Diseño de un SGC según NVC-ISO 9001:2008, procura internacional (página 3)
El sistema consta de tres (3) indicadores que sirven para evaluar el funcionamiento de los procesos, esto permite tomar las acciones necesarias para poder alcanzar los resultados planificados
En las siguientes tablas se muestra el sistema de indicadores de gestión propuesto (VER TABLAS 09,10, 11)
TABLA 9: INDICADOR DE GESTIÓN. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DE LA PROCURA INTERNACIONAL.
FUENTE: PROPIA
PLANIFICADO DE LA PROCURA INTERNACIONAL. FUENTE: PROPIA.
5.5. PLAN DE ACCIONES PARA LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DE
LA NVC-ISO 9001:2008
A continuación se detalla la planificación de cada una de las actividades que se deben considerar para la implantación del sistema de gestión de la calidad. El plan está estructurado de acuerdo a los apartados de la norma que establecen requisitos, con la siguiente estructura:
1. Objetivo: Describe la intención de eliminar la no conformidad detectada y que es un requisito exigido por la norma.
2. Importancia: Refiere la importancia de cumplir con el requisito en cuestión, así como los beneficios que obtiene la superintendencia con la implementación del mismo.
3. Actividades: Contiene la serie de tareas o instrucciones necesarias para erradicar la no conformidad encontrada.
4. Responsable: Esta representado por el cargo o equipo de trabajo encargado de llevar acabo las actividades necesarias para cumplir con el requisito.
5. Tiempo: Es el periodo estimado para el desarrollo de las actividades.
PLAN DE ACCIONES PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
La propuesta de un Plan de Acción en la gerencia de Procura representa una herramienta de planificación, seguimiento y control, que por su sencillez permitirá transmitir el objetivo que se persigue, su alcance, las actividades que se deben ejecutar, los responsables y las fechas de culminación, además de mostrar en cual fase se encuentra la actividad y la condición que presenta.
Es precisamente lo relevante de la información lo que hace que la propuesta de un plan de acción pueda ser divulgada a todos los niveles de la organización, permitiendo desplegar los objetivos y las fechas de cumplimiento, fomentando la alineación de los planes operativos hacia el logro de las metas comunes y disminuyendo las diferencias entre los grados de conformidad real y percibida del sistema de gestión de la calidad del proceso con respecto a la Norma ISO 9001:2008, detectado con el diagnóstico realizado durante el desarrollo de los objetivos específicos del presente estudio.
El plan de acción propuesto no representa una carga adicional, sino una herramienta versátil para realizar el seguimiento y el control de las actividades pendientes por ejecutar para concluir la ejecución del proyecto.
En este sentido el principal beneficio de la propuesta una vez aprobada por el Comité de la Calidad, es transmitirle a la organización que la alta dirección está comprometida con la implementación del sistema de gestión de la calidad del proceso de la Gerencia de Procura, estableciendo las actividades que deben ser ejecutadas, los responsables, fechas y el mecanismo de seguimiento y medición.
PLAN DE ACCIONES PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
El Plan de Acciones fue elaborado bajo las condiciones y cláusulas presentadas por la norma ISO 9001-2008 y los criterios a mejorar en el departamento a la cual se le realizó el diagnóstico, la superintendencia de Procura Internacional. En este Plan de acciones serán presentada cada cláusula presentada en la norma ISO 9001-:2008 donde se generalizó el objetivo de cada cláusula, la importancia a tomar en cuenta al momento de aplicarla, la actividades pertinentes a la cuales se involucran la importancia del objetivo, el personal a cargo de tomar dichas acciones necearías e inclusive el tiempo para usarlas o representar la evolución del mismo al ser aplicadas.
CLÁUSULA 4: Sistema de gestión de la calidad
1. OBJETIVO.
Documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad en la Gerencia técnica y por ende en el departamento de procura internacional
2. IMPORTANCIA
La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad conduce a Procura internacional a la aplicación de un enfoque basado en proceso para conseguir el control eficaz y eficiente de los procesos, esto proporciona una manera sistemática y visible de conducir y hacer funcionar las unidades mejorando continuamente su desempeño. Seguidamente seguimos con la importancia de contar con documentos y registros que puedan ser utilizados para apoyar la operación efectiva de los procesos, ya que estos proporcionan información y evidencia objetiva de la eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión de Calidad.
3. ACTIVIDADES
a) La Alta Dirección debe declarar y asumir el compromiso con el SGC.
b) Determinar los tipos de documentos que deben existir en Procura Internacional para asegurar que los procesos se llevan a cabo bajo condiciones controladas.
c) Identificar los procesos y actividades, relacionados al Sistema de Gestión de Calidad que deben ser documentados.
d) Revisar los procesos existentes e identificar aspectos que deben ser mejorados o que se deben incluir para cumplir con los requisitos.
e) Realizar reuniones con los equipos de trabajo de las diferentes áreas, con la finalidad de identificar y analizar los procesos que se llevan a cabo.
f) Realizar talleres de inducción sobre el SGC e involucrar a todo el personal con dicho sistema, dejándole claro la importancia de su participación dentro del mismo.
g) Capacitar al personal implicado en la elaboración de los procedimientos e instrucciones de trabajo, así como los ejecutores de los procesos y actividades, dándoles la inducción necesaria de cómo elaborar estos documentos. El coordinador de Calidad y los Analistas de Calidad deben prestar todo el apoyo necesario para la elaboración de estos documentos y llevar el control de los mismos, ya que son ellos quienes establecen los lineamientos para la estructura, contenido y codificación de tales documentos.
h) Definir y caracterizar cada uno de los procesos identificados.
i) Elaborar procedimientos e instrucciones de trabajo de todos los procesos y actividades, involucrados con el sistema.
j) Toda la documentación debe ser revisada y aprobada a medida que va siendo elaborada, para luego dar inicio a su implementación.
k) Implementar el uso de los procedimientos "control de documentos" y "Control de Registros", para asegurar que toda la documentación que va siendo elaborada, revisada, aprobada e implementada también está siendo controlada y mantener la evidencia de la conformidad con los requisitos, mediante el control de registros generados.
4. RESPONSABLE
La Alta Dirección, Comité de Calidad., Representantes o Supervisores de cada proceso.
5. TIEMPO
Es establecido por el comité de Calidad, de acuerdo a la planificación y capacidad del mismo.
CLÁUSULA 5: Responsabilidad de la Dirección
1. OBJETIVO
Evidenciar el compromiso de la Alta dirección con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad
2. IMPORTANCIA
El liderazgo, compromiso e implicación de la alta Dirección con el SGC es la mejor manera de asegurar la disponibilidad de recursos y las revisiones constantes del mismo, esto garantiza la mejora continua de la eficacia y eficiencia de dicho sistema. También es importante que el personal conozca las descripciones de cargos, ya que esto proporciona un mejor entendimiento de las funciones, responsabilidades y metas, y aumenta la participación de los trabajadores.
3. RESPONSABLE
La Alta Dirección.
4. TIEMPO
Es establecido por el comité de Calidad, de acuerdo a la planificación y capacidad del mismo.
CLÁUSULA 6: Gestión de los Recursos
1. OBJETIVO
Determinar y proveer los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar la eficacia del sistema de gestión de calidad, aumentar la satisfacción de los clientes mediante el cumplimento de sus requisitos
2. IMPORTANCIA
Es importante contar con los recursos adecuados en términos de personal, infraestructura, ambiente de trabajo, información, proveedores, recursos naturales y financieros para alcanzar los objetivos planificados.
3. ACTIVIDADES
a) Identificar y proveer los recursos necesarios para documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente la eficacia del SGC.
b) Elaborar e implementar un procedimiento para determinar y proporcionar la formación, habilidades y experiencia necesaria del personal que realiza trabajos que afectan la calidad del servicio y evaluar la eficacia de formación proporcionada por la empresa. La formación continua del personal es el motor del cambio y el buen funcionamiento y la calidad del servicio que presta depende en gran parte de la motivación y satisfacción de este.
c) Elaborar e implementar un procedimiento para asegurar el mantenimiento y control de las instalaciones, equipos, software y hardware, espacios de trabajo, y servicios asociados necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, ya que la infraestructura es la base fundamental para
los procesos operativos. Elaborar e implementar un procedimiento para asegurar el mantenimiento y control de las instalaciones, equipos, software y hardware, espacios de trabajo, y servicios asociados necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, ya que la infraestructura es la base fundamental para los procesos operativos.
4. RESPONSABLE La alta dirección
5. TIEMPO
Es establecido por el comité de Calidad, de acuerdo a la planificación y capacidad del mismo.
CLÁUSULA 7: Realización del producto
1. OBJETIVO
Identificar, planificar y desarrollar los procesos necesarios para llevar a cabo un control de estos procesos para garantizar la calidad del servicio así como también, determinar y satisfacer los requisitos del cliente relacionados con el servicio, manteniendo una comunicación efectiva.
2. IMPORTANCIA
Estructurar las operaciones para alcanzar los resultados planificados, asegurar que las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas son entendidas y satisfechas, a través de la producción de un servicio que cumple los requisitos especificados.
3. ACTIVIDADES
a) Identificar y planificar los procesos necesarios para llevar a cabo la prestación del servicio, donde se incluya:
Los procesos y su documentación.
Los criterios de aceptación para verificar y validar el servicio final
Los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad de los procesos.
b) Elaborar e implementar un procedimiento para llevar a cabo el servicio de manera controlada abarcando todo el proceso desde la detección de la necesidad del cliente hasta la entrega del servicio final conforme a los requisitos especificados. Básicamente este procedimiento debe contener:
Revisión de los requisitos relacionados con el servicio.
Identificación de los procesos necesarios para ejecutar dicho servicio.
Identificar y definir los datos de entrada y salida de cada proceso.
4. TIEMPO
Es establecido por el comité de Calidad, de acuerdo a la planificación y capacidad del mismo.
CLÁUSULA 8: Medición, Análisis y Mejora
1. OBJETIVO
Planificar e implementar los procesos para el seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del servicio, asegurarse además de la idoneidad del Sistema de Gestión de Calidad y mejorar continuamente la eficacia del mismo
2. IMPORTANCIA
Proporcionar métodos controlados para la medición y el seguimiento de los procesos, posibilita la disposición efectiva de la no conformidad en los procesos, proporciona datos para la toma de decisiones basada en hechos y es la mejor manera de asegurar que el desempeño del departamento es satisfactorio para todas las partes interesadas.
3. ACTIVIDADES
Determinar los métodos aplicables y necesarios para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y sus indicadores a fin de demostrar la conformidad del servicio y de asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad, garantizando y mejorando continuamente la eficacia.
Definir los parámetros de medición del funcionamiento y desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad.
Determinar los métodos para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad
4. RESPONSABLE
La Alta Dirección y Comité de Calidad
5. TIEMPO
Es establecido por el comité de Calidad, de acuerdo a la planificación y capacidad del mismo.
BRECHA DE CALIDAD FINAL
La razón de diagnosticar y de cuantificar el impacto del Sistema de Gestión de Calidad diseñado para el departamento de Procura Internacional perteneciente a la Gerencia de Procura de PDVSA Petropiar, era determinar la eficiencia y eficacia del mismo para el cumplimiento de la norma ISO 9001:2008, en esta oportunidad se han tomado en cuenta los elementos diseñados y la aparente ejecución de las actividades que se encuentran definidas en el plan de acciones para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
Los resultados obtenidos son los siguientes (Ver Gráfico 08):
Al comparar el análisis de la situación actual de la empresa y las mejoras con la propuesta se obtiene: (Ver Gráfico 11)
Se expresa el porcentaje (%) de mejora mediante la implementación de la propuesta realizada y la brecha existente (Ver Gráfico 10):
Observando el grafico, es evidente que con la implementación del SGC diseñado, aumentarían los niveles de cumplimiento considerablemente, obteniendo un promedio de cumplimiento de 68 %.
Esto se traduce a un aumento de 30 puntos con respecto a la evaluación inicial, como se observa en el Gráfico 9 lo que demostraría que se mantiene un Sistema de Calidad solidó.
Conclusiones
Luego de haber analizado la información para conocer la situación actual del Departamento de Procura Internacional de PDVSA PETROPIAR, se determinó una serie de fallas en los cuales incurre él departamento al cual se le aplica la investigación para la implementación de un sistema de gestión de la calidad.
1. Al realizar un estudio mediante el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 en el Departamento de Procura Internacional de PDVSA PETROPIAR; se determinó que con respecto al cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma este departamento posee un 61,19% que representa la no conformidad de la norma, debido a la falta de métodos, procedimientos, mapas de proceso, descripciones de cargo y la falta de registros necesarios para sustentar la eficacia y eficiencia del sistema.
2. Se determinó que la cláusula 6 obtuvo mayor porcentaje de cumplimiento el cual fue de 73% y la cláusula 4 fue la que arrojo el menor porcentaje de cumplimiento con un valor 19%.
3. Se diagnosticó la situación interna y externa de Procura Internacional empleando la herramienta del análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas); en la cual se evidenció la necesidad de incorporar técnicas de evaluación y control, es decir diseñar un sistema de indicadores de gestión, así como también se evidenció la necesidad de la creación de Manuales, Normas, Procedimientos e Instrucciones de Trabajo.
4. Es necesario realizar la documentación necesaria para definir los Procesos de Procura, bajo el criterio del enfoque de procesos que plantea
la norma ISO 9001-2008, es decir, elaborar un mapa de proceso general, donde se identifican cada uno de los procesos medulares, estratégicos y de apoyo. También identificar los insumos que utilizan los procesos, los productos que se derivan del mismo, los clientes internos y externos, además de las posibles relaciones que se puedan establecer con ellos.
5. Elaborar un Plan de Acciones, para reducir la brecha de la calidad que se obtuvo del análisis de la situación actual.
6. Plantear una propuesta sobre el diseño de un Sistema de Gestión de la Calidad de Procura internacional adscrita a la Gerencia de Procura, el cuál presentara un plan de acciones de mejoras necesarias para cerrar la brecha encontrada en el diagnóstico.
Recomendaciones
En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron la esta investigación realizada en el Departamento de Procura Internacional de PDVSA PETROPIAR se presenta las siguientes recomendaciones con base a alcanzar una mejora en la gestión de la calidad del departamento, con el fin de lograr las metas y propuestas planteadas en la investigación.
1. Realizar la aplicación y el seguimiento del plan de acción de mejora descrito para cerrar la brecha identificada, siendo necesario que la Gerencia y el personal de Procura se comprometan en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
2. Sensibilizar al personal con respecto a la norma de la calidad NCV- ISO 9001:2008, con el fin de lograr una mejor comprensión del enfoque a implantar y así facilitar su consecución.
3. Implementar las estrategias aportadas por el análisis FODA, para la optimización de la Procura Internacional.
4. Difundir las políticas y objetivos de la calidad entre el personal que trabaja en la Gerencia.
5. Iniciar un plan de elaboración, aprobación e implantación de la documentación diseñada para el Sistema de Gestión de Calidad.
6. Proporcionar los recursos necesarios para la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.
7. Aplicar los indicadores propuestos para hacerle seguimiento a los procesos que están dentro del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
Bibliografía
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2. FONDONORMA. COVENIN ISO. 10013:2002. Directrices para la Documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad.
3. FONDONORMA-ISO/TR 10014:2004. Orientación sobre las Técnicas Estadísticas para la Norma ISO 9001:2000.
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5. HEREDIA, JOSÉ ANTONIO (2001). Sistema de indicadores para la mejora y el control integrado de la calidad de los procesos. Universidad Jaume I.
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8. QUIROZ, JULIANA (2010). Sistema de Gestión de la Calidad en el área socio-educativa, perteneciente a la casona de la Universidad de Oriente-núcleo Bolívar, Mediante la aplicación de la norma ISO 9001- 2008.
9. FERNANDO, FELIPE (2011). Adaptación de un Sistema de Gestión de la Calidad para la Superintendencia de Recursos Humanos con la Norma ISO 9001-2008.
10. MARTINEZ, THAIS (2012). Mejora de un sistema de Gestión de la Calidad a través del cumplimiento de las normas ISO 9001-2009 para una empresa productora de alimentos.
11. CORONAO. JOSÉ (2010) Implementación de la norma ISO 9001-2008 para la mejora continuo de los procesos de manufactura de producciones plásticas de la empresa Propalaste C.A…
Dedicatoria
A Dios, por darme fuerza, voluntad y salud en cada momento, llenarme de bendiciones y permitirme alcanzar una nueva meta.
A mi padre Nelson Peraza que con gran esfuerzo y sacrificio nos has ofrecido a mis hermanos y a mí las herramientas para ser hombres y mujeres de bien, tus oportunas lecciones y regaños me han servido de enseñanza para afrontar los problemas y celebrar los triunfos con humildad.
A mi madre Migdalia Melo, por ese amor de madre que sin restricciones que me has sabido brindar, por tu apoyo, consejos y por los miles de sacrificios que has sufrido por mí, todo esto te lo dedico espacialmente a ti mamá.
A mis hermanos Kirsten, Kerrie, y Keinel, por ser un gran apoyo y a enseñarme luchar como lo han hecho para creer en mí.
A mi sobrino Mathias Sebastian, por hacerme feliz día a día y motivarme a ser una mejor persona demostrándole que con constancia, sacrificio y esfuerzo todo se puede alcanzar por muy largo y difícil que sea el camino a seguir.
Agradecimientos
Quiero agradecer primeramente a Dios por brindarme la salud y fuerzas necesarias que me permitieron alcanzar este objetivo.
A mis padres Migdalia Melo y Nelson Peraza, por haber depositado su confianza en mí, brindándome siempre su apoyo incondicional y por los consejos que me dan continuamente.
A mis hermanos; Kirsten Peraza, Kerrie Peraza y Keinel Peraza, por su, ayuda incondicional.
De manera especial a mis amigos; Luis Reyes (Lalo) y Elba Vivas, por brindarme todo su apoyo, su entusiasmo, comprensión, cariño y estar a mi lado cuando más los he necesitado pero sobre todo momentos más importantes de mi vida. Lalo hermano esto es por ti.
A la UNEXPO y sus profesores por brindarme el conocimiento necesario para implementarlo en la realización de este proyecto.
A el Ing. Jairo Pico, tutor académico; por el apoyo y la asesoría que me brindo durante el desarrollo de este proyecto.
A la Empresa "PDVSA Petropiar,", en especial a la Sra. Norkarin Sarmiento y a la Superintendencia de Procura internacional adscrita a la Gerencia de Procura de la empresa por permitirme elaborar mi trabajo de grado en sus instalaciones.
Al personal del Departamento de Procura Internacional por otorgarme toda la información necesaria para llevar a cabo mi informe técnico.
A mi tutor industrial, Ing. Euthis Marcano por toda su colaboración en cuanto al tema y poder alcanzar los objetivos planteados.
Muchas Gracias a Todos….
Fecha: 24 de Junio 2016.
Tutor Académico: MCs. Ing. Jairo Pico Tutor Industrial: Ing. Euthis Marcano.
Autor:
Peraza Melo, Keison Alejandro.
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