Sistemas de Información de Negocios Internacionales

Introducción

Desde hace varios años las empresas han
descubierto la importancia de administrar sus procesos en base a
sistemas de información automatizada, colocándose
en uno de los principales recursos que poseen las empresas
actualmente, colaborando a la toma de decisiones en base a
información actual y verídica de la
situación de las empresas.

Por ello la importancia de Analizar el ámbito que
comprende la economía internacional, así como su
importancia y las teorías explicativas del comercio
internacional e intraindustrial, a través de conocer la
importancia de los movimientos y los factores internacionales, la
economía internacional y la política
comercial.

La toma de decisiones por parte de las empresas
contribuye a la expansión de los negocios en los distintos
mercados en base a estrategias de mercado previamente
planificadas utilizando el plan de negocios que guía la
empresa hacia el éxito.

La plena seguridad de este éxito radica en el
ente encargado de alimentar los sistemas de información,
quien tendrá la responsabilidad de ingresar correctamente
los datos para no incurrir en falsedad de información,
para lo cual es importante contar con revisiones
periódicas de la veracidad de la información por
parte de entes profesionales que realicen auditorias del sistema
computacional, emitiendo como resultado una opinión que
avale las proyecciones financieras y mercadológicas de la
empresa a nivel nacional e internacional.

Es importante no hacer de lado aspectos aduaneros, a la
hora de exportar, para no incurrir en atrasos que pudieron ser
subsanados con antelación, haciendo quedar mal a la
empresa y al país mismo ante sus clientes en el
exterior.

Descripción

En la actualidad los sistemas informáticos han
cobrado gran importancia a nivel empresarial, en operaciones de
producción, comercialización y registro de
información, automatizando los procesos y los registros,
permitiendo a las empresas ahorrar tiempos
significativamente.

Es por ello que se inicia el presente haciendo
referencia a la implementación de sistemas
informáticos, como parte de una estrategia del plan de
negocios, cuyo objetivo principal es guiar a la empresa hacia el
éxito a nivel nacional e internacional, en base a
estrategias de mercado previamente estructuradas

Se hace importante mencionar un proceso
sistemático de información común para la
mayoría de empresas, como es el registro de ingresos y
egresos de la mercancía al almacén y como se
conecta toda la empresa en este sistema hasta la gerencia, quien
en base a esta información se encarga de estructurar el
plan de expansión del negocio.

También se detalla la importancia de revisar los
datos periódicamente por medio de la auditoria, para
verificar la veracidad y confiabilidad de la información
para tomar decisiones financieras o de proyección del
negocio oportunamente.

Es de hacer notar la importancia de integrar al sistema
informático registros relacionados con las importaciones y
exportaciones automáticamente, como por ejemplo el inciso
arancelario para cada producto y barreras arancelarias y no
arancelarias a las que se encuentran sujetos, con la finalidad de
agilizar los trámites aduaneros y cumplir con los tiempos
de entrega estipulados.

Análisis
general

El éxito en la comercialización no
solamente depende de elegir correctamente los productos a
comercializar, si no de la herramienta más valiosa, que es
la información, siempre y cuando se sepa analizar y
estructurar en la metodología del plan de negocios de
exportación.

Esta metodología consiste en pensar en
oportunidades de negocios potenciales y en sus amenazas, tomando
en cuenta las decisiones posibles de la empresa para mitigar
riesgos por medio de estrategias fundamentadas en
información confiable y verídica.

Día con día las empresas necesitan ser mas
competitivas, para lo que deben automatizar y agilizar la
información de las órdenes de compra que realizan
sus clientes solicitando los productos para cubrir sus
necesidades de la mejor manera.

Es aquí donde se hace necesario contar con un
sistema de información que integre los departamentos del
negocio con una relación lógica de los procesos de
distribución de los diversos productos, desde que se
ordenan hasta su entrega, logrando el objetivo común de
obtener un lugar en el mercado mundial por la competitividad
alcanzada.

Los Sistemas de información son parte fundamental
de las organizaciones actuales, ya que no solamente automatizan
los procesos operativos, si no que proporcionan
información necesaria para la toma de decisiones, logrando
ventajas competitivas significativas.

Los sistemas de información integran la
computación, las telecomunicaciones y la técnica
para el procesamiento de datos, conformándose por
elementos tales como el equipo computacional, el recurso humano,
los datos o información fuente, programas computacionales,
telecomunicaciones, y políticas empresariales, los cuales
al estar interactuando entre si transforman la economía y
la sociedad a través de metodologías de alto
impacto para nuestra organización como individuos y como
sociedad.

Las actividades que realiza un sistema de
información, básicamente son cuatro, las cuales se
detallan a continuación:

• 1. Entrada de Información: es el ingreso
  de datos por teclado, código de barras, etc. para ser
  procesados.

• 2. Almacenamiento de Información: es el
  resguardo de la información ingresada.

• 3. Procesamiento de la Información: es
  la transformación de la información ingresada
  para ser útil al tomar decisiones.

• 4. Salida de Información: capacidad de
  extraer del sistema la información procesada a
  través de impresoras, graficas, tablas,
  etc.

Grafica No. 1

Actividades de un Sistema de
Información

Fuente: Cohen, Asín (2001). Sistema de
Información para los negocios. Un enfoque de toma de
decisiones. México D.F., México: McGraw-Hill
Interamericana Editores S.A. de C.V

Claro que cada empresa es libre de ir agregando
funciones de acuerdo a sus necesidades, las que pueden ser:
contables, financieras, logísticos, o de
administración de operaciones, entre otras, para lo que
necesitara contar con un plan estratégico de sistemas de
información que determine los requisitos que la
organización demanda, para identificar las acciones a
tomar en cada proceso y nivel de organización; sin perder
de vista la estrategia de la empresa para lograr eficiencia
operacional, productividad, servicio y satisfacción de los
clientes, generando respaldo importante a los gerentes para la
toma de decisiones.

Es aquí donde viene la importancia de estructurar
un Sistema de información eficiente para cumplir con los
objetivos de la entidad, a través del manejo adecuado de
los datos, para lo cual es importante involucrar al personal de
toda la empresa, aunque cada uno tenga sus propias necesidades de
información y su propia visión de la empresa u
organización, es importante unificar criterios para lograr
un grado de eficiencia que coloque a la compañía
delante de su competencia, ya que la utilidad de los datos radica
en la toma de decisiones correctas y oportunas.

Para lograr un manejo adecuado de los datos hay que
examinar los procesos y operaciones que realiza la entidad, con
el objeto de obtener la mayor cantidad de datos para realizar
estadísticas que permitan realizar
planeamientos.

Se inicia agrupando los datos comunes para armar
categorías de datos rutinarios y no rutinarios, los cuales
generan bases de datos, creando tablas que se alimentan por los
usuarios, las cuales proporcionaran fácil acceso a los
datos para consultar los datos finales, que serán los que
servirán para la toma de decisiones por parte de la
Gerencia.

En base a las estadísticas y cuadros que genere
el sistema de información es posible establecer un plan
estratégico de negocios de exportación permanente,
con el cual apoyará la toma de decisiones a futuro y
disminuirá la incertidumbre sobre los productos a exportar
en los países donde se demanden y a qué precio
puede competir en los distintos mercados.

Es importante considerar factores geográficos,
económicos y políticos que puedan afectar el
éxito, tales como regulaciones arancelarias o no
arancelarias que debe cumplir, así como la normativa
aduanera de cada país para disminuir atrasos o
inconvenientes con el cliente.

Grafica No. 2

Ciclo de
Información

Fuente: Elaboración propia en base a
investigación realizada.

Actualización

Exportar no es solamente vender fuera, es un esfuerzo
que requiere actitud permanente de dedicación y
empeño, que incluye una entrega diaria para producir y
vender en base a métodos, técnicas y procedimientos
que generarán crecimiento económico para la empresa
y el país.

Por lo tanto se debe contar con estrategias de mercado y
ventajas competitivas a nivel internacional que permitan alcanzar
los objetivos propuestos para competir, una de estas estrategias
puede alcanzarse con la ayuda de la tecnología, que
permite a las empresas automatizar sus registros.

Uno de los más importantes registros de
operaciones que debe llevar todo negocio es el registro de
operaciones de mercancías, por medio del sistema de
inventarios, en base al cual se examinan aspectos como la
capacidad económica del negocio y el volumen de
operaciones.

El sistema de inventarios consiste en mantener el
control constante de los costos de adquisición de las
mercancías que serán entregadas en venta,
así como sus correlativas entradas y salidas del
almacén, enlazando estos registros con los registros
contables de las cuentas inventarios o almacén y costo de
ventas, que más tarde provocarán cambios en el
valor de las mercancías existentes, aumentando o
disminuyendo los ingresos que se generen por las ventas,
afectando las ganancias de la compañía, y por ende
sus índices de capacidad y liquidez financiera.

Grafica No. 3

Enlace de Registros en el Sistema de
Información

Fuente: http://www.promexico.com.mx

Es importante tomar en cuenta que la base de este
sistema es el control que se tenga en el almacén, el cual
depende de la rotación de mercancías que exista, la
cual puede ser diaria, semanal, mensual o anual, dependiendo el
producto. Así, existen tres métodos para determinar
el costo de las mercancías que salen del
almacén.

• Primeras entradas primeras salidas: considera el
  costo de adquisición del lote menos reciente, y al
  terminarlo el que sigue a este.

• Ultimas entradas primeras salidas: toma el coso del
  lote más reciente hasta agotarlo, y luego el costo del
  menos reciente.

• Costo promedio: considera el promedio de los costos
  de adquisición de los lotes comprados a diferentes
  costos.

Todo depende del tipo de producto que se trate, ya que
si se trata de un almacén con diversidad de clases de
materiales deben clasificarse y referenciarse adecuadamente para
mantener el control de los productos.

Es importante tener como medida de control del
almacén el recuento analítico de las
mercancías resguardadas, el cual debe ser con cierta
periodicidad y puede ser realizado por profesionales que se
dediquen a validar la información existente en los
sistemas de la entidad, para comprar la veracidad de la
información que reflejan los informes finales, denominados
Estados Financieros.

Este examen deberá ser realizado por
profesionales de la auditoria, quienes en base a Normas
Internacionales de Información Financiera y Normas
Internacionales de Auditoria, iniciaran su examen partiendo de
los Estados financieros, verificando sistemas y procesos, hasta
llegar al ente encargado de dar ingreso a la información
en el sistema, verificando cada dato registrado para luego emitir
una opinión sobre si los estados contables reflejan
razonablemente la realidad patrimonial y financiera de la entidad
objeto de examen.

Es importante que el sistema de la entidad cumpla con
normas de auditoria a nivel internacional, para tener la certeza
que sus operaciones de intercambio comercial a nivel
internacional cumplen con los estándares de control de
auditoria a nivel mundial.

Es importante tener en cuenta que el sistema
también puede simplificar el proceso de exportación
e importación, indicando el inciso arancelario de cada
producto y las regulaciones y restricciones arancelarias y no
arancelarias a las que están sujetos, para cumplir con
dichas regulaciones para agilizar su ingreso al país de
destino.

El sistema también puede mantener al día
el registro de las importaciones y las exportaciones
automáticamente, así como colaborar con el manejo
de la documentación de soporte de las Declaraciones
Aduaneras generando un kardex que indique el ingreso y egreso del
producto, indicando el valor unitario de ingreso, así como
el saldo que queda en el almacén, el cual debe ser
agregado a las Declaraciones aduaneras de egreso del
almacén, en el caso de que las mercancías se
encuentren en Zona Franca o Agencia Zolic, colaborando de esta
manera con la entrega oportuna de los productos al consumidor
final.

Grafica No. 4

Modelo de Hoja de Control de
Descargos

Fuente: Intendencia de Aduanas, SAT
Guatemala (2012). Procedimiento de Egreso de mercancías de
Zonas Francas o Agencias Zolic. PR-IAD-DNO-DE-08, versión
5, 30 de noviembre 2011. Guatemala, Guatemala.

De esta manera puede observarse como los sistemas de
información automatizan los procesos de exportación
e importación, incrementando la productividad y eficiencia
de las empresas que tienen actividades comerciales a nivel
internacional.

Sin embargo, los empresarios requieren tener estrategias
de mercado para distribuir sus productos con éxito
asegurado, para lo cual mantener un orden secuencial en sus
acciones o actividades le será muy útil para
elaborar el plan de negocios de exportación de su
empresa.

Grafica No. 5

Orden de Actividades para un Plan de
Negocios

Fuente: http://www.promexico.com.mx

Un plan de negocios se inicia con el resumen ejecutivo,
que incluye el perfil de la empresa, la naturaleza el producto a
ofrecer indicando sus ventajas competitivas, identificando los
mercados en los que se ofrecerá, dimensionando el
crecimiento que se alcanzará en base a tendencias del
mercado objetivo.

También menciona el financiamiento requerido,
resaltando proyecciones clave de ventas, ganancias netas,
ingresos netos, entre otros. Sin olvidar la programación
de la asignación de los recursos que serán
requeridos en tiempos y cantidades.

Discusiones

En este mundo globalizado todas las empresas que se
dedican a importar y exportar, sin importar si son grandes,
medianas o pequeñas, siempre deben estar atentas a las
modificaciones arancelarias o de tratados de libre comercio, sin
mencionar que deben ofrecer productos innovadores y de alta
calidad para lograr obtener un lugar en el mercado
mundial.

Sin mencionar que sus procesos deben ser sencillos,
agiles y con los datos correctos para no cometer ningún
error en la preparación de los pedidos, es por ello que la
mayoría de empresas adoptan la tecnología,
implementando un sistema informático que colabore en el
manejo de la documentación, desde su ingreso al
almacén, hasta la entrega del producto al consumidor,
inclusive si se encuentra en otro país, cumpliendo
exactamente con todas las normas internacionales de contabilidad
y auditoría, sin olvidar las regulaciones aduaneras,
evitando retrasos, satisfaciendo a sus clientes a
cabalidad.

Los sistemas de información y el comercio
internacional van de la mano, ahorrando cantidad considerable de
tiempo, haciendo mucho más eficientes a las empresas
permitiéndoles ser mucho más competitivas a nivel
mundial.

Recomendaciones

Lo primero que debe considerarse al pensar en exportar
es hacer un plan de competitividad que incluya un análisis
de precio, plaza, promoción y logística, para lo
que es de suma importancia investigar el mercado en el cual se
piensa comercializar, y verificar que la calidad del producto sea
apta para competir en dichos mercados.

También es importante contar con personal
confiable para expandir el negocio a otros países en el
exterior, así como la certeza que los datos que se
ingresas en el sistema informático son verídicos y
confiables en cada país en el que se comercie, con la
finalidad de contar con informes razonables en base a los cuales
la gerencia pueda tomar decisiones de corrección o de
crecimiento.

Debe incluirse dentro del plan de negocios la
revisión periódica de los sistemas de
información por medio de la auditoria, la cual es
importante para verificar que los procesos cumplan con
estándares internacionales de contabilidad y
auditoría, además de verificar la veracidad y
confiabilidad de la información al emitir una
opinión.

Recordemos que la información que se obtenga de
los sistemas informáticos es útil para realizar el
análisis financiero la compañía, en base a
la que puede realizarse proyecciones financieras de liquidez y
solvencia importantes para evaluar la buena marcha de la empresa
y proceder a realizar más y mejores estrategias de
producción y venta que permita el crecimiento empresarial
de nuestro país a nivel mundial.

Conclusión

Los sistemas de información han cambiado
totalmente la forma de operar de las actuales empresas, logrando
importantes mejoras de automatización de los procesos
productivos, enlazando las operaciones de todos los departamentos
de la empresas que conforman un todo para dar como resultado
final informes clave para la toma de decisiones a nivel gerencial
que permiten realizar proyecciones financieras y de mercado hacia
nuevos mercados, logrando ventajas competitivas al reducir
significativamente los tiempos de distribución y entrega a
sus clientes.

Esta es la nueva era del desarrollo informático
de los procesos de producción, comercialización,
contabilidad, auditoria y análisis mercadológico,
con base al cual se realizan nuevas estrategias de negocios que
permiten expandir las empresas a nivel mundial, logrando como
resultado el desarrollo para todos los países a nivel
mundial a través del intercambio comercial
electrónico en base a sistemas diversos de
información automatizada, en una sociedad
moderna.

Bibliografía

• Cohen, Asín (2001). Sistema de
  Información para los negocios. Un enfoque de toma de
  decisiones. México D.F., México: McGraw-Hill
  Interamericana Editores S.A. de C.V

• http://www.promexico.com.mx

• Intendencia de Aduanas, SAT Guatemala
  (2012). Procedimiento de Egreso de mercancías de Zonas
  Francas o Agencias Zolic. PR-IAD-DNO-DE-08, versión 5,
  30 de noviembre 2011. Guatemala, Guatemala.

Apéndice

Modelo de Control de Entradas y
Salidas de Mercancías

Fuente: Elaboración propia en base a
investigación realizada y experiencia laboral.

Autor:

Ligia Santos