Gestión del conocimiento y la información, un reto para las organizaciones modernas

Introducción

Actualmente, las empresas se enfrentan a constantes transformaciones e innovaciones con el objetivo de mantener su competitividad en el entorno en el cual se enclavan. Según Hatchuel et al. (2002) citado por Bonilla Medina y Vivas Cajamarca (2014), un papel importante en esto lo desempeña la gestión del conocimiento (GC) ya que, en gran medida, este auge se debe a la multiplicación de los expertos y también a la necesidad por renovar el saber.

Drucker (1999) expresaba que, "… desde mediados de los 70, lo que conocíamos sobre administración ya no nos sirve…En el futuro inmediato, los gerentes tendrán que ser capaces de olvidar lo que hacían, tan rápido como aprenden cosas nuevas que tienen que hacer…". En este orden de cosas, si se considera la dimensión y la velocidad de los cambios que se producen, puede valorarse la importancia de adquirir, gestionar y generar nuevos conocimientos para que den respuesta a las continuas demandas del entorno.

GC en las organizaciones actuales

Desde hace algunos años se habla de gestión del conocimiento, este tuvo su origen por la década de los noventas en los Estados Unidos conocido con el término Knowledge Management. El siglo XXI se desenvuelve en un contexto marcado por nuevos retos y nuevas oportunidades en cuanto al desarrollo de la información, el conocimiento y el aprendizaje (Alfonso Sánchez y Ponjuán Dante, 2016), condicionado, en buena medida, por el avance sostenido en las tecnologías de la información y las comunicaciones. Esto apunta hacia el desarrollo también más amplio de la gestión del conocimiento en las organizaciones

Diversas son las definiciones de gestión del conocimiento que pueden ser revisadas en la bibliografía. Campos (2007) resume aspectos abordados por algunos autores como Quintas (1997); Davenport y Prusak (2001); Estrada (2002); Canals (2003); Salem (2003); Rivero (2004); Pérez y Coutin (2005); Artiles Visbal (2004); Arancibia (2006) y Campos (2007) aportando así elementos comunes de esas conceptualizaciones:

• Explicitar conocimiento, es decir, codificarlo según su tipo y almacenarlo en sistemas de información.

• Compartir conocimiento o información, diseminar conocimiento y hacerlo accesible a las personas de la organización.

• Aplicar conocimiento, que vincula el conocimiento y su gestión a la mejora de alguno de los procesos de la organización.

• Gestión y desarrollo de las personas, que en definitiva poseen la experiencia y el know-how.

• Transformación del conocimiento individual en organizativo, es decir, que el conocimiento individual de cada profesional se convierta en conocimiento de un equipo o de un colectivo de la organización.

• Gestión de la información, donde se asocia exclusivamente la GC con el uso de los sistemas de información.

• Medición del capital intelectual, de forma que la GC permita identificar, valorar y medir los activos intangibles y su evolución en la organización.

• Aprendizaje y formación, en donde se vincula la GC al desarrollo y aprendizaje de capacidades de los profesionales de la organización.

Otra sistematización de conceptos al respecto, es aportada por Bonilla Medina (2014) quien se refiere a las siguientes definiciones (Tabla 1):

Tabla 1: Definiciones de Gestión del conocimiento

Fuente: Bonilla Medina (2014)

También existen variadas formas de concebir lo que se conoce como GC, e incluso distintas generaciones en cuanto al enfoque de la GC (Aportela, 2006). Un estudio realizado por los investigadores Paul Quintas, Paul Lefrere y Geoff Jones y presentado en el artículo "Knowledge Management: a Strategic Agenda" (1997), revela que al hacer una búsqueda en más de 100 sitios de Internet que mencionaban aspectos de la gerencia del conocimiento, se encontró una amplia gama de intereses, perspectivas y asuntos relacionados que abarca aproximaciones desde las ciencias económicas (el conocimiento como capital empresarial); antropológicas (teorías evolutivas); epistemológicas (conocimiento y aprendizaje); tecnológicas (medios y tecnologías para mejorar o apoyar la GC); etc.

Van Buren (2000) citado por Simeón (2015), define la gestión del conocimiento como adquirir, utilizar y mejorar los conocimientos necesarios para la organización, creando un ambiente que permita compartirlos y transferirlos entre los trabajadores que lo utilizan en vez de volver a descubrirlos. Esta conceptualización apunta hacia la idea del conocimiento compartido como parte de la gestión del conocimiento.

Según Peluffo y Contreras (2002) citado por (Atencio, 2015), la gestión del conocimiento se concibe como una disciplina emergente que tiene como objetivo generar, compartir y utilizar el conocimiento tácito (Know-how) y explícito (formal) existente en un determinado espacio, para dar respuestas a las necesidades de los individuos y de las comunidades en su desarrollo.

Para Pérez Rodríguez y Coutin Domínguez (2005) la gestión del conocimiento es el proceso mediante el cual se desarrolla, estructura y mantiene la información, con el objetivo de transformarla en un activo crítico y ponerla a disposición de una comunidad de usuarios, definida con la seguridad necesaria. Incluye el aprendizaje, la información, las aptitudes y la experiencia desarrollada durante la historia de la organización

El autor comparte la conceptualización general que brinda Harvard Business Review (2003), cuando plantea que la gestión del conocimiento es el proceso sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los participantes de la empresa, con el objeto de explotar cooperativamente el recurso de conocimiento basado en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientados a potenciar las competencias empresariales y la generación de valor.

Muy unida a la discusión teórica sobre la definición de la gestión del conocimiento se aprecia en la comunidad científica una aproximación a la descripción de sus objetivos y/o funciones.

Para Contreras y Tito (2013), el objetivo de la gestión del conocimiento es generar o potenciar las competencias que permitan mejorar el uso de los recursos, optimizar los procesos, renovar los sistemas, aminorar los costos, incrementar valor agregado y efectuar la mejora continua, en la generación de los bienes y servicios de la organización. Esta definición de objetivos está hecha en función de metas clave de la empresa, por lo que es general y no aborda las particularidades que debe tener esa generación y desarrollo de competencias.

Según Fuentes (2010), la GC tiene como objeto transferir conocimiento desde su lugar de generación hasta el sitio en dónde es empleado, implicando el desarrollo de las competencias individuales, grupales y organizacionales para utilizarlo, al igual que socializarlo, si es interno, así como evaluarlo y empoderarlo, si es externo Esta concepción es un poco más amplia y apunta hacia las dimensiones internas o externas del conocimiento.

Díaz (2004) aporta una interesante sistematización que relaciona las diferentes perspectivas y concepciones teóricas acerca del conocimiento con las implicaciones para su gestión (Anexo 1)

El autor coincide con Mirabal (2015) en que el objetivo de la gestión de conocimiento se orienta en sustentar los procesos de construcción, colección, recuperación, socialización y pragmatización del conocimiento, y logra un mayor énfasis en el ámbito organizacional, a su vez promueve los siguientes propósitos:

• posibilitar la comprensión del quehacer, las historias, las experiencias vividas y los contenedores de conocimiento, usando instrumentos para tal fin,

• establecer una cultura cognitiva donde el comportamiento tanto individual, como colectivo promueva la construcción y la compartición del conocimiento,

• estructurar ambientes tecno-cognitivos, mediante la implantación de herramientas, espacios articuladores y redes de conexiones interna, así como externas a las organizaciones para la socialización del conocimiento.

• integrar espacios cognitivos de apoyo para los procesos misioneros, mediante la articulación de conocimiento operacional, funcional y estratégico.

Otro elemento interesante a dilucidar en el orden teórico es la relación/diferenciación entre gestión del conocimiento y gestión de la información. Al respecto, se considera adecuado el análisis de Vázquez Martínez y Hermida Rojas (2014) citadas por Torres Lebrato (2015), que expresan que aunque los conceptos "sociedad de la Información" y "sociedad del conocimiento" se emplean frecuentemente como equivalentes, cada uno presenta una perspectiva diferente de la gestión y el uso de la información. El primero se refiere a la creciente capacidad tecnológica para almacenar y hacer circular la información con rapidez. El segundo enfatiza en la apropiación crítica y selectiva de la información, protagonizada por ciudadanos que saben qué quieren y como aprovechar la información, y por consecuencia saben qué necesitan y de qué pueden prescindir. En esta reflexión queda implícito, entonces, el carácter más amplio y abarcador de la gestión del conocimiento, que, si bien lleva intrínseca la gestión de información, la supera y valoriza.

La gestión del cocimiento se sostiene por el capital humano, portador de dicho conocimiento. En la actualidad la gestión del conocimiento es considerada una técnica efectiva de gestión, en tanto aprovecha las potencialidades del principal activo de la empresa moderna: su capital humano.

Varios autores como Arboníes (2002), Prusak, citado por Salem (2003) y Canals (2003) apuntan que cuando se aplica la gestión del conocimiento en realidad se está gestionando el entorno y las condiciones que hacen posible que dicho conocimiento sea fomentado y trasmitido, puesto que en sí mismo, el conocimiento radica en la mente de las personas. En este orden de pensamientos, resulta lógico que el conocimiento, entonces, sea asociado al capital intelectual

Wigg, citado por Artiles Visbal (2005) plantea que la gestión del conocimiento debe planificar, implementar, operar y gestionar todas las actividades relacionadas con el conocimiento y los programas requeridos para la gestión efectiva del capital intelectual.

La gestión del conocimiento en sí no aporta valor a la entidad, ni es posible implementarla de manera aislada, solo si se presta especial atención al manejo del capital humano y este es entrenado en la gestión de la información. De esta manera podrá ser transformado el conocimiento generado y, correctamente empleado, podrá entonces aportar aún más valor.

En este sentido, la posibilidad de combinar el conocimiento tácito o explícito que porta el capital humano de una organización con elementos del capital financiero y/o del capital relacional hace de la gerencia del conocimiento una herramienta importante para generar valor en la empresa.

1.3 Potencialidades de las TIC´s en la práctica gerencial asociada a la gestión del conocimiento

El conocimiento es valioso y útil para la empresa únicamente si es accesible. Si en el pasado la divisa "saber es poder" era utilizada por los individuos para concentrar información y utilizarla de forma unilateral en momentos clave; la actualidad está continuamente abarrotada de momentos clave que requieren que el "saber" empodere a toda la organización. Se hace necesario tener una idea clara del patrimonio intelectual con que se cuenta y de garantizar su acceso. En la moderna era digital, el avance de las tecnologías ha permitido desarrollar herramientas para digitalizar y hacer cercano el conocimiento, permitiendo la difusión y rápido acceso al mismo.

Acerca de la relación TIC – Gestión del conocimiento varios autores han apuntado diferentes aproximaciones que resumen lazos simbióticos: la tecnología ha propiciado el desarrollo del conocimiento y este, a su vez, ha servido para potenciar los avances científicos producidos en los ámbitos de la informática y las telecomunicaciones, y, por tanto, el progreso de las propias tecnologías.

Rahman (2009) apunta que el fenómeno de las TICs se debe en gran medida a la aparición de internet, pues la presencia de diversas universidades e institutos en el desarrollo de este proyecto hizo que se fueran encontrando más posibilidades de intercambiar información, hasta que a mediados de la década de los noventa se gesta, para el nuevo siglo, la llamada sociedad de la información, sustentada en el avance tecnológico.

En el anexo 2 se puede encontrar una tabla que explica el desarrollo del concepto de TIC que se maneja en la literatura científica.

Las tecnologías de información y comunicación (TIC), junto con las metodologías avanzadas de procesamiento de la información han evolucionado significativamente, influyendo activamente en la sociedad actual. Las TIC permiten un tratamiento sistemático de datos, información y conocimiento y contribuyen considerablemente al progreso de las ciencias (Plazzotta et al, 2015)

Entre las ventajas que se atribuyen a las TICs, se relacionan el desarrollo de una continua actividad intelectual; las posibilidades de ampliación del aprendizaje cooperativo; así como la potencialidad para mejorar las competencias de expresión y creatividad y desarrollar habilidades de búsqueda y selección de información. Organizacionalmente, las TIC favorecen el incremento de la productividad y el acceso a nuevas tecnologías, que las empresas pueden aplicar, lo cual moviliza las capacidades de la organización. (Guarín Hernández, 2010)

Pero, dialécticamente, también se han señalado posibles desventajas en el plano individual como el hecho de que pueden generar dispersión, adicción, aislamiento, cansancio visual y otros problemas físicos. También puede provocar supeditación de toda la actividad a los sistemas informáticos, así como riesgo de tomar decisiones sobre información poco fiable. Organizacionalmente, las TIC pueden llegar a ser promotoras de la disminución de puestos de trabajo, ya que las personas pueden ser reemplazadas por tecnologías catalogadas como más eficientes o económicas. (Ibídem, 2010)

También ha sido debatida la influencia que pueden tener las tecnologías sobre los procesos y sobre los productos. Según Cabero (2005) algunos autores expresan que es posible que el uso de diferentes aplicaciones de la TIC presente una influencia sobre los procesos mentales que realizan los usuarios para la adquisición de conocimientos, más que sobre los propios conocimientos adquiridos, teniendo en cuenta la inmensidad de información a la que se puede acceder.

Cabero (2005) también explica que diversos autores han señalado el efecto negativo que puede tener la proliferación de la información, los problemas de la calidad de la misma y la evolución hacia aspectos evidentemente sociales, pero menos ricos en potencialidad educativa. No obstante, otros muchos señalan las posibilidades que brindan las TIC para impulsar un cambio cualitativo en los procesos. Al respecto, se ha señalado el notable incremento del papel activo de cada sujeto que interactúa con las TIC, puesto que puede y debe aprender a construir su propio conocimiento sobre una base mucho más amplia y rica. Por otro lado, un sujeto no sólo dispone, a partir de las TIC, de una "masa" de información para construir su conocimiento, sino que, además, puede construirlo en forma colectiva, asociándose a otros sujetos o grupos. Estas dos dimensiones básicas (mayor grado de protagonismo por parte de cada individuo y facilidades para la actuación colectiva) son las que suponen una modificación cuantitativa y cualitativa de los procesos personales y educativos en la utilización de las TIC.

Por otra parte, las TIC están produciendo una innovación y cambio constante en todos los ámbitos sociales. Estos cambios no siempre indican un rechazo a las tecnologías o medios anteriores, sino que en algunos casos se produce una especie de simbiosis con otros medios. Por ejemplo, el uso de la correspondencia personal se había reducido ampliamente con la aparición del teléfono, pero el uso y potencialidades del correo electrónico han llevado a un resurgimiento de la correspondencia personal.

Se coincide con Adell (1997) en que se está produciendo un cambio de paradigma, dadas las características y nuevas posibilidades que ofrecen las redes telemáticas, puesto que los ordenadores, aislados, ofrecen una gran cantidad de posibilidades, pero conectados incrementan su funcionalidad en varios órdenes de magnitud. Formando redes, las TIC se revelan como herramientas eficaces para la comunicación entre seres humanos.

Conclusiones

Las TICs con asociadas tácitamente al desarrollo de la gestión del conocimiento y la información. Al respecto Drucker (1999) expresa que las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, que acompañan a la sociedad de la información y la sociedad del conocimiento, están transformando radicalmente las economías, los mercados y la estructura de la industria, los productos y servicios, los puestos de trabajo y los mercados laborales; pero su impacto es mayor en la manera en que las personas ven el mundo y a sí mismos. Por otra parte, Bill Gates plantea: "Se habla de la edad de piedra, edad de hierro, edad de bronce, periodos de la historia denominados de acuerdo con los nuevos materiales que empleaban los hombres para hacer sus herramientas y armas. Actualmente los países luchan por el control de la información, o sea, llegó la edad de la información y el conocimiento" (Gates, 1997, sp)

Principales fuentes bibliográficas

• Adell, J. (1997): Tendencias en educación en la sociedad de las tecnologías de la información. Rev. Electrónica Tecnol. Educ. 7. Disponible en http://nti.uji.es/docs/nti/Jordi_Adell_EDUTEC.html; consultado: 6/2016

• Artiles Visbal, S. (2004): Gestión del conocimiento y capital intelectual. En: Memorias del Congreso Internacional de Información, INFO' 2004, abril 12-16, 2004 [CD ROM]. La Habana: IDICT, 2004.

• Bonilla Medina, A.C. y Vivas Cajamarca, S.M. (2014): Propuesta de un modelo gestión del conocimiento para SIGRA S.A. Trabajo de grado. Universidad de La Salle, Colombia, Bogotá

• Cabero Almenara, J (2005): "Cibersociedad y juventud: la cara oculta (buena) de la Luna", en Un nuevo sujeto para la sociedad de la información. Presentado en COMBYTE 2004, España, pp. 13–42.

• Contreras, F. y Tito, P. (2013). La Gestión del Conocimiento y las Políticas Públicas. Lima. Perú. Universidad María Auxiliadora

• Davenport, T. y Prusak, L. (2001): Conocimiento en acción: Cómo las organizaciones manejan lo que saben. Pearson Educación. Buenos Aires

• Díaz Milián, A. (2004): Los fundamentos del aprendizaje organizacional. Monografía. Editorial Samuel Feijoó. Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas.

• Drucker, P. F. (1999) Los desafíos de la gerencia para el siglo XXI. Editorial Norma, S.A. Colombia.

• Fuentes, B. (2010). La Gestión de Conocimiento en las Relaciones Académico-Empresariales. Un Nuevo Enfoque Para Analizar el Impacto del Conocimiento Académico. (Tesis doctoral) Universidad Politécnica de Valencia, España

• Gates, B (1997): Camino al futuro. Disponible en http://www.reunidosonline.com/ebooks/Camino_Al_Futuro_Bill_Gates.pdf; consultado: 6/2016

• Guarín Hernández, A.M (2010): TICS: Tecnologías de Información y Comunicación. Documento monográfico digital. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos89/tics-tecnologias-informacion-y-comunicacion/tics-tecnologias-informacion-y-comunicacion.zip; consultado: 6/2016

• Harvard Business Review (2003). Gestión del Conocimiento. España. Ediciones Deusto. Disponible en: http://www.streetdirectory.com/travel_guide/126188/technology/fundamental_concept_of_information_technology.html; consultado: 6/2016

• Mirabal, J.F. (2015): Gestión dinámica de conocimiento organizacional. Enl@ce Revista Venezolana de Información, Tecnología y Conocimiento, 12 (2), 55-78

• Pérez Rodríguez, Y. y Coutin Domínguez, A (2005): La gestión del conocimiento: un nuevo enfoque en la gestión empresarial. Biblioteca Virtual de Ciencias de la Información. Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm; consultado: 6/2016

Autor:

Ing. Liuber Hernández Leyva.

Dra. C Gislena Mesa Contreras.