Tipos de comunicación en el empleo

Los tipos de comunicación que las empresas empleen van a estar determinadas por la magnitud y el tipo de empresa. Aquí vamos a detallar aquellos tipos de comunicación que podemos encontrar dentro de una organización, o sea que se pueden producir tanto en un nivel jerárquico como así también en la línea de operarios.

Si tenemos en cuenta los medios a través de los cuales comunicamos, los tipos pueden ser

• Comunicación directaEs aquella comunicación que se produce entre el emisor y el receptor o los receptores sin ayuda de herramientas. Es también denominada comunicación cara a cara.

• Comunicación indirectaEste tipo de comunicación se da también, como en el caso anterior, entre el emisor y el receptor pero con la diferencia que la comunicación se transmite a través de una herramienta o instrumento, ya que ambos están a distancia. A su vez, este tipo de  comunicación puede ser personal o colectiva. Es personal cuando se da entre un solo emisor y un solo receptor, por ejemplo cuando se habla por teléfono, al enviar un correo electrónico, etc. En cambio, la comunicación es colectiva cuando el emisor es uno solo y dirige su comunicación hacia con un grupo de receptores ayudado por una herramienta o instrumento (periódicos, televisión, radio, conferencias, etc.). Si nos focalizamos más en las organizaciones y en los diferentes niveles que encontramos dentro las mismas, los tipos de comunicación de una posición a otra pueden ser:

• Comunicación descendenteEs la comunicación que se genera y fluye desde los niveles superiores hacia los inferiores dentro de lo que es la estructura de la organización mediante canales formales. A este tipo de comunicación también se la denomina "comunicación unidireccional", ya que la información fluye solamente en una dirección, del personal de mayor al de menor jerarquía sin obtener una retroalimentación. Este tipo de comunicación se podía encontrar en empresas de años atrás donde la jefatura era de un estilo más autoritario, donde se consideraba que así la comunicación fluía de una forma más rápida y fácil, pero no se tomaba en cuenta las consecuencias que tenía como la desmotivación que provocaba sobre los empleados, la falta de integración entre jefes y empleados, etc.

• Comunicación ascendenteEs la inversa a la anterior. La comunicación fluye de los niveles inferiores a los superiores dentro de la organización. Este tipo de comunicación se da en contextos más actuales, ya que para que la comunicación se genere de arriba hacia abajo y la información que se transmita sea útil los jefes deben fomentar este tipo de comunicación, dándole participación a sus empleados, demostrándole interés por estar conectados con ellos y utilizando ésta como una fuente de motivación, construyendo relaciones de confianza, lealtad y credibilidad.De lo contrario la información suministrada puede sólo contener información favorable para el emisor omitiendo las malas noticias, para evitar que el jefe desconfíe de el, para demostrar que son competentes, etc.Este tipo de comunicación también es denominada "comunicación bidireccional", donde la línea inferior de la empresa se convierte en emisora y receptora, ya que no solo recibe información de sus superiores sino que también son ellos quienes la generan y la transmiten.

• Comunicación horizontalA diferencia de los tipos de comunicación anteriores, esta se produce entre personas de un mismo nivel jerárquico. En este tipo de comunicación la forma de trabajo en equipo es muy favorable ya que permite compartir información, coordinar y resolver problemas entre pares, proporcionar apoyo emocional entre ellos, etc.Aunque este tipo de comunicación muy pocas veces utiliza los canales formales utilizados por la empresa, ya que generalmente es informal la información que fluye en este sentido horizontal.

• Si diferenciamos los contenidos de aquella información que fluye dentro de las empresas, los tipos de comunicación pueden ser:

• Comunicación formalEs aquella información cuyo contenido está referido a aspectos laborales. El medio utilizado para transmitirla son los que pone a disposición la empresa, como ser correos electrónicos, reuniones de trabajo, comunicados, etc.Este tipo de comunicación por lo general es lenta debido a que se deben cumplir todas las formalidades burocráticas.

• Comunicación informalEs aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales, por ejemplo reuniones alrededor de la máquina de café, encuentros en los pasillos, etc. Es la comunicación informal que se produce de manera espontánea y que recorre la institución sin respetar canales y a la velocidad de la luz. Este tipo de comunicación es la que se conoce como rumor o radio pasillo.

• Rumores: son proposiciones diseñadas para ser creídas, y que se transmiten de persona a persona, habitualmente de forma oral, sin que existan datos para comprobar su veracidad.

• Tertulias: es una reunión informal y periódica de gente interesada en un tema. También en una rama concreta del arte, la ciencia o la filosofía, para debatir e informarse o compartir y contrastar iniciativas, noticias, conocimientos y opiniones. … Suelen participar en ellas personas del ámbito intelectual o artístico.

• Chismes: La murmuración es una actividad humana que consiste en hablar de alguien o algo, tan bien como mal, aunque generalmente de forma desfavorable, sin que la persona en cuestión esté presente. Algunos sinónimos de murmuración son habladuría, comadreo, chisme o cotilleo, siendo este último del ámbito coloquial.

• Corrillos: Corro donde se juntan algunos a discurrir y hablar, separados de los demás.

• Conversaciones: La conversación informal es un tipo particular de interacción. Aunque es muy libre y puede adoptar diversas variantes, en una conversación se reconocen ciertas características:Se trata de una interacción entre un número restringido de participantes, cuyos roles no están predeterminados y en la que todos poseen los mismos derechos y deberes.No suele tener un objetivo declarado más que el del placer de conversar.

Formas de comunicación

El mensaje que se quiera transmitir durante una comunicación se puede divulgar de diversas formas. La forma que utilicemos para comunicarnos dependerá del puesto que ocupemos en la organización. Algunas de ellas pueden ser:

• Comunicación visualConsiste en la comunicación que el receptor percibe por la vista. Esta percepción es lo primero que todos nosotros comunicamos de nosotros mismos ante alguien, como somos físicamente, que posición física tenemos, como vestimos, como es nuestro aspecto, cual es nuestra actitud. Todo ello en conjunto muchas veces comunica más que las propias palabras del mensaje, y esto es algo a tener en cuenta porque muchas veces nos preocupamos por el discurso o el mensaje que tenemos que transmitir y nos olvidamos de este modo secundario de comunicación. A través de esta forma de comunicación se pueden observar los movimientos, las expresiones de la cara, la apariencia general, construyendo de esta forma una imagen de la persona, aun así sin tener en cuenta el discurso que esté brindando.Otro aspecto importante que podemos percibir es la simulación. A veces, cuando nos comunicamos las palabras pueden decir algo pero los gestos pueden decir lo contrario, a pesar de que nosotros creamos que lo ocultamos adecuadamente. No simular es la norma más segura para una buena comunicación, ya que cuanto mas congruencia haya entre lo que dice y la forma en que lo dice, mas favorable será la primera impresión que cause.

• Comunicación oralConsiste en la comunicación que el emisor produce a través del habla, mediante conversaciones telefónicas, presentaciones, discursos formales, etc. En esta forma de comunicación es de mayor importancia el tono de la voz. Cuando hablamos, emitimos una voz con determinadas características, como la rapidez, el tono y la articulación, todos ellos son elementos que le dan a nuestro receptor más información sobre nosotros. Son importantes también los matices del sonido: hablar rápido o lento, en un tono bajo o elevado, con voz tranquila o tensa, todos estos matices también expresan de alguna forma nuestro estado de ánimo. Y esta es la ventaja de esta forma de comunicación que nos brinda información adicional a la que nos da la escrita y la visual, además de ser una forma de comunicarnos ágil, rápida y dinámica. También tiene la ventaja de permitirnos repreguntar hasta asegurarnos de que el receptor haya entendido de lo que estamos tratando de transmitirle, lo cual nos ayuda a achicar la brecha de los malentendidos. La desventaja de la comunicación oral es el grave problema de la imprecisión, ya que entra en juego la forma de interpretación y de percepción del receptor, la cual puede no ser la misma que la del emisor.

• Comunicación escritaConsiste en la comunicación que el emisor produce a través de la escritura, comprende: memos, cartas, informes, correos electrónicos y otros documentos escritos.Las ventajas que tienen este tipo de comunicación es que, pasado el tiempo, recurrir a archivos o cualquier otra forma de comunicación escrita nos ayuda de recordar información que hemos dado anteriormente. También la podemos utilizar como un arma frente a la desconfianza que alguien nos inspira. La desventaja es que no todos dentro de una organización tienen acceso a este tipo de comunicación. Dentro de este tipo de comunicación hay una que cada vez tienen más lugar en las empresas, son los correos electrónicos. A través de ellos se puede distribuir más información a menor costo y mayor velocidad. A diferencia de otros tipos de comunicaciones escritas, se pueden enviar mensajes a grandes cantidades de receptores a pesar de estar ubicados en diferentes áreas geográficas. La desventaja de los correos electrónicos es que el receptor no puede percibir con precisión lo que el emisor esta pensando o transmitiendo.

Carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Estilos de carta

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

• Formal: por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional…etc.

• Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

• Familiar: que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

• Muy formal: en estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).

CIRCULARES. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente

• Movimiento interno de los jefes de la institución

• Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.

• Ascensos del personal que elabora en la empresa.

FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

• Cambios de horario.

• Rotación de jefes.

• Nombramiento de comisión reorganizadora.

• Ascensos del personal.

• Aplicación de encuesta.

• Acuerdos y decisiones del directorio, etc

MEMORANDUM. Es un documento administrativo, público y comercial, de formato pequeño y texto breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad.Familiarmente es llamado "MEMO".

FUNCIÓN. El memorando es una comunicación diplomática en la que se transmite un mensaje y puede ser:

• Una orden.

• Un mensaje.

• Un pedido.

• Un perdido.

• Una justificación.

• Una amonestación.

• Una información, etc.

USOS. Se utiliza entre las distintas oficinas y dependencias de una misma  institución. Por su calidad de interno es un documento de  "INTEROFICINA".Es tan usual en nuestra administración que algunas entidades disponen de memorandos impresos en talonarios, dependiendo su formato de las exigencias.

CARACTERÍSTICAS:

Se caracteriza por ser:

• Un documento breve y directo.

• Funcional y práctico.

• Interno.

• Circula dentro de la institución.

• Sobre todo de acción inmediata

ACTA. Es un documento redactado durante una reunión de personas, con la finalidad de testimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, así como también los temas tratados.Toda institución pública o privada debe llevar este documento en el llamado "LIBRO DE ACTA", el cual es muy importante porque contiene la historia y la vida de una institución certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una entidad o sociedad.El Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un Juez Instructor o por un Notario Público.La redacción del Acta le corresponde a la secretaria quien generalmente redacta el documento en borrado para después pasarla al Libro de Actas y hacerlo firmar por todas las personas asistentes a la reunión.USOS. Hacen uso de ella todas las instituciones, sobre todo gremiales, que deseen darle valor legal a sus actividades de carácter social, jurídico o político.Para ello el libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera página, por un escribano o notario.Su redacción le corresponde al secretario, quien generalmente la escribe primero en un borrador para luego pasarla al libro y hacerla firmar.

 Folleto: es un texto impreso en pequeñas hojas de diferentes formas que sirve como una herramienta publicitaria. Generalmente los folletos son entregados en mano en la vía pública con información de interés sobre restaurantes, bares, lugares turísticos o similares, aunque también son utilizados con la misma finalidad siendo dejados en mostradores u otros muebles en lugares como agencias turísticas y allí cada quien toma el folleto que le interesa.

Manuales: administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Autor:

Marilianhys.