LAS CONDICIONES FISICAS Y MOBILIARIO DE LOS DEPOSITOS DE ARCHIVO EN COLOMBIA

El valor de los documentos muy pocas veces a sido tomada en cuenta, las personas no se socializan en su importancia ya que en ellas se registran hechos o actos históricos de nuestro origen o la evolución de un estado o empresa.
Por ello en AGN a recurrido a leyes y decretos que estipulen la protección de los acervos documentales y las medidas o requisitos de aseguramiento que la empresa debe cumplir en un deposito de archivo.
En los depósitos el clima es lo primero que se debe tener en cuenta, el impacto de la luz y la carga de humedad o factores de deterioro son los que mas afecta los acervos, por eso, es preferible diseñar depósitos con características …ver más…

Las instalaciones eléctricas deben ser mínimas, solo las necesarias, y señalización.
“En los depósitos documentales podrá emplearse extinción automática por rociadores de agua nebulizada siempre que el sistema este convenientemente sectorizado…” (Julio E., Simonet B., 19998, p.28) en los depósitos podrá emplearse rociadores de agua en caso de incendios, pero para la conservación de los documentos, estar expuestos al agua sea liquido o gaseoso podrían afectarlo o posiblemente, una gran perdida de estos, por ello, es preferible la instalación de detectores de humo con alarma y la disposición de extintores de polvo químico en las paredes de las puertas de acceso o puntos claves y salidas de emergencia, para la evacuación del acervo documental y desde luego proteger la vida humana de los que laboran en el deposito.
En el caso anterior, si se llega a presentar un incendio en el deposito de archivo, hay que tener una acción preventiva, por ello el jefe de archivo debe dedicar esfuerzos a sensibilizar en la empresa el salvamento de fondos catalogados como esenciales, ya sea dentro o fuera del deposito y dentro o fuera del horario de servicio, por las razones en que el archivo es considerado como un deposito de los desechos de la entidad.
Para las estanterías en donde se ubicara los acervos documentales, siempre se a optado por las metálicas, pero en caso de nuestro país, se ha preferido su sustitución por estanterías de madera con ciertas