Manual de organización para la gerencia de proyectos (PPT) (página 2)

Partes: 1, 2, 3

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
Entrevistas

Observación
Directa

Consultas
Bibliográficas
MATERIALES Y EQUIPOS

Recursos Físicos

Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
Diagnosticar la situación actual de la Gerencia de Proyectos de Distribuidora Aceros Max
A36, C.A.
Conocer cuáles son los requerimientos y expectativas exigido por la dirección general de la
empresa.
Definir modelo funcional de la Gerencia de Proyectos.
Realizar una encuesta al personal que integra la Gerencia de Proyectos.
Realizar un análisis FODA, con el fin de establecer estrategias para mejorar la situación
actual en el futuro.
Realizar un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran
establecidos dentro de la Gerencia.
Describir y evaluar los diferentes cargos adscrito a la Gerencia de Proyectos.
Describir y evaluar las normas y procedimientos en las diferentes funciones
administrativas de la gerencia.
Elaborar los diferentes organigramas correspondientes a la Gerencia, organigrama
funcional, de misiones, de posición macro y dimensionado.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

La gerencia de proyectos, de una u otra forma está encargada y lleva a cabo
todos los proyectos relacionados con la empresa. Dicha gerencia vela por el
cumplimiento de todos los proyectos de ingeniería con grandes estándares de
calidad y exigencia laboral; el proceso de las actividades diarias consta de
elegir a los ingenieros más capacitados con respecto a la actividad o proyecto
a ejecutar, luego de estos ser asignados cuentan con un personal obrero que
ejecuta la actividad, el ingeniero encargado realiza la supervisión de la obra y,
una vez culminada la actividad, un seguimiento del mismo.

Tal y como se ha señalado, la Gerencia de Proyectos no cuenta con un manual de
organización, lo cual quiere decir que en repetitivas ocasiones a la hora de elegir a
los ingenieros capacitados para una actividad en específico se cometen errores, y al
cometer
ese
error
las
actividades
no
son
realizadas
con
éxito.
Es necesario definir las unidades y cargos dentro de la Gerencia y que todo el
personal tenga clara las actividades relacionadas con su cargo establecido, con lo
cual se quiere dar a entender que, el manual de organización también sirva de ayuda
y apoyo para el personal nuevo a la hora de reemplazar los existentes.

Análisis de la Situación Actual mediante la Encuesta
Aspectos estructurales: a la hora de elaborar la
encuesta se tomó en cuenta este aspecto, puesto
que nos permitirá conocer por parte de los
empleados la estructura organizativa que ellos
toman en cuenta en el área de trabajo; los
objetivos de la Gerencia de Proyectos no están
claramente definidos, en efecto, la Gerencia no
cuenta con el diseño de organigramas que
esquematicen los objetivos y funciones de la
organización, en consecuencia, tampoco los niveles
de jerarquía.

Aspectos ambientales: este aspecto fue
considerado dentro de la estructura de la
encuesta, debido a que nos permitió conocer el
grado de aceptación del empleado con su
ambiente físico de trabajo. Los empleados de
la Gerencia de Proyectos, están de acuerdo
con las condiciones físicas del área de trabajo
pero consideran que existe una mala
organización en la asignación de actividades.
Aspectos decisorios: estos fueron aplicados
con la finalidad de indagar entre los
empleados si existe una unidad de mando
claramente establecida y si estos poseen la
autoridad necesaria para el logro de las
actividades. En la Gerencia de Proyectos existe
una unidad de mando claramente establecida,
la cual es la Gerente General de la
organización en estudio, esta se encarga de
asignar las actividades diarias lo más
equitativamente posible.

Aspectos tecnológicos: este aspecto fue
tomado en cuenta con la finalidad de conocer
a fondo las habilidades y destrezas del
personal de la Gerencia de Proyectos
brindadas por parte de la empresa; en cuanto
a capacitación y preparación del personal, la
gerencia aún no ha tomado estas medidas.
Esta Gerencia carece de un personal asignado
al desarrollo tecnológico que se enfoque en el
mejoramiento continuo y optimización de los
procesos de la Gerencia.
Aspectos normativos: este aspecto en particular
es relevante en la Gerencia de Proyectos, puesto
que no se han establecido por escrito ninguno de
los aspectos normativos que se puedan considerar,
se tiene una idea clara de las políticas de la
Gerencia, mas no se tienen establecidas por
escrito. Los empleados no cuentan con normas de
procedimientos que faciliten su trabajo al realizar
sus actividades diarias; por lo que es un beneficio
para la organización la existencia de un manual
de organización.

Aspectos psicodinámicos: los aspectos
psicodinámicos fueron tomados en cuenta en la
encuesta aplicada con la finalidad de conocer y
estudiar las relaciones grupales existentes en la
Gerencia de Proyectos; las relaciones grupales en
el ámbito laboral son importantes ya que de esta
depende el desempeño de los empleados a la
hora de realizar sus actividades diarias. En la
Gerencia de Proyectos existe un buen ambiente
laboral y buenas relaciones entre los empleados y
el gerente.

FORMATO DE LA ENCUESTA

FORMATO DE LA ENCUESTA

ANÁLISIS DE LA ENCUESTA

Análisis de la Situación Actual mediante Diagrama Causa-Efecto
Para la representación de la situación actual mediante el diagrama Causa-Efecto
se evaluó las posibles causas que generan el problema de “Deficiencias
organizacionales”, para esto se realizó una tormenta de ideas aparte del análisis
de las respuestas correspondientes a la encuesta aplicada al personal existente
en la Gerencia de Proyectos.
Considerando las “5 M”; mano de obra, maquinarias, métodos, medio (entorno
de trabajo) y materiales, para la elaboración del diagrama Causa-Efecto se
determinó luego de analizar y evaluar el problema que sólo aplican tres (3)
ramas de las “5 M”: Mano de Obra, Métodos y Medio (entorno de trabajo).
Una vez estructurado el diagrama Causa-Efecto se procedió a la
identificación de causas principales mediante una lluvia de ideas. Utilizando
la técnica de los ¿Por qué?. Se procedió por cada causa principal a realizar
la pregunta ¿Por qué? hasta no obtener más respuestas generando de esta
forma las subcausas o causas raíces que están generando el problema en
estudio.

ORGANIZACIONALES
Diagrama Causa-Efecto de las Deficiencias Organizacionales en la Gerencia de Proyectos

MANO DE OBRA

Capacitación

Desconocimientode Información
Personalización en la ejecución de actividades

Faltade Experiencia

DEFICIENCIAS
MÉTODO
Cambiode alcancepor límites de
acciónentre las gerencias
Falta de claridad de
los límitesde acción
Resistenciaal
Cambio
La informaciónnecesaria pararealizarlas
funcionesde algunos cargos no se recibe
con oportunidad
Instrucciones existentes sin formalidad
Poca participación del
personal responsable
de la actividad
Falta de orientación
de las instrucciones
MEDIO
Sobrecargo de
responsabilidades
Carece de unaestructura
No se tienen establecidospor escrito las
funcionesde unidadesy cargos
No se realizan actividades
exclusivamentede su cargo

Análisis de la Situación Actual mediante Matriz FODA
Contexto Interno
El contexto interno viene dado por los factores positivos y
negativos que tienen que ver directamente con la Gerencia de
Proyectos, es decir, aquellos aspectos en los que se puede actuar
directamente; la identificación de factores del contexto interno se
separa en Fortalezas y Debilidades de la Gerencia.

Análisis de la Situación Actual mediante Matriz FODA
Contexto Externo
En cuanto al contexto externo este está representado por los factores
negativos y positivos que no tienen que ver directamente con la
Gerencia de Proyectos, es decir, no se tiene control alguno sobre ellos
y solo se puede tener injerencia en estos factores modificando los
aspectos internos, la identificación de los factores externos se divide
en Oportunidades y Amenazas de la Gerencia de Proyectos.

Matriz FODA de la Gerencia de Proyectos

Diagrama de Pareto de Subcausas
El propósito fundamental de la elaboración del Diagrama de Pareto en la
Gerencia de Proyectos es mostrar de manera gráfica (clara y evidente)
el orden de importancia que tienen las subcausas en el problema en
estudio y así determinar cuáles subcausas son las que deben abordarse
para solucionar el problema en gran medida, es decir, se aplica el
Principio de Pareto para identificar las subcausas (pocos vitales) que
contribuyen en mayor parte a la generación del problema.
De acuerdo con los resultados obtenidos en la votación por parte del equipo de
trabajo de la Gerencia de Proyectos, se presentan las causas raíces en orden de
importancia (descendente) tomando en cuenta el total de la votación; donde además
se reflejan los valores del porcentaje relativo (% relativo) y porcentaje acumulado (%
acumulado) para cada una de las causas raíces con la finalidad de generar un
Diagrama de Pareto a partir de esos valores.

Subcausas en Orden de Importancia (Tabla de Pareto)

Diagrama de Pareto de subcausas de las Deficiencias Organizacionales en la Gerencia de
Proyectos
100

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0
100

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0
A
B
C
D
E
Votación
% Acumulado

Acciones de Mejora
Falta de claridad de los límites de acción
? Se deben establecer formalmente los límites de acción de la Gerencia de
Proyectos; implementar un documento que esté al alcance de los integrantes
del equipo de trabajo, donde se encuentren las bases legales de las acciones
correspondientes a la gerencia.
? Instruir al personal de la Gerencia de Proyectos sobre las acciones
correspondientes como gerencia.
? Mantener al equipo de trabajo de la Gerencia de Proyectos actualizados de la
información en cuanto a procedimientos entre gerencias se refiere.
? Continuar con la inclusión de Pasantes para acelerar el proceso de
actualización y elaboración de instrucciones.

Acciones de Mejora
Falta de documentación legal sobre las instrucciones y normas
? Solicitar al supervisor de la Gerencia de Proyectos la asignación de dos (2)
personas puntos focales como mínimo para la actualización y/o elaboración de
los manuales organizacionales y de normas y procedimientos.
? Establecer mesas de trabajo con el personal relacionado con el tema de las
normas y procedimientos para discutir y homologar criterios de aplicación.
? Programar talleres para la orientación y/o formación del personal de la Gerencia
de Proyectos a cerca de las normas y procedimientos existentes, a cargo del
personal calificado en la materia.
? Programar reuniones con los diferentes integrantes de las disciplinas de la
Gerencia para exponer puntos de importancia y establecer estrategias de trabajo
en conjunto que faciliten la elaboración y/o actualización de los manuales.

Acciones de Mejora
Falta de divulgación de las bases legales de la Gerencia
? Realizar campaña de divulgación a todo el personal operacional de la Gerencia de Proyectos para
informar como favorecen los manuales al desarrollo de la actividad con seguridad y calidad.
? Se deben programar talleres informativos y motivadores hacia el cumplimiento de las bases legales o
políticas de la Gerencia de proyectos y/o empresa; estos se podrían realizar una (1) o dos (2) veces por
mes.

Manual de Organización
El resultado de este trabajo de investigación fue el Manual de Organización de
la Gerencia de Proyectos en Distribuidora Aceros Max A36, C.A; contribuyendo
de esta manera a la solución del problema. Para la elaboración del manual se
recurrió a realizar entrevistas formales e informales al equipo de trabajo de la
gerencia para obtener la información necesaria con respecto a la estructura
organizativa que se maneja en la gerencia.
Durante toda la estadía en la Gerencia de Proyectos se realizó la observación
directa, que permitió estudiar a detalle el comportamiento de cada cargo del
equipo de trabajo y las líneas de mando presentes.
Aunado a esto, se estudiaron diferentes estructuras organizativas hasta llegar a la indicada
que define completamente a la Gerencia de Proyectos. Se describieron los diferentes cargos y
unidades pertenecientes a la gerencia en estudio, especificando desde las funciones que
deben cumplir cada uno de estos hasta el perfil recomendado para cada cargo.
A continuación se puede apreciar el Manual de Organización de la Gerencia de Proyectos
elaborado durante el lapso de pasantía en la empresa Distribuidora Aceros Max A36, C.A.