Actualización e interpretación de datos en el programa Lulo Win

Resumen

En este trabajo se trata de actualizar la base de datos de Lulo Win que existe actualmente en la empresa, a fin de mejorar el proceso de contratación de servicios en el área de Mantenimiento Electro – Mecánico. Se analizaron todos los presupuestos de ésta área que hayan ganado la licitación desde Enero de 2007 hasta los últimos días de Diciembre de 2008 y se compararon los resultados con los presupuestos originales. La base de datos que tiene la empresa actualmente es muy vieja, los costos no se encontraban la nueva moneda de Venezuela (Bolívar Fuerte. Bs. F.) y como consecuencia no es de mucha utilidad la misma. Al momento de ingresar un presupuesto al sistema se pierde mucho tiempo ingresando los datos debido a la poca información que se encuentra en la base de datos del programa. Se crearon fórmulas para darle forma a los proyectos de los proveedores. La base de datos fue actualizada y analizada, los presupuestos que se encontraban con la moneda anterior se transformaron a Bs F., esto repercute levemente en la diferencia de resultado que concurre en los presupuestos comparados. Para estos presupuestos fue necesario realizar la homologación correspondiente a fin de poder ingresar los valores de forma equivalente, tal que generara el mismo resultado presentado en la oferta del contratista. De esta manera, estas ofertas tendrán ahora puntos de comparación con las restantes analizadas, sirviendo de base de consulta para futuros proyectos.

Palabras Claves: Análisis de Precios Unitario, Presupuestos, Lulo Win, Mantenimientos.

Introducción

Se entiende por presupuesto de una obra o proyecto la determinación previa de la cantidad en dinero necesaria para realizarla, a cuyo fin se tomo como base la experiencia adquirida en otras construcciones de índole semejante. La forma o el método para realizar esa determinación es diferente según sea el objeto que se persiga con ella.

Cuando se trata únicamente de determinar si el costo de una obra guarda la debida relación con los beneficios que de ella se espera obtener, o bien si las disponibilidades existentes bastan para su ejecución, es suficiente hacer un presupuesto aproximado, tomando como base unidades mensurables en números redondos y precios unitarios que no estén muy detallados. Por el contrario, este presupuesto aproximado no basta cuando el estudio se hace como base para financiar la obra, o cuando el constructor la estudia al preparar su proposición, entonces hay que detallar mucho en las unidades de medida y precios unitarios, tomando en cuenta para estos últimos no sólo el precio de los materiales y mano de obra, sino también las circunstancias especiales en que se haya de realizar la obra. Esto obliga a penetrar en todos los detalles y a formar precios unitarios partiendo de sus componentes.

IBH se ha interesado por resolver el origen de algunos problemas que se encuentran en Orinoco Iron S.C.S. y Venprecar C.A. debido al análisis ligero que se le realiza a los presupuestos de los proveedores, esto se puede mejorar con una actualización a la base de datos que tienen actualmente y sus resultados servirán para mejorar la calidad de servicio y a su vez el rendimiento de los beneficios para la misma.

El software empleado por la empresa para evaluar los presupuestos de estos proveedores se llama Lulo Win, es una herramienta muy útil que sirve para controlar efectivamente los costos en el área construcción. Permite un control preciso de sus proyectos u obras con las facilidades que brinda el ambiente operativo Windows.

En este trabajo se trata de actualizar la base de datos de Lulo Win que existe actualmente en la empresa; el cual se emplea para el Análisis de Precios Unitarios de sus proveedores, a fin de mejorar el proceso de contratación de servicios en el área de Mantenimiento Electro – Mecánico. Se analizarán todos los presupuestos de ésta área que hayan ganado la licitación desde el 2007 hasta los últimos días y se compararán los resultados con los presupuestos originales a fin de observar los errores cometidos al momento de crear estos presupuestos.

CAPÍTULO I

Planteamiento del problema

ANTECEDENTES

IBH es una compañía venezolana, privada, de capital mixto venezolano-australiano, de clase mundial, con sede en Venezuela, dedicada a la producción y comercialización, preferentemente internacional, de hierro briqueteado en caliente.

El producto es manufacturado a partir de mineral de hierro, mediante el proceso FINMET de lecho fluidizado en la planta de Orinoco Iron y el proceso MIDREX de lecho móvil en la planta Venprecar, ubicadas en Ciudad Guayana, cuya capacidad de producción combinada supera los 3.0 millones de TM al año.

Los proveedores nacionales de las materias primas, insumos y recursos básicos para la producción de HBI son monopolios en poder del Estado Venezolano, esta característica les confiere un inmenso poder de negociación. No obstante, el fin último de estos organismos es contribuir con el desarrollo nacional, razón por la cual deberían estar en capacidad de proveer bienes y servicios de calidad en la cantidad y oportunidad requeridas. Lo anterior no se cumple totalmente debido a las características de las operaciones de producción de gas y a problemas de deterioro de la infraestructura pública necesaria para la producción y distribución de bienes y servicios.

La empresa vende sus productos a clientes ubicados en las principales regiones productoras de acero del mundo que emplean los procesos de alto horno y horno de arco eléctrico. Los tres principales mercados geográficos de las briquetas Orinoco Iron y Venprecar son de Orden de importancia de acuerdo al volumen colocado: Norte América (67,46%), Unión Europea (17,16%) y Asia (14,18%)

Actualmente el Departamento de Compras es una unidad adscrita a la vicepresidencia de materiales; esta unidad se encarga de:

• Asegurar un registro de proveedores calificados.

• Asistir y asesorar a los usuarios en el momento de formular los estándares y las especificaciones de los requerimientos.

• Asegurar que los proveedores comprendan lo que se exige de ellos.

• Analizar el valor de las mercancías o de las contrataciones.

• Emitir los pedidos a los proveedores o tramitar las compras por caja chica

• Realizar el seguimiento de los pedidos para la satisfacción de los requerimientos.

• Mantener según el tiempo de caducidad todos los expedientes de las órdenes de compras y soportes de las compras por caja chica en un sistema de archivo para efectos de auditorías.

El comprador envía a los proveedores y contratista una invitación a participar en el proceso de consulta de precios, donde también se les cita a una reunión técnica con el usuario del servicio a fin de aclarar todas las dudas que se puedan generar. Se genera una minuta de reunión donde se aclaran las observaciones, preguntas, etc. En caso dudas o variaciones se genera una minuta para aclarar y definir las nuevas variables, esta se formaliza antes los participantes en la reunión.

Análisis de Ofertas:

Una vez recibidas las ofertas se realiza la apertura de los sobres en presencia de un comité designado para tal fin (con personal de otras áreas). Se genera un acta de apertura de sobres donde se indica el nombre de la empresa, monto total ofertado, nombre y firma de los participantes y observaciones si las hubiera.

El análisis de las ofertas en una comparación Técnico-Económico de las mismas, donde principalmente se realiza una homologación de tal manera de determinar la oferta ganadora. Los factores que influyen en esta decisión son: Precio, tiempo de entrega y cobertura de todo el alcance.

Formulación del problema

Al momento de recibir los presupuestos de los proveedores, se entregan un documento no digitalizado en el programa utilizado en IBH, luego de haber ganado la licitación, se incorpora el presupuesto con su Análisis de Precio Unitario (APU) en la base de datos del programa utilizado, llamado Lulo Win, el cual debe contener en el sistema varios proyectos de cada compañía o contratación que suministrará materiales y servicios a la empresa.

La base de datos que tiene la empresa actualmente es muy vieja, los costos no se le realizaron la conversión monetaria del bolívar y como consecuencia no es de mucha utilidad la misma. Al momento de ingresar un presupuesto al sistema se pierde mucho tiempo incluyendo los datos debido a la poca información que se encuentra en la base de datos del programa. Además de esto, al momento de ingresar los suministros, equipos y mano de obra en las partidas de los proyectos de cada contratación de insumos y servicios que los proveedores entregan en sus APU, estos se encuentran reflejados de otra manera a la utilizada en IBH, es decir, el cálculo realizado por los proveedores fue plasmado con otros criterios y formas al realizado por los usuarios de Orinoco Iron y Venprecar, que dificulta la comparación entre ellos.

ALCANCE

Para la investigación se realizará un Análisis de Precio Unitario a todas las empresas que ganaron la licitación desde el 2007 hasta la fecha, en el área de mantenimiento electro – mecánico de las plantas de Orinoco Iron y Venprecar.

Luego de vaciar los presupuestos en el programa, se efectuará un análisis comparativo de los resultados obtenidos en cada proyecto con el plasmado en los presupuestos.

DELIMITACIÓN

La siguiente investigación estará enfocada básicamente en el estudio de presupuestos en cuanto a las siguientes actividades:

• Principales Mantenimientos electro – mecánico de las plantas de Orinoco Iron y Venprecar.

• Paradas generales de Orinoco Iron y Venprecar 2007-2008.

Dichas actividad se realizará en el Departamento de compras Orinoco Iron S.C.S. Esta información es administrada por la Gerencia de Compras de la misma empresa.

LIMITACIÓN

Es importante señalar que el producto final donde se plasma toda la base de datos y el procedimiento digitalizado del proceso de actualización de APU y control de proyectos, el cual será guardado en un cd dirigido a la empresa, es de carácter confidencial para la empresa Orinoco Iron y Venprecar, por lo que no puede ser publicado en este informe.

La empresa recibe numerosos presupuestos continuamente al año, debido a esto, sólo se actualizará y analizarán los contratos de servicios para el mantenimiento de las Plantas Orinoco Iron y Venprecar, ya que para poder actualizar la base de datos con todos los presupuestos se necesitaría más tiempo del estipulado.

JUSTIFICACIÓN

En este momento Orinoco Iron y Venprecar realizan proyectos de gran envergadura con la mayor calidad, a precios competitivos y a un menor costo, todo en función a la mejora continua de la misma. De igual manera para fortalecerse como una empresa líder en economía, que satisfaga las necesidades de nuestros clientes internos y externos en el menor tiempo posible.

Debido a esto, se halla una gran necesidad de realizar un estudio para la existencia de presupuestos actuales, reales y de manera efectiva.

Para Orinoco Iron y Venprecar es importante la disminución de tiempos en la realización de cualquier actividad sin afectar la calidad del producto o servicio. Debido a esto, es necesaria una actualización de la base de datos de los presupuestos de las paradas más importantes de las empresas y la corrección de la misma, a fin de poseer cada presupuesto analizado para luego ingresarlo en el año siguiente, ajustando solamente los precios unitarios en base al índice del BCV que corresponda.

Con esto también se evitan errores de trabajo en las operaciones de ingreso de datos. En síntesis, la implementación de las propuestas planteadas de este proyecto permitirá solucionar y minimizar los tiempos, equivocaciones realizadas al evaluar el APU suministrado por los proveedores así como también mejorará la evaluación de los mismos.

IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN

Para IBH es importante la evaluación de cada proveedor y la disminución de costos, por esto, es muy significativo obtener una evaluación veraz y un control con todos los presupuestos entregados por los proveedores que se contratan, a fin de poder evaluar y controlar los presupuestos con resultados reales y estandarizados en cuanto a las formas y criterios.

OBJETIVO GENERAL

Actualizar e interpretar los datos suministrados por los principales proyectos y contrataciones de recursos en el programa Lulo Win de Análisis de Precio Unitario de los mantenimientos electro – mecánicos de las plantas de Orinoco Iron S.C.S. y Venprecar C.A.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Conocer el programa a utilizar llamado Lulo Win y las funciones que realiza el mismo.

• Realizar el APU para establecer la forma actual de trabajo, la productividad de cada tarea y guiar a los trabajadores hacia la nueva ejecución del ingreso de presupuestos en el sistema.

• Diagnosticar la situación actual de la base de datos y guardar datos que se puedan utilizar para la base de datos nueva.

• Establecer los problemas existentes al ingresar los datos.

• Actualizar y la base de datos con los mantenimientos electro – mecánicos más importantes que se realizaron desde el 2007 hasta ahora.

• Comparar y analizar los resultados arrojados por los APU que realizaron los proveedores con los APU que arroja el programa Lulo Win.

• Transformar los APU de los proveedores que realizan con formas distintas a los que se encuentran en la empresa.

CAPÍTULO II

Generalidades de la empresa

NOMBRE COMERCIAL Y ACCIÓN SOCIAL

International Briquettes Holding (IBH) es una empresa de clase mundial, que agrupa a compañías dedicadas a la producción de briquetas que sirven como materia prima de las acerías. Sus clientes principales son empresas de Estados Unidos y Europa. IBH consolida los resultados de Venprecar, cuya planta tiene una capacidad de 815.000 TM al año, y, desde noviembre 2004, también consolida a Orinoco Iron, Operaciones RDI (antigua planta Fior) y a Brifer, empresa que posee los derechos intelectuales sobre la tecnología FINMET®.

Venezolana de Prerreducidos Caroní, C.A. VENPRECAR, filial de International Briquettes Holding (IBH), es una empresa dedicada a la producción de hierro Prerreducidos briqueteado en caliente, mediante el proceso de reducción directa MIDREX.

La planta Venprecar inició operaciones en el año 1990, con una capacidad inicial de 660.000 TM/año. En octubre de 1994 se realizó la primera ampliación de la planta para llevarla a 715.000 TM/año, y en octubre de 1998 se ejecutó la segunda expansión para llevarla a su capacidad instalada actual de 815.000 TM/año. Cerca del 80% de la producción de Venprecar se destina al mercado de exportación, especialmente a Estados Unidos y Europa.

Orinoco Iron S.C.S. es una planta de reducción directa con tecnología FINMET® (Finos metalizados), la cual utiliza como materia prima finos de mineral de hierro. Su tecnología fue desarrollada por FIOR de Venezuela S.A. la cual fue fundada el 3 de agosto de 1973. La empresa FIOR debe su nombre a las iniciales en inglés "Fluidized Iron Ore Reducción" (reducción de mineral de hierro en lecho fluidizado).

El proceso de construcción de la planta ORINOCO IRON comenzó en 1997 e inició sus operaciones el 29 de Mayo del año 2000. Cuenta con dos módulos de operación diseñados para producir 2.2 millones de toneladas anuales de briquetas.

UBICACIÓN GEOGRÁFICA

Orinoco Iron S.C.S:

Está ubicada en la parcela UD-507-01-02 Zona Industrial Matanzas Norte, Avenida Norte – Sur 7, adyacente a la planta RDI-FIOR, Puerto Ordaz, Estado Bolívar. Venezuela.

Venezolana de Prerreducidos Caroní, C.A. "VENPRECAR".

Zona Industrial Matanzas, Avenida Fuerzas Armadas, Parcelas 22 y 23, Puerto Ordaz, Estado Bolívar, Venezuela.

MISIÓN

Producir y suministrar oportunamente unidades de hierro al mercado siderúrgico mundial dentro de los parámetros de calidad acordados en una estrecha relación de servicios.

VISIÓN

Ser el productor y suministrador de unidades de hierro más competitivo y confiable del mundo; operando sin accidentes, con mínimo impacto ambiental, alta responsabilidad legal y social, y con personal, clientes y accionistas satisfechos.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA

International Briquettes Holding está constituida por las empresas Orinoco Iron y Venprecar. Las Vicepresidencias de Orinoco Iron adscritos a la Presidencia Ejecutiva, como máxima autoridad de la empresa son: Operaciones, Administración & Finanzas, Ambiente & Seguridad, Recursos Humanos & Relaciones Públicas, y la Vicepresidencia Ejecutiva, las cuales prestan apoyo directo a la empresa Venprecar en las actividades inherentes a su gestión.

En cada nivel, la posición ocupada lleva inherente la responsabilidad y la autoridad necesaria para:

• Garantizar el nivel de calidad del trabajo realizado en su área.

• Asegurar que el personal a su cargo sea competente para realizar el trabajo que le es encomendado.

• Generar e implementar acciones que conduzcan al mejoramiento continuo de su área de gestión y con ello brindar respuesta a los clientes en la oportunidad, confiabilidad y calidad requerida.

• Aplicar el contenido de los procedimientos, normas, prácticas operativas, políticas funcionales, formularios/instructivos.

Estas responsabilidades se indican en las Descripciones de Cargo del personal directamente involucrado en éstas actividades, y las mismas pueden ser constatadas en el Manual de Organización de las unidades respectivas y los originales en el Departamento de Recursos Humanos & Relaciones Públicas.

La aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad en Venprecar Y Orinoco Iron conlleva a la definición de responsabilidades principales y colaterales para dar respuesta a cada uno de los requisitos solicitados por la norma ISO 9001:2000. Estas definiciones se incluyen en la Matriz de Responsabilidades (ver figura 1) que muestra la interrelación de las unidades organizativas para el logro, funcionamiento y adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad.

FIGURA N 1 Organigrama General

Fuente: Manual de Organización de Orinoco Iron y Venprecar. Códigos: MSGCVP03 y MSGCOI04

IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA DE PASANTÍA

Se encuentra ubicada en el departamento de Compras, adscrita a la Gerencia de Compras de Orinoco Iron y Venprecar. La dirige la Vicepresidencia de Materiales.

VICEPRESIDENCIA DE MATERIALES

GESTIÓN DE SUMINISTROS

Objetivo

Describir las actividades que permitan asegurar el suministro oportuno y confiable de materiales, materia prima, fluidos y prestación de servicios en Orinoco Iron y Venprecar.

Alcance

Este proceso se inicia con la planificación de las necesidades directas e indirectas de las diferentes áreas de los procesos de conducción, apoyo y valor de Orinoco Iron y Venprecar. Luego tales necesidades son determinadas y procesadas para contribuir el funcionamiento de las mismas y cumplir con los programas de producción de briquetas.

La principal responsabilidad de todo el personal que participa en el proceso de suministros es cumplir con las políticas corporativas (Calidad, Ambiente y Seguridad) con las legislaciones, regulaciones y normas aplicables y con otros requerimientos a los que se adhiera la empresa. Esto en función del involucramiento para la consolidación de una cultura de mejoramiento continúo del desempeño.

Unidad De Compras

Los objetivos de esta unidad son los siguientes:

• Asegurar un registro de proveedores calificados.

• Asistir y asesorar a los usuarios en el momento de formular los estándares y las especificaciones de los requerimientos.

• Asegurar que los proveedores comprendan lo que se exige de ellos.

• Analizar el valor de las mercancías o de las contrataciones.

• Emitir los pedidos a los proveedores o tramitar las compras por caja chica

• Realizar el seguimiento de los pedidos para la satisfacción de los requerimientos.

• Mantiene según el tiempo de caducidad todos los expedientes de las órdenes de compras y soportes de las compras por caja chica en un sistema de archivo para efectos de auditorías.

CAPÍTULO III

Marco teórico

El Costo es el valor que representa el monto total de lo invertido —tiempo, dinero y esfuerzo— para comprar o producir un bien o un servicio.

En otras palabras el costo lleva implícito otros términos que deben definirse, siendo los siguientes:

• Costo: Es el precio que se aplica a los bienes que se pueden aumentar a voluntad. Se fundan en las estimaciones de valor de las partes del mercado. Constituyen un punto importante de partida para la valoración de las mercancías por parte de la oferta.

• Precio: Proporción en que se pueden intercambiar dos bienes.

• Valor: Es la capacidad que una cosa tiene de satisfacer un deseo, una necesidad o una aspiración humana. Valores: Son las acciones, títulos u obligaciones que se negocian en la bolsa o en los bancos.

• Bienes: Por bienes se entienden los medios que no existen en demasía y con los cuales se satisfacen necesidades. Se dividen en:

• Bienes de consumo.- Todo lo que sirve para satisfacer algunas necesidades humanas.

• Bienes de dominio público.- Parques, jardines, etcétera.

• Bienes raíces o inmuebles.- Terrenos, casas, etcétera.

• Bienes semovientes.- Ganado, casas – tráiler, etcétera.

Prácticamente toda decisión implica un costo, ya que al tomar una opción se está dejando a un lado toda una serie de alternativas. Sin embargo, en cualquier caso es en la actividad de las empresas donde los costos ocupan un lugar más relevante. Por una parte, los costos son importantes, pues ayudan a seleccionar las mejores decisiones para ajustarse a los objetivos de la empresa. Asimismo, permite evaluar en qué medida las empresas utilizan adecuadamente los recursos y factores productivos.

Características de los costos

Para lograr un congruente y óptimo aprovechamiento en el análisis de precios unitarios (APU), es necesario desglosar el costo por sus integrantes los cuales se dan en el diagrama general de balance de una obra.

El diagrama general de balance de obra presupone el inicio, lo cual puede ser un proyecto de investigación, un proyecto para construcción o un servicio.

Dado a que el análisis de un costo es, en forma genérica la evaluación de un proceso determinado, sus características serán:

• El análisis de costo es aproximado.- El no existir dos procesos constructivos iguales, el intervenir la habilidad personal del operario, y el basarse en condiciones "promedio" de consumos, insumos y desperdicios, permite asegurar que la evaluación monetaria del costo, no puede ser matemáticamente exacta.

• El análisis de costo es específico.- Por consecuencia, si cada proceso constructivo se integra basándose en sus condiciones periféricas de tiempo, lugar y secuencia de eventos, el costo no puede ser genérico.

• El análisis de costo es dinámico.- El mejoramiento constante de materiales, equipos, procesos constructivos, técnicas de planeación, organización, dirección, control, incrementos de costos de adquisiciones, perfeccionamiento de sistemas impositivos, de prestaciones sociales, etcétera, permite recomendar la necesidad de una actualización constante de los análisis de costos.

• El análisis de costo puede elaborarse inductiva o deductivamente.- Si la integración de un costo, se inicia por sus partes conocidas, si de los hechos se infiere el resultado, se estará analizando el costo de manera inductiva. Si a través de razonamiento se parte del todo conocido, para llegar a las partes desconocidas, se estará analizando el costo de manera deductiva.

• El costo está precedido de costos anteriores y éste a su vez es integrante de costos posteriores.- En la cadena de procesos que definen la productividad de un país, el costo de un concreto hidráulico por ejemplo, lo constituyen los costos de los agregados pétreos, el aglutinante, el agua para su hidratación, el equipo para su mezclado, etcétera, este agregado a su vez, se integra de costos de extracción, de costos de explosivos, de costos de equipo, etcétera, y el concreto hidráulico puede a su vez, ser parte del costo de una cimentación, y ésta de una estructura, y ésta de un conjunto de edificios y éste de un plan de vivienda, etcétera.

Es por ello el interés, de los analistas de precios unitarios, en la justa evaluación del proceso productivo, para que en la medida de la intervención de los precios unitarios, se haga comparativo a escala nacional o internacional el producto —ya sea un proyecto, construcción, investigación o servicio—, conscientes de la responsabilidad que implica como eslabones de esa cadena que sin disminuir su calidad, debe producir beneficios justos y por tanto, sanos desarrollos a nivel persona, familia, empresa y país.

El APU no puede estar desligado de la contabilidad, puesto que ésta es el registro, control e información de las operaciones realizadas; es decir, resulta ser la obtención de la información financiera; así misma, en la actualidad la contabilidad no está comprendida como un conjunto de hechos referidos al pasado, sino que en muchos casos prevé situaciones, siendo su información congruente, por lo que resulta ser una eficaz ayuda a la Administración, con sentido económico, de ahí que resulte necesario conocer y aceptar las definiciones que ésta señala, como términos contables.

• Costo indirecto.- Aquellos gastos que no pueden tener aplicación a un producto determinado.

• Costo directo.- Aquellos gastos que tienen aplicación a un producto determinado.

Con el fin de aplicar las definiciones anteriores al APU, específicamente a los proyectos de construcción, en el cuadro sinóptico siguiente se indica otra subdivisión.

Las definiciones del cuadro anterior son:

• Costo indirecto.- Es la suma de gastos técnico – administrativos necesarios para la correcta realización de cualquier proceso productivo.

• Costo indirecto de operación.- Es la suma de gastos que, por naturaleza intrínseca, son de aplicación a todas las obras efectuadas en un tiempo determinado —ejercicio fiscal o año fiscal, año calendario, etcétera—.

• Costo indirecto de obra.- Es la suma de todos los gastos que, por su naturaleza intrínseca, son aplicables a todos los conceptos de una obra en especial.

• Costo directo.- Es la suma de material, mano de obra y equipo necesarios para la realización de un proceso productivo.

• Costo directo preliminar.- Es la suma de gastos de material, mano de obra y equipo necesarios para la realización de un subproducto.

• Costo directo final.- Es la suma de gastos de material, mano de obra, equipo y subproductos para la realización de un producto.

Costos indirectos de operación

Organización central

La organización central de una empresa, particularmente, constructora proporciona el soporte técnico necesario para llevar a cabo obras de naturaleza diversa, en forma eficiente, y consecuentemente, éstas absorben un cargo por este concepto, lo cual se sugiere realizarlo en forma porcentual, con base a tiempo y costo, es decir, obtener el costo de la organización central para un periodo de tiempo y para este mismo periodo, estimar el probable volumen de ventas a costo directo que en forma realista pueda contratar, y así permitir determinar de cada peso contratado a costo directo, cuanto debe incrementarse para cubrir los gasto de la oficina central.

Cabe hacer mención, la existencia de obras que por su importancia y localización, hace necesario la concentración de todo el personal y recursos de la empresa en la obra misma, anulando por lo tanto el cargo de oficinas centrales y reduciéndolo al de la obra.

La organización de una empresa constructora, varía, dependiendo de su localización, tipo y continuidad de venta, así como el volumen que maneja, sin embargo, pueden distinguirse tres áreas básicas:

• 1. Área de producción.- la que realiza las obras.

• 2. Área de control de producción.- aquella que controla resultados y cumple requisitos legales.

• 3. Área de producción futura.- La que genera las ventas y extrapola los resultados.

En virtud que la demanda de servicios, en una empresa constructora, es cíclica, la organización debe contemplar la posibilidad de colapsarse, en otras palabras, crecer al crecer la demanda y disminuir cuando ésta disminuye hasta un límite mínimo de eficiencia.

Costo de la oficina central

Para el análisis del costo de una organización central, independientemente de su estructura orgánica, sus gastos pueden agruparse en cuatro principales rubros, que en forma enunciativa y no limitativa, pueden ser:

• a). Gastos administrativos y técnicos.- Son los gastos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y de staff de una empresa, tales como honorarios o sueldos de ejecutivos, consultores, auditores, contadores, técnicos, secretarias, recepcionistas, jefes de compras, almacenistas, choferes, mecánicos, veladores, dibujantes, personal de limpieza, mensajeros, igualas por asuntos fiscales y jurídicos, etcétera.

• b). Alquileres y depreciaciones.- Son aquellos gastos por conceptos de bienes, inmuebles, muebles y servicios necesarios para el buen desarrollo de las funciones ejecutivas, técnicas, administrativas y de staff de una empresa, tales como rentas de oficinas y almacenes, servicios de teléfonos, luz eléctrica, correos y telégrafos, servicios de internet, gastos de mantenimiento del equipo de almacén, de oficinas y de vehículos asignados a la oficina central, así como también, depreciaciones —que deberán separarse para la reposición oportuna de los equipos antes mencionados—, al igual que la absorción de gastos efectuados por anticipado, tales como gastos de organización y gastos de instalación.

• c). Obligaciones y seguros.- Se refiere a los gastos obligatorios para la operación de la empresa y convenientes para la dilución de riesgos a través de seguros que impidan una súbita descapitalización por siniestros.

• d). Materiales de consumo.- Estos son los gastos en artículos de consumo necesarios para el funcionamiento de la empresa, tales como: combustibles y lubricantes de vehículos al servicio de la oficina central, gastos de papelería en general, artículos de oficina, copias heliográficas y reproducciones, artículos de limpieza, pasajes, azúcar, café y gastos del personal técnico administrativo por alimentos.

• e). Capacitación y promoción.- Son los gastos referidos al derecho que todo trabajador tiene para capacitarse, en las empresas constructoras, su personal mínimo, tiene una carga de trabajo múltiple y es de difícil sustitución, por tanto esta capacitación debe buscarse aún invirtiendo tiempo de descanso del capacitando. Por otra parte, en las empresas constructoras la promoción no es semejante a otras empresas y sólo a través de una continua seriedad en compromisos de tiempo, costo y calidad pactados, podrá incrementarse la venta de los servicios de la empresa, incluyendo al personal ejecutivo, dado que éstos son la base de las ventas.

Existe otro gasto promocional, muy importante, el de los concursos que en un porcentaje muy alto no son ganados por la empresa ponente, además de los gastos de proyectos que después de fuertes erogaciones no son ejecutados.

En resumen, los gastos de capacitación y promoción son: cursos a obreros y empleados, cursos y gastos de congresos a funcionarios, gastos de actividades deportivas, de celebraciones de oficina, de honorarios extraordinarios con base a la productividad, regalos anuales a clientes y empleados, atención a clientes, gastos de concursos no obtenidos y gastos de proyectos no realizados.

Costos indirectos de obra

Los costos indirectos se definen como la suma de todos los gastos que, por su naturaleza intrínseca, son aplicables a todos los conceptos de una obra en especial.

Los componentes de los costos indirectos de obra se dividen en dos:

• costos indirectos fijos

• costos indirectos variables

Los factores componentes que pueden aplicarse a una obra en el cálculo de los costos indirectos fijos son:

• superficie ocupada.

• repercusión en los impuestos.

• valor de piezas de refacción.

• costos de demoras.

• costos del tiempo ocioso.

• cambios en el ritmo de producción.

Los factores componentes de los costos indirectos variables son:

• gerencia.

• gastos de viaje en investigación.

• costos de relevos.

• adiestramiento —capacitación o entrenamiento— del personal.

• tiempo extra requerido para compensar pérdidas o atrasos de producción.

• volumen de trabajo en curso.

• cargos a la operación después de depreciación total.

• maniobras de obras rechazadas o equipos devueltos

Costos directos

Fórmula general

El costo directo se define como: "la suma de materiales, mano de obra y equipo necesario para la realización de un proceso productivo". El Costo Directo puede representarse por medio de una fórmula general como sigue:

Como variables se considera el valor de los materiales, el valor de la mano de obra y el valor de los equipos; como variables condicionadas se considera las cantidades que se consumen de cada uno de estos integrantes, esto es, la parte que representan dentro de un Costo Directo.

También se puede aceptar que, las variables condicionadas pueden convertirse en constantes para una obra específica, o para un rango de obras promedio. Las variables de cantidades de materiales, de materiales, de mano de obra y de equipo, también pueden ser constantes para un tiempo determinado. En resumen: "Las variables lo serán en función del tiempo de aplicación", y "Las variables condicionadas, lo serán en función del método constructivo, tipo de construcción y de la tendencia estadística".

Si en un costo determinado se llegara a convertir: "a", "b", "c", etcétera, en constantes, determinadas por valores promedio estadísticos, se tendría controlado una gran parte del proceso productivo y se podría con mayor seguridad presuponer costos a tiempo inmediato y mediato, ya que, como su nombre lo indica, "presupuesto" no es otra cosa que anticipar una serie de suposiciones con tendencias controladas a un tiempo inmediato. Cuando se utiliza el término "antepresupuesto" se está queriendo decir con esto, que las suposiciones son aun tiempo mediato. Por lo tanto, el presupuesto ideal sería aquel que estuviese integrado por variables controladas, que al serlo se convierten en constantes.

Integración del costo

Como ya se expreso anteriormente el costo directo es la suma de los costos de los materiales, mano de obra y, maquinaria y equipo que intervienen en la elaboración del mismo.

Los precios de los materiales considerados en los análisis de costos directos para la obtención del precio unitario (P.U.), deben estar calculados tomando en cuenta el precio de lista, menos su descuento correspondiente, más el cargo por concepto de fletes en su caso, esto es, el precio del material puesto en la obra, sin considerar el impuesto al valor agregado (I.V.A.), este impuesto deberá aplicarse al final del presupuesto, excepto en los casos que marca la Ley para obras exentas como son los inmuebles destinados a casa habitación, en cuyo caso el I.V.A. que trasladan los proveedores sí deberá incluirse dentro del costo.

Otro elemento que debe tomarse en cuenta en la obtención del costo directo es el referido a los rendimientos por trabajador o cuadrilla, el cual corresponde a un promedio representativo de diferentes obras y que forman, consecuentemente, un criterio de lo que se puede lograr en la realización de una obra, en el capítulo siguiente se referirá a explícitamente a este tema.

Elaboración del costo directo

La secuencia para la elaboración del costo directo es como sigue:

Planos y especificaciones.- Es el punto de partida para la elaboración del costo directo, para llegar al P. U. y finalmente al presupuesto, se deben estudiar perfectamente todos los planos de cortes, isométricos, equipos, estructurales, instalaciones y de fachadas, así como las especificaciones que en ellos se proponen. Entre más detallados estén los planos, se tiene una mayor oportunidad de obtener el costo directo más preciso y, por ende, un presupuesto acertado.

Determinación de los conceptos de obra.- Del estudio anterior se deduce el tipo de obra de que se trata para hacer una apreciación de las partidas y conceptos que en ella puedan intervenir. También el estudio anterior sirve para determinar el alcance de cada uno de los conceptos de obra, es decir, de acuerdo al procedimiento constructivo, es posible delimitar el alcance del concepto de obra, esto es, que incluye y que no se incluye. Por otra parte, el establecimiento de estos conceptos permiten realizar las correcciones necesarias, tanto a las especificaciones como a los mismos alcances de éstas para adaptarse correctamente a la obra en cuestión, entre más clara sea la especificación y más definidos sus alcances, se tendrá una mejor herramienta para efectuar los análisis correspondientes.

Lista de materiales.- Del estudio de los planos se obtiene la lista de materiales fijos, es decir, aquellos materiales que serán instalados y quedaran permanentes en la obra; del estudio de las especificaciones se obtiene la clase de material requerido; también este estudio permite determinar el volumen de materiales de consumo necesario para realizar la instalación de los materiales permanentes.

Cuantificación de conceptos.- Para la realización de esta actividad es necesario seguir un método que permita cuantificar los conceptos en una forma ordenada y precisa, así como verificar en forma directa las cantidades de obra obtenidas.

Maquinaria y equipo.- El análisis de los planos y especificaciones también permiten determinar el procedimiento constructivo a seguir y, por lo tanto, se puede determinar la maquinaria y equipo necesario para el desarrollo de la obra en cuestión, esto obliga a determinar los costos horarios de la maquinaria y equipo que intervendrán en la obra y que formaran parte del costo directo.

Costo horario de maquinaria y equipo

Este es un aspecto importante en el análisis de costos para posteriormente fijar el precio unitario, en esta sección se explican en forma sencilla los lineamientos a seguir para el cálculo de los costos horarios apegándose a las normas generales de la Ley de Obras Públicas, que en forma general es aplicada tanto a la industria paraestatal centralizada y descentralizada, así como para la industria privada.

Las cifras que aquí se muestran son válidas para condiciones promedio de la operación de la maquinaria, así como se refieren a máquinas nuevas durante el primer año de operación, para el análisis de costos horarios de maquinaria usada, se deberán hacer consideraciones similares con las modificaciones de vida útil, precio de adquisición y reparaciones correspondientes.

Factores que intervienen en el costo horario de maquinaria y equipo

Para el análisis de costos horarios se consideran los siguientes cargos:

• Cargos fijos,

• Cargos por consumo,

• Cargos por operación y,

• Cargos por transporte.

A su vez los cargos fijos y los cargos por consumo se subdividen de la manera siguiente:

• Cargos fijos:

• Inversión.

• Depreciación.

• Seguros.

• Almacenaje.

• Mantenimiento.

• Cargos por consumo:

• Combustible.

• Otras fuentes de energía.

• Lubricantes.

• Llantas.

Cargos fijos.- Son cargos que ayudan a determinar el costo horario independientemente de que el equipo o maquinaria esté operando o inactivo.

• Inversión: Es el cargo equivalente a los intereses del capital, invertido en maquinaria.

• Depreciación: Es el resultado de la disminución del valor original de la maquinaria como consecuencia de su uso, durante el tiempo de su vida económica.

• Seguros: Se refiere a los posibles accidentes de trabajo como podría ser la destrucción imprevista de un equipo, es un riesgo que se puede cubrir a través de la compra de un seguro o que la empresa decida absorber ese gasto funcionando como autoaseguramiento.

• Almacenaje: El equipo requiere de un almacenamiento en las épocas en que está inactivo, por lo tanto habrá que considerar los gastos correspondientes a la renta o amortización, manteniendo en las bodegas o patios de guarda la vigilancia necesaria. Este concepto último se puede considerar dentro de los costos indirectos.

• Mantenimiento: Es necesario mantener los equipos en las mejores condiciones de operación, con el fin de que trabaje con rendimiento normal durante su vida económica. Por lo tanto el mantenimiento es fundamental para este fin.

Cargos por consumo.- Estos cargos sólo se consideran cuando el equipo está en funcionamiento, ya que requiere entonces del consumo de combustibles, lubricantes y llantas.

• Combustible: Es el derivado de todas las erogaciones originales de los consumos de gasolina o diesel para que los motores produzcan la energía que utilizan al desarrollar trabajo.

Partes: 1, 2