Normas y procedimientos

Concepto de normas y
procedimientos

Se definen que son planes en cuanto establecen un
método habitual de manejar actividades futuras. Son
verdaderos guías de acción mas bien que de
pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas
actividades deben cumplirse.

Según Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos
consiste en describir detalladamente cada una de las actividades
a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza
la disminución de errores".

Es un término que hace referencia a la
acción que consiste en proceder, que significa actuar de
una forma determinada. El concepto, por otra parte, está
vinculado a un método o una manera de ejecutar
algo.

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir
ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera
eficaz. Su objetivo debería ser único y de
fácil identificación, aunque es posible que existan
diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con
estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o
menos eficiencia.

"El procedimiento fue un
éxito: logramos incautar más de treinta kilogramos
de mercadería ilegal", "No conozco cuál es
el procedimiento para solicitar un adelanto de sueldo",
"Si sigues el procedimiento habitual, no tendrás
ningún problema para cumplir con la tarea que te
indiqué".

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS;
Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo
del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a
cabo una actividad, considerando los factores del tiempo,
esfuerzo y dinero".

IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS; El hecho
importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de
una organización, aunque, como seria de esperar, se
vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, mas
que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la
acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor
eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos
representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar
los trabajos administrativos para su mejor función en
cuanto a las actividades dentro de la
organización".

Características de los
procedimientos

Mellinkoff, (op.cit) describe
las siguientes características de
procedimientos:

• No son de aplicación general, sino que su
  aplicación va a depender de cada situación en
  particular.

• –Son de gran aplicación en los
  trabajos que se repiten, de manera que facilita la
  aplicación continua y sistemática.

• –Son flexibles y elásticos, pueden
  adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

• Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca
  en las siguientes características de
  procedimientos:

• –Por no ser un sistema; ya que un conjunto de
  procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un
  sistema.

• Por no ser un método individual de trabajo.
  El método se refiere específicamente a como un
  empleado ejecuta una determinada actividad en su
  trabajo.

• Por no ser una actividad especifica. Una actividad
  específica es la que realiza un empleado como parte de
  su trabajo en su puesto. (p.53)

BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS; Para Melinkoff,
(op.cit) conceptualiza que: "El aumento del rendimiento laboral,
permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y
contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las
actividades de la organización".

ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS; Los
procedimientos se estructuran de la siguiente manera:

• Identificación. Este titulo contiene
  la siguiente información; Logotipo de la
  organización, Denominación y extensión
  (general o específico) de corresponder a una unidad en
  particular debe anotarse el nombre de la misma.

• .- Lugar y fecha de
  elaboración.

• .- Numero de revisión.

• .- Unidades responsables de su
  revisión y/o autorización

• .- Índice o contenido; Relación
  de los capítulos que forman parte del
  documento.

• .- Introducción; Exposición
  sobre el documento, su contenido, objeto, área de
  aplicación e importancia de su revisión y
  actualización.

• .- Objetivos de los procedimientos;
  Explicación del propósito que se pretende
  cumplir con los procedimientos.

• .- Áreas de aplicación o
  alcance de los procedimientos.

• .- Responsables; Unidades administrativas y/o
  puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera de
  sus fases.

• .- Políticas o normas de
  operación; En esta sección se incluyen los
  criterios o lineamientos generales de acción que se
  determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades
  que participan en los procedimientos.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS; Munich G. Y
Martínez G.(1979) Consideran que los procedimientos
administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar
las actividades rutinarias y especificas". (p. 99)

Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993)
definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie de
tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en
ejecutar el trabajo que va a desempeñar" (p.32)

Ante lo relacionado en las citas del párrafo
anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como
un instrumento administrativo que apoya la realización del
que hacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma
metódica las operaciones de las funciones.

La importancia de los procedimientos administrativos
estriba en que los mismos:

• Establecer el orden lógico que deben seguir
  las actividades.

• Promueven la eficiencia y la
  optimización.

• Fijar la manera como deben ejecutarse las
  actividades, quién debe ejecutarlas y
  cuándo.

BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Según Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado
describe los siguientes beneficios que consisten en:

• Aumento del rendimiento laboral.

• Permite adaptar las mejores soluciones a los
  problemas.

• Contribuye a llevar una buena coordinación y
  orden en las actividades de la
  organización.

Clasificación
de los procedimientos

Descripción de
los procedimientos

El conjunto de elementos que constituyen la estructura
de un procedimiento específico es el siguiente:

Portada; Todo procedimiento tendrá una primera
página, denominada portada, en la que aparecerán
los siguientes ítems:

ENCABEZADO

Aparecerá en todas las páginas del
documento, en él aparecerá y se
indicará:

• Logotipo de la empresa.

• Consideración de procedimiento mediante la
  cabecera PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

• Numero de revisión y fecha de la
  misma.

• Entrada en vigor del procedimiento, desde su
  edición inicial.

TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO

Titulación del procedimiento que se
desarrollará según la siguiente
codificación:

• PRE: Siglas indicativas de Procedimiento
  Específico.

• ORGANIZACIÓN: Abreviatura correspondiente a
  la organización.

• XX: Pareja de dígitos que hará
  referencia al capítulo de la norma ISO 9001 en el que
  se encaja el procedimiento.

• YY: Número que corresponde al procedimiento
  dentro del mismo capítulo de la norma ISO
  9001.

INDICE

Se reflejarán en él todos los apretados
del procedimiento.

RECUADROS

• Nombre y Apellidos de la persona que realiza la
  revisión del Procedimiento.

• Fecha en la que se ha realizado la revisión
  del Procedimiento.

• Firma de la persona que ha realizado la
  revisión del Procedimiento.

• Nombre y Apellidos de la persona que realiza la
  aprobación del Procedimiento.

• Fecha en la que se ha realizado la aprobación
  del Procedimiento.

• Firma de la persona que ha realizado la
  aprobación del Procedimiento.

PIE DE PAGINA

En el pie se indicará lo siguiente:

• PRE-ORGANIZACIÓN-XX-YY. Según lo
  indicado anteriormente.

• Nombre del procedimiento

• Número de páginas: número de la
  página y número total de
  páginas.

1 OBJETO

Este apartado es obligado y se numera con el
1.

En él se expondrá la actividad o
actividades que se describen en el documento.

2 ALCANCE

Este apartado es obligado y se numera con el
2.

Aquí se delimita el ámbito de
aplicación de las actividades recogidas en el punto 1
(objeto).

3 REFERENCIAS

Este apartado es obligado y se numera con el
3.

Se incluirá un listado con todas las normas,
documentos, capítulos del manual de calidad,
procedimientos u otros documentos que complementen o sean
necesarios para la aplicación del documento.

4 DEFINICIONES

Este elemento es obligado y se numera con el
4.

Se deben incluir las definiciones de los conceptos
utilizados en la redacción del documento y cuya
interpretación pudiera inducir a error o que bien no sea
de uso común. En el caso de que no se considere necesaria
la definición de ningún término de los
recogidos en el procedimiento, se podrá omitir esta
cláusula eliminando este título y su numeral del
conjunto del procedimiento.

5 RESPONSABILIDADES

Este apartado es obligado y se numera con el
5.

Aquí se recogen las responsabilidades de los
distintos intervinientes en los distintos aspectos que se
contemplen en el documento.

Las responsabilidades se asignan a cargos o funciones,
nunca nominalmente.

La explicación de estas responsabilidades debe
ser clara, concreta y sucinta.

6 DESARROLLO

Este apartado es obligado y se numera con el
6.

Aquí se describen, por orden cronológico,
las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades que
son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios
de aceptación/rechazo, medios a utilizar,
calificación del personal; si procede.

7 REGISTROS

Este elemento es obligado y se numera con el
7.

En él se recogerá el título de
todos los registros que dependen del procedimiento de que se
trate.

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Este apartado es obligado y se numera con el
8.

Se deben indicar los puestos de la organización
que han de disponer de una copia controlada del
documento.

9 HISTORIAL DE REVISIONES

Este apartado es obligado y se numera con el
9.

Se indicará el número de la
Revisión del Procedimiento, la fecha en la que se ha
realizado u las causas del cambio.

La información se recogerá en una
tabla.

10 ANEXOS

Este apartado es obligado y se numera con el
10.

Se indicarán todos los anexos del procedimiento,
se numerarán (con cifras arábigas) y se
incluirá el título y referencia.

Como anexos se incluirán, siempre que se
considere oportuno, los diagramas de flujo que sean necesarios
para realizar una descripción sinóptica del
desarrollo de las actividades objeto del procedimiento, y de los
modelos o formatos de los registros generados por
éstas.

Los anexos, si existen y cuando procedan,
llevarán…

Identificación en la parte superior.

Pie de página con la referencia:

FRCXXYYYZZ

Donde:

• FRC: Es el indicativo de Formato de Registro de
  Calidad.

• XX: Su número de orden en el
  procedimiento.

• PRE-EMPRESA

• YYYY: Referencia del procedimiento al que
  pertenecen.

• ZZ: Número de la Revisión del
  Anexo.

Recomendaciones

La mejor manera de aprender a hacer un procedimiento es
conociendo y analizando otros procedimientos. Por ello se
recomienda que como primer paso, antes de aplicar la guía
que se incluye en esta práctica, se proceda a consultar la
información que se facilita y a buscar en Internet
cualquier ejemplo de esta índole.

Muy relacionado con la especificación de
procedimientos es el desarrollo de normas. En este caso la mejor
guía es el documento XXX de AENOR y la mejor manera de
aprender sobre el tema es leer y analizar un conjunto de normas.
Como se podrá apreciar, existe una clara similitud entre
los contenidos que se establecen para los procedimientos y los de
las normas.

Redacción de
los pocedimientos

A.- OBJETIVO; Establecer las pautas para el
diseño y la metodología para la confección
de procedimientos e instrucciones de trabajo.

B.- ALCANCE; Este procedimiento es de
aplicación a todos los documentos que establezcan
procedimientos o instrucciones de trabajo.

C.- REFERENCIAS; No hay referencias para este
procedimiento

D.- DEFINICIONES

Procedimiento: Descripción escrita,
detallada y secuencial de la forma en que se debe llevar a cabo
una actividad a través de las funciones operativas que
intervienen en la ejecución de la tarea o trabajo que se
regula.

Instrucción de trabajo :
Descripción escrita de las pautas centrales de como se
debe llevar a cabo una tarea que admite variantes en su
realización, que deben ser resueltas en cada caso
específico y ante la situación particular,
guiándose por las normas generales de la profesión
u oficio que se hace cargo de las funciones
operativas.

E.- RESPONSABILIDADES

Todo el personal es responsable de la aplicación
de este procedimiento.

F. DESCRIPCIÓN

F.1 F.1.1 Se utilizará el formato definido en la
plantilla del documento denominada proced01.dot
de

MSWORD 6.0 disponible en el sistema.

F.1.2. La fuente de escritura será ARIAL NARROW
en tamaño 11 puntos.

F.2. El procedimiento debe llevar una carátula
según el modelo del Anexo 1.-

F.3. Los anexos se deben identificar con números
arábigos correlativos: 1, 2, etc..

F.4. Las hojas se numerarán en forma
automática correlativamente, extendiendo se la
numeración a los anexos inclusive.

F.5. En la carátula se debe consignar el
número total de hojas que contiene el documento, incluida
esta, y excluyendo los anexos.

REF: PO/04

F.6. Encabezamiento :

Se utilizarán las facilidades de "encabezamiento
y pie de página" del programa de procesamiento
de

textos.

F.6.1. En la izquierda, automáticamente
irá el nombre de la organización, en
mayúsculas y negrita.

F.6.2. En el centro va el nombre del procedimiento, en
mayúsculas y negrita

F.6.3. El nombre del procedimiento debe ser conciso y
dar idea cabal del contenido, se iniciará con
la

palabra PROCEDIMIENTO o INSTRUCCIÓN, según
sea el caso.

F.6.4. En la derecha aparecerá: la referencia del
documento, el número de páginas y el número
total de páginas del documento, el número de
revisión y la fecha.

F.7. F.7.1. Títulos principales:

Se utilizarán MAYÚSCULAS (Negrita)
para el texto y se ordenarán alfabéticamente en
forma correlativa A, B, C, etc..

F.7.2. Títulos secundarios:

Se iniciarán con mayúsculas y
continuarán con minúsculas, y se ordenarán
con la misma letra del título principal seguido de
números arábigos correlativos : F.1.-, F.2.-,
F.3.-, etc..

F.7.3. Otros títulos secundarios : Se
iniciarán con mayúsculas y continuarán con
minúsculas, y se ordenarán con la misma letra del
título principal seguido de números arábigos
correlativos en el primer nivel y en el segundo :
F.1.1-,

F.1.2-, F.1.3.-, etc..

F.7.4. Ítems dentro de otros títulos
secundarios: Se iniciarán con mayúsculas y
continuarán con minúsculas, y se ordenarán
con la misma letra del título principal seguido de
números arábigos correlativos en el primer nivel y
en el segundo, correspondiendo a los ítems letras
minúsculas correlativas : .F1.1.a.-, F.1.1.b.-, F.1.1.c.-,
etc..

F.8. Contenido en secciones del formato: Todos los
procedimientos o prácticas de trabajo tendrán las
siguientes secciones en este orden y con el siguiente significado
:

A.- OBJETIVO/OBJETIVOS

Enunciado conciso de lo que se quiere lograr con el
procedimiento o práctica de trabajo.

B.- ALCANCE

Campo de acción en el que el procedimiento o
práctica va a aplicarse, puede ser no solo indicativo sino
también restrictivo.

REF: PO/04

C.- REFERENCIAS

Procedimientos relacionados que deben respetarse
(incluso otros documentos ajenos al

Sistema de Calidad).

D.- DEFINICIONES

Se consignarán :

.- Las definiciones no usuales para la profesión
u oficio.

.- Las indicativas que sean necesarias para hacer
inequívoca la aplicación del

procedimiento o práctica.

.- Se indicarán con detalle las abreviaturas y
siglas que se utilizarán en la
redacción.

E.- RESPONSABILIDADES

Se indicará quien o quienes son responsables de
la realización de la tarea descrita en el procedimiento o
de sus partes. No se utilizarán nombres propios, en cambio
se usará el cargo o función del que debe llevar a
cabo la tarea o tareas.

F.- DESCRIPCIÓN DEL
PROCEDIMIENTO

Se hará una descripción detallada y
secuencial de los pasos que constituyen la tarea o trabajo a
realizar, ya se trate de una procedimiento o de una
instrucción de trabajo.

Cuando sea posible, se completará la
descripción escrita con diagramas de flujo descriptivos de
la secuencia desarrollada.

Esta porción es el núcleo del
procedimiento, y si bien se debe ser completa no debe extenderse
con un nivel de detalle que dificulte su uso. Todos los
procedimientos y prácticas están hechos
para

personas que tienen un grado de conocimiento del oficio
o profesión que ejerce la tarea.

Si bien los Procedimientos y Prácticas son un
complemento de la formación en los modos y formas del
trabajo, no son el único y completo instrumento que debe
utilizarse y debe haber conocimientos previos de las bases del
oficio o profesión para aplicarlo.

Utilice el modo IMPERATIVO IMPERSONAL para la
redacción de procedimientos o el INFINITIVO para
prácticas de trabajo y nunca el CONDICIONAL.

G.- ANEXOS

Se incluirán: Plantillas, formularios, diagramas,
listas de control, etc, a los que se haga referencia en la parte
central del procedimiento o instrucción, pero que por
razones prácticas convenga que se presenten en hojas
separadas, ya sea para su uso como tales, o que se trate de
listas que requieren una modificación o
actualización a tiempos impredecibles.

Bibliografía

• Enciclopedia del Saber Lelendo
  (1990-1997)

• LAROUSE Pag.754

Autor:

Astrid Xiomara Romero

Ricardo Alexander
rodríguez

II Trayecto 3er Trimestre

Asesor

Prof. Nelson Méndez

República Blivariana de
Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la
educación Universitaria

Plan Nacional de Formación en
Administración

Aldea Menca de Leoni "Misión
Sucre"

Puerto Ayacucho, Enero del 2013