Manual de procedimientos para el registro y control de entrada y salida de materiales (página 2)

El control de las cajas de herramientas se realizan mensualmente, al principio de cada mes, la evaluación hace referencia al mes anterior. En los formatos de control no se específica el motivo de la ausencia de un artículo, no se muestra que herramienta es entregada a los usuarios, tampoco se registran las firmas de conformidad por parte del almacenista ni del trabajador, lo que dificulta responsabilizar por la perdida de algún artículo.

• 4. En cuánto a la dotación de equipos de seguridad en general (EPP y EPC) se observa que no se tienen registros de estas, tampoco se cuenta con un formato establecido para registrar dichas dotaciones, lo que se hace imprescindible para soportar el informe de inspectoría del trabajo e Inpsasel.

• 5. En cuánto al control y registro de cilindros de gas y oxígenos esto se hace diariamente, no existe un formato actualmente en uso para asentar los niveles de oxigeno y gas. La creación del formato de control de los niveles de cilindro le corresponde al jefe de aseguramiento de la calidad.

• 6. En cuánto al ingreso de materiales por compra, el almacén no registra la entrada de dichos materiales, no cuenta con un inventario de existencia de materiales ni un sistema electrónico de inventario lo que dificulta aún más el control de los materiales, así como tampoco cuenta con un formato de requisición de materiales.

• 7. En cuánto al personal

En la semana 1-3 se observa que:

Se encuentra laborando un solo almacenista, el cuál, tiene que cumplir con múltiples funciones en diferentes áreas de la empresa, lo que no le permite desempeñar exitosamente todas las funciones que se les son asignadas, entre las funciones que desempeña tenemos las siguientes:

• Despachar y recibir materiales

• Registrar salida y entrada a almacén

• Organizar almacén

• Limpieza de almacén

• Surtir y controlar cajas de herramientas

• Realizar chequeo de equipos

• Realizar lista de compra

• Revisar niveles en cilindros de oxigeno y gas

• Armar caja de herramientas para paradas.

Es importante destacar que los materiales destinados a paradas se encuentran en container, lo que obliga al almacenista a abandonar el almacén Diario interrumpiendo y atrasando de esta manera el proceso productivo.

En la semana 4-8:

A partir de la semana 4 (30/08/2007) se contrata al jefe de almacén, el cual se encuentra actualmente cumpliendo con las siguientes funciones:

• Organizar almacén, artículos y estantes.

• Despachar y recibir materiales.

• Realizar lista de requisición de compra

• Controlar el cumplimientos de las funciones de almacenista

Con la incorporación del jefe de almacén se ha podido avanzar en cuanto a la organización y limpieza del almacén Diario, actividad que finalizó el 29/09/2007, aspecto que facilitará la toma de inventario.

8. En cuánto al almacén en general:

El almacén Diario se encuentra desorganizado tanto en la distribución de los artículos que se encuentran en estantes, como en general, en el se observa lo siguiente:

• Materiales en pasillos, ocasionados generalmente por la inexistencia de áreas definida para recepción y despacho de materiales.

• Distribución inadecuada de materiales según peso, tamaño y frecuencia de uso.

• Materiales innecesarios para el proceso productivo, entre otros.

• No existe inventario, y la realización de este se dificulta por el tiempo disponible del almacenista, además de la desorganización de éste.

• El almacén no cuenta con un manual de procedimiento ni con un sistema de codificación, producto de la desorganización del mismo y ausencia de inventario, así como la ausencia de un manual de organización.

Esta desorganización dificulta actividades como requisición de compras y determinación de stock, debido a la falta de registro, y a la falta de comunicación entre las diferentes áreas (producción–planeación-compra- almacén-control de calidad) indispensables para el buen funcionamiento de todas ellas.

Timaca planea incorporar un nuevo almacén denominado almacén de parada, el cual deberá realizar las funciones de despacho de materiales a paradas y surtir de materiales a almacén Diario, entre otras.

CAPÍTULO VI

Análisis de la situación actual

6.1 CUADRO RESUMEN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN.

Al analizar el capitulo anterior, vemos una serie de deficiencias y las causas de las mismas, que se resume en el siguiente cuadro:

Tabla 1. Cuadro Resumen Deficiencias-Causas de los procesos en almacén

Fuente: Jhoselin Bastardo

6.2 ANALISIS DE LOS ASPECTOS CAUSANTES Y CONSECUENCIAS

Estas deficiencias se pueden clasificar en problemas de aspectos operativos, de organización y de dirección en su gran mayoría, esto son:

• Operativos porque no se tiene normas y procedimientos establecidos para el correcto funcionamiento de los distintos procesos que se dan en almacén en sus distintas actividades (recepción-entrada, almacenamiento).

• Y son de dirección y organización porque no se encuentra definido las funciones y actividades a desarrollar por el personal que labora en almacén, ni las funciones para los diferentes almacenes, así como también se presenta desorganización en la identificación de áreas, y correcta distribución para las necesidades del almacén Diario. En la empresa se exige que el despacho de materiales sea de manera rápida de modo que no se aglomere trabajadores en la taquilla de despacho, y para que el proceso productivo no se retrase, de esta manera vemos que esta es una de las necesidades imperantes. Al estudiar el cuadro resumen anterior (tabla 1) podemos concluir, como se ve en la siguiente figura, que estas causas operativas, de dirección y organización acarrea un descontrol general de los materiales que se almacena en el almacén Diario, lo que dificulta la determinación de stock, requisición de compras, y retrasa e interrumpe el proceso productivo, lo que acarrea costos por retraso, lo que es fatal para este tipo de empresa, el cual su proceso productivo consiste en la realización de proyectos de construcción de estructura metálicas por encargo, entre otros, y mientras más rápido sea la ejecución de estos proyectos más posibilidades existe de desarrollar otros proyectos.

Figura 6. Resumen de aspectos causantes, efectos y consecuencias

Fuente: Jhoselin Bastardo

Al analizar la tabla resumen vemos que al realizar un manual para el registro y control de entrada y salida de materiales para los diferentes almacenes se puede contrarrestar, con la información obtenida de estos registros las consecuencias señalada en la figura 6, de este modo al realizar el manual de procedimientos para el registro de entrada y salida para los diferentes materiales se tiene que crear normas y políticas para el control de materiales, establecer procedimientos para el correcto funcionamiento de almacén y las actividades que en el se desarrollan, además se requieren establecer descripciones de cargo, y otras políticas para el desarrollo de este manual, por lo tanto los problemas mencionados en los aspectos causales, tales como los operativos, de dirección y organización, en su mayoría pueden solucionarse al establecerse este manual y definirse los requisitos para el desarrollo del mismo, además se podrá utilizar para programas de entrenamiento del personal que labora en almacén.

CAPÍTULO VII

Propuesta

Para la elaboración del manual para el registro y control de entrada y salida de materiales de los diferentes almacenes se debe primero determinar y definir las siguientes:

• Descripción General de los procesos de almacén.

• Relación y comunicación del departamento de almacén con otras áreas.

• Diagrama de funciones.

• Descripción de unidad de almacén Diario.

• Descripción de unidad de almacén de Parada.

• Descripción de cargo de Jefe de Almacén.

• Descripción de Cargo de Almacenista.

• Descripción de cargo del ayudante de almacén.

Al establecer primero lo antes expuesto se podrá realizar el manual para el registro y control de entrada y salida de materiales para los diferentes almacenes de Timaca, ya que estos datos son necesarios para poder realizar dicho manual y además también es válido para establecer manuales, normas y políticas en general, debido a que los mismos forman parte de lo que es un almacén, las funciones y actividades que debe cumplir estos en esta empresa. Antes que todo también es primordial y necesario definir primero el proceso general de entrada y salida de materiales.

7.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO DE ENTRADA-SALIDA DE MATERIALES DE ALMACÉN

Para determinar este proceso se tuvo en cuenta como requisito que este sea un proceso donde se pueda despachar, devolver y registrar los materiales de una manera rápida y eficiente, y además que este proceso permita generar datos reales y actualizados. En la siguiente figura se muestra el proceso propuesto:

Figura 7. Proceso general de entrada-salida de materiales

Fuente: Jhoselin Bastardo

7.2 PROCESO DE GESTIÓN DE ALMACÉN

Figura 8. Proceso general de gestión de almacén

Fuente: Jhoselin Bastardo

En la figura anterior se muestra el sistema de gestión de almacenes, en donde se define quienes son los clientes a utilizar el servicio de almacenes y además se definen los requisitos para que el proceso de entrada y salida de materiales sea eficiente y eficaz.

7.3 RELACIÓN Y COMUNICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS.

Se observa que para el buen funcionamiento del área de almacén, así como el de otras áreas (Departamento de facturación y compras, Coordinación de mantenimiento, taller y departamento de planificación) la comunicación entre estas deben ser como se presenta en el siguiente cuadro:

Figura 9. Relación y Comunicación entre Departamentos

Fuente: Jhoselin Bastardo

La comunicación entre departamentos, ideal para la empresa, es de retroalimentación y reciproca, como se muestra en la figura 9, las razones y el porque la comunicación que deben tener los distintos departamentos con el departamento de almacén se explica a continuación:

• Con el departamento de Coordinación de mantenimiento para la gestión de lista de compra de materiales necesarios para el mantenimiento de equipos y además, para la coordinación en relación al mantenimientos y reparación de equipos presentes en almacén.

• Con el taller para la asignación de cajas de herramientas y despacho de equipos, materiales y entre otros.

• Con el departamento de compra para entregar lista de compra y coordinación de entrada y salida de materiales fuera de planta, y el ingreso de nuevo materiales a almacén.

• Con el departamento de planificación para consulta de la existencia de materiales, equipos y herramientas que se encuentra en almacén.

7.4 ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN ALMACÉN

Debido a que este trabajo se enfoca principalmente a los almacenes de parada y Diario, nos enfocaremos en las actividades principales a desarrollar en estos:

7.5 PROPUESTA

Como ya se ha mencionado anteriormente se observa la necesidad presente en el área de almacén en la empresa TIMACA de desarrollar procedimientos mínimos para el control de materiales que en el se almacena y sobre todo para el optimo desempeño de estos. La descripción de cargos, y descripción de unidad, organigramas y demás funciones a definir de los diferentes almacenes se presentará en un anexo antes del manual de procedimiento a proponer, como parte de un manual de organización.

La situación propuesta presenta las siguientes características:

• Elaborar un manual para el registro y control de entrada y salida de materiales para los diferentes almacenes de la empresa (PR-AL-01), esto con el objetivo de estandarizar y mejorar los procesos que en el se producen.

También se proponen las siguientes:

• Elaborar un instructivo para la clasificación de materiales presente en los almacenes (IT-AL-01).

• Proponer las bases para un sistema electrónico.

7.5.1 BASES DEL SISTEMA ELECTRÓNOCO

El sistema electrónico para el registro de entrada y salida de materiales, para poder cumplir con el objetivo, es decir, que el registro sea de manera rápida y en tiempo real se propone que este debe tener los siguientes lineamientos:

• Los diferentes almacenes necesitan un sistema que tenga la opción de especificar el lugar donde se encuentra los artículos.

• El número de caracteres necesarios para la especificación del código no debe ser menor de diez, y para la descripción del producto no debe ser menor a 20 caracteres.

• En este sistema se debe especificar el peso y las dimensiones de los artículos, para obtener una distribución adecuada.

• El sistema también debe especificar las cantidades en existencia, así como también realizar reportes de entradas y salida de artículos.

• Debido al tipo de movimiento de entrada y salida de un mismo material (equipos, herramientas) el sistema debe ser de fácil operación para los registros de estos movimientos.

• Se debe disponer de fichas técnicas de aquellos materiales (equipos) que así lo requieran.

• Se debe disponer de un sistema en donde se realice la búsqueda de materiales de una manera fácil y rápida.

• El sistema debe ser, preferiblemente de amplia aplicación en otras áreas de la empresa, es decir, un sistema de planificación de recursos de la empresa (planificación, compra y Taller, entre otras) para que éste pueda ser manejado por otras áreas, o por lo menos compatible con otro software utilizado en la empresa, de manera que la información sea accesible y se pueda mejorar la comunicación entre los departamentos.

• Debe estar disponible el control de documentos de resguardo y devolución de herramientas.

• Informe actualizado de todas las herramientas y equipos que tenga una persona en su poder.

• Preferiblemente el sistema debe permitir el registro de número de serie individual y específico de determinadas herramientas u equipos.

• Historial de las herramientas que ha recibido en resguardo un empleado y las condiciones físicas en que devolvió la herramienta, señalando incluso cuando un empleado reportó una herramienta como pérdida.

• Ofrecer diferentes niveles de acceso para cada usuario.

• Informe de existencia y ubicación de las herramientas, mostrando la lista de las personas que tienen en su poder una herramienta determinada.

• Catálogo de empleados con fotografía, datos, C.I, y cargo.

• Permitir asociación de imágenes o fotografía de las herramientas u equipos.

• Clasificación de la herramienta por categoría.

• Este programa también debe ser versátil para poder aplicar el registro a insumos u otro tipo de materiales.

• Transferencia de materiales entre almacenes.

Tomando en cuenta que en la empresa es primordial que el despacho sea lo más rápido posible y que el registro de devolución de material se haga de manera rápida, considerando que las devoluciones de los materiales se hacen al final de la jornada de trabajo, se propone el siguiente modelo, ver figura 10:

FORMATO DE ENTRADA-SALIIDA DE MATERIAL EN PLANTA

Esta ficha estará en poder del almacén, y tiene como fin poder responsabilizar el usuario de la entrega de algún material, registrar rápidamente la salida de préstamos de materiales y además servirá de respaldo en caso de que la planta exista algún fallo de energía lo cual le permite al trabajador devolver los materiales, equipos y herramientas utilizadas. Al finalizar la jornada de trabajo el almacenista puede registrar la entrada o devolución de material a través de la ficha, en el campo de fecha de Devuelto, en caso de ser devuelta el mismo día del préstamo sólo es necesario tildar dicho campo. En la selección del proyecto este es opcional para el almacén diario, y se refiere al trabajo asignado por jefe de taller u algún otro superior. En el campo de estado sólo debe ser llenado en caso de que la herramienta u equipo presente fallas, o se encuentre dañado.

Esta ficha tendrá un tamaño estándar mínimo de 10×216 mm, de 15×216 mm, y un máximo de 216×279 mm, según el número de artículos dado en préstamo.

Para equipos y herramientas despachadas fuera de la empresa, el procedimiento consistirá en buscar el registro de salida, registrar las devoluciones en sistema, material dañado, e imprimir la misma para firma de conformidades, ver figura 11.

FORMATO DE SALIIDA DE MATERIAL A PARADA

FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES

En donde el registro corresponderá al código de la planilla de salida de materiales hacia parada, Responsable se refiere a la persona que retiro los equipos, herramienta y materiales, y devuelto por, se refiere a la persona que realiza la devolución de materiales.

7.5.2 MANUALES E INSTRUCTIVO PROPUESTOS

Como ya se menciono anteriormente, para la realización del manual para el registro y control de entrada y salida de materiales se debe definir primero las funciones a los diferentes almacenes de la empresa, y empleados que allí laboran, estas definiciones forma parte de lo que es el manual de organización, por lo tanto, a continuación se presentará en el orden correspondiente la propuesta desarrollada:

• Manual de Organización, referente exclusivamente al departamento de almacén (TIM-CA-01).

• Manual para el control y registro de entrada y salida aplicado a los diferentes almacenes de Timaca (TIM-AL-01).

• Elaborar un instructivo para la clasificación de materiales presente en los almacenes (TIM-AL-02).

Conclusiones

• 1. Timaca como empresa preocupada por mejorar su gestión, procesos, y en la búsqueda de que sus operaciones se realicen eficientemente, se ve en la necesidad de mejorar sus procesos de entrada y salida de materiales presentes en los almacenes, sobre todo en los almacenes Diario y de Parada, es por ello, que se evidenció la necesidad de este manual de procedimiento, principalmente para controlar eficientemente los materiales que se almacenan en él, recursos indispensable de la empresa para generación de bienes en sus procesos productivos.

• 2. Además de tener un mayor control de estos activos este manual permitirá mejorar y servir de base para mejorar otros factores como lo es la determinación de stocks máximos y mínimos.

• 3. Para la elaboración de este manual se tuvo en cuenta las siguientes:

• El almacén Diario corresponde a un almacén que tiene por finalidad guardar las herramientas, equipos e insumos, piezas en proceso y de suministros hasta que se necesiten en el proceso de fabricación, además de almacenar otros utensilios necesarios para la limpieza de la planta en general.

• El almacén Diario, al igual que el almacén de Parada, son principalmente almacenes de herramienta y equipos que precisa un servicio complementario, además del requerido por un almacenamiento normal de materiales: el entretenimiento de las herramientas, además está el uso y devolución de las mismas repetidamente.

• El almacén Diario precisa un requisito extra de servicio, el despacho de los materiales debe ser de manera rápida y en tiempo real para evitar cuellos de botellas y facilitar el registro de materiales, este debe ser de manera automática.

• 4. El haber elaborado el manual para el manual de control y registro de material aplicado a diferentes almacenes de la empresa permitió definir los procesos que se desarrollan en los almacenes y las funciones de los mismos, así como también definir las descripciones de cargo que laboran en el.

• 5. Al ser determinado, lo mencionado anteriormente, y con el manual de control y registro, y la implementación de los mismo se podrá efectuar eficientemente las actividades de despacho, devolución, control, registro y resguardo de los diferentes materiales, por lo que la función principal de estos almacenes se verá cumplida, que es el de surtir y ayudar en el proceso productivo.

• 6. También se propuso formatos y métodos que mejorara notablemente el control de los materiales, además de disminuir considerablemente los tiempos para el registro correcto de los movimientos de estos.

Recomendaciones

• 1. Tomando en cuenta las observaciones realizadas en el capítulo VI, se recomienda desarrollar las siguientes prácticas operativas:

• Sistema de inventario y determinación de stock mínimo y máximo.

• Manual para la toma de inventario

• Manual e instructivo para el manejo de materiales

• Instructivo para el manejo de software

• Manual de Indicadores de gestión en cuanto a eficiencia, eficacia y efectividad de los diferentes almacenes

• 2. Todo esto para el correcto desempeño de las actividades a desarrollar en los diferentes almacenes.

• 3. Con respecto al manual propuesto se sugiere divulgar dichas prácticas, e implementarlas para realizar un seguimiento del mismo, así como también promover mejoras en él.

• 4. Proporcionar el equipo necesario para que se pueda aplicar los procedimientos aquí propuestos.

• 5. También resugiere una vez implementado el manual, y el software realizar un estudio de fuerza laboral para el departamento de almacén esto con el fin de optimizar los procesos que se generan en dicho departamento.

• 6. Realizar un estudio de Distribución para los diferentes almacenes en función de menor recorrido, frecuencia de uso, utilización del espacio cúbico, orientado al desarrollo optimo de los procesos e higiene.

Bibliografía

• FRANKLIN, Enrique B. "Organización Análisis, Diseño y Estructuras". McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. México 1998.

• GARCUA CANTU, ALFONSO. Planeación, organización y Control de Almacenes. Edit. LIMUSA. Hodson William.

• MAYNARD MANUAL DEL INGENIERO INDUSTRIAL. (1998) Mc Graw Hill.

• Reglamento del trabajo de grado. Vice-rectorado de Pto. Ordaz. 2003.

Anexos

Anexo nº 1

Anexo nº 2

Agradecimientos

A Dios Todopoderoso por su ayuda y sus bendiciones.

A mi Madre, Teresa, por su ayuda y apoyo, gracias por darme la vida y las oportunidades ofrecidas.

A Jesús Campos, por su apoyo, ayuda incondicional, por estar ahí cuando en realidad lo necesité, por su apoyo, gracias.

A la UNEXPO por no sólo darme conocimientos académicos, la oportunidad de superarme, de alcanzar metas, sino también por las lecciones de vida.

A TIMACA, a Juan C. Caiazza y Eduardo Barrios por haberme brindado la oportunidad de realizar mí práctica profesional, además de conocer y estar en sus instalaciones.

A mi Tutor Académico MSc. Ing. Iván Turmero, por su ayuda, disposición para la realización de este trabajo.

A mi Tutor Industrial Ing. Juan Carlos Caiazza, por haberme dado la oportunidad de aportar mí ayuda al departamento de almacén con la realización de este trabajo.

Al personal general de TIMACA, en especial a José Jiménez, Daniel Guillén, Jesús Barrios, Guante, Alex Caripan, Ana Anomasin, Andrew Paul, Juan Carlos Ron, Patricio Puga, Jorge Kayal, EricK Cedeño, José de Gannes, y Sra. Carmen, Gracias por sus orientaciones y disposición.

A mis amigos y compañeros Liliana Manrique, Carlos Zapata, Aracelis Saurino, Lisne Palacios, Raiza Álvarez, Miriany Moronta, Víctor Hernández, Raúl Cosme, Yunmelis Maita, Laura Mata, Oscar Guacarán, Víctor Quijada, Daniel Romero, Rafael Quijada, El Negro Douglas, Jacqueline Lozano, José Camacho, Johstin, Martín Mata, Jennifer Boada, y demás amigos y compañeros que me ofrecieron su ayuda y apoyo.

Y para todos aquellos que por alguna razón se me ha escapado de mi mente, o no me he dado cuenta de su ayuda y apoyo, mis disculpas, y gracias, muchas gracias.

A todos muchas Gracias…

Jhoselin Angélica Bastardo Narváez.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

PRÁCTICA PROFESIONAL

FECHA: Abril 2008

TUTOR ACÁDÉMICO: MSc. Ing. Turmero, Iván.

TUTOR INDUSTRIAL: Ing. Caiazza, Juan C.

Autor:

Bastardo N., Jhoselín A.