Concepto de técnicas de archivo

El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros.

Los documentos son colocados en un mismo orden, debidamente clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentos, relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo.

Importancia:

Representa la memoria de la empresa o de algún negocio, o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.

Finalidad de las reglas de clasificación de archivo:

Un archivo tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizados …ver más…

El alfabeto en español consta de las siguientes 30 letras: A B C CH D F G H I J K L LL M N Ñ O P Q R RR S T U V W X Y Z.

Conclusión:

Aprendimos, a que los documentos y archivos también se clasifican estos a du vez alfabética, numérica y alfanumérica. Se clasifican también por unidades y nos explica que debemos de hacer al respecto con la correspondencia y por otra parte comprendimos que el abecedario tiene 30 letras y es importante tomar en cuenta las que no se toman ( ch, ll, rr, w).

Reglas para alfabetizar nombres de individuos.

• Primero los apellidos y luego el nombre de pila, separándolos con una coma. Este es el título del archivo.

• Caso A: cada parte del nombre de una persona recibe el nombre de la unidad

|Primer apellido |Segundo apellido |Nombres |
|García |Pérez, |Antonio |

• Caso B: Cuando la primera unidad es idéntica, se busca la siguiente hasta encontrar la distinta; esta viene hacer unidad de orden que nos dirá el orden de presencia para alfabetizar ej.

Julio Pérez Fernández

Antonio Pérez Fernán

|Unidad 1 |Unidad 2 |Unidad