Función de operación y control

Toda organización tiene función de producción, trátese de productos y/o servicios, por ello es de suma importancia que esta función se administre de la mejor manera con el fin de alcanzar la ventaja competitiva.

Aunque generalmente se asocia a la producción con el hecho de producir bienes materiales como alimentos, vestidos o automóviles, la función de producción está presente en cualquier ente socio-económico sea que este ofrezca bienes materiales o servicios intangibles.

La función operativa es complejamente la optimización de todos los recursos disponibles que se tengan en la organización, ya sea de bienes o servicios, cosa que el lugar de trabajo es simplemente cualquiera.

La función de producción u operativa tiene como objeto las operaciones físicas que hay que realizar para transformar las materias primas en productos o para la realización de un servicio, por lo tanto la administración de la producción propende por la utilización más económica de unos medios (locaciones, maquinaria o recursos de cualquier tipo) por personas (operarios, empleados) con el fin de transformar unos materiales en productos o realizar unos servicios.

Administración de materiales

El concepto de tener un departamento responsable del flujo de materiales, desde el proveedor, pasando por producción, hasta el consumidor, es relativamente nuevo. Aunque muchas compañías han adoptado este tipo de organización, aun hay muchas otras que no. Si las compañías desean minimizar costos totales en esta área y proveer y alcanzar un mejor nivel de servicio al cliente, deben enfocarse en el tema de administrar mejor sus materiales.

Usualmente a esta función se le llama administración de materiales. También se le llama planeación y control de distribución, y administración de logística. En este caso lo llamaremos administración de materiales. Es bien sabido que la manufactura esbelta no solo requiere hacer más eficaces las operaciones individuales, sino también requiere que todas las operaciones trabajen juntas. Un departamento de administración de materiales puede mejorar esta coordinación al adquirir la responsabilidad total de los materiales.

Administración de materiales es la función coordinadora y responsable de planear y controlar el flujo de materiales. Sus objetivos son los siguientes:

Maximizar el uso de los recursos de la compañía.

Proveer el nivel requerido de servicio al cliente.

La administración de materiales puede contribuir mucho para mejorar las ganancias de una compañía.

La mano de obra y el material son costos que aumentan o disminuyen con la cantidad vendida. Los gastos externos no varían directamente con las ventas. En este ejemplo veremos que los gastos externos son constantes, aunque en la primera tabla se expresa como un porcentaje de las ventas.

Reducir costos contribuye directamente a las ganancias. Aumentar las ventas aumenta directamente los costos de mano de obra y materiales así que las ganancias no aumentan en proporción directa. La administración de materiales puede reducir costos al asegurarse de que los materiales correctos estén en el momento correcto y los recursos de la compañía sean usados apropiadamente.

Fabricacion

La palabra fabricación puede referir: a la producción de objetos a través de medios de tipo mecánicos o bien, implicar la construcción o elaboración de algo.

La fabricación de lo que sea suele implicar la conversión de las características de una materia prima en un producto. La mencionada transformación puede ser efectuada a través de máquinas o bien con el trabajo manual de expertos en la materia.

Generalmente, cuando se habla de fabricación se está hablando de fabricación en serie de aquello que es objeto de fabricación, es decir, se fabrican una importante cantidad de copias de un mismo producto y se emplea una cadena de producción para así lograr mayor eficacia.

La fabricación en serie, de alguna manera, llegó para modificar los criterios y creencias vigentes y sin lugar a dudas dio lugar al crecimiento y desarrollo de la industria en general, ya que el alcance fue fenomenal en todos los tipos de industrias haciéndola más eficiente y abaratando costos.

En tanto, se llama fábrica al establecimiento que cuenta con las herramientas y las instalaciones necesarias para llevar a cabo la fabricación de los productos en cuestión o bien el espacio físico en el cual se logra la transformación industrial de una fuente de energía.

El proceso de fabricación suele suponer una transformación de una o de varias materias primas para así crear un producto que pueda más tarde ser comercializado y utilizado por el consumidor final. Mientras tanto ese proceso puede realizarse de manera manual, hablándose de fabricación artesanal o con máquinas, que estarán instaladas en la fábrica para uso de operarios.

Por ejemplo, en una fábrica de medias se cuenta con la maquinaria necesaria para transformar el algodón en medias y también puede pasar que se necesite de otra fábrica para completar el proceso de transformación, una que teje, otra que tiñe, entre otras posibilidades.

Son muchísimos los tipos de productos que usamos en nuestra vida cotidiana y que salen directamente de una fábrica: indumentaria, calzado, aceites, electrodomésticos, mobiliario, entre otros.

Inspección

Inspección procede del latín inspectio y hace referencia a la acción y efecto de inspeccionar (examinar, investigar, revisar). Se trata de una exploración física que se realiza principalmente a través de la vista. El objetivo de una inspección es hallar características físicas significativas para determinar cuáles son normales y distinguirlas de aquellas características anormales. En este sentido, es posible desarrollar inspecciones de empresas o comercios para verificar que cumplan la ley.

La inspección también puede llevarse a cabo para controlar la situación fiscal de una empresa. En este caso, un inspector estatal se encargará de examinar si la compañía paga los impuestos, para lo cual revisará sus facturas y controlará que entregue comprobantes de cada venta.

Mantenimiento

La labor del departamento de mantenimiento, está relacionada muy estrechamente en la prevención de accidentes y lesiones en el trabajador ya que tiene la responsabilidad de mantener en buenas condiciones, la maquinaria y herramienta, equipo de trabajo, lo cual permite un mejor desenvolvimiento y seguridad evitando en parte riesgos en el área laboral.

Es un servicio que agrupa una serie de actividades cuya ejecución permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los equipos, máquinas, construcciones civiles, instalaciones.

Objetivos del Mantenimiento

Evitar, reducir, y en su caso, reparar, las fallas sobre los bienes precitados.

Disminuir la gravedad de las fallas que no se lleguen a evitar.

Evitar detenciones inútiles o para de máquinas.

Evitar accidentes.

Evitar incidentes y aumentar la seguridad para las personas.

Conservar los bienes productivos en condiciones seguras y preestablecidas de operación.

Balancear el costo de mantenimiento con el correspondiente al lucro cesante.

Alcanzar o prolongar la vida útil de los bienes.

El mantenimiento adecuado, tiende a prolongar la vida útil de los bienes, a obtener un rendimiento aceptable de los mismos durante más tiempo y a reducir el número de fallas.

Evaluacion de costos

Tan importante como diseñar un sistema de costos, es importante implementarlo. Pero más importante que diseñar e implementar un sistema de costos, es evaluarlo. En el presente artículo desarrollaremos los motivos por el que se debe evaluar un sistema de costos, hablaremos de los criterios que se deben tomar en cuenta a la hora de evaluar un sistema de costos y brindaremos una conclusión sobre el tema.

¿Por qué realizar una evaluación de un sistema de costos?

Es importante evaluar un sistema de costos porque:

– Nos permite detectar las debilidades de un sistema de costos y formular recomendaciones pertinentes dirigidas a mejorar el desempeño de un sistema de costos.

– Nos permitirá obtener información actualizada relacionada con la producción y los costos. Esta información sistemática, real, oportuna y confiable permitirá a la gerencia una mejor planificación, un mejor control y una mejor toma de decisiones.

– Nos permitirá diseñar propuestas a la gerencia de una empresa, para que incremente constante y periódicamente sus utilidades.

¿Cómo evaluar un sistema de costos?

Para evaluar un sistema de costos, se requiere por lo menos seguir cinco pasos: relevamiento informativo, diagnóstico, presentación y discusión de los resultados del diagnóstico, instalación de los ajustes y sugerencias propuestas, control del funcionamiento del sistema con los nuevos ajustes propuestos.

Relevamiento informativo. El relevamiento informativo se realiza gracias a las entrevistas y a la recolección de datos. En esta etapa se busca información sobre los productos que fabrica la empresa, el tipo de máquinas, instalaciones y edificios que posee, la capacidad máxima práctica y los niveles de producción instalados, los tipos de suministros, la mano de obra, el costo unitario y total de los productos, los registros y documentos respaldatorios de documentos, y las características de los controles internos.

Recolección de datos. En esta etapa se procede con la preparación de un listado con los datos básicos de la empresa. Se debe ir siempre de lo general a lo particular. Este listado de datos debe abarcar: la organización, las áreas operativas, el ciclo operativo y los datos vinculados con la organización de la empresa.

Diagnóstico. Consiste en efectuar una síntesis sobre las rutinas analizadas dentro de la empresa, señalar los errores de control interno hallados y proponer un nuevo sistema según cronograma tentativo.

Presentación y discusión de resultados. Comprende la propuesta de las correcciones que se instalarán en el sistema, las tareas a realizar y el costo estimado de funcionamiento.

Instalación y puesta en marcha. Comprende la diagramación y puesta en marcha de la secuencia de tareas, actividades y procesos.

Control. Consiste en el mantenimiento, la supervisión e inspección respecto de la marcha en operación de los ajustes propuestos al sistema de costos evaluados.

Mantenimiento productivo

El mantenimiento productivo o mantenimiento planificado es la etapa anterior, al mantenimiento productivo total (TPM) y es la evolución del mantenimiento correctivo.

Esta etapa se caracteriza por la progresiva mentalización por la calidad y el consiguiente desarrollo de técnicas para el control y aseguramiento de la calidad. En esta etapa, se produce un gran desarrollo tecnológico en los medios de producción, impulsado por la necesidad de diseñar equipos que puedan producir bienes de la calidad exigida por el mercado.

Canal de distribución

Es una estructura de negocios y de organizaciones interdependientes que va desde el punto del origen del producto hasta el consumidor.

Un canal de distribución está formado por personas y compañías que intervienen en la transferencia de la propiedad de un producto, a medida que este pasa del fabricante al consumidor final o al usuario industrial. El canal de un producto se extiende solo a la última persona u organización que lo compra sin introducir cambios importantes en su forma. Cuando se modifica la forma y nace otro producto, entra en juego un nuevo canal. (madera-aserradero-corredor-fabricante muebles; fabricante de muebles-mueblería-consumidor).

Existen otras instituciones que intervienen en el proceso de distribución como son: bancos, compañías de seguros, de almacenamiento y transportistas. Pero como no tienen la propiedad de los productos ni participan activamente en las actividades de compra o de venta, no se incluyen formalmente en los canales de distribución.

Funciones de los Canales de Distribución

Un canal de distribución ejecuta el trabajo de desplazar los bines de los productores a los consumidores. Salva las principales brechas de tiempo, espacio y posesión que separan los bienes y servicios de aquellos que los usen. Los integrantes del canal de distribución ejecutan un cierto número de funciones claves:

Investigación: recabar información necesaria para planear y facilitar el intercambio.

Promoción: crear y difundir mensajes persuasivos acerca del producto.

Contacto: encontrar a compradores potenciales y comunicarse con ellos.

Adaptación: modelar y ajustar el producto a las exigencias del consumidor. Para ello se necesitan actividades como fabricación, clasificación, montaje y empaque.

Negociación: tratar de encontrar un precio mutuamente satisfactorio a fin de que se efectué la transferencia de propiedad o posesión.

Distribución física: transportar y almacenar los bienes.

Financiamiento: obtener y usar los fondos para cubrir los costos de sus actividades.

Aceptación de riesgos: correr el riesgo que supone realizar las funciones propias del canal de distribución.

Las cinco primeras funciones sirven para llevar a cabo las transacciones; las tres últimas, para completarlas.

Criterios para la Selección del Canal de Distribución

Las decisiones sobre distribución deben ser tomadas con base en los objetivos y estrategias de mercadotecnia general de la empresa.

La mayoría de estas decisiones las toman los productores de artículos, quienes se guían por tres criterios gerenciales:

La cobertura del mercado. En la selección del canal es importante considerar el tamaño y el valor del mercado potencial que se desea abastecer. Como ya se menciono los intermediarios reducen la cantidad de transacciones que se necesita hacer para entrar en contacto con un mercado de determinado tamaño, pero es necesario tomar en cuenta las consecuencias de este hecho; por ejemplo, si un productor puede hacer cuatro contactos directos con los consumidores finales, pero hace contacto con cuatro minoristas quienes a sus ves lo hace con consumidores finales él numero total de contactos en el mercado habrá aumentado a dieciséis,, cual indica como se han incrementado la cobertura del mercado con el uso de intermediarios.

Control. Se utiliza para seleccionar el canal de distribución adecuado, es decir, es el control del producto. Cuando el producto sale de las manos del productor, se pierde el control debido a que pasa a ser propiedad del comprador y este puede hacer lo que quiere con el producto. Ello implica que se pueda dejar el producto en un almacén o que se presente en forma diferente en sus anaqueles. Por consiguiente es más conveniente usar un canal corto de distribución ya que proporciona un mayor control.

Costos. La mayoría de los consumidores piensa. Que cuando más corto sea al canal, menor será el costo de distribución y, por lo tanto menor el precio que se deban pagar. Sin embargo, ha quedado demostrado que los intermediarios son especialistas y que realizan esta función de un modo más eficaz de lo que haría un productor; por tanto, los costos de distribución son generalmente más bajos cuando se utilizan intermediarios en el canal de distribución.

De lo anterior se puede deducir que el utilizar un canal de distribución más corto da un resultado generalmente, una cobertura de mercado muy limitada, un control de los productos más alto y unos costos más elevados; por el contrario, un canal más largo da por resultado una cobertura más amplia, un menor control del producto y costos bajos.

Autor:

Diego.