Algumas organizações são capazes de produzir conhecimento com maior eficiência, incentivando o compartilhamento e a aprendizagem organizacional. Tais organizações conseguem aperfeiçoar suas habilidades estratégicas, alcançar níveis mais altos de eficiência técnica e atingir desempenho superior nos negócios. O caminho mais simples e mais comum se faz agregando e integrando, em um só local, as informações importantes ou necessárias à empresa. Esses repositórios centralizados, munidos de recursos especificamente voltados para criação e pesquisa, são utilizados como ferramentas para a Gestão do Conhecimento. Este artigo é o resultado de um estudo sobre a viabilidade de implantação de Bases de Conhecimento na Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia apresentado como trabalho final para a conclusão do MBA em Gestão de Sistemas de Informação da Universidade Católica de Brasília. A Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia é um dos centros de pesquisa da Embrapa (Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária), ligada ao Ministério da Agricultura. Ela atua na área de recursos genéticos, biotecnologia agropecuária, controle biológico de pragas, sequenciamento de genoma funcional e estrutural, técnicas de transgenia em plantas e clonagem na raça bovina. Em 2002, sentindo a necessidade de gerenciar e transformar o conhecimento individual de seus empregados em conhecimento coletivo da organização, a Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia iniciou estudos internos para a identificação de ferramentas de Gestão do Conhecimento que pudessem ser utilizadas para atender tal necessidade. Este estudo de viabilidade reuniu pesquisa bibliográfica, a experiência de implantação de Bases de Conhecimento em outra empresa do governo federal, e pesquisa por software para Bases de Conhecimento, com o objetivo de analisar os aspectos viabilizadores da implantação de Bases de Conhecimento na Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia.

Palavras-chave: Gestão do Conhecimento, Bases de Conhecimento, Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia, SERPRO

Há cerca de uma década, são difundidos conceitos de Gestão do Conhecimento, indicando para as empresas que é preciso criar, registrar e manter o conhecimento inerente à sua própria organização, pois no dia-a-dia de trabalho, o conhecimento individual mistura-se com o conhecimento organizacional, sendo difícil separá-los. Através das organizações, os indivíduos interagem com outras pessoas e com outros grupos para sintetizar e compartilhar o conhecimento.

Existem organizações que são capazes de produzir conhecimentos com maior eficiência, incentivando o compartilhamento e a aprendizagem organizacional. Tais organizações, segundo Korn (2000, apud THIEL, 2002), conseguem aperfeiçoar suas habilidades estratégicas, alcançar níveis mais altos de eficiência técnica e atingir desempenho superior nos negócios. Teixeira Filho (2000) sugere que o caminho mais simples e mais comum se faz agregando e integrando, em um só local, as informações importantes ou necessárias à empresa. Esses repositórios centralizados, munidos de recursos especificamente voltados para criação e pesquisa, são utilizados como ferramentas para a Gestão do Conhecimento.

A Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia, sentindo a necessidade e a importância de melhor gerenciar o conhecimento de seus funcionários, iniciou estudos internos para a identificação de ferramentas de Gestão do Conhecimento que pudessem ser utilizadas na empresa para atender tal necessidade. Com vistas a um futuro projeto de Gestão do Conhecimento, foi considerada a alternativa inicial de implantação de Bases de Conhecimento, o que deu origem a este estudo de viabilidade.

Este trabalho reuniu levantamentos bibliográficos, a experiência de implantação de Bases de Conhecimento no Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO) e uma pesquisa por softwares específicos ou que pudessem ser utilizados para Bases de Conhecimento disponíveis no mercado.

Este estudo teve como objetivo geral analisar aspectos viabilizadores da implantação de Bases de Conhecimento na Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia, e como objetivos específicos:

• Relatar a experiência de outra empresa que tenha implantado solução de Bases de Conhecimento;
• Apresentar a infra-estrutura tecnológica e os recursos humanos da Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia, disponíveis para a implementação de Bases de Conhecimento;
• Identificar, no mercado, ferramentas para uso de Bases de Conhecimento;

Este estudo englobou a realização de pesquisa bibliográfica, levantamento de informações junto a representantes do SERPRO, contatos informais junto a representantes da direção da Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia, além de pesquisa de mercado com foco em software para Bases de Conhecimento.

A pesquisa bibliográfica foi realizada a partir de dados publicados em livros e em artigos diversos, obtidos em sites na Internet. Pretendeu-se, com isto, auxiliar a análise de aspectos que poderiam vir a ser utilizados quando da implantação de Bases de Conhecimento na Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia.

Os levantamentos de informações junto a representantes do SERPRO foram realizados para identificar o processo de implantação de Bases de Conhecimento e detalhes da solução tecnológica utilizada. Pretendeu-se, aqui, incorporar dados e informações complementares às informações obtidas através da pesquisa bibliográfica.

Os contatos com representantes da direção da Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia realizaram-se para identificar a sua infra-estrutura tecnológica e recursos humanos disponíveis, bem como a disposição de sua diretoria em efetivar a implantação de Bases de Conhecimento.

A pesquisa de mercado pretendeu identificar softwares passíveis de serem utilizados para a implantação de Bases de Conhecimento na Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia. A procura foi feita diretamente na Internet. Foram obtidas informações sobre alguns produtos. A pesquisa foi realizada em caráter exploratório, voltada a identificar a existência de oferta de produtos, sem a preocupação de encontrar todas as alternativas disponíveis no mercado.

Segundo Stewart (1998), a maioria das empresas é composta por indivíduos inteligentes, mas a maior parte dessa inteligência reside naquele gênio da informática que fala sem parar em uma linguagem desconhecida, no frágil gerente de contas que menciona altos valores mas que se afastou de todos ou em arquivos guardados no porão. Até as pessoas mais inteligentes do mundo precisam de um mecanismo que monte, acondicione, organize e distribua os frutos de seu pensamento.

Para Sveiby (1998), muitas são as técnicas para expressar e transferir conhecimento em forma de informação. Hoje há diversos sistemas de troca de informações que, em sua forma padrão, consistem na instalação de um sistema interno on-line para leitura ótica de caracteres, armazenamento e recuperação de documentos vitais, um sistema de e-mail, conferências e processamento de texto. As ferramentas de Gestão do Conhecimento auxiliam o processo de coleta e estruturação do conhecimento de uma empresa, disponibilizando esse conhecimento de maneira que toda a organização possa compartilhá-lo. As Bases de Conhecimento são ferramentas da Gestão do Conhecimento, usadas para estimular o acesso e a disseminação do conhecimento na organização, viabilizando sua busca, consulta e compartilhamento. Com elas a empresa pode compartilhar de forma mais integrada o conhecimento adquirido.

A literatura pesquisada não apresenta um conceito único, consensual, sobre Bases de Conhecimento. O termo pode ser encontrado relacionado a diferentes áreas, cada uma com um conceito próprio.

Por não encontrar entre as fontes pesquisadas um conceito único a respeito das Bases de Conhecimento, foi construído, a partir destas fontes, o conceito que será considerado, para o propósito deste estudo:

Uma Base de Conhecimento é um ambiente de trabalho para o compartilhamento, recuperação e distribuição de conhecimento específico. Uma Base de Conhecimento não possui modelo ou tecnologia específicos; a sua implementação depende das características e objetivos da empresa que irá utilizá-la.

Ao conceito definido acima, especificamente para ser utilizado neste estudo, podem ser consideradas como aplicáveis e, até mesmo, recomendáveis, as seguintes características para as Bases de Conhecimento:

• estar sempre disponível;

• permitir acesso seguro através de senhas;

• possuir mecanismo de busca simples e intuitivo, com pesquisa textual por palavras ou expressões;

• possuir índices estruturados por assunto;

A Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (EMBRAPA) é vinculada ao Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento; foi criada em 26 de abril de 1973. Sua missão é viabilizar soluções para o desenvolvimento sustentável do agronegócio brasileiro por meio de geração, adaptação e transferência de conhecimentos e tecnologias, em benefício da sociedade. A Embrapa atua por intermédio de 37 Centros de Pesquisa, três de Serviços e 15 Unidades Centrais, estando presente em quase todos os Estados da Federação.

A Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia é um dos Centros de Pesquisa da Embrapa, criada em 22 de novembro de 1974, sob o nome de Centro Nacional de Recursos Genéticos. Na década de 80, passou a atuar também em biotecnologia agropecuária e em controle biológico de pragas, passando a se chamar Centro Nacional de Recursos Genéticos e Biotecnologia e na década de 90, incorporou, na sua agenda, atividades de seqüenciamento de genomas estrutural e funcional, na busca de genes de importância estratégica para espécies agrícolas, assim como técnicas de transgenia em plantas e clonagem na raça bovina.

A Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia possui, atualmente, 274 empregados, sendo 126 pesquisadores, 50 técnicos de nível superior e 98 assistentes e auxiliares de operações.

Tem como missão "Viabilizar soluções tecnológicas para o desenvolvimento sustentável do agronegócio brasileiro, assegurando a conservação, valoração e uso dos recursos genéticos, gerando, adaptando e transferindo conhecimentos e tecnologias, em benefício da sociedade.". Seu negócio é gerar conhecimentos e tecnologias em recursos genéticos, processos e produtos da biotecnologia, para atender objetivos institucionais e demandas do agronegócio brasileiro.

A Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia possui uma rede de computadores dividida em 2 estruturas básicas e funcionalmente interligadas:

. Rede externa: corresponde aos servidores e máquinas que ficam diretamente expostos à Internet, localizados principalmente no Prédio da Informática (PIN), Prédio da Biotecnologia (PBI) e Prédio da Quarentena de Germoplasma (PQG);

. Rede Interna: composta principalmente por equipamentos PC e Machintosh espalhados pela Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia com endereçamento Internet reservado, e eventuais servidores que não precisem ficar diretamente conectados à Internet.

Existem links de fibra ótica tanto na rede externa como na interna, todos eles em fibra multimodo e com distâncias inferiores a 300 metros.

O SERPRO é uma empresa pública vinculada ao Ministério da Fazenda, criada para modernizar e dar agilidade a setores estratégicos da administração pública (TERRA, 2002). Tem por objetivo a comercialização e a prestação de serviços de informática, com atuação em todo o território nacional.

A experiência do SERPRO em implantar seu próprio processo de Gestão do Conhecimento, apresenta-se como iniciativa da alta liderança, através de um processo corporativo iniciado há alguns anos. O SERPRO institucionalizou um comitê permanente, com a presença de representantes das diversas unidades da estrutura organizacional, voltado a criar oportunidades de mudanças comportamentais, direcionadas ao corpo gerencial e funcional, para adesão ao ato de compartilhar conhecimentos.

A Base SERPRO de Conhecimentos (BSC) está estruturada de acordo com os níveis da Árvore SERPRO de Conhecimentos. É o repositório dos conhecimentos organizacionais, onde são armazenados os dados e as informações relativas à execução dos processos e das atividades, à construção dos produtos, à prestação dos serviços e ao relacionamento com os clientes. Possui gestores que são responsáveis por cadastrar os gestores de conteúdos, comunidades, notícias institucionais, analisar as contribuições e, quando necessário, classificar documentos (LIMA et al, 2001).

A Base SERPRO de Conhecimentos foi desenvolvida sob plataforma Microsoft Exchange 2000 Web Storage, com capacidade de armazenar dados, informações textuais e imagens. Seu acesso ocorre a partir do Portal Corporativo do SERPRO (PCS), o qual foi desenvolvido utilizando ASP e componentes VB, incorporando tecnologia de certificação digital.

A perspectiva de encontrar softwares disponíveis no mercado esbarrou na falta de um conceito único sobre Bases de Conhecimento. Mesmo assim, através de pesquisa na Internet, foram identificadas algumas ferramentas que apresentaram um conceito de Bases de Conhecimento semelhante ao proposto para este estudo:

Information Self-Service: Trata-se de um sistema de Gestão do Conhecimento, usado para dar suporte aos clientes, empregados e fornecedores. Possibilita a criação de um website de onde a base de conhecimento será acessada. Originalmente roda em plataforma Windows NT/2000 com banco de dados SQL Server.

O Information Self-Service classifica as informações por tópicos e subtópicos e possibilita criar a base de conhecimentos com textos, arquivos de todos os tipos, imagens, e hyperlinks. Ele ainda é capaz de criar FAQs, área de download de documentos e gerar automaticamente um mecanismo de SEARCH por palavras chave.

Wintility Pro: É um ambiente de trabalho colaborativo para o desenvolvimento, compartilhamento e distribuição da informação produzida ou recebida pela empresa.

O Wintility Pro reconhece automaticamente as informações de valor de acordo com regras de categorização e cria múltiplas Bases de Conhecimento atendendo às necessidades de cada grupo de trabalho; permite a comunicação entre os contribuintes de informação e seus consumidores e filtra e recupera a informação independente da sua localização.

Entopia: A família de produtos Entopia inclui o Entopia K-Bus, um repositório de metadados virtual unificado que conecta usuários finais à informação, pessoas e recursos através da empresa. Inclui, também, o Entopia Quantum, um pacote de gerenciamento do conhecimento que provê gestão de conteúdo, colaboração e capacidades de pesquisa e o Entopia Knowledge Builder, uma solução de classificação de conteúdo e geração de taxonomia.

O Entopia Knowledge Builder organiza a informação existente dentro da base de conhecimento do Entopia Quantum. Uma vez migrado o conteúdo eletrônico, um grupo de trabalho e/ou a empresa podem localizar especialistas, documentos, e fontes de informação.

IBM Content Manager: O IBM Content Manager é uma solução para gerenciamento de conteúdo, disponível para as plataformas Windows, Unix e OS/400. O IBM Content Manager oferece uma interface de programação para o desenvolvimento de aplicações de gerenciamento, capazes de captar a informação e compartilhá-la entre fornecedores, clientes, parceiros e funcionários da empresa. Ele pode efetuar pesquisas abrangendo os diversos tipos de conteúdo, além de bases de dados Oracle e DB2. A entrega da informação ao usuário acontece de forma transparente e homogênea, independente da origem ou formato do arquivo.

Baseado na arquitetura cliente/servidor, o IBM Content Manager Server é responsável por prover acesso aos dados, conforme os níveis de segurança de cada usuário ou grupo, gerenciar o armazenamento e fazer a integração com todas as aplicações implantadas na empresa. Do lado do cliente, o usuário pode navegar pelas bases usando um navegador Web e visualizar as informações por meio de um aplicativo Java ou utilizando uma máquina thin client.

O Content Manager trabalha com HTML, para tratar conteúdo Web, e XML, para trocar dados e documentos das várias aplicações envolvidas. A inclusão de documentos no repositório funciona de forma análoga ao que acontece com os aplicativos de GED. Sites e páginas da Internet são tratados como outros documentos quaisquer.

Tahoe: É uma tecnologia da Microsoft que fornece uma interface unificada para acesso a toda espécie de conteúdo, podendo ser compartilhado e reutilizado dentro de uma corporação ou fora dela, no contexto de uma extranet.

O Tahoe reúne características de pesquisa de dados em toda a empresa, gerenciamento de documentos e ferramentas de colaboração. A vantagem do Tahoe é sua completa integração com o Microsoft Office que, agregada com os recursos avançados de busca, possibilita rápido acesso a dados, independente de sua origem, formato ou armazenamento.

De acordo com o conceito de Bases de Conhecimento desenvolvido para este estudo, uma base de conhecimento não possui um modelo específico, ele deve ser elaborado de acordo com as necessidades e objetivos da organização que irá utilizá-la.

A identificação de requisitos tecnológicos necessários à implantação de Bases de Conhecimento depende diretamente do modelo de Bases de Conhecimento a ser elaborado para cada organização. Dada a inexistência do referido modelo na Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia, não foi possível identificar tais requisitos. Apesar de ter sido identificada a infra-estrutura tecnológica disponível na Embrapa Recursos Genéticos e Tecnologia, restam dúvidas sobre sua real adequação à implementação de Bases de Conhecimento porquanto não se dispõe do modelo de base de conhecimento a ser utilizado naquela organização.

Foi possível concluir, pelos contatos com a direção da Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia, que a implantação de Bases de Conhecimento depende efetivamente de decisão da alta direção, uma vez que o assunto ainda está sendo alvo de estudos na organização. Pode-se afirmar, no entanto, que não foram encontradas, no escopo deste estudo, razões que indiquem não haver viabilidade de implantação de Bases de Conhecimento destinadas ao uso limitado por parte de alguns dos setores da organização.

O levantamento feito junto a representantes do SERPRO sobre dados históricos e tecnológicos, possibilitou a complementação das informações disponíveis na literatura pesquisada. Para enriquecer estudos futuros, é recomendável realizar levantamentos semelhantes junto a outras empresas.

Os contatos informais com a direção da Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia apontaram para o incentivo necessário com vistas à continuação deste estudo de viabilidade. É recomendável que estudos futuros levem em consideração, também, a possibilidade de avaliar efetivamente o grau de comprometimento da direção com o processo de implantação de Bases de Conhecimento.

A pesquisa de mercado, realizada exclusivamente via Internet, não alcançou todo o universo de produtos disponíveis. Sugere-se a realização de ampla pesquisa, dentro e fora da Internet, para permitir obtenção de produtos e preços adequados ao modelo de base de conhecimento que venha a ser definido.

Tendo em vista o posicionamento acerca das idéias apresentadas para este estudo, não se pôde concluir, de forma incontestável, nem a favor nem contra a viabilidade de implantação de Bases de Conhecimento na Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia.

Dada a inexistência de um projeto institucional para Gestão do Conhecimento na Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia, sugere-se a criação de um processo institucional de tal natureza. Sugere-se, ainda, que tal processo aconteça calcado em estratégia organizacional que considere investimentos e resultados em curto e médio prazos. Além disto, sugere-se a formação de grupos para permear todos os setores da organização, compostos por profissionais promotores de ações que incentivem o compartilhamento dos conhecimentos.

Recomenda-se investir o tempo necessário para identificar o modelo de base de conhecimento adequado à Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia e que aproveite, na medida do possível, a tecnologia já disponível na organização.

Recomenda-se à Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia que, após a identificação do modelo de base de conhecimento a ser implementado, seja realizado um minucioso levantamento das ferramentas disponíveis no mercado para identificar as que sejam convergentes com o foco da solução desejada.

Por fim, sugere-se à direção da Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia a identificação de fontes de financiamento de pesquisa, passíveis de subsidiar os gastos a serem efetuados com a implantação de Bases de Conhecimento.

1 THIEL, E.E. , 2002, Proposta de Modelo de Implantação de um Projeto de Gestão do Conhecimento com base em Processos Organizacionais, Dissertação de M.Sc, PPGEP/UFSC, Florianópolis, SC, Brasil.

2 TEIXEIRA FILHO, J., 2000, Gerenciando Conhecimento: Como a Empresa Pode Usar a Memória Organizacional e a Inteligência Competitiva no Desenvolvimento de Negócios, Rio de Janeiro, Editora SENAC.

3 STEWART, T.A., 1998, Capital Intelectual, Rio de Janeiro, Editora Campus.

4 SVEIBY, K.E., 1998, A Nova Riqueza das Organizações: Gerenciando e Avaliando Patrimônios de Conhecimento, Rio de Janeiro, Editora Campus.

5 TERRA, J.C.C., 2002, Portais Corporativos - A Revolução na Gestão do Conhecimento, São Paulo, Negócio Editora.

6 LIMA, M.P., CARVALHO, M.C.R., OLIVEIRA, M.G.C., CASTRO, V.G., 2001, "A Disseminação da Informação de Maneira Seletiva e Eficaz no SERPRO", In: SANTOS, A.R., PACHECO, F.F., PEREIRA, H.J., BASTOS JR., P.A. (orgs), Gestão do Conhecimento: Uma experiência para o sucesso empresarial, capítulo VII, Curitiba, Editora Champagnat.

Setor de Informática, Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia

Parque Estação Biológica Av. W5 Norte Final, 70770-900, Brasília, DF, Brasil

Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO)

SGAN 601 Módulo V – Asa Norte, 70.836-900, Brasília, DF, Brasil

Universidade Católica de Brasília (UCB)

SGAN 916 módulo B - Asa Norte, 70.790-160, Brasília, DF, Brasil