Presupuesto empresarial: el informe

Introducción

El presupuesto empresarial describe claramente las tareas que se llevara a cabo tales como, precios y tiempos de desarrollo desglosados, limitaciones y metas.

Hoy en día la gestión empresarial debe tener como objetivo la valoración de las empresas en el ambiente de todos los negocios, la consolidación de su participación en el mercado, el aumento de su eficiencia, el estimulo de la productividad y la retribución conveniente a los inversionistas.

La presupuestación como parte del proceso de planificación empresarial y concretamente como forma que adopta la planificación anual de la empresa tiene gran importancia para el desempeño empresarial. Además la presupuestación, entendida como parte de la planificación anual de la empresa, es el documento donde se cuantifican y garantizan los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y estrategias de la proyección a más largo plazo de la empresa (planeación estratégica). Así la elaboración del presupuesto de la empresa en sus diferentes apartados permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera de la empresa, para el año planificado; lo cual resulta de mucha utilidad para la dirección y administración de la actividad empresarial; y su desglose en periodos menores de tiempo, que contribuye al control y la toma de acciones para las correcciones en caso de desviaciones con respecto a los planificado.

Marco teorico

PRESUPUESTO

Estimación financiera anticipada, generalmente anual, de los egresos e ingresos necesarios para cumplir con las metas de los programas establecidos. Asimismo, constituye el instrumento operativo básico que expresa las decisiones en materia de política económica y de planeación.

PRESUPUESTO EMPRESARIAL

Es una proyección de los gastos e ingresos que tendrá la empresa, en un lapso que es por lo general de un año.

Ahora sí, hay varios tipos de presupuesto, dependiendo del ámbito del mismo y del área dentro de la empresa a la que esté enfocado, como por ejemplo presupuesto de producción, de costos, de materiales, y el presupuesto financiero.

Es una herramienta fundamental para la proyección de la empresa en el tiempo.

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS

• La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

• El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

• Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

El Presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

• Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas

• Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

• Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

• Facilitan que los miembros de la organización cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

• Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria

• Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

• Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

REQUISITOS

• Conocimiento de la empresa (objetivos, funciones, metas y necesidades de la empresa)

• Exposición del plan o política (funciones y objetivos que se buscan con la implantación del presupuesto).

• Coordinación para la ejecución del plan o política (sincronización de las diferentes actividades)

• Fijación del período presupuestal (lapso del presupuesto de manera anual, dividiendo éste en trimestres y a su vez en meses).

• Dirección y vigilancia

• Apoyo directivo

TÉCNICAS DE PRESUPUESTACIÓN

• Presupuesto Rígido

Preparación de un presupuesto para un determinado volumen de actividad estimado, no realizándose ningún tipo de ajuste cuando la actividad real difiere de la estimada.

• Presupuesto Flexible

Elaboración de un conjunto de planes presupuestarios alternativos que se corresponden con los diferentes niveles de actividades previstas, conceptuadas éstos como una serie de rangos alternativos de actividad, más que como determinados volúmenes de producción.

• Presupuesto por Programas

Es un sistema presupuestario integrado consistente en la proyección anual de los planes a medio plazo, acerca de los objetivos y líneas prioritarias de actuación de la empresa.

• Presupuesto Base Cero

Consiste en un proceso mediante el cual la gerencia, al llevar a cabo el desarrollo del presupuesto anual, asigna los recursos a aquellas áreas de la empresa que generen un beneficio superior al costo en el que van a incurrir.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

• Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

• Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumpli

• miento de las metas previstas.

• Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

FINALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS

• Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

• Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

• Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

• Lograr los resultados de las operaciones periódicas

VENTAJAS DEL PRESUPUESTO

• La Dirección posee en todo momento un cuadro general de las operaciones y resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar decisiones más acertadas.

• El mejor aprovechamiento de sus recursos.

• El equilibrio de la estructura financiera.

• Medición de la eficiencia de las operaciones.

• La delimitación de responsabilidades, dando lugar a tomas de decisiones operativas y bien basadas, para obtener superaciones

• Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de la empresa se desarrolla de acuerdo a un plan general coordinado.

• Le posibilita la acción o adopción  de medidas con suficiente anticipación  permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.

• Ayuda al manejo financiero de la Empresa.

• Sirve para medir la eficiencia de los jefes responsables.

• Hace participar en las tareas  de programación y dirección a una mayor cantidad de responsables impulsándoles a  actuar de manera eficaz en la corrección de planes que son suyos.

• Facilita el control administrativo.

• Es un reto constante presentado a los ejecutivos de la empresa para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la situación de la misma.

• Impone a los ejecutivos no solo responsabilidad operativa sino también responsabilidad financiera.

• Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.

DESVENTAJAS DE LA TÉCNICA PRESUPUESTAL

• Mala organización y coordinación general.

• Inadecuado sistema de contabilidad y costos.

• Falta de apoyo directivo.

• Mala determinación de la capacidad productiva, etc.

• Poca flexibilidad. señala que un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita incorporarse enmiendas, sin que por ello todo el sistema quede dañado

LIMITACIONES DE LA TÉCNICA PRESUPUESTAL

• En su costo, cuando es elevado, en relación a las posibilidades de la empresa, y a los beneficios que aporta.

• Cuando se ha tenido algún tiempo en ejercicio del control presupuestal, se puede confiar demasiado en él, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo.

• No ir más allá de su campo de acción.

Tipos de presupuestos

Los presupuestos pueden abarcar un periodo de un año o menos en los casos de las plantas o cambios en los productos, hasta diez años o más. Cada vez son más las compañías que usan los presupuestos como herramienta básica para la planeación a largo plazo. El periodo normal de la planeación y del control del presupuesto es de un año.

Es normal que el presupuesto anual este dividido por meses para el primer trimestre y por trimestres para el resto del año. La información presupuestada para un año se revisa con frecuencia según avanza el año. Por ejemplo al terminar el primer trimestre se cambia el presupuesto para los siguientes tres trimestres según la información que se disponga. Cada vez se utilizan mas los presupuestos continuos en el cual siempre se cuenta con el pronóstico de doce meses al añadir un mes y un trimestre en el futuro al mismo tiempo que se acaba el mes o el trimestre que acaba de terminar. Los presupuestos continuos son muy indispensables ya que fuerzan a la administración continuamente a que piense en los siguientes doce meses, con dependencia si en esos momentos se encuentra en el mes de mayo u octubre

GERENCIA Y SISTEMA PRESUPUESTARIO

El sistema presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.

Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad de la empresa o la gerencia.

Gerencia: Se utiliza para denominar al conjunto de empleados de lata calificación que se encarga de dirigir y gestionar los asuntos de un empresa. El término también permite referirse al cargo que ocupa el director general o gerente de la empresa, quien cumple con distintas funciones: coordinar los recursos internos, representar a la compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos. Se supone que la gerencia es responsable del éxito o el fracaso de un negocio. Para eso la gerencia debe aportar su liderazgo, conducción y capacidad de coordinación.

Sistema presupuestario: es un conjunto de presupuestos que se relacionan entre sí; sirve para controlar periódicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones.Esta destinado a construir y a realizar los objetivos de la empresa

Preparacion e instalación de un sistema presupuestario

PREPARACION

La preparación de Presupuestos se puede resumir en tres sub procesos:

1) Sub Proceso de Estimación: se basa en estimaciones, datos históricos, pronósticos.

Consiste en la preparación de pronósticos y las consecuentes propuestas de presupuestos por los responsables a la Gerencia de Finanzas.

Ejemplo: en el caso de presupuesto de ventas se comienza por las estimaciones que realiza cada supervisor de las ventas futuras por producto, zona o canal de distribución. Estas estimaciones son pasadas a la Gerencia de Comercialización para su revisión y ajuste, obteniéndose así la propuesta presupuestaria de la gerencia.

El proceso de estimación se da en sentido ascendente desde los niveles jerárquicos más bajos a los más altos.

2) Sub Proceso de Planeamiento: la Dirección aprueba las propuestas presupuestarias.

Las propuestas se convierten en decisiones para la organización en forma de planes concretos. EL proceso de planeamiento se da en sentido descendente desde los niveles jerárquicos más altos a los más bajos.

3) Sub Proceso de Control de Gestión: se inicia con la aprobación del presupuesto.

Implica la preparación de informes periódicos, comprobando lo real con lo presupuestado.

Las variaciones o desvíos entre lo presupuestado y lo real se enfatizan en estos informes, se analizan las variaciones y se determina y publican las causas que las originaron. La información podrá ser detallada, solo cuando se requiera, y por excepción, ya que solo mostrará los desvíos producidos pudiéndose además seleccionar únicamente los desvíos significativos (rangos de desvíos). La presentación puede ser impresa y/o por pantalla.

Para efectuar el control presupuestario se deberán archivar los conceptos presupuestarios, de tal manera que a medida que se vayan produciendo las operaciones normales de la empresa se puedan ir comparando con lo presupuestado, de esta forma se tendrá un control continuo. (Se estará por lo tanto en la 2º etapa de la Evolución de los Sistemas de Información: Epata de los "Comparadores")

La presupuestación puede adoptar según las empresas mayor o menor detalle, según las unidades operativas que implique el detalle con que se elaboran los planes sectoriales. Es así que algunas empresas confeccionan presupuestos para toda la empresa y otras solo lo hacen a nivel de algunos sectores o aspectos específicos de la gestión.

El período abarcado por el presupuesto dependerá del tipo de actividad de la empresa y de las características del conterito, en general los presupuestos son elaborados por un lapso anual, discriminándose las cifras mensuales.

Siempre resulta conveniente que el lapso presupuestado coincida con el ejercicio económico de la empresa para facilitar el control de las cuentas de Ganancias y Pérdidas, entre lo presupuestado y lo real.

Se pueden encarar ajustes por períodos menores sobre todo cuando existen períodos de inestabilidad.

Para facilitar esos ajustes se suele ir agregando períodos y descartando los ya transcurridos, es decir, si los ajustes son trimestrales, cada tres meses se agrega un nuevo trimestre a los ya presupuestados y se elimina el trimestre ya transcurrido.

INSTALACION DE UN SISTEMA PRESUPUESTARIO

• Definición y Transmisión de las Directrices Generales

Consiste en plasmar en un documento las políticas definidas por la empresa en función de objetivos, metas preestablecidas, así como la asignación de recursos de acuerdo con su disponibilidad, para el cumplimiento de esas metas y objetivos.

• Elaboración de Planes, Programas y Presupuestos

A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas; cada responsable asignado elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados.

• Negociación de Presupuestos

La negociación es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.

• Coordinación de los Presupuestos

Se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones adecuadas y así alcanzar el óptimo equilibrio entre las distintas áreas.

• Aprobación de los Presupuestos

La aprobación por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar.

• Seguimiento y Actualización de los Presupuestos

Control de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones.

PRESUPUESTOS DE VENTAS

Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. Es la predicción de las ventas de la empresa que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real proyectado por una empresa, éste cálculo se realiza mediante los datos de demanda actual y futura.

Investigación de motivación. Se han elaborado técnicas especiales de investigación de mercado, que se llaman investigación de motivación, para medir la motivación del cliente. Este enfoque depende en gran parte de las ciencias del comportamiento, particularmente de la psicología, sociología y antropología.

Muchas compañías requieren que sus vendedores preparen estimaciones anuales de ventas de los productos, ya que conocen mejor las condiciones locales y el potencial de los clientes.

Observaciones

La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las demás partes del presupuesto maestro, es el pronóstico de ventas, si este pronóstico ha sido elaborado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serían muchos más confiables, por ejemplo: El pronóstico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:

• Producción.

• Compras.

• Gastos de ventas.

• Gastos administrativos…

El pronóstico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad. La elaboración de un presupuesto de venta se inicia con un básico que tiene líneas diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta como pronostico de ventas por cada trimestre.

PRESUPUESTOS DE GASTOS RELACIONADOS CON LAS VENTAS

Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero.

Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.

Características:

• Comprende todo el Marketing.

• Es base para calcular el Margen de Utilidad.

• Es permanente y costoso.

• Asegura la colocación de un producto.

• Amplia mercado de consumidores.

• Se realiza a todo costo.

Desventajas:

• No genera rentabilidad.

• Puede ser mal utilizado.

PRESUPUESTO DE PRODUCCION E INVENTARIOS

Presupuesto de producción: está basada en las ventas previstas y en la determinación de un inventario base o sea que primero se deberá calcular las ventas y un inventario base para posteriormente poder determinar la producción, es decir son estimaciones que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado.

También Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

Proceso

Elaborando un programa de producción que consiste en estimar el tiempo requerido para desarrollar cada actividad, evitando un gasto innecesario en pago de mano de obra ocupada.

Presupuestando las ventas por línea de producción.

Presupuesto de inventarios: una vez predeterminadas las ventas cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la formalización del programa de casi todas las funciones de la empresa es necesario presupuestar la cantidad de artículos para cubrir la demanda del presupuesto de ventas.

Éste es muy importante, ya que de él depende todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo. Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las líneas que vende la organización, hay que considerar las siguientes variables:

• Ventas presupuestadas de cada línea.

• Inventarios finales deseados para cada tipo de línea.

• Inventarios iníciales con que se cuente para cada línea.

El presupuesto de producción e inventario no persigue establecer la cantidad y fechas precisas de la producción que ocurrirán durante el período del presupuesto, sino más bien la conversión del volumen de ventas planeado en la capacidad de producción planeado como base para planificar y preparar los presupuestos de los distintos aspectos de la función de fabricación.

Política de inventarios

La política de inventarios consiste en determinar el nivel de existencias económicamente más convenientes para las empresas.

Para llegar a establecer una buena política de inventarios, se debe considerar los siguientes factores:

• Las cantidades necesarias para satisfacer las necesidades de ventas.

• La naturaleza perecedera de los artículos

• La duración del periodo de producción.

• La capacidad de almacenamiento

• La suficiencia de capital de trabajo para financiar el inventario

• Los costos de mantener el inventario

• La protección contra la escasez de materias primas y mano de obra

• La protección contra aumento de precios.

• Los riesgos incluidos en inventario

• Bajas de precios.

• Obsolescencia de las existencias.

• Pérdida por accidentes y robos

• Falta de demanda

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y puede ejercer influencia importante sobre las decisiones financieras.Los descuidos en la planeación y control de inventarios resulta en escasez crítica de producción, costos excesivos, imposibilidad de cumplir con las fechas de entrega de ventas. Con el fin de rebajar inventarios, algunas veces es necesario rebajar los precios y generar liquidez acompañada igualmente de rebajas drásticas en los niveles de producción y otros niveles operativos.

PRESUPUESTO DE COMPRAS Y MATERIALES DIRECTOS

Presupuesto de compras: este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para la elaboración de los productos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con el objeto de determinar cuántas unidades de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se sacara el presupuesto de compras. El presupuesto de materiales directos especifica únicamente cantidades, en tanto que el presupuesto de compras especifica tanto cantidades como importes y por último, el presupuesto de compras se orienta directamente a las fechas de la recepción física de los materiales ordenados y no a las fechas de los pedidos del material.

Presupuesto de materiales directos: Especifican las cantidades de materiales de cada materia prima necesaria para la producción planificada, como también debe incluir especificaciones en cuanto a cada materia prima, por períodos, por productos y por departamentos.

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA

Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.

Componentes

• Personal diverso

• Cantidad horas requeridas

• Cantidad horas trimestrales

• Valor por hora unitaria

Así como también el estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o sí los actuales son suficientes.

PRESUPUESTO DE COSTOS DE FABRICACION

Se basa principalmente en HH (horas-hombres) requeridas, operatividad de máquinas y equipos, stock de accesorios y lubricantes. Este presupuesto debe coordinarse con los demás presupuestos para evitar un costo adicional innecesario que luego no se pueda revertir.

Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.

Sustentación:

• Horas – hombres requeridas.

• Operatividad de maquinas y equipos.

• Stock de accesorios y lubricantes.

Observaciones.

Este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir.

PRESUPUESTO DE GASTOS DE FABRICACIÓN.

 En todas las actividades existen costos y cargos que se los puede identificar a que producto o servicio en particular corresponden, sin embargo, existe un grupo de costos y gastos (fijos y variables) que sirven para la producción, pero que su identificación específica respecto a qué producto o bien corresponde es difícil precisar. Si la administración desea eliminar distribuciones de los costos y gastos indirectos que provoquen bienes o servicios subsidiados en perjuicio de otros, se debe procurar definir criterios de asignación de costos que arrojen valoraciones de productos y/o servicios más ajustados a la realidad, ya que sobre esa base se tomarán decisiones. A continuación se presentan grupos de costos que por su influencia e interpretación en los presupuestos requieren ser analizados en detalle:

• Costos fijos, variables, semivariables

• Costos directos e indirectos

• Costos controlables y no controlables

Los problemas usuales en el manejo de la carga fabril están en la determinación de las bases de distribución

A) Departamento De Servicios

• Reparación y mantenimiento – No. de horas reportadas

• Departamento de energía – Kw. por hora

• Departamento de compras – No. de pedidos

• Administración de planta – No. de empleados

B) Departamentos Productivos

• Unidades productivas

• Horas de mano de obra directa

• Horas máquina

• Importe de mano de obra directa

• Materia prima consumida

PRESUPUESTOS DE GASTOS ADMINISTRATIVOS

Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

Características:

• Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación.

• Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio.

• Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.

Observaciones:

• Para calcular el total neto, se debe calcular al total la deducción de las retenciones y aportaciones por ley de cada país.

Por ejemplo en este presupuesto van aquellos gastos que se derivan de las funciones de la dirección y control como son los de pagar honorarios de consejeros, contadores, directores, abogados y directivos de la administración.

PRESUPUESTO DE CAPITAL

El término capital se refiere a los activos fijos que se usan para l producción, mientras que presupuesto es un plan que presenta en forma detallada los flujos de entrada y salida correspondientes a algún periodo futuro.

Es el proceso de evaluación y selección de las inversiones que contribuyen a maximizar el patrimonio de los propietarios, es decir, la adquisición de los activos cuyos rendimientos se recibirán en el largo plazo.

El presupuesto de capital es un esbozo de los gastos planeados sobre activos fijos y la preparación del presupuesto de capital alude a la totalidad del proceso referente al análisis de los proyectos, así como a la decisión de si deberían incluirse dentro del presupuesto de capital.

• Presentación de Proyectos: La presentación de planes o proyectos de gastos de capital es realizada por personas de todos los niveles de la organización empresarial.

• Análisis: Los planes de capital propuestos (especialmente los que requieren desembolsos considerables) son analizados de manera formal para determinar su conveniencia a la luz de los objetivos generales de la empresa y, principalmente, para evaluar su redituabilidad.

• Toma de Decisiones: La magnitud de los gastos de capital propuestos puede variar de manera significativa. Las empresas que operan con ciertas restricciones de tiempo y producción son más flexibles en cuanto a quién habrá de autorizar los gastos de capital.

• Aplicación: La implantación puede resultar rutinaria: se hace el gasto y se realiza el pago correspondiente. Pero en el caso de los gastos mayores se requiere un control más estricto a fin de comprobar que lo propuesto y lo aprobado se adquiere, en realidad, de acuerdo con los costos presupuestados.

• Revisión: Control de los costos en que se incurre durante la etapa de la implantación es la revisión o seguimiento de los resultados a lo largo de la fase de operaciones de un proyecto.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO A CORTO Y LARGO PLAZO

Presupuesto efectivo:

Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:

• Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)

• Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)

• Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso)

• Caja final.

• Caja inicial.

• Caja mínima.

Presupuesto maestro

Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo.

Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa.

Beneficios:

1. Define objetivos básicos de la empresa.

2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.

4. Facilita el control de las actividades.

5. Permite realizar un auto análisis de cada periodo.

6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.

Limitaciones:

El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

• El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

• Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.

• Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.

Sistemas de control y ajustes presupuestarios

Las múltiples ocupaciones que tienen los directores de las empresas no les permiten ver con claridad la evolución de la misma en toda su extensión. Es importante introducir unos índices de gestión que informen a la dirección de cualquier desviación sobre el plan previsto.El concepto de control presupuestario permite que las actividades en la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un periodo de tiempo determinado. Estos presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que deberán ser variables; los primeros por definición se consideran improbables que se vean alterados durante el periodo presupuestado, pero los segundos están sujetos a las fluctuaciones de los precios del mercado. Entre estos últimos estarían, por ejemplo, los precios de las materias primas, es decir, los procesos inflacionarios de costes.En algunas industrias, por ejemplo, la elaboración de productos alimenticios, las fluctuaciones en los precios de origen de las materias primas pueden causar enormes trastornos en el control del presupuesto. Algunos de estos componentes están sujetos a las variaciones en calidad y cantidad, debido a los cambios climatológicos. Los precios pueden fluctuar al alza en porcentajes muy importantes y esto hace que sea casi imposible mantener un presupuesto válido para el departamento de producción.

Respaldo O Corrección Del Presupuesto

Las cifras reales deben comprarse con las presupuestadas a intervalos frecuentes, para que las diferencias determinadas se analicen y sean ejecutadas las medidas correctivas oportunamente. Los resultados no satisfactorios requieren la aplicación de presión sobre los individuos responsables o de las correcciones de las condiciones que contribuyeron a la obtención de tales resultados. En otros casos, la comparación puede señalar la conveniencia de modificar el presupuesto y no la de imponerlo. Si se considera que en la preparación del presupuesto no se tomaron en cuenta todos los factores determinantes, o si se encuentra con que las condiciones han cambiado materialmente, el remedio consiste en la corrección del presupuesto. No obstante el presupuesto debe ser lo suficientemente flexible, para permitir diferencias tolerables, si ésas diferencias son de significación, desde luego es imperativo corregir el presupuesto.

PREGUNTAS Y RESPUESTAS:

1.- ¿Por qué es importante para una organización, proyecto o departamento tener un presupuesto?

Porque, el presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Es decir, una empresa sin presupuesto es como no tener control de las diferentes situaciones que se presenten. Por lo tanto los presupuestos te van a orientar a los siguientes aspectos que soy muy ventajoso:

• El presupuesto te indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades.

• El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificación de actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso presupuestario te obliga a replantearte tus planes de acción.

• Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica cuándo necesitarás ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo tus actividades.

• El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas.

• El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden ver cuánto debería haberse gastado y recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias.

• No puedes recaudar dinero de donantes a menos que tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que solicitas es razonable y está bien planificado.

2.- ¿Quiénes (o quién) son los responsables de la presupuestación?

En la elaboración de los planes y presupuestos deben participar todos los niveles de la administración. Los titulares de los respectivos departamentos dentro de cada área son los responsables por la confección de sus respectivas estimaciones sectoriales. El responsable directo es el Gerente de Finanzas que tendrá a su cargo la tarea de coordinación y preparación formal de los presupuestos.

3.- En el contexto del desarrollo del plan maestro es muy importante utilizar el denominado presupuesto flexible, ¿en qué consiste este presupuesto?

Este presupuesto consiste en presupuestar según diferentes niveles de actividad tanto los ingresos como los gastos, de acuerdo con el comportamiento que manifiesten ambos en función de una actividad determinada.

4.- ¿Cuáles son los principios que rigen el control presupuestario?

• Principios de previsión

De Predictibilidad: Es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda.

• De Determinación Cuantitativa: Debemos Determinar en pesos y centavos cada uno de los planes de la empresa para el período presupuestal.

• De Objetivo: Se puede prever algo siempre y cuando se trate de lograr un objetivo.

• Principios de planeación

• De Precisión: Los presupuestos son planes de acción y como tales deben expresarse en forma precisa y concreta.

• De Costeabilidad: El beneficio de instalación del sistema de control presupuestal ha de superar el costo mismo de instalación y funcionamiento del sistema.

• De Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en razón de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.

• De Unidad: Debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados.

• De Confianza: El decidido apoyo y fe en todos los principios y en la eficiencia del control presupuestal por parte de todo el grupo directivo de la empresa es factor importantísimo para su buena marcha.

• De Participación: Es esencial que en la planeación y control de los negocios intervengan desde el primero hasta el último de los empleados con el objeto de que se tenga el beneficio que se deriva de la experiencia de cada uno de ellos en su área de operación.

• De Oportunidad: Los planes deben estar concluidos antes de que se inicie el periodo presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines establecidos.

• De Contabilidad Por Áreas De Responsabilidad: La contabilidad debe modificarse en tal forma que además de cumplir los postulados de la contabilidad general, sirve para los fines de control presupuestal.

• Principios de organización

• Del Orden: La planeación y control presupuestal de los negocios deben descansar en una sana organización, esta organización debe estar claramente trazada en los organigramas preparados por los jefes de departamento; las líneas de autoridad y responsabilidad deben ser tan precisas que no quede duda a nadie sobre el área en que actúa.

• De La Comunicación: La comunicación debe ser oportuna y concisa y siempre que sea posible, debe ser escrita para evitar que la información se tergiverse.

• Principios de dirección

• De La Autoridad: Este principio dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdicción.

• De La Coordinación: El interés general debe prevalecer sobre el interés particular; el control presupuestal actúa como coordinador de todos los intereses al establecer un programa balanceado que lleve a la empresa a su objetivo central.

• Principios de control

• De Reconocimiento: Debe reconocerse al individuo por sus éxitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.

• De Las Excepciones: Los ejecutivos deben dedicar su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchan de acuerdo con los planes.

• De Las Normas: El establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros beneficios.

• De La Conciencia De Costos: Si un ejecutivo tiene conciencia de costos, sus subordinados tenderán a seguir su ejemplo; comprender los costos y su influencia en la utilidad, precio de venta y posición de la empresa en relación con la competencia, es esencial para el éxito de los negocios.

5.- ¿Por cuáles etapas pasa un presupuesto?