5S ELETRÔNICO: RECURSO DE OTIMIZAÇÃO DO PROCESSO DE ARQUIVO DOS DOCUMENTOS DIGITAIS.

Ana Amélia Souza Savioli Orientadora: Profª Silma C. Pompeu

Era da informação: Informática
“…pressupõe o uso de computadores eletrônicos no trato da informação” (Velloso, 2003: p.2) • Ferramenta utilizada no desenvolvimento e no armazenamento dos trabalhos realizados. • Informações antes da utilização da Informática: manuscritas em papéis, livros, cadernetas; arquivadas em: armários, gaveteiros, prateleiras. • Com o uso, passam a ser informatizadas. Surge um novo tipo de arquivo: o digital.

Informática - Arquivo Digital
Vantagens
Agilidade no trato de informações. Facilidade de armazenamento e recuperação da informação.

Desvantagens
“Lixo …exibir mais conteúdo…

Tipo e tamanho da letra (fonte); idioma; cor; símbolos (indicação de “atachados”, assinatura digital). + Conteúdo tecnológico (hardware e software) Idem. Articulação do conteúdo (saudação, data, nome do autor, nome do destinatário, nome do originador). Fragilidade do suporte + obsolescência tecnológica.

Forma física

Forma intelectual

Configuração da informação (textual, gráfica). Articulação do conteúdo (saudação, data, assinatura manual) Acondicionamento correto.

Preservação

Capítulo II 5S Eletrônico: Ferramenta da Qualidade para o arquivo de documentos digitais
O que significa 5S? “É a determinação de organizar o local de trabalho, mantê-lo arrumado, limpar, manter condições padronizadas e a disciplina necessária para se realizar um bom trabalho”. Osada, 1994: p. 10

Os cincos sensos
Seiri = organização Seiton = arrumação Seiso = limpeza Seiketsu = padronização Shitsuke = disciplina.

Seiri: Senso de organização
• Separar o necessário do desnecessário; • o útil do inútil; • o que é utilizado do que não mais se utiliza.

Melhorias com a aplicação deste primeiro censo: • Liberação de espaço em disco; eliminação do “lixo eletrônico”; • Melhoria no ambiente eletrônico: torna-se mais limpo e de melhor visualização.

Seiri: Senso de organização

Estratificação Separação dos arquivos de acordo com o grau de importância; estabelecer a distância (maior ou menor) na qual deverão