La combinación de Correspondencia es un proceso a
través del cual los datos de una lista de direcciones son
insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando
así una carta personalizada para cada uno de los miembros
de la lista de direcciones tomada como base.
Pasos para
combinar correspondencia
Abrimos Microsoft Word 2013
Escribimos la carta dejando los espacios necesarios
y/o suficientes para realizar la combinación, como se
muestra en la imagen en los espacios en rojo. Nota: el
archivo se guarda con el nombre carta modelo:
Modelo de la
Carta del Taller
Sincelejo Septiembre 18 de 2013
Señor
<"Espacio para la
combinación">
<"Espacio para la
combinación">
Cordial Saludo,
Por medio de la presente nos dirigimos a usted con el
propósito de manifestarle que ha estado insistiendo al
módulo de <"Espacio para la
combinación"> en las ultimas clases y por medio de
este comunicado queremos hacerle saber que la inasistencia es
causa de pérdida del módulo, por tal razón
le sugerimos que se acerque lo más pronto posible a
resolver su situación.
Agradecemos la atención prestada a la
presente.
Atentamente,
_______________________________
Andrés Herrera Páez
Director
Paso seguido abrimos Microsoft Excel
2013:
Creamos la base de datos con la información
que vamos a combinar en la carta:
Nuevamente volemos al archivo de Word Donde tenemos
la carta y nos vamos a la pestaña correspondencia, no se
nos olvide dejar lo espacios necesarios para la
combinación como se muestra en la imagen:
Dentro de la pestaña correspondencia
seleccionamos iniciar combinación de correspondencia y
luego seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente
ara combinar correspondencia…
No aparece un panel al lado derecho donde
seleccionamos la opción carta y damos siguiente, esta
opción aparece n el parte de abajo del panel como se
muestra en la figura:
En este paso escogemos la opción utilizar el
documento actual y damos siguinete:
En este paso elegimos la opción utilizar una
lista existente y luego damos clic en Examinar:
Buscamos el archivo Base de Datos y le
damos abrir:
Nos sale la siguiente venta indicando que los datos
están en la Hoja 1 del archivo de Excel y damos
aceptar
Paso seguido debemos ver la lista de los datos que
están en el archivo de Excel y damos
Aceptar.
Si realizamos todos los pasos hasta aquí en
este punto debemos ver en la pantalla en nombre del archivo como
se ilustra en la figura y damos siguiente:
Ahora nos paramos debajo de la palabra Señor y
nos vamos a la opción Insertar campo Combinado y
Seleccionamos nombre y debemos ver como aparece en la
imagen:
Realizamos lo mismo con el resto de opciones para que
nos quede como está en la figura:
Paso Seguido damos siguiente 
en la parte inferior del panel y debemos
ver la pre visualización del primer registro de la base de
datos correspondiente a Ana Vergara; en los botones de 
podemos el resto de las
cartas. Por ultimo damos clic en Siguiente:
Damos clic en la opción
Sigiente:
Damos clic en la opción editar cartar
individuales:
En la venta que nos aparece damos clic en todos y
decimos aceptar:
Y debemos el ver el archivo con todas las cartas, lo
guardamos en el nombre Taller Combinar
correspondencia:
Autor:
Ing. Fernando J Diaz M
Sincelejo