Análisis departamento de gestión humana Fundación Valle del Lili (Colombia)

La Fundación Valle del Lili, es una entidad privada que nació hace 25 años, gracias a la idea de los doctores Martín Wartemberg Villegas y Jorge Araujo Grau, quienes deseaban abrir en la ciudad de Cali una institución semejante a la Fundación Santa Fé en Bogotá.

La primera sede se abrió en el barrio Centenario pero gracias a las donaciones de la empresa privada (benefactores) se inició la construcción de la nueva sede en un lote ubicado en el barrio Valle del Lili y que fue donado por el señor Álvaro Garcés.

Hoy en día esta clínica es reconocida como una de las mejores en el suroccidente colombiano y en todo el país por sus servicios de alta tecnología, la calidad e integridad en el servicio y la infraestructura hospitalaria.

1.1 MISIÓN

La misión de la Fundación Valle del Lili es[1]"Satisfacer las necesidades de salud de alta complejidad de nuestros Usuarios, mediante la utilización de los más avanzados recursos médicos, en una Institución hospitalaria con orientación académica. El servicio se fundamenta en la competitividad, la labor en equipo, la excelencia, la humanización y dignificación de la persona; para lo cual nos orientamos hacia el mejoramiento continuo de nuestra organización, de su gente y de los recursos tecnológicos."

1.2 VISIÓN

Su visión: "La Fundación Valle del Lili trabaja para lograr ser la primera institución prestadora de servicios de salud de alta complejidad y tecnología del país, acompañada de los programas de servicio social, investigación y docencia, mediante un modelo de administración y atención al usuario con cultura de servicio, seguridad, innovación, eficiencia, rentabilidad y enfoque de responsabilidad social."

Además de la misión y visión, esta institución también tiene establecidos sus valores, ubicándose en primer lugar la actitud de servicio, seguido por seguridad, trabajo en equipo, ética y respeto.

• OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

En el mapa mostrado a continuación podemos observar los objetivos estratégicos de la organización:

FIGURA 1

En este mapa de los objetivos estratégicos podemos observar que en la base se encuentra el capital humano y organizacional, siendo una parte fundamental del proceso.

Análisis de la institución

2.1 Funciones y actividades en la gestión de los recursos humanos

Basándonos en la información del texto guía, hemos realizado un análisis comparativo de los puntos a tratar y de la forma como se llevan a cabo estos dentro de la organización.

2.1 ÁREA DE GESTIÓN HUMANA

El área de Gestión Humana en la Fundación Valle del Lili está formada por 4 dependencias: Selección y Desarrollo, Bienestar, Salud Ocupacional y Nómina. Estas áreas están constituidas de la siguiente forma:

2.1.1 SELECCIÓN Y DESARROLLO: Dentro de las principales funciones de esta área se encuentran el reclutamiento, selección, contacto y seguimiento a las empresas temporales que resuelven los requerimientos de personal, evaluación de desempeño, capacitación del personal, entre otras. Esta área cuenta con 1 Coordinador, 2 Analistas de Selección y 1 Analista de Desarrollo y 1 estudiante en práctica de psicología.

2.1.2 BIENESTAR: El área de Bienestar es la encargada de "ofrecer medios para atender las necesidades personales y familiares de los colaboradores", y entre sus funciones podemos encontrar la negociación de tarifas especiales de medicina prepagada, seguro de vehículos, préstamos para empleados con entidades financieras; descuentos y tarifas especiales con médicos de la Fundación Valle del Lili para el colaborador y su familia; planeación de actividades deportivas y culturales como torneos de futbol internos, fiesta de fin de año y celebración de fechas especiales en general; Matriz de reconocimiento; Entrega de subsidios educativos a colaboradores y su familia entre otras. Esta área está conformada por 1 Coordinador de Bienestar quien es profesional en trabajo social y 2 estudiantes en práctica de Trabajo Social de la Universidad del Valle.

2.1.3 SALUD OCUPACIONAL: Esta área es encargada de muchos procesos de vital importancia para los colaboradores y pacientes. Son los encargados de la valoración médica de ingreso, seguimiento a personal expuesto a riesgo, convenios con la ARP, elaboración de informes internos y externos sobre los procesos de S.O., vacunación, remisión a medicina laboral, capacitación en seguridad industrial, dotación. El equipo de Salud Ocupacional está conformado por 1 coordinadora de profesión Enfermera y con Especialización en Salud Ocupacional, 3 auxiliares que en este momento se encuentran cursando la carrera de Salud Ocupacional y 1 practicante.

2.1.4 NÓMINA: Es responsable por los procesos de contratación, afiliaciones a seguridad social, pago de nómina, control y pago a empresas temporales. En este equipo trabajan 5 personas, 1 coordinador y 4 auxiliares.

Todos estos equipos de trabajo están liderados por el Jefe de Gestión Humana, quien es responsable por todos los procesos del área.

Planificación de recursos humanos

En el área de Gestión Humana de la Fundación Valle del Lili la planificación de las necesidades de personal se realiza con 2 años de anticipación. Un caso especial de planificación donde se ilustra esta situación fue la apertura de 2 torres nuevas. Desde que esta idea fue planteada como un objetivo estratégico para la organización, el área de Recursos Humanos se puso en la tarea de determinar las necesidades de personal para este gran proyecto, identificando la cantidad y tipo de empleados, la forma como se reclutarían y las necesidades de formación que se requerirían.

Nos centraremos en este caso especial, donde se pueden observar claramente todas las funciones y actividades en la gestión de los recursos humanos.

3.1 PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Desde el momento que se dio por hecho la construcción de las nuevas torres en la Clínica, la jefatura de Recursos Humanos se reunión con todo su equipo de trabajo para analizar las necesidades y soluciones a este nuevo reto.

En primer lugar se definió el número aproximado de personas que debían ingresar 2 años después, cuando las dos nuevas torres abrieran su servicio de Urgencias, UCI (Unidad de cuidados intensivos) y Consulta Externa. Por medio de cálculos se obtuvieron valores aproximados de personal administrativo y asistencial que se debería empezar a reclutar. Se definió que un cargo crítico en esta búsqueda era el de Auxiliar de Enfermería, el cual debe cumplir con un perfil que no es fácil de conseguir en el mercado. Por este motivo se realizó un convenio con el SENA, quien ya ofrecía esta carrera y del cual se tenían excelentes referencias de sus egresados.

Teniendo en cuenta que la carrera de Auxiliar de Enfermería en esta institución dura 2 años, la clínica se vio en la necesidad de hacer un convenio especial con la entidad pública. En primer lugar se iniciaría un proceso de reclutamiento y selección a cargo de los analistas de la Clínica con el fin seleccionar a las personas que ingresarían a este programa especial de estudios. Los profesores eran proporcionados por el SENA, sin embargo, se adecuo un salón dentro de la Clínica para que los estudiantes recibieran sus clases en este lugar, con la intensión de hacer más intensas las clases y acortar el tiempo de estudio. El tiempo total de estudio se redujo a 1 año, de esta forma los estudiantes podrían realizar la práctica establecida por ley durante el otro año y estar listos para iniciar a laborar cuando se abrieran las nuevas torres.

3.2 ANÁLISIS DE PUESTOS DE TRABAJO

Gracias al análisis de los puestos de trabajo donde debía desempeñarse cada persona en las nuevas torres y en cada uno de los servicios, la práctica laboral de cada uno de los estudiantes se ubicó en áreas específicas, para ganar tiempo en cuanto a inducción y capacitación.

Este programa fue un éxito, de los 40 estudiantes que ingresaron solo desertaron 2, todos recibieron capacitación especializada por sus profesores del SENA y por personal de enfermería de la Fundación Valle del Lili.

3.3 COBERTURA DE LAS NECESIDADES DE RUCUSOS HUMANOS

Podemos decir que la planeación se llevó a cabo de una forma proactiva, ya que cuando las torres debían empezar a funcionar, la clínica ya había realizado el proceso de reclutamiento, selección, contratación y capacitación. Esto permitió que la cobertura de las necesidades estuviera en un 80%.

3.4 AUMENTO DEL POTENCIAL HUMANO Y DESARROLLO DEL INDIVIDUO

En este caso podemos observar que la Fundación Valle del Lili desarrolló un programa de formación específico, haciendo un proceso de selección un poco fuera de lo común, ya que los candidatos reclutados y seleccionados eran para ocupar un puesto de trabajo, pero su proceso iniciaba desde la formación como profesionales.

Pero también hay otras formas de desarrollo del personal en la Institución, para el personal administrativo se ofrecen capacitaciones permanentes en sistemas, en atención al cliente, en seguridad industrial y otras enfocadas a cada cargo, por ejemplo, en el área de nómina el personal es capacitado en seguridad social (En convenio con EPS´s).

Un programa importante de desarrollo importante que se está llevando a cabo en este momento (Etapa de planeación) es el de "Formador de Formadores" con el cual pretenden aprovechar el conocimiento que tienen las personas que ocupan cargos como analistas, coordinadores y jefes de departamento, quienes poseen conocimiento técnico, pero en muchos casos no saben como transmitirlo a su personal a cargo. Por este motivo se buscar formarlos, de este modo ganan todos, la persona formada, quien va a sentir que la organización se preocupa por su desarrollo, los subordinados, quienes van a contar con un mejor apoyo de la persona que los dirige y la organización, quien contará con personal más capacitado lo que la vuelve más competitiva.

Condicionantes externos e internos a la gestión de los recursos humanos

4.1 INFLUENCIAS INTERNAS

Para hablar sobre las influencias internas vamos a comenzar por:

4.1.1 Alta dirección: En esta organización la Alta Dirección ha involucrado en forma positiva al departamento de Recursos Humanos, ya que el jefe de este departamento, pertenece al "Comité Administrativo" donde se toman importantes decisiones. Este comité se realiza una vez al mes, y cuenta con la participación de todos los jefes de departamentos administrativos y operativos, el director administrativo y financiero y el personal de auditoría interna.

4.1.2 Cultura: A pesar de tener definidos los valores sobre los cuales se fundamenta la cultura institucional de la organización, se está trabajando fuertemente para reforzar la cultura organizacional.

Por esta razón desde el año 2008 el departamento de Gestión Humana implemento una estrategia llamada "Plan Padrino" el cual consiste en asignar a cada miembro de gestión humana unas áreas determinadas de la clínica, cubriéndolas todas, y prestando atención personalizada a cada una de ellas por medio de reuniones programadas aproximadamente cada mes. Según los indicadores las necesidades de las áreas fueron satisfechas en un 90%.

Otros programas de mejoramiento son:

• Programa de mejoramiento de competencias para fortalecer la cultura de servicio

• Intervención directa en áreas donde se han detectado problemas en la calidad del servicio

• Programa de formación y crecimiento: Crecer juntos

• Implementación de estrategias administrativas orientadas al mejoramiento del servicio (Urgencias e Imágenes diagnósticas).

4.1.3. Tecnología y estructura: En este momento la Fundación Valle del Lili se encuentra en el proceso de implementar un nuevo sistema de información que recoja en uno la información que anteriormente estaba en varios.

4.1.4 Tamaño: La Fundación Valle del Lili

Objetivos de la gestión de los recursos humanos

Los objetivos de la gestión que realiza el Departamento de Recursos Humanos en la Fundación Valle del Lili se asemejan a los planteados en el texto guía del curso.

5.1 Objetivos explícitos

• "Atraer candidatos potencialmente cualificados y capaces de desarrollar o adquirir las competencias necesarias por la organización": Para lograr este objetivo desde hace aproximadamente 3 años la Fundación realizó convenio con 4 empresas temporales de empleo. De esta forma se pueden tener más candidatos para un cargo y seleccionar al que cuente con las mejores competencias. Otro objetivo de esta estrategia es "liberar" tiempo de los Analistas de Selección, son pocos los casos en los cuales ellos realizan pruebas psicotécnicas y hacen el análisis de estas. Esto con el fin de prestar mayor atención a otros procesos que agreguen más valor.

• "Retener a los empleados deseables": Teniendo en cuenta el personal deseable es un recurso escaso y una ventaja competitiva para las compañías, la Fundación Valle del Lili ha desarrollado planes de retención y motivación de los colaboradores.

Esta institución cuenta con un sistema de evaluación de desempeño, el cual inicia desde que el colaborador ingresa a laborar. El analista de selección entrega una carpeta en la cual están incluidas las tres valoraciones iniciales, la primera se realiza a los dos meses, la segunda a los 6 y la tercera al año después del ingreso. Estas evaluaciones están amarradas a los planes de acción. La evaluación es realizada por el jefe inmediato y el colaborador, los resultados de estas son entregados al Analista de Capacitación y Desarrollo para ser ingresadas al software donde se lleva el registro y control.

• "Motivar a los empleados para que éstos adquieran un compromiso con la organización y se impliquen a ella": Se realizan reuniones de divulgación de todos los procesos internos para mantener informado al personal, de este modo todos están informados de las novedades que se están presentando. Con esto se busca la participación y colaboración de todos en procesos medioambientales, de mejoramiento continuo, acreditaciones etc. Estas divulgaciones se hacen a todo el personal, desde el operativo hasta los directivos.

• "Ayudar a los empleados a crecer y desarrollarse dentro de la organización": Al presentarse una vacante, se tiene en cuenta al personal interno que pueda ser promovido a cargos superiores. Para medir las promociones, el área de Selección y Desarrollo se encarga del "Indicador de Promociones". Este se saca mensualmente.

5.2 Objetivos implícitos

Calidad de vida en el trabajo: La Fundación se preocupa por la calidad de vida en el trabajo que tienen sus colaboradores, por este motivo ha adecuado cómodas instalaciones (oficinas) para el personal administrativo e implementos de la mejor calidad para el personal asistencial, siempre pensando en la seguridad y bienestar del colaborador.

También se entrega dotación a todo el personal cada año, las únicas personas que no reciben uniformes son los jefes de departamento y la alta administración.

Autor:

Natalia Zapata

Paola Andrea De Los Ríos

Norena Olave

Enviado por:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"?

www.monografias.com/usuario/perfiles/ing_lic_yunior_andra_s_castillo_s/monografias

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2016.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE, JUAN BOSCH Y ANDRÉS
CASTILLO DE LEÓN -POR SIEMPRE"?

[1] http://www.valledellili.org/sitio/index.php?option=com_content&view=article&id=48&Itemid=139&lang=es