctica esto
significa:

* Las tareas que son tanto urgentes como
importantes hay que dedicarse a ellas uno mismo y de inmediato
(tareas A).

* Las tareas más importantes, pero
que no son urgentes, pueden en principio esperar, pero hay que
planificarlas. es decir, concluirlas o delegarlas. pero
controlándolas (tareas B).

* Las tareas que no son muy importantes pero sí
urgentes deben delegarse o solucionarse por un orden
(tareas C).

* Hay que desentenderse obligatoriamente de
las tareas que no son ni urgentes ni importantes (a la papelera o
al archivo).

¡Valor para arriesgar!: Más
¡a la papelera!

Tenga usted un poco más de valor para arriesgarse
y decídase más veces por la papelera, la mejor
amiga del hombre. ¡No pocas cosas de las que se dejan mucho
tiempo encima de la mesa se solucionan a veces ellas
solas!

Utilice una
agenda de trabajo

-11ª Parte-

"No basta con ir al río y querer pescar peces,
hay que Llevar también una red"

(Sabiduría china)

El buen manager es también un buen manager de su
tiempo. Es el que ha conseguido dominar de tal manera sus
actividades, que tiene tiempo para lo fundamental. El secreto del
Éxito de muchos metodistas del trabajo y manager del
tiempo consiste en la utilización diaria de una
«herramienta» de trabajo personal con cuya ayuda se
logra:

– tener una visión de conjunto sobre todas las
tareas a realizar,

– planificar todos los proyectos, fechas y actividades
de una forma sistemática, concreta y
coordinada,

– organizar y controlar su tramitación y
seguimiento.

El dietario representa una herramienta de trabajo, orden
y autodisciplina. Otras denominaciones son: cuaderno de trabajo,
cuaderno de planificación y éxito, dietario del
éxito, dietario de la suerte, sistema de
planificación del tiempo, etc. Un dietario es algo
más que un calendario de fechas que nos sirva para
recordar plazos y fecha el verdadero dietario contiene
además: listas de actividades, prioridades, duraciones,
metas y objetivos, etc., que uno mismo tenga que resolver o
quiera delegar:

* El dietario es por lo general un cuaderno de anillas,
práctico, con hojas sueltas para quitar y poner y que al
mismo tiempo es: calendario de fechas y entrevistas. dietario,
cuaderno de apuntes, instrumento de planificación.
recordatorio, registro de direcciones, herramienta de consulta,
archivo de ideas, registro telefónico y herramienta de
control. Como acompañante personal permanente que es,
también es recordatorio escrito, oficina y despacho
móvil, y minibanco de datos.

* El dietario es la parte más importante y
práctica de un sistema de planificación del tiempo
coherente, es decir, el almacén de trabajo personal con
todos los planes de trabajo y tiempo, formularios y listas de
chequeo. precisos en nuestra labor diaria.

* El dietario contribuye al logro de una
planificación personal y exitosa de nuestro tiempo y
objetivos, y también a aprovechar mejor nuestro valioso
tiempo. Hace real el principio de planificación del tiempo
de la escritura. Con él se tiene una visión de
conjunto total y permanente de todo tipo de disposiciones, planes
y proyectos de envergadura, y puede reaccionar de una forma
flexible a cualquier cambio de situación.

* Según las ofertas que ofrecen los distintos
fabricantes, el dietario viene a estar estructurado como
sigue:

– Sección calendario. con calendario anual y
formularios de planificación, por ejemplo, planes diarios,
hojas de anotaciones para los meses y semanas siguientes,
etc.

– Sección de datos personales y profesionales
con: Hojas para anotaciones, listas. informaciones, por ejemplo,
planificación de proyectos, fechas de ferias y congresos,
cifras de venta, tarifas postales, listas de libros, servicios
aéreos, direcciones de hoteles, gastos e ingresos, fechas
de los impuestos a pagar, archivo de ideas. checklist, hojas en
blanco, etc.

– Registro con direcciones y teléfonos
(ABC)

– Sección general con solapas, hojas
transparentes de separación, y compartimentos para guardar
Eurocheques, sellos, tarjetas de crédito y cheques,
tarjeta de identificación de la Firma o
Compañía, dinero, fotos, etc.

Comparación: Calendario de
fechas/Dietario

Un simple calendario de fechas no puede cumplir nunca
las diferentes funciones de un dietario. Si comparamos lo que
ofrece un calendario de fechas con lo que ofrece un dietario,
rápidamente veremos las ventajas decisivas que conlleva la
utilización de este último:

– Usted tiene siempre consigo todas las fechas,
reuniones y entrevistas acordadas y también al instrumento
de planificación, control y dirección.

– Usted tendrá siempre a mano -pues
estarán claras y ordenadas- todas las informaciones que
precisa. esté donde esté: de viaje, visitando a un
cliente. en conferencia, en el despacho. o en casa.

– Usted tendrá siempre a su disposición
checklists y otras ayudas para la planificación y toma de
decisiones.

– Usted dispone, en poco espacio, de todos los datos e
informaciones necesarios, de fácil acceso.

– Usted puede en cualquier momento quitar, poner,
cambiar, añadir, etc., cualquiera de las partes de las que
consta su cuaderno de anillas.

Los calendarios de fechas propiamente dichos, que
únicamente pueden ser utilizados para notar fechas, son
por tanto las sepulturas de toda planificación exitosa de
tiempo. Teniendo y utilizado un dietario, se puede planificar,
organizar, coordinar y realizar de una forma más racional
y mejor, el trabajo diario. El dietario mejora la calidad y el
resultado de nuestro trabajo. Con sólo una
racionalización del 10% aproximadamente (los fabricantes
prometen un 15-40% más de tiempo) es posible ahorrar a
diario toda una hora de tiempo efectivo "trabajando por
dietario".

Utilice y aprovéchese de las ventajas que le
ofrece un dietario -es la herramienta de trabajo más
importante de su CONTROL DE TIEMPO PERSONAL.

¡Sea
consecuente!

-12ª Parte-

Recalquemos de nuevo el último y quizás
más importante aspecto:

¡Utilizando bien las técnicas de
planificación del tiempo y los I métodos de
trabajo. usted puede ahorrar cada día entre un 10 y un 20%
de su tiempo!

Una gestión del tiempo coherente, sobre la base
de los principios indicados, no sólo hará que
mejoren notablemente la planificación, el control y la
visión de conjunto, sino que además
contribuirá a disminuir el stress diario y por ende a
poder disfrutar de un sentido más optimista y positivo de
la vida.

Y esto se logrará con un remedio asombrosamente
sencillo y necesitando un tiempo mínimo de 8 minutos,
aproximadamente, diarios.

Acostúmbrese a planificar por escrito el
día siguiente al finalizar el trabajo del día.
¡Visualice el curso del día siguiente!

Piense por tanto, cuáles son las tareas
más importantes a realizar al día siguiente. Fije
por escrito el momento para Llevarlas a cabo.

Razones
psicológicas

– Ya camino de casa por la noche y camino del despacho
por la mañana su subconsciente comienza a preparar estas
tareas y sus posibles soluciones.

– Como ahora ya tiene usted ante sus ojos las tareas
más importantes a realizar y las posibles soluciones a
largo plazo, el nuevo día de trabajo ya no se le
presentará como una sombría y pesada carga sino
más bien transparente y "atacable", con plan y
método.

– De esta manera no se distraerá tan
fácilmente con banalidades, con cuya ayuda iba dejando
para mañana cada vez más asuntos, hasta que por fin
deprisa y corriendo y haciendo horas extraordinarias se
deshacía de ellos, resolviéndolos no siempre como
usted habría deseado.

Piense siempre que:

Un día de trabajo no tiene por qué
significar "stress".