Estudio de Costos en Servicios de Asistencia Técnica en el período (página 2)

¾ Preparar el cuestionario de las
entrevistas (o grupos focales).

¾ Realizar los encuentros, grabando en cintas de
audio, el desarrollo de los mismos, para su uso como apoyo en la
generación de datos y aprendizajes para el informe
final.

¾ Aplicar estadística descriptiva
(promedio, rango, desviación estándar) en los datos
financieros, así como herramientas gráficas
(gráfico de cotizaciones, histograma, gráfica de
líneas) para el tratamiento de datos.

¾ Generar criterios,
para:

1. Proponer una Estructura de Costos aplicable
para el diseño de SAT, su ejecución y seguimiento.
Esta estructura contiene Especificaciones operativas de los
Factores de Costo y su utilidad se orienta hacia la
valoración de:

a. Costos estimados por los
oferentes.

b. Gastos administrativos: montos
Demandantes vs FUNICA.

2. Categorización e
Identificación de niveles de costos según tipo de
SAT. a. Disponibilidad a pagar por los demandantes.

b. Ejemplo de estudio del comportamiento de
rubros de SAT en el plan de hitos.

3. Descripción e
Identificación de las causas de Variabilidad. a.
Análisis de variabilidad

b. Distribución del presupuesto por
FUNICA en base a ítems generales y
límites.

Para transformar los diferentes datos en
información se construyeron mediante el uso de HDCE,
diferentes matrices o tablas, se graficaron distribuciones,
tendencias y variabilidades, además de aplicar
instrumentos que identifican los factores de mayor
contribución, en base al criterio 80:20 o de Pareto, del
que también pueden elaborarse gráficas.

La variabilidad se ha estudiado mediante la
obtención de los valores máximos y mínimos
de grupos de datos, así como de los promedios, llevando
esta información a los llamados "gráficos de
cotizaciones", los que de manera visual permiten apreciar
ítems afectados mayor o menormente por la variabilidad.
También se utilizaron Intervalos de Confianza (Xpromedio
± 3*Desviación Estándar) para
estudiar tendencias a límites inferior y superior por los
datos de financiamiento por rubros de presupuesto a
proyectos actuales.

Para dar énfasis a la presencia de la
variabilidad se aplicaron criterios adicionales, como el criterio
80:20 o Regla de Pareto, la que permite reconocer los llamados
"pocos vitales" o los pocos elementos con mayor frecuencia de
componentes o acciones, así como con mayor "consumo" de
financiamiento, por lo que su contribución es
crítica tanto en la evaluación de presupuestos de
proyectos como en la justificación de acciones durante su
ejecución. Este es un instrumento que resultará de
utilidad de incorporarlo más decididamente a la rutina de
trabajo tanto por el financiante, como por demandantes y por
oferentes de SAT.

Estas herramientas son parte de las llamadas
herramientas básicas de Control de Calidad, siendo algunas
referencias bibliográficas las siguientes:

http://www.aiteco.com/herramie.htm Métodos y
Herramientas de la Calidad

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/herbassolprob.htm
Herramientas básicas para la Solución de
Problemas

RESULTADOS

Contribución de la Asistencia
Técnica en mejora de ingresos

Como asunto de partida se aborda lo que señala
este primer punto. En los territorios visitados, este tema se
tocó en base a la pregunta ¿Le ha sido útil
el Servicio de Asistencia Técnica recibido?, siendo un
concentrado2 de las respuestas, el siguiente:

1 Mucho Ya que han aprendido:

Formulación de productos agroindustriales
(mezclas a hacer en cada producción), haciendo diferentes
presentaciones del Noni, del cual tienen capacidad de preparar 4
productos (jugo, extracto, cápsula y
té).

Buenas Prácticas de Manufactura, trabajando:
sobre manufactura e higiene (período adecuado de corte
y cortes en las frutas, lavado y sus procedimientos,
almacenamiento, procesamiento).

2 Si Vinculan lo que han ido conociendo de la parte
apícola en lo productivo (cultivo de ajonjolí) y
organizativo. Tienen como 15 años de ser agricultores. En
la parte apícola varios tienen alrededor de 14 años
de experiencia.

3 No totalmente

En el sector café hay reclamos y malestar debido a:
Desembolsos entregados en menor cantidad y con demoras.

No se siente la incidencia en mejora de ingresos, dado el
estado de atrasos. La producción se ha mantenido,
más por entrega del facilitador, que por el cumplimento en
los pagos.

En apicultura se desarrollaron y ejecutaron temas importantes,
tales como la alimentación artificial en tiempos
críticos lo que incide en la no emigración de las
abejas; también se aprendió a hacer productos
sustitutos de la alimentación de las abejas.

Los ganaderos se han entregado más a fortalecer lo
referente al mercado; sin embargo el proyecto no se ha hecho
aún; los esfuerzos que están aplicando, son
propios. Hay desfases entre la presupuestación y la
ejecución.

Lo anterior, más que mostrar imperfecciones en
los SAT, es una muestra de variabilidad debida a muchos factores
(organizativos, operativos, procedimentales, culturales, etc.)
que concurren en la ejecución de los proyectos y permite
revelar, la importancia de los SAT a pesar de que

puedan ocurrir imperfecciones en algunos casos. Con
estos elementos resulta oportuno pasar a considerar el tema de la
"Disposición a pagar por los productores una parte del
monto solicitado para financiar los SAT".

Propuesta de una
Estructura de Costos

En la práctica se encuentra el tema de los costos
aplicados en los SAT, es un tema bastante complejo de abordar,
existiendo vacíos en la literatura especializada sobre
este asunto, sin embargo el tema de Estructura de Costos,
está muy caracterizado en la literatura contable y
financiera, por lo que en este trabajo nos propusimos aprovechar
los datos que se han almacenado en la experiencia de FUNICA para
en conjunto con la información recabada en las visitas y
retomando los elementos planteados en la literatura de Costos,
alcanzar la propuesta de una Estructura de Costos, aplicable en
el ámbito de los Servicios de Asistencia Técnica.
La importancia de esta propuesta es la facilitar elementos para
un análisis a lo largo de un proceso que llamamos de
negociación en base a
especificaciones.

a. Enfoque de Factores de Costo y sus
Especificaciones operativas a partir de proyectos en
ejecución

Para hacer este enfoque, se recurrió a la
documentación de los proyectos, buscando variaciones entre
los presupuestos y los planes de ejecución presupuestaria
(o planes de hitos). Se encontró para los diferentes
proyectos revisados, la existencia de variación entre los
componentes de presupuestos y planes de hitos, observando una
mayor cantidad de elementos o actividades en los Planes de Hitos,
lo que es un indicador práctico de afectación a los
costos al tener que distribuir en la marcha los contenidos
presupuestarios en acciones no consideradas durante el
diseño del presupuesto.

Se construyeron tablas y gráficas que combinan
ambos planes de financiamiento. Se presentan las gráficas
de datos de proyectos actualmente en desarrollo.

Gráfico 1a. Comparación
de los factores de costos entre presupuesto y plan de
hitos.

Proyecto apícola de Cayanlipe,
Chinandega.

Gráfico 1b. Comparación
de los factores de costos entre presupuesto y plan de
hitos.

Proyecto ganadero COFODEC, El
Sauce.

Incidencia en los costos reales

El comportamiento en las gráficas para ambos
proyectos es similar (hay una porción que se prolonga
más allá de la curva del presupuesto), lo que
corresponde a una planificación presupuestaria realizada
con pocas actividades de costos y con montos altos. En el plan de
hitos se incorporan muchas más actividades, entre las que
se redistribuye el monto total. Se debe destacar el hecho de que
el aumento del número de actividades en la
ejecución del Plan de Hitos, conlleva en la
práctica a un aumento de los costos operativos, debido a
la dedicación de esfuerzos y acciones en una gran
frecuencia de actividades, la mayoría consumiendo "montos
muy pequeños".

Con datos de algunos de los proyectos actualmente en
ejecución, se elabora la siguiente tabla para resumir
estos hallazgos de variabilidad y se incluyen criterios de lo que
puede considerarse como "montos muy pequeños", para
efectos de reportar la frecuencia relativa de los esfuerzos
requeridos al organizar y desarrollar las actividades
correspondientes:

Tabla 1. Descripción de la
Variabilidad entre Presupuestos y Plan de Hitos
y estimación de montos económicos "Muy
Pequeños" y su frecuencia en porcentaje

Se tiene para el primer proyecto una cantidad de (39
– 21) = 18 actividades de diferencia entre las actividades
en el presupuesto y las del plan de hitos, encontrando que 16
actividades requieren financiamientos menores a $ 350.00, lo que
equivale a un 41.0 % del total de actividades a ejecutar. En los
siguientes dos proyectos de la tabla, la variabilidad por
actividades que requieren montos inferiores a $ 350.00 alcanza
alrededor de 28 y de 59%. Si tomamos el monto $350 como
indicador, toda vez que aumente el % de actividades que requieren
tal monto, se estará trabajando relativamente "mucho" en
asuntos "de montos pequeños", lo que puede conllevar a una
dispersión de los esfuerzos (lo que equivale a un aumento
de costos de índole administrativo por gestiones y
traslados) para el logro de los propósitos y objetivos del
proyecto.

En base a lo anterior, surgen las siguientes preguntas
¿cuál es el costo real o valor exacto de los
Servicios de Asistencia Técnica?, ¿cómo los
elementos que participan en los SAT en base a su costo real,
pueden aportar sin desperdicios ni dispersiones al logro de los
objetivos proyectados?, ¿sobre que bases establecer estos
costos?, ¿qué es lo que se debe costear en los
SAT?, ¿se pueden establecer límites de
financiamiento por rubro?

Una estructura de Costos basada en especificaciones
de sus factores

Una meta del presente trabajo es establecer respuestas
precisas y convincentes mediante el análisis
económico-financiero de los proyectos tomados como
muestra; desarrollando una exhaustiva revisión documental
y la observación directa en los territorios; lo que ha
permitido aplicar insumos investigativos3 sobre el tema de Costos
de Servicios. Esta meta se concretará en una
estructura de costos y el análisis de variabilidad y sus
causas. Primeramente presentamos la Estructura de Costos en forma
de tabla.

Tabla 2. Descripción de los
elementos de una estructura de costos aplicada a los
SAT

En la Tabla anterior, se han incluido en la primera
columna los nombres de los diferentes Elementos que componen una
Estructura de Costos para elaborar, valorar y mejorar ofertas de
SAT. El primer elemento contiene a los Servicios Profesionales y
a los Servicios

Administrativos, siendo aquí donde residen las
mayores dificultades valorativas, toda vez que no se tengan
especificaciones muy bien definidas.

En la nota al pie de la página anterior, se
detalla el significado de las especificaciones y se destaca el
rol preventivo que las mismas pueden jugar en la ejecución
presupuestaria y por ende en el logro de la Calidad del
proyecto.

¿Cuál es el papel de las Especificaciones?
Las especificaciones permiten tomar la mejor decisión
sobre la oferta de SAT, la más conveniente cuando las
particularidades del servicio demandado están
especificadas en sus detalles de cara a los resultados; se
presentan (o se deben presentar) a los tomadores de
decisión como evidencias escritas de capacidades,
habilidades, distancias, logros, etc. Veamos la siguiente
caracterización de estas evidencias escritas:

¾ En los Servicios Profesionales se
pueden agrupar en:

a. Evidencias de lo obtenido y realizado por el
proponente: diplomas, certificaciones, constancias,
reconocimientos, currículum vitae, hoja de vida,
portafolios de resultados alcanzados.

b. Evidencias de lo que se realizará de cara
al proyecto: estrategias, planes, previsión de
impactos de los resultados, programas y metodologías de
capacitación o entrenamiento, lo que se entiende es
formulación derivada de la experiencia del oferente, para
aplicar en el contexto de necesidades y requerimientos del
demandante de servicios de asistencia técnica.

c. Evidencias generadoras de
confianza: evaluaciones por usuarios de servicios
recibidos (mediante metodologías basadas en
satisfacción del usuario) o por instancias de
acreditación, tal como ya empezará a ocurrir por
aplicación de norma del INTA sobre el alcance de la
calidad de prestadores de servicios de AT.

¾ En los Viáticos de Alimentación y
Alojamiento: programa y ruta de viajes, proformas y brochures de
los sitios que ofrecen servicios de alimentación y
alojamiento en esa ruta.

¾ En Transporte: programa de viajes y sus rutas,
facturas de combustible, de llantas y de mantenimiento de
vehículos, base de datos de kilometraje y de
comportamiento climático estacional, fotografías
del estado de carreteras y caminos o notas de prensa al
respecto.

¾ En Materiales, papelería y útiles
de oficinas y trabajos, así como Medios y equipos de
oficina, comunicación y otros: catálogo de
especificaciones técnicas, listas de precio, memoria de
cálculo, proformas y descuentos.

¾ En Gastos Administrativos:
tarifas, recibos, memoria de cálculo.

¾ En Impuestos obligatorios y aportación
social: documentos legales, monto y razón de deducciones a
aplicar.

¾ En Imprevistos: memoria de
cálculo.

¾ En Utilidad: memoria de
cálculo.

Disponer de esta documentación permite valorar
las calidades y capacidades sobre los alcances de ofertas
licitantes y permite también decidir sobre aquella que
será más idónea para el proyecto, de modo
que las especificaciones juegan el papel de un instrumento muy
oportuno para un exitoso proceso de negociación entre
Financiante-Demandante-Oferente y una mejor puesta en
ejecución de las actividades de los proyectos. Aquí
se entiende la Negociación no como la
búsqueda de acuerdos después de empezar la
prestación del SAT, sino como la búsqueda de las
mejores opciones para alcanzar los propósitos de una
demanda de SAT, antes de iniciar el mismo.

b. Bases para cuantificar los Costos
de SAT en modelo propuesto

Al hablar de modelo, se hace referencia a un modelo para
el proceso de negociación entre
Financiante-Demandante-Oferente, de modo que la Tabla 2
complemente las expectativas del Financiante, con las necesidades
del Demandante y las capacidades reales del Oferente en el logro
de los propósitos del proyecto. A continuación se
presentan aplicaciones de la estructura de costos de la Tabla 2
en los SAT para los diferentes tipos de rubros que atiende
FUNICA.

Tabla 3. Estructura de Costos en Servicios de
Asistencia Técnica en el rubro de
Producción

Agrícola del occidente de
Nicaragua

Fuentes: Bases de Datos proporcionada
por FUNICA y datos obtenidos durante viaje a
sitios visitados en el presente trabajo.

La tabla anterior permite concluir que los
costos de SAT en el rubro de Producción Agrícola
oscilarán entre los 368.70 a 312.22
dólares.

Los montos de máximos y mínimos de los
servicios profesionales fueron obtenidos de la base de datos
proporcionados por FUNICA, (los que se recogen en el fichero:
tipo_producción.xls, hoja PROD_1), los restantes
montos se obtuvieron de un meticuloso registro de datos
levantados durante las visitas realizadas a los proyectos en
ejecución. El Tipo de cambio utilizado para la
conversión de córdobas a dólares es: (T/C
C$ 18.00 * $1.00)

Las siglas utilizadas en la casilla de "Transporte"
corresponden a los siguientes nombres: San Francisco
Libre (S. F. L.), San Francisco del Norte (S. F. N), San Pedro
del Norte (S. P. N.

Para mejor comprensión de lo anterior, se
presenta una gráfica que recoge el comportamiento de los
elementos de la estructura para 1, 2 y 10 días de
prestación de servicios.

Gráfico 2. Comportamiento de los
elementos de la estructura de costos para diferente cantidad de
días de prestación del servicio para
Servicios de Asistencia Técnica en el rubro de
Producción Agrícola con un total de 20
participantes en un tiempo estimado de 6 horas al
día.

Se aprovecha esta gráfica para
destacar los comportamientos Variable y Fijo de los elementos de
la estructura:

¾ Servicios Profesionales: es Variable
tanto por las características de la experiencia y
capacidades del oferente, así como por la cantidad de
días que se trabaje en la realización del SAT, para
una misma cantidad de demandantes (20 en este caso).

¾ Alimentación y Alojamiento: es
Variable al depender de la cantidad de días que se
contraten estos servicios básicos al oferente para
realizar el SAT.

¾ Transporte: es Variable al
considerar la distancia entre a recorrer para llegar hasta
el lugar en el que se prestará el SAT; pero,
una vez llegado a lugar, permanecerá Fijo, si el oferente
no regresa hasta que concluya el servicio a prestar.

¾ Materiales y Útiles de
Oficina: es Fijo (dentro de ciertos límites de
tiempo), toda vez que el oferente los prepara y
adquiere en la cantidad que corresponde a la cantidad de usuarios
del servicio que brindará.

¾ Medios y Equipos de Oficina,
Comunicación: es Variable al considerar el tiempo
a invertir por el oferente por que mediante el uso
de estos medios, preparará los materiales, métodos,
procedimientos y aplicaciones a realizar durante la
prestación del servicio, durante la cantidad de
días que se haya establecido en los requerimientos
presentados por el demandante. En el caso desarrollado por
nosotros durante la visita a los productores seleccionados, es un
elemento Fijo, dado que los materiales preparados se utilizaron
para todo el viaje que duró 3 días y se visitaron a
diferentes productores.

¾ Gastos Administrativos: es Variable al
depender del tiempo que se invierta para preparar todo lo
pertinente a la ejecución de la oferta, lo que demanda el
uso de las instalaciones y recursos del lugar en el que labora el
oferente. En nuestro caso, una vez iniciada la prestación
del servicio, no incurrimos en una variación de estos
costos por cada día transcurrido –no siempre es
así.

¾ Impuestos: son Fijos por el monto
tarifario establecido en las normativas y leyes que los regulan.
Es Variable, al variar el total debido a los cambios en el total
para cantidades de días diferentes.

¾ Imprevistos y Utilidad: son Fijos por
que corresponden a un valor fijo que afecta el total; son
Variables al resultar afectados por la cantidad de días
que hacen variar el monto total.

En razón del comportamiento de algunos elementos
como Fijos y Variables, es que se habla en alguna literatura de
elementos de costo semi-variables.

Nota. En lo que sigue, se incorporan en una misma Tabla
los restantes servicios de asistencia técnica que cubre
FUNICA teniendo respecto a la Tabla 3, la variación
únicamente en los valores de los servicios
profesionales.

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