Diseño de un SGC según NVC-ISO 9001:2008, procura internacional

Resumen

En el siguiente trabajo se presenta un Diseño de un Sistema de Gestión de la Calidad, según la NVC-ISO 9001:2008 para el área administrativa de procura internacional de la Gerencia de procura en PDVSA Petropiar. Para esto se realizó en primera instancia un diagnóstico de la situación previa a la implementación del sistema de gestión de la calidad. Con la finalidad de detectar posibles incumplimientos, la brecha de calidad y las posibles oportunidades de mejora existente, con el fin de establecer un plan de acciones para mejorar la brecha de calidad ya existente. El objeto del desarrollo de esta propuesta es establecer una pautas para implantar un sistema de Gestión de calidad, siguiendo los lineamientos señalados por el Modelo de Excelencia de Gestión, por la ISO y las Metodologías utilizadas por las empresas para la implantación de sistemas de documentación para la gestión de calidad. El trabajo reúne toda la información teórica, análisis y propuestas de los elementos involucrados; para implantar un Sistema de calidad en el departamento de Procura internacional. Con el desarrollo del presente trabajo se logró crear una serie de propuestas dirigidas a la identificación de los procesos claves de este departamento, dando como resultado el levantamiento de cada uno de los procesos y subprocesos de la gerencia. Asimismo se identificaron los objetivos de la Gerencia. También se logró implantar un sistema de indicadores que servirá para controlar y darle seguimiento a los objetivos y al proceso medular del departamento. La investigación es de tipo descriptiva y diseño no experimental.

Palabras Claves: Sistema de Gestión de la Calidad, Mapa de Procesos, Norma, Cuestionario e Indicadores de Gestión.

Introducción

En la actualidad, muchas organizaciones están decidiendo adoptar Sistemas de Gestión, los cuáles pueden incluir a la Gestión de la Calidad, la innovación y el conocimiento de manera Integral de los procesos de la organización, debido a diversos factores, que están dirigidos a que el personal que las conforma, trabaje en función del logro de un producto de calidad para la óptima satisfacción de los clientes.

Un Sistema de Gestión de la Calidad, sistematiza los procesos que tienen lugar dentro de una organización, y permite garantizar que las actividades y procesos internos sean bien documentados, entendidos e implantados para garantizar que se realicen de forma sistemática y se obtenga como resultado productos de calidad y la satisfacción de los clientes.

Se están viviendo tiempos de cambio, cambios que hemos buscado para transformar a las organizaciones, utilizando nuevos enfoques administrativos donde el valor reside en las personas en el cuál la información, el conocimiento y la búsqueda de mejora en la calidad de sus productos está generando una nueva sociedad en el mundo de hoy. En este sentido, es necesario reconocer que hoy en día la gente aprende a diversificar su conocimiento y experiencia para fortalecer sus habilidades, y su creatividad y de esta manera aumentar su capacidad para comprender los cambios que se están generando en este sector tan dinámico y cambiante.

En este sentido, PDVSA Petropiar, ha venido desarrollando e implementando un sistema de gestión de la calidad que está diseñado para mejorar continuamente su desempeño. Dada la situación actual se están realizando los procesos de certificación de sus procesos claves de Procura con la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001:2008 (Sistema de Gestión de la Calidad) como respuesta a un objetivo estratégico orientado a lograr un amplio reconocimiento de alcance e desintegración de procesos adoptados de otras filiales.

Es por ello, que la Superintendencia de Procura de PDVSA Petropiar, ha presentado la necesidad de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad, que le permita acompañar a los procesos claves de la empresa en su certificación bajo la Norma COVENIN-ISO 9001:2008; así como el logro empresarial.

Dentro de la metodología empleada para el desarrollo de este trabajo, se consideró la aplicación de una investigación de tipo proyectiva no experimental, en la que se diagnosticó la situación actual de los procesos que se desarrollan en La Gerencia de Procura de PDVSA Petropiar, permitiendo posteriormente realizar el registro, análisis e interpretación de los procedimientos internos, sin que se altere o modifique el desarrollo de las actividades; para ello fue necesario aplicar técnicas como entrevistas tanto estructuradas (a través de los cuestionarios de evaluación para el Sistema de Gestión de la Calidad basado en la NVC ISO 9001:2008), como no estructuradas de tipo informal, así como revisiones bibliográficas y observaciones directas.

En este trabajo se presenta el producto de la investigación realizada, estructurado en cinco (5) capítulos de la siguiente manera: Capítulo I. Planteamiento del Problema, Capítulo II. Antecedente de la Investigación., Capítulo III. Marco Metodológico, Capítulo IV. Situación Actual, Capítulo VI. Situación Propuesta, Resultados, Conclusiones, Recomendaciones y Referencias bibliográficas

CAPITULO I

El problema

Este capítulo permitirá analizar el motivo por el cual surge la necesidad de diseñar un Sistema de Gestión de la Calidad, basado en las NVC-ISO 9001:2008, en el Departamento de Procura Internacional, perteneciente a la Gerencia de Procura de PDVSA Petropiar De Puerto La Cruz.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente Petróleos de Venezuela, S.A. y sus filiales (PDVSA) es una de las empresas más eficiente del país, que tiene como objetivos estratégicos alcanzar grandes logros por encima de la rentabilidad que genera la empresa. Entre estos objetivos podemos mencionar: la redistribución de riqueza del petróleo a la sociedad en general, garantizar la seguridad energética, incluyendo el suministro doméstico de combustible, fomento del desarrollo socio-económico a través de la industrialización, así como también, la promoción de la soberanía y la contribución de los propósitos claves de la política interior y exterior venezolana para fomentar la cooperación integral con aliados estratégicos. Cabe resaltar, que dentro de las principales filiales de PDVSA se encuentra, La Empresa Mixta Petropiar, la cual, cumple con el propósito de extraer, procesar y comercializar crudo mejorado y sus sub-productos (coque y azufre) de la Faja Petrolífera del Orinoco satisfaciendo la demanda en cuanto a calidad y cantidad.

La empresa mixta Petropiar, dispone de diferentes áreas como lo son: La sede principal Centro Bahía de Pozuelos (CBP), Puerto la Cruz, encargada de los procesos netamente administrativos de la empresa, mientras que dentro del Condominio Industrial José Antonio Anzoátegui se encuentran las áreas operativas del Mejorador de Petropiar, el cual se encarga de procesar el crudo y los sub-productos (coque y azufre) de la Faja Petrolífera del Orinoco, de la misma forma se encuentra el Centro Operativo Bare y Edificio Administrativo en Centro Comercial San Remo Mall en El Tigre encargados de la extracción de crudo.

La sede Administrativa de PDVSA Petropiar ubicada en Centro Bahía de Pozuelos cuenta con una estructura organizativa en la que se encuentra localizada la Gerencia de Procura, que tiene como objetivo proveer los suministros necesarios, para garantizar la continuidad operacional y viabilidad futura de la empresa tanto en su área administrativa como su área operacional, a través de la evaluación y ejecución continua de los procesos de procura, de recepción, distribución de los bienes y servicios. Dentro de esta gerencia, se encuentra el Departamento o la Superintendencia de Procura Internacional el cuál se encarga de las estrategias de suministros a nivel internacional como es el caso del seguimiento de las compras que se realizan a los proveedores internacionales o el pago de las compras realizadas en el exterior de país; ya sea por la disponibilidad de bienes, a confiabilidad del proveedor con la empresa, como también lo son los convenios y alianza que posee la empresa con sus proveedores.

La Gerencia de Procura se encuentra desarrollando un plan de mejora para mayor eficiencia, eficacia y productividad a través de Normas Estandarizadas y Reglamentos que permitan un mejor desarrollo en los procesos de procura es por eso que han decidido desarrollar un Sistemas de

Gestión de la Calidad, tomando como base las NVC-ISO 9001:2008, para la certificación de sus procesos,.

En la actualidad la Gerencia, no presenta un sistema de gestión de la calidad, es decir, carece de una estructura operacional de trabajo bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales, por lo tanto presenta inconvenientes al guiar las acciones del trabajo y la información de la organización de manera práctica. Puesto que, a pesar de tener actividades de trabajo conocidas por el personal ejecutor y que la gerencia se encuentra organizada jerárquicamente en función de macro proceso, los procedimientos de trabajo y actividades rutinarias no se encuentran formuladas de manera estratégicas, bajo normativas o por escrito, debido a esto, cada persona ejecuta las tareas cumpliendo con los objetivos pero contando con la experiencia y conocimientos obtenidos durante su estadía en la empresa.

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema de Gestión de la Calidad, basado en las NVC-ISO 9001:2008, para el área administrativa de Procura Internacional de la Gerencia De Procura de PDVSA Petropiar Puerto La Cruz.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• 1. Realizar un diagnóstico general de la situación actual del departamento de Procura Internacional ubicado en PDVSA Petropiar, referente a los requisitos de las NVC-ISO 9001:2008.

• 2. Analizar cada apartado de las NVC-ISO 9001:2008 para el Sistema de Gestión de la Calidad en su totalidad.

• 3. Formular propuestas para eliminar brechas existentes para el cumplimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad en el departamento.

• 4. Caracterizar cada uno de los procesos que se realiza en la Gerencia de Procura.

• 5. Diseñar un sistema de indicadores de gestión que permita medir el cumplimiento de los objetivos de la Gerencia

• 6. Elaborar planes de acción para el departamento de Procura para la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad, necesarios para cumplir con los requisitos de las NVC-ISO 9001:2008.

JUSTIFICACIÓN

En los últimos años se ha venido desarrollando un proceso de globalización económica, lo cual exige a las empresas a ser competitivas, eficaces y eficientes. Por tanto, las mismas deben ser autocrítica y contar con altos niveles de exigencia a nivel interno, es por ello, que la Gerencia de Procura, tiene la necesidad de diseñar e implantar un sistema de gestión de la calidad con base en la norma NVC-ISO 9001:2008.

El diseño y uso del Sistema de Gestión de la Calidad en el área de procura, permitirá identificar y definir los procesos que contribuirán al logro de un servicios aceptable para el departamento y la aceptación de sus clientes, asignando responsabilidades, implantando los procedimientos, para así alcanzar los resultados requeridos y así aumentar la confianza de sus empleados y de sus usuarios.

Finalmente la realización de este tipo de investigación, permite que dicha gerencia y sus departamentos fomente una ética de mejora continua optimizando sus procesos.

DELIMITACIÓN

La presente investigación se realizará en Petróleos de Venezuela, S.A (PDVSA) Petropiar, ubicado en la avenida Nueva Esparta con calle Cerro Sur, Sector Venecia, Edificio Centro Bahía de Pozuelos (CBP), Torre A, Petropiar, Barcelona, Estado Anzoátegui. Con la finalidad de Diseñar un Sistema de Gestión de la Calidad, basado en las NVC-ISO 9001:2008 para la Gerencia de Procura.

CAPITULO II

Antecedentes de la investigación

Dentro de los trabajos que generan aporte de valor para la realización de la presente investigación se encuentra los siguientes antecedentes los cuáles sirvieron de referencia para el presente informe.

De acuerdo al trabajo de Grado del autor Arango Ospina, Paula Andrea (2009), en su tesis titulada "Revisión y actualización en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad bajo los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 para Sumilec S.A.", el trabajo está basado en la ejecución de actividades de apoyo al Sistema de Gestión de la Calidad en Sumilec S.A. Tomando como punto de partida las recomendaciones realizadas por parte del ente encargado de la certificación de la calidad en la anterior auditoria realizadas en la empresa. Tras el análisis del estado del sistema, se consideró pertinente actualizar la estructura documental con el fin de mantener la integridad, vigencia y pertinencia de la información consignada en el manual de calidad. Facilitándole a la empresa una mejor preparación para la auditoria. Esta investigación tiene como finalidad diseñar e implantar un Sistema de Gestión de la Calidad el cual indica que se debe hacer una revisión y actualización de la documentación (siempre que sea necesario actualizarla) lo cual la acredita como un buen aporte del presente trabajo por su amplio contenido sobre la información referente al sistema de normas ISO.

El segundo trabajo de Grado a utilizare pertenece al autor Flores L (2012), Titulado: "Propuesta de Diseño e Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad basado en la Norma ISO 9001:2008, aplicado a una empresa de fabricación de lejías". El cuál tuvo como objetivo final analizar la situación actual de la empresa para así diseñar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad, demostrando que a través del desarrollo, implementación y mantenimiento del mismo, permitirá mejorar la competitividad y lograr un alto grado de satisfacción del cliente. Así mismo, la metodología utilizada para realizar la propuesta del Sistema de Gestión de Calidad fue el estudio de la norma ISO 9001:2008, la cual se revisó e interpretó cada uno de sus requisitos en los ocho capítulos que la conforman. A partir de ello se establecieron las bases para el diseño del sistema.

Este trabajo representa un antecedente de gran importancia ya que existe mucha semejanza en cuanto a la metodología utilizada para el diseño del sistema de gestión de la calidad.

El tercer trabajo sirvió como base a este trabajo de investigación por plantear la implementación de un sistema de gestión de la calidad en la Empresa PDVSA presentado por Díaz, Karina (2009), titulado "Diseño de un Sistema de Gestión de la Calidad basada en la Norma ISO 9001:2008 para el proceso de extracción y manejo de fluidos de la unidad de explotación de yacimiento pesado oeste de petróleos de Venezuela, s.a. (PDVSA), distrito San Tomé", en su trabajo concluyo que El Plan de la Calidad del proceso, permitió asegurar la continuidad y la confiabilidad de las operaciones y a su vez lograr un control de calidad a lo largo de todo el proceso de Extracción y Manejo de Fluidos; además de controlar y monitorear cada etapa del mismo y corregir las posibles desviaciones que se presenten. Al igual que Díaz, en esta investigación se busca a través de los indicadores de gestión controlar los procesos para obtener mayor satisfacción y confiabilidad en los mismos.

Las investigaciones a utilizar se relacionan con el proyecto de grado debido a que luego de diseñar e implantar un Sistema de Gestión de la Calidad se debe estudiar cada proceso para realizarle la mejora necesaria y así conseguir la satisfacción y confiabilidad del cliente mediante la mejora continua de la empresa a través la implementación de estas normativas.

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

El presente capítulo da a conocer una breve descripción de la empresa; además, se exponen una serie de términos que servirán de apoyo para la comprensión del tema desarrollado.

2.2.1 Reseña Histórica

En enero de 1976, es creada Petróleos de Venezuela S.A., empresa encargada de asumir las funciones de planificación, coordinación y supervisión de la industria petrolera nacional al concluir el proceso de reversión de las concesiones de hidrocarburos a las compañías extranjeras que operaban en territorio venezolano Durante sus primeros años de operación, PDVSA inició sus acciones con 14 filiales (finalmente serían tres: Lagoven, Maraven y Corpoven) que absorbieron las actividades de las concesionarias que estaban en Venezuela. Dentro de esta fase, también inicia acciones en 1976, el Instituto Tecnológico Venezolano del Petróleo (Intevep), destinado a efectuar los estudios e investigaciones necesarias para garantizar el alto nivel de los productos y procesos dentro de la industria petrolera. Igualmente, dos años más tarde se crea Pequiven Petroquímica de Venezuela S.A., dirigida a organizar el negocio de la producción petroquímica.

Luego de cinco años de puesta en marcha del decreto que creó a Petróleos de Venezuela, PDVSA y sus filiales logran avanzar en un proceso de consolidación en lo que respecta al manejo del negocio petrolero se encarga de las operaciones en el occidente y el sur del país; Corpoven despliega su área de influencia en el centro de la nación, mientras que Maraven se sitúa en la región oriental.

A mediados de los años 80, la principal empresa del país inicia una expansión tanto en el ámbito nacional como mundial, con la compra y participación en diversas refinerías ubicadas en Europa, Estados Unidos y el Caribe. PDVSA logra ser considerada, gracias a su calidad y responsabilidad, como una empresa confiable en el suministro de grandes volúmenes de petróleo a escala mundial, consolidándose así como una de las principales compañías petroleras multinacionales.

En enero de 1998, Petróleos de Venezuela integra en su estructura operativa y administrativa a las tres filiales que durante más de 20 años habían compartido las operaciones. En este sentido, se creaban tres divisiones funcionales:

PDVSA Exploración y Producción. Se encarga de desarrollar las actividades de búsqueda de reservas y explotación de petróleo y gas natural, los convenios operativos para la reactivación de los campos petroleros, la participación de la industria en los contratos de exploración a riesgo y producción en áreas nuevas bajo el esquema de ganancias compartidas y en las asociaciones estratégicas.

PDVSA Manufactura y Mercadeo. Es la responsable de integrar todos los sistemas de refinación ubicados en el país, incluso los de la refinería Isla, en Curazao. Igualmente, comprende la comercialización internacional de hidrocarburos, de productos en el mercado industrial interno y el mercadeo al detal.

PDVSA Servicios. Esta división es la encargada del suministro de servicios integrados, especializados y competitivos a toda la corporación. Su gestión incluye una amplia gama de especialidades, entre las cuáles destacan: suministro de bienes y materiales, servicios técnicos, consultoría y asesoría profesional, informática e ingeniería, entre otras.

La expansión de la principal industria del país tanto a nivel nacional como internacional, se ha visto evidenciada con la compra y participación en diversas refinerías ubicadas en Europa (RuhrOel, en Alemania; Nynas, en Suecia y Bélgica), Estados Unidos (Citgo, en Tulsa) y el Caribe (Isla, en Curazao).

En la actualidad PDVSA posee la mayoría de acciones en empresas de conformación mixtas para la perforación y extracción del valioso crudo petrolero en sus distintas formas encontradas, ya sea petróleo crudo-liviano, petróleo crudo-mediano, petróleo crudo-pesado y por ultimo petróleo crudo extra-pesado. Una de esta es empresa encargada de la perforación y extracción de crudo extra-pesado para que sea mejorado y utilizado en sus distintos derivados es la Empresa Nacionalizada Petrolera Ameriven, ahora Petropiar S.A, que fue constituida para desarrollar y operar el Proyecto Hamaca, conformado en sus inicios por:

• -Petróleos de Venezuela (30%)

• -Conoco Phillips (40%)

• -Chevron (30%)

En el 26 de Febrero de 2007, el presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Hugo Chávez, promulgo el Decreto 5200 con rango, valor y fuerza de Ley en Gaceta Oficial, Petróleos de Venezuela (PDVSA) a través de la Corporación Venezolana del Petróleo (CVP), asumió el control de todas las actividades de la compañía para dar paso a la nueva empresa mixta Petropiar S.A, constituida en su actualidad por:

• -Petróleos de Venezuela (70%)

• -Chevron (30%).

Todos estos cambios de tipo estatutario, no representaron una variación en la actividad medular del negocio, el cuál sigue arraigado en el corazón de Anzoátegui, donde se desarrolla la actividad de administración, perforación y producción.

Los componentes principales del proyecto fueron:

• Instalaciones de producción aguas arriba del campo petrolero Ayacucho.

• Tubería para transferir el petróleo pesado a planta.

• Tubería para transferir diluente al campo petrolero Ayacucho.

• Instalación de la planta de Mejoramiento en el Complejo Criogénico de Oriente General de División José Antonio Anzoátegui, Estado Anzoátegui.

El campo petrolero Ayacucho antiguamente denominado Hamaca está localizado en la faja petrolera del Orinoco, el proyecto Hamaca de petróleo crudo se produce por la formación oficina terciaria del bloque 8 y de la sección norte del bloque M. Se utiliza bombas polifásicas para bombear el crudo hacia una estación de flujo para separar el gas del petróleo producido y el agua. El petróleo pesado se diluye con nafta pesada para reducir la densidad y viscosidad y poder bombearla hacia el Mejorador. El gas asociado se comprime en la estación de producción y se exporta a la estación central de flujo para desulfuración y secado. El gas natural se exporta a PDVSA GAS.

La mezcla de petróleo diluido se bombea a la estación central para la deshidratación y almacenamiento intermedio. El crudo diluido se bombea de manera intermitente al Mejorador de Crudo por medio de un sistema de tubería que se comparte con la empresa mixta Petromonagas. Similarmente, la nafta diluida se bombea de regreso al Campo de Operaciones Bare de manera intermitente por medio de una tubería paralela separada, compartida con Petromonagas y Petrolera Sinovensa.

Por esta razón, nuestro que hacer petrolero va de la mano con acciones sociales que benefician al entorno en el cual nos desenvolvemos. El Desarrollo Social se basa en principios de actuación sumamente claros manteniéndonos siempre ligados a las orientaciones del Estado Venezolano.

La empresa dispone de una sede principal ubicada El Edificio Corporativo Bahía los Pozuelos: Av. Nueva Esparta con calle Cerro Sur, sector Venecia. Centro Comercial bahía de Pozuelos, Torre A de Barcelona.

Mientras que dentro del Condominio Industrial José Antonio Anzoátegui se encuentran las áreas operativas, este se encuentra ubicado en carretera de la costa entre el municipio Peñalver (Puerto Píritu) y el municipio Bolívar (Barcelona). Limita al norte con PDVSA GAS, al sur con la autopista Rómulo Betancourt, al este con una zona baldía y al oeste con PDVSA Petromonagas. Centro Operativo Bare y Edificio Administrativo en Centro Comercial San Remo Mall en El Tigre.

MISIÓN

"Mejorar crudo extra pesado"; Maximizando la creación de valor convirtiéndolo en crudo mediano de óptima calidad, de manera segura confiable y rentable para satisfacer a nuestros clientes en armonía con las comunidades y el ambiente, con personas altamente capacitadas motivadas y sensibilizada con la labor social.

VISIÓN

Ser la Empresa Mixta Petrolera de referencia nacional e internacional, reconocida por su excelente gestión y aporte al desarrollo integral de la Nación, destacándose por su alto sentido de responsabilidad social y ambiental.

POLÍTICA DE GESTIÓN.

PDVSA Petropiar tiene como propósito extraer crudo extra pesado de la faja petrolífera del Orinoco, agregándole valor comercial, convirtiéndolo en crudo mediano de excelente calidad en un proceso de mejoramiento de manera confiable segura y rentable garantizando la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes y socios, asegurando la mejora continua en la eficacia del sistema de gestión. Cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y el Sistema Integrado de gestión de Riesgos (SIR-PDVSA-2009)

VALORES DE PETROPIAR.

OBJETIVOS

Asegurar la entrega de nuestro producto bajo los requerimientos de costo, tiempo, cantidad y calidad establecidos por el cliente, con el mínimo impacto ambiental en las operaciones de explotación del crudo y bajo los parámetros de seguridad e higiene ocupacional.

• Ejecutar proyectos y programas que permitan mantener, optimizar e incrementar la capacidad de infraestructura instalada, así como promover la incorporación de nuevas tecnologías a fin de mejorar los procesos.

• Promover la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad para el mejoramiento continuo de los procesos de la PDVSA Petropiar.

• Administrar de manera eficiente y eficaz el presupuesto de Costos y Gastos; a fin de garantizar el cumplimiento del Plan Operativo de la PDVSA Petropiar S.A.

• Promover y mantener el desarrollo y formación continua del personal, mediante la ejecución de programas de formación y educación.

• Cumplir con los planes de desarrollo socio – económicos de PDVSA mediante la implantación de proyectos de Inversión Social, enmarcados en el "Plan Siembra Petrolera", a través de la participación de los trabajadores y las comunidades para el mejoramiento de su calidad de vida.

MATERIA PRIMA

La actividad Industrial extractiva a la que se dedica la empresa está en un área, aproximadamente a 200 Km. al sur de la costa del Caribe, extraemos y diluimos el crudo extra pesado de 8 – 8,5 grados API para transformarlo en un crudo mejorado de 26 grados API, de mayor valor comercial. Su clasificación productiva se determina como industrial.

PRODUCTO FINAL

• Extracción de Crudo Extra pesado.

• Mejoramiento Crudo Diluido.

• Coker.

• Azufre.

El volumen anual de venta por Exportación es por un monto aproximado de

47.000 Barriles. Teniendo un área de mercado para la venta en los Estados Unidos, Costa Oeste de Canadá, Europa y Asia.

2.3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Esta Empresa se sostiene por sus recursos propios y gracias al excelente desempeño del talento humano que hace posible la producción de la empresa mixta. Su estructura Organizacional está conformada por un Presidente, Junta directiva, Gerente General y gerencias distribuidas de acuerdo a sus funciones y localidad.

• Ubicación de PDVSA PETROPIAR de Puerto la Cruz

Petróleos de Venezuela, S.A. (PDVSA) Petropiar, está situada en la avenida Nueva Esparta con calle Cerro Sur, Sector Venecia, en el Edificio de Oficinas Corporativas Centro Bahía de Pozuelos (CBP), Torre A, Petropiar, Barcelona, Estado Anzoátegui. (Ver Figura 1)

FIGURA 1: UBICACIÓN GEOGRÁFICA PDVSA PETROPIAR PUERTO LA CRUZ

• Estructura Organizativa de PDVSA Petropiar Puerto la Cruz

A continuación se muestra esquemáticamente la organización de la gerencia a la cual se le realizó el trabajo de grado y de la empresa en sí, donde se pueden observar las operaciones gerenciales de PDVSA PETROPIAR y la superintendencia de procura internacional. (Ver Figura 2 y Figura 3)

FIGURA 2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA GERENCIA DE PROCURA

FIGURA 3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE PDVSA PETROPIAR

• Actividades Realizadas por la Empresa PDVSA Petropiar.

• Se encarga de planificar, ejecutar y controlar las actividades referentes a la extracción y procesos de hidrocarburos con la finalidad de maximizar los ingresos de divisas al país por concepto de comercialización de los mismos.

• PDVSA lleva a cabo actividades en materia de la explotación y prepara el desarrollo de yacimiento de petróleo y/o gas, producción y manufactura de explotación de los yacimientos de carbón.

• A través de la empresa PDVSA INTEVEP, se proporciona asistencia utilizando tecnologías propias en las diversas operaciones de la industria petrolera venezolana y en forma oportuna se realiza la selección, adquisición y adaptación de tecnologías disponibles en el mercado para crear nuevos negocios y obtener el mayor provecho de los existentes. INTEVEP, ha obtenido patentes y marcas registradas de procesos HDH, sistemas de hidro-conversión catalítica, para el mejoramiento de crudos pesados y la conversión profunda de combustibles residuales; y el proceso HHC para reducir el contenido de azufre y aromáticos en el combustible diésel.

• Para los procesos de compras de algunos elementos o químicos se le realiza su debida información técnica para la evaluación del mismo y verificar su desempeño ante su adquisición lo cuál resulta en un informe que determina si cumple o no con los requisitos para su adquisición.

• La corporación realiza actividades de manufactura y mercadeo nacional e internacional a través de empresas propias o en asociaciones en el exterior.

DESCRIPCIÓN DE LA GERENCIA DE PROCURA

Se encarga de la ejecución de trámites para la adquisición de materiales y equipos requeridos por PETROPIAR, estudiando y analizando cotizaciones y presupuestos y cumpliendo con los procedimientos establecidos; a fin de obtener los bienes en las mejores condiciones de precios, calidad y oportunidad.

Misión

Ejecutar la gestión de compras, para aquellas requisiciones autorizadas y con disponibilidad presupuestaria, garantizandoel bien-estar de sus solicitantes y el mejor uso de los recursos de la empresa, actuando bajo los criterios de objetividad, responsabilidad y mejoramiento continuo en los procesos de trabajo.

Visión

Ser un equipo integrado y motivado dentro de una red de sistemas múltiples, trabajando en conjunto con los todos los departamentos de la empresa para así facilitar la entrega ininterrumpida de los valiosos bienes y servicios solicitados.

• Actividades que se realizan en el departamento de Gerencia de Procura.

• Recibir números de solped

• Recibir la oferta del proveedor para analizarla

• Aprobar las ofertas

• Realizar proceso de nacionalización

• Recibir el memo para la transferencias de fondos

• Buscar las firmas en los órganos competentes

• Remitir toda las documentación al seguidor de psi para el despacho de la mercancía

• Actividades realizadas en el departamento de Procura internacional

• Recibir y verificar requisiciones y sus correspondientes anexos, consultando a la Unidad Solicitante de existir dudas en cuanto a las características o especificaciones técnicas del Bien o Servicio requerido

• Seleccionar y llevar registros de proveedores.

• Realizar Solicitudes de Oferta y enviarla a los Proveedores por email, fax o correspondencia física.

• Recibir, estudiar y analizar cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones.

• Realizar la Evaluación de las Ofertas.

• Verificar con la Dirección de Planificación Estratégica la disponibilidad presupuestaria para la realización de las compras.

• Realizar el Informe de Recomendación de los Proveedores asignados a una Compra o Servicio.

• Tramitar órdenes de compra y órdenes de servicio

• Chequear y verificar que los materiales y equipos adquiridos correspondan a lo solicitado y/o requerido.

• Velar porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados y entregarlos a la Unidad Solicitante.

• Realizar cualquier reclamo a las compañías oferentes de existir inconvenientes con la compra realizada o el servicio prestado.

• Efectuar el seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y servicios.

• Efectuar y distribuir compras menores

• Llevar control de archivo de los proveedores, órdenes de compra y cotizaciones recibidas.

• Control de pago a los proveedores.

Valores

Los valores son una guía de nuestro comportamiento diario. Son parte de nuestra identidad como personas, y nos orientan para actuar en la casa, en el trabajo, o en cualquier otro ámbito de nuestras vidas.

• Trabajo en Equipo

• Responsabilidad

• Igualdad

• Disciplina

• Competitividad

• Compromiso

• Integridad

Política de la Calidad en la Gerencia de Procura

El Personal Gerencial, Supervisor y Administrativo de la Gerencia de Procura, está comprometido a trabajar bajo Estándares de Calidad, Confiabilidad y Seguridad, con el Propósito de Satisfacer las Necesidades de Nuestros Clientes, proporcionando las Mejores Prácticas Profesionales, Políticas, Técnicas y Administrativas a través del estricto Cumplimiento de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, bajo los Requisitos de la Norma ISO 9001:2008, impulsando de esta manera el Mejoramiento Continuo y Eficacia de los Procesos.

Objetivos de Calidad

• Mejorar continuamente nuestras Ventajas Competitivas.

• Garantizar el Cumplimiento de Normas, Procedimientos e Instrucciones de Trabajo de acuerdo a la Norma ISO 9001:2008.

• Promover el Cumplimiento de Programas de Formación del Personal en el Área de la Calidad, para establecer la Cultura de Calidad en todos los Niveles de la Organización.

• Mantener un Sistema de Gestión de la Calidad Dinámico y Participativo que involucre al Personal, para promover el Mejoramiento Continuo de los Procesos.

2.5 MARCO TEÓRICO

• Calidad

La calidad consiste en la medida en la cual un producto o servicio se ajusta a las especificaciones o requerimientos para una tarea o función dada, Según Juran J (1988) define la calidad de la siguiente manera:

"La calidad consiste en aquellas características de producto que se basan en las necesidades del cliente y que por eso brindan satisfacción del producto"

Hoy en día la calidad es un término que se encuentra en diversos contextos y busca transmitir la imagen de algo mejor, es decir, una idea de excelencia. Es por ello, que este concepto representa el cómo hacer las cosas para que predomine la preocupación por satisfacer las necesidades de los clientes y mejorar cada día los procesos y sus resultados. Actualmente la concepción de la calidad ha evolucionado hasta convertirse en una forma de gestión que introduce concepto de mejora continua en cualquier organización y a todos los niveles de la misma, y que afecta a todos los niveles y a todos los procesos.

Objetivos Principales

• Buscar de forma activa la satisfacción del cliente, priorizando en sus objetivos la satisfacción de sus necesidades y expectativas (haciéndose eco de nuevas especificaciones para satisfacerlos).

• Orientar la cultura de la organización dirigiendo los esfuerzos hacia la mejora continua e introduciendo métodos de trabajo que lo faciliten.

• Motivar a sus empleados para que sean capaces de producir bienes o servicios de alta calidad.

Factores de la Calidad

Para conseguir una buena calidad en el producto o servicio hay que tener en cuenta tres aspectos importantes (dimensiones básicas de la calidad):

• Dimensión Técnica: Engloba los aspectos científicos y tecnológicos que afectan al producto o servicio.

• Dimensión Humana: Cuida las buenas relaciones entre clientes y empresas.

• Dimensión Económica: Intenta minimizar costes tanto para el cliente como para la empresa.

Otros factores relacionados con la calidad son:

• Cantidad justa y deseada de producto que hay que fabricar y que se ofrece.

• Rapidez de distribución de productos o de atención al cliente

• Precio exacto (según la oferta y la demanda del producto).

Modelos de Calidad

Las normas nos proporcionan los elementos para implantar un sistema de calidad con el fin de que la organización pueda lograr la calidad total, que la mantenga en el tiempo y que los clientes estén seguros de los productos o servicios que entregan.

Las normas ISO 9000, proporcionan las directrices generales para el uso de la serie de normas para el aseguramiento de la calidad. Indican la forma de establecer un entorno de calidad total, abarcando la administración de

calidad, la política de calidad y la forma de fijar un sistema de calidad, para lo cual dicta un proceso de acreditación de diez pasos:

• Capacitación gerencial

• Elaboración por escrito de una política de calidad

• Nombramiento de un representante de calidad

• Identificación de responsabilidades

• Identificación de procesos empresariales

• Elaboración por escrito de un manual de calidad

• Procedimientos de escritura.

• Instrucciones de trabajo por escrito

• Capacitación en la forma de utilizar el sistema

• Implantación

• Estándares de la Serie ISO 9000

Según la Norma ISO 9000:2000 los países se vieron en la necesidad de crear un parámetro internacional que regule las prácticas organizativas y que permita un intercambio confiable de bienes y servicios de calidad. Es así que surgen las normas ISO 9000, como estándares que permiten seleccionar, implementar y mantener sistemas que aseguren realmente la calidad y que respalden el prestigio de unas empresas frente a otras.

Según la Norma ISO 9001:2000 (2008), la Norma ISO 9000 describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica la terminología para los sistemas de gestión de la calidad. La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización. La Norma ISO 9004 proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia del sistema de gestión de la

calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas.

La Norma ISO 19011 proporciona orientación relativa a las auditorias de sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental. Todas estas normas juntas forman un conjunto coherente de normas de sistemas de gestión de la calidad que facilitan la mutua comprensión en el comercio nacional e internacional

• Sistema de Gestión de la Calidad

Los sistemas de gestión son una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización.

Según Gutiérrez (1997) "Un sistema de calidad es un mecanismo de regulación de la gestión de las organizaciones relacionado con la calidad de los productos o servicios suministrados, la economía de los procesos y rentabilidad de las operaciones, la satisfacción de los clientes y de las demás partes interesadas y la mejora continua de las anteriores particularidades" (p.21)

La ISO 9001:2000 define la Gestión de la Calidad como: "Las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. Además, los sistemas de calidad están basados en dos principios

fundamentales: Programar previamente las actividades a realizar y controlar el cumplimiento de la programación."

Un sistema de calidad será, por tanto, un conjunto de procedimientos que definen la mejor forma de realizar los productos y que puedan ser verificados, Para ello se han establecido ciertos modelos o normas internacionales que regulan las condiciones mínimas que deben cumplir dichos procedimientos, lo cual no significa que dichas condiciones no puedan ser superadas por voluntad de la organización o por exigencias concretas de sus clientes.

Ventajas del Sistema de Gestión de la Calidad

Según la Norma ISO 9001:2000 (2008), algunas ventajas que se obtienen de la definición, desarrollo e implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad son:

Desde el punto de vista externo:

• Potencia la imagen de la empresa frente a los clientes actuales y potenciales al mejorar de forma continua su nivel de satisfacción. Ello aumenta la confianza en las relaciones cliente-proveedor siendo fuente de generación de nuevos conceptos de ingresos.

• Asegura la calidad en las relaciones comerciales.

Desde el punto de vista interno:

• Mejora en la calidad de los productos y servicios derivada de procesos más eficientes para diferentes funciones de la organización.