Contabilidad Básica

Los negocios y sus
transacciones

1.1. Concepto de
Contabilidad

El concepto de Contabilidad ha ido evolucionando con el
tiempo, como un resultado de las necesidades de desarrollo de la
actividad comercial y del volumen creciente de las inversiones
que esta ha ido requiriendo.

En sus orígenes, la contabilidad era sólo
una expresión de la observación de los hechos
acaecidos en el intercambio de bienes, derechos y usos diferidos,
pero es a partir de la utilización de la
información contable para analizar las relaciones
lógicas del hombre con el flujo de la riqueza patrimonial
para satisfacer sus necesidades cuando se hace distinguible el
objeto de la ciencia de la contabilidad.

Puede decirse que el concepto de contabilidad ha pasado
por tres etapas, a saber: la Contabilidad como una
técnica, la Contabilidad como una tecnología y la
Contabilidad como una ciencia.

LA CONTABILIDAD COMO UNA TECNICA:

La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir,
analizar e interpretar datos financieros para determinar el
resultado del movimiento de los capitales en tiempos determinados
y poder comprobar la exactitud e integridad de los juicios y
apreciaciones de índole financiera que acerca de las
circunstancias y de los resultados se deduzcan.

LA CONTABILIDAD COMO UNA TECNOLOGIA

La Contabilidad es un sistema de información que
permite recopilar, clasificar y registrar, de una forma
sistemática y estructural, las operaciones mercantiles
realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que
analizados e interpretados permiten planear, controlar y tomar
decisiones sobre la actividad de la empresa.

LA CONTABILIDAD COMO UNA CIENCIA

La Contabilidad es una ciencia aplicada cuya finalidad
es la medición de la realidad cambiante en el tiempo de
los factores de riqueza en una entidad económica, mediante
métodos específicos capaces de elaborar una
información financiera objetiva, de interés para
los usuarios externos y valida para la toma de decisiones
internas.

Objetivos de la Contabilidad

• Establecer en términos monetarios, la
  cuantía de los bienes, las deudas y el patrimonio que
  posee la empresa.

• Llevar un control de los ingresos y
  egresos

• Determinar las utilidades o perdidas obtenidas al
  finalizar el ciclo contable

• Ejercer control sobre las operaciones del ente
  económico y fundamentar la determinación de
  precios, tarifas y cargas tributarias.

• Ofrecer en cualquier momento una información
  ordenada y sistemática sobre el desenvolviendo
  económico y financiero de la empresa.

• Servir de fuente fidedigna de información
  ante terceros (clientes, proveedores, inversionistas, bancos
  y el Estado).

• Facilitar la planeación, organización
  y dirección de los negocios, no solo dando a conocer
  los efectos de una operación mercantil, sino
  también previendo situaciones futuras.

Áreas de Intervención de la
Contabilidad

Para su mejor estudio, en la Contabilidad pueden
distinguirse tres campos de acción:

• La Contabilística o
  Teneduría de Libros, referida al arte de registrar
  en forma clara, ordenada y sistemática, transacciones
  comerciales u operaciones mercantiles. Hay que reconocer que
  en cuanto exista un registro contable, la comprobación
  y la revisión de los resultados permite observar con
  gran facilidad los acontecimientos de la riqueza, por lo que
  a contabilística le puede ser atribuible una
  conceptualización de "información
  contable".

• La Finanza, es la interpretación de
  las relaciones, en cualquier momento, entre los resultados
  obtenidos y la situación del capital invertido,
  considerando el tiempo transcurrido y siguiendo los
  procedimientos contables, establecidos por la ley. Para la
  búsqueda de la verdad acerca de los fenómenos
  patrimoniales, tiene validez el análisis y cotejo de
  las relaciones para sacar conclusiones positivas acerca de
  las consecuencias de los hechos contables que se
  practiquen.

• La Auditoria, consiste en el examen y
  comprobación de la exactitud de la información
  contable para dictaminar la calidad de las operaciones
  financieras efectuadas. El desarrollo de teorías de
  las aplicaciones de naturaleza tecnológica con el fin
  de producir un laudo arbitral capaz de orientar cuestiones
  judiciales, administrativas, políticas, de peritazgos,
  auditorias, etc., hace parte de un nivel superior del
  conocimiento, capaz de ampliar la aplicación de los
  métodos de indagación para opinar sobre una
  situación evidenciada por los datos
  contables.

1.2. Concepto de Empresa

Según del Artículo 25 del Código de
Comercio, "se entiende por empresa toda actividad
económica organizada para la producción,
transformación, circulación, administración
o custodia de bienes, o para la prestación de
servicios".

Una organización puede ser con ánimo de
lucro o sin ánimo de lucro. Las organizaciones con
ánimo de lucro se denominan empresas o "negocios". Las
organizaciones sin ánimo de lucro se denominan
"Instituciones".

Dentro de las organizaciones existen tres tipos de
factores necesarios para realizar sus operaciones, estos son las
personas que se encuentra representado por los propietarios, los
gerentes, los administradores y todos los empleados que laboran
en los procesos administrativos y operativos de la empresa, el
capital que está constituido por los aportes que hacen los
propietarios de la empresa y puede estar representado en dinero
en efectivo, en mercancías, en maquinaria, en muebles, en
tecnología o en cualquier otro aporte de bienes y el
trabajo que es la actividad que realizan las personas para lograr
el objetivo primordial de la empresa que puede ser la
producción de bienes, la comercialización de
mercancías o la prestación de algún
servicio.

Desde el punto de vista económico, el capital y
el trabajo son intersustituíbles. En la postmodernidad, se
distingue al personal de la empresa con el nombre de "talento
humano".

Clasificación de las
empresas

Las empresas se pueden clasificar según los
siguientes criterios: Por la actividad que realizan, por su
tamaño, por el origen de su capital, su tamaño,
conformación de su capital, por la explotación y
conformación de su capital, por los impuestos, por el
número de propietarios, por la función
social.

POR LA ACTIVIDAD

Extractivas: Son las empresas cuyo objetivo
primordial es la explotación de recursos que se encuentran
en el subsuelo, como ejemplo están las empresas de
petróleos, auríferas, de piedras preciosas y de
otros minerales.

Comerciales: Son las empresas que se dedican a la
compra y venta de productos naturales, semi-elaborados y
terminados a mayor precio del comprado, obteniendo así una
utilidad. Un ejemplo de este tipo de empresa es un
supermercado.

Industriales: Son las dedicadas a transformar la
materia prima en productos terminados o semi-elaborados como las
fábricas de telas, de muebles, de calzado, etc.

De Servicios: Son las que buscan prestar un
servicio para satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea
de salud, educación, transporte, recreación,
servicios públicos, seguros y otros varios.

Agropecuaria: Son aquellas que explotan en
grandes cantidades los productos de origen agrícola y
pecuario. Dentro de los más comunes encontramos las
granjas agrícolas, las granjas porcinas, avícolas,
apícolas, invernaderos, haciendas de producción
agrícola etc.

POR SU TAMAÑO

Grande: Es la de mayor organización, posee
personal especializado en cada una de las áreas de
trabajo, se observa una gran división del trabajo y las
actividades mercantiles se realizan en un porcentaje elevado.
Comprende las empresas con más de 200 trabajadores y
más de 15.001 SMMLV de capital

Mediana: En este tipo de empresa se observa una
mayor división y delimitación de funciones
administrativas y operacionales. La inversión y los
rendimientos obtenidos son mayores que los de la pequeña
empresa. Pueden tener entre 51 y 200 trabajadores y entre 5001 y
15000 SMMLV de capital.

Pequeñas empresas: Son aquellas que
manejan muy poco capital y poca mano de obra, se caracteriza
porque no existe una delimitación clara y definida de
funciones entre el administrador y/o el propietario del capital
de trabajo y los trabajadores; por ello existe una reducida
división y especialización del trabajo. Pueden
tener entre 11 y 500 trabajadores y un capital comprendido entre
501 y 5000 SMMLV.

Micro empresas: Su número de trabajadores
esta comprendido entre 1 y 10, mientras que su capital se halla
entre 1 y 500 SMMLV. Las llamadas Famiempresas son un nuevo tipo
de explotación en donde la familia es el motor del negocio
convirtiéndose en una unidad productiva.

POR EL ORIGEN DEL CAPITAL

Oficiales o Públicas: Su capital proviene
del Estado.

Privadas: Son aquellas en que el capital proviene
de personas particulares.

De Economía Mixta: El capital proviene una
parte del Estado y la otra de personas particulares.POR LA
EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU
CAPITAL.

Multinacionales: En su gran mayoría el
capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes
países del mundo (globalización).

Grupos Económicos: Estas empresas explotan
uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas
o dueños.

Nacionales: El radio de atención es dentro
del país normalmente tienen su principal en una ciudad y
sucursales en otras.

Locales: Son aquellas en que su radio de
atención es dentro de la misma localidad.

POR LOS IMPUESTOS

Personas Naturales Declarantes:
Están obligados a presentar declaración del
Impuesto de Renta y Complementarios.

Sucesiones Ilíquidas: En este grupo
corresponde a las herencias y legados que se encuentran en
proceso de liquidación.

Responsables del Régimen Simplificado del
Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al
régimen Simplificado del IVA la sociedades y personas
naturales que señale la las normas legales.

Para efectos fiscales los responsables del
régimen simplificado no están obligados a llevar
libros de contabilidad, hallándose sí obligados a
llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias. El
artículo 499 del E.T., precisa que pertenecen al
régimen simplificado del IVA, entre otras, las personas
naturales comerciantes de menores ingresos, señalamiento
que independientemente de su calidad de comerciantes es lo que
permite atribuirles, para efectos fiscales, determinados derechos
y obligaciones.

El Art. 499 del Estatuto Tributario dice: "Al
Régimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas
pertenecen las personas naturales comerciantes y los artesanos,
que sean minoristas o detallistas; los agricultores y ganaderos,
que realicen operaciones gravadas, así como quienes
presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan entre otras
las siguientes condiciones:

– Que tengan máximo un establecimiento de
comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen sus
actividades.

– Que no sean usuarios aduaneros.

– Que no hayan celebrado en el año
inmediatamente anterior ni en el año en curso –contratos
de venta de bienes o prestación de servicios gravados por
valor individual y superior a sesenta millones de pesos
($60.000.000)."

Es así como el artículo 506
del mismo ordenamiento, dentro de las obligaciones fiscales
atribuidas a los responsables del régimen simplificado no
formula exigencia legal alguna de llevar contabilidad en los
términos y condiciones dispuestos por el Código de
Comercio.Una interpretación sistemática de las
normas reguladoras del impuesto al valor agregado permite
precisar claramente el manejo fiscal que la ley atribuye a los
responsables del régimen simplificado. Cuando el
parágrafo del artículo 437 del E.T., previene que,
a las personas que pertenezcan al régimen simplificado,
que vendan bienes o presten servicios, les está prohibido
adicionar al precio suma alguna por concepto del impuesto sobre
las ventas, so pena de incumplir íntegramente las
obligaciones predicables de quienes pertenecen al régimen
común, con ello está delimitando las obligaciones
predicables del régimen simplificado no en razón de
su calidad de comerciantes sino en razón de su actuar
frente al régimen fiscal, lo que de suyo le imprime un
tratamiento especial a este tipo de responsables.

Responsables del Régimen Común del
Impuesto a las Ventas (IVA): Pertenecen al régimen
común del IVA la sociedades y personas naturales que
señale la las normas legales. Art . 437 E.T.

Los comerciantes y quienes realicen actos similares a
los de ellos y los importadores son sujetos pasivos, responsables
del Impuesto.

Son responsables del impuesto:

– En las ventas, los comerciantes, cualquiera que sea la
fase de los ciclos de producción y distribución en
la que actúan y quienes sin poseer tal carácter,
ejecuten habitualmente actos similares a los de
aquellos;

– En la venta de aerodinos, tanto los comerciantes como
los vendedores ocasionales de éstos;- Los
importadores;

– Los contribuyentes del Régimen Común del
Impuesto sobre las Ventas, cuando realicen compras o adquieran
servicios gravados con personas pertenecientes al régimen
simplificado, por el valor del impuesto retenido, sobre dicha
transacciones.

Empresario Gran Contribuyente:
son contribuyentes que por el monto de los ingresos y
patrimonio que administran, la DIAN los clasifica como grandes
contribuyentes, otorgándoles ciertas competencias
especiales tal como la auto retención de IVA y otros
impuestos.

POR EL NUMERO DE PROPIETARIOS

Empresas Individuales: denominadas también
empresas unitarias o de propietario único. En ellas,
aunque una persona es la dueña, la actividad de la empresa
se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares
o empleados particulares. Ejemplos: Almacén don PATRICIO,
de propiedad exclusiva de don PATRICIO ROMERO.

La empresa unipersonal, creada por la
ley 222 de 1995, permite a los empresarios destinar una parte de
sus bienes a la realización de determinados negocios,
dotándolos de personería jurídica y, por
ende, logrando que su responsabilidad quede limitada al monto del
acervo asignado a la nueva empresa; y todo esto podrá
alcanzarlo sin necesidad de acudir a otras personas que colaboren
como socios reales o simulados de la operación.

Cuando por virtud de la cesión o por cualquier
otro acto jurídico, la empresa unipersonal llegare a
pertenecer a dos o más personas, deberá convertirse
en sociedad comercial. La nueva sociedad asumirá, sin
solución de continuidad, los derechos y obligaciones de la
empresa unipersonal.

Cuando se utilice la empresa unipersonal en fraude a la
ley o en perjuicio de terceros, el titular de las cuotas de
capital y los administradores que hubieren realizado, participado
o facilitado los actos defraudatorios, responderán
solidariamente por las obligaciones nacidas de tales actos y por
los perjuicios causados.

En lo que no esté previsto por la presente Ley,
se aplicará a la empresa unipersonal, las disposiciones
relativas a las sociedades comerciales y, en especial, las que
regulan la sociedad de responsabilidad limitada. Así
mismo, las empresas unipersonales estarán sujetas, en lo
pertinente, a la inspección, vigilancia o control de la
Superintendencia de Sociedades, en los casos que determine el
Presidente de la República.

Sociedades: Se debe hacer claridad, que la
legislación colombiana no define como tal a las sociedades
de personas y a las sociedades de capital, sino que es una
clasificación que con el tiempo ha sido acogida por muchos
autores la cual se ha convertido en doctrina.

Se llaman sociedades de capital aquellas sociedades en
las que lo que importa son los aportes económicos, las
acciones y no las personas. En este tipo de sociedades a la
administración no importa en manos de quien están
sus acciones. Entre las principales sociedades de capital,
podemos mencionar:

Sociedad anónimaSociedad en
comandita por accionesSociedad de economía
mixta

En cambio, se consideran sociedades de personas,
aquellas sociedades donde lo más importante son las
personas que la conforman, es decir, sus socios y, por lo
general, éstas sociedades son administradas por sus
socios, conformados por miembros de una misma familia o por
amigos muy cercanos. Entre estas, se mencionan:

Cooperativas

Sociedad colectivaSociedad limitadaSociedad
en comandita simpleSociedad unipersonalLa legislación
Colombiana para clasificar las sociedades comerciales, "toma en
consideración las alícuotas en que se divide el
capital social; de ahí que la codificación
comercial hace a lo largo de su articulado referencia a tres
formas especificas a saber: sociedades por partes de
interés, por cuotas, y por acciones, las que en
su orden dicen de las fracciones en que está representado
el capital de las sociedades típicas reconocidas a saber:
colectivas las primeras, de responsabilidad limitad y en
comandita simple las segundas y, anónimas y en comandita
por acciones las últimas".

El tema de la responsabilidad de los socios en los
diferentes tipos de sociedades, difiere según el tipo de
sociedad. En algunas, la responsabilidad de los socios se limita
monto de sus aportes, y en otras, como en las sociedades en
comandita, se pueden presentar tanto la responsabilidad limitada
como la ilimitada, en la que los socios responden con su
patrimonio solidaria e ilimitadamente.

Colombia cuenta ahora con un nuevo tipo de
asociación empresarial. Se trata de la Sociedad por
Acciones Simplificada (SAS), que permite su
constitución por una sola persona natural o
jurídica y creada por tanto mediante acto unilateral, en
el que no existe un límite máximo ni uno
mínimo y por lo tanto hace posible tener sociedades
unipersonales o empresas con multiplicidad de accionistas, sin
límite en el número.

La SAS ha sido diseñada para facilitar
trámites, reducir costos y tener más flexibilidad
en las organizaciones colombianas. *La ley 1258 de 2008 que dio
vida a esta tipología empresarial reza en sus tres
primeros artículos: La sociedad por acciones simplificada
podrá constituirse por una o varias personas naturales o
jurídicas, quienes sólo serán responsables
hasta el monto de sus respectivos aportes. Salvo lo previsto en
el artículo 42 de la presente ley, el o los accionistas no
serán responsables por las obligaciones laborales,
tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la
sociedad.

Cuando una sociedad se disuelva por la reducción
del número de socios a uno, podrá, sin liquidarse,
convertirse en empresa unipersonal, En este caso, la empresa
unipersonal asumirá, sin solución de continuidad,
los derechos y obligaciones de la sociedad disuelta.

La legislación colombiana mediante la ley 1014 de
2006, había creado las sociedades unipersonales
como sociedades iguales a todas las demás, salvo en la
circunstancia de tener un socio único. Por su parte, el
Articulo 46 de la ley 1258 de 2008 estableció para las
sociedades unipersonales la obligación de transformarse en
SAS durante los seis meses siguientes a la expedición de
esta ley. Sin embargo, según decisión de la Corte,
las sociedades unipersonales constituidas durante el lapso de
emisión de la ley 1014 de 2006 y la ley 1258 de 2008 no
están obligadas a convertirse en SAS.

1.3. La Actividad
Mercantil

La actividad mercantil o actividad comercial se refiere
a los actos de comercio legalmente calificados como tales y a las
relaciones jurídicas derivadas de la realización de
estos, en términos amplios es la rama de actividad
económica referida al ejercicio del comercio.

"Se denominan comerciantes a las personas que
profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la
ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere
aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado,
intermediario o interpuesta persona". (Art. 10 C. de Co). Las
personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no
se consideran comerciantes, pero estarán sujetas a las
normas comerciales en cuanto a dichas operaciones. (Art. 11 C. de
Co).

Se presume que una persona ejerce el comercio en los
siguientes casos:

• Cuando se halla inscrita en el Registro
  Mercantil.

• Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto
  y

• Cuando se anuncia al público como comerciante
  por cualquier medio. (Art. 13 C. de Co).

OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES

• Matricularse en el Registro Mercantil.

• Inscribir en el Registro Mercantil todos los actos,
  libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa
  formalidad.

• Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme
  a las prescripciones legales.

• Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia
  y demás documentos relacionados con sus negocios o
  actividades.

• Denunciar ante el juez competente la cesación
  en el pago corriente de sus obligaciones
  mercantiles.

• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
  (Art. 19 C. de Co).

REQUISITOS LEGALES PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD
COMERCIAL.

Los comerciantes legalmente establecidos, o sea
matriculados en la Cámara de Comercio, para poder ejercer
su actividad mercantil, deben tramitar los siguientes
documentos.

• El Registro Único Tributario (RUT) expedido
  por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
  (DIAN).

• La Matricula de Industria y Comercio, expedida por
  la Tesorería Municipal.

• La Patente de Sanidad, expedida por la Secretaria de
  Salud Publica.

• El Certificado del Cuerpo de Bomberos.

• Los certificados expedidos por las oficinas de
  Planeación Municipal, Obras Publicas, para lo de su
  requerimiento, de acuerdo con la actividad u objeto social
  del comerciante.

• Paz y Salvo de SAYCO y ACINPRO.

Transacción Comercial

Se entiende por transacción comercial todo hecho
o acto económico que implique la compra o venta de un bien
o servicio. Una transacción comercial es todo aquello que
ocurre cuando hay una adquisición de bienes o servicios de
forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma.

Las transacciones comerciales, también llamadas
financieras, producen documentos fuentes de información,
los cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos
documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas
extendidas y las pagadas, los recibos de caja, etc.. La
información contenida en estos documentos es trasladada a
los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario (o
Bitácora del negocio) se reflejan todas las transacciones
realizadas por la empresa, mientras que en el mayor (o Control
comercial) se reflejan las transacciones que afectan a las
distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos,
clientes, proveedores, etcétera; esto es lo que llamamos
asientos contables, por medio de los cuales resumimos todas las
operaciones mercantiles en los comprobantes de diario y
registramos en los libros de contabilidad.

Las transacciones son como las necesidades que deben
cumplir las organizaciones. Las transacciones comerciales
más comunes, son:

• Aportes de Capital

• Consignación en Entidades
  Financieras

• Compra de Mercancías al Contado

• Compra de Mercancías a
  Crédito

• Compra a Crédito de activos diferentes a
  mercancías

• Ingresos recibidos por Anticipado

• Préstamos Recibidos por la empresa

• Gastos causados por Pagar

• Venta de Mercancías al Contado

• Ingresos corrientes

• Venta de Mercancías a
  Crédito

• Cargo o Débito a Proveedores

• Abono o Crédito de Clientes

• Gastos

• Cargo a Obligaciones Bancarias

• Gastos pagados por Anticipado

• Préstamos Concedidos por la
  empresa

1.4. Los Hechos Contables

Como ya ha sido mencionado, las transacciones son hechos
o actos económicos. De acuerdo a su naturaleza, los hechos
económicos deben ser apropiadamente tipificados, siguiendo
para ello un plan contable previamente establecido por la empresa
o institución y una metodología de registro de la
información, de tal manera que se registren de modo
apropiado en las cuentas adecuadas. Es así, como los
hechos económicos son transformados en hechos o actos
contables.

Los hechos contables pues, inician tras la
incorporación formal en la contabilidad de aquellos
sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa,
pero es a partir de la utilización de la
información contable para analizar los cambios
patrimoniales debido a los movimientos de la riqueza involucrada
por los emprendimientos humanos, cuando se hacen distinguibles
como el objeto de la ciencia de la contabilidad.

El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para
transmitir correctamente la información contable a los
usuarios de dicha información. Las autoridades
económicas profieren normas básicas y normas
técnicas para regular el ciclo contable y garantizar
así, que todos los hechos económicos sean
reconocidos (Art. 46 Decreto 2649 de 1993).

En este contexto el ejercicio profesional de la
Contaduría en Colombia se rige por la Ley 43 de 1990
mientras que la practica contable la regula el Decreto 2649 de
1993. El Artículo 1. del Decreto 2649 de Diciembre 29 de
1993, expresa: "De conformidad con el artículo 6 de la
ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de
conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al
registrar e informar contablemente sobre los asuntos y
actividades de personas naturales o
jurídicas".

Apoyándose en ellos, la contabilidad permite
identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar,
evaluar e informar, las operaciones de un ente económico,
en forma clara, completa y fidedigna.

LA PARTIDA DOBLE

La contabilización de los hechos contables se
realiza basándose en el método de la Partida Doble,
el cual puede enunciarse así: "todo hecho contable afecta
como mínimo a dos partes o cuentas"

Esto significa que para anotar cualquier
transacción, por lo menos, es necesario efectuar una doble
anotación en dos partes contrapuestas (causa y efecto) que
se utilizan en todo hecho contable

Por ejemplo, si una persona natural inicia un
negocio cualquiera aportando $ 70.000.000, esta primera
transacción que podremos llamar de Aportes de Capital
dará lugar al siguiente registro contable en el Libro de
Diario:

Aquí, se llama Caja al lugar, parte o
cuenta donde se va a depositar momentáneamente el dinero
recibido, mientras que se llama Capital de personas
naturales al lugar, parte o cuenta que entrega la suma de
dinero aportada, quedando el negocio con la obligación de
responderle a la persona aportante por tal suma de dinero para
cuando la quiera retirar.

Como puede verse, el método de la Partida doble
se basa en los siguientes principios:

• En todo hecho contable o transacción, siempre
  hay un deudor o varios deudores, por el valor de la
  operación y, un acreedor o varios acreedores por el
  mismo importe.

• En la contabilización de toda
  transacción, el deudor es el elemento que recibe y,
  acreedor es aquel otro elemento que entrega.

Ahora, para ser más didácticos, podemos
adoptar la analogía existente entre el esquema del manejo
de una cuenta y la letra T del alfabeto:

NOTA: Observe Usted como aquí se ha considerado
más conveniente anotar los movimientos y el saldo de la
cuenta en la parte superior de la T, En el modo clásico y
muy del criterio personal de los contadores, los movimientos
(débito y crédito) y, consecuentemente el saldo
(débito o crédito), son anotados en la parte
inferior de la T. La conveniencia pues, radica en el permanente
despliegue de estos valores muy cercanos al encabezamiento de la
T.

Las partes de una cuenta son:

• el Nombre de la cuenta, el cual se anota en el
  encabezamiento de la T.

• el Nombre de las columnas de la T. En la parte
  superior de la columna izquierda, se anota la palabra DEBE y
  en la de la columna derecha se anota la palabra HABER,
  respectivamente. La cuenta se divide en 2 partes; una de
  ellas, se destina a recoger los aumentos de valor (si es
  cuenta de Activo, Gasto o Costo, nos estamos refiriendo a
  columna de la izquierda) y la otra, recoge las disminuciones
  de valor (si es cuenta de Activo, Gasto o Costo, nos
  referimos a la columna de la derecha).

• los registros que se hagan en la columna del DEBE,
  son llamados DEBITO o CARGO, mientras que los registros en la
  columna del HABER, se llaman CREDITO o ABONO.

• la suma de los valores registrados en el DEBE de una
  cuenta se denomina MOVIMIENTO DEBITO, mientras que la suma de
  los valores registrados en el HABER se llama MOVIMIENTO
  CREDITO.

• la diferencia entre el movimiento debito y el
  movimiento crédito se llama SALDO DE LA CUENTA. Una
  cuenta tendrá SALDO DEBITO cuando el movimiento debito
  sea mayor que el movimiento crédito y, en contrario,
  una cuenta tendrá SALDO CREDITO cuando el movimiento
  crédito sea mayor que el movimiento debito.

Ahora observando el registro del mismo ejemplo en
cuentas T, encontraremos que también se cumple la norma de
la partida doble; la cual se refiere a que un asiento afecta a
dos cuentas como mínimo, esto es:

Sea otro ejemplo. Supongamos que al día
siguiente, como una medida de control, la empresa decida
consignar el dinero recibido en una cuenta de ahorros o una
cuenta corriente en un banco. En este caso podremos
llamar a esta segunda transacción como Consignación
en entidades financieras, la cual dará lugar al siguiente
registro en libros:

En este caso, llamamos Banco al lugar, parte o
cuenta donde se van a guardar los dineros recibidos, mientras que
la parte o cuenta que entrega el dinero es la que anteriormente
habíamos denominado como Caja. Es por eso que
ahora, el registro en Banco es un débito mientras que el
registro en Caja es un crédito.

Volvamos a observar esto mismo con ayuda de las cuentas
T. En este caso, identificamos el asiento anotándole un
paréntesis con el número de la transacción,
esto es (2):

Observamos ahora que como resultado de las dos
transacciones, el lugar, parte o cuenta que hemos llamamos Caja,
contiene dos registros correspondientes a un igual número
de transacciones en que ha participado. En este último
registro (identificado con el número 2 entre
paréntesis), vemos que también se cumple la norma
de la partida doble.

EL PLAN UNICO DE CUENTAS

Un Plan Único de Cuentas es el listado de cuentas
adoptado por una empresa con su respectiva descripción y
los procedimientos para su aplicación contable.

Un Plan de Cuentas esta estructurado sobre la base de
una codificación que comprende niveles o categorías
de clasificación, así:

Primer digito: CLASE

Segundo digito: GRUPO

Tercer y cuarto digito: CUENTA

Quinto y sexto digito: SUBCUENTA

Séptimo y octavo digito: AUXILIAR

Según el Decreto 2894 de 1994, el Ministerio de
Hacienda determino el Catalogo de Cuentas Contables que debe
usarse en el territorio colombiano, agrupándolas del
siguiente modo:

• 1- ACTIVOS

• 2- PASIVOS

• 3- PATRIMONIO

• 4- INGRESOS

• 5- GASTOS

• 6- COSTOS DE VENTAS

• 7- COSTOS DE PRODUCCION

• 8- CUENTAS DE ORDEN

LOS ASIENTOS CONTABLES

Un asiento contable es el registro de las operaciones
mercantiles, tomando como base las cifras presentadas en los
soportes de contabilidad (recibo de caja, boleta de
consignación, etc.) En el Registro Contable se Pueden
Presentar dos Tipos de Asientos

Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos
cuentas correspondientes a un débito y a un
crédito. Ejemplo: el día 1 de Septiembre, el
Almacén de Electrodomésticos "El Yiyo", compra al
contado, 10 cámaras fotográficas por $
15.000.000.

En esta transacción de Compras de
Mercancías al Contado, las cuentas afectadas son dos: DE
MERCANCIAS, cuenta de Compras que por aumentar, se debita; y
BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En
forma escrita, el registro contable toma la siguiente
configuración:

Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan
más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o
más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas
deudoras y una acreedora. Ejemplo: si en la compra
anteriormente mencionada se paga la tercera parte al contado y
las otras dos terceras partes se aceptan a crédito por 30
días.

En esta transacción de Compras de
Mercancías a Crédito y al Contado, las cuentas
afectadas son tres: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras que por
aumentar, se debita; PROVEEDORES, cuenta de Pasivos que por
aumentar, se acredita y, BANCOS, cuenta de Activos que por
disminuir, se acredita. En forma escrita, el asiento sería
entonces:

Lo que en cuentas T, puede escribirse:

De lo anterior, se desprenden las siguientes dos
propiedades del principio de la partida Doble:

• En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a
  uno o varios elementos patrimoniales, ha de ser igual a la
  suma del valor abonado a otros.

• En cualquier momento, la suma del debe ha de ser
  igual a la suma del haber.

• En el método de la partida doble, el efecto
  del ejercicio contable se puede hallar de dos maneras: a)
  Balanza = Activo – Pasivo y, b) Resultado = Ingresos
  – Gastos.

LA ECUACIÓN CONTABLE

La ecuación contable se puede enunciar diciendo:
"El total del Activo (A) es igual a la suma del Pasivo (P)
mas el Patrimonio (Pn )"

Se llaman ACTIVOS a los recursos que posee negocio. Son
ejemplos de activos el efectivo en caja, los terrenos, los
edificios y los equipos de trabajo.

Son PASIVOS las obligaciones que recaen sobre estos
recursos del negocio. Suele decirse que reflejan los derechos de
los acreedores.

El PATRIMONIO refleja el compromiso del negocio con sus
propietarios y representa el derecho o inversión de los
dueños del negocio, que consiste generalmente, en sus
aportaciones, más las utilidades retenidas (o perdidas),
más otros tipos de superávit, como pueden ser las
revaluaciones o donaciones. El Patrimonio también recibe
el nombre de "Capital Contable", para designar la diferencia que
resulta entre el activo y el pasivo de una empresa.

Así, llegamos a siguientes expresiones
fundamentales del sistema contable:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.

ACTIVOS + GASTOS = PASIVO +
INGRESOS

VARIACION DEL PATRIMONIO = NUEVOS APORTES
+ UTILIDADES – RETIROS

1.5. Los Estados
Financieros

La contabilidad representa la situación inicial
del patrimonio de la empresa y las variaciones que éste
haya experimentado a lo largo del ejercicio económico,
procediendo al final a ordenar la información para
calcular el beneficio o pérdida del ejercicio y para
informar sobre el valor del patrimonio en ese momento. La
información así obtenida se resume a una fecha o
por un período determinado en unos documentos
esencialmente numéricos también llamados ESTADOS
CONTABLES que presentan la situación financiera de una
empresa, los resultados obtenidos en un período
determinado y el comportamiento del efectivo.

EL BALANCE GENERAL

El Balance General muestra la naturaleza y cantidad de
todos los activos poseídos, naturaleza y cantidad del
pasivo, tipo y cantidad de inversión patrimonial de los
propietarios de un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y
preciso informe a las partes interesadas en la empresa sobre la
situación de la misma al final de un año comercial.
Los rubros del Balance General se clasifican en:

• Activos: suma de bienes, recursos y derechos que
posee la empresa

• Pasivos: obligaciones o compromisos que ha
adquirido la empresa hacia terceros

• Capital o patrimonio: diferencia del activo y el
pasivo, representa la inversión o el aporte de socios y
empresarios sobre los cuales puedan tener derecho.

EL ESTADO DE RESULTADOS